Side 1 af 32 Barselsforløb i SLS/HR-Løn Vejledning til indrapportering I denne emnebeskrivelse kan du læse om, hvordan du indrapporterer et barselsforløb i SLS/HR-Løn OBS BEMÆRK I denne vejledning henvises flere steder til hjælperegnearket + der vises eksempler hvor hjælperegnearket er nævnt og eller vist. Dette regneark mangler på nuværende tidspunkt, men kommer hurtigst muligt. Indhold 1. Forord... 2 2. Afgangsårsager... 3 3. Barselsfonden... 5 4. Løndel 225 (start/slut på skæve datoer)... 6 5. Løndel 223 (regulering af refusionstimer)... 6 6. Løndel 860/859 (pensionsbidrag ved orlov uden løn)... 7 7. Løndel 621/618 (registrering/korrektion af refusion)... 8 8. Afstemning af beholdningskonti/barselsfond... 9 9. Eksempler på forskellige barselsforløb... 10 10. FRAV (Fraværsregistrering)... 11 11. Matrix og hjælperegneark (hjælp til indrapportering)... 12 Bilag 1 - Eks. Klassisk forløb... 14 Eks. Bilag 2 - Graviditetsbetinget syg (både delvist og fuldt)... 27 Eks. Bilag 3 - Graviditetsbetinget syg (både delvist og fuldt)... 30 Eks. Går fra forældreorlov uden løn til delvis genoptagelse (på skæv dato)... 32
Side 2 af 32 1. Forord I denne vejledning finder du beskrivelse af barselsforløb og vejledning til hvordan du indrapporterer det i SLS/HR-Løn, samt beskrivelse af hvad der sker ved indrapportering af diverse forløb. Sidst i dokumentet finder du eksempler på forskellige barselsforløb og hvordan disse indrapporteres i SLS/HR-Løn samt et oversigtsskema hvor du kan aflæse hvad der skal indrapporteres i forskellige situationer og eventuelle opmærksomhedspunkter. Yderligere finder du et regneark hvor du kan få hjælp til beregne både hvilke datoer samt hvilke værdier, der skal indrapporteres i de forskellige løndele. VIGTIGT: Bemærk der er forskel på dato på afgangsårsager i SLS og HR-løn. Hvis Indrapporteringen sker via HR-løn skal du huske følgende: HR-Løn : Fratrædelsesdato = Sidste dag med løn Hvis Indrapporteringen sker via SLS skal du huske følgende: SLS: Fra = 1. dag uden løn De datoer som er anvendt i hjælpearket er skrevet ind med 1. dag uden løn (SLS), hvis du anvender HR-løn skal du i stedet anvende sidste dag med løn når du taster afgangsårsager, men IKKE når du taster løndele (225, 223, 860 og 859) her skal du anvende samme datoer som i hjælpearket samt i eksemplerne. Bemærk eksemplet i bilag 2 er lavet både til SLS og HR-løn indrapportering.
Side 3 af 32 2. Afgangsårsager På næste side vises et skema over anvendte afgangsårsager ved barsel. Det er vigtigt at indrapportere korrekte afgangsårsager. Der er både et statistikmæssigt forhold der gør at de skal tastes, samt det forhold at hvis der indrapporteres visse afgangsårsager (beskrives senere i denne vejledning) søges der automatisk refusion i barselsfonden. For visse afgangsårsager kan der også være tale om at de standser lønudbetalingen.
Side 4 af 32 Oversigt over afgangsårsager der anvendes i forbindelse med barsel Afgangsårsag Danner akko Anvendelse 90 32 Barselsorlov uden løn (op til 32 uger) 93 15 Barselsorlov uden løn - forlængelse af forældreorlov uden løn og uden pension (8 eller 16 uger) 174 31 Forældreorlov (6 + evt. 6 uger) - kun for moren 183 Ingen akko Afholdelse af orlov på deltid (genoptagelse af arbejdet ved forlængelse af orlov) 188 31 Afholdelse af forældreorlov på deltid med supplerende dagpenge fra kommunen 191 31 Barselsorlov med løn 194 Ingen akko Graviditetsbetinget sygdom 196 31 Fædreorlov med løn i forbindelse med fødsel 198 31 Fædreorlov (6 + evt. 6 uger) med løn - kun for faren
Side 5 af 32 3. Barselsfonden Den Statslige Barselsfond administreres af Statens Administration. Der udbetales refusion fra barselsfonden jf. gældende satser. Der er 2 faste satser Ansatte til og med lønramme 35 Ansatte fra og med lønramme 36 Gældende satser findes på Statens Administrations hjemmeside. Når der anvendes følgende afgangsårsager søges der automatisk refusion i barselsfonden: 174 Forældreorlov (6 + evt. 6 uger) - kun for moren 183 Afholdelse af orlov på deltid (genoptagelse af arb. ved forlængelse af orlov) 191 Barselsorlov med løn 194 Graviditetsbetinget sygdom 196 Fædreorlov med løn i forbindelse med fødsel 198 Fædreorlov (6 + evt. 6 uger) med løn - kun for faren Ved anvendelse af følgende afgangsårsager søges der IKKE refusion i barselsfonden: Barselsorlov uden løn (op til 32 uger) Barselsorlov uden løn - forlængelse af forældreorlov uden løn og uden pension 188 Afholdelse af forældreorlov på deltid med supplerende dagpenge fra kommunen.
Side 6 af 32 4. Løndel 225 (start/slut på skæve datoer) Jf. cirkulære L&P nr. 029/85 skal der ved bla. barsler der starter/slutter på skæve datoer reguleres således, at der beregnes på faktiske timer og ikke et gennemsnit. Du skal derfor indrapportere løndel 225. Af løndelsbeskrivelsen i SLS-guiden fremgår et beregningseksempel, her fremgår det hvordan man manuelt beregner det antal timer der skal indberettes på løndelen. Bemærk at der også er mulighed for at indtaste barselsforløbet i hjælpearket i punkt 11 (er endnu ikke frigivet ) og derved få regnearket til at udregne hvad der skal indrapporteres på løndel 225. 5. Løndel 223 (regulering af refusionstimer) Ved anvendelse af afgangsårsag 194 (kun hvis vedkommende er delvis sygemeldt) og 183 skal der anvendes løndel 223. Du skal her indrapportere det antal timer vedkommende er på arbejde i den indrapporterede periode. Dette sker for at sikre, at der ikke søges uberettiget refusion i barselsfonden, når der indrapporteres løndel 223 reduceres det antal timer der søges refusion for og dermed også beløbet der søges i barselsfonden.
Side 7 af 32 6. Løndel 860/859 (pensionsbidrag ved orlov uden løn) Ved anvendelse af afgangsårsag 90 og 188 kan der indbetales pension under orloven og da der udbetales enten delvis eller ingen løn er de normale beregninger sat ud af kraft og der skal derfor indrapporteres løndel 860 eller 859, for at sikre indbetaling af fuldt pensionsbidrag. Løndel 860 og 859 Du skal indrapportere statens månedlige bidrag og eget bidraget (i grundbeløbs niveau) samt kredko. Løndel 860 Eks. Der indbetales normalt 5.000 kr. på en medarbejder pr. mdr. I dette tilfælde skulle der indrapporteres statens bidrag kr. 4.935,64 og eget bidraget kr. 1.645,21 (4.935,64/3). (4.935,64 er 5.000 omregnet til månedligt grundbeløb) Brug evt. omregneren på http://hr.modst.dk/service%20menu/loenberegner.aspx eller i HR-Løn. Løndel 859 Du skal indrapportere statens månedlige bidrag og eget bidraget samt kredko. Der er tilfælde hvor det kun er differencen der skal indbetales eks. Ved anvendelse af afgangsårsag 188 hvis en medarbejder kun har delvis orlov uden løn. Eks. Der indbetales normalt 5.000 kr. på en medarbejder pr. mdr. Medarbejderen er nu på deltidsorlov uden løn 1 dag om ugen. Der indbetales 4.000 kr. i statens bidrag og der registreres 1.333,33 i eget bidrag. Der mangler derfor 1.000 kr. pr mdr. til pensionskassen. Der skal derfor kun indrapporteres 987,13 (987,13 er 1.000 kr. omregnet til grundbeløb) i statens bidrag og 329,04 i eget bidrag samt kredko. Bemærk at der også er mulighed for at indtaste barselsforløbet i hjælpearket i punkt 11 (er endnu ikke frigivet ) og derved få regnearket til at udregne hvad der skal indrapporteres på løndel 860/859.
Side 8 af 32 7. Løndel 621/618 (registrering/korrektion af refusion) Når du anvender de afgangsårsager der søger i barselsfonden, bliver der automatisk dannet en forhåndsregistrering og dermed er beløbet taget til indtægt i regnskabet. I sjældne tilfælde kan der være behov for manuelt at rette i beløb vedr. barselsfonden, dette sker ved anvendelse af løndel 618. I forbindelse med at den ansatte afholder barsel søges der automatisk i barselsfonden, derimod skal institutionen ind i Nemrefusion og søge om den kommunale refusion. Når der er ansøgt i Nemrefusion skal den forventede refusion beregnes og tastes på løndel 0621. Dermed er beløbet taget til indtægt, viser det sig senere, at der er registreret et forkert beløb skal dette korrigeres på samme løndel.
Side 9 af 32 8. Afstemning af beholdningskonti/barselsfond Når der registreres enten en afgangsårsag (der søger i barselsfonden) eller en løndel 621/618 sker registreringen på en beholdningskonto. Når denne registrering er sket er det en åben post på beholdningskontoen og denne udlignes kun når præcis det beløb der er forhåndsregistreret er modtaget. Er der eks. Registreret en forventet refusion på 4.005 kr. og der i stedet modtages 2.403 kr. er der en difference på 1.602 kr. Her bør det undersøges hvad årsagen til differencen skyldes: Der kan være beregnet/indrapporteret forkert til sls Kommunen kan have beregnet forkert Der kan være tilfælde hvor kommunen har korrigeret i det ansøgte. Udligningen af de 1.602 kr. udlignes ved enten at der modtages yderligere 1.602 kr. fra kommunen eller at løndelen nedskrives med 1.602 kr. Hvis en post bliver stående og der ikke sker udligning bør det undersøges hvorfor denne udligning ikke er sket. Der bør foretages en månedlig afstemning af div. Beholdningskonti. Afstemning af poster fra barselsfonden bør foretages kvartalsvist. Der kan også være differencer i posterne fra barselsfonden, dette kan skyldes at SLS har forhåndsregistreret en søgt post i barselsfonden, hvis anmodning af en eller anden årsag afvises i barselsfonden sker der ikke automatisk en udligning og dermed opstår der en difference på beholdningskontoen eks.: Der indrapporteres en afgangsårsag til SLS/HR-løn. SLS forhåndsregistrerer 20.000 kr. på beholdningskontoen. Barselsfonden modtager anmodningen men afslår anmodningen, nu står der 20.000 kr. som en forventet indtægt. Eftersom barselsfonden har afslået anmodningen, kommer de 20.000 kr. aldrig og man er derfor nødt til at nedskrive den forventede indtægt via løndel 618. Dermed udlignes posten på beholdningskontoen. Der er flere måde at hente afstemningstal på eks.: Anvendelse af afstemningsmodul i Navision Stat Udtræk fra Navision Stat (NS) til Excel (eller eget økonomisystem) Hente tal fra ØS-LDV kuber/standard rapporter/excel skabeloner (Kræver NS data) Uddata 793
Side 10 af 32 9. Eksempler på forskellige barselsforløb Bilag 1 Bilag 2 Bilag 2 Bilag 3 Eks. Klassisk forløb (Denne er lavet med hjælp fra barselsberegneren fra www.modst.dk) Eks. Graviditetsbetinget syg Eks. Graviditetsbetinget syg (indrapportering via HR-løn) Eks. Går fra forældreorlov uden løn til delvis genoptagelse (på skæv dato)
Side 11 af 32 10. FRAV (Fraværsregistrering) I SLS er der en facilitet der hedder SLS ferie og fravær også kaldet FRAV. Du tilgår FRAV via SLS: I forbindelse med barsel/adoption skal der ske en registrering af disse forløb til FRAV. Det betyder, at du skal indtaste dette i FRAV (eller evt. i et andet system der via webservice melder videre til FRAV). Fravær som skal registreres i forbindelse med barsel er: Graviditetsbetinget sygdom før fødsel Barsel med løn Adoption med løn
Side 12 af 32 Nedenstående koder anvendes i forbindelse med registrering af barsel i FRAV. 150 Gravid bet. Sygdom før fødsel 154 Gravid, bet. Sygdom/nedsat tid 400 Barsel med løn 405 Delvis barsel 410 Barsel uden løn 420 Adoption med løn 430 Adoption uden løn Der er ingen forbindelse mellem FRAV og afgangsårsager i SLS. Du er derfor nødt til at foretage registreringen i FRAV særskilt. 11. Matrix og hjælperegneark (hjælp til indrapportering) Du finder hjælperegnearket ved at trykke her. BEMÆRK dette regneark er ikke tilgængeligt endnu. Du finder Matrixoversigten på næste side
Side 13 af 32
Side 14 af 32 Bilag 1 - Eks. Klassisk forløb Du kan evt. begynde med at gå ind på www.modst.dk og trykke på Personale og ledelse Vælg HR-værktøjer og skabeloner Vælg barselsberegner Du modtager besked om at en medarbejder er gravid og har termin d. 2. marts 2013 der skal beregnes hvornår medarbejderen kan gå fra ( 6 uger før termin) vælg mor i nedenstående og tryk fortsæt
Side 15 af 32 Vælg graviditetsorloven og tryk fortsæt
Side 16 af 32 Indtast navn, cpr.nr og arbejdstid Vælg (I eksemplet er der valgt, JA, JA, og NEJ)
Side 17 af 32 Indtast forventet fødsel (i eksemplet er datoen 2. marts 2013)
Side 18 af 32 Den foreslår nu en dato, som ligger 6 uger før forventet fødsel ( I eksemplet bruges den forslået dato) tryk fortsæt
Side 19 af 32 Nu fremkommer de 2 datoer den har beregnet.
Side 20 af 32 I eksemplet vælger vi at den ansatte har født d. 10. marts 2013 og vi vælger at det er faktisk. (havde vi lavet denne før vi kender det faktiske fødselstidspunkt, måtte vi vælge forventet men også vide at beregningen skal gentages når vi kender den faktiske dato, idet de 14 uger starter dagen efter fødslen)
Side 21 af 32 Her skal vælges om der skal afholde alle de 14 ugers barselsorlov i eksemplet vælges ja Nu fremkommer de 2 datoer den har beregnet.
Side 22 af 32 Nu kan der vælges om der skal afholdes forældreorlov i eksemplet vælges JA. Nu kommer de næste spørgsmål. (se næste side)
Side 23 af 32 Nedenstående har foldet sig ud efterhånden som der udfyldes. I eksemplet har vi valgt: Nej til at udskyde orloven Nej til at udstrække orloven starter orlov i forlængelse af barselsorloven (uge 15) og der vælges max. På de 12 uger
Side 24 af 32 Nu fremkommer en oversigt med yderligere 2 datoer
Vi har sprunget de næste 3 trin over, og har nu fået en samlet oversigt, denne kunne anvendes til at danne indrapporteringsgrundlag til SLS/HR-løn. Side 25 af 32
Data fra barselsberegneren er nu lagt ind i hjælpearket og udfra de indtastet oplysninger beregner hjælpearket løndel 225 og løndel 860 Side 26 af 32 Der skal indrapporteres følgende i SLS/HR-løn 20-01-13 16-06-13 Afgangsårsag 191 17-06-13 08-09-13 Afgangsårsag 174 09-09-13 31-12-13 Afgangsårsag 90 Løndel 225 01-09-13 08-09-13 37,00 Løndel 225 09-09-13 30-09-13 123,33 Løndel 860 09-09-13 31-12-13 5.266,75 1.755,58 kredko 1007 OBS! Husk at anmelde forældreorlov uden løn til kommunen - ellers kan vedkommende ikke få ydelser fra udbetaling danmark.
Side 27 af 32 Eks. Bilag 2 - Graviditetsbetinget syg (både delvist og fuldt) Eksempel vist i HR-Løn Medarbejderen har været graviditetsbetinget syg, først kun delvist sygemeldt 2 timer pr dag fra 2/12 2012 til 20/12 2 dernæst fuld syg fra 21/12 2012 frem til graviditetsorloven starter. BEMÆRK. Hjælpearket kan ikke beregne indrapporteringen til løndel 223 der er 14 arbejdsdage i perioden og vedkommendes norm er 7,4. Hun er sygemeldt 2 timer om dagen = 7,4 2 = 5,4 x 14 dage = 75,60 timer har vedkommende arbejdet. Det er vigtigt at indrapportere denne løndel, ellers bliver der søgt for meget refusion i barselsfonden.
Side 28 af 32
Side 29 af 32 Der skal indrapporteres følgende i HR-løn 08-09-13 31-12-13 Afgangsårsag 90 16-06-13 08-09-13 Afgangsårsag 174 19-01-13 16-06-13 Afgangsårsag 191 02-12-12 19-01-13 Afgangsårsag 194 Løndel 223 03-12-12 20-12-12 75,60 Løndel 225 01-09-13 08-09-13 37,00 Løndel 225 09-09-13 30-09-13 123,33 Løndel 860 09-09-13 31-12-13 5.266,75 1.755,58 kredko 1007 HR-Løn : Fratrædelsesdato = Sidste dag med løn Hvis du indrapporterer som beskrevet øverst vil det se sådan ud i HR-løn. OBS: Husk at der også skal søges den kommunale refusion via Nemrefusion samt at denne skal forhåndsregistreres via engangsløndele.
Side 30 af 32 Eks. Bilag 3 - Graviditetsbetinget syg (både delvist og fuldt) Medarbejderen har været graviditetsbetinget syg, først kun delvist sygemeldt 2 timer pr dag fra 2/12 2012 til 20/12 2012 og dernæst fuld syg fra 21/12 2012 frem til graviditetsorloven starter. BEMÆRK. Hjælpearket kan ikke beregne indrapporteringen til løndel 223 der er 14 arbejdsdage i perioden og vedkommendes norm er 7,4. Hun er sygemeldt 2 timer om dagen = 7,4 2 = 5,4 x 14 dage = 75,60 timer har vedkommende arbejdet. Det er vigtigt at indrapportere denne løndel, ellers bliver der søgt for meget refusion i barselsfonden.
Der skal indrapporteres følgende i SLS/HR-løn (datoer i eks. Er med udgangspunkt i HR-løn) 03-12-12 19-01-13 Afgangsårsag 194 20-01-13 16-06-13 Afgangsårsag 191 17-06-13 08-09-13 Afgangsårsag 174 09-09-13 31-12-13 Afgangsårsag 90 Side 31 af 32 Løndel 223 03-12-12 20-12-12 75,60 Løndel 225 01-09-13 08-09-13 37,00 Løndel 225 09-09-13 30-09-13 123,33 Løndel 860 09-09-13 31-12-13 5.266,75 1.755,58 kredko 1007 OBS: Husk at der også skal søges den kommunale refusion via Nemrefusion samt at denne skal forhåndsregistreres via engangsløndele.
Eks. Går fra forældreorlov uden løn til delvis genoptagelse (på skæv dato) Side 32 af 32 I dette eksempel holdes der orlov uden løn til og med d. 20. oktober 2013, medarbejderen har delvist genoptaget arbejdet d. 21. oktober 2013 frem til 12. januar 2014 (med 30 timer om ugen). Der skal indrapporteres følgende i SLS/HR-løn (datoer i eks. Er med udgangspunkt i HR-løn) 20-01-13 16-06-13 Afgangsårsag 191 17-06-13 08-09-13 Afgangsårsag 174 09-09-13 20-10-13 Afgangsårsag 90 21-10-13 12-01-14 Afgangsårsag 188 Løndel 225 01-09-13 08-09-13 37,00 Løndel 225 09-09-13 30-09-13 123,33 Løndel 225 01-10-13 20-10-13 93,73 Løndel 225 21-10-13 31-10-13 66,60 Løndel 860 09-09-13 20-10-13 5.266,75 1.755,58 kredko 1007 Løndel 859 21-10-13 12-01-14 996,41 332,14 kredko 1007 OBS! Husk at anmelde forældreorlov uden løn til kommunen - ellers kan vedkommende ikke få udbetaling fra Udbetaling danmark.