Udbudsplan 2008 /2009 326-2007-87633 /MG ARK 1 Plan for udbudsarbejde 2009 (og 2008) 2008 2009 Kontraktværdi Kontrakt- Varer /Ydelser Note 1. kvt. 2. kvt 3. kvt 4. kvt 1. kvt. 2. kvt 3. kvt. 4. kvt. skøn, årlig periode Option V Aftøringspapir, poser og sække 28 900.000 2-3 år 1 år T Asfaltvedligeholdelse VPE 30 15 år fra 010109 V Beskæftigelsesmaterialer 1.700.000 2-3 år 1 år V+T Biler til Hjemmeplejen MG 29 á 48 mdr. V Diabetesartikler MG 5 2.300.000 2 år 1 år V Elektricitet (fri el) MG 11 2.100.000 010108-311209 VU Emballage til madproduktion JDL 10 500.000 010107-311208 3 mdr. VU Engangsservice og husholdningsartikler 28 1.300.000 T Forsikringer 1 18.700.000 010107-311209 2 x 1 år T Færgedrift MG 25? 5 år V Hjælpemidler, basissortiment af genbrugshjælpemidler JW 31 4.300.000 2 år 1 år V Hjælpemidler, basissortiment af genbrugshjælpemidler 2 JW 31 700.000 2 år 1 år V Hjælpemidler, inkontinens, bleer 5 1.900.000 010107-311209 1 år V Hjælpemidler, kompressionsstrømper 300.000 V Hjælpemidler, kropsbårne i øvrigt 2.300.000 T Indsamling af dagrenovation og indsamlingsmateriel VPE 12 23.500.000 010109- V Kontorartikler og kopipapir 6 3.200.000 010107-311209 2 år V+T Køb af arbejdsbeklædning, "Tekniske områder" MG 1.000.000 2 år 2 år V Kølebiler, madservice 2 2.000.000 0904-0909 T Kørsel, handicappede JDL? T Kørsel, skoleelever JDL 24 2.600.000 1 år nej T Kørsel, til og fra dagcentre mm JDL? T Legeplads lovpl. eftersyn 13? V Legeplads udstyr 13 700.000 V Legetøj til institutioner og dagplejehjem 1.200.000 V+T Leje og vask af uniformer og arbejdsbeklædning, Pleje, køkken og klinik MG 7 2.000.000 3 nej V Lyskilder JW 18? V Rengøringsmidler JDL 20 1.300.000 T Stillingsannoncer MG 1.500.000? V Ubemandet vagtcentral JW? T Vagt- og alarmtjenester 27 1.800.000 T Vandløbsvedligeholdelse N&V 32 1.300.000 3 1 V+T Vaskeriydelser (udbudt sammen med arbejdsbeklædning, "Tekniske områder") MG? 2 år 2 år T Vedligeholdelse af grønne områder og idrætspladser 15? T Vintertjeneste 23? Udbudsforretning gennemføres Udbud under planlægning /forberedelse Undersøges med henblik på udbud Kontrakt og implementeringsarbejde 17-09-2008
Udbudsplan Genudbud og ideer 326-2007-87633 /17-09-2008 /MG ARK 2 Genudbud eksist. kontrakter og ideer Kontraktværdi Kontrakt- Option Varer /Tjenesteydelser Note 2010 2011 2012 skøn, årlig periode T Annoncering af generel borgerinformation Genudbud 1.000.000 U Barnevogne til dagplejehjem og institutioner Genudbud 500.000 VU Ernæringsdrik Idé? V Fødevarer, kolonial og frost Genudbud 3.700.000 V Fødevarer, kød og pålæg 4 Genudbud 3.000.000 011207-300809 2 år V Genbrugshjælpemidler, basissortiment 31 Genudbud 5.000.000 V Hjælpemidler, stomi- og katetre Genudbud 3.600.000? Høretekniske hjælpemidler Idé? VU Håndhygiejne, sæbe - og desinfektion Idé? TU Makulering af fortroligt affald Idé? TU Planteservice, Rådhuse Idé? T Prøveudtagning og analyser af badevand 19 Genudbud 010308-311211 985000 T Prøveudtagning og analyser af spildevand, slam og drikkevand 19 Genudbud 010308-311211 T Revision 26 Genudbud 430.000 010107-311210 1 år T Rottebekæmpelse 16 Genudbud 600.000 010108-311209 2 år V Sygeplejeartikler Genudbud 1.600.000 VU Talemaskiner og it-tilbehør som hjælpemidler Idé? TU Tolkning Idé 300.000 TU Trykning af stemmesedler og kandidatopslag ifm. valg Genudbud T Tømningsordninger 14 Genudbud 2.800.000 010108-311212 T Vinduespolering, kommunens ejendomme Idé?
Brug af SKI kontrakter 326-2007-87633 /26-08-2008/MG ARK 3 Områder, hvor SKI-kontrakt benyttes, Kontraktværdi Kontrakt- Så vidt muligt med forpligtende volumen /koordineringskøbsvilkår skøn, årlig varighed Option Varer /Ydelser Note V Benzin, diesel og fyringsolie 06.01 8 2.100.000 010908-310810 2 x 12 mdr. V Bøger, medier og klargøring, Folkebiblioteker 04.05 9 3.300.000 tom 31.12.2009 V Bøger, medier og klargøring, undervisning og skolebibliotek 04.05 9 2.700.000 tom 31.12.2009 V Elektricitet (fri el) 06.02 11 2.100.000 010108-311209 2 år V Fødevarer, kolonial og frost 09.01 4 3.700.000 V Fødevarer, kød og pålæg 09.01 4 3.000.000 010907-310809 2 x 12 mdr. V Inventar til skoler og institutioner 03.04 17? 010208-310110 V Inventar, kontormøbler 03.13 17 1.000.000 010405-310309 V IT-tilbehør og forbrugsstoffer 05.05 (delaftale 6) 600.000 010107-311209 V IT-udstyr, hardware 02.XX 3 6.800.000 010106-311209 V Kontorartikler o.l. og kopipapir 05.01 (delaftale 5 og 7) 6 3.200.000 010107-311209 V Kopi/ print hardware 02.XX 3? 010106-311209 V Storkøkkenudstyr 10.02? 010106-311209 T Telefoni, trafik, fastnet og mobil 02.XX 21 4.000.000 010108-311209 2 år T Vikarydelser 17.17 22? 010508-indtil videre
Noter til udbudsplan ØS/MG juni 2008 Ark 4 - Noter til udbudsplan Note 1) Forsikringsudbud er gennemført med kontraktstart 1. januar 2007. Af den samlede portefølje udgør arbejdsskadeforsikring en stor andel. Ifm udbudsresultatet er der taget stilling til selvforsikring, størrelse af selvrisiko og indsats vedr. sikring og risikostyring. Porteføljen er fordelt på 3 kontrakter: Motorkøretøjer hos Tryg, bygninger og løsøre nos Codan, arbejdsskade og øvrige risici hos Kommuneforsikring. Der er indgået samarbejdsaftale med forsikringsmæglere Hansson&Partners. 2) Der er ved opstart af Madservice indkøbt 2 specielopbyggede kølebiler, som blev finansieret gennem KommuneLeasing. Kontrakterne løber 60 mdr. fra sep. 2004. Nyt udbud afklares og igangsættes mhp kontrakt pr. sep. 2009. Anslået restværdi 140.000 kr. kommunen skal anvise køber af bilerne til opgjort markedsværdi sep. 2009. 3) I forbindelse med gennemgang af kommunernes kontrakter er konklusionen at området er meget broget og mange typer kontrakter (70-100 stk. 1.1.07). Team indkøb mener, at der bør igangsættes arbejde med dygdegående undersøgelser som grundlag for fremtidigt udbud. IKT arbejder fortsat på "oprydning" i gl. udstyr og leasingaftaler og har fastsat standardkrav for nyindkøb af multifunktionsmaskiner (kopi, print, scan, fax) og leverandøraftale uden udbud indtil videre. Printerudstyr standardiseres også og indkøbes via SKI's rammeaftaler. Der planlægges derfor ikke egne udbud pt. 4) Der er i december 2007 indgået leveringsaftale med totalleverandør af fødevarer, Hørkram Schultz i SKI regi. Indenfor SKI's leverandører har vi lavet miniudbud og valgt leverandør. 5) Fælles udbud (gl. 5 kommuner) med kontrakt fra 1. januar 2006 og 3 år. Option udnyttes til forlængelse 1 år. Sandsynligvis indgår området i fælleskommunalt udbud i nyt indkøbsfællesskab, hvor vi er med. 6) Der er indgået leveringsaftale på kontorvarer og kopipapir, efter benchmark på aftaleleverandører på SKI. Der er en bindende aftale gennem SKI som udløber 311209, hvor der forventes ny kontraktmulighed hos SKI. 7) Der er nedsat en arbejdsgruppe om emnet arbejdsbeklædning, indenfor ældre-handicap. Arbejdet med udbud blev forsinket iværksat sommeren 2007. Det er planen at indgå 3 årig kontrakt uden optionsmulighed. 8) SKI's kontrakt er fordelagtig, når kommunen forpligter sig til én leverandør på rammeaftalen. Statoil er KK's leverandør. Der skal fortsat gøres en indsats for at sikre, at alle har samme vilkår og vi arbejder på at skabe et overblik over forbrug og administration af køb af brændstof og fyringsolier. Ny SKI kontrakt er klar 1. september 2008. 9) Team indkøb har i samarbejde med skoleledere og biblioteksleder koordineret brug af aftalen på SKI's kontrakt. Der har været afholdt opfølgende møde i 2007. Kontrakten løber til og med 31.12.2009. SKI planlægger nyt udbud igangsat marts 2009 mhp ny kontrakt 1. januar 2010. 10) Indenfor rammerne af SKI's kontrakter er der gennemført miniudbud indenfor de valgte leverandører. 11) For elkøb er indgået særskilt kontrakt for Forsyningens store aftag på Renseanlægget. Resten af forbrugsstederne, (ca. 600 i hele kommunen) er omfattet af kontrakt indgået med SEAS NVE som gælder for 2007 og 2008. Begge på grundlag af SKI's rammekontrakt. Mulighederne indenfor SKI's kontrakter undersøges mhp kontrakt fra 1. januar 2009. Markedet har været støt stigende. En ny kontrakt vil blive dyrere en den igangværende. 12) Vej, Park og Ejendomme gennemfører udbud. Udbud er gennemført med midlertidige kontrakter. Der er givet dispension indtil 1. januar 1009 på manglende serviceharmonisering. I 2008 gennemføres samlet udbud mhp permanent løsning for hele kommunen. Der er tilknyttet rådgivere på processen som gennemføres af Vej, Park og Ejendomme. 13) Småbørnschefen og daginstitutionerne gør opmærksom på, at der er stort behov for varig løsning af lovpl. syn af legepl. AJ har kontaktet SMH /JHI om sagen. Undersøges fortsat. Idé for OPP? - også overvejelser om kombination med udbud på køb af legepladsudstyr 14) EU-udbud er gennemført som begrænset udbud. 5 ud af 6 entreprenører deltog. Der indgås kontrakt til opstart 1. januar 2008. Høng-området indtræder først i kontrakten ultimo 2009. Den forventede årlige kontraktsum var 2,8 mio.kr. 15) Vedligeholdelse af stadion- og idrætsanlæg samt grønne områder er udbudsrelevant. Eksisterede aftaler (Kalundborg og Hvidebæk) udløb 31.12.2006. Der har været forelagt oplæg til afklaring og iværksættelse af udbud. Det er iflg. JHI imidlertid forsat politisk uafklaret. 16) EU-udbud gennemført efteråret 2007. Ny kontrakt med ISS fra 1. januar 2008. 17) Møbler og inventar køber vi indenfor SKI's kontrakter hvor der er flere leverandører at vælge imellem. 18) Arbejdet med udbud af rammekontrakt for hele kommunen på lyskilder er i gang. Vi har indgået et samarbejde med Elsparefonden med henblik på at få sammensat et sortiment som er energirigtigt og samtidig fuldt dækkende. 1
Noter til udbudsplan ØS/MG juni 2008 19) Prøveudtagning og analyser af spildevand, slam, drikkevand og badevand har været udbudt samlet i EU-udbud. Der indgås 2 kontrakter. Analyse af badevand bliver særskilt kontrakt 20) Arbejdet med udbud af rengøringsmidler var planlagt for 2007 men er forsinket og endnu ikke igangsat. Afklares yderligere før eksakt planlægning. 21) Alle indkøb foretages under SKI's rammeaftaler som friholder kommunen for EU-udbudspligten. 22) nvikarydelser: KK har deltaget i en SKI- gruppe ifm udbud af vikarydelser på vegne af det offentlige Danmark. Vi følger op på det og håber at udbudsresultatet kan bruges ad hoc. 23) Vintertjeneste. Vej, Park og Ejendomme er i gang med at udbarbejde plan for vintertjenster på alle kommunens veje. Arbejdet skal danne grundlag for samlet udbud med henblik på kontrakt fra 2009. Eksisterende kontrakter er genforhandlet /forlænget for 2008/2009. 24) Skolekørsel blev i maj 2008 udbud for skoleåret 2008/09 i 17 delaftaler. Der blev indgået kontrakter og forlængelser med vognmændene for skoleåret 2008/2009. I efteråret 2008 /foråret 2009 påbegyndes arbejdet med udbud på skolekørsel mhp kontrakter fra august 2009. 25) I samarbejde med Slagelse Kommune har vi ultimo 2007, jfr. lov om færgefart og gældende direktiver, indhentet interessetilkendegivelser ang. besejling af Sejerø, Nekselø /Havnsø og Agersø, Omø /Stigsnæs. Udbudsvilkår og muligheder blev undersøgt med bistand fra ekstern råpdgiver. Resultatet blev, at kommunerne vil besejle ruterne "inhouse". Eksisterende kontrakt med færgeselskabet forlænges indtil nye rammer for driften er på plads. 26) Efter EU-udbud 2006 blev der indgået 4 årig kontrakt + optionsmulighed 1 år fra 2007-2010/11 på revision af kommunens regnskaber mm 27) Udbud af alarmer, overvågning m.v. har dels sammenhæng med sagen om Vagtcentral samt med de indgåede aftaler for kommunens forsikringer. Sag om Vagtcentral er endnu ikke afsluttet jfr. uddrag af afsluttende rapport om sagens behandling i direktionen: Som en del af projektet har været set på muligheder for at lade kald fra alarmer i bygninger gå til vagtcentral og se det i sammenhæng med strategi for sikring af kommunale ejendomme (harmonisering). Det vurderes, at være omkostningstungt at overflytte behandling af kald, ligesom det vil være dyrt at overtage nuværende lejede anlæg. Dog vurderes, at der vil være fordele i, at indgå samhandelsaftale på 2-3 år, hvor de lejede anlæg overtages af kommunen. Det vil betyde, at der på sigt kan gennemføres et samlet udbud. Det foreslås på denne baggrund at Ejendomsservice udarbejder kommisorium for projekt, der skal tilvejebringe grundlag for samlet udbud. Ved direktoinsmøde 10.10.2007 deltog repr. fra gruppen og konklussionen var, at gruppen arbejder videre og sagen genoptages i direktionen, når gruppens materiale foreligger. Ejendomsservice er i forbindelse med bygningsgennemgangen af de kommunale ejendomme ved at gennemgå alarmanlæg mv. Desværre har det arbejde af ressourcemæssige årsager været skubbet, således at ES kun tager de steder op, hvor der opstår problemer, samt når vi får henvendelser fra de enkelte institutioner. 28) Adskilt hhv "aftørringspapir, poser, sække mv" og "Engangsservice, husholdningsartikler mv" - Evt. kombination med udbud af rengøringsartikler undersøges. Afklaring ang. sortiment af poser ifm ny dagrenovation er i gang. 29) Udbudsresultat, disponering af 90 biler fra sommer 2008 og frem til 2010. Operationel leasing på 48 mdr. kontrakter. 30) Vej, Park og Ejendomme arbejder med rådgiver med udbud henover hele 2009 med projektopstart 1. januar 2009 mhp kontrakt 1. januar 2010. Der er på budget 2009 foreslået reserveret 1,1 mio. kr. til gennemførelse af asfaltudbud og forslag om ekstrabevilling på 10 mio.kr. til asfaltvedligehold. 31) Basissortiment af genbrugshjælpemidler blev udbudt 1. halvår 2008 for 40 produktområder og kontrakter indgået 15. juni. Der var imidlertid 11 områder som vi ikke fik kontrakt på. Disse områder og et nyt er udbudt som "Genbrugshjælpemidler 2" med forventet kontratdato 1. november 2008. 32) Gamle kontrakter på området blev forlænget for året 2008. Natur & Vand planlægger og forbereder udbud mhp nye kontrakter med ekstern bistand fra Cowi. Det forventes, at udbudet bekendtgøres primo december og at ansøgningsfrist er ultimo januar. Der indgås en 3 årig kontrakt med mulighed for 1 års forlængelse. 2