INDKØBSENHEDEN ÅRSRAPPORT 2012 INDKØB & UDBUD

Transkript

1 INDKØBSENHEDEN ÅRSRAPPORT 2012 INDKØB & UDBUD

2 Forord Offentlige indkøb er underlagt regler og love i henhold til tilbudsloven og EU-direktiverne. Reglerne skal sikre en åben og fair konkurrence blandt potentielle virksomheder. Derudover er der et besparelsespotentiale forbundet med offentlige indkøb, som bl.a. kan realiseres ved at koordinere volumen og konkurrenceudsætte indkøbet. Udover det lovmæssige aspekt og besparelsesmulighederne giver koordineret indkøb mulighed for at sætte andre parametre såsom miljø, service, leveringssikkerhed mv. på indkøbsdagsordenen. En forudsætning for at den offentlige myndighed kan få det optimale ud af indkøb, både på kort og langt sigt er dog, at indkøb håndteres professionelt, seriøst og troværdigt. Der har været og er stadig stor fokus fra private leverandører på offentlige indkøb. I forbindelse med indførelsen af kontroldirektivet er der kommet yderligere klagemuligheder overfor offentlige myndigheder, der indgår indkøbsaftaler udenom regelsættet. Dette bevirker, at der er et væsentlig større behov for at udbyde indkøb iht. reglerne end der tidligere har været - uafhængig af besparelsespotentialet. På baggrund af de sager KLFU (Klagenævnte For Udbud) allerede har behandlet siden kontroldirektivets indtog, er det en nødvendighed at Kommunen overholder lovgivningen på indkøbsområdet, for at undgå at komme i et ubehageligt søgelys. Nærværende årsrapport beskriver resultaterne som indkøbsenheden i Faxe kommune har opnået i Rapporten fortæller ligeledes om de indkøbsrelaterede udfordringer, der har været for Faxe Kommune omkring indkøb i Sidst i årsrapporten beskrives visionerne for indkøbsområdet i 2013, herunder udbudsplanen for Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 1 af 21

3 Indholdsfortegnelse Forord... 1 Indholdsfortegnelse... 2 Resumé... 3 Resultater... 4 Ressourceforbrug... 7 Regler og lovgrundlag... 8 Indkøbsanalyse... 8 Strategi, plan og politik... 9 Udbudsproces Kommunikation og information Rådgivning, vejledning og bistand Indkøbsfællesskab Staten og KL aftalekoncept Konkurrenceudsættelser gennemført i Administrative systemer: Skoleartikler: Naturgas: Fibernet: Computere forpligtende: Serviceaftaler Elevatorservice: Serviceaftaler Vandbehandling: Serviceaftaler Ventilation: Skabe: Konkurrenceudsættelser gennemført i 2012/ EL: Lovinformation: Caresystem: EKJ: Kontormøbler forpligtende: Multifunktionsmaskiner forpligtende: Printere - forpligtende: Revision: Bankforretninger: Byggematerialer: Madservice: Belysning: Ortopædisk fodtøj: Udbudssystem: Linnedvask: Forbrugsartikler/aftørring - forpligtende: Forbrugsartikler/engangs - forpligtende: Forbrugsartikler/rengøring - forpligtende: Kontormaterialer forpligtende: Plan for Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 2 af 21

4 Resumé Indkøbsenheden i Faxe Kommune har nu været i gang i ca. 3 år, og vi er nået langt. Udover at have indgået en lang række indkøbsaftaler som er fordelagtige for vores indkøbene enheder, har vi fået skabt et godt fundament for det videre forløb med indkøb efter princippet bedst og billigst. Som en del af den vedtagne indkøbsstrategi er der udarbejdet en udbudsplan, der sikrer, at vi hele tiden har en fremadrettet plan, og at vi kan gennemføre strukturerede processer, samt at kommunens medarbejder kan holde sig orienteret om, hvilke indkøbsområder der i løbet af året vil blive bearbejdet. Udbudsplanen justeres løbende, og hvert år foreligger der en opdateret version. Vi er stadig i dialog med de indkøbene enheder og kan konstatere ud fra de mange henvendelser vi får, at indkøb er kommet på dagsordenen mange steder i kommunen, og langt de fleste er opmærksomme på, at der er en central indkøbsenhed der kan bistå med viden, erfaring, rådgivning og sparring. December 2012 trådte vores nye e-handelssystem i gang, som vi forventer os meget af. Vi har gennemgået uddannelse for alle indkøbere og efterfølgende tilbudt ekstra vejledning og uddannelse til dem der har måttet ønske det. Allerede nu har vi over 10 varekataloger lagt ind i systemet, og enhederne er begyndt at handle via systemet. E-handel via et centralt system er nyt for mange i Faxe Kommune. Det kræver ændrede arbejdsgange og holdninger til, hvordan man køber ind. Det vil derfor fortsat kræve en del af indkøbsenheden for at sikre, at de forskellige enheder benytter det nye system og får det fulde udbytte af systemet. Ved benyttelse af det nye e-handelssystem, sikres det, at kommunen foretager lovmedholdelige indkøb, og at der handles ind efter princippet bedst og billigst. Derudover sikre brugen af systemet, at det er nemmere for de indkøbene enheder at foretage deres indkøb, samt betale for de varer der købes ind. Der er i alt 42 centralt indgåede indkøbsaftaler, som alle er indgået efter de gældende regler på området. Langt de fleste aftaler er indgået efter EU- eller nationalt udbud, men også benchmarking ift. SKI og Statens rammeaftaler er benyttet, dette har givet fordelagtige aftaler for Faxe Kommune. I FUS (Fællesudbud Sjælland) er der sat gang i at få mere struktur, ensartethed og systematik, samt en væsentlig højere grad af digitalisering og effektivisering af processor og arbejdsgange. Staten og KL s koncept omkring frivillige forpligtende aftaler, der nu har været i gang i over 1 år, har også vist sig at det rent økonomisk er effektivt. Dog stilles der store krav til kommunerne ift. at indsnævre sortimentet og finde bedst mulige løsninger, så aftalerne kan udnyttes optimalt. Faxe Kommune har været med på alle frivillige forpligtende aftaler, som Staten og KL har søsat via SKI. I 2012 har indkøbsenheden haft stor fokus på projekt nye administrative systemer. Faxe Kommune valgte selv at stå for hele udbudsprocessen og den efterfølgende implementering i samarbejde med den vindende part Fujitsu. Det har krævet betydelige ressourcer fra indkøbsenheden, som samlet set har bidraget med mere end ét fuldt årsværk til opgaven. Indkøbsenheden har i 2012 haft gang i 27 udbudsforretninger. 1 af disse udbud blev startet op i 2011, men bliver først afsluttet i 2013, 4 udbud er ligeledes igangsat i 2011, men blev afsluttet i blev igangsat og afsluttet i 2012, mens de resterende 17 blev startet op i 2012, men bliver først med kontraktstart i Der er total opnået besparelser for ,- i 2012 på indkøb. Den centrale andel (75%) udgør ,-. Det er dog ikke alle besparelser der er konteret i Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 3 af 21

5 Antal Resultater Indkøbsenheden har i 2012 indgået 8 aftaler og har igangsat yderligere 14 udbud, der dog først i 2013 resultere i en aftale. Det store antal aftaler der er indgået har givet besparelser. Der er dog aftaler der har givet mindre besparelser end forventet, ligesom der er aftaler der ingen besparelser har givet. Dette skyldes dog primært, at det udbudte er førstegangskøb hvor der ikke foreligger nogen historiske data. Antal udbudsforretninger: Antal udbudsforretninger Gennemført i 2010 med kontrakt start i 2010 Startet i 2010 med kontrakt start i 2011 Gennemført i 2011 med kontrakt start i 2011 Startet i 2011 med kontrakt start i 2012 Gennemført i 2012 med kontrakt start i 2012 Startet i 2012 med kontrakt start i 2013 Periode De samlede økonomiske besparelser for aftaler indgået i 2012: Nedenstående tabel viser de samlede besparelser opnået i Som det fremgår af nedenstående tabel, er der en del aftaler hvor der ikke kan beregnes en konkret besparelse, da disse aftaler f.eks. har været førstegangskøb, eller hvor det historiske eller fremadrettet indkøb er ukendt. Nedenstående aftaler er indgået i 2012, og besparelsen er konteret i 2012: Aftaler Total 75% Skoleartikler ,- Adm. Systemer Besparelse fra Naturgas Fiber Computere forpligtende Prisen variere løbende derfor er det ikke muligt at beregne besparelser på dette område med rimelig sikkerhed. Det har ikke været muligt at opgøre en besparelse. Men de opnåede priser på aftalen er væsentlig lavere end tidligere. Det er ikke muligt at adskille den alm. prisudvikling og effekten af udbud. Det koster på den nye aftale mellem 2.000,- og 3.000,- at få lagt fiber ud pr. lokation inkl. gravearbejde osv. Tidligere har væsentligt højere. Besparelsen afhænger i høj grad af den fremadrettet indkøbte mængde, hvilket ikke er muligt at estimere. Dog er der allerede i 2012 indkøbt 467 stk bærbar PC'er samt 231 stk. docking station på aftalen Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 4 af 21

6 Serviceaftaler Elevatorservice Serviceaftaler Vandbehandling Serviceaftaler Ventilation Skabe Da de tidligere modtagne ydelser har været særdeles varierende har det ikke været muligt at opgøre en besparelse. Da det er førstegangskøb kan der ikke beregnes en besparelse. Men vejl. pris fra leverandøren er 747,- pr. rum, hvor indkøbsenheden opnåede en pris på 306,- pr. rum. Hvilket svare til en besparelse på 59%. Der blev købt rum ind, hvilket ift. vejl. pris giver en total besparelse på ,- Totale besparelser ,- Besparelser i 2012 på aftaler indgået før 2012: Aftaler Total 75% Diabetes , ,- Stomi og Inkontinens , ,- Ortopædisk indlæg , ,- Biler til hjemmeplejen , ,- Kopipapir , ,- Mål, net og stregmaling , ,- Kompressionsstrømper , ,- Kontorartikler , ,- Kaffe , ,- Legetøj , ,- Telefoni og data * , ,- Forbrugsartikler Rengøringsartikler , ,- Andre ** , ,- Totale besparelser ** , ,- * Der er samlet en del større besparelser vedr. telefoni og data. I forbindelse med opgørelser af den samlede gevinst, er kr overført til Center for IT og Digitalisering til opfyldelse af deres sparekrav vedr. samme. ** Det har været nødvendigt at tilbageføre en del af besparelserne i forbindelse med konkurs for en af de virksomheder som vi havde en indkøbsaftale med. Derudover er der en række mindre beløb der er opsummeret. Dette påvirker både 2012 og de kommende år hvor aftalen ville have været gældende. Der er for 2012 opnået totale besparelser for: Aftaler Total 75% Aftaler indgået i , ,- Aftaler indgået før , ,- Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 5 af 21

7 Totale besparelser , ,- Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 6 af 21

8 Ressourceforbrug Opgaverne i indkøbsenheden er mangeartet. Den primære opgave er at indgå indkøbsaftaler på lovmedholdelig vis, hvilket i langt de fleste tilfælde betyder, at der skal gennemføres en udbudsforretning. Dertil yder indkøbsenheden praktisk bistand, rådgivning og sparring til enheder i Faxe Kommune der selv gennemfører udbud. Endvidere holder indkøbsenheden sig løbende ajourført i forhold til lovgivningen, som er væsentligt for at kunne gennemføre udbud samt for at kunne tilgodese det behov der er i Faxe Kommune. I 2012 har indkøbsenheden haft stor fokus på udbud og implementering af nye administrative systemer. Indkøbsenheden har forstået selve udbuddet af administrative systemer samt deltaget i implementeringen. Indkøbsenhedens samlede tidsforbrug i 2012 omkring udbud og implementering af nye administrative systemer har total set være mere end ét årsværk. Udbud der gennemføres i samarbejde med andre kommuner eller samarbejdspartnere (f.eks. i Fællesudbud Sjælland, SKI mv.) kræver at indkøbsenheden koordinerer en del internt i Faxe Kommune, så det sikres at den endelige aftale tilgodeser Faxe Kommunes behov, ønsker og krav. Udover opgaverne omkring udbud og uddannelsen i brugen af administrative systemer, bruger indkøbsenheden tid på at sikre et godt informationsniveau, både i forbindelse med de indgåede aftaler, og om generelle indkøbsrelaterede emner. Efter gennemførelse af en udbudsforretning er Faxe Kommune juridisk forpligtet til at benytte den valgte leverandør. Derfor bør indkøbsenheden have fokus på compliance (brugen af aftalerne), da en høj compliance sikre os at vi overholder lovgivningen, men også at de beregnede besparelser realiseres. Ved tilkøb at det nye e-handelssystem håber indkøbsenheden, at compliancen i Faxe Kommune vil stige væsentligt i løbet af de kommende år. 1% Ressourceforbrug Udbud og uddannelse af adm. Systemer 52% 1% 1% Udbudsforretninger, eget regi 21% 1% 1% Udbudsforretninger, FUS regi 5% 1% 5% 3% Bistand, rådgivning, sparring (udbud og kontrakter) 5% Mødeaktivitet 5% 5% FUS generelt 3% 5% 52% Compliance 1% Drift af igangværende aftaler 1% 21% Opdateret om relevant lovgivning 1% Information, herunder nyhedsbreve mv. 1% Implementering og udvikling på indkøbsområdet 1% Diverse 1% Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 7 af 21

9 Regler og lovgrundlag Offentlige indkøb er underlagt regler og love, der blandt andet beskriver, hvorledes indkøbsaftaler skal indgås. Den samlede indkøbsvolumen afgør, i forhold til nogle fastsatte beløbsgrænser, hvilke regler, der gælder og dermed hvilken procedure og proces, der skal arbejdes efter. Ved fortløbende indkøb er det den totale indkøbsvolumen over 4 år, der er gældende. I henhold til reglerne skal Faxe Kommune betragtes som én samlet kunde. Dette betyder, at alle indkøb indenfor samme vare-/tjenesteydelseskategori tæller med i den samlede mængde, uanset hvilken indkøbende enhed i Faxe Kommune, der har foretaget købet. Beløbsgrænser i danske kroner (tærskelværdier): ,- Ingen lovkrav om særlige udbudsformer ca ,- Nationalt udbud efter tilbudsloven Ca EU udbud efter EU-direktiverne Ovenstående beløbsgrænser (også kaldt tærskelværdier) betyder, at indkøbet skal konkurrenceudsættes i enhver situation, hvor Faxe Kommunes samlede indkøb overstiger kr ,-. For at sikre en korrekt proces omkring konkurrenceudsættelse med en åben, gennemsigtig og fair konkurrence, bør der altid udarbejdes et udbudsmateriale. Indkøbsenheden har indgået samtlige aftaler iht. lovgivningen - enten via egne udbud, via udbud i FUS eller via koordinering på nationale aftaler (SKI, Staten). Indkøbsenheden har haft stor fokus på at kvalitetssikre sine udbud. På udbud, som Indkøbsenheden har gennemført, har der ikke været indgivet nogen klager til KLFU (Klagenævnet For Udbud) i 2012 eller tidligere. Indkøbsenheden vil fortsætte processen, så vi også fremadrettet undgår officielle klager over Faxe Kommunes udbudsforretninger. Indkøbsanalyse I 2010 fik indkøbsenheden udarbejdet en indkøbsanalyse for at få et bedre overblik over Faxe Kommunes samlede indkøb. Analysen blev foretaget af firmaet Capacent (nu KPMG). Indkøbsanalysen viste blandt andet: at Faxe Kommune er udbuds-/annonceringspligtig på ca. 130 områder. at Faxe Kommune har ca leverandører. Derudover blev det i analysen oplyst: at en udbudsforretning i gennemsnit tager 250 arbejdstimer. at en erfaren indkøbsmedarbejder kan gennemføre 3-5 udbud pr. år alt afhængig af udbuddenes omfang samt mængden af øvrige indkøbsrelaterede opgaver. at centralt indgåede aftaler sikrer, at f.eks. grønne og miljørigtige krav gøres obligatoriske. Derudover sikres bedre kontrol med prisregulering osv. Med en gennemsnitlig løbetid på 4 år per aftale giver det ca. 32 udbuds- eller annonceringspligtige ydelser pr. år. Det vurderes, at mindre end halvdelen af Faxe Kommunes udbuds-/annonceringspligtige områder kan dækkes af nationale aftaler (f.eks. SKI, Staten) eller via klyngesamarbejde (FUS). Koordinering via nationale aftaler eller via klyngesamarbejde er væsentlig mindre tidskrævende sammenlignet med, hvis indkøbsafdelingen selv gennemfører udbudsforretninger. Dette betyder, at skal Faxe Kommune udbyde alle udbudspligtige områder, som ikke kan dækkes af nationale aftaler eller klyngesamarbejde, skal Faxe Kommune selv udbyde mindst 16 udbud pr. år. Hertil kommer den løbende drift og udvikling af indkøb samt øvrige indkøbsrelaterede opgaver. 1 Faxe Kommunes indkøbspolitik gælder uanset beløbsstørrelser. Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 8 af 21

10 Strategi, plan og politik Indkøbsenheden har i 2010 udarbejdet en indkøbspolitik, samt en indkøbsstrategi, der skal sikre en udmøntning af indkøbspolitikken og analysen i konkrete indkøbshandlinger og opnåelse af økonomiske gevinster. I den indkøbspolitikken er der lagt vægt på, at alle centralt indgået indkøbsaftaler er forpligtende for alle indkøbene enheder i Faxe Kommune. Samtidig er der lagt øget vægt på klima og miljø. Endvidere lægger indkøbspolitikken op til et øget fokus på brugerinddragelse i forbindelse med gennemførsel af udbudsforretninger samt fokus på at skabe mere dialog mellem fagområderne og indkøbsenheden. Indkøbsstrategien dækker årene og har primær fokus på følgende 3 hovedområder: Gennemførelse af udbudsforretninger: - Der er lagt vægt på en god proces, der sikrer brugerinddragelse, lovmedholdelighed og optimale aftalevilkår. Information - Det er væsentligt, at der sikres en nem og enkel tilgang for kommunens indkøbere til de centralt indgåede aftaler, samt løbende information om indkøbsrelaterede emner. Kommunikation - I indkøbsstrategien indgår der en kommunikationsplan, som i store træk går ud på, at der fokuseres på god dialog mellem de indkøbende enheder og indkøbsenheden. Som en del af indkøbsstrategien har indkøbsenheden udarbejdet en udbudsplan. Planen omfatter både områder, der skal udbydes i Faxe kommune regi, men også udbud, der skal udbydes i FUS regi (Kommunale indkøbssamarbejde) samt Statens og KL s forpligtende aftaler i det omfang det er kendte. Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 9 af 21

11 Udbudsproces De udbudsforretninger, der bliver gennemført i Faxe Kommune med indkøbsenheden som projektleder, bliver gennemført på en ensartet og systematisk måde. Dette sikrer, at vi får alle facetter med, og at vi får inddraget arbejdsgrupper på en god og hensigtsmæssig måde, samt at intet bliver overladt til tilfældigheder eller bliver glemt. Ved fagspecifikke udbud nedsætter indkøbsenheden altid en arbejdsgruppe bestående af fagpersoner og budgetansvarlige fra de relevante afdelinger. Den valgte metode gør, at de første par udbudsforretninger, der gennemføres, vil være mere tidskrævende, idet der ligger en opgave i at introducere arbejdsgruppemedlemmer, som ikke tidligere har deltaget i udbudsprocesser, til alle de væsentligste elementer af en udbudsforretning. På længere sigt, når et arbejdsgruppemedlem er med i en udbudsproces for anden eller tredje gang, vil vi høste frugten af den ensartede og systematiske proces. Arbejdsgruppemedlemmerne vil da vide præcis, hvad der skal foregå og i hvilken rækkefølge, og de vil vide, hvad der forventes af det enkelte medlem, samt hvad de specifikt kan og skal bidrage med. Tid/opgaver i udbudsforretninger Udarbejdelse af kravspecifikationer 22% 8% 4% 4% 2% 2% 2% 2% 4% 22% Udarbejdelse af tilbudslister og bilag 22% Indkøbs-, markeds- og interessentanalyse 16% Udarbejdelse af kommercielle betingelser 12% Arbejdsgruppemøder 8% Etablering af organisation 4% Tilbudsvurdering 4% Håndtering af henvendelser 4% 12% 22% Prækvalifikation 2% Håndtering af spørgsmål/svar 2% 16% Tildeling 2% Kontrakt 2% Kommunikation og information På grund af det omfattende arbejde med udbud af administrative systemer og efterfølgende gennemførelse af uddannelse i systemerne, samtidig med gennemførelse af en del andre udbudsforretninger, har Indkøbsenheden været nødsaget til at nedprioritere informationsniveauet til et minimum. Der blev i 2011 etableret et område på medarbejderportalen omkring indkøb, hvor indkøbsenheden løbende har orienteret om de nye aftaler der er kommet, samt de ændringer der har været igennem året. Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 10 af 21

12 Rådgivning, vejledning og bistand Udover at indgå aftaler til fordel for kommunen yder indkøbsenheden også rådgivning, vejledning og bistand til de medarbejder der arbejder med indkøb til kommunen, både i forbindelse med konkrete indkøb, men også i forhold til udbud der ikke gennemføres i indkøbsenheden, samt bistand i forbindelse med håndtering af indkøbskontrakter. På grund af den øgede fokus fra private virksomheder på offentlige indkøb oplevede vi i 2012 en stort behov for rådgivning, vejledning og bistand. Fra 2008 til 2012 er antallet af klagesager som KLFU (Klagenævnet for udbud) har behandlet, steget markant. Dertil kommer et stigende antal aktindsigtssager, og udbud der annulleres og genudbydes pga. tilbudsgiver meddeler at de påtænker at klage osv. Reglerne omkring udbud og annoncering er blevet mere og mere komplekse over de seneste år, og den nedre grænse for hvornår man skal udbyde er, efter annonceringspligten trådte i kraft, blevet væsentlig lavere. Der er derfor et stigende behov for at indkøbsenheden konstant holder sig opdateret med gældende regler, og kan yde en god sparring til kommunens medarbejder. Indkøbsfællesskab Faxe Kommune er med i indkøbsfællesskabet FUS (Fælles udbud Sjælland). Den primære opgave i FUS er at gennemføre fælles udbud på vegne af medlemskommunerne. I 2012 blev følgende udbud gennemført i FUS: Udbudsemne Fødevarer til mindre institutioner Beklædning Plejepersonale Kontormøbler Elektricitet Porteføljeforvaltning Udbud på kopi/print PC er Beskrivelse Faxe Kommune deltog ikke i udbuddet, da vi vurderede at de mange små leveringer ikke egnede sig til en central flerkommunal aftale. Faxe Kommune deltog ikke i udbuddet, da vi ved igangsættelse af udbuddet ikke var klar til at gå med. Vi valgte efterfølgende at gennemføre udbuddet i eget regi. Faxe Kommune deltog i udbuddet men da vi var forpligtet af en eksisterende aftale til udgangen af 2012, træder aftalen først i kraft 1. januar Faxe Kommune deltog i udbuddet men da vi var forpligtet af en eksisterende aftale til udgangen af 2012, træder aftalen først i kraft 1. januar Faxe Kommune deltog i udbuddet men da vi var forpligtet af en eksisterende aftale til udgangen af 2012, træder aftalen først i kraft 1. januar Faxe Kommune deltog i udbuddet. De udbud Faxe Kommune deltog i blev gennemført med et tilfredsstillende resultat, men da Faxe Kommune i forvejen havde gode aftaler, da vi tidligere har benyttet SKI eller Statens aftaler, har der ikke været de store økonomiske gevinster. Generelt giver udbud der gennemføres i FUS et attraktivt resultat, hvor Faxe Kommune kan opnå pæne besparelser. En enkelt aftale (vejsalt) er endt med et negativt økonomisk resultat, som dog primært skyldes markedsforhold. Vi har i FUS arbejdet med at få en væsentlig bedre og mere effektiv proces, så vi fremadrettet kan levere endnu flere aftaler. Bl.a. arbejder vi i FUS meget tæt sammen med SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service), for at drage nytte af SKI s viden, erfaringer og rutine med gennemførsel af udbudsforretninger, samt for at have størst mulig indflydelse på de udbud SKI gennemfører. Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 11 af 21

13 Den enkelte medlemskommune skal gennemføre mindst et udbud hvert andet år på vegne af FUS kommunerne. Denne forpligtelse er Faxe Kommune i gang med at løfte, idet vi er tovholder på udbuddet af kontormaterialer (kontorartikler, kopipapir, data forbrugsstoffer og skoleartikler). Udbuddet har dog pga. en del problemer hos SKI, haft en langstrakt proces. Staten og KL aftalekoncept Staten og KL har i forbindelse med Økonomiaftalen 2012 indført et nyt koncept kaldt Frivillige forpligtende aftaler. Formålet med disse aftaler er endnu bedre priser til kommuner og regioner. Aftalerne indgås efter gennemførelse af EU udbud, hvor den enkelte kommune forpligter sig til at benytte aftalen. Forpligtelsen skal ske INDEN udbuddet annonceres, dog har den enkelte kommune mulighed for at se udbudsmaterialet igennem inden kommunen forpligter sig. Staten og KL har valgt SKI til at gennemfører udbudsprocesserne. I forbindelse med gennemførelse af udbudsforretninger, har SKI valgt at nedsætte en lille udbudsgruppe. FUS har på grund af sin størrelse altid en til to repræsentanter med u udbudsgruppen, og har dermed mulighed for indflydelse. En del udbud er allerede gennemført, og Faxe Kommune er med på alle aftalerne. Resultaterne på de aftaler der er indgået har økonomisk set været ganske gode. En del af aftalerne giver dog nogle udfordringer, da de er ret smalle i sortimentet. Det betyder at de indkøbende enheder i Faxe Kommune, skal gennemgå deres behov, og i nogle tilfælde finde alternative produkter, så det sikres at vi benytter aftalerne bedst muligt, og dermed fortsætter med at købe ind efter princippet bedst og billigst. Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 12 af 21

14 Konkurrenceudsættelser gennemført i 2012 Følgende konkurrenceudsættelser er gennemført i 2012, og en endelig kontrakt er trådt i kraft i løbet af 2012 De nævnte besparelsesprocenter i nedenstående er den totale besparelse på den enkelte aftale. Administrative systemer: Levering økonomisystem, løn- og personalesystem, vagtplansystem, debitorsystem samt indkøbsmodul. Aftalestart: 26. juni 2012 Fujitsu i samarbejde med SD løn 5 år + option på yderligere 3 år Udbuddet blev gennemført som et funktionsudbud, med inddragelse af mange medarbejdere. Skoleartikler: Levering af skoleartikler. Miniudbud Aftalestart: 10. februar 2012 Lyreco 1 år 42 % Aftalen blev indgået efter gennemførelse af miniudbud under SKI s rammeaftale. Naturgas: Levering af naturgas. Nationalt udbud Aftalestart: 1. januar 2012 HMN 3 år med mulighed for forlængelse i 2 x 12 mdr. Da priserne variere løbende gennemaftaleperioden, har det ikke været muligt at udregne en præcis besparelse. Aftalen er indgået i samarbejde med FUS. Fibernet: Levering af fibernet Aftalestart: 1. april 2012 Nianet (SEAS NVE) 3 ½ år Data på det historiske indkøb har ikke været tilstrækkeligt til at kunne beregne en besparelse, men priserne på den nye aftale er Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 13 af 21

15 virkelig attraktive. På grund af de særdeles attraktive priser, har Faxe Kommune fået fiberforbindelser til langt flere lokationer end tidligere, hvilket har givet langt højere hastigheder for mange ansatte i kommunen. Aftalen er indgået via statens rammeaftaler. Computere forpligtende: Levering af computere Aftalestart: 15. august 2012 Dell, HP og Lenovo 3 år. God besparelse pr. pc, men da det samlede fremadrettede indkøb ikke kan præciseres, er det ikke muligt at beregne en besparelse Aftalen har været udbud af SKI med FUS som en del af udbudsgruppen. Aftalen hører under Statens og KL s frivillige forpligtende aftaler. Det løbende indkøb foretages via miniudbud to gange pr. år. Serviceaftaler Elevatorservice: Serviceaftale på elevatorservice Aftalestart: 1. november 2012 KONE A/S 2 år med mulighed for forlængelse i 2 x 12 mdr. Det har ikke været muligt at beregne en besparelse, da de historiske indkøbsdata ikke har været præcise og sammenlignelige. Udbuddet er udelukkende gennemført for Faxe Kommune Serviceaftaler Vandbehandling: Serviceaftale på vandbehandling Aftalestart: 1. november 2012 Krüger Aquacare A/S 2 år med mulighed for forlængelse i 2 x 12 mdr. Det har ikke været muligt at beregne en besparelse, da de historiske indkøbsdata ikke har været præcise og sammenlignelige. Udbuddet er udelukkende gennemført for Faxe Kommune Serviceaftaler Ventilation: Serviceaftale på ventilation Aftalestart: 1. november 2012 W-VENTILATION ApS 2. år med mulighed for forlængelse i 2 x 12 mdr. Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 14 af 21

16 Det har ikke været muligt at beregne en besparelse, da de historiske indkøbsdata ikke har været præcise og sammenlignelige. Udbuddet er udelukkende gennemført for Faxe Kommune Skabe: Levering af opbevaringsskabe af elevernes IT udstyr på skolerne Nationalt udbud Aftalestart: 21. november 2012 Kuszon Solutions A/S 2 år med mulighed for forlængelse i 2 x 12 mdr. Da det er et førstegangsindkøb har det ikke været muligt at lave en besparelsesberegning. Men ift. leverandørens vejledende priser er der en besparelse på ,- Udbuddet blev gennemført i samarbejde med skolerne. Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 15 af 21

17 Konkurrenceudsættelser gennemført i 2012/2013 Følgende er en oversigt over igangværende udbudsforretninger pr. 31. december EL: Levering af EL Nationalt udbud Aftalestart: 1. januar 2013 SEAS NVE 3 år med mulighed for forlængelse i 2 x 12 mdr. Da priserne variere løbende gennemaftaleperioden, har det ikke været muligt at udregne en præcis besparelse. Aftalen er indgået i samarbejde med FUS, og lavet som en portefølje forvaltningsaftale. Lovinformation: Aftalestart: 1. januar 2013 Levering af lovinformationssystem Direkte tildeling på SKI s rammeaftale EG Kommuneinformation 4 år ,- pr. år Udover den konkrete beregnede besparelse, spare vi mellem 300,- og 900,- i timepriser for onsite support. Caresystem: Levering af Caresystem Aftalestart: 1. januar 2013 Direkte tildeling på SKI s rammeaftale KMD 4 år Ikke beregnet endnu Tidligere aftale udløb 31. december 2012, derfor var det nødvendigt at få indgået en ny aftale. EKJ: Levering af EKJ system Aftalestart: 1. januar 2013 Direkte tildeling på SKI s rammeaftale KMD 4 år Ikke beregnet endnu Tidligere aftale udløb 31. december 2012, derfor var det nødvendigt at få indgået en ny aftale. Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 16 af 21

18 Kontormøbler forpligtende: Levering af standard kontormøbler Aftalestart: 1. januar 2013 Duba B8 4 år Aftalen er indgået via tilmelding til Statens og KL s forpligtende aftale. Faxe Kommune har deltaget i udarbejdelse af udbudsmateriale og det har været en god proces, hvor Faxe Kommune har fået lov til at få en stor indflydelse. Multifunktionsmaskiner forpligtende: Levering af mulitfunktionsmaskiner Aftalestart: 1. januar 2013 Ricoh Danmark A/S 2½ år Besparelsen er endnu ikke beregnet, men forventes at blive minimal, da Faxe Kommunes tidligere aftale har været særdeles attraktiv. Aftalen har været udbud af SKI med FUS som en del af udbudsgruppen. Aftalen hører under Statens og KL s frivillige forpligtende aftaler. Printere - forpligtende: Levering af printere Aftalestart: 1. januar ½ år Besparelsen er endnu ikke beregnet, men forventes at blive minimal, da Faxe Kommunes tidligere aftale har været særdeles attraktiv. Aftalen har været udbud af SKI med FUS som en del af udbudsgruppen. Aftalen hører under Statens og KL s frivillige forpligtende aftaler. Revision: Revisionsydelser Miniudbud under SKI s rammeaftaler Aftalestart: 1. januar 2013 PwC 4 år Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 17 af 21

19 Udbud af revision er gennemført i samarbejde med økonomiafdelingen. Bankforretninger: Daglige bankforretninger Nationalt udbud Aftalestart: 1. januar 2013 Nordea Bank Danmark 4 år Ingen besparelse Udbud af bankydelser er gennemført i samarbejde med økonomiafdelingen. Byggematerialer: Levering af byggematerialer m.m. Forhandling Aftalestart: 1. januar 2013 Bygma 1 år Ikke beregnet endnu Aftalen er indgået efter forhandling med Bygma. Bygma er centralt beliggende i Faxe Kommune, men der er også mulighed for at benytte Bygma i andre kommuner. Madservice: Levering af madservice Nationalt udbud Aftalestart: 1. marts 2013 Den Private Kok 2 år med mulighed for forlængelse i yderligere 2 x 12 mdr. Endelig besparelse er ikke beregnet. Men indikationer tyder på en besparelse på over ,- årligt Udbuddet er gennemført i samarbejde med Center for Sundhed og Pleje Belysning: Levering af belysning og elartikler Aftalestart: 1. april % Højager Belysning 2 år med mulighed for forlængelse i yderligere 2 x 12 mdr. Aftalen er indgået efter gennemført i samarbejde med FUS. Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 18 af 21

20 Ortopædisk fodtøj: Levering af ortopædisk fodtøj Aftalestart: 7. maj 2013 Sahva A/S 2 år med mulighed for forlængelse i yderligere 2 x 12 mdr. Ikke beregnet Aftalen er indgået efter gennemført i samarbejde med FUS. Tidligere leverandør gik konkurs og nyt udbud var derfor en nødvendighed. Udbudssystem: System til at gennemføre udbudsforretninger 100% digitalt Aftalestart: 1. maj 2013 EU-Supply 3 år Ingen, men kommunen får flere licenser for samme økonomi som tidligere Aftalen er indgået efter gennemført i samarbejde med FUS. Linnedvask: Levering af linnedvask Aftalestart: 1. juni 2013 A-vask 4 år Ikke beregnet Aftalen er indgået efter gennemført i samarbejde med FUS. Forbrugsartikler/aftørring - forpligtende: Levering af forbrugsartikler - aftørring Aftalestart: 1. oktober år Aftalen bliver indgået via tilmelding til Statens og KL s forpligtende aftale. Forbrugsartikler/engangs - forpligtende: Levering af forbrugsartikler - engangs Aftalestart: 1. oktober år Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 19 af 21

21 Aftalen bliver indgået via tilmelding til Statens og KL s forpligtende aftale. Forbrugsartikler/rengøring - forpligtende: Levering af forbrugsartikler - rengøring Aftalestart: 1. oktober år Aftalen bliver indgået via tilmelding til Statens og KL s forpligtende aftale. Kontormaterialer forpligtende: Levering af kontorartikler, skoleartikler og papir i ark Aftalestart: primo nov år Aftalen bliver indgået via tilmelding til Statens og KL s forpligtende aftale. Udbuddet omfatter kontorartikler, skolematerialer og kopipapir. Plan for 2013 Udover at gennemføre udbud vil Indkøbsenheden i 2013 fortsætte med at fokusere på information og kommunikation. Derudover vil indkøbsenheden fokusere på compliance, både fordi vi rent juridisk er forpligtet til at benytte de aftaler der er blevet indgået efter udbud, men også for at sikre, at vi får realiseret de mulige besparelser. Udbudsplanen for 2013 er løbende under revidering, idet der konstant sker ændringer på området. Område Tovholder Opstart Beskæftigelsesmaterialer SKI/FUS Igangværende KMD byggesag Faxe Igangværende KMD Institution Faxe Igangværende KMD opera Faxe Igangværende Bleer FUS Igangværende Vask og leje af arbejdsbeklædning Faxe Igangværende Vejsalt SKI/FUS 2013 Skolemøbler til Vibeeng Skolen Faxe Igangværende Indkøbsanalysesystem FUS Igangværende Kropsbårne hjælpemidler FUS Igangværende Kompressionshjælpemidler FUS 2013 Diabetes FUS Igangværende Indkøb & udbud Årsrapport 2012 Side 20 af 21