Udbud og indkøb. i Vejen Kommune

Transkript

1 Udbud og indkøb i Vejen Kommune

2 Lay out: Tekst: Vejen Kommune Intern service - indkøb Oplag: 200 stk Tryk: Vejen Kommune Udgivet: August 2013 Billeder:

3 Indhold Indholdsfortegnelse Indkøbskontoret... 2 Indgange til kommunen Udbudsplan... 4 Fordeling af opgaverne... 5 Lovgivning og samarbejder... 6 Vil du vide mere... 7 Noter

4 Indkøbskontoret Indkøbskontoret har det overordnede ansvar for at gennemføre konkurrenceudsættelse af varer og tjenesteydelser i Vejen Kommune. Arbejdsopgaver Konkurrenceudsættelse (EU udbud / annoncering / tilbudsindhentning) Leverandørkontakt Implementering af kontrakter og indkøbsaftaler for varer og tjenesteydelser Ansvaret for den samlede udbudsplan Service og rådgivning til hele organisationen Markedsanalyser Kontraktstyring Indkøbskontoret er pt. bemandet af 1 indkøbskoordinator, 3 indkøbskonsulenter og en controller. Stine Crafack Jørgensen Indkøbskoordinator Tlf scj@vejenkom.dk Martin Larsen Indkøbskonsulent Tlf mala@vejenkom.dk Inga Kristensen Indkøbskonsulent Tlf ik@vejenkom.dk Line Bøggild Mikkelsen Indkøbskonsulent Tlf libm@vejenkom.dk Carina Vang Haahr Controller Tlf cvh@vejenkom.dk 2

5 Indgange til kommunen Udbud gennemføres i tre forskellige afdelinger: 1. Indkøbskontoret Rådhuspassagen Vejen Mail: udbud@vejenkom.dk 2. Teknik & Miljø Højmarksvej Holsted Mail: teknik@vejenkom.dk 3. Bygningsservice & Beredskab Lindetorvet Vejen Mail: bygningsservice-beredskab@ vejenkom.dk Åbningstid: Mandag - onsdag kl Torsdag kl Fredag kl Afdelingerne varetager forskellige typer af udbud, primært: Indkøbskontoret Teknik & Miljø Bygningsservice & Beredskab Varer og tjenesteydelser Bygge og anlæg Bygge, anlæg og vedligehold 3

6 Teknik Bø Kontor Tandpleje Udbudsplan Di Beklædning Sport og Indkøbskontoret arbejder efter en udarbejdet udbudsplan. Planen er intern og indeholder alle konkurrenceudsatte områder. Oversigten viser en række fakta om det enkelte område, og hvornår opgaven skal i udbud igen. Forskellige farver henviser til, hvilken indkøbskonsulent der har ansvaret for kontrakten. Udbudsplanen giver et samlet overblik over Indkøbskontorets opgaver og medvirker til at få fordelt ressourcerne rigtigt internt. Biler / Køretøjer Aftørringspapir IT Software Udstyr til dagpleje og institutioner Tjenesteydelser Møbler Cykler, Legetøj / og udstyr Bygningsartikler Fødevarer Rengøring Energi 4

7 AV-udstyr verse Fordeling af opgaverne motion Køkkenudstyr/hårde hvidevarer Hjælpemidler Beskæftigelsesmaterialer Legeplads IT Hardware Bygningsvedligehold Transport Alle de områder der skal konkurrenceudsættes er samlet i nogle hovedgrupper, så de naturligt hører sammen. Medarbejderne på Indkøbskontoret har delt porteføljen mellem sig, så de hver har ansvaret for en række hovedgrupper. Det kan f.eks. være Hovedgruppen Energi der omfatter områderne, el, naturgas, olie, benzin, diesel m.m. Nedenfor ses et udsnit af oversigten. Uddannelse Sygepleje og miljø ger 27 hovedgrupper i oversigten 5

8 Lovgivning og samarbejder Vejen Kommune er som offentlig myndighed underlagt både EU lovgivning og national lovgivning når det gælder udbud. Reglerne beskriver hvornår varer og tjenesteydelser skal konkurrenceudsættes, og efter hvilke principper. Lovgivningen sikrer bl.a. at tilbudsgivere behandles lige og at udbudsforretninger foregår gennemsigtigt. Kommunerne gennemfører fællesudbud hvor det skønnes hensigtsmæssigt. Det kan f.eks. være for at øge volumen væsentligt, fordi kommunerne har et ensartet forbrug eller på grund af oplagte logistikfordele. Vejen Kommune gennemfører en række udbud i eget regi. Derudover har vi for varer og tjenesteydelser et samarbejde med tre andre kommuner Billund, Ringkøbing-Skjern og Varde. Endelig gør Vejen Kommune også i nogle tilfælde brug af SKI aftaler. SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S) er en central indkøbsorganisation, der gennemfører EU-udbud på vegne af den offentlige og halvoffentlige sektor og etablerer såkaldte rammeaftaler på en række vare- og tjenesteydelsesområder. 6

9 Vil du vide mere Hvis du er interesseret i at deltage i et konkret udbud, følger du den vejledning der står på hjemmesiden i forhold til det konkrete udbud. Hvis du deltager i en udbudsforretning foregår det elektronisk via en portal på nettet. Du kan som tilbudsgiver få hjælp til hele processen hos Vejen Kommune. Virksomheder og andre interesserede kan tilmelde sig et nyhedsbrev på Vejen Kommunes hjemmeside. Når du abonnerer på nyhedsbrevet vedr. Kommunale udbud får du en hver gang siden opdateres. Samtlige udbud bekendtgøres på hjemmesiden. Det er vigtigt, at du opfylder de krav der er stillet så dit tilbud er gyldigt. Det kan du læse alt om i udbudsmaterialet. Du er altid velkommen til at kontakte Indkøb. Se kontaktoplysningerne på side 2 eller bagsiden. Ring eller mail til os. Vi kan også mødes bare du aftaler en tid på forhånd. Du kan tilmelde dig nyhedsbrevet her: Her skal du udfylde og navn og vinkle af ved Kommunale udbud. 7

10 8 Noter

11

12 Intern Service - Indkøb Vejen Kommune Rådhuspassagen Vejen Tlf.: Mail: udbud@vejenkom.dk