Nuværende opgaver: Opgave Kort beskrivelse Borgerkontakt Telefonomstilling Modtager og viderestiller Telefon opkald Besvarer ekspeditioner Oplyse tlf. nr. til myndigheder Guider borger på hjemmeside Vi fungerer også som oplysning til andre ikke kommunale opgaver Reception Front/back Straksafklaring Fremmøde/tlf. Henviser til andre sagsbehandlere Udlevering af nøgle til feriehuse Udlevering af nøgler til Biblioteket og Ødekirken Feriekort Kasseafstemning Modtagelse af pakker Hjælp til digitale løsninger, herunder NemID og opgaver, der er overgået til UDK Omstillingsfunktion ved kø Pas Personlig henvendelse Fremmøde. medbringende foto, evt. Diverse spørgsmål pr. tlf. og mail ansøgning, gammelt pas eller dåbsattest. Forældresamtykke ved pas til børn. Bestilling via Scantecs pasløsning. Betaling Bogføring alle afdelinger Omstilling NemID Rettelser i Trio Registrering af fravær i KMD Nøgler til feriehuse Arbejdsmarked har også en reception. Bør med fordel kunne sammenlægges. Ligeledes kan se ses på fælles borgern-pc ere. 1
Kørekort Ansøgning, Bestilling, Foto, Personlig/Tlf./Mail/brev Lægeattest, Post, Opdatering Kørelærer, Booking, Forelæggelse, Betaling, bogf. Pladsanvisning Opskrivning til dagpleje, Især mail. Men alle 4 ovennævnte 0 2 år 11 md. vuggestue og børnehave. Guider i Digital pladsanv.. indberetter fra KMD-Sag. Laver tilbud. Ajourføre accept eller afslag. Tilretter kapaciteten før og efter tilbud. Tilretter dagplejernes tider, telefonnr. Vedligeh. Digital pladsanvisning inkl. breve. Sammenholder ventelister med ledige pladser. Besked til Dagpl.- kontor ved Ja-tak. Besked til Pladsanvisning 2 år 11 mdr. og opad dagplejerne ved Nej-tak Opskrivning til SFO og fritidsklubber. Optagelse af børn til div. Inst. besked til forældrene om optagelse. Indberetning af optagelse samt socialpædagogisk fripladser. Kontakt til institutionerne. Optagelse/udmeldelse af private inst. Udbetaling af tilskud. Pasning på tværs af kommunegrænserne. Ajourføring af KMD-inst. samt digital pladsanvisning. Indberetning fra KMD-sag. Journalisering. Fremmøde/Telefon/digital 2 Kapacitetsstyring fra Dagplejekontoret Pladsanvisningen for børnehaver, sfo og klub. Privat pasning Mellemkommunal betaling/opkrævning ifm. Børn som passes i anden kommune end bopælskommune
Midlertidig hjemmehjælp, Beregning, udfylde blanket Telefon, digital Mailes til visitator Ser. lov 83 Økonomi opkræver evt. egenbetaling Helhedsorienteret Kontrol Digitalt/Brev/Telefon/Fremmøde Ja til alle afd. i sagsbehandling kommunen Debitor/opkrævning Økonomisk friplads Helbreds- og personlige tillæg m.v. Opgørelse TVA og salg Samtykkeerklæringer Netforvaltning Rekvirent net advis RIM Rykkerkørsler Afdragsordninger Restanceoplysninger Bogføring/afstemninger Modtage og behandle ansøgninger. Udfærdige bevillinger/afslag. Opfølgning Efterreguleringer Journalisering Statistik Bestilling af helbredskort Ansøgning udvidet helbredstillæg Bevilling helbredstillæg Udbetaling helbredstillæg Udbetaling via regning Pers. tillæg Prisaftaler Advis rest pension Mellemkommunal Afregninger Efterlevelseshjælp Delpension Fremmøde/brev/telefon/digital fremmøde/brev/telefon/digital Digital Fremmøde, brev. Tlf. digital Digital, brev Digital Fremmøde, brev, tlf., digital Digital Digital, tlf., brev Brev, fremmøde Brev. Tlf., Modersystemer som leverer til debitor Pladsanvisning til dagtilbud Udbetalingsenhed Udbetalingsenhed Udbetalingsenhed Nej Samarbejder med alle øvrige afdelinger UDK (formue) Biblioteket Via pensionssystem, sb-sys Betales i Borgerservice Indkøbsafd. Bl.a. flytninger Øk.afd. Ankesager 3
Udstedelse af NemID Udstedelse af nyt NemID Al udstedelse skal ske ved Udstedelse af ny kode personlig fremmøde. Udstedelse af nyt nøglekort Tilknytning af offentlig id til Support pr. telefon Netbank id Hjælp til aktivering af NemID. Kørselskontor NT-kørsel Offentlig transport NT Kørsel til læge/speciallæge og genoptræning/træning bandagist kørsel til Korttidscentret. Befordringsgodtgørelse, alle områder Kompensation for Flextur Opkrævning dagcenter Kørsel Handicapkørsel Kørsel med offentlige busser. Hjælp med planlægning og evt. ændringer. Telefon/digital/brev Telefon Brev Brev digital (mail fra dagcenter) Brev Normalt fra borger enten mail eller telefon. Via Care Via Care Kontaktperson ved NT. Mandag og fredag er to meget travle dage ved telefonen Stoppesteder og busskure Opsyn og evt. ændringer mv. ved NT stoppesteder og busskure. Telefon eller mail fra borger Samarbejde med center PBV ved evt. ændringer. Kørselskontor Flexkørsel Specialkørsel Planlægning og koordinering af kørsel for Børn og unge til skole og aflastning. Telefon/mail fra forældre, Brev vedr. bevilling fra andre kommuner. Information fra skoleafdelingen om hvilken børn der skal til specialklasserne. Omkring planlægning af kørsel for nyt skoleår, og op til de forskellige ferier, er arbejdsmængde stor. Hver uge bliver der planlægt variable kørsel for næste uge. Op til sommerferien bliver der planlagt kørsel for hele sommerferien, inkl. 4
Elever i grundskolen. STU brække-ben kørsel Får besked via skolerne. Bevilling evt. via sagsbehandler Fremmøde, derefter brev eller mail. den variable kørsel. især kørsel til specialklasserne, AK-klassen, Skibsted skolen, og Aalborg skolerne. Fra maj til september er der stort arbejdspres på denne opgave. 1. Er at der skal laves variable kørsler til hver uge. 2. At al kørsel for næste skoleår skal være klar til skolestart, men at vi ofte først modtager de nye skoleskemaer sidst i juni. Derudover er der skoler som i løbet at skoleåret laver skemaændringer, som kræver en helt ny planlægning af kørsel. Derudover er der Vinterkørsel fra Karensminde skolen. Salg af affaldsposer, billetter, kommuneplaner, Udlev. af hørebatterier m.v. Taxabevillinger Folkeregister Salg af affaldsposer billetter, kommuneplaner udlev. af hørebatterier Godkende ansøgning om tilladelse til taxakørsel Forny tilladelser via samme ansøgning. Det samme gælder limousinekørsel. Opslå ledige bevilliger. Indstille til udvalg. Anmelde ved overtrædelse af lovgivning. Stoppe bevillinger ved overtrædelser af lovgivning. Der er en digital selvbetjeningsløsning på flytning og udrejse. Fremmøde Frontopgaver Modtager betaling vedr. diverse. Personligt/Telefonisk/Mail/Digitalt Personligt/Telefonisk/Mail/Digitalt Teknisk forvaltning tilflyt til usunde boliger og 5
Mange flytninger kører direkte over i CPR, men flere typer, skal godkendes og evt. sagsbehandles. Ex. på øvrige opg.: Tilflyt. Fra udlandet og personnummertildeling, beskyttelser i cpr, handle- og betalingstilsagn, vedligeholdelse af kommunes vejregister. vedligeholdelse af vejregistret. Helhedsorienteret sagsbehandling Jobcenter Admin. og udb. Kanalstrategi digitale selvbetjeningsløsninger Samarbejde med biblioteket og borgerbetjening light Se bla. under front/back Informere om ændringer. Aflevere materiale. Telefon, digital Kontakter omstillingen når de er i tvivl. Udbetaling tilskud privat pasning Ansøgning/bevilling. Journalisering. Udbetaling af tilskud. Fremmøde/brev/tlf./digital Administrationssager Begravelseshjælp Opret aftale Tværgående advis Udb. system Regninger Ansøgning modtages digitalt fra 4 bedemænd. Andre søger ved blanket. Afdøde født før ¼ 1957 udbetales altid minimumsbeløb. Hvis det dokumenteres, at der ingen formue er på dødsdagen kan max. udbetaling dog søges. Fremmøde/brev/tlf. digital digital/brev digital Digital/Personlig/tlf./brev fra efterladte og advokater 6 Bostøtte STK (støttekontaktperson) Beboerindskudslån Ansøgning modtages Personligt UDK UDK
Og behandles Lån bevilges til almene boliger/ældreboliger. EU-sygesikring Udlændinge m. arbejde f. dansk arbejdsgiver. Danskere m. arbejde i udlandet. Orientering om digitale løsninger/bestilling af EU-kort til danskere Førerkort til hyrevogne Modt. Af ansøgning med bilag og billede. Registrering Digital/Personlig/tlf./brev Forsikring af udenlandske arbejdere forventes i 2015 samlet i stort center for hele landet. Fremmøde Opgaven er overført fra Teknisk forvaltning Skannet post fordeling Fordeling af post i Sbsys Fordeling af ikke skannet post Frasortering af skannet/papir post til anden afd / myndighed Fordeling af mail til sagsbehandler - Administrativ opgave i relation til øvrige opgaver Gadelys fejlmeldinger Modtagelse fejlmeldinger fra borger. Registrering af henv. I Excel. Sender rekvisition til elektriker pr. mail De fleste henvendelser kommer pr. telefon og mail Mogens Busk Nielsen, Plan, Byg og Vej er Hovedansvarlig 7
Hjælpemidler, kropsbårne Ansøgning/genbevilling Fremmøde, brev, telefon, digital Indhentning af lægelige oplysninger Bevillingsskrivelser Afslagsskrivelser Ankesager Bevillingsmøde Hjælpemidler kropsbårne til arbejdsbrug Ansøgning på ortopædiske sikkerhedssko/ fodindlæg til sikkerhedssko Samarbejde med indkøbskontoret vedr. leverandøraftaler Borgerservice betaler fakturaerne Videresendes til Jobcentret Der er lige lavet ny leverandøraftale på diabetesmaterialer. Der er leverandøraftale på arm- og benproteser under udarbejdelse. Betaling af regninger Kropsbårne hjælpemidler Helbredstillæg Kørsels regninger Borgerservice regninger Digital Plejeorlov Ser. lov 118 Ansøgning Indhentning af lægelige oplysninger Bevillingsskrivelse til plejegiver Ansættelsesbrev til lønkontor Fremmøde, brev, telefon, digital Visitator vurderer om pasningsbehovet er opfyldt. 8
Plejeorlov Ser. lov 119 Ansøgning Indhentning af Fremmøde, brev, telefon, digital lægelige oplysninger Bevillingsskrivelse til plejegiver Uden løn fra arbejdsgiver: Lønkontor overfører plejevederlag til borger Med løn fra arbejdsgiver: Borgerservice overfører plejevederlag til arbejdsgiver Borgerservice betaler fakturaer Sygeplejeartikler Ser. lov 122 Bevilling Fremmøde, brev, digital Borgerservice betaler fakturaer Id-kort til unge Bestilling af id-kort via Scantechs pas løsning Personligt fremmøde Opgaven kunne evt. også laves af pas teamet Efter bestilling tjekkes bestillingen også på Oberthurs system Trafikbøger Indefrosne ejendomsskatter Modtagelse af bestilling. Registrering samt udlevering mod betaling Behandling af ansøgning Indfrielser Tinglysning Kontering Årlige opgørelser Fremmøde/tlf. De fleste henvendelser fra borger er pr. telefon. 9 Ejendomsskat Opgaven er overført fra Teknisk forvaltning
Afstemninger Skat Ved personligt fremmøde Fremmøde guides borgeren i SKATs selvbetjeningsløsning, helst via borgerens egen log-in, men ellers via vores sagsbehandleradgang. Ex. Ændring af forskud, Ændring af årsopgørelsen Udskrivning af årsopgørelser. Samt diverse forklaringer på hvorfor dit og hvorfor dat.:-) ) Sygesikring Lægevalg i forbindelse med Digitalt/Brev/Telefon/Fremmøde flytning. Dispensation, læge udover 15 km. Dispensation, lukket læge. EU-sygesikringskort Rejsesygesikring (gult kort) Vielser Orientering gennemgang af ansøgninger/udlev. af Dokumenter, udfærdigelse af papirer til Borgmesterkontor. Videresendelse af navneændringsblanket til bopælssogne. Orientering om digital ansøgning Efterlevelseshjælp Aktivloven %85 Telefonisk Delpension Fleksydelses-udbetaling Efterløn for borgere i fleksjob Administrationssager for FØP og FP Merudgifter voksne SL 100 Fremmøde/digital/telefon/ papiransøgning 10 Adm. Og udbetaling Folkeregister Borgmesterkontoret
Støtte til individuel befordring Kørsel Udbetaling af ydelser Kontanthjælp Tæt samarbejde med Integration Arbejdsmarked Revalidering Sygedagpenge Ledighedydelse m.v. Løntilskud Udbetaling til virksomheder Arbejdsmarked Regres sygedagpenge Refusion fra fx Snit til Arbejdsmarked forsikringsselskaber Rottebekæmpelse Modtagelse af anmeldelse, Digitalt, telefonisk PBV videregive til rottefænger Jobbutik/reception Nye kontakthjælpsmodtagere Telefonisk, personligt. Matchkategori Jobnet m.v. 11