Delplaner niveau II for Ringsted Kommune April 2013 Indholdsfortegnelse Beredskabsplan for Børne- og Kulturforvaltningen.2 DELPLANER NIVEAU II FOR RINGSTED KOMMUNE...1 INDHOLDSFORTEGNELSE...1 BEREDSKABSPLAN FOR ADMINISTRATIONSBYGNINGEN HÆKKERUPSVEJ 1: BØRNE- OG KULTURFORVALTNINGEN SAMT UPPR...2 BEREDSKABSPLAN FOR JOBCENTER OG BORGERSERVICE...6 BEREDSKABSPLAN FOR TEKNISK FORVALTNING...11 RINGSTED KOMMUNE...11 BEREDSKABSPLAN FOR IT...15 BEREDSKABSPLAN FOR SOCIAL OG SUNDHED...22 BILAG 1: INDSATSKORT...26 1
Beredskabsplan for administrationsbygningen Hækkerupsvej 1: Børne- og Kulturforvaltningen samt UPPR Delplan til Ringsted Kommunes Beredskabsplan April 2013 2
1. Indledning Delplanens formål er at beskrive retningslinier for den indsats, der skal iværksættes på forvaltningsniveau (niveau II) ved hændelser og uheld indenfor Børne- og Kulturforvaltningens område. Forvaltningen vil sikre, at personalet, der har daglig arbejdsplads på adressen Hækkerupsvej 1, får kendskab til den foreliggende beredskabsplan. Planen revideres løbende ved behov Beredskabsplaner på institutionsniveau (Niveau III) på forvaltningsområdet revideres efterfølgende af den enkelte institution. Processen er også på niveau III forankret i teknisk Forvaltning. Planen afprøves gennem en årlig øvelse. Efter øvelsen evalueres planen og den tilrettes efter behov. Derudover evalueres planen i forbindelse med reelle indtrufne hændelser. Ansvarlig for afprøvning, evaluering og vedligeholdelse af planen er forvaltningens sikkerhedsleder. 2. Risici og hændelser, som delplanen skal tage højde for Risikoområde Lokalemangel - institutioner Lokalemangel - administration Trusler mod lokalitet Personale Konkrete risici/hændelser Akut skade pga. brand, vandskade, skimmelsvamp eller ombygninger, udvidelser, renoveringer, som kræver genhusning Akut skade pga. brand, vandskade, skimmelsvamp eller ombygninger, udvidelser, renoveringer, som kræver genhusning Bygningen (fx bombe) Tilskadekomst, sygdom, pandemi (f.eks. H1N1) Trusler og vold mod medarbejdere Akut personalemangel - institutioner Epidemisk sygdom blandt medarbejdere og børn på institutioner Uheld og svigt på institutionerne Miljø Kulturværdier (arkivalier) Håndteres af leder af enheden Håndteres af institutionslederen med vejledning fra forvaltning og sundhedstjeneste Lokal leder handler ud fra vejledning fra fagforvaltningen. Forurening, indeklima generelt Brand- og vandskader I forhold til risikoområder, der konkret håndteres på decentralt niveau (niveau III), henvises til nævnte bilag i afsnit 4. 3
3. Operativ organisation for det pågældende område Forvaltningens krisestab ser ud som følger: Forvaltningsdirektør Børn og Kultur Kommunikationsansvarlig Afdelingschef for berørt område (opgavebestemt) Sikkerhedsleder I en krisesituation kan de fem ledere alle kontaktes via hjemmearbejdsplads eller mobilnummer Kontaktinformation: Se telefonlisten (B-plan kapitel 3 - afsnit 1) Såfremt der sker hændelser, som Børne- og Kulturforvaltningen set i forhold til ressourcer og beføjelser ikke kan håndtere, involverer afdelingschefen kommunens overordnede krisestab, jf. kommunens niveau I-beredskabsplan. 3.1 Opgaveoversigt Opgaveområde Ressourceallokering til håndtering af og økonomistyring af hændelsen Koordination med andre forvaltningsområder Afhjælpende indsats Information til evt. pårørende Kommunikation til medier og borgergrupper Ansvarlig Direktør og relevant afdelingschef Direktør Afdelingschef for berørt område Afdelingschef for berørt område Al relevant kommunikation koordineres af forvaltningsdirektøren, som også afgør om kommunens kommunikationsansvarlige fra Byrådssekretariat inddrages 3.2 Instrukser Der er følgende instrukser, som bruges ved ekstraordinære hændelser: 4
Epidemi hos personale og børn: o Institutionens leder kontakter Ringsted Kommunes sundhedspleje. Vejledning udarbejdes herfra i samarbejde med embedslægeinstitutionen. Procedure ved trusler mod personale 4. Oversigt over beredskabsplaner for konkrete lokaliteter (niveau III): Beredskabsplan for bygningen Hækkerupsvej 1 i fht. brand Beredskabsplaner for dagtilbud i Ringsted Kommune Beredskabsplaner for skoler i Ringsted Kommune Beredskabsplaner for specialinstitutioner i Ringsted Kommune Beredskabsplaner for kulturinstitutioner i Ringsted Kommune Fra HovedMedUdvalget (HMU) og B&K-forvaltningens side er initieret en række vejledninger til støtte for ledere på niveau III: Styringsgrundlag for Ringsted Kommune (foreligger pt. i udkast) Retningslinier for krisehjælp (HMU-Portalen) Hvis et barn ikke hentes (Portalen under B&K) Influenza H1N1 (Portalen under B&K, udsendt til niveau II og III fra Sundhedsplejen) Notat vedr. mistanke om overgreb (udarbejdes pt. i Børn & Unge). Yderligere niveau III-beredskabsplaner afventer en koordinering mellem niveau III-planerne for alle forvaltningsområder. 5
Beredskabsplan for Jobcenter og Borgerservice Delplan til Ringsted Kommunes Beredskabsplan April 2013 6
1. Indledning Denne plans formål er at sikre, at Jobcenter og Borgerservice kan opretholde sine funktioner i tilfælde af, at der indtræffer en ekstraordinær hændelse, som påvirker afdelingens opgaveløsning. Planen er således et værktøj, der skal hjælpe: Før hændelsen - ved at skabe klarhed over roller og ansvar i forbindelse med hændelser. Under hændelsen ved at beskrive retningslinier for den indsats, der skal iværksættes ved hændelser og uheld indenfor Jobcenter og Borgerservice. Efter hændelsen ved at blive brugt som udgangspunkt for evaluering af kommunens beredskab. 1.2 Afprøvning og vedligeholdelse Planen afprøves to gange årligt. Efter øvelserne evalueres planen og den tilrettes efter behov. Derudover evalueres planen i forbindelse med reelle indtrufne hændelser. Ansvarlig for afprøvning, evaluering og vedligeholdelse af planen er Jobcenterchefen og Chefen for Borgerservice. 1.3 Opbygning Planen er udarbejdet med udgangspunkt i, at den skal være simpel, overskuelig og handlingsorienteret. Den indeholder beskrivelse af: 1. Risici og hændelser, som planen skal tage højde for 2. Afdelingens krisestab med beskrivelse af hvem der er ansvarlig for hvilke opgaveområder i tilfælde af hændelser 3. Oversigt over beredskabsplaner og -instrukser på niveau III indenfor afdelingens område. 2. Risici og hændelser, som delplanen skal tage højde for Risikoområde Trusler og vold mod medarbejdere Konkrete risici/hændelser Trusler og vold mod medarbejdere Borgere amok i jobbutikken og borgerservicecenter Bombetrussel mistænkeligt findes Bombetrussel telefonisk Personale Tilskadekomst Sygdom af pandemisk karakter Medarbejdere, der bliver dårlige i løbet af arbejdsdagen Borgere, der bliver dårlige under samtale IT IT-nedbrud, der medfører, at borgere ikke kan betjenes 7
Telefoni Lokalemangel Telefoninedbrud, så borgere ikke kan komme i kontakt med kommunen Administrative lokaler ikke brugbare pga. brand, skimmelsvamp, forsyningssvigt etc. 3. Operativ organisation for det pågældende område Afdelingens krisestab ser ud som følger: Direktør for Sundhedsforvaltningen Kommunikationsansvarlig Afdelingschef for jobcenter/ borgerservice (opgavebestemt) Kontaktinformation: Se telefonlisten (B-plan kapitel 3 - afsnit 1) Såfremt der sker hændelser, som Jobcenter og Borgerservice set i forhold til ressourcer og beføjelser ikke kan håndtere, involverer afdelingschefen kommunens overordnede krisestab, jf. kommunens niveau I-beredskabsplan. 3.1 Opgaveoversigt Opgaveområde Ressourceallokering til håndtering af og økonomistyring af hændelsen Koordination med andre forvaltningsområder Information til evt. pårørende Afhjælpende indsats Kommunikation til medier og borgergrupper Ansvarlig Direktør for Sundhedsforvaltningen Direktør for Sundhedsforvaltningen Afdelingschef for berørt afdeling Afdelingschef for berørt afdeling Direktør i samråd med kommunikationsansvarlig fra Byrådssekretariatet 3.2 Instrukser 8
Der er følgende instrukser, som bruges ved ekstraordinære hændelser: Voldstrusler mod medarbejdere Trusler i øvrigt Plan for tilkaldelse af krisehjælp til evt. berørte borgere og medarbejdere er under udarbejdelse. 4. Oversigt over beredskabsplaner for niveau III: konkrete lokaliteter Der er følgende beredskabsplaner, der er gældende for konkrete lokaliteter under Jobcenter og Borgerservice: Brand- og evakueringsplan for Nørregade 100 Instruks for Nørregade 100 i tilfælde af bombetrusler, inficerede breve, røveri, skyderi, trusler med våben og fysisk vold/overfald (vedlagt). Der udarbejdes et tillæg vedr. kniv- og pistoloverfald. Alarmsystem herunder vagtmandskab for medarbejdere med borgerkontakt i jobcentret er under behandling i sikkerhedsgruppen. Kopier af nedenstående instruks, evakueringsplan samt plan over flugtveje opsættes ved kopimaskiner og ved brandslukningsudstyret, som er placeret ved de 2 interne trappeopgange. 9
Instruks for Nørregade 100 Bombetrusler o Evakuer bygningen (efter samme procedure som ved brand). o Andre afdelinger informeres (efter samme procedure som ved brand). o Ring 112. o Ingen må gå tilbage i bygningen, før hele bygningen er gennemsøgt og politiet giver tilladelse. Inficerede breve Såfremt der åbnes breve på kommunen indeholdende hvidt pulver, skal den (de) medarbejdere der har åbnet brevet eller været i lokalet hvor brevet blev åbnet isoleres og der skal tages kontakt til politiet for videre procedure. Røveri, skyderi, trusler med våben og fysisk vold/overfald. Der må ikke diskuteres med borgeren, tænk på egen og kollegers sikkerhed frem for alt. Ved røveri/trusler med våben skal der udleveres hvad borgeren beder om. Politiet tilkaldes tryk på overfaldsalarmen og ring 112 såfremt dette er muligt. Søg i sikkerhed, hjælp dine kolleger ingen må lades alene - og forhold dig ellers så roligt som muligt. Ved ovennævnte episoder skal implicerede medarbejdere (alle der har opholdt sig i lokalet) medvirke til psykolog samtaler. Ringsted kommune har indgået en aftale med Falck Healthcare om psykisk krisehjælp, de kontaktes på tlf. nr. 70 10 20 12. Alle implicerede medarbejdere skal deltage i en fælles samtale med psykologen samt enkeltmands samtaler for at få afklaret, hvilken hjælp den enkelte har behov for. Der skal afholdes opfølgende psykolog samtaler med hver enkelt medarbejder. Lederen vil i samarbejde med SIR tage en snak med hele afdelingen om episoden, så alle informeres og det kan afklares hvilke foranstaltninger der skal tages i fremtiden. Andre afdelinger i bygningen informeres ligeledes om hændelsen. 10
Beredskabsplan for Teknisk Forvaltning Ringsted Kommune Delplan til Ringsted Kommunes Beredskabsplan April 2013 11
1. Indledning Delplanens formål er at beskrive retningslinier for den indsats, der skal iværksættes ved større hændelser og uheld indenfor Teknisk Forvaltning samt Forsyningen i Ringsted Kommune. Konkret drejer det sig om Driftsafdelingen og Natur og Miljø samt Forsyningen. Planen afprøves en gang årligt i forbindelse med Teknisk Forvaltnings årlige beredskabsmøde. Denne øvelse bruges også til at evaluere planen. Derudover evalueres planen i forbindelse med faktiske hændelser, hvor planen har været aktiveret. Ansvarlig for afprøvning, evaluering og vedligeholdelse af planen er Tværgående Funktioners afdelingschef. 2. Risici og hændelser, som delplanen skal tage højde for Risikoområde Konkrete risici/hændelser Aktions kort nr. Vandløb/søer Grundvand/vandforsynin g Udslip af gylle, olie eller andre kemikalier. Utætte tanke, utætte kloakrør. 3 Forurening af brønde og boringer, nedsivning af mobile forureninger 1 Drikkevandsforurening Forurening med bakterier og miljøfremmede stoffer 1 Luft Udslip af farlige gasser. Lugt fra virksomheder (incl. gylle), øvrige lugt- og røggener 7 Jord Udslip af miljøfremmede stoffer på jord, som regel olie. 2 Affald Bortskaffelse af miljøfarligt affald (f.eks. situationer, hvor der er manglende mulighed for bortskaffelse (force majeure)) 5 & 6 Drift Længerevarende nedbrud 6 Spildevandsforsyning Forurening til kloak, renseanlæg, bygværker og bassiner 3 & 4 Ekstreme vejrligssituationer Ekstreme vejrsituationer: regn, storm, hagl, sne og lyn 5 12
3. Operativ organisation for Teknisk Forvaltning og Forsyningen Forvaltningens krisestab ser ud som følger: Teknisk direktør Kommunikationsansvarlig Chef for berørt område og Miljøvagten (opgavebestemt) Ad hoc-fagområderessourcer (opgavebestemt) Kontaktinformation se afsnittet telefonliste 13
3.1 Opgaveoversigt Opgaveområde Ressourceallokering til håndtering af og økonomistyring af hændelsen Koordination mellem akut afhjælpende indsats og Teknisk Forvaltnings politik Overordnet koordination ledelse af afhjælpende indsats i Teknisk Forvaltning akut fasen Overordnet, koordinerende ledelse af afhjælpende indsats (efter behov) Afhjælpende bistand til den tekniske ledelse - akutfasen Kommunikation til involverede, borgere, virksomheder o.l. akut fasen Kommunikation efter akutfasen til borgergrupper og medier Oprydning Ansvarlig Teknisk direktør Teknisk direktør Afdelingschef for berørt område Politi Afdelingschef for berørt område Ringsted Brand og Redning Kommunikationsansvarlig fra byrådssekretariatet efter samråd med teknisk direktør Ringsted Forsyning Vej og Park, Ringsted Kommune Andre, efter behov 3.2 Instrukser Der er følgende instrukser, som bruges ved ekstraordinære hændelser: Instrukser for akutindsats for myndighedsbehandling ved jord- og grundvandsforureninger 4. Oversigt over eventuelle planer for enkelte objekter Der er følgende beredskabsplaner, der er gældende for konkrete lokaliteter under Teknisk Forvaltning: Beredskabsplan for vandforsyning, Ringsted Forsyning A/S, samt private vandværker. Beredskabsplan for varmeforsyning, Ringsted Kommune Beredskabsplan for Spildevandsforsyning, Ringsted Forsyning A/S 14
Beredskabsplan for IT Delplan til Ringsted Kommunes Beredskabsplan April 2013 15
1. Indledning Beredskabsplanens formål er at beskrive retningslinjer for den indsats, der skal iværksættes ved større nedbrud indenfor IT området. De respektive delområder evalueres i forbindelse med faktiske hændelser, hvor planen har været aktiveret. 2. Risici og hændelser, som delplanen skal tage højde for Risikoområde Fiberbrud Server /SAN/ netværks nedbrud Nedbrud på fastnet telefoni Nedbrud på mobilt netværk Strømnedbrud Internetforbindelse Konkrete risici/hændelser Overgravning af Ringsted kommunes fiberkabel Fejl på hardware eller software Fejl på central, øvrigt hardware eller på linjer (fiber/kobber) Fejl på Telenor netværk Manglende forsyning af bystrøm Manglende forsyning fra Internet udbyder 3. Beskrivelse af krisestab for det pågældende område IT-chef/ IT-souschef Kommunikationsansvarlig Ansvarlig for berørt område (opgavebestemt, se punkt 3.2 for beskrivelse af instrukser for hvert område delområde) Kontaktinformation: Se telefonlisten (B-plan kapitel 3 - afsnit 1) Såfremt der sker hændelser, som IT staben ikke egenhændigt kan håndtere, involverer IT-chefen eller IT-souschefen kommunens overordnede krisestab, jf. kommunens niveau I-beredskabsplan. 16
3.1 Opgaveoversigt Opgaveområde Igangsætte beredskabssituation Ressourceallokering til håndtering af og økonomistyring af hændelsen Koordination med andre forvaltningsområder Ansvarlig IT-chef eller IT-souschef IT-chef/IT-souschef eller koordinator for IT teamet IT-chef eller IT-souschef Afhjælpende indsats Ansvarlig for berørt område (se afsnit 4) Kommunikation til medier og borgergrupper Kommunikationsansvarlig fra byrådssekretariatet efter samråd med IT-chef eller IT-souschef 3.2 Instrukser Der er følgende instrukser, som bruges ved ekstraordinære hændelser: Fiberbrud Hvilke services vil være berørt: Hvis et fiberkabel ophører med at fungere vil det påvirke den/de berørte lokationers mulighed for at komme på Ringsted kommunes netværk, Internettet samt i visse tilfælde vil brug af fastnettelefoni ikke være mulig. Hvilke procedurer træder i kraft: I tilfælde af overgravning af fiberkabel, vil der gå besked til IT stabens drift afdeling. Den ansvarlige medarbejder indenfor netværksområdet besigtiger overgravningen og i samarbejde med ekstern leverandør genetableres fiberen hurtigst muligt. Forholdsregler I forhold til sikring af fiber har Ringsted Kommune fremført redundante fiberforbindelser til alle centrale lokationer. Netværk vil derfor stadig være tilgængelig i de tilfælde hvor kun én strækning er blevet berørt. For lokationer i yderområder vil netværk ikke være tilgængeligt hvis et fiberkabel overgraves, eventuelle midlertidige foranstaltninger samt udmelding vil igangsættes hurtigst muligt. Nøglepersoner - Netværksansvarlig medarbejder i IT staben: Niels Christoffersen (telefon: 20 20 13 47) 17
- Ekstern leverandør: Sif gruppen 70 25 25 29 - Ansvarlig for udmelding til berørte forvaltninger og institutioner samt evt. eskalation: Servicedesk Server / SAN / netværks nedbrud Hvilke services vil være berørt: Hvis servere / San eller netværk ophører med at fungere, vil der ikke være adgang til berørte basissystemer, fagsystemer eller filer. Hvilke procedurer træder i kraft: I tilfælde af nedbrud på servere /SAN eller netværk, vil der gå besked til IT stabens drift afdeling. Den ansvarlige medarbejder påbegynder reetablering. Forholdsregler I forhold til sikring af Ringsted kommunes systemer og filer har Ringsted kommunes IT stab etableret et to-center servermiljø. Dette sikrer, at data er placeret på to fysisk adskilte lokationer, der i tilfælde af nedbrud kan fungere uafhængigt af hinanden. Nøglepersoner - Server/SAN ansvarlig medarbejder i IT staben: Niels Christoffersen (telefon: 20 20 13 47) - Ekstern leverandør: (kontakt indenfor almindelig åbningstid) Credocom 70 60 61 12 - Ansvarlig for udmelding til berørte forvaltninger og institutioner samt evt. eskalation: Servicedesk Nedbrud på fastnettelefoni Hvilke services vil være berørt: Fastnettelefoni Hvilke procedurer træder i kraft: I tilfælde af nedbrud på telefoni, vil der gå besked til IT stabens drift afdeling. Hvis fastnettelefoni er ude af drift, kan det skyldes enten: - Fejl på central - Fejl på øvrigt hardware - Fejl på fiber linjer 18
- Fejl på kobber linjer Alle fejl vil resultere i manglende mulighed for brug af fastnettelefoni og den ansvarlige medarbejder indenfor telefoniområdet vil i samarbejde med ekstern leverandør genetablere telefonidriften hurtigst muligt. Forholdsregler Ringsted kommune driver egen telefoncentral, hvilket betyder, at telefonidriften ikke er afhængig af ekstern leverance på dette område. Nøglepersoner - Fastnet telefoni ansvarlig medarbejder i IT staben: Søren Jensen (telefon: 26 27 65 42) - Ekstern leverandør: Kemp & Lauritsen, telefon 43 66 88 88 (direkte kontakt Jesper: 40 90 95 09) - Ansvarlig for udmelding til berørte forvaltninger og institutioner samt evt. eskalation: Servicedesk Nedbrud på mobilt netværk Hvilke services vil være berørt: Mobiltelefoni Hvilke procedurer træder i kraft: I tilfælde af manglende adgang til mobilnet, vil der gå besked til IT stabens drift afdeling. Den ansvarlige medarbejder indenfor telefoniområdet tager kontakt til udbyder og får i samarbejde med denne genetableret mobilnetværket hurtigst muligt. Forholdsregler Der er ingen særlige forholdsregler på området. Nøglepersoner - Mobilt netværk ansvarlig medarbejder i IT staben: Søren Jensen (Telefon: 26 27 65 42) - Ekstern leverandør: Telenor, telefon 72 10 01 00 - Ansvarlig for udmelding til berørte forvaltninger og institutioner samt evt. eskalation: Servicedesk Strømnedbrud 19
Hvilke services vil være berørt: Hvis Ringsted kommunes centrale lokationer ikke forsynes med bystrøm, kan det resultere i udfald på netværk, fastnettelefoni samt Internetforbindelse. Hvilke procedurer træder i kraft: I tilfælde af manglende strømleverance, vil der gå besked til IT stabens drift afdeling. Driftsafdelingen medarbejdere vil træde sammen og vurdere skader samt reetableringsplan. Forholdsregler Ringsted kommune har sikret alle større lokationer med batteri (UPS) der sikrer tilførsel af strøm til IT-arbejdspladser i forhold til kortvarige udfald i strømleveringen. I forhold til langvarige strømudfald er Nørregade 100 og Rådhuset sikret med dieselgeneratorer, der automatisk går i gang ved længerevarende udfald i strømleveringen. Dieselgeneratorerne kan levere strøm til server rummene på de to lokationer eventuelle nød arbejdspladser kan etableres i de to bygninger. I forhold til påfyldning af diesel på de to dieselgeneratorer er der lavet en aftale mellem IT-staben og Vej og park. Nøglepersoner - Strømnedbruds ansvarlig medarbejder i IT staben: Niels Christoffersen (telefon: 20 20 13 47) - Ekstern leverandør: o Elektrikere i forhold til strømtavler: KL Teknik, telefon 57 61 86 00/ 57 67 68 00 o Elektrikere i forhold til intern kabling: Sif gruppen 70 25 25 29 o Dieselgenerator: ABC MONTAGE, telefon 23 25 50 79 - Ansvarlig for udmelding til berørte forvaltninger og institutioner samt evt. eskalation: Servicedesk Internetforbindelse Hvilke services vil være berørt: Hvis der ikke er adgang til Internettet vil der ikke være mulighed for brug af internettjenester i nogle tilfælde fagsystemer (eks. Medialogic, Miljøportalen samt KMD systemer) Hvilke procedurer træder i kraft: I tilfælde af manglende tilgængelighed til Internettet, vil der gå besked til IT stabens drift afdeling. Den ansvarlige medarbejder indenfor netværk tager kontakt til udbyder og får i samarbejde med denne genetableres Internetforbindelsen hurtigst muligt. Forholdsregler 20
Ringsted kommune har etableret Internetforbindelse med to separate leverandører for at minimere risiko for manglende leverance til Ringsted kommunes IT-arbejdspladser. Nøglepersoner - Internetforbindelse ansvarlig medarbejder i IT staben: Niels Christoffersen (telefon: 20 20 13 47) - Ekstern leverandør: o TDC, telefon 80 80 80 90 o Nianet, telefon 70 20 87 30 - Ansvarlig for udmelding til berørte forvaltninger og institutioner samt evt. eskalation: Servicedesk 21
Beredskabsplan for Social og Sundhed Delplan til Ringsted Kommunes Beredskabsplan April 2013 22
1. Indledning Delplanens formål er at beskrive retningslinier for den indsats, der skal iværksættes ved hændelser og uheld indenfor Social- og sundhedsområdet. Ansvarlig for afprøvning, evaluering og vedligeholdelse af planen er Social- og Sundhedsområdet beredskabskoordinator, som er voksen-/seniorchefen. 2. Risici og hændelser, som delplanen skal tage højde for Risikoområde Ekstremt vejrlig Konkrete risici/hændelser Problemer med udkørsel fra hjemmeplejen Problemer med madudbringning Problemer med at få personale ind til plejecentrene Strømsvigt Problemer med madproduktion til plejecenterbeboere Problemer med tilgang til journal, kørelister mv., jf. længerevarende IT-nedbrud Problemer diverse hjælpemidler, herunder brugere af iltapparater Plejecentre: Nødkald og telefoni Problemer med telefonnettet Problemer med nødkald Kørelister, medicinlister, mv. (PDA) Længerevarende IT-nedbrud Problemer med tilgang til journal, kørelister mv., Manglende registrering af patienter udskrevet til eget hjem Trusler og vold mod medarbejdere Forurening af drikkevand Fysisk og psykisk vold fra borgere og pårørende. Drikkevand Vand i mad Brand Brand i bygninger Udover de oplistede risici henvises der til sundhedsberedskabsplanen, som er udarbejdet som en del af regionens sundhedsberedskabsplanlægning. Denne plan tager højde for håndtering af ekstraordinært udskrevne patienter, syge, smittede mv., der opholder sig i eget hjem. 23
3. Operativ organisation for det pågældende område Afdelingens krisestab ser ud som følger: Direktør for Sundhedsforvaltningen Kommunikationsansvarlig Afdelingschef for Social Sikkerhedsleder Kontaktinformation: Se telefonlisten (B-plan kapitel 3 - afsnit 1) Såfremt der sker hændelser, som Social og Sundhed set i forhold til ressourcer og beføjelser ikke kan håndtere, involverer afdelingschefen kommunens overordnede krisestab, jf. kommunens niveau I-beredskabsplan. 3.1 Opgaveoversigt Opgaveområde Ressourceallokering til håndtering af og økonomistyring af hændelsen Koordination med andre forvaltningsområder Afhjælpende indsats Kommunikation til medier og borgergrupper Information til evt. pårørende Ansvarlig Direktør for sundhedsforvaltningen Direktør for sundhedsforvaltningen Afdelingschef Social Kommunikationsansvarlig fra Byrådssekretariatet efter samråd med direktør og i samarbejde med stedlige ledere Afdelingschef Social 3.2 Indsatskort Der er udarbejdet indsatskort for følgende hændelser: 1. Ekstremt vejrlig 2. Strømsvigt 3. Problemer med telefonnettet 24
4. Længerevarende IT-nedbrud 5. Forurening af drikkevand 6. Brand 7. Forurening af fødevarer 8. Problemer med levering af fødevarer 9. Trusler og vold mod medarbejdere (ligger i udkastform, skal godkendes i MED-organisationen i december 2010) Indsatskort er vedlagt i bilag 1. 4. Oversigt over beredskabsplaner for konkrete lokaliteter (niveau III) Der er følgende beredskabsplaner, der er gældende for konkrete lokaliteter under Social og Sundhed (er ved at blive undersøgt, men der menes at være for følgende lokaliteter): o o Beredskabsplaner for plejecentre i Ringsted Kommune Beredskabsplan for Centralkøkkenet 25
Bilag 1: Indsatskort Ekstremt vejrlig Funktion: Centralkøkkenet Rolle, ansvar og beføjelser: Leder af centralkøkkenet Retningslinjer for procedure ved ekstremt vejrlig: Personale, der er bosiddende i nærområdet af enten det enkelte plejecenter eller centralkøkkenet møder ind, hvor det i forhold til graden af det ekstreme vejrlig er mest hensigtsmæssigt. Det, der bestemmer, hvor man møder ind, er, om der inden kl. 12.00 er mulighed for at få en transport af mad igennem til plejecentrerne. Er der ikke det, vil det sandsynligvis heller ikke være muligt at få personale frem til plejecentrerne og i dette tilfælde er det det personale, der er til stede på plejecentrerne, der tager nødlageret i brug. Der forefindes nødlager til en dags forplejning på det enkelte plejecenter til et døgns fuld forplejning. Holdbarhedsdato kontrolleres den første onsdag i januar og juni mdr. Der er tænkt på i valget af nødlager, at maden skal være nem at håndtere af det personale, der er til stede på plejecentrerne. Sammen med forplejningen forefindes vejledning til tilberedningen. Nødlagerets placering: Ortved: I modtagerkøkkenet i fryser og i koloniallager depot: KLC: I lageret til Café Ingeborg Solbakken: I Hus 8, Hus 12 Hus 14 og modtagerkøkkenet på Solbakken. 26
Nødberedskabsplan ved vitale IT-nedbrud på ældre- og plejeområdet Social og Sundhed 2013 Indhold og afgrænsninger Nødberedskabsplanen indeholder en plan for hvordan nødvendige data og kommunikation sikres ved it-nedbrud af kortere og længere varighed, således at områdets brugere fortsat får den nødvendige hjælp. Nødberedskabsplanen omfatter følgende områder indenfor Social og sundhed: - Visitationskontoret - Hjemmeplejen - Plejecentrene Solbakken, Ortved og Knud Lavard Centret - Træningsfunktionen - Centralkøkkenet Specifikke nødberedskabsplaner ifht. strømnedbrud, telefonnedbrud og lign. er ikke en del af denne plan, og udarbejdes særskilt. I nedenstående fremgår den konkrete vurdering af hvilke oplysninger, der skal sikres, således at brugerne ved IT-nedbrud, fortsat får den nødvendige hjælp. Vurderingerne af det nødvendige beredskab er foretaget af lederne for de respektive områder og afdelinger, samt af medarbejdere og lederen fra IT-omsorg. 27
Område Hjemmeplejen Zahlesvej 18 Vitale informationer, der skal sikres ved nedbrud Plantavler fra Vitae-Disponering Af plantavlerne fremgår hvilken hjælp, der skal leveres til brugerne. Udprintning af disse kan anvendes ved nedbrud. Diverse ark fra Vitae Journal Nødprocedurer Der skal udskrives Plantavler (Skabelonplan) hver onsdag, og disse papirmappen mapperne. (Jf. Arbejdsgangsbeskrivelsen for Disponering) Stamark, Statusarket, Vurderingsark og Ydelsesoversigt udskrives h foretaget væsentlige ændringer. Printene lægges i borgernes papirjo (hængemapperne). (Jf. VITAE Håndbogen Kap. 8.2. arbejdsgangs Medicinoplysninger Medicinoplysninger om borgerne, er i et ark i Informationsmappen, brugerens hjem. Ved nedbrud kan disse oplysninger derved indhente Plejecentrene Solbakken, Ortved og Knud Lavard Centret Vitae-journalen Medicinoplysning Stamark, Statusarket, Vurderingsark og Ydelsesoversigt udskrives h foretaget væsentlige i disse. Lægges i borgerens papirjournal (hæn (Håndbogen Kap. 8.2. - VITAE-Journalens arbejdsgangsbeskrivelse Medicinoplysninger om borgerne, er i et ark i Informationsmappen, brugerens hjem. Derved kan medarbejderne tilgå disse oplysninger. 28
Træningsfunk tionen Servicecentret Excercerplads en 3 VITAE- Disponering Kørelister Vitae-journalen Terapeutteam I tilfælde af nedbrud, bruges terapeuternes papirkalender, som er de at skabe overblik over den aktuelle dags opgaver. På papir-journale påført borgerens telefonnummer til brug ved aflysning. Aktivitetsteam Hver dag køres der en skabelonplan ud for den næste uge, som er er der aktuelle borgerlister, hvor alle igangværerende er på. Ved opstart af borger dannes der en papir-journal enten via GOP ell disse papir er der de oplysninger vi alternativt kan bruge i stedet for Visitationskon toret Vitae-journalen Modtage beskeder fra sygehuse, læger, Hjemmepleje, træning, Cen pårørende.m.fl. og videreformidle dem telefonisk i tilfælde af It - ned Kontakt med Zealand Care Bestilling af hjælpemidler, kørsel, samt anden kontakt til Zealand Care Visitationskontoret bestiller hjælpemidler og udbringning i internetbaseret bestillingsmodul. Ved IT-nedbrud i bestillingsmodulet kontaktes Zealand Care i alm. åb udenfor alm. åbningstid på akutmobiltelefonnr. Centralkøkke net Madproduktion og udbringning til ældre og handicappede på plejecentre og i eget hjem Centralkøkkenet sikrer madproduktionen til plejecentrene ved I Hver onsdag sendes opdateret data til PC Data Consult, telefon 70 2 63 e-mail pcd@pcdaco.dk. Ved nedbrud af It i Ringsted kommune vi data leveret / opdateret direkte fra firma. Disse data vil max. være en sikre at det gøres er det lagt ind som et fast opgave der popper op i kalender. o Kørelister o Klientlister o Opskriftssamling o Ingrediens kartotek o Lister over kostformer 29
- For at sikre at borgere med specielle behov alt kost, trækkes der også hver onsdag et hold kørelister ud på pap mappen med egenkontrol. Ud fra ovenstående vil personalet i kø stand til at sørge for mad til plejecentrerne. KRAM sikrer madproduktionen til hjemmeboende i Ringsted ko IT-nedbrud: - Alle hjemmeboende pensionister på madservic Centralkøkkenets Køkkenprogram og hos KRAM det betyder at ramt af IT-nedbrud så kan den anden part være behjælpelig med vil også kunne trækkes kørelister ud via centralkøkkenets køkke - Derudover opbevarer KRAM altid den sidste m rettelser og borgens menuvalg på papir. Så det vil altid være mu - Ved IT-nedbrud vil det ud fra gamle papir kørel muligt at reetablere borgerens egenbetaling. - Kram kan kontaktes på telefon 56 640 645 Ved nedbrud i IT-Vitae Journal Klient: - Hvis alt IT- er gået ned, opbevares alle klientko egne data i papirformat, og det betyder at alt kan rekonstrueres. - Hvis det er Vitae der er gået ned kan vi ikke se og til hvad, men vi har alle bestillinger på aktive borgere i papirfo 30
Ændringer til IT-nødberedskabsplanen Det er den enkelte leder for hvert område, der er ansvarlig for at nødberedskabsplanen til enhver tid indeholder en aktuel oversigt over hvilke vitale oplysninger, der skal sikres ved it nedbrud, samt plan for håndtering. Det er også lederens ansvar at medarbejderne til enhver tid kender til det konkrete indhold i planen, således at planen tages i anvendelse ved behov. Ændringer, rettelser mm. til denne plan skal rettes til it-lederen fra Social og Sundhed (Signe Northeved), der opdaterer nødberedskabsplanen. 31