Redegørelse Vedrørende: Styringsdialog, Boligselskabet af 2014 Forvaltning: Sekretariat Dato: 17-11-2016 Mødested: Laksetorvet, lokale D.3.32 Sendes til: Boligselskabet af 2014 og RandersBolig Deltagere: Boligorganisationen: Formand Tommy E. Hansen, næstformand Anita Didriksen, Jan Guldmann, bestyrelsesmedlem Administrationen: Mogens Clingman, økonomikonsulent RandersBolig, Birgitte Pedersen, forvaltningssekretær RandersBolig, samt Jørgen Henriksen, teamchef DAB Randers Kommune: jurist Inge Qvortrup og jurist Lene Holdtdal, Tilsynet med almene boliger Randers Kommune har inviteret Boligselskabet af 2014 til styringsdialogmøde med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst 2. Boligorganisationens økonomi: a) Resultat for 2015, herunder dispositionsfonden, arbejdskapital og trækningsret i Landsbyggefonden b) Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning c) Overordnede bemærkninger fra revisionsprotokollat, herunder manglende regnskabsdokumentation, revisors forbehold og revisors supplerende bemærkninger 3. Afdelingernes økonomi a) Resultater 2014 b) Henlæggelser: i. Planlagt og periodisk vedligeholdelse. ii. Istandsættelse efter fraflytning 5. Beboerdemokrati, status 6. Status på de enkelte afdelinger - helhedsplaner a) Afdeling 5001, Husarvej, Randers b) Afdeling 5002, Vorup, Randers c) Afdeling 5003, Hadsten, Favrskov d) Afdeling 5004, Norddjurs e) Afdeling 5005, Mariager f) Afdeling 5006, Syddjurs g) Afdeling 5007, Søndervangen, Randers h) Afdeling 5009, Thors Bakke, Randers 1
i) Afdeling 5010, Marie Magdalene, Syddjurs j) Afdeling 5011, Langå, Randers k) Afdeling 5012, Nørhald, Randers l) Afdeling 5013, Purhus, Randers m) Afdeling 5014, Assentoft, Randers 7. Eventuelt 2.Boligorganisationens økonomi a. Resultat for 2015, herunder dispositionsfonden, arbejdskapital og trækningsret i Landsbyggefonden Årets resultat var et overskud på 200.000 kr., som er overført til arbejdskapitalen. Der har i regnskabsåret været besparelser på bestyrelseshonorar, mens der har været større omkostninger til kontorhold. Indtægt på administrationsbidrag har været større end budgetteret som følge af RandersBoligs revidering af budget medio 2015. Dispositionsfonden udgjorde ved årets start reelt 0 kr., hvis der ses bort fra trækningsretsmidler i Landsbyggefonden. Dispositionsfonden har været igennem en positiv udvikling og udgør ved årets udgang knap 4,7 mio. kr. inkl. trækningsretsmidler. Årets tilgang stammer fra indbetalinger af særlige bidrag fra afdelingerne og indbetalinger af udamortiserede ydelser. Det forventes dog, at en stor del af de udamortiserede ydelser skal tilbagebetales til afdelingerne, da mange afdelinger som en del af helhedsplanerne er fritaget for betaling af ydelser på indfriede lån. Dispositionsfonden har ydet tilskud til dækning af tab ved lejeledighed på i alt ca. 850.000 kr. Dispositionsfonden har ikke kunnet dækket tab ved fraflytning, hvorfor afdelingerne selv har måtte bære dette tab, hvilket også forventes at være tilfældet i det kommende regnskabsår. Dispositionsfonden er stadig under maksimumgrænsen, hvorfor der fortsat opkræves særlige bidrag i afdelingerne. Arbejdskapitalen udgjorde primo 2015 0 kr. Den er i løbet af regnskabsåret steget til knap 450.000 kr. som følge af indbetaling af særlige bidrag fra afdelingerne, samt overførsel af årets resultat. Der forventes ligeledes en positiv stigning i arbejdskapitalen fremadrettet. Trækningsretten er overført fra Randersegnens Boligforening og udgjorde ved årets start ca. 1,3 mio. kr. Der er i regnskabsåret indbetalt ca. 200.000 kr. fra afdelingerne, hvorfor saldo ultimo udgør ca. 1,5 mio. kr. Den bundne del af trækningsretsmidlerne på ca. 500.000 hidrører fra A- og G-indskud (indskudsbevis) samt fastfrosne midler. Boligorganisationen har ikke disponeret midler til brug i afdelingerne. 2
Der er ikke vedtaget politik for anvendelse af trækningsretsmidler, da man har afventet den økonomiske udvikling som led i opbygning af boligorganisationen. Boligorganisationen har fokus på udarbejdelse af politikker for anvendelse af trækningsret og dispositionsfond i 2017. b. Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning Tab ved lejeledighed udgør ca. 850.000 kr., hvilket er en væsentlig reduktion siden sidste regnskabsår (ca. 50 %). Der er fortsat tale om et stort tab, som primært stammer fra afdeling 4, Norddjurs, og afdeling 12, Nørhald. Tab ved lejeledighed er dækket af dispositionsfonden. Tab ved fraflytning er også faldet væsentlig (ca. 39 %) og udgør knap 700.000 kr. Særligt afdeling 4 har udfordringer, da tabet her udgør mere end 2 % af årslejen. RandersBolig har udarbejdet tabel over lejetab, som blev udleveret til Tilsynet på mødet. Tabellerne viser, at der sker en generel reduktion i tab ved lejeledighed, hvilket primært skyldes ekstraordinær fokus på genudlejning. Også tab ved fraflytning reduceres, hvor særligt afdeling 4 viser et positiv fremgang. Der har været stigninger i tab ved fraflytning i afdelingerne 5 og 12 i 2016, hvilket skyldes dårligere betalere og et enkelt dødsfald. Afdelingerne 4, 12 og 14 har boliger, der er i så ringe stand, at de ikke kan lejes ud, hvilket naturligt påvirker lejetabet væsentligt i negativ retning. Dertil har afdeling 4, Norddjurs, særlige udfordringer med høj husleje og en mindre attraktiv beliggenhed. Boligorganisationen, administrationen og Norddjurs Kommune har fokus på afdeling 4 s særlige udfordringer bl.a. i forbindelse med helhedsplan for afdelingen. Årets tab ved fraflytning er dækket af afdelingernes henlæggelser. Henlæggelsesniveauet vurderes at være tilstrækkeligt til at kunne dække fremtidige tab. Administrationen har fokus på sikring af henlæggelsesniveauet til tab ved fraflytning i forbindelse med budgetlægning. c. Overordnede bemærkninger fra revisionsprotokollat, herunder manglende regnskabsdokumentation, revisors forbehold og revisors supplerende bemærkninger Vedrørende manglende funktionsadskillelse oplyser administrationen, at forholdet er bekendt, men det er ikke muligt at ændre, da administrationsselskabet ikke har en størrelse, der kan opfylde revisors forslag om funktionsadskillelse. Dette er Tilsynet bekendt og accepteret. Budgetopfølgning er foretaget pr. 30. juni 2016. Medarbejdere og afdelingsbestyrelser er positive overfor det nye tiltag, som Tilsynet også ser positivt på. Revisor bemærker, at der er manglende regnskabsdokumentation, herunder manglende anlægskartotek, mellemregninger og stammapper. Anlægskartotek og manglende regnskabs dokumentation fra tiden før konkursen er ikke mulig at rekonstruere, men materialet udarbejdes 3
fremadrettet i overensstemmelse med lovgivningen. Afstemning af mellemregning er ved at blive foretaget og forventes færdigt inden årets udgang. Stammapper forefindes i elektronisk form, men ikke i fysisk form som forudsat af revisionen. Alle 3 forhold hidrører fra konkursen i Randersegnens Boligforening, og er accepteret af alle forligsparter, herunder også Tilsynet ved Randers Kommune. Revisor tager forbehold om krydskautioner/tinglysninger, der ikke er slettet. Dette stammer ligeledes fra tiden før konkursen. Administrationen oplyser, at det forventes, at forbeholdet er væk i det kommende regnskabsår, da de fleste tinglysninger nu er slettet. I revisors supplerende bemærkninger anføres det, at gældende love for almen bolig samt bogføringsloven ikke blev overholdt. Tilsynet fik på mødet udleveret kopi af brev af den 6. juni 2016, sendt fra organisationsbestyrelsen til alle beboere med forklaring af revisors bemærkninger til overholdelse af lovgivningen. Der redegøres i brevet for, at de af revisor henviste bemærkninger vedrørende lovovertrædelser alle stammer fra tiden før konkursen i Randersegnens Boligforening, og at det dermed ikke er den siddende bestyrelse, der har ageret i strid med lovgivningen. Tilsynet har efterfølgende anmodet om fremsendelse af notat, som henvist til i brev af den 6. juni 2016. Tilsynet kan tilføje, at de forhold, der forelå ved indgåelse af forlig vedrørende Randersegnens Boligforening, naturligvis er Tilsynet bekendt og accepteret i forbindelse med forligets indgåelse. Tilsynet er fuldt ud opmærksom på, at revisors bemærkninger vedrørende ovenstående forhold relaterer sig til dispositioner foretaget før konkursen, hvorfor den siddende selskabsbestyrelse ikke skal stå til ansvar derfor. Tilsynet er dog nødsaget til at føre forholdene til referat, da styringsdialogen blandt andet funderes på revisionsprotokollatets indhold, herunder bemærkningerne. Alle overordnede forhold omkring oprettelse af boligorganisationen og dens afdelinger er stort set på plads, men undtagelse af følgende mindre forhold: Der mangler indberetning af byggeregnskab for 3 afdelinger (7- Søndervangen, 9 Thors Bakke og 10 Marie Magdalene). Administrationen oplyser, at afdeling 9 og 10 vil falde på plads i løbet af uge 47, og at afdeling 7 vil være klar medio december. Tilsynet anmoder om at få byggeregnskaber tilsendt, straks de er klar til godkendelse, da Tilsynet af ministeriet er pålagt at godkende byggeregnskaberne inden 1. januar 2017. Der er i en række afdelinger ikke overensstemmelse mellem den oprindelige finansiering og anskaffelsessum, hvorfor der er optaget banklån til at dække underfinansiering, hvilket også er accepteret ved forliget i konkursboet. Forholdet ændres alene bogføringsteknisk, således at det fremtræder mere tydeligt i regnskabsskabet. Der afdrages på lånene, hvilket er positivt. Der figurerer en restgæld til den tidligere boligorganisation. Der er tale om et fiktivt mellemværende, da konkursboet har afsluttet alle udestående med afdelingerne, men konkursboet lukkes først endeligt, når Højesteret har givet dom i sagen. Restgælden kan først fjernes regnskabsteknisk, når konkursboet er lukket. 4
3. Afdelingernes økonomi a. Resultater 2015: Der er 3 afdelinger med positive resultater (afdelingerne 6, 7 og 9), mens de resterende 10 afdelinger har underskud. Baggrunden for underskuddene er manglende lejeregulering siden 2012, hvorfor de budgetterede udgiftsposter har været for lave særligt vedrørende ejendomsskatter, administrationsbidrag, morarenter pga. manglende betalingsevne mm. Dette forhold er reguleret i budgetter fra 2016, ligesom alle huslejer er hævet pr. 1. januar 2017. Det opsamlede underskud på 10 mio. kr. forventes at blive reduceret væsentligt i forbindelse med helhedsplanernes gennemførelse. Tilbageværende underskud afvikles over 3 år i overensstemmelse med lovgivningens krav derom. Afdelingerne har generelt fokus på besparelser med henblik på at holde udgiftsniveauet nede. De mest nødvendige arbejder bliver udført, men der holdes igen med større arbejder. Beboerne viser forståelse for den nødvendige prioritering, og der er god dialog derom på afdelingsmøderne. Der er forståelse for, at der skal henlægges til opsparing. Boligorganisationen har ansat 9 ejendomsfunktionærer til at udføre arbejde i marken og administrativt. Ansættelse af ejendomsfunktionærer forventes at være en god investering både økonomisk og henset til generel beboertilfredshed. b. Henlæggelser Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er steget med knap 850.000 kr. Henlæggelsesniveauet er stadigt relativt lavt, og der er derfor fokus på forøgelse deraf. Der er generelt et større efterslæb på vedligeholdelse. Af hensyn til lejestigninger bliver henlæggelsesniveauet øget ved trappestigninger over 4-5 år i alle afdelinger, med undtagelse af afdelingerne 7, 9 og 11. Henlæggelser til tab ved fraflytning har været tilstrækkelige til at dække årets tab, og der er sket en stigning i de samlede henlæggelser. Henlæggelsesniveauet forventes ikke at stige markant i de kommende år, da der vurderes at være tilstrækkelige henlæggelser. RandersBolig har fokus på henlæggelsesniveau i forbindelse med budgetlægninger. 4. Beboerdemokrati - status Formanden oplyser, at der er et velfungerende beboerdemokrati i alle afdelinger med undtagelse af afdeling 13, Purhus, der ikke har en afdelingsbestyrelse. Dette skyldes formentligt, at afdelingens ejendomme er placeret med stor geografisk spredning. Der er valgt lokalrepræsentanter i afdeling 13 og øvrige afdelinger, hvilket fungerer godt. Også lokale nyhedsbreve bliver vel modtaget hos beboerne. Administrationen har afholdt kurser for beboerdemokraterne, som har været velbesøgt. Der har ligeledes været afholdt temaaften til drøftelse af fremtidige fokuspunkter, som der arbejdes videre med primo 2017. 5
5. Status på de enkelte afdelinger helhedsplaner Administrationen oplyser overordnet set, at samtlige kapitaltilførsler og O-lån i forbindelse med helhedsplaner er hjemtaget til RandersBolig. Derudover er der modtaget tilsagn om fritagelse for indbetaling af udamortiserede ydelser på alle afdelinger, der har søgt derom. I løbet af 2018 skal afdelingsbestyrelserne ved afstemning tage stilling til, om de fortsat ønsker at tilhøre Boligselskabet 2014. Den videre proces for afstemning i afdelingsbestyrelserne vil blive tilrettelagt i løbet af 2017. a. Afdeling 5001, Husarvej, Randers Afdelingen har alene helhedsplan med henblik på at skabe likviditet, og helhedsplanen følges planmæssigt. Der er ifølge revisor aktiveret et forbedringsarbejde på 2.953.000 kr. i afdelingen, som vedrører overskridelse i byggesag. Der er tale om et regnskabsteknisk problem, som håndteres bogføringsmæssigt. Beløbet skyldes ikke nogen steder, og har derfor ikke nogen reel betydning. Tilgodehavender på 561.000 kr. hidrører fra diverse ustøttede byggerier, som er afsluttet ved lukning af boet efter Randersegnens Boligforening. Tilgodehavende fjernes regnskabsteknisk ved overførsel til boligorganisationen. Beløbet er ikke et udtryk for likviditetsmæssig mellemværende mellem afdelingerne, og det har ikke økonomisk betydning for boligorganisation eller afdelingen. Afdeling 5002, Vorup, Randers Afdelingen har helhedsplan med kapitaltilførsel uden O-lån. Helhedsplanen forløber planmæssigt. Der er planlagt tagudskiftning i afdelingen henover sommeren 2017. Tilsynet vil forventeligt modtage ansøgning om godkendelse af ustøttede arbejder i foråret 2017. Afdeling 5003, Hadsten, Favrskov Helhedsplan forløber planmæssigt. Afdelingen har et stort vedligeholdelsesbehov, som ikke er en del af helhedsplanerne. Henlæggelser øges derfor med henblik på fremtidige udgifter til udførelse af vedligeholdelsesarbejder. Der udføres maling af træværk i 2016-2017, og i løbet af en 5-7 årig periode vil der blive udskiftet vinduer og døre i afdelingen. Afdeling 5004, Norddjurs Helhedsplan er undervejs, og rådgiver er ved at udarbejde skema A. Skema A skal godkendes i Norddjurs Kommune som følge af afdelingens beliggenhed. Afdelingen har udfordringer med lejetab og stort vedligeholdelsesbehov. Det er nødvendigt at foretage afværgeforanstaltninger på bygningerne, som skal medregnes i helhedsplanen. Der er boliger i afdelingen, som er meget vanskelige at udleje som følge af høj husleje sammenholdt med ikke attraktiv beliggenhed. Det vurderes, at det ikke vil være realistisk at frasælge ejendomme, 6
som følge af størrelsen på restgælden på tilbageværende lån sammenholdt med en ikke attraktiv beliggenhed. Afdeling 5005, Mariager Helhedsplan er undervejs, og rådgiver er ved at udarbejde skema A. Skema A skal godkendes i Mariagerfjord Kommune som følge af afdelingens beliggenhed. Afdelingen har et stort vedligeholdelsesbehov, som dog håndteres som led i helhedsplanen. Der er ikke udlejningsproblemer, og det forventes ikke lejestigninger i afdelingen, da det har været muligt at omlægge lån med deraf følgende besparelse i låneydelse. Bestyrelsen oplyser, at afdelingensbestyrelserne ikke har udtrykt ønske om at skifte boligorganisation til en lokal placeret organisation i Mariagerfjord Kommune. Afdeling 5006, Syddjurs Helhedsplan følges. Der er en verserende byggeskadesag, hvor Byggeskadefonden dækker den støttede del. Den ustøttede del dækkes ved lån ydet af Syddjurs Kommune, mens Landbyggefonden yder bistand til de afdragsfrie lån. Der foreligger aktiverede forbedringsarbejder på 5,6 mio kr. Der er reelt set tale om lån i egne midler, hvorpå der afvikles budgetmæssigt. Tilgodehavender fra udstøttede byggerier vil ikke blive ændret. Overføres til boligorganisations regnskab. Vedligeholdelsesbehovet er større end gennemsnittet, og der planlægges ansøgning om yderligere lån fra Landsbyggefonden til de arbejder, der ikke er omfattet af den oprindelige helhedsplan. Bestyrelsen oplyser, at afdelingensbestyrelserne ikke har udtrykt ønske om at skifte boligorganisation til en lokal placeret organisation i Syddjurs Kommune. Afdeling 5007, Søndervangen, Randers Velfungerende afdeling uden helhedsplan. Ansøgning om godkendelse af skema C fremsendes til godkendelse i Tilsynet medio december 2016. Der forventes en besparelse i byggeregnskabet. Afdeling 5009, Thors Bakke, Randers Velfungerende afdeling uden helhedsplan. Ansøgning om godkendelse af skema C fremsendes til godkendelse i tilsynet senest medio december 2016. Tidligere udfordringer med varmetab er løst. 7
Afdeling 5010, Marie Magdalene, Syddjurs Velfungerende afdeling uden helhedsplan. Ansøgning om godkendelse af skema C fremsendes til godkendelse i tilsynet senest medio december 2016. Afdelingen har en høj husleje, blandt andet som følge af stort varme- og elforbrug på fælles servicearealer. Der har tidligere været dialog om huslejens størrelse, men dette er nu på plads. Der er ikke en afdelingsbestyrelse, da der er tale om et bofællesskab, men RandersBolig forventer at afholde dialogmøde med pårørende i 2017. Afdeling 5011, Langå, Randers Helhedsplan følges. Afdelingens to boliger (2 parcelhuse) er velrenoverede, og der er gennemført større lejestigning på 11 %. Afdeling 5012, Nørhald, Randers Helhedsplan følges. Vedrørende Skolen i Enslev er nedrivning og efterfølgende salg af grunden godkendt og forventes igangsat i 2017. Skolen har været årsag til ca. 2/3 af afdelingens tab ved lejeledighed. De 8 boliger i Havndal skal eventuelt frasælges på sigt, da der er væsentlige tab ved lejeledighed. Afdeling 5013, Purhus, Randers Helhedsplan følges. Afdelingens renoveringsbehov er ikke så presserende, som det ses i andre af boligorganisationens afdelinger. Der er tale om en afdeling med stor geografisk spredning. Der er ingen udlejningsvanskeligheder. Afdeling 5014, Assentoft, Randers Helhedsplan følges. Rådgiver forventes at fremsende skema A til godkendelse ved Tilsynet i foråret 2017 med henblik på godkendelse af udskiftning af tage, vinduer, døre og diverse miljøforbedrende foranstaltninger. Udgangspunktet for renoveringen vil være ejendommen på Svalevej, men der vil ligeledes blive medtaget udbedring af byggetekniske fejl på øvrige byggerier. Afdelingen har ikke udlejningsproblemer, og det er råderum til at iværksætte lejestigning, såfremt der er behov derfor. 7. Eventuelt Intet til dette punkt. 8