Dagsorden med vedtagelser Åben Mødested Rådhuset Mødelokale 3 Mødedato Tirsdag den 21. februar 2012 Mødetidspunkt Kl. 16.00 Medlemmer Fra forvaltningen Jens Bruhn (A), Thomas Lesly Rasmussen (V), Anne Anbo (V), Daniel E. Hansen (V), Maria Steno (L), Claus Holmegaard Larsen (C), Vibeke Peschardt (B) Henning Bach Christensen, Birgit Hóe Knudsen, Birgit Hemmingsen
Dagsorden med vedtagelser 21.02.2012 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side Bilagsoversigt 3 1 Udmøntning af den nye biblioteksmodel vedrørende Holte Bibliotek og Hovedbiblioteket i Birkerød - Anlægsbevilling 4 2/7
Dagsorden med vedtagelser 21.02.2012 Bilagsoversigt Punkt nr. 1. Udmøntning af den nye biblioteksmodel vedrørende Holte Bibliotek og Hovedbiblioteket i Birkerød - Anlægsbevilling 1. Notat med beskrivelse af økonomi ved ombygning, nyindretning fraflytning fra dele af lejemål m.v. af en ny fremtidssikret biblioteksmodel for Holte og Birkerød (22476/12) 2. Profilbeskrivelse for Holte Bibliotek (25345/12) 3. Profilbeskrivelse for Hovedbiblioteket i Birkerød (25348/12) 3/7
Dagsorden med vedtagelser 21.02.2012 1 Udmøntning af den nye biblioteksmodel vedrørende Holte Bibliotek og Hovedbiblioteket i Birkerød - Anlægsbevilling KFU 21.02.2012 Sagsnr. 11/23112 Resumé I henhold til budgetaftalen 2012 15 for Rudersdal Kommune ændres biblioteksstrukturen. Budgetaftalen indebærer, at bibliotekets budget tilpasses med 2.080.000 kr. i 2012, 4.140.000 kr. i 2013. Sag vedr. udmøntning af budgetaftalen vedr. Nærum og Vedbæk blev fremlagt på Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 30.11.2011. Sagen fremlægges med henblik på at beskrive udmøntningen af beslutningen for så vidt angår Holte Bibliotek og de afledte konsekvenser for Hovedbiblioteket samt redegøre for bevillingsbehov til ombygning af fremtidigt lejemål, indretning m.v. herunder forslag vedr. etablering af åbent/selvbetjent tilbud samt økonomi vedr. fraflytning af dele af nuværende lejemål. Sagen fremlægges for Kultur- og Fritidsudvalget, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Sagsfremstilling Beslutningen om ændring af biblioteksstrukturen indebærer, at - Nærum Bibliotek og Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune integreres i den nuværende biblioteksbygning i 2012. Nærum Bibliotek fremstår primo januar 2012 forandret. Samtidig er det et åbent/selvbetjent bibliotek i de tidsrum 7-21 alle ugens dage, hvor der ikke er åbningstid med faglig betjening (21 timer ugentligt). - Arkivet åbner i Nærum den 02.04.2012. - Vedbæk Bibliotekscenter indeholder fra januar 2012 fortsat både skole- og folkebiblioteksfunktion, sidstnævnte dog i ændret form. Samtidig er det et åbent/selvbetjent bibliotek i de tidsrum 7-21 alle ugens dage, hvor der ikke er skolebibliotekstid (tirsdag-fredag 8-13) eller hvor folkebiblioteket har åbnings- 4/7
tid med faglig betjening (17 timer ugentligt). - Holte Bibliotek slår den 02.01.2013 dørene op for et ombygget og nyindrettet bibliotekstilbud i reducerede, men attraktive rammer. - Hovedbiblioteket skal i hørere grad end i dag fungere som overbygning i forhold til lokalbibliotekerne, endvidere flyttes funktioner og opgaver, der i dag løses i Holte, til Birkerød. For Holte Bibliotek betyder det, at biblioteksarealet (inkl. Historisk Arkiv 200 m 2 ) reduceres fra 2600 m 2 til i alt ca. 1060 m 2. Da der i forbindelse med ombygningen bl.a. skal ske ændringer vedr. belysning, el, edb, alarmer m.m. foreslår Kulturområdet, at der samtidig, som en ny serviceudvidelse, etableres åbent/selvbetjent bibliotek. Dette indebærer, at åbningstiden med faglig betjening samtidig suppleres med åbent/selvbetjent bibliotekstilbud, så bibliotekets faciliteter er tilgængelige 7 21 alle ugens syv dage, når forretningerne i Holte Midtpunkt har åbent. Strukturændringerne vedr. Holte Bibliotek får indflydelse på Hovedbiblioteket i Birkerød, idet en række funktioner og opgaver flyttes fra Holte Bibliotek. Dette afstedkommer behov for ombygning af lokale i stuetagen og justering af indretning. Holte Bibliotek Aftalen indebærer, at Holte Bibliotek den 02.01.2013 slår dørene op for et ombygget og nyindrettet bibliotekstilbud i reducerede, men attraktive rammer med fokus på aktualitet og efterspørgsel. Biblioteket vil fremstå forandret, idet udlejer etablerer ny trappe og gangbro fra siden med glasarkaden. Endvidere isættes nye vinduer fra gulv til loft mod glasarkaden med henblik på at skabe sammenhæng og åbenhed mod Arkaden. Ombygningen forventes påbegyndt maj/juni 2012, idet indflytning skal kunne påbegyndes senest den 15.11.2012. I ombygningsperioden drives bibliotek i det lejemål, der frastykkes 01.01.2013. Inventar fra nuværende bibliotek genanvendes. Dog må der påregnes supplering i mindre omfang. Der vil være åbningstid med faglig betjening i samme omfang som i dag (45 t/ugl.). Samtidig vil det være et åbent/selvbetjent bibliotek i de tidsrum 7 21 alle ugens syv dage, hvor der ikke er faglig betjening. Der skal påregnes udgifter i forbindelse med fraflytning fra dele af eksisterende lejemål jf. nuværende lejekontrakt. Hovedbiblioteket i Birkerød Aftalen indebærer, at Hovedbiblioteket skal rumme funktioner og opgaver, der i dag løses i Holte. Og da ombygningen i Holte starter maj/juni 2012, flyttes opgaver og funktioner successivt i løbet af januar maj 2012 fra Holte til Birkerød. 5/7
Det drejer sig bl.a. om åbent magasin, Biblioteket Kommer, undervisningslokale, fjernlån, opgaver i forbindelse med indkøb og modtagelse af av-materialer m.m. Alt i alt funktioner og opgaver der kræver plads. Derfor er renovering og ombygning af tidligere magasin- og depotrum i stueetagen påbegyndt, så det bl.a. kan anvendes til arbejdspladser. Profilbeskrivelser for Holte Bibliotek og Hovedbiblioteket vedlægges. Lejeaftalen forhandles fortsat, hvorfor det foreslås, at direktionen bemyndiges til at indgå aftalen. Økonomi Strukturændringen er som angivet ved budgetbehandlingen forbundet med engangsog anlægsudgifter. Budgetaftalen indebærer, at bibliotekets driftsbudget tilpasses med 2.080.000 kr. i 2012 og 4.140.000 kr. i 2013. Den årlige leje incl. alle fællesudgifter samt varme og el har indtil nu været på ca. 3.400.000 kr. Der indgås ny lejekontrakt med uopsigelighed i 10 år. Årlig leje 2013 udgør 822.000 kr. Hertil kommer skatter og afgifter svarende til ca. 39.000 kr., andel af fællesudgifter svarende til ca. 310.000 kr. (beregnet med udgangspunkt i budget 2012) samt el og varme svarende til ca. 329.000 kr., i alt ca. 1.500.000 kr. Ændringen svarer til en årlig reduktion på 1.900.000 kr. Restbeløbet i forhold til budgetaftalen findes ved tilpasninger i bibliotekernes personale- og øvrige driftsudgifter afledt af de ovennævnte strukturændringer. Engangs- og anlægsudgifter vedr. Holte Bibliotek og Hovedbiblioteket fremgår af vedlagte notat med beskrivelse af økonomi og er overslagsmæssigt af Rudersdal Ejendomme og Kulturområdet beregnet til at udgøre i alt 4.284.000 kr., der foreslås finansieret ved en tilsvarende nedskrivning af rådighedsbeløbet i 2015 vedr. projekt 6096, udisponeret anlægspulje. Bibliotekschef Marianne Aastrup deltager under punktets behandling. Bilag 1 Notat med beskrivelse af økonomi ved ombygning, nyindretning fraflytning fra dele af lejemål m.v. af en ny fremtidssikret biblioteksmodel for Holte og Birkerød 2 Profilbeskrivelse for Holte Bibliotek 3 Profilbeskrivelse for Hovedbiblioteket i Birkerød Indstilling Direktionen foreslår indstillet, 1) at udmøntning af den nye biblioteksmodel vedrørende Holte Bibliotek og Hovedbiblioteket i Birkerød godkendes, 6/7
KFUindst l rekt ionensforslagt lerdil i i 2) at der til ombygning, etablering af åbent/selvbetjent bibliotekskoncept, indretning, flytning, fraflytningsudgifter m.v. ydes en anlægsbevilling med rådighedsbeløb i 2012 på 4.284.000 kr. finansieret af rådighedsbeløb i 2015 vedr. anlægsprojekt 6096, udisponeret anlægspulje, 3) at der etableres åbent selvbetjent bibliotek i Holte, og 4) at direktionen bemyndiges til at indgå lejeaftale. Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 21.02.2012 trådtkultur- OG FRITIDSUDVALGET indstiller Direktionens forslag tiltrådt. 7/7