KMD E-rekruttering Vejledning Børn og Unge Februar 2015 Maria Luisa Galán van Binsbergen 1
Opret ansættelsesudvalgsmedlemmer Der er to type oprettelser, afhængig af hvilken tilknytning ansættelsesudvalgsmedlemmerne har til Aarhus Kommune: Interne ansættelsesudvalgsmedlemmer Alle medarbejdere i Aarhus Kommune, der har en az-ident og en @aarhus.dk- adresse, kan benytte KMD Opus E/rekruttering via Rollebaseret Indgang og kan tilknyttes et job som ansættelsesudvalgsmedlem i deres egen afdeling. Når en Opus-bruger skal deltage i ansættelsesudvalg til et job i en anden afdeling, skal der laves en oprettelse ved at sende en mail til opusbrugeroprettelser@mbu.aarhus.dk med oplysning af navn, mailadresse, az-ident og hvilken organisationsenhed, det drejer sig om (kaldenavnkort eller Org.ID). Når en medarbejder, der ikke er oprettet som Opus-brugere men har en AZ-ident og en @aarhus.dkadresse, skal deltage i et ansættelsesudvalg, skal der laves en bestilling på oprettelse som Opusbruger. Bestillingen følger den normale proces beskrevet overfor. Eksterne ansættelsesudvalgsmedlemmer En medarbejder, der ikke har AZ-ident og @aarhus.dk-mailadresse, kan oprettes som ansættelsesudvalgsmedlem ved brug af en privat mailadresse, der kan anvendes i løsningen. Du går ind i Rollebaseret Indgang under fanen Mit Personale, Mit Personale (Stedfortræder) eller Løn- og Personaleoplysninger og vælger underfanen rekruttering. Du vælger Opret eksternt udv.medlem Eksterne ansættelsesudvalgsmedlemmer oprettes med deres mailadresse som logon-id. De vil derfor få tilsendt en mail med link og engangs-login som skal ændres ved første adgang til KMD Opus Rekruttering. 2
Opret job Når du bruger KMD Opus E-rekruttering til at oprette et job, skal du logge på Rollebaseret Indgang under fanen Egne Oplysninger / Løn og Ansættelsesvilkår / Rekruttering Tryk på linket Åben KMD Opus Rekruttering, så du kommer videre til en anden hjemmeside: 3
For at oprette et job klikker du på knappen Nyt job : Der kommer en pop-up side, hvor du vælger at oprette et nyt job : 4
Under organisationsniveau vælger du din afdeling eller skriver navnet i feltet, og som kontrakttype vælger du fastansættelse/tidsbegrænset: I næste vindue under fanen Job skal du udfylde alle de felter, der er markeret med en rød stjerne og trykke på næste: 5
Under fanen Jobbeskrivelse skal du oprette stillingsopslaget. Du skal vælge et billede, som vil blive vist i opslaget. Teksten til opslaget kan du importere, copy-paste fra Word eller skrive direkte i de eksisterende felter. Vælg HTML for at kunne benytte tekstbehandlingsredskaber: Under fanen Teammedlemmer skal du bl.a. oprette ansættelsesudvalget. Du skal sætte dit navn under Rekrutteringsteam, Rekrutterende ledere og Godkendelsesteam for at kunne godkende, se og redigere stillingen i systemet og behandle kandidaterne. Du kan tilføje flere navne ved at trykke på Tilføj teammedlem. Derefter tryk på Ekstra rekruttør/medlem. 6
Når du er færdig med at oprette ansættelsesudvalget, trykker du på Opret. I det nye vindue skal du trykke på Send til godkendelse. Det kan være fristende at trykke på Se jobbet, men så skal du selv oprette godkendelsesprocessen. Du kan vente med at se jobbet efter godkendelse: I dette vindue kan du se den mail, der bliver sendt til godkender. Tryk send : 7
Mailen bliver sendt til godkenderens Outlook med et link, som sender vedkommende direkte til godkendelsessiden. Det hurtigste og nemmeste er at sætte dig selv som både korrektur og godkender: Hvis du har sat dig selv som godkender, kan du også starte processen fra fanen Jobgodkendelsesproces uden om Outlook. Tryk på Godkend/send afslag og gentag processen under HR godkendelse: Når godkendelsesprocessen er færdig, kan du gøre klar til at annoncere jobbet. 8
Ændringer Hvis du vil lave om på din stillingsbeskrivelse eller skal oprette, tilføje eller ændre et ansættelsesudvalgsmedlem, kan du gøre det ved at klikke på jobbet ved dit skrivebord: Vælg fanen Jobindhold og Rediger jobbet : 9
Når du åbner fanen Jobbeskrivelse, kan du redigere i teksten: Gå ind på fanen Teammedlemmer og opret/tilføj/ændre ansættelsesmedlemmet under Rekrutterende ledere. Tryk derefter Gem : 10
Annoncering Du kan nu annoncere stillingsopslaget. Det gør du ved at gå ind under fanen Annoncering på forsiden af dit stillingsopslag. Et pop/up vindue dukker op, hvor du kan vælge Slå jobbet op : I det nye vindue trykker du på Importer, Importer fra jobbeskrivelse for at importere stillingsopslaget. Vælg derefter Aarhus Kommune under afsnittet Firma, Aarhus under By, Danmark under Land, Jylland under Region og tryk Gem. 11
I det nye vindue, som kommer frem, skal du trykke Vælg under fanen Ekstern side. Jobbet vil derefter automatisk blive slået op på aarhus.dk/job: Du skal nu vælge, hvornår stillingen skal annonceres fra og til. Stillingsopslaget SKAL mindst været annonceret i 14 dag: 12
Når du har gemt, kan du se stillingen ved at trykke Vis. Nu kan du se, hvordan stillingen kommer til at se ud på aarhus.dk/job: Du skal nu annoncere stillingen i Jobnet.dk. Du trykker på og vælger Annoncér jobbet : Denne gang sætter du flueben ved Jobnet.dk og trykker på Annoncér jobbet : 13
I det nye pop op vindue skal du gå igennem alle faneblade og udfylde de nødvendige informationer. Du skal ikke tage dig af, hvordan teksten fremstår. Det skal nok se ordentligt ud, når den bliver annonceret. 14
OBS!! DU MÅ IKKE TRYKKE PÅ KNAPPEN GEM SOM STANDARD, DA DU VIL MED DEN ÆNDRE OPLYSNIN- GER PÅ ALLE STILLINGER I HELLE AARHUS KOMMUNE TIL DINE EGNE OPLYSNINGER!!! Husk at vælge, hvornår stillingen skal annonceres fra og til, inden du trykker på send : 15
16
Start rekrutteringsproces Under fanen Udvælgelse/ansættelse kan du se de indkomne ansøgninger. For at kunne behandle dem, klikker du på fanen åben : Når ansættelsesudvalget har bestemt sig for, hvem de vil indkalde til samtale, sendes der besked til de valgte kandidater en ad gangen. Du starter med at sætte flueben ved den kandidat, der skal indkaldes til 1. samtale. Under fanen Åben klikker du på den grønne knap, hvor du vælger Fortsæt med de udvalgte kandidater : 17
Du kan kontakte kandidaterne og aftale en tid til samtale, sted og tidspunkt. I det nye vindue markerer du Invitation til samtale, så du kan sende en bekræftende mail til kandidaten: I det næste vindue vælger du hvem, der skal være ledende interviewer, og hvor og hvornår samtalen skal foregå. Du trykker send derefter: 18
I statuslinjen kan du nu se, at kandidaten er flyttet til fanen Under behandling og står som Invitation til samtale : I kan gentage processen, hvis I vil indkalde kandidaten til test. I kan også indkalde til anden samtale, hvor I har mulighed for at vedlægge et dokument, fx en opgave, som kandidaten skal have forberedt til samtalen. 19
Send afslag Når I har fundet den kandidat, som I gerne vil ansætte, skal der sendes afslag. Du vælger fanen Udvælgelse/ansættelse, hvorefter du står under Åben. Tryk på Vælg/Fravælg alle, for at vælge alle ansøgere, der skal have afslag. Tryk igen på fanen Åben og vælg Send afslag : Der vil komme et pop-up-vindue, hvor du kan vælge årsag til afslag. Du vælger kontakt kandidaten via e-mail og trykker ok : 20
I det næste vindue kan du vælge en e-mailskabelon eller selv skrive den mail, der sendes til kandidaterne med begrundelse på, hvad I har lagt vægt på ved udvælgelse af kandidat. Du kan sende mailen fra din egen mailadresse eller bruge en alternativ mailadresse som fx noreply@aarhus.dk. Du finder forslag til afslag ved at trykke på ønsker du at tilføje en besked?. Når du er færdig med at redigere i mailen, trykker du på Send : E-rekrutteringssystemet kan sende op til 50 afslag ud ad gangen. Har du over 50 ansøgere, der skal have afslag, gentager du proceduren for de resterende ansøgere. Du vil nu finde kandidaterne under fanen Lukket. De ansøgere, der har været til samtale og ikke har fået stillingen, kan du finde under fanen Under behandling. Du laver samme proces som tidligere ved at vælge de kandidater, der skal modtage afslag. Og trykker på Send afslag. 21
Når du har sendt afslag, skulle der gerne kun være én kandidat tilbage, som skal ansættes. Der anvendes samme princip som tidligere, hvor du sætter flueben ved kandidaten og vælger ansæt nu : Når kandidaten ansættes, bliver stillingen lukket og forsvinder fra HR skrivebordet. 22
Valg spørgeskema I forbindelse med ansættelse, kan du anvende en funktion i systemet med spørgeskema, hvor du kan afgrænse kandidaterne ved forskellige kriterier. Hvis du gerne vil have yderligere information om kandidaterne, fx linjefag ved lærere eller uddannelses sted og dato, skal du kontakte Børn og Unges superbrugere, som du finder på sidste side af denne vejledning, så de kan oprette spørgeskemaet for dig. Under fanen Annoncering skal du trykke på det sorte plustegn ved stillingsnavnet og vælge redigere ansøgningsprocessen : I det nye vindue vælger du udvidet søgning ved Spørgeskema # 1 : 23
Her kan du vælge formularen fx MBU Linjefag og uddannelse, så kandidaterne kan skrive deres data ind, når de søger: Når du har valgt spørgeskema, skal du huske at sætte flueben, så felterne skal udfyldes, og tryk gem : 24
Kontakt Support og spørgsmål: 2461@kmd.dk Oprettelse af ansættelsesudvalgsmedlemmer med @aarhus.dk-mailadresser: opus-brugeroprettelser@mbu.aarhus.dk Huskesedler og e-learningsmodul: www.aarhus.dk/rekruttering 25