Kerteminde Boligselskab REFERAT af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 1. december 2015 kl. 16.00 på Samlingsstuen, Andresens Købmandsgård 4, Kerteminde Dagsorden: 1 Kerteminde Boligselskab... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Boligselskabets årsregnskab... 2 1.4 Revisionsprotokol... 3 1.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 1.6 Boligselskabets budget... 3 1.7 Godkendelse af styringsrapport... 3 1.8 Indstilling af kandidater til Domea.dks repræsentantskab... 4 1.9 Valg af kredsdelegerede til BL... 4 1.10 Udlejningsforhold... 5 1.11 Regulering af indskud ved genudlejning... 5 1.12 Personaleforhold Generel orientering... 6 1.13 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO)... 6 1.14 Domea.dks Landskonference 2016... 8 1.15 Servicecenter Finansiering af etableringsudgifter... 8 1.16 Digitalt syn... 8 1.17 Evt. fusion med BSB Munkebo... 10 1.18 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen... 10 2 Nybyggeri... 11 3 Boligorganisationens afdelinger... 11 3.1 Årsregnskaber... 11 3.2 Driftsbudgetter... 12 3.3 Orientering om driftsforhold... 12 4 Næste møde... 12 5 Eventuelt... 13 Deltagere fra bestyrelsen: Boligselskabets bestyrelse Elna Andersen(formand) Lars Rosenqvist (næstformand) Ulla Eithz Hanne Dorethe Pannerup Ianne Siff Torborg Petersen (suppleant) Svend Erik Johansen Øvrige deltagere: Claus Olesen, Kundechef Lisa Lund Knudsen, Servicekoordinator (Ref.) Nicolaj Borup Malling, Driftsleder Leif Achton Lynegaard, Ejendomsmester Servicecenter Nord-Vestfyn, Vissenbjerg den 18. december 2015 Side 1 af 13
1 Kerteminde Boligselskab REFERAT: Claus Olesen bød velkommen. Lovligt indvarslet møde. 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. REFERAT: Velkommen fra Elna Andersen der fortalte om samarbejdet med BSB Munkebo(Per Madsen) for at finde et nyt navn vedr. fusion af BSB Munkebo og Kerteminde Boligselskab. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. REFERAT: Godkendt 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2014/2015 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et underskud på kr. 2.112,00 Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. REFERAT: Efter et par uddybende spørgsmål blev regnskabet godkendt. Side 2 af 13
1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2014/2015 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. REFERAT: Blank revisionspåtegning. Revisionsprotokollen blev godkendt. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab, og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. REFERAT: Bestyrelsen bestemmer om der fremtidigt skal bruges af dispositionsfonden ved evt. lejetab.. Eller om afdelingerne selv skal betale disse tab. Der bør stå mere på dispositionsfonden. Forvaltningsrevision blev gennemgået. Årsberetningen blev godkendt. 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2016/2017 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. REFERAT: Godkendt 1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Side 3 af 13
Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. REFERAT: Styringsrapporten blev gennemgået, tilpasset og godkendt. Elna Andersen fortalte om styringsdialogmødet på Kerteminde Kommune. Stor boligmangel til flygtninge. Nogle af mødedeltagerene mente kommunen var lang tid om at tage stilling til noget som helst. På styringsdialogmødet spurgte Claus Olesen ind til evt. deltagelse af Kerteminde Kommune i digitalt syn. 1.8 Indstilling af kandidater til Domea.dks repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domea.dks repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 1 repræsentant. Repræsentanten vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 1 repræsentant til valg til Domea.dks repræsentantskab for 1 år. REFERAT: I indkaldelsen var noteret at Kerteminde Boligselskab kan vælge 2 repræsentanter. Her kan kun vælges 1 repræsentant, da Boligselskabet ikke har over 200 lejemål. Indstillet blev Hanne Dorethe Pannerup hvis repræsentanten ikke kan deltage, skal der gives fuldmagt til en anden. 1.9 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. REFERAT: Valgt blev Ianne Siff Torborg Petersen og Ulla Eithz. Side 4 af 13
1.10 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 105 personer. Heraf har 52 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Fraflytningsprocent 71-01 22 40 31 4,5 % 71-02 56 31 44 21,4 % Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. REFERAT: Taget til efterretning. Lille faresignal i 71-2, her er fraflytningsprocenten høj. 1.11 Regulering af indskud ved genudlejning Regulering af indskud ved genudlejning af familieboliger kan reguleres uden kommunal godkendelse, hvis blot indskuddet efter regulering ikke overstiger kr. 229,00 /m 2 for den enkelte bolig (2015-niveau). Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre afdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea.dk generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til det maksimale beløb i afdelinger, hvor det har relevans. For boligorganisationens afdelinger kan de aktuelle indskudsbeløb for familieboliger opgøres som følger: Afd. nr. Afdeling Indskud/m2 71-01 Vestergade Kr. 210,00 71-02 Tårup Strandpark Kr. 333,00 På baggrund heraf anbefales det, at indskud fremover reguleres ved genudlejning i afdeling 71-01 Beslutning om regulering af indskud ved genudlejning kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Domea.dks arbejde med beregning og registrering af nye indskudsbeløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. Side 5 af 13
Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at indskud reguleres ved genudlejning til kr. 229,00 pr. m 2 i afdeling 71-01. REFERAT: Godkendt 1.12 Personaleforhold Generel orientering Efter afskedigelsen af Gert Trier i 2014 er der ikke ansat yderligere arbejdskraft. Ejendomspersonalet har blandt andet som følge heraf fået en del mere at lave. Derfor er ejendomsfunktionær Søren Pedersen op i tid fra 20 timer til 25 timer ugentligt. For kort tid siden gennemgik vi en trivselsmåling foretaget blandt samtlige ansatte. Fælles for personalet under Servicecenter Nord-Vestfyn skal her nævnes en generel meget stor tilfredshed. Således er personalets trivsel i gennemsnit 10,7% højere end på landsplan. På alle spørgsmål på nær et ligger vort personale over eller væsentlig over gennemsnittet for øvrige ansatte i Domea.dk Der er derfor grund til hele vejen rundt at rose personalet for deres positive indstilling til deres arbejde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning REFERAT: Taget til efterretning 1.13 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Som arbejdsgiver skal man etablere en arbejdsmiljøorganisation (tidligere kendt som sikkerhedsorganisation), hvis virksomheden har mere end 10 medarbejdere. Mange boligorganisationer i Domea.dks administration har imidlertid færre end 10 medarbejdere og er således ikke forpligtet til at etablere en arbejdsmiljøorganisation. For at sikre samtlige medarbejdere lige vilkår og muligheder i relation til sikkerheds- og sundhedsarbejdet er der derfor etableret en fælles arbejdsmiljøorganisation for samtlige ca. 700 medarbejdere i såvel Domea.dk som de administrerede boligorganisationer. Hermed sikres kommunikation, vidensdeling og vidensopsamling på tværs af alle ansættelsessteder, og der sikres en struktur for arbejdsmiljøindsatsen, som hænger naturligt sammen med virksomhedens ledelsesstruktur mv. Strukturen i AMO Hvert servicecenter udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med kundechefen som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant (indtil samtlige boligorganisationer og ansatte serviceres og ledes fra lokale servicecentre vil det som overgangsordning gælde, at der etableres arbejdsmiljøgrupper for hver enkelt kunde-/driftschefs ledelsesområde, uanset om dette er organiseret som et servicecenter). Domea.dks administration udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med en stabschef som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøudvalget er et overordnet organ og omfatter i alt 7 personer: En arbejdsgiverrepræsentant udpeget af Domea.dks direktion (formand) Side 6 af 13
En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne vest for Storebælt En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne øst for Storebælt AM-repræsentanten for Domea.dks administrative medarbejdere En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne vest for Storebælt En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne øst for Storebælt Arbejdslederen fra den administrative arbejdsmiljøgruppe Arbejdsmiljøgruppe skal arbejde for at løse lokale sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer. Arbejdsmiljøgruppen skal løbende iagttage sikkerheden og sundheden for at forhindre, at der opstår problemer. Arbejdsmiljøgruppen mødes efter behov og mindst én gang i kvartalet. Arbejdsmiljøudvalget varetager for hele virksomheden de funktioner og opgaver, som i henhold til gældende lovgivning og AT-vejledninger er henlagt til arbejdsmiljøudvalget. Der gennemføres en lovpligtigt årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres hvert år i 4. kvartal. Valg og valgbarhed mv. Enhver medarbejder uden ledelsesmæssige beføjelser har stemmeret ved valg af AM-repræsentant, og enhver medarbejder, som har været ansat i mere end 12 måneder med mere end 10 timer/uge er valgbar. AM-repræsentanter er fremover ordinært på valg i første kvartal i lige år. AM-repræsentanter nyder beskyttelse på lige fod med tillidsrepræsentanter. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning gives økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt som AM-repræsentanter. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i AM-regi. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning betyder, at alle udgifter vedrørende AM-repræsentanter hvert år fordeles efter antallet af medarbejdere ud i alle de boligafdelinger som er omfattet af den fælles AMO. Domea.dk dækker dog alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere, der vælges som AM-repræsentanter. En del af den normale administrationsydelse Den fælles AMO understøttes af Domea.dk som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer AMO i eget regi vil derimod selv skulle understøtte dette. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. REFERAT: Orienteringen blev taget til efterretning. Lars Eriksen fra Glamsbjerg (medarbejderrepræsentant) og Claus Olesen har været rundt på ejendomskontorene (rundering)og checke op på diverse forhold, for at forhindre ulykker. Fx tunge løft (saltsække) så evt. besøg fra arbejdstilsynet ikke giver påbud. Side 7 af 13
1.14 Domea.dks Landskonference 2016 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 20. og 21. maj 2016 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. REFERAT: Taget til efterretning. 1.15 Servicecenter Finansiering af etableringsudgifter Udgifterne til etablering af servicecentre skal fordeles på de involverede boligorganisationer efter den vedtagne fordelingsnøgle. De samlede udgifter til etablering af servicecenteret og fordelingen mellem boligorganisationer udgør i alt kr. 175.000,-. Der var budgetteret med kr. 225.000,-. Iht. fordelingsnøgle udgør jeres boligorganisations andel af udgifterne: Samlede etableringsomkostninger incl. IT kr. 13.000,-. Det er tidligere blevet besluttet, at samtlige etableringsudgifter ved opstart af servicecenter skal dækkes af arbejdskapitalen. Det indstilles til bestyrelsen at godkende boligorganisationens andel af de samlede etableringsomkostninger samt finansieringen heraf efter den foreslåede model. REFERAT: Godkendt 1.16 Digitalt syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Side 8 af 13
Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. (2013-priser) Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. (2013-priser) I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring (2013-priser). Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- (2013-priser) pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. (2013-priser). Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Side 9 af 13
Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres x Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet x Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling x REFERAT: Muligheder blev drøftet og der blev snakket frem og tilbage om fx kvalitetssikring. Bestyrelsen vil gerne have digitalt syn. Pengene kan komme fx fra afdelingerne(drift), da arbejdskapitalen er negativ. 1.17 Evt. fusion med BSB Munkebo På organisationsbestyrelsesmødet den 25.11.2014 blev det besluttet, at boligselskabet vil fusionere med BSB Munkebo. Forinden repræsentantskabsmødet med BSB Munkebo senere på dagen den 01.12.15, kan der være behov for en klarlægning af specielle forhold, der måtte gøre sig gældende specielt for Kerteminde Boligselskab. REFERAT: Der drøftes forskelligt. Afdelingssammenlægninger på tværs frarådes af boligøkonomen i Domea.dk, pga. aldersforskelle de to boligselskaber imellem. For stor forskel i huslejeharmonisering. 1.18 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Administrationen anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Administrationen anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Side 10 af 13
Det indstilles at bestyrelsen godkender indkøb af tablets og SIM-kort til alle bestyrelsesmedlemmer. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. REFERAT: Det blev besluttet at organisationsbestyrelsen får ipad og skal på kursus. Det vil være fordelagtigt, at bestyrelsesmøder blev digitale, der bruges meget tid på bla. kopiering. Kursus holdes over 2 aftener med ca. 1 måneds mellemrum. Økonomi? Ikke arbejdskapitalen pga. negativ saldo. Penge til ipads kan kun tages over driften. Måske kurset kan tages over dispositionsfonden. 2 Nybyggeri I det forløbne år er der arbejdet med diverse byggeplaner, men en egnet grund er endnu ikke fundet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning REFERAT: Taget til orientering. Hanne Dorethe Pannerup spurgte ind til boliger i Langeskov. Der skal stadig være OBS på nye boliger/ seniorboliger i Kerteminde. 3 Boligorganisationens afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2014/2015 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 71-01: overskud på kr. 909,00 Afdeling 71-02: underskud på kr. 100.973,00 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. REFERAT: Godkendt Side 11 af 13
3.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2016/2017 vedlægges som bilag. Administrationen har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 71-01: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.761.000,00 og indebærer en lejeregulering på 3,04% pr. 01.04.2016. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 2. februar 2016. Afdeling 71-02: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 4.103.000,00 og indebærer en lejeregulering på 5,23% pr. 01.04.2016. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 3. februar 2016. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Såfremt budgetterne på afdelingsmødet ikke godkendes på omtalte afdelingsmøder, da skal organisationsbestyrelsen efterfølgende godkende ændrede budgetter. REFERAT: GODKENDT. 71-01 nyt budget lejeregulering på 1,87 % 71-02 nyt budget lejeregulering på 1,87 % Nye budgetter blev udleveret. 3.3 Orientering om driftsforhold I sommeren 2015 er sammen med BSB Munkebo indkøbt en ny redskabsbærer, der ud over at skulle bruges til vinterberedskabet tillige kan anvendes i vækstsæsonen til f.eks. hækklipning i udvalgte områder. Herved opnås en effektivisering af den samlede hækklipning i de 2 boligselskaber. De første besparelser i forhold til samlet udbud af håndværksmæssige opgaver er konstateret. Således har der for Servicecenter Nord-Vestfyn været et samlet udbud af maleropgaver. Tårup Strandpark har fået malet udendørs, og har her sparet kr. 15.000,- på opgaven. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. REFERAT: Taget til efterretning VVS bliver et stort udbud i Servicecentret pga. fjernvarmearbejde på Nordfyn. Dette kan også betyde besparelser i andre selskaber. 4 Næste møde Udskydes til efter mødet med BSB Munkebo d.d. Side 12 af 13
5 Eventuelt Møder fremover bliver planlagt nøjere. Alle opgaver lægges ind i kalendere. Referatet godkendt Elna Andersen Formand Side 13 af 13