REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I HØJBO DEN 16.04.2009 X Søren Høgsberg Bestyrelsesformand X Helle M. Jensen næstformand X Helle H. Pedersen bestyrelsesmedlem Børge Sørensen bestyrelsesmedlem X Per Hasager bestyrelsesmedlem X Hans J. Riis bestyrelsesmedlem X Michael Rud bestyrelsesmedlem X Steen M. Andersen Administrationen X Lene Gaardsted Administrationen (referent) 1. Forhandlingsprotokol a. Referat af bestyrelsesmøde den 19.03.2009 Rettelser: Det var afdeling 15 der gav underskud og ikke afdeling 1. Hans Jørgen Riis deltog i mødet. 2. Foreningsanliggender a. Fusion: Søren oplyste, at Bo83 har trukket lidt i land, og i stedet vil indgå i et tættere samarbejde på tværs. b. Indlæg til Bolignyt: c. Beslutningskompetence vedr. Procedure ved ansættelse af ejendomsfunktionærer: Godkendt. d. Ansøgning fra afdeling 5-10-13: Godkendt med kr. 1.800 Helle Pedersen og Michael Rud deltog ikke i behandlingen. 1
e. Budget 2010: Administrationschef Carl Danielsen udleverede og fremlagde organisationens budget for 2010. Bestyrelsesvederlag, udbetales ikke,derfor 0 Under mødeudgifter er der sat af til studierejser Mødeudgifter; repræsentation i 2008 er bla. reception for Bjarne Forretningsførelse, 3272 kr. pr. lejemålsenhed Kontorholdsudgifter, stort hop, fælles opnotering af ungdomsboliger ca. 64.000 kr., Fællessektariatet ca. 40.000 kr + 16.000 kr. tilbage i rene kontorholdsudgifter. Tryksager er der ikke mange af, sidste år blev der købt nogle bøger (beboerdemokratiet) Mindre nyanskaffelser, pc, printer m.v. til bestyrelsesmedlemmer. Revisionen fra 140.000 til 145.000. = 6,6 mio kr. i brutto administrationsudgifter, som skal finansieres via administrationsbidrag. Tilskud pr. lejemålsenhed nedsættes fra 320 kr. til 250 kr. Vi fastholder renten på 3 % til afdelingerne. 60 mio. i obligationer rente ca. 4 %. Kurstab på obligationer, 400.000 kr. afsat Det opkræves kostægte administrationsbidrag på 3.620 kr. Administrationsbidraget skal dække bruttoadministrationsudgifter uden modregning af renter. f. Repræsentantskabsmøde: 1. Beretning: Beretningen er sat i sving her i administrationen. Husk at udvalg skal aflevere indlæg. 2. Forslag: 19 stk. 2, en vedtægtsstedsfastsættelse af praksis. Godkendt. 3. Bemyndigelse til grundsalg og køb: Nu er det repræsentantskabet der har denne bemyndigelse. Der kan være en fordel i at man giver bemyndigelse til bestyrelsen. God idé. Skriftlig forslag udfærdiges. g. Eksklusion af medlem: Steen oplyste om sagen, og der tænkes over sagen til næste møde. 3. Efterretninger a. Referat af bestyrelsesmøde i Boligkontoret den 05.03.2009: 2
b. Afdelingerne: Oversigt over referater. c. Kontaktpersoner: Afdeling 7: Der er afholdt et ekstraordinært beboermøde hvor en afdelingsbestyrelse er blevet valgt. Helle har deltaget i deres første afdelingsbestyrelsesmøde. De er helt nye men ved godt mod. De klager over deres renovering af badeværelser. Nogle fliser falder af. Teknisk afdeling må redegøre herfor. Afdeling 5-10-13: Søren har deltaget i et fælles beboermøde, hvor man drøftede nogle store investeringer. d. Formanden orienterer: Søren orienterede om møde vedr. familieboliger i Lisbjerg, - alle foreninger i Aarhusbo var repræsenteret. Kvote er ansøgt. Søren har deltaget i repræsentantskabsmøde i 5. Kreds: Der var en meget omfattende information omkring B.L. Der er tanker om at lave en kampagne for sektoren. Der er udarbejdet 4-årig kvoteplan i 5. kreds for 962 ungdomsboliger og 620 familieboliger. Der er lavet retningslinier for hvad Fordelingsudvalgets rolle er. Husk: Kredskonference den 23.-24. oktober. 100 året for Verdensudstillingen, - hvad gør vi. Hver enkelt organisation gør hvad de vil i den forbindelse. Kurt vendelbo bliver 65 år den 24/4 fra Byggeriets VVS Forretning. e. B.L. Informerer: Der henvises til http://www.bl.dk f. Landsbyggefonden orienterer: Der henvises til http://www.lbf.dk 3
g. Beboerklagenævnet: Ingen sager til behandling. h. Aarhusbo: Der er repræsentantskabsmøde den 28. april i. Orientering fra administrationen: Steen informerede omkring 3 byggemuligheder; Sabro, Hjortshøj og Sonnesgade j. Viceværternes servicering: Intet til behandling. k. Boligaftale: l. Skrivelser fra LBF vedr. afdeling 11-14-15: m. Tilbagebetaling af varmepenge: Steen oplyste, at der er indgået en aftale om at tilbagebetale til lejerne. At udbetale, 157 kr. er pr. regnskabsår. Administrationen anbefaler en takstnedsættelse. Der laves en beregning herpå. n. Indskudslån Danske Bank, opsigelse af aftale: Danske Bank har trukket deres aftale tilbage. Udvalg a. Forretningsudvalg: møde afklaret pr. mail. b. Byggeudvalg: 1. Oversigt over aktiviteter i afdelingerne: 2. Referat fra møde i byggeudvalget den 19.03.2009: c. Bladudvalg: Intet at berette. d. Kursusudvalg: Intet at berette. 4
e. IT-udvalg: Intet til behandling. f. Miljøudvalg: Nyt møde den 14.05.2009 i forbindelse med hovedbestyrelsesmødet. 4. Næste møde a. Næste møde den 14.05.2009. 5. Eventuelt 5