Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold Vejledning til ansøgning om støtte til grundfinansiering for etablerede frivilligcentre 15.13.28.90 Ansøgningsfrist d. 16. december 2014 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 2 2 Puljens formål og målgruppe... 2 3 Ansøgerkreds... 2 4 Projektperiode... 2 5 Kriterier for fordeling af støtte... 2 6 Vedtægter... 4 7 Regnskabsaflæggelse... 4 8 Tilskudsberettigede udgifter... 5 9 Der kan ikke søges tilskud til... 5 10 Evaluering og erfaringsopsamling... 5 11 Praktiske oplysninger... 6 Budget... 6 Side 1 af 7
1 Indledning I forbindelse med udmøntningen af satspuljen for 2009 blev det besluttet at afsætte 20 mio. kr. hvert år til drift af etablerede frivilligcentre og til oprettelse af nye frivilligcentre. Heraf er der afsat 17 mio. kr. hvert år til drift (grundfinansiering) af centrene. I forbindelse med udmøntningen af satspuljen for 2015 blev det besluttet at forhøje bevillingen til grundfinansiering af frivilligcentrene i 2015 med 3,5 mio. kr. Der udmeldes således et samlet beløb på i alt 20,5 mio. kr. i 2015 til grundfinansieringen af centrene. Ministeriet har besluttet, at puljen udmeldes med det forbehold, at fordeling af midlerne kræver vedtagelse af finanslovens 15.13.28.90 Pulje til etablering og grundfinansiering af frivilligcentre med det forventede formål og beløb. 2 Puljens formål og målgruppe Formålet med puljen er at sikre en grundbevilling til drift af alle etablerede frivilligcentre i Danmark. Nedenfor ses definitionen af et frivilligcenter. Definition af et frivilligcenter: Et frivilligcenter arbejder lokalt, og almindeligvis dækker frivilligcentret en kommune. Frivilligcentrets formål er at være til gavn for det frivillige arbejde med socialt sigte og gøre det mere synligt for de borgere, som ønsker at få hjælp eller at udføre frivilligt arbejde. Der er fastsat 5 kriterier, som skal opfyldes, for at opnå bevilling jf. afsnit 5. 3 Ansøgerkreds Ansøgerkredsen er etablerede frivilligcentre i Danmark, som er organiserede som frivillige foreninger eller selvejende institutioner. Dermed kan frivilligcentre ikke være kommunale 1. Med etablerede frivilligcentre forstås centre, som falder ind under definitionen af et frivilligcenter jf. ovenfor, samt opfylder de fem kriterier, som nævnes under punkt 5. Dertil kommer, at Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale forhold ud fra en helhedsbetragtning vil vurdere, om nye ansøgere til grundfinansiering kan betragtes som etablerede frivilligcentre. 4 Projektperiode Midlerne skal anvendes i perioden 1. januar 2015 til 31. december 2015. 5 Kriterier for fordeling af støtte Nedenstående fem kriterier skal være opfyldt, før et frivilligcenter kan blive omfattet af grundfinansiering. De fem kriterier er udarbejdet ud fra et ønske om at definere et mindstegrundlag for et velfungerende frivilligcenter. De første tre kriterier er blevet udarbejdet med inspiration fra frivilligcentrenes eget mindstegrundlag for frivilligcentre. Det fjerde kriterium sikrer, at et velfungerende frivilligcenter faciliterer frivilligt socialt arbejde blandt lokale foreninger. Det femte kriterium sikrer delt finansiering mellem stat og kommune. Nedenfor kan læses uddybende information om hvert enkelt kriterium. 1. Kriterium: Netværk mellem foreninger i kommunen Der skal dokumenteres én aktivitet i 2013, som har omhandlet netværk mellem foreninger. 1 Ved et kommunalt frivilligcenter forstås, at det økonomiske- og ledelsesmæssige ansvar ligger i kommunen. Det betyder, at det kontrolleres via frivilligcentrets vedtægter, om lederen eller andet personale refererer til kommunen hvad angår ledelse og økonomi. Endvidere skal frivilligcentret have sit eget regnskab, således at frivilligcentrets regnskab ikke indgår som integreret post i kommunens eget regnskab. Side 2 af 7
Aktiviteten kan fx være uddannelsesaktivitet af frivillige, seminar eller konference om et givent emne med deltagelse af frivillige foreninger eller erfaringsudveksling mellem foreningerne. Dokumentationen kan fx være en dagsorden, indkaldelse, annoncering eller deltagerprogram. 2. Kriterium: Synliggørelse af frivilligt arbejde, hvervning af frivillige og matchning mellem modtager og yder af frivilligt socialt arbejde Der skal dokumenteres én aktivitet i 2013, som har omhandlet synliggørelse af frivilligt arbejde, hvervning af frivillige eller matchning mellem modtager og yder af frivilligt socialt arbejde. Aktiviteten kan være udarbejdelse af liste over frivillige foreninger i lokalområdet/kommunen (Social vejviser 2 mv.). Aktiviteten kan endvidere være andre synlige hvervningsaktiviteter, som fx årlig markedsdag for frivillige foreninger eller hvervningskampagne på hjemmeside mv. Dokumentation kan her være annoncering i lokalmedier eller hjemmeside, pjece eller liste over frivillige foreninger (Social vejviser). 3. Kriterium: Foreningsservice Der skal dokumenteres én aktivitet indenfor foreningsservice i 2013. Dette skal være udlån af lokaler til frivillige foreninger. Derfor ønskes indsendelse af frivilligcentrenes bookingsystem til udlån af lokaler, der dokumenterer, at et mødelokale mindst er udlånt én gang i 2013 til afholdelse af arrangement for en frivillig forening. Dette kan fx være en booking bog, kalender eller tilsvarende. 4. Kriterium: Minimum 20 medlemsforeninger Det skal dokumenteres, at frivilligcentret har minimum 20 medlemsforeninger. Listen over medlemsforeninger skal indeholde: foreningsnavn, antal medlemmer af foreningen, underskrift fra foreningens formand samt dato for indmeldelse af foreningen i frivilligcentret. 4. kriterium skal dokumenteres i ansøgningsskemaets punkt 4. Hvis et center har mere end 20 medlemsforeninger, skal alle medlemsforeninger opgøres på listen, dvs. foreningens navn, formandens navn, antal medlemmer og dato for foreningens indmeldelse i frivilligcentret skal opgøres for alle frivilligcentrets medlemsforeninger. Hvad angår underskrifter fra formændene af medlemsforeningerne, er det dog tilstrækkeligt med underskrifter fra minimum 20 af medlemsforeningerne. 5. Kriterium: Kommunal medfinansiering. Kommunen skal bidrage med mindst det samme beløb som statens tilskud. Kravet til den kommunale medfinansiering vil i 2015 være på mindst 350.000 kr. Det bemærkes, at det endelige grundfinansieringsbeløb jf. indledningen af vejledningen, først kan fastsættes, når Finansloven for 2015 er vedtaget. Dette forventes at ske i december 2014. Frist for indsendelse af dokumentation for kommunal medfinansiering er den 15. januar 2015. Uddybning om den kommunale medfinansiering Ministeriet kan først fastsætte det endelige grundfinansieringsbeløb, når antallet af frivilligcentre, som bliver omfattet af grundfinansieringsmodellen for 2015, og når Finansloven for 2015 er vedtaget. Hvad angår den kommunale budgetlægning anbefaler Puljestyring, at frivilligcentrene allerede nu tager kontakt til kommunen for at meddele, at ministeriet forventer, at kravet til kommunal medfinansiering i 2015 er på mindst 350.000 kr. Kommunen kan i dokumentationen for den kommunale medfinansiering indarbejde en klausul om evt. tilbagebetaling af en mulig difference mellem det endelige grundfinansieringsbeløb og den kommunale medfinansiering på 350.000 kr., såfremt det endelige grundfinansieringsbeløb bliver mindre end 350.000 kr. Det skal dog pointeres, at dette ikke er noget krav. Hvis et frivilligcenter allerede på ansøgningstidspunktet kan dokumentere tilstrækkelig kommunal medfinansiering, f.eks. hvis der er indgået en flerårig aftale med kommunen, skal der vedlægges dokumentation, der mindst skal indeholde: 1: Dokumentation for kontant støtte til frivilligcentret, hvoraf det præcise beløb fremgår. Dokumentationen skal være underskrevet af en kontorchef i kommunen. 2 Her skal det fremgå, på hvilken dato listen er udarbejdet/opdateret, og hvilket geografisk område den dækker. Side 3 af 7
2: Hvis frivilligcentret får gratis lokaler stillet til rådighed, kan værdien af huslejen medregnes som kommunal medfinansiering. I den vedlagte dokumentation, skal kvadratmeterprisen og antal af kvadratmeter fremgå. Dokumentationen skal være underskrevet af en kontorchef i kommunen. Indsendelse af oplysning om forventet kommunal medfinansiering opfylder ikke dokumentationskravet. Som kommunal medfinansiering medregnes udover kontantstøtte også værdien af huslejen i lokaler, som kommunen stiller til rådighed. Det skal fremgå af dokumentationen, hvad kvadratmeterprisen er for huslejen af lokaler samt antallet af kvadratmeter, som frivilligcentrets lokaler indeholder. Dokumentationen for den kommunale medfinansiering skal være underskrevet af en kontorchef i den kommunale forvaltning. Den kommunale medfinansiering (5. kriterium) skal dokumenteres i ansøgningsskemaet, såfremt at den kommunale medfinansiering for 2015 allerede nu er politisk vedtaget. Oversigt over kriterier, aktiviteter og dokumentationsform Objektive kriterier Aktivitet kan være Dokumentationsform 1. Netværk mellem foreninger i kommunen 2. Synliggørelse af frivilligt arbejde, hvervning af frivillige og matchning mellem modtager og yder af frivilligt socialt arbejde 3. Foreningsservice (udlån af lokale) Uddannelsesaktiviteter Seminar Konferencer Erfaringsudveksling Liste over kommunens frivillige foreninger (Social vejviser) Andre synlige aktiviteter for hvervning Mødeafholdelse af foreninger Dagsorden, indkaldelse, annoncering, deltagerprogram (Dokumenteres for 2013) Liste over kommunens frivillige foreninger Udarbejdelse af pjece eller hjemmeside. (Dokumenteres for 2013) Kopi af bookingsystem til mødelokale (Dokumenteres for 2013) 4. Medlemsforeninger Minimum 20 medlemsforeninger 3 Liste over medlemsforeninger og antal medlemmer, med medlemsforeningernes egne formænds underskrift. (Dokumenteres på ansøgningstidspunktet) 5. Kommunal medfinansiering En krone til krone ordning Dokumentation underskrevet af en kommunal kontorchef i forvaltningen. (Dokumenteres for 2015) 6 Vedtægter Frivilligcentrets vedtægter skal vedlægges ansøgningen. Vedtægterne gennemgås for at afklare, hvordan det økonomiske og retlige ansvar er placeret. Dvs. at der gennemgås regler vedr. valg af bestyrelse, fremlæggelse og revision af regnskab, generalforsamling og anvendelse af formue ved opløsning af foreningen. 7 Regnskabsaflæggelse Idet grundfinansieringsmodellen er en driftspulje, ønsker Puljestyring indsigt i frivilligcentrets samlede økonomi. Derfor skal der aflægges revisionspåtegnet årsregnskab. Ved årsregnskab forstås frivilligcentrets samlede regnskab omfattende alle indtægter og udgifter, aktiver og passiver, samt frivilligcentrets egenkapital. Evt. regnskaber for tilskud fra andre puljer, f.eks. PUF, kan udarbejdes som noter til årsregnskabet, således at der kun skal betales for revision én gang pr. år. 3 Medlemsforeningernes målgrupper skal ligge indenfor social- og sundhedsområdet. Side 4 af 7
Årsregnskabet skal være revideret af en autoriseret eller registreret revisor, og skal være underskrevet af tilskudsmodtageren. Hvis frivilligcentret kun har været selvstændigt og dermed uafhængig af kommunens regnskab i en del af 2013, udarbejdes årsregnskab for det antal måneder, som frivilligcentret har været selvstændigt. Der skal ikke indsendes uddrag af det kommunale regnskab for det resterende antal måneder. Bemærk, at der i regnskabet skal aflægges en kort redegørelse for driften af frivilligcentret (5-10 linjer). 8 Tilskudsberettigede udgifter Tilskuddet skal anvendes til drift af et frivilligcenter. Tilskuddet skal anvendes til aktiviteter, som falder ind under definitionen af et frivilligcenter, som det fremgår under punkt 2. Dog gælder nedenstående regler for anvendelse af tilskuddet. 1. Lønudgifter til aflønning af personale må ikke være højere end det, der er aftalt i de statslige overenskomster for tilsvarende arbejde. I kan finde relevant information herom på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside www.modst.dk eller ved henvendelse til de relevante fagforeninger. 2. Udgifter til transport i egen bil. Transportudgiften skal beregnes på baggrund af statens lave takst pr. km., jf. Moderniseringsstyrelsens Cirkulære om satsregulering for tjenesterejser. I kan finde cirkulæret og anden relevant information på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside www.modst.dk. Taksten reguleres en gang om året og kan findes på portalens forside. OBS: Vær opmærksom på, at der i ansøgningsmaterialet, der udmeldes i 2014 til pulje til frivilligt socialt arbejde til fordel for socialt truede mennesker (PUF-puljen) meddeles, at frivilligcentrene der er omfattet af grundfinansieringsmodellen ikke kan anvende PUF-midler til: løn til sekretariatsleder husleje Dette sker for at sikre en aktivitetsadskillelse mellem grundfinansieringen og en eventuel PUF-bevilling. 9 Der kan ikke søges tilskud til 1. Aktiviteter i udlandet. 2. Anskaffelse af fast ejendom. 3. Dækning af underskud. 4. Støtte til enkeltpersoners underhold. 5. Anskaffelse af bil 6. Betaling af kilometertakst, som ligger over statens lave kilometertakst. 10 Evaluering og erfaringsopsamling Det skal være muligt at følge med i antallet af aktiviteter, medlemsforeninger og størrelsen på den kommunale medfinansiering. Derfor modtager alle frivilligcentre, som bliver omfattet af grundfinansiering, i april måned 2014 et skema fra FriSe til afrapportering af antal/størrelse på alle 5 kriterier. Skabelon for afrapportering kan hentes på Ministeriet for børn, ligestilling, integration og sociale forholds puljeportal under Min tilskudssag. Rapporten skal udfyldes elektronisk og indsendes via ministeriets puljeportal senest den 17. januar 2015. Skemaet skal samtidig sendes til FriSe. Side 5 af 7
Det kan oplyses, at det alene er de 5 kriterier, der skal opfyldes, for at et frivilligcenter kan optages i grundfinansieringsmodellen. Eventuel aktivitetsnedgang fra det ene år til det andet, som måtte fremgå af skemaet, får derfor ikke som udgangspunkt bevillingsmæssige konsekvenser for frivilligcentret, så længe de 5 kriterier er opfyldt. Afrapporteringen skal derfor ses som ministeriets redskab til at følge med i aktivitetsniveauet for alle landets frivilligcentre. Derudover skal frivilligcentre, der bliver godkendt til grundfinansiering, stille sig til rådighed for evaluerings- og konsulentarbejde. 11 Praktiske oplysninger Ansøgningsfristen er 16. december 2014. Efter denne dato kan ansøgninger ikke fremsendes. Når ansøgningerne er behandlet, bliver indstillingerne forelagt socialministeren til godkendelse. Ansøgerne kan forvente svar på ansøgningen medio februar 2015. Socialfaglige spørgsmål og spørgsmål om administration af puljen behandles af ministeriets kontor for puljestyring. Spørgsmål kan stilles til Pia Søberg via tlf. 41 85 12 00, mandag fredag mellem kl. 10.00 14.00, eller e-mail: pulje@sm.dk Ansøgningsskemaet skal udfyldes elektronisk via puljeportalen. For yderligere information om brug af puljeportalen se under vejledninger på puljeportalens forside. Når ministeriet har modtaget ansøgningen vil dette fremgå af status under Min tilskudssag. Budget I forbindelse med ansøgning om støtte fra Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds puljer skal der udarbejdes budget for projekterne, der ansøges om støtte til. Budgettet oprettes i forbindelse med udfyldelse af ansøgningen. På puljens side findes en oversigt over budgetposter, som der kan ansøges om støtte til. Du kan også bruge dette ark til at skabe overblik over dit budget, inden du opretter det i ansøgningen. Periodiserede budgetter For hvert projektår (12 måneder) skal der udfyldes et årsbudget. Udgifterne i det enkelte årsbudget skal endvidere fordeles på de måneder, hvor de enkelte udgifter forventes at falde. Hvis der fx er en ansat projektleder i projektet, opgøres lønnen som den afholdes, én gang om måneden. Er en konference en del af projektet, anføres udgiften i den/de måneder, som udgiften til konferencen forventes afholdt. Gennemsnitstal kan således ikke anvendes. Budgettet skal indeholde en opdeling mellem lønudgifter og øvrige udgifter. Lønudgifter skal budgetteres med antal timer og sats pr. time for ansatte medarbejdere og/eller timelønnede eksterne konsulenter mv. Lønniveauet må ikke være højere end det, der er aftalt i de statslige overenskomster for tilsvarende arbejde. I kan finde relevant information på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside www.moderniseringsstyrelsen.dk og/eller ved henvendelse til de relevante fagforeninger. Lønniveauet skal angives i budgettet. Enhedspriser Alle udgiftsposter skal så vidt muligt udspecificeres i antal enheder og pris pr. enhed. Hvis projektet f. eks. indebærer afholdelse af to konferencer inden for det samme projektår, og hver af konferencerne koster 100.000 kr., anføres to enheder á 100.000 kr. i den eller de måneder, hvor konferencerne og dermed udgifterne forventes afholdt. Transportudgifter Transportudgifter skal fordeles på følgende to udgiftsposter: a. Offentlig transport. Side 6 af 7
b. Transport i egen bil, som skal budgetteres med antal kilometer og takst pr. km. Vi gør opmærksom på, at udgifter til transport i egen bil højst kan udgøre statens almindelige takst pr. km (den lave sats), jf. Cirkulære om Satsregulering for tjenesterejser. I kan finde cirkulæret og anden relevant information på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside www.moderniseringsstyrelsen.dk. Taksten reguleres en gang om året og kan findes på www.sm.dk i afsnittet om Puljer. Satsen skal angives i budgettet. Materialeanskaffelser Med mindre særlige forhold taler derfor, kan udgiften til materialeanskaffelser som udgangspunkt ikke overstige 50.000 kr. i hvert projektår. Der bør altid udarbejdes en note til budgetposter, som vedrører materialeanskaffelser. Noter til budgettet Der kan udarbejdes forklarende noter til de udgiftsposter, som anføres i budgettet. Hvis en af budgetposterne fx er Seminar, kan noten indeholde oplysninger om forventet antal deltagere, seminarets varighed (antal dage, med eller uden overnatning), pris pr. deltager, honorar til oplægsholder mv. Noten skal således dels klarlægge indholdet af den enkelte aktivitet og dels klarlægge forudsætningerne for udgiftens størrelse. Noten kan vedhæftes efter budgettet er udfyldt i ansøgningen. Poster som ikke kan fremgå af budgettet Følgende poster kan ikke medtages i budgettet: 1. Uforudsigelige udgifter 2. Overhead 3. Administrationsbidrag 4. Diverse Det er vigtigt, at følgende oplysninger angives i budgettet: Projektets titel Ansøgers identifikation (CVR-nummer eller CPR-nummer) Ansøgers navn og adresse Side 7 af 7