Dansk kvalitetsmodel på det sociale område: Lokal Instruks for Standard 2.2 Arbejdsmiljø Dansk kvalitetsmodel på det sociale område er igangsat af regionerne og Danske Regioner i fællesskab. Alle regionale boformer og institutioner efter 67, 107 og 108 i serviceloven er omfattet af kvalitetsmodellen. I et samarbejde mellem regionerne er der udviklet kvalitetsstandarder inden for udvalgte temaområder. Standarderne indebærer, at der udarbejdes en række retningsgivende dokumenter med retningslinjer for, hvordan arbejdet med standarderne finder sted i praksis på boformer og institutioner. Dokumenterne udarbejdes på to niveauer: Et fælles regionalt niveau med retningslinjer, der er gældende for alle boformer/institutioner. Et lokalt niveau med instrukser, der er specifikt tilpasset målgruppen og indsatsen på den enkelte boform/institution. Dette dokument udgør lokal instruks for kvalitetsmodellens standard for arbejdsmiljø på Center for Døvblindhed og Høretab.
Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE... 2 DOKUMENTOVERBLIK... 2 FORMÅL... 3 ANSVARLIG... 3 FREMGANGSMÅDEN... 3 INSTRUKS FOR APV... 3 INSTRUKS FOR HVORDAN DER ARBEJDES MED TRIVSELSMÅLINGER... 6 DOKUMENTATION... 7 DEFINITION AF BEGREBER... 7 REFERENCER... 7 YDERLIGERE OPLYSNINGER... 7 Dokumentoverblik: Dokumenttype: Lokal instruks Center for Døvblindhed og Høretab Anvendelsesområde: Den lokale instruks skal anvendes af samtlige medarbejdere og ledere på Center for Døvblindhed og Høretab (CDH), med det klare formål at kvalificere arbejdsmiljøarbejdet. Målgruppe: De 6 arbejdsmiljøgrupper samt Center for Døvblinde og Høretabs arbejdsmiljøudvalg Titel: Lokal instruks for: Hvordan der arbejdes med de lovpligtige faser i en ArbejdsPlads- Vurdering (APV) Hvordan der arbejdes med trivselsmålinger. Standard: 2.2 Arbejdsmiljø Der arbejdes systematisk med udvikling af arbejdsmiljø og trivsel. Udarbejdet af: Arbejdsmiljørepræsentant Lis Jensen, arbejdsmiljørepræsentant Jonna Jensen og arbejdsmiljøkoordinator Pia Grabe Gældende fra: 25. februar 2014 Revision senest: Instruksen skal revideres om efteråret. Godkendt af: Forstander Lars Søbye, Center for Døvblindhed og Høretab Revisionsansvarlig: Arbejdsmiljøkoordinator Pia Grabe 2
Formål Denne instruks har som formål at skabe en dynamisk proces, hvor ledere og medarbejdere i fællesskab arbejder på at opnå et sikkert og sundt arbejdsmiljø både fysisk og psykisk. Vi vil have særligt fokus på, om der er sygefravær, som skyldes arbejdsforholdene, og på om det er muligt, at nedbringe sygefraværet på Center for Døvblindhed og Høretab. De eventuelle resurser, der ligger gemt i at nedbringe sygefraværet, skal bruges til det videre arbejde med at have fokus på nærvær. Udgangspunktet er, at medarbejdere og ledere sammen skaber en ramme, som er præget af fælles forståelse, som giver mening og retning for det daglige arbejde. En hverdag, hvor praksis er, at alle bliver set, hørt og forstået. Ansvarlig Forstanderen har det overordnede ansvar for, at Center for Døvblindhed og Høretabs medarbejdere arbejder ud fra denne instruks. Det fremgår af det lokale MED-udvalgs forretningsorden, at både ledere og arbejdsmiljørepræsentanter har plads i MED udvalget, og at MED- udvalget varetager arbejdsmiljømæssige opgaver. Ressourceperson er tilknyttet MED og har til opgave at sørge for, at de vedtagne arbejdsmiljømæssige beslutninger effektueres. Fremgangsmåden I det følgende fremgår Center for Døvblindhed og Høretabs instruks for APV og Trivselsmålinger. Instruks for APV Center for Døvblindhed og Høretab har fra den 1. januar 2012 indført elektronisk APV på SafetyNet. Det er Center for Døvblindhed og Høretabs mål, at arbejdsmiljøgrupperne betragter og bruger systemet, som omdrejningspunkt for APV- og arbejdsmiljøarbejde. Formålet med SafetyNet: Understøtte det konkrete APV-arbejde. Skabe synlighed og fælles systematik i arbejdsmiljøarbejdet. Øge tilgængeligheden af de oplysninger og erfaringer, der kommer med APV arbejdet. Skabe grundlag for et målrettet og strategisk arbejdsmiljøarbejde på alle niveauer i regionen. Center for Døvblindhed og Høretab forventer, at der gennem den årlige APV er fokus på følgende: Fysiske påvirkninger Psykiske påvirkninger Ergonomiske påvirkninger Biologiske påvirkninger Kemiske påvirkninger Risiko for ulykker Arbejdsrelateret sygefravær 3
Det lokale MED-udvalg har besluttet, at alle ansatte ledere og medarbejdere på alle niveauer skal medvirke til, at Center for Døvblindhed og Høretab er en sikker og sund arbejdsplads. Derfor skal arbejdsmiljøgruppen på baggrund af den enkelte afdelings/det enkelte bosteds tidligere kortlægning af arbejdsmiljøet foretage en opfølgning på APV fra det foregående år. Derudover skal gruppen hvert år vurdere, om der er nye APV-problematikker. (Hvis kortlægningen er mere end 3 år gammel eller APV en er mere end 3 år gammel, skal der laves ny kortlægning/ny APV) Ny APV på samtlige bosteder/afdelinger blev udarbejdet i foråret 2011. Arbejdsmiljøgennemgang På CDH foretages der en arbejdsmiljøgennemgang i sept./okt. måned hvert år Det obligatoriske skema til arbejdsmiljøgennemgang skal arbejdsmiljøkoordinatoren maile til AMG senest d. 15.august fra hvert år. AMG skal udfylde alle rubrikker i skemaet, herunder også hvem der har deltaget i arbejdsmiljøgennemgangen. Som dokumentation skal skemaet arkiveres elektronisk i SafetyNet Center for Døvblindhed og Høretab følger denne procedure for APV-arbejdet: Tidsplanen for sidste års APV-runde justeres på det andet første lokale MEDudvalgsmøde hvert år og tilpasses den kommende APV-runde. Der kan hentes inspiration, spørgeskemaer, checklister (f.eks. i forbindelse med sygefravær) til APV-arbejdet i APV-mappen på Center for Døvblindhed og Høretabs Intranet P-net og på Specialsektorens arbejdsmiljøsider. Der er metodefrihed til kortlægningen. Nogle af metoderne er særligt gode til at identificere arbejdsmiljøproblemerne. Andre af metoderne er mest velegnede til prioritering og årsagsanalyse. Valget er jeres. På hver afdeling/bosted er arbejdsmiljøgruppen ansvarlig for at udarbejde en kortfattet, tilgængelig beskrivelse af, hvordan afdelingens/bostedets kortlægning af arbejdsmiljø udføres, metodevalget og tidsplanen for processen. Det er den enkelte arbejdsmiljøgruppe, der er ansvarlig for at planlægge og udarbejde en tidsplan for en proces, som sikrer, at alle medarbejdere bliver involveret. Der skal afsættes den fornødne tid til opgaven - eksempelvis på P-møder. Det er obligatorisk, at arbejdsmiljøgruppen har foretaget opfølgning på den enkelte afdeling/bosteds APV er senest den 1. maj hvert år. Arbejdsmiljøkoodinator trækker de nødvendige oplysninger fra det elektroniske system og udarbejder materiale til MED-udvalgsmødet i april/maj/ måned hvert år. Alle fælles regionale retningslinjer for Region Nordjylland - http://www.rn.dk/specialsektoren/udviklingsprojekter/kvalitetsogmetodeudvikling/f%c3%a6llesregional eretningslinjer.htm Den enkeltes afdelings/bosteds APV-handleplan behandles på Lokal MED-udvalgsmøde i april/maj måned hvert år. MED udvalget samler op på eventuelle problematikker, som går på tværs af afdelinger/bosteder, hvor der kan sættes fælles løsningsinitiativer op. Inddragelse af sygefravær behandles som et særskilt punkt. Processen kan illustreres ved figuren på næste side: 4
AM--grupperne er ansvarlige for, at der løbende arbejdes med handleplanerne Hver afdelingsleder samt AMAM gruppen modtager elektronisk link til den færdige APV-oversigt på P-Nettet 15. maj: Deadline: Ansøgning på APV tiltag fra Sektorens APV - pulje: Arbejdsmiljøkoordinator ansvarlig Januar/februar: Lokalt MED udvalgsmøde 15.april - senest: AMgruppensender APVAPV handleplanen tilarbejdsmiljøkoordinator April/maj: Behandles på Lokalt MEDudvalgsmødem Efter behandlingen af APV-handleplanerne APV på det lokale MED-udvalgsmøde, udvalgsmøde, foretages der eventuelle rettelser, og det samlede materiale offentliggøres på Center for Døvblinde og Høretabs P-Net. Såfremt der på en af Center for Døvblindhed og Høretabs afdelinger/bosteder afdelinger/bosteder afdækkes problematikker, som arbejdsmiljøgruppen arbejdsmiljøgruppen ikke kan løse, skal arbejdsmiljøgruppen elektronisk videresende disse APV er til arbejdsmiljøkoordinator senest 1. maj hvert år. På lokalt MED-udvalgs udvalgs møde i april/majmåned hvert år behandles ovennævnte vennævnte APV er og er det ikke er muligt for organisationen CDH, at løse problematikkerne sendes de elektronisk videre til sektorchefen senest den 15. maj hvert år til behandling i SpecialsekSpecialse torens MED-udvalg. Arbejdsmiljøkoordinator er ansvarlig for elektronisk fremsendelse. Da forstanderen er formand for MED udvalget, MED udvalget, er han automatisk orienteret. Det samlede materiale kan hentes i APV-mappen APV mappen på Center for Døvblindhed og HøreHør tabs P-Net.. APV'er på sektorniveau kan hentes på Specialsektorens arbejdsmiljøsider. 5
Den enkelte afdelingsleder, som ikke er arbejdsmiljøleder får et link til APV-siderne på P- Nettet. Arbejdsmiljøgruppen får ligeledes en kopi af den tilrettede APV-handleplan, som opbevares synligt på afdelingen/bostedet i underskreven stand. Den enkelte arbejdsmiljøgruppe er forpligtiget til at overholde de tidsrammer, som fremgår af den APV-handleplan, som besluttes på lokalt MED-møde hvert år i januar. Instruks for hvordan der arbejdes med trivselsmålinger Region Nordjylland laver elektroniske tilfredsheds-/trivselsmålinger for samtlige ansatte i regionen hvert andet år. Første gang var i 2010. Målingerne udgør kortlægningen af den psykiske arbejdspladsvurdering (APV). 1. På CDH modtager forstander, viceforstander og arbejdsmiljøkoordinator både den samlede rapport for hele CDH og rapporter som omfatter CDHs arbejdsmiljøgrupper. 2. Rapporten fra Regionen vedr. CDH behandles på lokalt MED-udvalg. 3. Der udvælges de væsentligste indsatsområder og der nedsættes arbejdsgrupper til at udarbejde handleplaner. 4. Arbejdsmiljøgrupperne udarbejder handleplan for deres område: Arbejdsmiljøgruppen sender deres rapport til samtlige ansatte i den enkelte afdeling/bosted. Den enkelte afdelingsleder er forpligtiget til, at behandle rapporten på det først kommende personalemøde efter offentliggørelsen. Der skal i referatet stå, hvilke indsatsområder der sættes i gang, og hvad målet er for processen. Hvis en afdeling vurderer, at der ikke skal igangsættes en proces, skal begrundelsen noteres i referatet Alle skal have kendskab til indholdet i rapporten og mulighed for at komme med forslag til APV-handleplan. 5. Den samlede APV-plan behandles på arbejdsmiljøudvalgsmødet april/maj og i lokalt MED-udvalg maj/juni måned Arbejdsmiljøgrupperne skal overveje, om tilfredsheds-/trivselsundersøgelsen skal suppleres med fx: Beboer APV APV på vold/voldsrisiko APV ift. gravide Løbende trivselsprofil, jævnfør CDHs retningslinje for trivsel. Trivselsgruppens Kommissorium Formålet med CDHs trivselsretningslinje er at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø med medarbejdere, som trives. Dette gøres blandt andet ved følgende: at fremme trivsel, sundhed og arbejdsglæde og dermed også forebygge arbejdsbetinget stress at sikre en fortløbende dialog mellem medarbejdere og ledere om konkrete forhold i arbejdet at øge opmærksomheden med hensyn til signaler, der indikerer arbejdsbetinget stress. Det videre arbejde med trivselsmålingen indgår i instruksen, som er beskrevet på samme side. 6
Dokumentation Det samlede APV-materiale fra den enkelte afdeling/det enkelte bosted findes både elektronisk i APV-mappen på intranettet, samt i papirform hos arbejdsmiljøgrupperne. Definition af begreber APV Lovmæssigt er APV forankret i arbejdsmiljøloven og i bekendtgørelse nr. 559 fra 2004 om arbejdets udførelse og i en AT-vejledning. Center for Døvblindhed og Høretabs hensigt med APV en er bl.a. at beskytte den enkelte medarbejder, se på arbejdsmiljøet i en helhed, arbejde systematisk og vedvarende være med at løse problemerne. Der er metodefrihed, men en APV skal være skriftlig, være tilgængelig for alle ansatte, det skal være synligt angivet, hvem der har ansvaret for at følge problemløsningerne op i praksis. Arbejdsmiljøgruppen skal underskrive APV en. Referencer Retningslinjer for APV i Specialsektoren, Region Nordjylland - http://personalenet.rn.dk/personale/arbejdsmiljoe/retningslinjer/documents/apv.docx Arbejdstilsynet: Arbejdsmiljøvejviseren for døgninstitutioner og hjemmeplejen - http://arbejdstilsynet.dk/da/arbejdspladsvurdering/arbejdsmiljovejvisere/2009-32-doegninstitutioner-oghjemmepleje.aspx Arbejdstilsynets vejledning D1.1. om ArbejdsPladsVurdering - http://arbejdstilsynet.dk/da/regler/at-vejledninger-mv/arbejdets-udforelse/at-vejledninger-om-arbejdetsudforelse/d1-arbejdspladsvurdering/d11-arbejdspladsvurdering.aspx Arbejdstilsynets Bekendtgørelse om arbejdets udførelse - http://arbejdstilsynet.dk/da/regler/bekendtgorelser/a/sam-arbejdets-udforelse-559.aspx Region Nordjylland, Trivselspolitik (mobning og chikane) - http://www.rn.dk/nr/rdonlyres/e482cf08-1f65-476e-afc8- D7B19D0417F9/0/Vejledningformobningogchikane.pdf Yderligere oplysninger Fakta om kvalitetsmodellen på det sociale område Dansk kvalitetsmodel på det sociale område er et resultat af de senere års øgede fokus på dokumentation og kvalitetsudvikling i den offentlige sektor. Dette øgede fokus stiller større krav til boformer og institutioner om at kunne begrunde, beskrive og dokumentere den sociale indsats og dens virkninger. Et af formålene med Dansk Kvalitetsmodel på det sociale område er således at sikre systematisk dokumentation, synlighed og gennemsigtighed i den sociale indsats til gavn for borgerne, medarbejderne, de pårørende og offentligheden. På den enkelte boform/institution vil kvalitetsmodellen være et redskab, der muliggør faglig udvikling og læring blandt medarbejdere. For borgerne vil modellen medføre øget fokus på en række centrale områder i indsatsen. Med henblik på en succesfuld implementering af kvalitetsmodellen på det sociale område uddannes der ressourcepersoner på alle boformer/institutioner. Ressourcepersonerne fungerer som tovholdere og bistår implementering af modellen i tæt samarbejde med ledelsen. 7
Hvor kan du finde mere om kvalitetsmodellen på det sociale område? Kvalitetsmodellens nationale hjemmeside: www.socialkvalitetsmodel.dk Region Nordjyllands hjemmeside om kvalitetsmodellen - http://www.rn.dk/specialsektoren/udviklingsprojekter/kvalitetsogmetodeudvikling/danskkvalitetsmodelpa adetsocialeomraade.htm Alle fælles regionale retningslinjer for Region Nordjylland - http://www.rn.dk/specialsektoren/udviklingsprojekter/kvalitetsogmetodeudvikling/f%c3%a6llesregional eretningslinjer.htm Kontaktoplysninger Du kan kontakte Region Nordjyllands medarbejdere på kvalitetsmodellen i Specialsektoren: Marianne Holland på telefon 96 35 15 74 eller pr. mail: marianne.holland@rn.dk Du kan kontakte Center for Døvblindhed og Høretabs medarbejder på kvalitetsmodellen Konsulent Pia Grabe Skogberg på telefon 99 31 87 25 eller pr. mail: pgs@rn.dk 8