Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange Dato: Tirsdag 1.12.15 Kl.: 08.00-10.00 Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef PC Nordsjælland Anne Mertz (næstformand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Klinikchef PC Frederiksberg John Hagel Mikkelsen Klinikchef BUC Birgitte Borgbjerg Moltke Centerchef BUC Anne-Rose Wang Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Leder af CVI Allan Lohmann Klinikchef PC Hvidovre René Sjælland Brugerrepræsentant: Erik Frandsen Udviklingschef PC Stolpegård Rikke Høgsted Leder af psykoterapeutisk amb PC Ballerup Ann Colleen Kristineberg 3 2100 København Ø. Direkte 3864 0072 Ref.: Liv Nanna Hansson Dato: 1. december 2015 Øvrige deltagere på mødet: Afbud: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Leanchef Jens Normand Teamleder, Marie Louise Shee HR-chef Ulla Rasmussen (under punkt 5) Chefkonsulent, HR-afdelingen, Louise Berg Jørgensen (under punkt 5) Patientlogistikchef, Kvalitets- og Udviklingafd., Jacob Bille Krogh Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Liv Nanna Hansson Kvalitets- og Udviklingschef Mette Bertelsen (under punkt 6) Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Brugerrepræsentant: Kim Bach Ledende socialrådgiver PC Glostrup Lars Erhart Ahlstrand Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Afdelingslæge BUC Birgitte Bugge Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidst (8.00-8.05) 2. Porteføljestatus (8.05-8.10) 3. Prioritering af opgaver i forummets katalog (8.10-8.30) 4. Sundhedsplatforms-demonstration v. John Hagel Mikkelsen (8.30-9.00) 5. Snitflader i trekanten HR/Center for HR/centrene (9.00-9.20) 6. Registreringskvalitet (9.20-9.50)
7. Mødeevaluering (9.50-9.55) 8. Evt. (9.55-10.00) Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidst (8.00-8.05) Det indstilles, at: forummet godkender referatet fra forrige møde (3.november) Kommentarer Referatet godkendes uden kommentarer. Referat er sendt ud til forummets medlemmer 13.11.15 Punkt 2 Porteføljestatus (8.05-8.15) Det indstilles, at forummet tager orienteringen om status til efterretning. Alle tre projekter er i grøn. Jacob Bille Krogh bedes fortælle om projektet med udvikling af patientlogistiksystem på næste møde. 1. Portefølje Status (udleveres på mødet) 2. Portefølje Oversigt over faser (udleveres på mødet) Punkt 3 Prioritering af opgaver i forummets katalog (8.10-8.30) Form Katalogets nye opbygning gennemgås. Forummet drøfter om kataloget indeholder de mest relevante arbejdsgange eller om kataloget skal udbygges. Forummet bedes derefter tage stilling til om, der skal igangsættes noget nu og prioritere hvilke arbejdsgange, der skal tages fat på som det næste. Det indstilles, at forummet udbygger kataloget hvis der er generende arbejdsgange, der mangler i det nuværende katalog beslutter om der skal i gangsættes noget nu prioriterer hvilke arbejdsgange, der skal tages fat på som det næste Side 2
Oprydning i kataloget: - Punkter omkring mødeafholdelse samles under ét - Der tilføjes idé om vidensdeling ift. standardkalendere for ledere - Arbejdsgange omkring regnskabsregler (fx taxabonner, rejsekort) tages videre til Administrationschefforum behov for serviceeftersyn? - Harmonisering ift. arbejdsgange, der sikrer gode overgange for unge, der skal videre i voksenpsykiatrien. Få beskrevet forskellene. En kommunikationsopgave langt hen af vejen. - Intern visitation er meget forskelligt fra center til center. Vidensdeling om hinandens arbejdsgange. Inspiration til metodik kan hentes i Thedacare og somatikken. - Mangelfulde henvisninger fra praktiserende læger. Allan kommer med data og udspil til forummet om hvad en løsning kunne være (efter aftale med Peter Treufeldt (og praksiskoordinator)). - En ny generende arbejdsgang tilføjes kataloget: Grønne papirer kriminalforsorgens ændrede praksis ved indlæggelse af behandlingsdømte. Procestid i RHP: Før 5 min./nu 2-3 timer. Prioritering af kataloget: Seks punkter blev fremhævet som vigtige. Prioritering af disse drøftes på næste møde. På næste møde prioriteres der i mellem disse ift. RHPs 3 årsplan og FSEAs årshjul for 2016. John har input til det idekatalog om behandlingsplanen, som KUA arbejder på. Kristine fra KUA kontakter ham desangående. For at skabe overblik og mulighed for at prioriterer mellem de identificerede arbejdsgange, er kataloget nu inddelt (horisontalt) i identificerede arbejdsgange 1) som, forummet har identificeret, men ikke igangsat behandling af 2) som behandles af forummet på nuværende tidspunkt 3) hvor der er igangsatte en løsning og/eller er afsluttet 4) hvor forummet har meget begrænsede handlemuligheder/hører til i andet regi. Derudover er der tilføjet en kolonne til at angive status på hvert punkt (Plan, Do, Study, Act), samt en række kolonner til at hjælpe til at sikre opfølgningen. Til at kunne foretage en prioritering medsendes også et først udkast til årshjul for Forum for Standardiserede og Effektive arbejdsgange 2016. 3. Forummets katalog over generende arbejdsgange (rev.) 4. Årsplan 2016 Forum for Stand. og Effektive Arb.gange (vers. 1.0) Punkt 4 Sundhedsplatforms-demonstration v. John Hagel Mikkelsen (8.30-9.00) Side 3
Form John viser de funktionaliteter i Sundhedsplatformen, der er mulighed for at vise på nuværende tidspunkt. Herefter spørgsmål, input og drøftelse. Det indstilles, at forummet: tager fremvisning til orientering John fremviste forskellige funktionaliteter i Sundhedsplatformen, som den ser ud d.d. Forummet bidrog med input omkring: - Kan Sundhedsplatformen understøtte fokus på recovery og patienters ressourcer (socio-demografisk, sociale forhold, pårørende og andet netværk etc.)? Kan det indbygges som centralt i systemet, evt. som del af patientresumeet ( forsiden for hver patientjournal) for at understøtte recovery-tænkningen? - Sproget har stor betydning for kulturforandringer og for fremtidssikring af psykiatrien og Sundhedsplatformen Punktet tages løbende op og sættes på igen til næste møde. Sundhedsplatformen er en del af forummets portefølje og som en del af forståelse af hvordan Sundhedsplatformen vil ændre mange arbejdsgange, har forummet bedt om at se hvad der er bygget og få en fornemmelse af hvordan det kommer til at se ud. Det er ikke muligt at bruge videooptagelser af oplægget til senere brug i større forsamlingerne pga. Epics regler, så derfor filmes der ikke. -- Punkt 5 Snitflader i trekanten HR/Center for HR/centrene Form Drøftelse i plenum. Anne faciliterer drøftelserne. Det indstilles, at forummet: Drøfter om det er de korrekte hovedproblemer, som er behandlet i forbedringsskabelonerne. Drøfter og beslutter næste skridt i processen HRs A3 er tages godt i mod. Det påpeges at svømmebanerne er idealet, men ikke altid stemmer overens med virkeligheden. Feltet omkring Værdi udfyldes, og der vælges gerne målbare mål. Det besluttes, at næste skridt er, at Ulla beder specifikke forumdeltagere om at konkretisere og kvalificerer A3 erne. Side 4
De tre A3 er skal herefter med i et prioriterings-rul. Ulla Rasmussen gennemgik på sidste møde forretningsgangene på udvalgte områder i HR Afdelingens portefølje. Mødedeltagerne drøftede, hvori de så de store udfordringer. På den baggrund har HR Afdelingen udarbejdet en overordnet ( Moder ) samt 3 underordende forbedringskabeloner. 5. Forbedringsskabelon Moder 6. Forbedringsskabelon ansættelsesbreve 7. Forbedringsskabelon løn 8. Forbedringsskabelon rekruttering Punkt 6 Registreringskvalitet Form Teamleder Marie Louise Shee holder et kort oplæg, hvorefter forummets deltagere i grupper drøfter (8-10 min.): - de udfordringer der opleves i forhold til at sikre god registrering af høj kvalitet i GS!OPUS - de kommende tiltag fra oversigten samt deltagernes øvrige forslag til initiativer Der rundes af i plenum med en fælles opsummering af drøftelserne, som gives videre til KUA samt en prioritering af evt. forslag til initiativer. Martin faciliterer drøftelserne. Det indstilles, at forummet drøfter og giver input til igangværende og kommende initiativer for at sikre høj registreringskvalitet beslutter, hvad der konkret prioriteres at arbejde videre med på baggrund af drøftelsen Marie-Louise holdt oplæg og bad forummet om sparring på udfordringerne og behov ift. registrering: - Mangler overblik over hvor stort et problem registreringen er - Stort oplevet problem omkring definitionen af en ydelse det handler dog mere om aktivitetsopgørelser og ikke om registrering - Mangler ledelsesmæssig fortolkning/oversættelse af registreringsvejledningerne. - Der kan vindes meget kommunikationsmæssige ved at supplere lange lister med revideringer af fx vejledninger med praktiske eksempler. - Vejledninger bør udarbejdes i samarbejde med centrene/klinikere - Stort behov for at RHP bliver ved med at sikre at klinikere er med i nationalt/regionalt arbejde med registreringskrav - Behov for klarhed om hvad man må/ikke må ift. registrering, da Side 5
der sker et registrerings-creep. Mange myter om hvad de andre mon gør, tolkninger af vejledningerne. I forlængelse af kapacitetsstyringsmødet i september er det besluttet, at Jacob Bille skal spørge deltagerne til dilemmaerne/fordomme om hvad de andre gør ift. registrering. - BUC adskiller sig fra voksenpsykiatrien ift. registrering, da udredning er et hovedområde i børne- og ungdomspsykiatrien - Behov for hurtig aktion ved nye projekter/strukturer. Inddrag KUA tidligt - KUA skal sørge for at kommunikation ang. registrering også når ledelserne - Mangler at kende KUAs organisering for at vide hvem man skal gå til. Punktet sættes på forummets dagsorden igen. Høj registreringskvalitet er vigtig af flere årsager: 1) Del af dokumentation af patientens kontakt med RHP 2) Økonomisk ift. afregning 3) Data anvendes nationalt i både politiske og forskningsmæssige sammenhænge 4) I forbindelse med datadrevet ledelse i RHP 5) Er med til at sikre korrekte data historisk set efter overgangen til Epic For at højne kvaliteten af registrering i RHP har KUA igangsat en række initiativer inden for tre områder; Oprydning og standardisering af grundelementer, Analyse, opfølgning og læring samt Fokus, kommunikation og ledelsesopbakning. Der opleves udfordringer ift. registreringspraksis på centrene, hvorfor der lægges op til en drøftelse af disse samt en drøftelse af kommende initiativer og forslag hertil. 9. Notat Registreringskvalitet 10. Oversigt Registreringskvalitet Initiativer Punkt 8 Eventuelt (9.55-10.00) Martin sender navne på forummets nye næstformand og nye overlægemedlem ud snarest. Med venlig hilsen Liv Nanna Hansson Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 6