Dato 15. marts 2016 Sagsbehandler Kim N. Eriksen Mail kine @vd.dk Telefon +45 2544 7014 Dokument 16/03534-1 Side 1 / 21 Brugerv ejl edn i n g er ti l di gi tal e n otesb ø- ger 1. Indledning Dette dokument er en samling af vejledninger der beskriver hvordan du udfører forskellige opgaver i OneNote. Hver vejledning starter med en beskrivelse af hvad vejledningen indeholder. Derefter er siden delt op i 2 en teks t del til venstre og en billeddel til højre hvor der er et screendump til hver trin i vejledningen. 2. Indhold 1. Indledning............ 1 2. Indhold............ 1 3. Ny entreprise og ny notesbog......... 2 4. Hvordan deles en notesbog?......... 8 5. Hvordan du åbner en delt notesbog...... 10 6. Hvordan oprettes en ny notesbog?...... 12 7. Hvordan flyttes en lokal notesbog til OneDrive?...... 14 8. Arkivering af OneNote i 360......... 17 9. Arkivering af Gis4Mobile - noter i 360...... 18 10. Dokumentstyring......... 21 Vejdirektoratet Thomas Helsteds Vej 11 8660 Skanderborg Telefon +45 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk SE 60729018 EAN 5798000893450
3. Ny entreprise og ny notesbog Denne vejledning beskriver hvad der skal gøres når der startes en ny entreprise op og man skal starte en ny notesbog for denne entreprise. Der beskrives hvordan en ny notesbog skabelon hentes og hvordan du opsætter skabeloner med entreprisenummer og entreprenør på siderne, så de ikke skal skrives hver gang. Gå til dette link på Vd.dk Vælg "Paradigme til digital notesbog i entreprisestyring" I pop-op vinduet skal du vælge "Åbn" Skriv entreprisens navn, vælg C-drevet som sti og tryk "Opret". 2
Notesbogen er nu oprettet. For lave en side til en skabelon skal du vælge den fane du vil lave til skabelon (i dette eksempel bruger vi Dagbog-stik tilsyn fanen). Når du har valgt fanen skal du udfylde de ting der er relevante, for eksempel entreprise, entreprenør osv. Herefter skal du trykke på den lille pil der peger ned ud for "Ny side" og vælg "Sideskabeloner " Tryk på "Gem aktuel side som brevpapir" - Giv din skabelon et navn, klik fluebenet af ved "Angiv som standardbrevpapir til nye sider i den aktuelle sektion". Klik "Gem". Dette gentages på alle sider hvor der skal laves en skabelon. 3
Herefter skal bogen ligges op på sharepointet så den kan tilgås på ipad og deles i tilsynsteamet. Tryk på "Filer" i øverste venstre hjørne. 4
Tryk på "Del". Vær opmærksom på om den rigtige notesbog er valgt under punkt 1. Vælg notesbog Under punktet "2. Del på" vælger du "Netværket" og under Under punkt "3. Netværksplacering" vælges dit sharepoint Er sharepointadressen ikke under seneste placeringer kan du kopiere nedenstående ind - bare husk at ændre "xxxx" til dine egne initialer. https://vejdirektoratetmy.sharepoint.com/per sonal/xxxx_vd_dk/docum ents/ Tryk på "Del notesbog" 5
OneNote ligger nu din notesbog op på dit sharepoint. OneNote spørger om du vil sende en mail med link til notesbogen. Vælg Nej tak. Gennem denne funktion kan du ikke give tilladelse til at andre kan redigere i notesbogen. Nu ligger notesbogen på dit sharepoint og er klar til at blive delt. 6
Skriv de personer på som du vil dele notesbogen med, evt. cc dig selv eller andre relevante personer. Tryk på Send. 7
4. Hvordan deles en notesbog? Denne vejledning forklarer hvordan man deler en notesbog f.eks. som entrepriseleder, der opretter en ny notesbog til entreprisen. Gå til: https://portal.office.com/ho me Log ind med din VD-mail. Klik på OneDrive-ikonet 8
Den notesbog du gerne vil dele skal du markere med et flueben til venstre for ikonet, og herefter trykke på "Del". Under "Inviter personer" skriv du mailadressen på den/dem du vil dele notesbogen med. Herefter vælges om "Kan redigere" hvis personen skal have denne mulighed eller "kan få vist", hvis personen kun skal kunne se indhold, men ikke ændre i det. Tryk på "Del"-knappen nederst til højre. 9
5. Hvordan du åbner en delt notesbog Denne guide beskriver hvordan man åbner en notesbog som man er blevet tilføjet. Når en notesbog deles med dig får du en mail - klik på linket i denne mail. I dette tilfælde hedder notesbogen Entreprise 12810 Tryk på "ÅBN I ONENO- TE" Tryk på "Tillad" 10
Tryk på "Ja" Hvis du får denne meddelelse skal du trykke på "Ryd cachen" Notesbogen er nu åben og du kan redigere i den. 11
6. Hvordan oprettes en ny notesbog? Denne vejledning beskriver hvordan man opretter en ny notesbog. Åben OneNote Klik på "Filer" Klik på "Ny" Under punkt "1. Gem notesbog på:" vælger du hvor notesbogen skal ligge - vi anbefaler at du ligger den på sharepointet, da den så kan tilgås på forskellige enheder. Hvis du ligger den lokalt er det stadig muligt at flytte notesbogen efterfølgende. Se vejledning herom. Under "2. Navn:" skriver du navnet på notesbogen Under "3. Netværksplacering:" vælger du dit eget sharepoint. Ligger det ikke under seneste placeringer kan du kopiere nedenstående ind og skifte xxx ud med dine egne initialer. https://vejdirektoratetmy.sharepoint.com/personal/xxx_vd_dk/documents/ Herefter trykker du på "Opret notesbog" knappen. Vælg om du vil have en mail med et link til onlineudgaven af notesbogen. 12
Notesbogen er nu åben og ligger under "Notesbøger" til venstre i skærmen. Bemærk at der et grønt synkroniseringsikon ud for notesbogen. 13
7. Hvordan flyttes en lokal notesbog til OneDrive? Denne vejledning beskriver hvordan du flytter en notesbog, der ligger lokalt på din egen PC til OneDrive, så den kan tilgås fra flere enheder, for eksempel din ipad. Eller du kan dele den med kollegaer. Åben OneNote. Tryk på "Filer" 14
Vælg "Del" Under 1. Vælger du den notesbog du vil ligge på OneDrive Under 2. vælger du "Netværket" Under 3. Vælger du dit eget sharepoint. Ligger det ikke under seneste placeringer kan du kopiere nedenstående ind og skifte xxx ud med dine egne initialer. https://vejdirektoratetmy.sharepoint.com/per sonal/xxx_vd_dk/docume nts/ Herefter trykker du på "Del notesbog" knappen. Din notesbog flyttes nu til OneDrive. 15
Vælg om du vil have en mail med et link til notesbogen. Notesbogen ligger nu på dit OneDrive, bemærk at ud for notesbogen er kommet det grønne synkroniseringsikon. 16
8. Arkivering af OneNote i 360 Denne vejledning forklarer hvad du skal gøre når entreprisens notesbog skal arkiveres hver 14 dag. Åbn Notesbogen Gå til "Filer", i øverste venstre hjørne og vælg "Gem som" Under punkt 1. Gem aktuel, vælger du hele notesbogen - filformatet skal være.onepkg Tryk på "Gem som" Læg filen for eksempel på dit skrivebord og giv den et passende navn for eksempel Entreprise xxx.xx - Tilsynsdagbog ddmmåå Tryk på Gem Højre klik på filen - vælg "Send til" og vælg "360 - Eksisterende dokument" eller "360 - Nyt dokument" Digitale notesbøger lægges i 360 på følgende sager i journalplanen for det konkrete projekt: Større anlæg: Sag XXYY.ZZ Tilsynsplan og dagbog. Mindre anlæg: 17
Sag HXXXYY <Projektnavn> Tilsynsnoter, dagbog, fotos o.l. HXXXYY.ZZ <Entreprisenavn> 9. Arkivering af Gis4Mobile-noter i 360 Denne vejledning beskriver hvad der skal gøres når du skal arkiverer hver 14. dag i Gis4Mobile Åben Gis4Mobile i en firefox-browser Log ind med entreprisens navn Vælg fase 4 med ortofoto ved at trykke på knappen i øverste højre hjørne frem kommer vinduet som vist i nederste billede vælg Vejprojekter fase 4 med ortofoto. Vælg den geografiske del af kortet du vil arkiverer ved at zoome ind (scrolle på musens hjul eller brug + og - i øverste venstre hjørne af kortet). 18
Slå evt. clusterne fra ved at trykke på knappen "Settings", fjerne fluebenet og trykke "OK" Tryk på "download" Vælg inden for hvilket dato-interval du vil hente noter. Klik på "Filtrer med dato" og vælg en startdato som er mindre en slutperioden for sidste gang du arkiverede (så du er sikker på at få alle noter med) Vælg "Filtrer kort område" 19
Vælg PDF format. På den måde får du både billeder og tekst med og det er ikke muligt efterfølgende at redigere noter i filen. Tryk på "OK" Filen ligger nu i overførte filer - åben ved at trykke på Ikonet er oppe i højre hjørne af skærmen, på sammen linje som adressefeltet. Klik på "Åben hentningsmappen". Nu er der åbnet et nyt vindue. Vælg det dokument du lige har downloadet ved at højreklikke på det. Vælg "Omdøb" og giv den et sigende navn - for eksempel "Entreprise xxxx G4M registreringer ååmmdd" 20
Herefter højreklikker du på dokumentet igen vælger "Send til" og herefter "360 - Eksisterende dokument" eller "360 - Nyt dokument" 10. Dokumentstyring Godkendt Enhed/netværk Fagtema Planlagt revision Dokument nr. Adgang KIR AD-ES Entreprisestyring Oktober 2017 16/03534-1 [ ] Intern [x] Ekstern 21