Projektredegørelse I projektredegørelsen skal den kontraktansvarlige partner give Erhvervsstyrelsen og de regionale vækstforumsekretariater en kortfattet og præcis beskrivelse af, om projektet gennemføres som planlagt og skaber de ventede resultater. Fokus i redegørelsen skal være på vigtige ændringer siden seneste projektredegørelse blev afleveret. Redegørelsen skal altså ikke samle op alt, hvad der er sket siden projektets start (med mindre det er den første redegørelse, som afleveres). Erhvervsstyrelsen anbefaler, at projektredegørelsen først udfyldes, når det øvrige materiale, som skal afleveres i forbindelse med projektets halvårlige afrapportering (perioderegnskab, indikatorskema mv.), er udfyldt. Projektredegørelsen omfatter følgende punkter: 1. Projektets fremdrift 2. Projektets økonomi 3. Projektets organisering 4. Udbudsregler, markedspris og sund finansforvaltning 5. Offentliggørelse og information om projektet 6. Øvrige forhold af relevans for projektets status 7. Forslag til forbedringer af projektadministration Bemærk, at de første seks felter i skemaet nedenfor skal udfyldes, mens det sidste felt er valgfrit at udfylde. 1
Stamdata Projektnavn: Fremtidens Industrielle Forretningsmodeller II Journalnummer: RFM-14-0004 Tidsperiode som redegørelsen dækker: 1-09-2015 29-02-2016 1. Projektets fremdrift Det opdaterede indikatorskema, som afleveres i forbindelse med den halvårlige afrapportering, skal give et overblik over, om projektet gennemføres som planlagt og leverer de lovede aktiviteter, output og effekter/resultater. I indikatorskemaet er der plads til korte forklaringer på evt. væsentlige afvigelser fra de opstillede måltal. Som kontraktansvarlig partner skal du supplere og uddybe oplysningerne i indikatorskemaet med en mere kvalitativ beskrivelse af projektets fremdrift siden seneste afrapportering. Du skal forholde dig til, om projektets årsagsvirkningssammenhænge ( effektkæden ) hænger sammen som forudsat, dvs. fører de gennemførte aktiviteter til de forudsete output og effekter/resultater, eller er der forudsætninger (kritiske succesfaktorer), som har vist sig ikke at holde stik? Din beskrivelse af projektets fremdrift bør normalt også omhandle forhold, der hverken er opstillet indikatorer eller måltal for. Det kan fx være vigtige del-/underaktiviteter, som ikke fremgår af indikatorskemaet. Du skal beskrive evt. problemer med at gennemføre projektet som planlagt, herunder hvad der konkret vil blive gjort for at løse problemerne. Hvis der blev identificeret problemer i projektets seneste afrapportering, skal du konkret beskrive, om og hvordan disse problemer er blevet løst. Vejledning i effektkæder og indikatorer kan findes her: http://regionalt.erhvervsstyrelsen.dk/effektkaeder_indikatorer_2014_2020. Projektets hovedformål er at styrke små og mellemstore vækstpotentielle produktionsvirksomheder i Region Midtjylland i deres vækst- og udviklingsproces. Dette sker gennem videndeling og vejledning samt tilegnelse af nye kompetencer. De involverede virksomheder har gennem projektet fået tilført ny viden og har udviklet handlingsplaner og vækstplaner i nært samarbejde med private konsulenter og eksperter inden for de relevante fagområder. Der er tale om en let tilgængelig, uvildig og faglig kompetent sparring om virksomhedernes strategi og forretningsudvikling. Det er forventningen, at projektet er medvirkende til at øge antallet af vækstvirksomheder regionalt. Projektet bygger videre på positive erfaringer fra projektet Fremtidens Industrielle Forretningsmodeller (FIF 1) fra 2013-15, hvor der er udviklet en metodik i forhold til rekruttering, udvælgelse, vejledning og rådgivning af produktionsvirksomheder i region Midtjylland. I relation hertil anvendes de termer og begreber fra FIF 1, der tidligere har været kommunikeret ud til både virksomheder, brancheorganisationer og lokale erhvervsråd. Dette relaterer sig i særlig grad til aktiviteterne: Vækstkortlægning (specialiseret vejledning), vækstpitch (basecamp) og væksttjek (strategiworkshop). I oktober 2015 blev ansøgning om fastlæggelse af nye måltal godkendt, hvilket inkluderede at antallet af vækstpitches og vækstgrupper blev nedjusteret og antallet af vækstløft opjusteret. Bagrunden for ændringerne skal primært findes i erfaringerne fra FIF 1, hvor det blev synligt, at det er meget vanskeligt at rekruttere virksomheder til vækstgrupper. Ændringerne blev godkendt af både region og erhvervsstyrelse. Endvidere blev der imødekommet en halv års forlængelse af projektets løbetid, således at projektet afsluttes pr. 30.6 2016. I projektet opereres der derfor med følgende måltal: - 60 vækstkortlægninger (Der er gennemført 71 vækstkortlægninger.) 2
- 35 Væksttjek (29 er færdiggjorte, 5 er i gang og et forløb er afbrudt.) - 2 vækstgrupper med i alt 10 virksomheder (1 vækstgruppe med 4 virksomheder er igangsat og det skal konkluderes, at det i dette projekt ikke er muligt at etablere endnu en vækstgruppe). - 28 virksomheder i vækstløft forløb svarende til i alt 2.160 timer. (10 forløb er færdiggjorte og der er fortsat 18 forløb i gang. I alt forventes et forbrug på 2.140 timer) Virksomhedernes tilfredshed med projekts aktiviteter er relativ højt jf. projektets sidste måling. På en skala fra 1-5, hvor 5 er højest får aktiviteterne følgende karakterer i gennemsnit: - Vækstkortlægning (3.96) - Vækstpitch/basecamp (3.84) - Væksttjek/Strategiworkshop (4.07) - Vækstgruppe (ingen vækstgruppe er afsluttet i FIF 2) - Vækstløft (4.1) Der er endvidere stor tilfredshed med de administrative processer, som i gennemsnit har fået karakteren 3.8, - ligesom at de fleste virksomheder i vækstløft svarer at de i høj grad (60%) har fået implementeret deres handleplaner, mens 20% svarer at alle handleplaner er implementeret. Alle virksomheder på nær en enkel virksomhed vil ikke anbefale projektet til andre virksomheder. Kommunerne i region Midtjylland er bredt repræsenteret i projektet, idet de deltagende virksomheder kommer fra næsten alle kommuner i regionen. En virksomhed fra region Syddanmark deltager endvidere aktivt i projektet. Som det blev beskrevet i sidste afrapportering, er der blevet udviklet et nyt dialogværktøj med tilhørende referatskabeloner. Værktøjet anvendes i forbindelse med vækstkortlægning og vækstpitch. I forbindelse med vækstgrupper og vækstløft anvendes der nyudviklede skabeloner til udarbejdelse af vækstplaner, som anvendes af de private konsulentvirksomheder. COWI forestår en evaluering af projektet, hvor projektledelsen forventer at kunne levere de endelige estima- 3
ter for øget omsætning, jobskabelse og antallet af vækstvirksomheder ultimo maj. Der gennemføres endvidere en evalueringsdag den 11. maj, hvor der vil blive gennemført interviews med projektejer, projektledelse, virksomheder, private konsulenter, væksthus, dansk industri samt repræsentanter for de lokale erhvervsråd. I maj vil der blive lanceret en ny hjemmeside, hvor der vil blive sat fokus på formidling af projektets resultater. Hjemmesiden vil efter projektets afslutning formidle projektets fremgangsmåde, resultater og læringer til omverdenen og interessenter på en let og overskuelig måde. Dertil kommer, at projektet vil blive fremhævet i en publikation, som en eksemplarisk case på hvordan brancheorganisationer, offentlige myndigheder, videninstutioner, erhvervsfremmeaktører og private virksomheder succesfuldt kan arbejde sammen med henblik på at styrke danske virksomheders konkurrenceevne. VIA University College finansierer og står som ansvarlig for den pågældende publikation. Der arbejdes endvidere aktivt i flere sammenhænge på, at videreformidle projektets læringer og konklusioner ind i andre potentielle projektsammenhænge og dermed bygge oven på den viden, der er genereret i projektet. 2. Projektets økonomi Hvis perioderegnskabet udviser væsentlige afvigelser i en eller flere af de budgetterede udgiftsposter, skal disse poster nævnes her, og det skal for hver udgiftspost forklares, hvad de væsentlige afvigelser skyldes. Hvis der ikke er væsentlige afvigelser i nogen udgiftsposter, skal dette oplyses (feltet må ikke efterlades blankt). Projektets økonomi forløber som forventet, ved godkendelse af udskydelse af projektets slutdato til 30/6-2016 blev der samtidig godkendt mindre justeringer i budgettet. Konto 220, Ekstern konsulentbistand udgør en væsentlig del af det samlede projektbudget og der er stor fokus på, at få afregnet konsulentregningerne løbende. Ud af de 29 færdiggjorte væksttjek er 20 afregnet. Der mangler dermed afregning for 14 væksttjek. Ifm. med det væksttjek der er afbrudt er der indgået en aftale mellem projektledelsen, virksomhed og konsulentvirksomheden om betaling af 7.800 kr til konsulentvirksomheden for udført arbejde. Ud af de 10 færdiggjorte vækstløft forløb er 7 afregnet. Dermed mangler der afregning for 21 vækstløft. Vækstgruppen er ikke afregnet. 3. Projektets organisering Hvis der er sket væsentlige ændringer i projektets organisering siden seneste afrapportering, skal ændringerne beskrives og baggrunden for dem forklares. Det kan fx være væsentlige ændringer i kredsen af aktører, som gennemfører projektet, og/eller opgavefordelingen mellem dem. Hvis der ikke er sket væsentlige ændringer, skal dette oplyses (feltet må ikke efterlades blankt). Projektet gennemføres som beskrevet i ansøgningen af et konsortium bestående af VIA University College, Væksthus Midtjylland, Aarhus Universitet, Innovationsnetværket for Produktion og Industrisamarbejdet, en del af Dansk Industri (tidligere benævnt Fremstillingsindustrien). VIA University College er lead-partner og operatør på opgaven. Projektet bygger videre på det grundlag, som blev skabt i projektet Fremtidens Industrielle Forretningsmodeller fra 2013-15. I maj måned blev det første styregruppemøde afholdt og her blev resultater (udbud, projektbeskrivelse, vækstdokumenter etc.) fremlagt og godkendt uden væsentlige kommentarer og ændringsforslag fra styregruppen. I december måned blev det andet styregruppemøde afholdt og også her var der ingen væsentlige kommentarer til projektets fremdrift udover at projektledelsen bør afholde et afsluttende seminar for alle projektets væsentligste partnere for at binde en pæn sløjfe på projektet. Det blev endvidere besluttet, at der ikke umiddelbart skulle afholdes flere styregruppemøder. 4
5
4. Udbudsregler, markedspris og sund finansforvaltning Alle strukturfondsprojekter skal efterleve de såkaldte støtteberettigelsesregler, herunder udbudsreglerne, indkøb til markedspris og sund finansforvaltning. Støtteberettigelsesreglerne kan findes her: http://regionalt.erhvervsstyrelsen.dk/regelsamling_2014_2020. Den kontraktansvarlige partner bedes redegøre for, om der siden seneste afrapportering - er indkøbt vareeller tjenesteydelser (fx konsulentydelser), der kræver annoncering eller udbudsforretning, og hvilken dokumentation haves i givet fald for, at de nationale udbudsregler og EU s udbudsregler er overholdt? Hvordan er det sikret, at alle vare- og tjenesteydelser, som købes af eksterne leverandører (ikke-interesseforbundne parter), er købt til markedspris? Hvis der ikke er indkøbt vare- eller tjenesteydelser siden seneste afrapportering, skal dette oplyses (feltet må ikke efterlades blankt). I starten af 2015 blev der gennemført annoncering og EU udbud efter private konsulenter til gennemførelse af Væksttjek, vækstløft og vækstgrupper. Annonceringen fulgte de procedurer, som er gældende for EU udbud af konsulentopgaver på samlet over 200.000 Euro Udbuddet skete i samarbejde med advokat Svend Bjerregaard fra Holst advokater. Resultatet af udbuddet var, at 6 private konsulentvirksomheder bød på opgaven. Et af de 6 tilbud blev erklæret ukonditionsmæssig på grund af manglende relevante referencer og efterfølgende blev der indgået kontrakt med de resterende 5 konsulentvirksomheder. De 5 virksomheder, der er indgået samarbejde med er: - PwC - Pluss Leadership - FORCE Technology - Teknologisk Institut - FrieCon Alt indkøb inden for kategorien af indirekte omkostninger foregår inden for de aftaler, der er indgået af VIAs indkøbsafdeling for at sikre VIAs overholdelse af udbudsreglerne. Som en statslig institution, følger VIA Statens Indkøbsaftaler (SKI-aftalerne) ved indkøb. 5. Offentliggørelse og information om projektet Alle strukturfondsprojekter skal informere om projektet og dets resultater. Den kontraktansvarlige partner bedes beskrive, hvordan projektets indhold og resultater konkret er stillet til rådighed for omverdenen (siden seneste afrapportering). Og hvordan er omverdenen konkret informeret om, at projektet er iværksat med støtte fra Regionalfonden eller Socialfonden (de formelle krav til brug af EU-logo mv. kan findes her: http://regionalt.erhvervsstyrelsen.dk/e_u_logoer_1). Hvis der ikke er offentliggjort eller informeret om projektet siden seneste afrapportering, skal dette oplyses (feltet må ikke efterlades blankt). Der er udviklet og opsat diverse officielle EU plakater, som kort fortæller om projektet og dets finansieringskilder. Ellers sker formidling af projektets aktiviteter og resultater via; Projektets hjemmeside (www.forretningsmodeller.dk) Nyhedsbreve, som sendes til alle projektets interessenter (virksomheder, brancheorganisationer, samarbejdspartnere, erhvervsråd etc.. Nyhedsbreve fra væksthus Midtjylland og lokale erhvervsråd i region Midtjylland Status møder og emails til key accounts fra de lokale erhvervsråd Indslag i videonyhedsbrevet BrancheNews udgivet af Industrisamarbejdet en del af Dansk Industri Udarbejdelse af en offentlig publikation, som fortæller om projektets fremgangsmåde og resultater 6
7
6. Øvrige forhold af relevans for projektets status Hvis der er andre forhold end punkt 1) -5) ovenfor, som er relevante for at beskrive projektets status, bedes den kontraktansvarlige partner beskrive disse forhold her. Det kan fx være forhold, der er knyttet særlige vilkår til i kontrakten om EU-medfinansiering, herunder regionspecifikke vilkår. Hvis den kontraktansvarlige partner ikke finder behov for at skrive noget under dette punkt, skal dette nævnes (feltet må ikke efterlades blankt). Projektet fremdrift er tilfredsstillende, - dog vil det kun lykkes at etablere 1 vækstgruppe med deltagelse af 4 virksomheder. 7. Forslag til forbedringer af projektadministration Her kan den kontraktansvarlige partner eventuelt beskrive sine erfaringer og gode råd med hensyn til projektadministration. Det kan være forhold, som andre projekter, Erhvervsstyrelsen eller de regionale vækstfora m.fl. bør være opmærksomme på. Det er ikke noget krav, at feltet udfyldes. Projektet foreslår at arkbeskyttelse på partnerregister samt indikatorskema fjernes. 8