Bilag 3: Afgørelse om at forebygge, at stor arbejdsmængde og tidspres forringer medarbejdernes sikkerhed eller sundhed Virksomhed Region Syddanmark, Damhaven 12, 7100 Vejle Beskrivelse af de faktiske forhold Virksomheden Psykiatrisk Afdeling Odense, C/O Odense Universitetshospital, Sdr. Boulevard 29, 5000 Odense C, er en afdeling under af Psykiatrien i Region Syddanmark. Gruppen af medarbejdere Denne afgørelse retter sig mod lægesekretærerne på afdelingen. Denne medarbejdergruppe er organiseret med en funktionsleder, der fysisk er placeret i administrationsbygningen, og de har deres egen arbejdsmiljøgruppe i den lokale arbejdsmiljøorganisation. De fleste af lægesekretærerne er fysisk placeret i det enkelte sengeafsnit, hvor deres daglige arbejdsopgaver varetages i et samarbejde med den lokale afsnitsledelse. Grundlag for afgørelsen Besøg på virksomheden Screeningsbesøg den 11. august 2011. Fra Psykiatrisk afdeling Odense, kontoret deltog funktionsleder Gitte Løgstrup og arbejdsmiljørepræsentant Susanne Gravergaard. Rundgang i afsnittene på virksomheden. Ved rundgangen talte vi med medarbejdere fra sekretærgruppen. Tilsynsbesøg den 9. september 2011 og 10. november 2011. Fra Psykiatrisk afdeling Odense deltog funktionsleder Gitte Løgstrup og arbejdsmiljørepræsentant Susanne Gravergaard. Tilsynet bestod i et møde med ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen, samt samtaler med enkeltpersoner, fra 5 afsnit. Tilsynet blev afsluttet med et møde med ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen, hvor vi redegjorde for Arbejdstilsynets vurdering af arbejdsmiljøet. Samtaler med medarbejdere og ledelse Arbejdstilsynet har afholdt 2 samtaler med 4 medarbejdere fra sekretærgruppen den 10. november 2011. Deltagerne var udpeget af ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen efter vores ønsker med hensyn til funktions- og arbejdsområde. Vi tog ved samtalerne udgangspunkt i arbejdsmiljøvejviser nr. 31 Døgninstitutioner og spørgeguiden for Døgninstitutioner for voksne. Vi spurgte om tilstedeværelsen af følgende risikofaktorer: sotr arbejdsmængde og tidspres, vold og trusler om vold og høje følelsesmæssige krav samt om, hvordan virksomheden forebygger og håndterer problemer med risikofaktorerne. Desuden spurgte vi, om medarbejderne har kendskab til konsekvenser for afdelingen af eventuelle problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Arbejdstilsynet har afholdt samtale med ledelsen i afdelingen for lægesekretærer på psykiatrisk afdeling Odense den 10. november 2011. Temaerne for samtalen var de samme, som blev drøftet under de øvrige samtaler. Desuden drøftede vi data fra Arbejdstilsynets undersøgelse under samtalen. 1
Skriftlige materialer APV-undersøgelse fra 2010 og 2011 Forekomst af stor arbejdsmængde og tidspres Ledelsen og medarbejderne oplyste at der gennem de sidste år har været meget travlt for hele sekretærgruppen. Siden indførelse af elektronisk patientjournal (EPJ) i 2008, har der været problemer med EDB systemet. Systemet kræver mange klik og der er ofte megen ventetid, ligesom systemet tit Fryser. Medarbejderne oplyser at lange journaler kan tage op til 10-15 minutter bare at åbne, så man kan komme til at arbejde med dem. Ledelsen oplyser at indlæggelsestiden gennem de sidste år er faldet, samtidig er der ofte overbelægninger på afsnittene, så samlet set, kommer der langt flere patienter gennem systemet end tidligere, hvilket øger arbejdspresset på sekretærgruppen, som jo skal klare al registrering af de indlagte patienter. Det blev oplyst at der er kommet flere læger til hvilket bidrager til en øget omsætning. For eksempel er der alene på skadestuen sket en øgning på ca.. 400 patienter fra 2010 til 2011. Dette har medført en stor øgning af arbejdet med at skrive bahandlingsnotater, som er en væsentlig del af lægesekretærarbejdet. Samtidig har hele psykiatrisk afdeling været gennem en sparerunde, hvor antallet af medarbejdere er blevet reduceret. Dette gælder også lægesekretærerne. Ledelsen oplyste at man gennem det sidste års tid har været bagud med journalskrivning. På besøgstidspunktet lå der ca. 800 behandlingsnotater, som ventede på at blive skrevet. Heraf var nogle mere end 3 måneder gamle. Ifølge afdelingens APV er andelen af medarbejdere der oplever stor arbejdsmængde og tidspres steget fra 16% i 2010 til 53 % i 2011. Virksomhedens forebyggelse Ledelsen oplyser at Regionen har meldt ud, at registrering af produktivitetstal har en høj prioritet. Medarbejderne oplyste, at dette arbejde efterhånden er så omfattende at behandlingsnotater må vente. Ledelse og medarbejdere oplyser at ledelsen for sekretærgruppen hjælper lægesekretærerne med at prioritere i arbejdsopgaver i det daglige, så man f.eks. sikrer at de opgaver der har højest prioritet bliver udført først. Men i praksis kommer man ikke i bund med arbejdsopgaverne, og der er ikke umiddelbart udsigt til at det bliver bedre. Medarbejderne oplyser at det i nogle tilfælde giver nogle problemer med samarbejdet med afsnittene og eksterne samarbejdspartnere. Det sker f.eks. i form af behandlerne på afdelingerne og privatpraktiserende læger der rykker for behandlingsnotater. I nogle afsnit har denne problematik medført, at samarbejdet mellem lægesekretærer og afsnittes personale blevet noget anstrengt, og medarbejderne oplyser, at de ofte føler de skal forsvare at de ikke når alle opgaver overfor samarbejdspartnerne i afdelingen. Ledelsen oplyser at der afholdes dialogmøder i for lægesekretærerne. Dette er et tiltag som er kommet i stand efter APV arbejdet for 2010, som viste et problem med stor arbejdsmængde og tidspres. Her får man et fælles overblik over en prioritering af arbejdsopgaver og ressourcer. Ledelsen oplyser at det 2
er svært at få puslespillet til at gå op, da det der reelt mangler er ressourcer, mens der samtidig er sat en stopper for at tilføre ressourcer fra Regionens side. Alle afsnit er så pressede at det i praksis ikke er muligt at flytte ressourcer fra 1 afsnit til et andet. Medarbejderne oplyser, at der ikke kan indkaldes vikarer ved langtidssygdom og ferier mv. Men ledelsen oplyste, at man i et enkelt tilfælde, hvor en sekretær var sygemeldt pga. stress havde valgt at gøre dette, da man var bekymret for den tilbageværende sekretær i afsnittet. Ledelsen oplyser, at der har været arbejdet med det fysiske arbejdsmiljø. Man har gennemgået samtlige arbejdspladser, og alle har fået stillet de nødvendige tekniske hjælpemidler til rådighed som f.eks. mousetrapper, bolde mv.. Alligevel har der været medarbejdere som har fået problemer med skulder, ryg og nakke. Medarbejdere og ledelse oplyser, at der opfordres til at man forsøge at variere sit arbejde så meget som muligt, og at man forsøger at holde pauser fra tastearbejdet i løbet af arbejdsdagen. Men det konstante arbejdspres medfører at det i praksis er meget svært for en del af medarbejderne ikke at være låst til tastaturet gennem hele arbejdsdagen. Dette har medført en del gener i form af skulder, nakke og ryg problemer. Medarbejderne oplyser, at nogle funktioner i det ny EDB system kræver rigtig mange museklik, hvilket medfører en øget belastning af det fysiske arbejdsmiljø. Arbejdsmæssige og personlige konsekvenser Medarbejderne oplyser, at der er opgaver som skal nås, som ikke bliver nået. For eksempel skal al tvang registreres og sendes til sundhedsstyrelsen senest 10 dage efter episoden. Dette kan i praksis ikke lade sig gøre. Her er man ca. 2-3 måneder bagud. Ledelse og medarbejdere oplyser, at man er konstant bagud med arbejdsopgaver, og der er opgaver der ikke nås til tiden. Dette medfører blandt andet problemer med samarbejdet med behandlerne i afsnittene samt eksterne samarbejdspartnere. Der har det sidste år været 3 sygemeldinger begrundet i det store arbejdspres, og på besøgstidspunktet var 1 sekretær langtidssygemeldt med stress. I APV for kontorafsnittet 2011 fremgår det at: 53.3 % oplever et stort arbejdspres 26, 7 % har ofte problemer med at slappe af 40% er ofte meget trætte 13 % er psykisk udmattede 20% sover dårligt Begrundelse for afgørelse Begrundelsen for afgørelsen tager udgangspunkt i en vurdering af, om og hvordan problemer med stor arbejdsmængde og tidspres er til stede i arbejdet, og hvordan virksomheden har søgt at forebygge problemerne. Det er Arbejdstilsynets vurdering, at arbejdet som lægesekretær på psykiatrisk afdeling Odense ikke er planlagt, tilrettelagt og udført, så det er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Der er risiko for, at de konstaterede problemer med stor arbejdsmængde og tidspres kan forringe 3
medarbejdernes sikkerhed eller sundhed og dermed have indvirkning på medarbejdernes fysiske eller psykiske sundhed både på kort og langt sigt. Vi har ved vurderingen lagt vægt på, at den sikkerheds- og sundhedsmæssige risiko ved stor arbejdsmængde og tidspres ikke er forebygget tilstrækkeligt. Det bygger vi på følgende: Der har gennem det sidste år været stort arbejdspres for lægesekretærerne. Der har været iværksat forskellige tiltag, som skal hjælpe sekretærerne med at prioritere i arbejdsopgaverne, men der er stadig opgaver som ikke kan nås indenfor tidsrammen. Det store arbejdspres, og opgaver der ikke nås medfører, at der opstår konflikter mellem lægesekretærerne og deres daglige samarbejdspartnere på sengeafsnittene og med eksterne samarbejdspartnere. Der er gennem det sidste år medarbejdere som er blevet sygemeldt på baggrund af det store arbejdspres. Der har gennem det sidste års tid været en stor øgning af arbejdsopgaver for sekretærgruppen. Dels gennem et kraftigt øget patientoptag på Psykiatrisk afdeling, dels gennem øgede krav til registrering af f.eks. produktivitets målinger. Samtidig har der været gennemført besparelser, der har medført en reduktion i bemandingen. Lægesekretærerne udfører opgaver som er af stor betydning for behandlingen af patienterne, herunder f.eks. indtastning af behandlingsnotater. Det har gennem det sidste års tid ikke været muligt for lægesekretærerne at udføre denne arbejdsopgave indenfor en tidsramme som forventes af de daglige samarbejdspartnere. Dette medfører at der i nogle tilfælde opstår konflikter i samarbejdet mellem sekretærgruppen og de daglige samarbejdspartnere. Derudover er der arbejdsopgaver som ikke nås indenfor den tidsramme som kræves af f.eks. sundhedsstyrelsen. Det gælder f.eks. indrapportering af tvang. Sekretærerne er generelt en meget pligtopfyldende gruppe medarbejdere, og det daglige arbejdspres medfører at der arbejdes meget hurtigt, og selvom der fra ledelsen lægges op til at det er vigtigt at holde pauser, så man sikrer at den enkelte ikke sidder bundet til skærmen hele dagen, er der en tendens til at man springer pauser over for at nå så meget som muligt. Dette medfører at der er medarbejdere, der har fået problemer med skulder og nakke. Det store arbejdspres har altså dels en negativ effekt på det psykiske arbejdsmiljø, men også afledte effekter på sekretærernes fysiske arbejdsmiljø. Det store arbejdspres har medført at nogle medarbejdere har været sygemeldt med stressrelaterede symptomer. Funktionsledelsen forsøger at hjælpe medarbejderne, blandt andet ved at prioritere i opgaverne, men der er stadig et voldsomt arbejdspres for en del af medarbejdergruppen, og det at sekretærgruppen konstant er bagud giver sig udslag i personlige konflikter med deres nære samarbejdspartnere ude på afsnittene. 4
Arbejdstilsynet vurderer derfor samlet, at arbejdet som lægesekretær på Psykiatrisk afdeling Odense udsætter medarbejderne for en sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko. Utilstrækkelig forebyggelse af den sikkerheds og sundhedsmæssige risiko ved stor arbejdsmængde og tidspres forøger medarbejdernes risiko for at få stress og stressrelaterede sygdomme som fx angst, depression og hjertekarsygdomme. Afgørelse Virksomheden skal sikre, at arbejdet planlægges, tilrettelægges og udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt både på kort og på langt sigt. Virksomheden skal derfor forebygge, at stor arbejdsmængde og tidspres forringer medarbejdernes sikkerhed eller sundhed i forbindelse med arbejdet som lægesekretær på Psykiatrisk afdeling Odense. Hjemmel for afgørelse 38 og 77, stk. 1, i lov om arbejdsmiljø, jf. lovbekendtgørelse nr. 1072 af 7. september 2010 med senere ændringer. 4 og 7, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 559 af 17. juni 2004 om arbejdets udførelse. Vejledning Arbejdstilsynet kan rådgive generelt om en række metoder til at forebygge problemer med stor arbejdsmængde og tidspres. Områder, som kan være centrale med henblik på varige løsninger, er nævnt nedenfor. Det kan være hensigtsmæssigt, at I selv foretager en afdækning af konkrete og specifikke løsninger til forbedring af det psykiske arbejdsmiljø, herunder at I inddrager medarbejderne i en sådan afdækning. For at forebygge problemer med stor arbejdsmængde og tidspres kan I fx: Nedbringe arbejdspresset for sekretærgruppen. Det kan f.eks. ske ved at begrænse antallet arbejdsopgaver for sekretærerne. For eksempel justere mængden og/eller længden af behandlingsnotater eller lignende. Optimere EDB systemerne der arbejdes med, så vente- og opstartstider begrænses. Sikre en realistisk balance mellem krav og ressourcer. I kan læse mere om at forebygge problemer med stor arbejdsmængde og tidspres i At-publikationen om arbejdsbetinget stress på adressen www.at.dk/arbejdsbetinget-stress. Se også håndbog om psykisk arbejdsmiljø på adressen www.at.dk/handbog-om-psykisk-arbejdsmiljo. Sådan udarbejder I en tids- og handlingsplan I skal indsende en tids- og handlingsplan til Arbejdstilsynet. Tids- og handlingsplanen skal beskrive, hvordan I vil arbejde med at løse problemerne med i det psykiske arbejdsmiljø. Hvis I allerede har aktiviteter i gang, kan I også beskrive dem i tids- og handlingsplanen. Når I skal i gang med at udarbejde tids- og handlingsplanen, er det en god idé, at I overvejer: Hvad I vil opnå med jeres indsats. 5
Hvilke ressourcer I har til rådighed - fx tid, viden og kompetencer. Hvilke aktiviteter der kan hjælpe jer med at løse problemerne i det psykiske arbejdsmiljø og opnå det, I gerne vil. Hvordan aktiviteterne passer sammen med andre aktiviteter i virksomheden. Hvad der skal til for, at aktiviteterne bliver prioriteret. Hvem der skal have ansvaret for indsatsen. Hvem der skal inddrages - fra ledelsen og medarbejderne - i udarbejdelsen og gennemførelsen af tids- og handlingsplanen. Hvordan der skal kommunikeres om indsatsen internt i virksomheden. Om I har brug for hjælp udefra - og i givet fald til hvad. Når I har fundet frem til de aktiviteter, I ønsker at sætte i værk, kan I udarbejde en samlet tids- og handlingsplan. Den kan fx beskrive: De problemer, der skal løses. De aktiviteter, der skal løse problemerne. Hvordan aktiviteterne skal bidrage til at løse de problemer, som Arbejdstilsynet har peget på. Den rækkefølge, som aktiviteterne skal gennemføres i. De delmål, der skal nås undervejs. Hvilke deadlines der er, og hvornår problemerne vil være løst. Hvem der er ansvarlig for hvilke dele. Hvordan I vil vurdere effekten af jeres indsats. Tids- og handlingsplanen kan se ud på mange forskellige måder. Et eksempel på en ramme kan være: Beskrivelse af aktivitet(er) Hvordan aktiviteten bidrager til løsningen Start- og sluttidspunkt Ansvarlig(e) Vurdering af effekt I kan læse mere om, hvordan I kan arbejde med at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø i virksomheden i pjecen "Et godt psykisk arbejdsmiljø - hver dag" på adressen www.at.dk/temaer/psykisk-arbejdsmilljo/viden-om.aspx Til Arbejdstilsynets brug P-nr. 1013520956 - Vores sag: 20110076476/22 - Arbejdsmiljøproblem nr. 418690 - Kategori: Psykisk arbejdsmiljø 6
... Tilbagemelding om tids- og handlingsplan Sendes til: Arbejdstilsynet Tilsynscenter Syd Postboks 1228 0900 København C Tilbagemelding om tids- og handlingsplan om at forebygge, at stor arbejdsmængde og tidspres forringer medarbejdernes sikkerhed eller sundhed Afgivet til: Region Syddanmark, Damhaven 12, 7100 Vejle Blanketten skal indsendes til Arbejdstilsynet senest den 1. marts 2012. Tids- og handlingsplanen skal indeholde oplysning om: Hvilke foranstaltninger virksomheden eventuelt allerede har iværksat for at løse problemerne. Hvordan virksomheden yderligere vil forebygge og håndtere problemerne. Hvornår problemerne vil være løst. Tids- og handlingsplan er vedlagt Blanketten skal underskrives af virksomheden og arbejdsmiljørepræsentanten. Undertegnede bekræfter at være blevet gjort bekendt med ovenstående Dato Underskrift ledelse Dato Underskrift arbejdsmiljørepræsentant Til Arbejdstilsynets interne brug: Vores sag: 20110076476/22 Vores ref.: Svend Henrik Mikkelsen 1013520956 20110348345 T