T a r g e t G r u p p e n Microsoft Office Project 2013 DK
I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Lidt om Microsoft Office Project 2013... 1 Hvorfor skal man anvende Microsoft Office Project 2013?... 1 Microsoft Office Project 2013 er et værdifuldt planlægningsværktøj til:... 1 Når arbejdet først er i gang, kan man bruge Microsoft Office Project 2013 til:... 1 Fire vigtige trin... 2 Første trin...2 Andet trin...2 Tredje trin...2 Fjerde trin...2 Hvordan er Microsoft Office Project 2013 opbygget?... 3 Fanebladene...4 Visninger...4 Tabeller...7 Diagrammer...9 Tidsaksen... 11 Timeline... 12 Formularer... 13 Opdelings-linje og boks... 13 Navigation... 13 Genvejstaster... 14 Generelle indstillinger... 16 Opgavernes tidsplans indstillinger... 16 Regnskabsår... 17 Virksomhedens kalender... 18 Arbejdstid, i kalender og standard tid... 18 Ferie og fridage... 18 Nye kalendere... 20 Brug af kalendere i andre projekter... 21 Egenskaber for projektet... 22 Nyt projekt... 24 Ved start af et nyt projekt... 24 Start eller slutdato... 24 Standardkalender... 25 Projektstatistik... 26 Arbejdstid... 26 Beskyttelse med kodeord... 26 Opgaver (Opgaves)... 28 Manuel og automatisk udregning... 28 Target Gruppen marts 2014 i
I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Indtastning af opgaver... 31 Varighed... 32 Opgaveoplysninger... 32 Bemærkninger... 33 Opgaveoplysninger om flere opgaver... 33 Prioritet... 34 WBS-kode... 34 Milepæl (Milestone)... 35 Gentagne opgaver... 36 Hovedopgaver... 38 Indsætte og slette opgaver... 39 Opgavernes indbyrdes afhængigheder... 40 Foregående og Efterfølgende opgaver... 40 Afhængighedstyper, AS, AA, SS, SA... 41 Mellemliggende (slæk) og overlappende tid... 41 Betingelser... 42 Den kritiske vej... 44 Justere projektets startdato... 45 Oprindelig plan (Baseline)... 45 Midlertidig plan (Interim plan)... 46 Ressourcer... 47 Ressourcepulje... 47 Medarbejdere... 48 Importer ressourcer... 49 Grupperessourcer... 50 Arbejdsgruppe... 50 Ressourcekalender... 50 Omkostningssatser... 52 Timeløn, Overarbejde og stigninger... 52 Ressource tilgængelighed... 53 Dele ressourcer med andre projekter... 53 Tildele ressourcer til opgaver, allokering... 54 Team Planner... 57 Arbejde... 57 Enheder... 57 Indsatsbaseret... 58 Overarbejde... 59 Varighed = Arbejde/enheder (varighed x enheder = Arbejde)... 60 Tildelingsoplysninger... 60 Target Gruppen marts 2014 ii
I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Profiltype (Arbejdsprofil)... 61 Overallokering... 62 Udjævning af overallokeringer (Resource Levelling)... 63 Opfølgning af projektplan... 65 Tilføjelse af opgaver, ret oprindelig plan... 65 Opdel opgave... 66 Opdater opgaver med faktiske tal og datoer... 67 Opdater projekt... 69 Opdater omkostninger... 69 Udskriv rapporter... 71 Visuelle rapporter... 73 Afslut projektet... 75 Sammenkæd flere projekter... 75 Oprettelse af hierarkier... 75 Sådan holdes oplysninger opdateret... 76 Hurtig sammenfletning af projekt til udskrivning... 77 Opgave... 78 Projekt: Typehus... 78 Generelle indstillinger... 78 Ressourcer... 78 Opgaveliste... 79 Opgavernes indbyrdes afhængigheder... 79 Tildele ressourcer til opgaver... 79 Opfølgning af projektplan... 79 Opgave... 80 Projekt: Kapacitet... 80 Tilretning af Visninger og rapporter... 87 Visninger... 87 Gantt diagram... 91 Filtre... 93 Target Gruppen marts 2014 iii
Lidt om Microsoft Office Project 2013 Hvorfor skal man anvende Microsoft Office Project 2013? Microsoft Office Project 2013 er et planlægningsværktøj for projektledere, hvor man kan oprette projektplaner, tildele opgaver og holde styr på ressourcer. Men det giver også projektlederen et redskab til at styre projektet fra start til slut med løbende opdateringer og justeringer. Microsoft Office Project 2013 er et værdifuldt planlægningsværktøj til: Organisering og gennemtænkning af planen i detaljer. At fastlægge tidsplan, som skal overholdes. At planlægge rækkefølge i opgaver. At tildele ressourcer og omkostninger til opgaver med hensyntagen til ressourcernes rådighed. At lave professionelt udseende rapporter til direktionen, ledelsen, overordnede, projektdeltagere, arbejdere, underleverandører og offentligheden. Når arbejdet først er i gang, kan man bruge Microsoft Office Project 2013 til: At tilrette tidsplanen løbende for eventuelle ændringer og uforudsete omstændigheder. At kommunikere med alle projektmedarbejderne om løsning af opgaverne samt følge fremdriften i opgaverne og om man ser ud til at overholde tidsplanen og budgettet. At producere rapporter om projektets forløb og til at vurdere eventuelle problemområder for fremtidige projekter. Automatisk at publicere rapporter om projektet på Internettet eller virksomhedens Intranet. Target Gruppen marts 2014 Side 1
Fire vigtige trin Disse fire trin er vigtige at tage, hvis man skal have en effektiv projektstyring. Første trin Definer projektets mål. Uden klare og præcist definerede mål for, hvad projektet skal opnå, vil det blive et mareridt at styre projektet. Andet trin Planlæg projektet i detaljer, opgavernes mål, tidshorisont, ressourcer medarbejdere, maskiner, lokaler, materialer, o.l. Projektlederen eller deltagerne opdaterer og tilretter opgaverne løbende under projektets fremdrift. Tredje trin Projektlederen følger og vurderer opgaverne og deres slutdatoer. Ved en nøje opfølgning dagligt kan de resterende dele af projektet planlægges mere præcist. Fjerde trin Når projektet er afsluttet, sikres det, at alle opgavernes mål er nået. Hvis man har fulgt opgavernes løbende fremdrift, er det endelige check af faktiske omkostninger og produktivitet en form sag. Target Gruppen marts 2014 Side 2
Hvordan er Microsoft Office Project 2013 opbygget? Når programmet åbnes og der er oprettet eller åbnet et projekt, vises visningen Gantt-diagram med tabellen til indtastning af opgaver til venstre og den grafiske visning ud af en tidslinje et Gantt diagram til højre: Det er muligt at opdele vinduet i flere mindre dele, så man f.eks. kan se flere detaljer om den enkelte opgave, man har valgt i tabelvinduet, i den nederste halvdel. Denne opdeling kan man lave ved at vælge Vis, Opdel visning, Detaljer. Til højre kan vælges, hvad der skal vises for neden her vises opgaveformularen. Eller ved at dobbeltklikke på eller trække i den lille vandrette bjælke i bunden af rullepanelet: Target Gruppen marts 2014 Side 3
Herunder ser du et projekt med opgaver til venstre, Gantt diagram til højre og formularen for den valgte opgave for neden: Fanebladene Båndet er opbygget som vi kender det fra andre Microsoft Office programmer som Word, Excel, PowerPoint og Access. Fanebladene er som udgangspunkt Filer, Opgave, Ressource, Rapport, Projekt og Vis, hvortil kommer Gantt-diagrammer, der vises ved Gantt diagrammer. Ved andre visninger kan der komme andre faneblade her. Båndet eller the Ribbon, som det hedder på engelsk, kan minimeres ved at du højreklikker på en fane og vælger Skjul båndet eller nemmere ved at du dobbeltklikker på et faneblad. Visninger Længst til venstre på Opgave eller på Vis kan du skifte mellem forskellige visninger. Nedenfor ser du knapperne i nævnte rækkefølge: Target Gruppen marts 2014 Side 4
Ved at vælge Vis, Andre visninger, Flere visninger... får man en oversigt over alle tilgængelige visninger og også mulighed for at redigere i de enkelte visninger. Target Gruppen marts 2014 Side 5
Man dobbeltklikker blot på den visning, man vil bruge. Hvis man mangler nogle oplysninger i visningen eller man på anden måde gerne vil tilrette den, kan man vælge Rediger... Det er ligeledes muligt at oprette en kopi af en eksisterende visning og så tilrette den. På den måde vil man altid kunne vende tilbage til udgangspunktet. Nogle visninger indeholder en tabel og et diagram, andre kun tabeller eller kun diagram. Target Gruppen marts 2014 Side 6
Tabeller I øverste venstre del har vi Tabelvinduet. Dette vindue er opbygget som en tabel. Kolonnerne er navngivet de oplysninger det er muligt at registrere for de enkelte opgaver og rækkerne er nummereret. Man kan vælge mellem mange forskellige tabeller ved at vælge under ikonet Vis, Tabeller: [Tabelnavn]. Disse tabeller giver mulighed for at se eller indtaste forskellige oplysninger om de enkelte opgaver. Man kan tilrette tabellerne ved at vælge Vis, Tabeller: [Tabelnavn], Flere tabeller..., Rediger... Du kan også løbende højreklikke på en kolonne skjule den. Du kan også indsætte en ekstra kolonne ved at højreklikke på en kolonne og vælge Indsæt søjle og vælge blandt alle Projects felter, hvilken der skal vises: Target Gruppen marts 2014 Side 7
Target Gruppen marts 2014 Side 8
Diagrammer Diagramvinduet i øverste højre del kan vise forskellige diagrammer. Der er flere typer diagrammer afhængig af, hvilke oplysninger man gerne vil se. Hvis man er ved at indtaste nye opgaver, vælger man et. Er man ved at følge op på, hvor langt de enkelte opgaver er nået, vælger man et andet. Nedenfor ses et Gantt-opfølgningsdiagram Tracking Gantt: Hvis man vil redigere i formatet af søjlerne, kan man bruge fanebladet Gantt Chart Tools: Eller højreklikke i diagrammet uden at ramme nogen af søjlerne eller andet, og vælge Søjleformater... Target Gruppen marts 2014 Side 9
Her kan man - udover at tilrette søjleformatet - også se, hvad de enkelte symboler betyder. Layout, gitterlinjer, fremdriftslinjer og fridage kan ligeledes nås ved at højreklikke i diagrammet. Man kan også tilsvarende redigere diagrammets gitterlinjer vælge hvordan weekender skal vises og gøre dags dato synlig i form af en tydelig datolinje. Target Gruppen marts 2014 Side 10
Tidsaksen Vil man se en bestemt del af opgaverne i diagrammet, f.eks. dem der ligger indenfor 1 måned, kan man zoome ind og ud på projektet med disse knapper på Vis: Du kan også højreklikke på tidsaksen og vælge Zoom... Man kan tilrette yderligere ved at vælge Tidsskala... Target Gruppen marts 2014 Side 11
Timeline Ovenover tabellen og diagrammet kan man få vist en grafisk tidslinje, hvor start og slut på projektet vises: Placer nøgleopgaver og milepæle på denne tidslinje for at skabe overblik over projektets vigtigste elementer. Du tilføjer opgaver ved at højreklikke på en opgave og vælge Føj til tidslinje eller vælg på Opgave, Føj til tidslinje: Target Gruppen marts 2014 Side 12
Formularer Formularer kan vises i begge halvdele af vinduet. Man vælger dem ligesom de andre visninger med Vis, Opgavevisninger, Andre visninger... Formularen vil blive vist i den halvdel, som er aktiv. Det, man ser i formularen, er afhængig af, hvilken opgave man har markeret i den øverste halvdel. Opdelings-linje og boks Den lille firkant i højre hjørne af vinduet kaldes split boks. Den sorte streg i bunden kan man dobbeltklikke på og opdelingen af vinduet vil skifte mellem opdelt og ikke opdelt. Selve opdelingen kan ændres ved at trække i mellemrummene og trækker man der, hvor det lodrette mellemrum rammer det vandrette, kan man ændre alle tre vinduer samtidigt. Navigation Som i nogle andre Microsoft programmer kan man bruge F6 til at skifte mellem øverste og nederste vindue. Man kan bruge piletasterne til at løbe igennem tabellerne, og med Tab hopper man til cellen til højre. Enter hopper til cellen lige under. I formularer hopper man mellem felterne med Tab og Shift+Tab hopper baglæns. Target Gruppen marts 2014 Side 13
Generelle indstillinger Der er en række indstillinger, man skal tage stilling til, inden man går i gang med selve projektet. Disse indstillinger er meget vigtige for de udregninger Microsoft Office Project 2013 skal udføre løbende. Indstillingerne skal sættes før man starter projektet. Har man f.eks. sat en opgave til at kunne løses på 1 uge (40 timer om ugen), så ændrer man antal arbejdstimer om ugen til 44. Opgaver står stadig til at blive løst på 40 timer, men til 0,91 uge. Opgavernes tidsplans indstillinger Du finder dem i Filer, Indstillinger under Tidsplan. De to mest kritiske indstillinger er dem, der definerer enhederne dage (HoTimer pr. dag) og uger (Timer pr. uge) for opgavernes varighed. De fundamentale enheder som Microsoft Office Project 2013 regner med er minutter. Indtaster man to dage som varighed, bliver den altså omregnet til minutter internt i Microsoft Project. Har man sat timer pr. dag til 8,00, gemmer Microsoft Project varigheden som 960 minutter(2 dage x 8 timer x 60 minutter). Har man sat timer pr. dag til 10,00 er varigheden 1200 minutter altså meget mere arbejde. Timer pr. uge har samme effekt, hvis man ikke har sat den fra starten. Starttidspunkt bestemmer, hvornår en opgave skal starte, hvis man blot indtaster dato for opgavens start, selvom du har defineret i firmaets kalender, hvornår arbejdsdagen starter. Sluttidspunkt skal også svare overens med det tidspunkt, man sætter i kalenderen, da det har betydning ved f.eks. en betingelse på skal afslutte den, hvor man angiver en dato for, hvornår opgaven skal være løst. Target Gruppen marts 2014 Side 16
Virksomhedens kalender Microsoft Office Project 2013 indeholder en standard kalender, som definerer arbejdsdage og arbejdstid. Som udgangspunkt er den indstillet til fem arbejdsdage, mandag til fredag, med 8 timer pr. dag. Arbejdstiderne er fra 8.00 til 12.00 og igen fra 13.00 til 17.00. Der er ikke defineret nogen helligdage. Alle projekter vil blive tilknyttet en standard kalender og man kan tilrette standard kalenderen eller oprette nye standard kalendere og tildele projektet til en af dem. Arbejdstid, i kalender og standard tid Menupunktet Projekt, Skift arbejdstid... giver mulighed for at tilrette og oprette kalendere. Når man skal tilrette arbejdstiderne på f.eks. alle fredage, klikker man på fanebladet Arbejdsuger og knappen Detaljer, så kan alle fredage markeres og får så den arbejdstid, man indtaster i Fra og Til felterne. Ferie og fridage Ønsker man at lægge fridage ind i kalenderen, indtaster man på fanebladet Undtagelser et navn og dato(er) for afvigelsen for neden og Target Gruppen marts 2014 Side 18
dobbeltkliker man herefter på den enkelte dag, kan man definere yderligere bl.a. vælge Fritid. På den måde lægger man alle firmaets fridage og de helligdage, som afholdes, ind i kalenderen. Her er der lagt en juleferie ind: Og dobbeltklikker du på en af datoerne, kommer denne dialogboks frem: Target Gruppen marts 2014 Side 19
Nye kalendere Hvis man har behov for en kalender for f.eks. et nathold eller en anden gruppe medarbejdere (ressourcer) hvis arbejdstid er forskellig fra firmaets standard kalender, kan man under Opret ny kalender oprette flere kalendere og tilknytte medarbejderne (ressourcerne) til kalenderen. Bemærk de ændrede arbejdstider øverst til højre i nedenstående dialogboks: Target Gruppen marts 2014 Side 20
Brug af kalendere i andre projekter Når man en gang har oprettet og tilrettet kalenderne, så de passer til virksomheden og dens ressourcer, kan man bruge kalenderne i alle fremtidige projekter. Menupunktet Filer, Oplysninger, Organiser Global Skabelon... giver mulighed for at kopiere kalendere mellem projekterne. Target Gruppen marts 2014 Side 21
Alle kalendere man har i GLOBAL.MPT er tilgængelige i alle projekter, hvis man vil have en kalender fra sit projekt skal være tilgængelig i alle fremtidige projekter, skal man altså kopiere kalenderen fra i dette tilfælde Typehus 2013 til GLOBAL.MPT. Egenskaber for projektet Man kan registrere en række oplysninger om projektet under Filer, Oplysninger og Projektoplysninger ude til højre. Disse oplysninger kan man så bruge i Sidehovedet eller Sidefoden af udskrevne visninger eller rapporter. Klikker du på pilen ud for Projektoplysninger kan du vælge avancerede egenskaber og statistik. Target Gruppen marts 2014 Side 22
Under Brugerdefineret kan man også kæde oplysningerne direkte til felter fra projektets informationer. Target Gruppen marts 2014 Side 23