EazyProject skærmbilleder indhold

Transkript

1

2 EazyProject skærmbilleder indhold EazyProject skærmbilleder indhold... 1 Gantt-kort med brugervenlig klik-funktionalitet... 2 Personlig ugeseddel... 3 Projektportefølje... 4 Ressourceplan... 5 Projektplan... 6 Projektplan med detaljer... 7 Projektoprettelse - stamdata... 8 Projektoprettelse find og vælg projektmedlemmer... 9 Projektoprettelse økonomi Projektoprettelse fakturering Projektøkonomi med opgavedetaljer Projekt - finansiering Projekt - fakturering Kalender dagsvisning Graf generator til visning af timeforbrug Nøgletal på medarbejdere Rapport medarbejder - med projekt og opgavefordeling Rapport projekt - der viser timefordeling fordelt på medarbejdere Bilag nr. 1

3 Gantt-kort med brugervenlig klik-funktionalitet Dette Gantt-kort illustrerer et eller flere projekters tidsplan. Gantt-kortet illustrerer start- og sluttidspunkter for projekter, faser og opgaver. Et projekt eller en opgave kan flyttes ved at klikke direkte på den i tidslinien. Varigheden af et projekt eller en opgave kan ændres, ved at klikke på første eller sidste celle i markeringen af et projekt/opgave. Fremgangen beregnes automatisk på baggrund af timebudget og indrapporterede timeforbrug. Autoskalér-funktionen tilpasser automatisk gantt-visningen (perioden) til det valgte indhold. Milestones vises tydeligt med ikonet. Bilag nr. 2

4 Personlig ugeseddel Ugesedlen giver mulighed for indtastning af timer, arbejdskommentarer og kilometerregistreringer. Det er muligt at reducere linjerne i ugesedlen ved brug af favoritter, filtrer eller fritekstsøgning. Ugesedlen kan tilpasses af hver enkelt medarbejder via afkrydsningerne øverst i skærmbilledet. Ugesedlen understøtter brug af piletaster og genvejstaster. Bilag nr. 3

5 Projektportefølje Rapporten Projektportefølge viser projektnøgletal for et udvalgt antal projekter, såsom kostpriser, salgspriser, dækningsbidrag og timeforbrug. Det er muligt at afgrænse rapporten efter favoritter, d.v.s. brugeren kan helt selv bestemme hvilke projekter, der skal vises. Hvis Vis opgavedetaljer vælges, vises faser og opgaver under hvert projekt. Angivelse af risiko bestemmes af projektlederen i projektformularen. Rapporten kan nemt udskrives eller eksporteres til pdf. Bilag nr. 4

6 Ressourceplan Ressourceplanen viser belastningen af de valgte medarbejdere i de valgte måneder. Totalerne beregnes med udgangspunkt i alle tildelte opgaver og allokeringer, samt ferie og andet fravær. Ved at afkrydse Vis projektdetaljer udvides ressourceplanen med projektdetaljer for hver medarbejder. Afkrydsning af Vis dagsdetaljer viser ressourcebelastning dag for dag. Bilag nr. 5

7 Projektplan Projektplanen viser udvalgte nøgletal for den valgte projektportefølje og tilhørende opgaver. Der er mulighed for at identificere overallokerede projekter og få et hurtigt overblik over hvilke medarbejdere, der er overbelastet. Projektplanen kan afgrænses via filtrene i toppen af skærmbilledet og kan udvides med projektdetaljer. Når en advarsel vises i rapporten betyder det, at et projekt, en opgave eller en medarbejder er overallokeret. Overallokerede brugere vises med en advarsel og røde tal. Se næste side for detaljer. Bilag nr. 6

8 Projektplan med detaljer Projektplanen viser udvalgte nøgletal for den valgte projektportefølje og tilhørende opgaver. Når en advarsel vises i rapporten betyder det, at en medarbejder er overallokeret. Når detaljer er slået til, så viser sidste kolonne brugerens belastning i timer pr. dag i opgaveperioden. Bilag nr. 7

9 Projektoprettelse - stamdata Opret og vedligehold et projekt ved hjælp af denne brugervenlige formular. Opgaverækkefølgen kan ændres ved hjælp af drag & drop. De næste sider giver eksempler på allokering af medlemmer, budget og økonomi samt projektfakturering. Bilag nr. 8

10 Projektoprettelse find og vælg projektmedlemmer Når medarbejdere skal tilføjes som projektmedlemmer, indeholder EazyProject et intuitivt værktøj til at finde de rigtige medlemmer på baggrund af en persons afdeling, kompetencer og ledig tid. Herefter tilføjes medlemmer nemt ved klik på ikonet eller. Derudover kan et projekt tildeles yderligere sikkerhed, så kun en bestemt rolle eller afdeling kan redigere projektet. Bilag nr. 9

11 Projektoprettelse økonomi EazyProject beregner selv prisen på timearbejde ved brug af valgte kost- og salgspriser. Projektprisen kan overskrives med en fast pris hvis dette ønskes. Timepriserne kan fastlægges ud fra løntabeller, timetyper eller vilkårligt for hver medarbejder på projektet. Der kan opbygges et budget for projektet, som indeholder timearbejde, kørsel og valgfrie budgetposter. Ved indrapportering af udlæg benyttes samme kategorier som der budgetteres på, hvilket giver et enestående og automatisk beregnet forbrug i forhold til budgettet. Når budgettet er oprettet, kan man fordele det på betalingsrater under fanebladet Fakturering. EazyProject indeholder en liste over betalingsrater som går på tværs af alle projekter, så virksomhedens økonomifunktion nemt og hurtigt kan fakturerer. Bilag nr. 10

12 Projektoprettelse fakturering Dette skærmbillede viser en betalingsplan for et projekt. Når differencen er 0, betyder det at der er oprettet betalingsrater svarende til projektets pris, som blev beregnet under Budget fanebladet. Afhængig af rettigheder kan projektlederen selv oprette en faktura ved at klikke Fakturér ud for raten. Der kan både oprettes fakturaer på faste rater og fakturaer på forbrug vedrørende timer, km, udlæg og materialer. Projektlederen kan altid følge med i hvad der faktisk er faktureret og hvornår. Økonomifunktionen kan følge med i hvilket rater der er oprettet og lagt til betaling. Yderligere kan man ved hjælp af EazyProject s rollestyring, bestemme detaljerne omkring hvem der kan godkende fakturaer m.m.. Bilag nr. 11

13 Projektøkonomi med opgavedetaljer Denne rapport viser timeforbrug sammenholdt med budgetter, samt kørsel og udlæg. Yderligere beregnes nøgletal på baggrund af opgavernes bagvedliggende kost- og salgspriser. Rapporten kan derudover beregne faktisk timepris og dækningsbidrag på fastpris-projekter. Bilag nr. 12

14 Projekt - finansiering Denne rapport viser om alle projekter har fået oprettet betalingsrater svarende til projektets pris. Yderligere er det muligt at se hvor meget arbejde der er udført kontra hvad der er faktureret. I informationskolonnen vises kommentarer, hvis der er afvigelser i forhold til projektets finansiering. Underfinansieret betyder at der ikke er oprettet betalingsrater svarende til projektets beregnet pris. (Vist i de to blå kolonner) For-faktureret betyder at der er opkrævet flere penge på projektet end der er udført arbejde for. (Vist i de to gule kolonner) Denne rapport er en stor hjælp for økonomifunktionen, der kan hjælpe projektlederne med at sikre at der bliver opkrævet betaling til tiden og for det udførte arbejde. Rapporten kan både printes og hentes som pdf. Bilag nr. 13

15 Projekt - fakturering Dette skærmbillede viser listen over betalingsrater på tværs af alle projekter. Det er muligt at oprette fakturaer ved at klikke Fakturér ud for den valgte betalingsrate. Listen indeholder månedstotaler, der giver et nemt og hurtigt overblik over planlagt fakturering frem i tiden. Bogholderiet kan f.eks. benytte dette skærmbillede til fakturering på tværs af alle projekter og raterne kan skjules i takt med at der bliver faktureret. Således sikres at alle fakturaer er oprettet, når listen er tom. Det er muligt at hoppe direkte til et projekt eller en faktura ved at klikke på linket i henholdsvis faktura- og projektkolonnen. Bilag nr. 14

16 Kalender dagsvisning Kalenderen i dagsvisning giver mulighed for præcis planlægning af medarbejdernes tid. Det er muligt at tilknytte kommentarer, projekter, opgaver og ordrer til hver kalender-begivenhed. Begivenheder kan flyttes og varighed ændres med få museklik. Favorit-medarbejdere kan vælges for at give et bedre overblik over udvalgte personer. Kalenderen giver derudover mulighed for uge- eller månedsvisning. Bilag nr. 15

17 Graf-generator til visning af timeforbrug Graf-generatoren kan vise grafer hvor indholdet kan vælges dynamisk med dato afgrænsning. Der kan både vises søjle og lagkagediagrammer og totalerne kan vises både i tid og kroner. Der er forskellige filtre, så man kan fokusere på alle timer, eller på et bestemt projekt eller afdeling. Bilag nr. 16

18 Nøgletal på medarbejdere Denne rapport viser, hvor effektive medarbejderne har været i forhold til registrering af fakturerbare timer. Oversigten kan bl.a. afgrænses efter afdeling, kunde, projekt eller projekttype. Rapporten kan printes eller udskrives til pdf. Bilag nr. 17

19 Rapport medarbejder - med projekt og opgavefordeling Systemet indeholder timerapporter, som tager udgangspunkt i en medarbejder, kunde, projekt, afdeling, projektleder eller alle timer. Den viste rapport tager udgangspunkt i én medarbejder og man kan derfor skifte mellem de forskellige medarbejdere i brugerfilteret. Yderligere kan man bestemme om man vil se en råliste over registreringer, eller om man ønsker registreringerne grupperet i op til 3 niveauer. Listernes afgrænsning og sortering slår også igennem ved overførsel til pdf og Excel. Yderligere kan de fleste rapporter også mailes direkte som pdf. Bilag nr. 18

20 Rapport projekt - der viser timefordeling fordelt på medarbejdere Rapporten her viser timefordeling pr. medarbejder på det valgte projekt i den valgte periode. Rapporten kan eksporteres til Excel, print, pdf eller es direkte via ikonerne øverst til højre. Bilag nr. 19