Undervisningsmateriale til ProjectFlow. ProjectFlow version

Transkript

1 Undervisningsmateriale til ProjectFlow ProjectFlow version

2 Elementer i ProjectFlow Projektprocesserne i ProjectFlow er bygget op omkring en række elementer, som bringes i spil med hinanden. Dokumenter Organisering (roller) Rapporter Når projektlederen har oprettet milepæle og opgaver, skaber de tilsammen en projektplan. Projektplanen giver et overblik over projektets tid og indhold. Deltagere knyttes til de enkelte projekter med specifikke roller, som giver adgang til forskellige værktøjer på det konkrete projekt. På portefølje-og programniveau kan du udtrække information på tværs af projekter i forskellige rapporter. Opgaver ProjectFlow Ressourceoverblik Projektets dokumentbibliotek indeholder al dokumentation om projektet (dokumenterog s). Projektmodellens dokument-skabeloner er tilgængelige i ProjectFlow. Projektets arbejdsgange styrkes ved at ProjectFlow har integrationmed Bl.a. Office-pakken. Der kan desuden laves integration til andre nøgleværktøjer i organisationen. Milepæle Integration 2

3 Opbygning af ProjectFlow Portefølje + ProjectFlow er bygget op af web-sider, som er struktureret hierarkisk i tre niveauer: portefølje, program og projekt. Øverste niveau har sin egen side, ligesomhvertprogramogprojektharsinegenside.præcissomvardetmapper på en filserver. Data kan rulles op på tværs af alle sider, så det bliver nemt at skabe overblik med forskellige rapporter. F.eks. Statusrapporter på tværs af porteføljen. I ProjectFlow bruges de projektroller, som anvendes i projektarbejdet til at synliggøre organisering og rettigheder på de enkelte projekter. En person kan have flere forskellige roller. Ledelse/Programledelse Ensartet borgerservice Program + Styregruppe Indtastede data kan trækkes på tværs af webs og bruges i oversigtsvisninger og rapporter. Borgerrettet ESDH Projekt Call center Projekt Projektleder Effektiv projektgennemførelse Program + Projektmetode Projekt Teamleder/teammedlemmer Implementering af projektportal Projekt 3

4 Opbygning af ProjectFlow Alle / porteføljeledelse Portefølje Portefølje Som udgangspunkt starter alle ProjectFlow-brugere på øverste niveau -porteføljeniveauher er der forskellige rollespecifikke overbliksvisninger, der målretter den enkelte brugers adgang til information på tværs af projekter. Hvis man har rollen programleder, vil det daglige udgangspunkt måske være et programweb, hvor der kan skabes samlet overblik over tidsplaner og fremdrift på programmets projekter. Er man projektleder eller projektdeltager, er der på de enkelte projektwebsadgang til informationer og værktøjer vedr. det konkrete projekt. Hver webside har sit eget dokumentbibliotek, oversigtsvisninger og værktøjskasser. Værktøjskassernes størrelse ogindhold varierer alt efter hvilket niveau i hierarkiet, man befinder sig på samt hvilken rolle, man har på det givne niveau. Der er flest værktøjer på projektniveau. Programansvarlig Program Projektleder / projektdeltager Projekt Overblik Nem adgang til tidsplaner, projekter, opgaver og rapporter på tværs af porteføljen Overblik Overblik over programmets sammensætning af projekter Styring af projektet Rammer for projektet. Rapporter til styring og rapportering af projektet. Tidsplan, opgaver, dokumenter mv. 4

5 Opbygning af ProjectFlow 1. Temaer - sidens værktøjskasse Alle sider i ProjectFlow er opbygget af en række genkendelige moduler. Indholdet af modulerne varierer på de forskellige niveauer i portalen, men strukturen er ens. 2. Aktuelle værktøjer -afhænger af det valgte tema 3. Portalnavigation - grafisk overblik over projekthierarki 4. Hjælpetekster - målrettet det valgte værktøj 5. Arbejdsområde - afhænger af det valgte værktøj

6 ProjectFlow i praksis I det følgende skal du arbejde med nedenstående aspekter af ProjectFlow: Opret projekt Sæt ramme for projektet Planlæg og udfør projekt Rapporter 6

7 Opret projekt

8 Opret projekt 1. Opret projekt a. Stå på programniveau i portalen b. Tryk på temaet Programledelse og vælg Opret projekt c. Giv projektet en titel og en beskrivelse. d. Tryk på Opret Beskrivelse ses blandt andet på projektets Forside, og når man holder musen over projektets titel i Portalnavigation

9 Sæt ramme for projekt

10 Sæt ramme for projekt Når du har oprettet dit projekt, bliver du automatisk dirigeret ind på projektets Administrationsside, hvor du på de seks faner kan angive en række nøgleinformationer om projektet. 2. Sæt ramme for projekt a. Udfyld Organisatorisk forankring på fanen Generelt b. Tilføj projektleder og projektdeltager via linket Tilføj bruger på fanen Roller og rettigheder. c. Prøv at ændre rettigheder for én af de personer, du har tilføjet til projektet via Administrer brugere (fanen Roller og rettigheder) d. Angiv projektets start- og slutdato på fanen Datoer e. Upload evt. et eksisterende dokument på fanen Vigtige dokumenter f. Tilføj forventet udbytte for projektet på fanen Forv. udbytte g. Udfyld data på fanen Identifikation minimum feltet Livscyklus

11 Planlæg og udfør projekt

12 Livscyklus, projektfaser, opgaver og milepæle Herunder er lavet en skitse, som viser forholdet mellem livscyklus, projektfaser, opgaver og milepæle i ProjectFlow. Formålet med Livscykluser at give porteføljeledelsen et værktøj til at kategorisere, hvor de forskellige projekter i porteføljen befinder sig i deres liv. Projektfaser er en mulighed for at opdele selve projektgennemførelsen i nogle foruddefinerede og genkendelige faser, så projekter kan sammenlignes på tværs af porteføljen. Livscyklus og Projektfaser er med andre ord genkendelige parametre på tværs af porteføljen, og primært interessante for porteføljeledelsen. Når projektet er sat i gang, kan projektlederen bruge Hovedopgaver, Milepæle og Opgavertil at strukturere og styre projektet. Måden disse elementer organiseres på vil varierer i indhold og omfang fra projekt til projektog fra projektleder til projektleder. 12

13 Planlæg projekt Når du skal oprette projektets plan, kan du oprette hovedopgaver, opgaver og milepæle, som tilsammen kan give et strukturelt overblik over projektet. 3. Opret hovedopgave a. Stå på temaet Projektledelse og vælg linket Planlægning b. Tryk på Rediger i Gantt-kortet Projektplan c. Højre klik på en projektfase (f.eks. Analyse), og vælg Tilføj ny og Hovedopgave d. Giv hovedopgaven en titel og tryk Enter e. Gentag trin b til e for at oprette flere hovedopgaver både på niveau med og under den første hovedopgave f. Tryk på Gem Vær opmærksom på, at stå på det rigtige (overordnede) niveau, når du opretter elementer via højre klik. Standard: OBS: en hovedopgaver kan også oprettes under en anden hovedopgave. Herved kan du skabe et hierarki så dybt, som du ønsker OBS: det er ikke nødvendigt at trykke Gem mellem hver oprettelse, men gør det dog ind imellem for at sikre data. 4. Opret opgave a. Tryk på Rediger i Gantt-kortet Projektplan b. Højre klik på en hovedopgave, og vælg Tilføj ny og Opgave) c. Giv opgaven en titel og en dato d. Tryk på Gem e. Gentag trin b til e for at oprette flere opgaver 5. Opret milepæl a. Opret en eller flere milepæle Oprettelse af milepæle foregår på samme måde som oprettelse af opgaver. Se herover. OBS: Milepæle og Opgaver kan oprettes direkte under en projektfase og/eller under en hovedopgave, men bemærk, at de ikke efterfølgende kan flyttes.

14 Rediger projektplan Når du har oprettet din projektplan, skal du løbende holde den vedlige. Idenne opgave skal du arbejde med de forskellige redigeringsfunktioner i Gantt-kortet. 6. Arbejd med projektplan a. Stå på temaet Projektledelse og vælg linket Planlægning b. Tryk på Rediger i Gantt-kortet Projektplan Prøv nu forskellige redigeringsværktøjer: c. Træk og slip i et element, for at flytte dets tidsmæssige placering d. Juster en opgaves varighed ved at trække i opgavens grænser e. Lav afhængigheder mellem elementer ved at trække forbindelseslinjer mellem disse f. Rediger flere elementers start-slutdatoer samt status på en gang i dataarket. Slå dataarket til og fra ved at bruge Skjul / Vis - knappen g. Leg lidt med periodiseringen i Gantt-kortet ved at lave uge-, måneds- eller årsvisning Hovedopgaver kan betragtes som foldere på en filserver. En hovedopgaves varighed bestemmes af varigheden af de underliggende opgaver og milepæle. Hvis du flytter en hovedopgave i tid, flytter de underliggende opgaver og milepæle med. Flyt projektet Du kan flytte et projekt med alle dets opgaver og milepæle på én gang ved at flytte projektbaren i Gantt-kortet (den sorte). Alle elementer flyttes svarende til det, projektet flyttes. Ingen fortryd -knap Vær opmærksom på, at der ikke findes en fortryd -knap i Gantt-kortet. Brug Annuller til at ophæve alle ændringer siden sidste gang, du trykkede på Gem. Eksempel på oprettelse af en afhængighed. Træk forbindelseslinje fra én opgaves slut til en anden opgaves start.

15 Opret dokumenter Listen Dokumenterindeholder projekts dokumentationsmateriale. Du kan lave din egen struktur i dokumentbiblioteket ved at lave mapper, oprette og/eller overføre dokumenter samt flytte s. 7. Opret dokument a. Stå på temaet Samarbejde og vælg linket Dokumenter b. Opret et dokument ved at trykke på Opret dokument fra skabelon under Aktuelle værktøjer c. Tryk på den ønskede skabelon, udfyld dit dokument og gem ved at lukke dokumentprogrammet (f.eks. Word) Dokumentet gemmes automatiski dokumentbiblioteket for det pågældende projekt i ProjectFlow. Du kan derfor straks se dokumentet i dokumentlisten. 8. Overfør dokument fra en anden placering a. Tryk på Upload dokument under Aktuelle værktøjer b. Tryk på Gennemseog find dit dokument fra USB, et fildrev, skrivebordet. c. Tryk OK 9. Forskellige funktioner Rediger i Microsoft Word åbner dokumentet i redigeringstilstand i Word a. Hold musen over et dokument, og klik på den lille pil til højre for dokumentet. Afprøv forskellige funktioner: f.eks. Rediger egenskaber, Rediger i dokumentprogram, Tjek ud/ind, Versionshistorik mv.

16 Send fra og gem s i ProjectFlow 10. Send med vedhæftede dokumenter a. Stå på temaet Samarbejde og vælg linket Dokumenter b. Tryk på fanebladet Bibliotek og derefter ikonet Åbn med Internet Explorer I denne visning er det muligt at trække-og-slippe dokumenter. c. Åbn Outlookog minimer vinduet, så du kan se både Explorer-visning og Outlook ved siden af hinanden d. Tryk på Ny for at lave en ny e. Tag fat i det dokument, du ønsker at indsætte i en med musen og træk det fra Explorer-visning til en f. Slip dokumentet over tekstfeltet i en g. Skriv en færdig og send 11. Gem på projektet a. Stå på temaet Samarbejde og vælg linket Dokumenter b. Tryk på fanebladet Bibliotek og derefter ikonet Åbn med Internet Explorer c. Åbn Outlook, og minimer vinduet, så du kan se både Explorervisning og Outlook ved siden af hinanden d. Marker den , du ønsker at gemme på projektet, og træk den over i Explorer-visningen. Slip en og luk Explorer-visningen. OBS: s flyttes ikke, men kopieres, når de trækkes frem og tilbage mellem Outlook og ProjectFlow

17 Lav statusrapport 12. Lav statusrapport a. Stå på temaet Projektledelse og vælg linket Statusrapport b. Udfyld alle felter c. Opret statusrapport ved at trykke på Publicér d. Tryk på OK 13. Se de historiske statusrapporter a. Stå på temaet Om projektet og vælg linket Historiske statusrapporter for at se tidligere statusrapporter for projektet b. Tryk på Vis detaljerud for en rapport for at se hele statusrapporten

18 Planlægning af tid og økonomi 14. Planlæg tid og økonomi a. Stå på temaet Projektledelse og vælg linket Planlægning af tid og økonomi b. Indtast økonomital i øverste halvdel af planlægningsbilledet Angivelse af det forventede månedsvise forbrug markeres i de enkelte kolonner (måneder) c. Indtast timetal for projektdeltagere og eventuelle kompetenceprofiler i den nederste halvdel Angivelse af det forventede månedsvise forbrug markeres i de enkelte kolonner (måneder) d. Tryk på Gem OBS: Der kan planlægges ressourcer på de personer og kompetenceprofiler, der er knyttet til projektet. Tilføj flere på siden Administration > Roller og rettigheder Dobbeltklik på en celle for at tilføje en kommentar til indtastningen. 18

19 Tidsregistrering 15. Tidsregistrering a. Stå på temaet Mine links og vælg linket Tidsregistrering b. Tilføj de projekter, du ønsker at registrere tid på ved at trykke på knappen tilføj c. Indtast/registrer tid ud for de relevante aktiviteter på de enkelte projekter d. Tilføj evt. en kommentar til den enkelte tidsregistrering ved at dobbeltklikke i cellen ud for den pågældende post og udfyld pop up boksen e. Tryk på Gem for at gemme tidsregistrering og kommentarer Der er tre måder at registrere tid på: Indtast den forbrugte tid direkte i cellen (f.eks. 1,5 eller 1:30) Brug stopuret (tidsregistreringen kan køre i baggrunden, mens du foretager andre ting) En kombination af de to muligheder Dobbeltklik på en celle for at tilføje en kommentar til indtastningen. 19

20 Mine links Under temaet Mine links kan du slå hjælpetekster til eller fra. Som udgangspunkt er hjælpeteksterne slået til, og vises derfor øverst på alle sider. 16. Slå hjælpetekster fra a. Stå på temaet Mine links og vælg linket Mine indstillinger b. Tryk på Rediger c. Tryk på fanen Indstillinger d. Sæt flueben ud for Skjul hjælpetekster som standard e. Tryk på Gem Du kan nu blot trykke på Vis hjælpetekst / Skjul hjælpetekst i øverste hjørne på en konkret side vise/skjule hjælpen til netop det værktøj, du har valgt. Opsætningen gælder kun for dig, og slår igennem på alle sider. Du kan altid gå tilbage til denne side og ændre standardopsætningen.

21 Rapporter

22 Rapporter På porteføljeniveau er der adgang til rapporter, som henter data på tværs af portalen. F.eks. Statusrapporter, som du her skal prøve 17. Find statusrapporter a. Stå på porteføljeniveau det øverste niveau i portalen b. Tryk på temaet Om porteføljen og vælg linket Statusrapporter c. Udfyld Søgekriterier for at udsøge statusrapporter på projekter på baggrund af projekternes livscyklus, projekter hvor du har en bestemt rolle, projekter valgt frit blandt alle, eller projekter som er forankret i en bestemt afdeling. Vær opmærksom på, at der i Livscyklus-feltet som standard er valgt projekter i Igangværende og Gevinstrealisering. d. Tryk på Opdater

23 Rapporter Min rapport adskiller sig fra de øvrige rapporter på porteføljeniveau ved at søgefiltret er udvidet væsentligt. Du får herved mulighed for at sammensætte din egen rapport. Du kan gemme søgeopsætningen som en foretrukken søgning. 18. Arbejd med Min rapport a. Stå på porteføljeniveau det øverste niveau i portalen b. Tryk på temaet Mine links og vælg linket Min rapport c. Udfyld Søgekriterier -fold Projektdata Ekstra, Seneste Statusrapport, Økonomi og Tid og Porteføljestyring ud for at få adgang til flere felter (kolonner). d. Åbn evt. Rapport Gruppering / Sorteringfor at gruppere eller sortere din rapport efter bestemte kriterier e. Tryk på Opdater Prøv at vælge forskellige kolonner til og fra. 19. Gem filter Når du én gang har sat søgekriterier for en rapport, kan du vælge at gemme dette søgefilter. Måske bruger du den samme udsøgning ofte, og kan dermed springe udvælgelsesprocessen over næste gang. Vær opmærksom på, at filtret er personligt, og ikke kan deles med andre. a. Giv din rapport et navn ved at skrive direkte i feltet Vælg filter øverst i Søgekriterier b. Tryk på Gem