Vedrørende: Forslag til lederevalueringsproces i Randers kommune 2013 Sagsnavn: Lederevaluering 2013 i Randers Kommune Sagsnummer: 81.04.04-A00-1-12 Skrevet af: Thomas Holm E-mail: Thomas.Holm@randers.dk Forvaltning: HR team Dato: 07-06-2013 Sendes til: Direktionen Indledning I Kvalitetsreformen fra 2007 fremgår det, at der på alle offentlige arbejdspladser bør foregå en lederevaluering minimum hvert 3 år. I 2009/2010 blev der lavet lederevaluering i Randers Kommune for alle ledere med personale ansvar. I 2013 skal der igen laves en lederevaluering i Randers kommune. Det fremgår af Kvalitetsreformen, at der er metodefrihed i forhold til valg af evalueringsmetode (dialogbaseret proces, spørgeskema mv.). Lederevaluering i Randers Kommune 2009/2010 Processen Lederevalueringen i 2009/10 foregik som en 360 graders evaluering. Det vil sige at lederen blev evalueret af egen leder, lederkollegaer, lederens medarbejdere samt lederen selv (selvevaluering). Evalueringen foregik ved hjælp af et elektronisk spørgeskemasystem med tilhørende spørgeramme. Spørgerammen var 45 udsagn, fordelt på de 5 værdier i ledelsesgrundlaget i Randers Kommune. Udsagnene testede derved den enkelte leders ledelsesudøvelse i forhold til ledelsesgrundlaget. Efterfølgende fik hver evalueret leder samt dennes leder en resultatrapport, som dannede udgangspunkt for en lederudviklingssamtale. Opfølgningen på lederevalueringen var lagt ud decentralt til lederne selv. Personale og HR udarbejdede forskelligt materiale i forbindelse som støtte til lederne. Evaluering af lederevaluering i 2009/2010 En mindre rundspørge efterfølgende viste, at der kan være ulemper forbundet med den valgte metode (360 graders måling). At det ikke er hensigtsmæssigt, at lederkollegaer evaluerer hinanden pga. manglende kendskab til kollegaernes ledelsesudøvelse, hvilket kan give skævheder i svar. Ligeledes er det svært for leders leder selv at vurdere lederens daglige udøvede ledelse. Erfaringerne viste også, at spørgerammen af flere, både ledere og medarbejdere, blev oplevet som overordnet og i nogen grad ukonkret i forhold til daglig ledelse. At der blev spurgt ind til forhold
omkring ledelse, som nogle oplevede var svært at forholde sig til, når man skulle evaluere den enkelte leder. Formål med lederevaluering Formålet med en lederevaluering er, at den skal være med til at give den enkelte leder det bedst mulige grundlag for udvikling af evner og kompetencer. Desuden skal lederevaluering af alle ledere i Randers Kommune styrke den fælles dialog om og forståelse af ledelsesopgaven, samt være med til sikre en målrettet lederudviklingsstrategi. En lederevaluering er ét redskab i en løbende udvikling af lederne i en organisation. Den giver et øjebliksbillede på hvorledes medarbejderne ser den ledelse der bliver udøvet på den enkelte arbejdsplads i en given periode, og giver altså ikke et udtømmende billede herpå. Det er et væsentligt perspektiv, at fokus i en lederevaluering skal være på kvaliteten af ledelsen der udøves i organisationen og ikke af lederen som person. Det er et vigtigt aspekt at kommunikere ud til lederne for derved at afmystificere evalueringsprocessen og skabe en tryghed hos den enkelte leder og en forankring af hele processen. Ligeledes er det af stor betydning, at det fremgår klart, at en lederevaluering er én type redskab blandt flere andre i forhold til udvikling af lederne og organisationen. Erfaringer med lederevalueringer i andre kommune Som følge af den nævnte Kvalitetsreform laves der lederevalueringer i kommunerne minimum hvert tredje år. Det foregår på forskellig måde i kommunerne. Nogle kommuner laver lederevalueringer som den omtalte 360 graders målinger (eks. Esbjerg kommune 2013, Favrskov Kommune 2012). Odense Kommune har også tidligere lavet 360 graders målinger, men er ved at revurdere fremtidig lederevaluering. Aalborg Kommune har i 2010 samt i 2013 lavet en såkaldt 3-i en måling, hvor de har integreret APV, trivselsmåling og lederevaluering i en og samme undersøgelse. Aarhus Kommune har ikke et samlet koncept, og lederevaluering foregår forskelligt i de forskellige magistratsafdelinger. Lederevaluering i 2013 i Randers Kommune forslag til processen Integrering af APV og trivselsmåling med lederevaluering Det anbefales, at lederevalueringen laves i en kombination med APV - og trivselsmåling i Randers Kommune. APV og trivselsmåling laves i september og oktober måned 2013 i de forskellige forvaltninger. Direktionen har tidligere behandlet og tiltrådt procesbeskrivelse heraf. I APV og trivselsmålingen er ledelse et naturligt og relevant emne at spørge ind til, da det har betydning for den enkeltes medarbejders trivsel og psykisk arbejdsmiljø. I 2010 hvor der sidst blev lavet en samlet APV - og trivselsmåling for hele Randers Kommune var der ca. 7 spørgsmål i undersøgelsen, der omhandlede ledelse. Det anbefales derfor, at der i selve spørgerammen til APV og trivselsmåling integreres ca. 15 spørgsmål der omhandler ledelse, og som tager baggrund i ledelsesgrundlaget i Randers Kommune.
Her bliver medarbejderne adspurgt om forskellige forhold emner i forhold til deres nærmeste leder. Ved at integrere lederevaluering i APV og trivselsmåling forstyrres hele organisationen mindst muligt, og dermed laves derfor kun en samlet undersøgelse, der både omhandler APV, trivselsmåling samt lederevaluering. Alle ledere med personaleansvar skal lederevalueres. Lederne bliver evalueret af de ledere og medarbejdere der referer til dem. Hver direktør bliver evalueret af egen chefgruppe. Kommunaldirektøren har mulighed for at blive evalueret af sin direktørgruppe samt stabschefer. På chefniveau er der tale om, at sekretariatschefer evalueres af medarbejdere i sekretariatet og at fagchefer evalueres af deres decentrale ledere samt medarbejdere, der referer til fagchefen. Områdeledere evalueres af deres decentrale ledere. Decentrale ledere som eksempelvis centerledere, afdelingsledere mv. evalueres af deres medarbejdergruppe. I APV og trivselsmålingen er det kun medarbejderne, der spørges til deres psykiske og fysiske arbejdsmiljø, og herunder svarer på spørgsmål omkring deres nærmeste leder. Det vil sige at herigennem evalueres alle ledere der kun har medarbejdere der referer til dem. Hermed lederevalueres alle pædagogiske ledere, afdelingsledere mv. For at områdeledere, chefer og direktion også kan blive lederevalueret stilles de ca. 15 spørgsmål omkring ledelse også til de ledere, der referer direkte til dem. I tilfælde hvor en nyansat leder ikke har meget erfaring, og medarbejderne derfor ikke har et hensigtsmæssigt grundlag for at evaluere lederen, vurderes andre muligheder. HR er administrator på det elektroniske spørgeskemasystem (Defgo.net), hvori undersøgelsen skal afvikles fra. Data på respondenter, mailadresser, arbejdsplads mv. til APV, trivselsmåling og lederevaluering hentes fra lønsystem. Det anbefales, at spørgeskemaet gøres anonymt. Erfaringer viser, at en anonym undersøgelse sikrer en mere umiddelbar og fri besvarelse, hvorimod en åben spørgeramme kan medføre taktiske svar og usikkerhed hos medarbejderne i forhold til ledernes opfølgning herpå. For at sikre anonymitet, er det en forudsætning, at der minimum er 3-5 personer, der evaluerer den enkelte leder. I enkelte tilfælde hvor en leder vil have færre end 3-5 personer der refererer til vedkommende aftales anden løsning. Det anbefales, at der anvendes en central spørgeramme til lederevalueringen der går på tværs af alle fagområder. Dette giver mulighed for at lave en samlet rapport for hele Randers Kommune og sammenligne på tværs af fagområder.
Spørgerammen til lederevaluering Spørgerammen til ledelsesevalueringen tager udgangspunkt i flere forhold vedrørende ledelse. Spørgerammen vil som tidligere nævnt bestå af ca. 10-15 spørgsmål For det første er et naturligt udgangspunkt Randers kommunes ledelsesgrundlag med de 5 ledelsesværdier. Disse er; Inddragelse af borgere og medarbejdere Sammenhæng i beslutninger og politikker Respekt for borgere og medarbejdere Åbenhed i organisationen Opbakning til handling derfor giver vi hellere tilgivelse end tilladelse Forhold der forholder sig til ledelsesværdierne i ledelsesgrundlaget vil derfor indgå i spørgerammen. Herudover for at sikre at generelle, væsentlige og relevante forhold ved kommunal ledelse bliver afdækket, suppleres ledelsesgrundlaget med et mere generelt kommunalt perspektiv. Dette skal kvalitetssikre spørgerammen. Væksthus for Ledelse (Lederweb) har undersøgt, hvad der kendetegner kommunale ledere, der har succes, og herunder hvad det er de kan (Ledere der lykkes hvad er de kan? 2012). Heri er der identificeret 5 kernekompetencer hos den succesfulde kommunale leder; Relationel forståelse - Lederen læser og forstår menneskelige relationer Tillidsvækkende sparring - Lederen indgyder tillid og indbyder til sparring Konfronterende intervention - Lederen er offensiv og direkte i sin indgriben Insisterende delegering - Lederen er vedholdende med at delegere ansvar og opgaver Rodfæstet under pres - Lederen holder fast i sine grundværdier, også når de udfordres Spørgerammen vil derfor blive udarbejdet primært på baggrund af ledelsesgrundlaget og med inspiration fra undersøgelse vedrørende kommunale kernekompetencer indenfor en samlet ramme på ca. 15 spørgsmål. Spørgerammen udformes som positive udsagn som f.eks. Min leder giver mig den feedback jeg har brug for. Hertil vil der kunne svares på en 5-punktskala; Helt uenig, Uenig, Hverken eller, Enig samt Helt enig. Ligeledes spørges der ind til hvor stor betydning det enkelte forhold har for den adspurgt. Dette ligeledes på en 5-punkt skala; Ingen betydning, Mindre betydning, Hverken eller, Nogen betydning samt stor betydning. Det anbefales, at der kun stilles lukkede spørgsmål i evalueringen, dvs. en række spørgsmål med faste svarkategorier, der giver en række talværdier. Åbne spørgsmål, hvor respondenten kan uddybe og beskrive et perspektiv, som der er spurgt til tidligere, eller forholde sig til et emne, som der ikke er spurgt ind til, kan have forskellige faldgrupper. En faldgruppe kan være bias og forkert vægtning af disse, hvis det er kun er et mindretal på en arbejdsplads, der har givet kommentar. Ligeledes, at det kan give frit lejde til svar som kan være nedgørende overfor lederen. Det har også betydning for
anonymiteten Muligheden for at udtrykke nuancer, alternative perspektiver mv. på medarbejdernes oplevede ledelse skal i stedet sikres i den efterfølgende dialog med medarbejderne. HR udarbejder spørgerammen på ca. 15 spørgsmål som behandles i direktion i august med henblik på kvalitetssikring og godkendelse af denne inden den tages i brug i september og oktober. Afrapportering Der vil blive generet en rapport til hver leder samt dennes leder der viser en 5-punkts score ved de forskellige udsagn. Lederne vil kunne forholde sig til hvorledes deres score er i forhold til de forskellige temaer samt forskellige udsagn/spørgsmål. Ligeledes vil fagchefer, områdeledere mv. få en rapport der viser et samlet resultat for deres ledergrupper til brug i deres ledergrupper. Direktionen vil når de samlede resultater foreligger modtage en samlet rapport for alle ledere i Randers Kommune. Inden da vil de forskellige fagdirektører modtage en samlet rapport fra deres område i takt med at resultaterne kommer ind på de forskellige områder. På baggrund af pejlingerne fra den samlede rapport beslutter direktionen, om der skal sættes eventuelle udviklingstiltag i gang. Opfølgning og feedback fra leder til leder Opfølgningsprocessen er en meget vigtig del i lederevalueringen, da det er denne, der skal sikre den videre udvikling af den enkelte leder og dermed giveundersøgelsen værdi. Det er væsentligt, at den evaluerede leder efterfølgende har en dialog med dennes leder, hvor resultaterne gennemgås og der udarbejdes en plan for det eventuelle videre udviklingsforløb. Det er væsentligt, at feedback gives forholdsvis hurtigt efter at lederne har modtaget deres resultatrapport, dvs. ca. 1-4 uger efter. Ligeledes kan fagchefer, områdeledere mv. give en samlet feedback til deres samlede ledergrupper på møder mv. Da lederudviklingssamtaler (LUS) afholdes indenfor forskellige intervaller på de forskellige fagområder, er det svært at lave en lederevaluering på et tidspunkt der tilgodeser alle fagområder, og hvor lederevalueringen vil kunne indgå som en del af indholdet i LUS samtalen. I stedet forslås det, at opfølgningen sker i form af en mindre samtale ml. leder og dennes leder, hvor fokus kun er på resultaterne. Feedback fra leders leder til den evaluerede leder kan give tids og ressourcemæssige udfordringer på enkelte fagområder. Det drejer sig om de steder, hvor der er et forholdsvis stort antal ledere der referer til samme leder (eks. skolechef og områdeleder på ældreområdet). Det aftales specifikt med disse en hensigtsmæssig planlægning af forløbet. Leders dialog med medarbejderne Det er ligeledes af væsentlig karakter, at lederen som en del af opfølgningen præsenterer resultaterne for medarbejderne, og dette kan f.eks. gøres på et personalemøde. Her inddrages
medarbejderne i en dialog omkring resultaterne. Bistand fra HR til lederevalueringen Det er HR der fungerer som administrator på spørgeskemasystemet. Dette i forhold til udsendelse af spørgeskema, generering af rapporter mv. En konsulent fra HR vil i august/september invitere sig ind i forskellige lederfora og orientere om lederevaluering og processen mv. HR udarbejder skriftligt informationsmateriale, der beskriver processen omkring lederevaluering og herunder opstiller gode råd i forhold til ledernes planlægning og forberedelse mv. Dvs. en guide til den gode lederevalueringsproces. HR tilbyder sparring til lederne i forhold til opfølgning på resultaterne. Dvs. hjælp til fortolkning af resultaterne, sparring i forhold til dialog med medarbejderne mv. Kommunikationsplan For at skabe forankring og opbakning til lederevalueringen i organisationen er det væsentligt med en tydelig og tidlig kommunikation ud i organisationen til lederne. I det følgende er der beskrevet forslag til en kommunikationsplan i forbindelse med lederevalueringen i Randers Kommune. Kommunikationsplan Tidsperiode Juni August August/september September/oktober November Aktivitet Nyhedsbrev til alle ledere. Der laves et nyhedsbrev i juni måned, der udsendes pr. mail til alle ledere der skal deltage i lederevalueringen. Heri skal der stå en beskrivelse af hvorledes processen skal forløbe mv. Der udsendes skriftligt materiale til lederne. Materialet beskriver dybdegående selve lederevalueringsprocessen så lederne udover at blive klædt på til evalueringen også kan informere deres medarbejdere om evalueringen mv. Orientering i diverse lederfora. HR deltager i forskellige lederfora med henblik på orientering om og drøftelse af processen vedr. lederevalueringen. Artikel i Personaleblad Der laves en artikel i 3. kvartals Personaleblad, der skal fungere som en appetizer for lederevalueringen. Her beskrives processen i facts. Der laves et interview med personale og HR chefen/kommunaldirektøren der fortæller om formål og forventninger med lederevalueringen. Samt der laves et interview med en decentral leder der har erfaringer med lederevaluering Der kan ligeledes laves nyhed på Broen mv. Direktionen præsenteres for de samlede resultater fra lederevalueringen Tidsplan I det nedenstående er beskrevet en tidsplan der overordet beskriver lederevalueringsprocessen 20. juni 2013 Notat omkring lederevaluering i Randers Kommune behandles i direktionen. Juni 2013 Lederne informeres via et nyhedsbrev omkring lederevalueringen, herunder tidsproces.
August 2013 August 2013 August/september 2013 September/oktober Oktober/november November 2013 Spørgeramme (10-15 spørgsmål) til lederevalueringen udarbejdet af HR behandles i direktionen Der udsendes skriftligt materiale til alle ledere som er en guide til den gode lederevaluering Heri fremgår det hvordan lederne kan følge op på en lederevaluering mv. Orientering i diverse lederfora. HR konsulent deltager i de forskellige lederfora og orienterer omkring proces. Udsendelse af spørgeskema Opfølgning på lederevalueringen. Lederne afholder møde med deres ledere, hvor resultater gennemgås, og evt. forbedringspunkter aftales. Ligeledes inddrages medarbejderne i en dialog om resultaterne. Direktionen behandler samlet resultatrapport for hele Randers Kommune, og et videre evt. opfølgningsforløb planlægges.