Forløbsbeskrivelse Statusforløb i NewStore Food 1: Butikker med lagerstyring, side 2-4 2: Butikker uden lagerstyring, side 5-6
Status forløb. Butikker med lagerstyring 1: Butikker med lagerstyring De tre følgende sider gennemgår statusforløbet i hovedpunkter i et tidsforløb. Tal i parentes henviser til punkter i vejledningen til status. Hent denne på www.eg.dk/brugervejledninger. Bemærk: Sørg for at bruge varegruppenumrene fra DSK Kategoriplan, når du i håndterminalen registrerer på en varegruppe. Forkerte ("gamle") varegruppenumre, vil blive vist som fejlede tømningslinjer. Disse skal rettes efterfølgende. Nogle 14- og 15-cifrede eankoder kan ikke indlæses i NewStore Food. Ved indlæsningen oplyses, at varen ikke kan indlæses. Noter eankoden, find varen i håndterminalen, og ændr antal til 0. Tryk ikke på Slet på håndterminalen, da det vil slette hele optællingen. For efterfølgende at kunne indlæse status fra håndterminalen igen, skal NewStore Food genstartes. Luk derfor hele NewStore Food og start programmet igen. SuperGros Regnskabsservice anbefaler, at du bogfører din status, dels for at låse lagerværdien på statusdagen, dels for at få kontrolleret, at der ikke er fejl. Du kan dog gennemføre en status med relevante rapporter uden at bogføre. Når du bogfører, bliver den optalte lagerbeholdning overført til varekortene. Beholdningen registreres som ultimobeholdning på statusdatoen. Hvis du holder åbent i butikken under optællingen, skal der derfor efterfølgende tages højde for det salg, der er sket i løbet af optællingsdagen. Udskriv derfor salgsrapporter for statusdagen, så du/revisoren kan estimere salget. Hvis du ikke kan nå at tælle alle varer på statusdagen, kan du gennemføre flere delstatusser, som bogføres hver for sig. (Du kan dog evt. optælle lager efter lukketid dagen før statusdagen, hvis du ikke efterfølgende flytter varer fra lageret til butikken). Med flere delstatusser vil du dog ikke kunne udskrive en samlet statusrapport for hele butikken. Hvis du vil have helt retvisende statustal uden at skulle efterregulere, kan du med fordel gennemføre delstatusser efter og før lukketid af mindre dele af butikken. Du vil dog heller ikke her kunne udskrive en samlet statusrapport for hele butikken. Varer, du ikke køber gennem SuperGros, skal oprettes manuelt i NewStore Food. Kampagner og sortimenter indlæses og opdateres automatisk samtidig med indlæsningen af elektronisk post. Disse kørsler retter kun salgspriser og har derfor ingen betydning for det endelige statusresultat. Dagen før status eller på statusdagen før du begynder optællingen Dagen før status efter lukketid Bogfør: Reguleringer i varekladden til og med dags dato. Interne ordrer. Ver. 041 16072012 Side 2
Status forløb. Butikker med lagerstyring Statusdagen (med lagerstyring) Inden optælling Statusdag 1. Kontrol ATE 2. Elektronisk fakturabeh. og varemodt.dato 3. Opret statushoved GET 10, GET 20, GET 30 og OPG. Disse job sørger for, at alt salg fra dagen før er overført til NewStore Food og bogført korrekt. Hvis finansrapporten ligger klar om morgenen, er alle fire job kørt korrekt. Kontakt supporten ved fejl. Jobbet Vareimport. Hvis der er fejl i jobbet, skal du kontrollere Vareimportkladder. Fejl, der er relevante for status, skal behandles. Relevante fejl er prisændringer og nye varer. Indlæs Elektronisk post alle fakturadatoer: Må ikke være senere end statusdatoen, hvis varerne er modtaget. Skal være efter statusdatoen, hvis varer ikke er modtaget. Ret dato i feltet Varemodt. dato (Vejl. 2) Bogfør fakturaer Opret et statushoved (niveau 1 i statusmodulet) Statusdatoen er lig med statusdagen (Vejl. 3) Optælling. Statusdag 1. Optælling 2. Løbende kontrol af linjer 3. Bogfør manuelle posteringer Optælling Overfør varekartoteket til HT (Vejl. 4) Registrer på HT. Du bør sørge for at have priser på alle varer i de varegrupper, du har lagerstyring på. Varer uden købs- og salgspris vil fejle, når du senere bogfører. (Vejl. 4) Indlæs fra HT (Vejl 5) Tilføj og ret optællingslinjer efter behov. Opdater linjerne enkeltvis (Vejl. 6) løbende tømningslinjer med fejl, ret fejl og overfør til optælling (Vejl. 7). løbende optællingslinjer med fejl. Opdater linjerne enkeltvis (Vejl. 8) Når alle optællinger er indlæst: en ekstra gang, at der ikke er optællingslinjer eller tømningslinjer med fejl. En status med fejlede tømningslinjer kan ikke bogføres. Bogfør løbende: Reguleringer i varekladden dags dato Interne ordrer dags dato Tag højde for disse poster i optællingslinjer Efter optælling. Statusdag 1. Kalkuler ej optalte 2. Udskriv Kalkulér ej optalte varer. Fremsøg evt. kun de optalte varegrupper, du har lagerstyring på. Varer uden købs- og salgspris vil fejle, når du kalkulerer. Du bør derfor sørge for, at alle varer i de varegrupper, du kalkulerer for, har priser på varekortet. (Vejl. 9) Behandl linjerne (Ignorer fejl). (Vejl. 9) Udskriv lagerbeholdningsrapport (vis evt. differencer) (Vejl. 10) Brug rapporten som et ekstra tjek: Gennemgå optællingslinjerne og tjek/ret "mærkelige" differencer Opdater de linjer, du retter (Vejl. 6) Du kan nu evt. udskrive en statusrapport som et foreløbigt tjek. (Vejl. 12). Ver. 041 16072012 Side 3
Status forløb. Butikker med lagerstyring Dagen efter status (når fakturaer på alle optalte varer er modtaget). Butikker med lagerstyring. Dagen efter status (når fakturaer på alle optalte varer er modtaget) 1. Kontrol ATE 2. El. fakturabeh. og varemodt. 3. Opdater evt. status og kontroller linjer 4. Bogfør status 5. Udskriv ATE-rapport: Tjek for evt. fejl på det automatiske job OPG, som bogfører salget fra kassen. Ved fejl: Kontakt supporten. ATE-rapport: Tjek for fejl i jobbet Vareimport. Er der fejl, skal du rette relevante fejl i Vareimportkladden (prisændringer og nye varer). Indlæs elektronisk post og find fakturaer, hvor varerne er modtaget i butikken på statusdatoen. Ret varemodtagelsesdato til statusdatoen) for disse fakturaer. (Vejl. 2) Bogfør fakturaerne. Hvis du har optalt varer, som du ikke har modtaget en faktura for, skal du vente med at bogføre din status. Når fakturaen er modtaget, skal du ændre varemodtagelsesdatoen for fakturaen til statusdagen. Først herefter kan du fortsætte med at opdatere og bogføre. Opdater evt. status: Dette er kun nødvendigt, hvis du vil udskrive rapporter før bogføringen og/eller slet ikke vil bogføre. Status opdateres nemlig også automatisk, når du bogfører. Opdateringen kan tage et godt stykke tid. (Vejl. 11). :, om der er optællingseller tømningslinjer med fejl. Ret og overfør til optælling. (Vejl. 7). Hvis status skal bogføres senere, kan statusrapporten udskrives nu. (Vejl. 12) Bogfør status. (Vejl. 13) Du kan udskrive: Estimeret lageropgørelse (Vejl. 14) Lagerværdirapport pr. dato, som viser varer med lagerstyring. Udskriv evt. rapporten med Nullinjer (=0 i antal). Denne rapport kan bruges som en ekstra kontrol. (Vejl. 14) Bogført statusrapport, hvis revisor ønsker denne. (Vejl. 15) Hvis du gennemfører status i butikkens åbningstid, og du ønsker, at revisoren efterfølgende tager højde for dagens salg: Udskriv en salgsstatistik (summeret pr. afdeling og varegruppe) over dagens omsætning. Ver. 041 16072012 Side 4
Status forløb. Butikker uden lagerstyring 2: Butikker uden lagerstyring Butikker uden lagerstyring kan følge den fremgangsmåde, der er beskrevet på næste side. Fremgangsmåden er mere enkel end i butikker med lagerstyring. Tal i parentes henviser til punkter i vejledningen til status. Hent denne på www.eg.dk/brugervejledninger. Bemærk: Sørg for at bruge varegruppenumrene fra DSK Kategoriplan, når du i håndterminalen registrerer på en varegruppe. Forkerte ("gamle") varegruppenumre, vil blive vist som fejlede tømningslinjer. Disse skal rettes efterfølgende. Nogle 14- og 15-cifrede eankoder kan ikke indlæses i NewStore Food. Ved indlæsningen oplyses, at varen ikke kan indlæses. Noter eankoden, find varen i håndterminalen, og ændr antal til 0. Tryk ikke på Slet på håndterminalen, da det vil slette hele optællingen. For efterfølgende at kunne indlæse status fra håndterminalen igen, skal NewStore Food genstartes. Luk derfor hele NewStore Food og start programmet igen. SuperGros Regnskabsservice anbefaler, at du bogfører din status, dels for at låse lagerværdien på statusdagen, dels for at få kontrolleret, at der ikke er tømningslinjer med fejl. Du kan dog gennemføre en status med relevante rapporter uden at bogføre. Du kan nulstille varer, som du har i dit varekartotek, men ikke har optalt. Det gør du gennem Kalkuler ej optalte. SuperGros anbefaler, at du ikke kalkulerer ej optalte varer. Beholdningen registreres som ultimobeholdning på statusdatoen. Hvis du holder åbent i butikken under optællingen, skal der derfor efterfølgende tages højde for det salg, der er sket i løbet af optællingsdagen. Udskriv derfor salgsrapporter for statusdagen, så du/revisoren kan estimere salget. Varer, du ikke køber gennem SuperGros, skal oprettes manuelt i NewStore Food. Ver. 041 16072012 Side 5
Status forløb. Butikker uden lagerstyring Statusdagen (uden lagerstyring) Statusdag 1. Fakturabehandling 2. Opret statushoved 3. Gennemfør optælling Behandl og bogfør alle modtagne fakturaer. Hermed bliver købspriserne opdateret. Opret statushoved (Vejl. 3). Statusdatoen i statushovedet skal være lig med statusdagen (optællingsdagen). Overfør varekartoteket til HT (Vejl. 4) Registrer beholdning på HT. Husk at bruge varegruppenumre fra DSK Kategoriplan på varer, der registreres på varegruppenummer (Vejl 4). Indlæs optællinger fra HT (Vejl 5). 4. Løbende kontrol af linjer og opdatering af rettelser (5. Kalkuler evt. ej optalte. Iikke obligatorisk) Tilføj og ret optællingslinjer efter behov. Opdater linjerne enkeltvis Kalkuler evt. ej optalte. Undgå gerne (Vejl. 6) afdeling 07, da det er omkostningsvarer, Ret løbende tømningslinjer med fejl, og overfør linjerne til optælling. der typisk ikke har købs- og salgspris. Dette er vigtigt, da du ikke kan bogføre en status med fejle- Husk dog at registrere afd. 07-varer, der de tømningslinjer (Vejl. 7) repræsenterer en værdi, fx paller. SuperGros Ret løbende optællingslinjer med fejl. Opdater linjerne enkeltvis anbefaler, at du ikke kalkulerer (Vejl. 8). ej optalte varer. (Vejl. 9) 6. Opdater evt. status Opdater evt. status. Dette er kun nødvendigt, hvis du vil udskrive rapporter før bogføringen og/eller slet ikke vil bogføre. Status opdateres nemlig automatisk, når du bogfører. Opdateringen kan tage lang tid. (Vejl. 11). 7. Udskriv lagerbeholdningsrapport 8. Bogfør 9. Udskriv Udskriv evt. lagerbeholdningsrapport (Vejl. 10). Udskriv statusrapport, hvis du ikke vil bogføre nu (Vejl. 12). Bogfør (Vejl. 13). Udskriv rapport over bogført status (Vejl.15). Hvis du gennemfører status i butikkens åbningstid, og du ønsker, at revisoren efterfølgende tager højde for dagens salg: Udskriv en salgsstatistik (summeret pr. afdeling og varegruppe) over dagens omsætning. Ver. 041 16072012 Side 6