Sådan kommer du i gang med at modtage faktura direkte i indkøbsmodulet fra følgende leverandører:

Transkript

1 Sådan kommer du i gang med at modtage faktura direkte i indkøbsmodulet fra følgende leverandører: Dan Bike HF Cycle Vision Principia VN Cykler ABUS Søndergaard & Sønner Kildemoes Trek Lakuda Batavus SUPPORT TELEFON: Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 1 af 18

2 Denne guide indeholder tjekliste før igangsætning af automatisk indlæsning af faktura fra Fri BikeShop og miniguide til brug af indkøbsmodulet ved fakturaer fra Fri og ved fakturaer fra øvrige leverandører. Indhold TJEKLISTE TJEK FINANSOPSÆTNING PÅ VAREGRUPPERNE NYE VAREGRUPPER TILPASNING AF ORDRE/INDKØBSOPSÆTNING TJEK MOMSKODER TJEK LAGEROPSÆTNING... 7 MINIGUIDE TIL INDKØBSMODULET VED BEHANDLING AF FAKTURA FRA FRI INDKØB UDEN CYKLER NOTE TIL INDKØB MED CYKLER MINIGUIDE TIL INDKØBSMODULET VED BEHANDLING AF FAKTURA FRA ØVRIGE LEVERANDØRER (LISTE PÅ SIDE 17) OG EGNE LEVERANDØRER HUSK INDEN DU KAN KOMME VIDERE: LEVERANDØRLISTE DU VIL MODTAGE ELEKTRONISKE FAKTURAER FRA FØLGENDE LEVERANDØRER: FØLGENDE LEVERANDØRER SENDER IKKE ELEKTRONISKE FAKTURAER: For at komme i gang med at modtage faktura direkte i indkøbsmodulet kræver det at denne guide læses igennem og at man efterfølgende tager kontakt til Annette Henneberg på hovedkontoret for at blive sat i drift. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 2 af 18

3 Tjekliste Disse opsætninger skal være i orden INDEN INDKØBSMODULET ÅBNES FØRSTE GANG EFTER BUTIKKEN ER BLEVET OPDATERET. 1.1 TJEK FINANSOPSÆTNING PÅ VAREGRUPPERNE Hvis ikke der er sat korrekte kontonumre på varegrupperne kan der være fejl i beregning af moms. Tjek at der er korrekte kontonumre på de med gult markerede felter. Er der spørgsmål til hvilke kontonumre der skal bruges kan Annette kontaktes hvis man er med på den fælles kontoplan. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 3 af 18

4 1.1.1 NYE VAREGRUPPER Der er oprettet 4 nye varegrupper. 2 til fragt, 1 til varer der ikke kan placeres i en varegruppe ved indlæsning og 1 til rabathåndtering 123: FRAGT MED MOMS 124: PORTO UDEN MOMS 125: VARER UDEN GRUPPE 126: RABAT FRA KREDITORER For at kunne håndtere at der er fragt med moms og porto uden moms, har det været nødvendigt at oprette varegrupper hvor finanskonti er korrekte i forhold til beregning af moms. På de 3 nye varegrupper skal der tjekkes at der bliver sat korrekte kontonumre på. For varegruppe 124 skal der oprettes en ny konto i kontoplanen. Hvis man er kommet over på den fælles kontoplan skal man følge nedenstående guide. Den nye konto skal have: Kontonummer: 2041 Kontonavn: Porto uden moms Kontotype: Drift Momskode: 0 Hvis man kører med sin egen kontoplan skal man selv oprette kontonumre til de nye varegrupper hvis ikke de i forvejen eksisterer i kontoplanen. Er der behov for hjælpe til dette skal egen bogholder/revisor kontaktes for vejledning til nummerering. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 4 af 18

5 1.2 TILPASNING AF ORDRE/INDKØBSOPSÆTNING For at kunne komme ind i Indkøbsmodulet er der behov for tilpasning hvis ikke man har anvendt indkøbsmodulet tidligere. Der skal være tilknyttet nummerserie for at hvert enkelt indkøb kan få et nummer man kan finde tilbage til. Der skal opsættes konto for øreafrunding, angives hvor meget der max må afrundes og angives en konto til fragt. Tjek og tag stilling til de med gult markerede felter. Der skal være værdier i alle felterne. Hvis der mangler nummerserier til Ordre og Indkøb kan de oprettes ved at følge nedenstående guide. Her er det muligt at oprette flere nummerserier hvis der er behov for det. Stil dig på den sidste linje og tryk Pil ned for at lave en ny linje. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 5 af 18

6 1.3 TJEK MOMSKODER Dobbeltklik på en momskode og tjek at der er kontonummer i det gult markerede felt. Der skal være kontonummer på alle momskoder også momskode 0 som er ingen moms. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 6 af 18

7 1.4 TJEK LAGEROPSÆTNING Der skal vælges en standard varegruppe v/import (Den nye varegruppe 125) så hvis ikke der er en varegruppe på en vare der læses ind i indkøbsmodulet, så vil den automatisk komme i varegruppe 125. For dem der ønsker at benytte de nye statusbeskrivelser til EGO varer kan de oprettes ved at følge nedenstående guide. Stil dig på en linje, tryk pil ned og skriv den tekst som status skal have. Husk at højreklikke på den beskrivelse der skal vælges som Standard og marker Vælg som default. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 7 af 18

8 Miniguide til indkøbsmodulet ved behandling af faktura fra Fri I næste version af CB Retail vil de fakturaer der bliver gennemfaktureret igennem Fri, automatisk blive læst direkte ind i indkøbsmodulet. Denne guide vil vise hvordan du skal gøre for at behandle indkøbet korrekt. 1.5 Indkøb uden cykler For at åbne indkøbsmodulet: Menu ->Lager ->Indkøb I indkøbsoversigten kan du trykke på fanen Status for indkøb så vil de indkøb med status Ikke afsluttet ligge øverst så du kan se hvilke indkøb du skal arbejde med. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 8 af 18

9 Tryk på det indkøb du vil lægge på lager. Indtast i kolonnen Leveret antallet af modtagne varer for at bekræfte leverancen. Hvis du bogfører i CB Retail skal du tjekke felterne: Leverandørnr. Anden betaler Lev. Fakturanr. (Her står fakturanummeret fra Fri først og efter / kommer leverandørens fakturanummer) Fakturadato Forfaldsdato samt felterne for rabatter, Porto/fragt. Er der givet totalrabat fra leverandøren vil det stå som en varelinje med varenummer RABATEDIHQ Hvis der IKKE er cykler i indkøbet vælges nu om man vil Lagerbogføre leveringer eller om man vil sætte indkøbet Klar til bogføring (Indkøb til bogføring). Hvis der er cykler i indkøbet: Se note på side 11 Forskellen på disse er at når man Lagerbogfører leveringer, så kan man stadig ændre i indkøbet (denne måde vil typisk anvendes hvis det er f.eks. en timelønnet der kommer og pakker varer ud eller hvis man kun har et følgeseddelsnummer og afventer en faktura) vælger man Indkøb til bogføring vil det typisk være en endelig godkendelse hvor der ikke er yderligere behov for at tjekke data. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 9 af 18

10 Når du trykker Lagerbogfør leveringer kommer denne dialogboks frem, vælg OK hvis data er korrekte. Herefter tages stilling til om man ønsker at udskrive lagerjournalen. Ja for print, Nej for at få journalen vist på skærmen og Annuller for at fjerne dialogboksen (journalen er stadig gemt og kan altid hentes frem under Udskrifter) Her vælges om man ønsker at varerne fra indkøbet skal lægges over i labelkladden så der kan udskrives prismærker hvis man har en prismærkeprinter tilkoblet. OBS! Hvis man vælger at lagerbogføre leveringer skal man huske at trykke Indkøb til bogføring efterfølgende for at kunne bogføre indkøbet. Her kommer ikke yderligere dialogbokse frem hvis man tidligere har lagerbogført leveringer. Hvis man springer processen over med at Lagerbogføre leveringer og vælger at bruge Indkøb til bogføring kommer denne dialogboks frem. Vælg Ja for at opdatere lagerantal. Herefter kommer de samme dialogbokse som nævnt ovenfor. Når alle steps er gennemført vil status for indkøbet være ændret fra Ikke afsluttet til Til bogføring. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 10 af 18

11 1.6 Note til indkøb med cykler Hvis der er cykler i indkøbet skal man HUSKE at tjekke at der er stelnummer på linjen. Hvis der mangler stelnummer bliver der ikke oprettet en EGO vare og man skal manuelt over i EGO varekartoteket og oprette den. For at tjekke at der er stelnummer skal man trykke på knappen med de 3 prikker i højre side af feltet S.Antal (Serienummer antal) Feltet Serienummer skal være udfyldt for at der bliver oprettet en EGO vare. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 11 af 18

12 Når alle dagens indkøb er færdigbehandlet skal de sendes videre til bogholderen. Dette kan man vælge at bogholder gør inden de starter dagens bogføring eller også kan dem der behandler indkøbene gøre det når de er færdige. Tryk Bogfør indkøb og vælg den bogføringskladde indkøbet skal posteres i Herefter kommer bekræftelse på at indkøb er bogført og klar til bogholder i posteringskladden. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 12 af 18

13 Miniguide til indkøbsmodulet ved behandling af faktura fra øvrige leverandører (liste på side 17) og egne leverandører På nuværende tidspunkt er det kun de fakturaer der bliver gennemfaktureret via Fri BikeShop der kommer automatisk ind i indkøbsmodulet. Når der kommer fakturaer fra eksterne leverandører kan man vælge at gøre det som man plejer eller man kan vælge at anvende indkøbsmodulet til disse også. Hvis man vælger indkøbsmodulet kan man følge denne guide til at oprette et manuelt indkøb. For at åbne indkøbsmodulet: Menu -> Lager ->Indkøb Tryk på Nyt Indkøb Tast leverandørnummer eller søg ved at trykke på knappen med de 3 prikker til højre i feltet. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 13 af 18

14 Udfyld lev. fakturanr. - (tast følgeseddelsnummer hvis der endnu ikke er en faktura) Anden betaler Fakturadato Forfaldsdato samt felterne for rabatter, Porto/fragt. Herefter tastes/scannes de varer man har modtaget. HUSK at følgende felter skal udfyldes: Internt varenr. K.antal S.antal Leveret Stk. pris - Tag stilling til rabat. Husk at trykke på knappen med de 2 pile ovre i højre side af billedet for at beregne fakturatotalen. Hvis der IKKE er cykler i indkøbet vælges nu om man vil Lagerbogføre leveringer eller om man vil sætte indkøbet Klar til bogføring (Indkøb til bogføring). Hvis der er cykler i indkøbet: Se note på side 11 Forskellen på disse er at når man Lagerbogfører leveringer, så kan man stadig ændre i indkøbet (denne måde vil typisk anvendes hvis det er f.eks. en timelønnet der kommer og pakker varer ud eller hvis man kun har et følgeseddelsnummer og afventer en faktura) vælger man Indkøb til bogføring vil det typisk være en endelig godkendelse hvor der ikke er yderligere behov for at tjekke data. TIPS! Søger man på internt varenr., kan man scanne stregkoden, på den vare man søger. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 14 af 18

15 Når du trykker Lagerbogfør leveringer kommer denne dialogboks frem, vælg OK hvis data er korrekte. Herefter tages stilling til om man ønsker at udskrive lagerjournalen. Ja for print, Nej for at få journalen vist på skærmen og Annuller for at fjerne dialogboksen (journalen er stadig gemt og kan altid hentes frem under Udskrifter) Her vælges om man ønsker at varerne fra indkøbet skal lægges over i labelkladden så der kan udskrives prismærker hvis man har en prismærkeprinter tilkoblet. OBS! Hvis man vælger at lagerbogføre leveringer skal man huske at trykke Indkøb til bogføring efterfølgende for at kunne bogføre indkøbet. Her kommer ikke yderligere dialogbokse frem hvis man tidligere har lagerbogført leveringer. Hvis man springer processen over med at Lagerbogføre leveringer og vælger at bruge Indkøb til bogføring kommer denne dialogboks frem. Vælg Ja for at opdatere lagerantal. Herefter kommer de samme dialogbokse som nævnt ovenfor. Når alle steps er gennemført vil status for indkøbet være ændret fra Ikke afsluttet til Til bogføring. Når alle dagens indkøb er Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 15 af 18

16 færdigbehandlet skal de sendes videre til bogholderen. Dette kan man vælge at bogholder gør inden de starter dagens bogføring eller også kan dem der behandler indkøbene gøre det når de er færdige. Tryk Bogfør indkøb og vælg den bogføringskladde indkøbet skal posteres i Herefter kommer bekræftelse på at indkøb er bogført og klar til bogholder i posteringskladden. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 16 af 18

17 HUSK INDEN DU KAN KOMME VIDERE: For at komme i gang med at modtage faktura direkte i indkøbsmodulet kræver det at denne guide læses igennem og at du efterfølgende tager kontakt til Annette Henneberg på hovedkontoret for at blive sat i drift. Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 17 af 18

18 Leverandørliste 1.7 Du vil modtage elektroniske fakturaer fra følgende leverandører: 90 Dan Bike 12 HF 91 Cycle Vision 95 Principia A/S 92 VN Cykler 89 ABUS 85 Søndergaard & Sønner 1&2Kildemoes 13 Trek 94 Lakuda 79 Batavus 1.8 Følgende leverandører sender ikke elektroniske fakturaer: 77 Scott 86 GripGrab 97 Energy Sport 96 Garmin 93 Shimano Cloud Retail Systems A/S. Tlf Side 18 af 18