EG Retail - Brugervejledning. SVANEN konvertering af huskenumre

Transkript

1 EG Retail - Brugervejledning SVANEN konvertering af huskenumre

2 SVANEN konvertering af huskenumre Brugervejledning Alle rettigheder til programmet ejes af EG A/S, telefon EG forbeholder sig ret til ændringer i specifikationer uden varsel. Copyright EG A/S. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne brugervejledning er uden skriftligt samtykke fra EG forbudt ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Ajourført oktober SVANEN konvertering af huskenumre Side 2 af 24

3 Indholdsfortegnelse 1 Hvorfor fælles huskenumre Overblik Før konvertering Oprydning af varer med 0 i salgspris Oprydning af ubenyttede vare Konvertering Start af konverteringsprogrammet Eksporter Behandl Forklaring til skærmbilledet Forklaring til de enkelte dele i skærmbilledet Forklaring til behandling af varer Behandling af pant Behandling af resten af varerne Konverter Efter konvertering Egenoprettede varer, der ikke kunne konverteres Flyt et 77-nummer til et nyt huskenummer SVANEN konvertering af huskenumre Side 3 af 24

4 1 Hvorfor fælles huskenumre I dag anvendes begrebet "egne huskenumre" i butikkerne, hvilket betyder at 20-25% af kædernes omsætning ikke kan identificeres på vareniveau, da salget registreres på ukendte numre. Formålet med fælles huskenumre er at skabe et bedre styringsgrundlag på vareniveau for såvel butikkerne, kæderne som SuperGros ved at gennemføre en ensartet centralt styret vedligeholdelse af fælles huskenumre. Samtidig udgår begrebet "egne huskenumre". 2 Overblik Selve konverteringen består af følgende trin: 1. Oprydning i Svanen af varer med 0 i salgspris. 2. Oprydning i Svanen af ubenyttede varer. 3. Behandling af huskenumre. 4. Konvertering og kontrol af flyttede huskenumre. SVANEN konvertering af huskenumre Side 4 af 24

5 3 Før konvertering For at gøre dit arbejde lettere under konverteringen bør du rydde op i SVANEN. Oprydningen udføres for at undgå at bruge unødig tid på at konvertere varenumre, der ikke benyttes. De følgende 2 punkter hjælper dig med at slette huskenumre med salgspris = 0 samt huskenumre, der ikke har været solgt i en længere periode. 3.1 Oprydning af varer med 0 i salgspris Vi har erfaret, at mange butikker sætter salgspris = 0, når varen ikke skal bruges mere. For at sikre, at du ikke skal bruge unødig tid på at konvertere numre, du ikke bruger mere, foreslår vi, at du starter med at slette de huskenumre, der har 0 i salgspris. 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner, og klik på Søg (genvejen til Søg er F3) 2. Udfyld felterne sådan: - Salgsnummer Salgspris = 0 - Varestatus = Alle 3. Tryk på F3 for at udføre søgningen. SVANEN konvertering af huskenumre Side 5 af 24

6 4. Tryk på i værktøjslinjen, for at overføre til kladde. 5. Deaktiver varerne ved at klikke på knappen Deaktivér i værktøjslinjen, og klik på Ja for at deaktivere. 6. Klik på knappen Ret vare i værktøjslinjen. Vælg fanebladet Ret lager 7. Udfyld lagerantal med 0, og klik på OK (en vare kan ikke slettes, hvis der står en værdi i feltet lagerantal). 8. Klik på knappen Opdatér i værktøjslinjen for at gemme dine ændringer. 9. Slet linjerne fra kladden ved at klikke på knappen Slet i værktøjslinjen. 10. Klik på Ja for at bekræfte. SVANEN konvertering af huskenumre Side 6 af 24

7 11. Tryk på F3 for at udføre en ny søgning. 12. Søg nu de samme varer frem igen, men nu skal søge varerne med varestatus Inaktiv. 13. Tryk på F3 for at udføre søgning. 14. Klik på knappen Overfør i værktøjslinjen, for at overføre til kladden. 15. Klik på knappen Slet i værktøjslinjen for at slette varerne. Bemærk: Før du trykker på Slet, bør du lige se varerne igennem. Det kunne jo være, at du ikke vil slette dem alle. Der kan fx være sæsonvarer i blandt. 16. Klik på Ja for at bekræfte, at du vil slette varerne. 17. Klik på Ja for at bekræfte, at varerne bliver slettet permanent. SVANEN konvertering af huskenumre Side 7 af 24

8 3.2 Oprydning af ubenyttede vare Endnu en oprydning kan være nødvendig. Nedenstående oprydning vil finde de varer, som frem du ikke har solgt i de sidste 12 måneder. 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner, og klik på Søg (genvejen til Søg er F3), 2. Udfyld felterne sådan: - Salgsnummer Varestatus = Alle - Sidste lagerrettelse. Start dato og slutdato 12 måneder før dags dato. Hvis det fx i dag er den 1. november 2010, skal du udfylde felterne som i eksemplet her: 3. Tryk på F3 for at udføre søgning. 4. Tryk på i værktøjslinjen, for at overføre til kladde. SVANEN konvertering af huskenumre Side 8 af 24

9 5. Deaktiver varerne ved at klikke på knappen Deaktivér i værktøjslinjen, og klik på Ja for at deaktivere. 6. Klik på knappen Ret vare i værktøjslinjen. Vælg fanebladet Ret lager. 7. Udfyld lagerantal med 0 og klik på OK (en vare kan ikke slettes hvis der står noget i lagerantal). 8. Klik på knappen Opdatér i værktøjslinjen for at gemme dine ændringer. 9. Slet linjerne fra kladden ved at klikke på knappen Slet i værktøjslinjen. 10. Klik på Ja for at bekræfte. 11. Tryk på F3 for at udføre en ny søgning. SVANEN konvertering af huskenumre Side 9 af 24

10 12. Søg nu de samme varer frem igen. Husk at ændre varestatus til Inaktiv. 13. Tryk på F3 for at udføre søgningen. 14. Klik på knappen Overfør i værktøjslinjen for at overføre til kladden. 15. Før sletter varerne, bør du lige kigge listen igennem. Det kunne jo være, du ikke vil slette dem alle. Der kan fx være sæsonvarer imellem. 16. Klik på knappen Slet i værktøjslinjen for at slette varerne. 17. Klik på Ja for at bekræfte at du vil slette varerne. 18. Klik på Ja for at bekræfte, at varerne bliver slettet permanent. SVANEN konvertering af huskenumre Side 10 af 24

11 4 Konvertering Konverteringsprocessen skal foregå fra den PC, der afvikler natkørsel i SVANEN, luk SVANEN på alle andre computere. Det er vigtigt at hele konverteringen er afsluttet inden midnat samme dag! Du kan arbejde med konverteringen i butikkens åbningstid, dog kan du ikke gennemføre pkt. 4.9, da denne del kræver, at butikken er lukket. I afsnittene herunder får du en trinvis vejledning til konverteringen. 4.1 Start af konverteringsprogrammet 1. Start Konverteringsprogrammet. Du finder det under System/Værktøjer/Huskenummerkonvertering Nedenstående information fortæller, at SVANEN nu vil blive lukket, og konverteringsprogrammet bliver startet op. Tryk på Ja for at konvertere, eller tryk på Nej for at fortryde og vende tilbage til SVANEN. SVANEN konvertering af huskenumre Side 11 af 24

12 4.2 Eksporter Nu er du klar til at lave udtrækket af SVANENs huskenumre. 1. Klik på knappen. Herved trækkes SVANEN s huskenumre fra nr ud i en fil. SVANEN konvertering af huskenumre Side 12 af 24

13 4.3 Behandl Nu skal du i gang med at behandle dine varer. 1. Klik på knappen. 2. Du bliver nu spurgt, om du anvender SuperGros/SPAR standard huskenumre på frugt og grønt. 3. Tryk på Ja eller Nej til at butikken anvender SuperGros/SPAR huskenumre. Hvis du vælger Ja: Vil programmet parre dine egne huskenumre med programmets huskenumre. Dog skal du lige tjekke varerne igennem for at være sikker på, at det er helt korrekt. Mere om det senere. Hvis du vælger Nej: Vil programmet ikke parre frugt- og grøntnumre. Bemærk: Hvis du er i tvivl, om du bruger SuperGros/SPAR huskenumre, kan du trykke på Ja, og derefter se listen igennem. Hvis du ikke bruger SuperGros/SPAR huskenumre alligevel, kan du lukke vinduet ned og starte forfra. 3. Du bliver nu spurgt, om du anvender SuperGros standard huskenumre på Bake-off. SVANEN konvertering af huskenumre Side 13 af 24

14 4. Tryk på Ja eller Nej til at butikken anvender SuperGros huskenumre. Hvis du vælger Ja: Vil programmet parre dine egne huskenumre med programmets huskenumre. Dog skal du lige tjekke varerne igennem for at være sikker på, at det er helt korrekt. Mere om det senere. Hvis du vælger Nej: Vil programmet ikke parre Bake-off numre. Bemærk: Hvis du er i tvivl, om du bruger SuperGros huskenumre, kan du trykke på Ja, og derefter se listen igennem. Hvis du ikke bruger SuperGros huskenumre alligevel, kan du lukke vinduet ned og starte forfra. SVANEN konvertering af huskenumre Side 14 af 24

15 4.4 Forklaring til skærmbilledet Skærmbilledet, som nu er blevet åbnet, ser ud som på billedet herunder. På de næste sider bliver billedet klippet fra hinanden, og de enkelte dele bliver forklaret. Herefter bliver konverteringens funktioner forklaret. SVANEN konvertering af huskenumre Side 15 af 24

16 4.5 Forklaring til de enkelte dele i skærmbilledet Menulinjen. De første 6 kolonner er udfyldt med butikkens egne huskenumre. De næste to kolonner hører til konverteringen. Hvis felterne er tomme, skal du selv behandle dem. Hvis felterne er udfyldt, skal du tjekke om det er korrekt. Se senere, hvordan du sætter de rette nummer ind. Farve angivelser Grøn: linjen er behandlet. Lysegul: Autobehandlet. Kontroller, at huskenr. er korrekt. Godkend til grøn med F11. Orange: Linjen er ikke ok, skal behandles. Højre side indeholder 3 filtre: SuperGros varer og bestnr. Dette filter søger SuperGros numre frem i listen nedenfor. Egne varer og bestnr. Du kan taste best. nr ellertekst i feltet. Herved søger du søge i listen i venstre side af billedet, og du får kun vist kun de varer, der passer til det, du har skrevet. Det sidste filter kan vise enten alle varer, kun pantvarer eller alle varer undtagen pant. SVANEN konvertering af huskenumre Side 16 af 24

17 4.6 Forklaring til behandling af varer Under konverteringen skal du behandle de enkelte varer. Nedenfor er funktionerne forklaret overordnet. Når du har orienteret sig i vejledningen i afsnittet her, er du klar til at starte selve behandlingen af varerne (afsnit 4.6). Funktion Start konverteringsprogram Fremgangsmåde Konverteringsprogrammet findes under System/Værktøjer/Huskenummerkonvertering GEM Indsæt nyt huskenummer. Det skal findes i SuperGros-listen og søges frem her: Det er muligt at gemme arbejdet undervejs ved at klikke på Gem i menulinjen. Herefter kan behandlingen afsluttes og genoptages på et senere tidspunkt. 1. Klik i feltet nyt huskenummer ud for varen. 2. Klik på knappen Søg. 3. Find huskenummeret i listen. 4. Marker det ønskede huskenummer i listen og klik på knappen Overfør huskenr. eller dobbeltklik på det ønskede nummer. Søg på et bestemt ord eller best. nr i SuperGros-listen 1. Marker feltet. 2. Skriv et ord (eller noget af ordet) eller et best. nr. 3. Tryk på Enter eller knappen Søg. Søg på egne varer 1. Marker feltet. 2. Skriv et ord (eller noget af ordet) eller et best. nr. 3. Tryk på Enter eller knappen Søg. SVANEN konvertering af huskenumre Side 17 af 24

18 Godkend nummer For at du kan se, hvor langt du er kommet i behandlingen af huskenumrene, kan du godkende felterne Tryk på F11 for at godkende dermed bliver feltet grønt. Hvis du trykker på F11 igen, bliver feltet orange. Bemærk: Hvis du ikke godkender felterne så de bliver grønne, vil du blive gjort opmærksom på det, når du trykker på Konverter senere i processen. Min vare findes ikke på Super- Gros listen Hvis din vare ikke findes i listen over SuperGros huskenumre, kan varen ikke konverteres. Lad derfor varen stå med et 0 i feltet. Varen vil efter konverteringen blive flyttet væk fra dens nuværende nummer til et nummer. Der bliver udskrevet en liste efter konverteringen så du kan se, hvilke numre, dine varer har fået. SVANEN konvertering af huskenumre Side 18 af 24

19 4.7 Behandling af pant Start med at behandle butikkens egen pant (linkvarer). Bemærk: Hvis du flytter en pantvare, sikrer programmet, at de varer, der har tilknyttet pantnumret, opdateres. Dvs., at hvis Carlsberg Pilsner med salgsnr har tilknyttet pantnummer 1 før konverteringen, og pantnummeret flyttes til 7010, så vil Carlsberg Pilsner have tilknyttet pantnr efter konverteringen. Hvis butikken både har pant A dåse og Pant A flaske som linkvarer i dag, kan du kun konvertere en af disse pantnumre. Matcher du det nye nummer for Pant A med Pant A flaske, skal du efterfølgende ind og ændre linknumre på alle de varer som har Pant A dåse tilknyttet varen. Pant A dåse vil efter konverteringen være rykket til 77xxx, og fortsat fungere som pant i kassen den efterfølgende dag, men skal snarest efter konverteringen ændres til det nye nummer for pant. 1. Vælg Vis kun pant varer i det nederste rullepanel. Nu ser du kun butikkens pantvarer i listen venstre side. 2. Skriv ordet "pant" i søgefeltet SuperGros varer og bestnr. Tryk Enter, eller klik på søgeknappen. Nu bliver de pantvarer, som SuperGros har oprettet, vist i listen i højre side. 3. Tjek varerne i kolonnen Nyt huskenummer for at se, om de, der er blevet konverteret automatisk, er parret korrekt. Hvis de ikke er det, skal de have et nyt nummer. SVANEN konvertering af huskenumre Side 19 af 24

20 4. Udfyld feltet "Nyt huskenummer" ved de varer, der mangler huskenumre. Bemærk: Hvis du ikke kan finde et huskenummer, der passer til din vare, så lad feltet stå med 0. Hvis du vil kunne se at du har taget stilling til varen, kan du trykke på F11 så feltet bliver grønt. 5. Husk at tjekke alle varer, der er autobehandlet (lysegul baggrundsfarve). Det er vigtigt, at du tjekker disse varer. Hvis du ikke retter varerne, vil bl.a. din salgsstatistik blive registreret på det forkerte varenummer. Nedenstående eksempel viser en vare, der er blevet oprettet i butikken på nummer 700. SuperGros' nr 700 er Grønt mix. Disse to varer passer ikke sammen, derfor skal du enten finde det rigtige nye huskenummer, eller skrive 0 i feltet. 6. Når du har behandlet alle de linjer, du kan, skal du trykke på Gem i menulinjen. Bemærk: Hvis du er i tvivl om, hvordan du behandler linjerne, så se under punkt Behandling af resten af varerne Du skal nu behandle de resterende varer. 1. Tryk på Vis alle varer undtagen pant. 2. Marker feltet Nyt huskenummer. 3. Find og marker det rigtige huskenummer i SuperGros-listen. 4. Klik på knappen Overfør huskenr. eller dobbeltklik på SuperGros-nummeret. 5. Tjek varer, der er autobehandlet. Det er vigtigt, at du tjekker de varer, der er blevet autobehandlet (lysegul baggrundsfarve). Hvis du ikke retter varerne, vil bl.a. din salgsstatistik blive registreret på det forkerte varenummer. 6. Husk at gemme, når du har behandlet alle varerne. Bemærk: Hvis du er i tvivl om hvordan du behandler linjerne, så se under punkt 4.5. SVANEN konvertering af huskenumre Side 20 af 24

21 4.9 Konverter Du er nu klar til den endelige konvertering. Slet alle de parkerede boner før du starter. Du skal være opmærksom på, at du først kan konvertere over i SVANEN når: Butikken er lukket. Du har indlæst salget. Al elektronisk post er indlæst og behandlet. 1. Tryk på Dan konverteringsfil i menulinjen. 2. Hvis ikke du har godkendt alle linjer (gjort dem grønne vha. F11) vil nedenstående information komme. Tryk på Nej hvis du vil tilbage og behandle resten. Tryk på Ja hvis du vil fortsætte. 3. Tryk på OK. 4. Klik på knappen. SVANEN konvertering af huskenumre Side 21 af 24

22 5. Herefter vil der komme 3 vinduer, der hver især skal sikre: at butikken er lukket, at salget er indlæst for dagen, og at elektronisk post er blevet behandlet. Hvis du trykker på Nej vil du komme retur til ovenstående billede, og du må sørge for at få bragt de ting i orden før du kan fortsætte. Hvis du trykker på Ja vil konverteringen starte. 6. Konverteringen vil tage ca. 1 time. Det er ikke nødvendigt at blive i butikken for at overvåge det. Bemærk: Hvis du bliver i butikken, og vil tjekke om det virker når konverteringen er gennemført, så skal du sende et totalsortiment, ellers virker det først næste dag. 7. Det vil være en god ide at genstarte alle pc'er hvor SVANEN er installeret også drift pc'en/master SVANEN. 8. Husk at opdatere håndterminaler med det nye varekartotek. SVANEN konvertering af huskenumre Side 22 af 24

23 5 Efter konvertering Det er nu ikke længere muligt at oprette/slette et varenummer mellem 1 og 9999 i SVANEN. Bemærk: De huskenumre der ikke allerede er i butikken, er blevet oprettet som inaktive varer. Det vil gøre det nemmere for dig hvis du i fremtiden skal bruge nummeret. VIGTIGT: Følger du i dag ikke standart DSK varegruppeplanen (1-99), eller DSK Kategoriplanen (Varegruppe, Kategori, Sortiment),skal du efterfølgende sikre dig, at huskenumrene er placeret på de rette varegrupper. 5.1 Egenoprettede varer, der ikke kunne konverteres De varer, der ikke kunne konverteres til SuperGros- numre, er nu blevet konverteret til numre i intervallet Efter konverteringen er der blevet udskrevet en liste over disse varer. Hvis du mener at en eller flere af disse varer bør ligge som huskenummer hos SuperGros, kan du kontakte SuperGros på følgende måder skriv til vidensdeling@supergros.dk eller gå ind på SuperGros-portalen og udfylde den relevante blanket. SVANEN konvertering af huskenumre Side 23 af 24

24 5.2 Flyt et 77-nummer til et nyt huskenummer Når det nye huskenummer er blevet oprettet, kan du slette det gamle 77-nummer og oprette det som underliggende salgsnummer til huskenummeret. Statistikken vil automatisk følge med. Slet en vare 1. Stå i SVANENS varebillede. 2. Søg varen frem, der skal slettes/overføres. 3. Hvis der er lagerantal, kan varen ikke slettes, tryk derfor på Ctrl+Shift+F5, skriv ordet SVANEN som password, og tryk på OK. Ret nu lagerantal til 0 (hvis du benytter lagerstyring, skal du notere lagerantallet, så du kan føje det til huskenummeret senere). 4. Tryk på knappen Opdater vare. 5. Tryk på knappen Slet. 6. Tryk på Ja for at fortsætte. 7. Tryk på Ja for at slette varen permanent. Opret en vare som underliggende salgsnummer: 1. Stå i SVANENS varebillede. 2. Søg det nye huskenummer frem. 3. Tryk på knappen Nyt salgsnr. 4. Tast det salgsnummer, der skal være underliggende salgsnummer (i dette tilfælde 77- nummeret, du tidligere slettede). 5. Tryk på OK. Nu er salgsnummeret blevet oprettet som underliggende salgsnummer. 6. Hvis du har lagerstyring, er det vigtigt, at du opskriver lageret med antallet fra den slettede vare. Tryk derfor på Ctrl+Shift+F5, skriv ordet SVANEN som password, og tryk på OK. Ret nu lagerantallet til. 7. Tryk på knappen Opdater vare. SVANEN konvertering af huskenumre Side 24 af 24