EG Retail - Brugervejledning. NewStore Food med NewPOS version eller højere

Transkript

1 EG Retail - Brugervejledning NewStore Food med NewPOS version eller højere

2 NewStore Food Brugervejledning Alle rettigheder til programmet ejes af EG A/S, telefon EG forbeholder sig ret til ændringer i specifikationer uden varsel. Copyright EG A/S. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne brugervejledning er uden skriftligt samtykke fra EG forbudt ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Ajourført februar 2012.

3 Indholdsfortegnelse 1 Værktøjer Genveje Titellinjen, menulinjen, værktøjslinjen og statuslinjen Menuerne NewStore Food og Butik Knapper og felttyper Knapper Felttyper Datoer Tilpas kolonner Vare Varekortets opbygning Felter til lagerstyring Om Købspris og Gældende købspris på varekortet Tillade eller forhindre subtotalrabat på en vare Opret ny normal vare Vægtvarer Linkvarer Knyt pant til en vare Ret priser på én vare Prisperioder Familier Læg en vare i projekt fra varekortet Knyt en eller flere varer til en rabatgruppe Ændre og tilføje salgs- og bestillingsnummer Tilstand på varen Beregning i felter, fx tillæg af moms til købspris Kopier en vare Slet en vare Nulstil lagerantal på en enkelt vare Reguler lagerbeholdning på en enkelt vare Overfør data til kasse Etiketter og skilte Udskriv etiket Skift etikettype Udskriv et skilt Filter og sortering Søgeparametre ved felt- og tabelfilter Feltfilter Tabelfilter Ophæv filter, vis alle Sortering Søg en enkelt vare Søg vare via salgs- eller bestillingsnummer Søg vare ved at skrive i feltet Bontekst NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 2 af 244

4 7.3 Søg vare ved at hente fra Varesøgning Varesøgning og Varefunktioner Varesøgning Varefunktioner - generel fremgangsmåde Varefunktioner - ret priser Varefunktioner tjek bruttoavance Varefunktioner ret vareoplysninger Hent varer fra kampagne, familie eller projekt Varefunktioner og projekter gem, hent og slet varer i projekt Varefunktioner - gemte søgninger Varefunktioner slet underliggende bestillingsnumre Udskrifter fra varefunktioner Egne projekter Læg én vare i projekt fra varekortet Læg flere varer i projekt fra varefunktioner Tilføj varer til projekt Opret og slet projekt Rabatgrupper Opret rabatgruppe Knyt varer til rabatgruppe Fjern rabatgruppe Kampagner Kampagneoversigt Kampagnekort Opret egen kampagne Rediger kampagne Hent familie i kampagne Kampagnerabatgrupper Stop kampagne Udskriv kampagneetiketter Fakturabehandling Hent og indlæs post Fakturaoversigt Fakturainfo og lister Bogfør faktura inden fakturabehandling Behandling af fakturalinjer Flyt salgsnummer manuelt Flag i fakturaen Vis ikke-bogførte købsbilag Bogfør faktura Udskriv faktura Varebestilling Felter i varebestillingsoversigten Opret en ny ordre Felter i varebestillingslinjerne Se salg efter perioder Slet varebestillingslinjer og ordrer NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 3 af 244

5 13.6 Send bestilling Varebestilling med automatisk genbestillingsforslag (lagerstyring) Lager og priser Varekladde Sortimenter Generelt om kædesortimenter Sortimentstypen AG Intern ordre Salg via håndterminal Prissammenligning Vareimportkladde Filer fra SlagterService Filer fra PineApple Filer fra håndterminalen Priskontrol Debitor Opret ny debitor Opret ny kundegruppe og tildel differentieret bonus Bonusberegning Spærring af debitorer Indbetaling, kreditnota og tilbageførsel E-fakturaer Kontoudtog, posteringslister og andre rapporter Betalingsbetingelser Status Rapporter Nulstil kriterier Salgsstatistik Bruttoavancestatistik Periodesalgsstatistik Omsætningshastighedsstatistik Finansrapport Leverandørstatistik Svindrapport Internt salg Timesalgsstatistik Lagerværdi pr. dato Estimeret lagerværdi Periodeforskydning Eksporter rapport til en fil eller til en -adresse Gem rapportdesign Definer autoudskrivning Dagens tal Kampagne Kampagnestatistik Historiske kampagner Butiksomsætningsstatistik NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 4 af 244

6 20.22 Salgsstatistik - Kæde Opgørelser Generelt om punkterne i menuen Opgørelser Opgørelser af dagens salg Transaktioner Bogført salgsfaktura Opsætning Butik Fanebladet Generelt Fanebladet Opgørelse Fanebladet Nummerering Fanebladet Kasse Fanebladet Oprydning Fanebladet Bonkopier Fanebladet Flerbutik Opsætning Kasse Fanebladet Generelt Fanebladet Kasse Fanebladet Bon Opsætning Ekspedient Opsætning Navneskilt Opsætning af standardmodkonto i indbetalingskladde Opsætning Vareimportskabelon Opsætning Generelt Systemopsætning Valuta Familier Projekter DSK Kategoriplan Rabatgrupper Printervalg og Varekategorier Transaktioner Grossistskabelon Grossist Leverandør Etiketopsætning Dagens omsætning Områder Virksomhedsoplysninger Dataforbindelser og dataintegrationsopsætning Automatisk opgavestyring Opsætning af brugere og rettigheder Zoom Genveje til menupunkter i NewStore Food Stikordsregister NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 5 af 244

7 1 Værktøjer 1.1 Genveje Det er muligt at arbejde i NewStore Food næsten udelukkende ved hjælp af genvejstaster. De almindeligste genveje er markeret med grå baggrund i skemaet herunder. Genvej CTRL + Q CTRL + G CTRL + T F1 ALT + F1 F2 F3 (CTRL + F3 for vare) F4 CTRL+F4 ESC F5 SHIFT+F5 CTRL+F5 F6 F7 SHIFT+F7 CTRL+F7 Gå til salgsprisfeltet på varekortet Gå til feltet søg salgsnummer på varekortet Gå til feltet søg bestillingsnummer på varekortet Hjælp til Navisions standardfunktioner Vis/Skjul Navigationsrude (menuen i venstre side) Rediger i et felt Opret ny post Slet post / linje Luk det aktive skærmbillede Gå tilbage til sidste værdi eller skærmbillede (fortryd) Opslag til oversigter (kun fra kort-skærmbilleder) Åbn et kort, fx varekort eller rabatgruppekort, fra en oversigt Vis underliggende poster (kun fra kort-skærmbilleder) Åbn en liste med valgmuligheder i felter med listepile Feltfilter Flowfilter Tabelfilter CTRL+ SHIFT+F7 Vis alle ( fjern filter ) F8 CTRL+F8 SHIFT+F8 F9 SHIFT+F9 CTRL+F9 Kopier værdien fra feltet ovenfor (kun i oversigter) Zoom, se alle felter på et kort Sorter Fakturabehandling: Godkend vejledende salgspris fra SuperGros Fakturabehandling: Godkend vejledende priser fra SuperGros inkl. flerstyksantal og flerstykspris Ved fakturabehandling: Godkend linje. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 6 af 244

8 Genvej F10 F11 SHIFT + F11 F12 CTRL + F12 Aktiver menu (Filer, Rediger osv., så du kan benytte genvejstaster) Bogfør Bogfør og print Skift fra aktivt vindue til Navigationsruden Skift fra Navigationsruden til aktivt vindue + /- Åbn/luk underliggende mapper under menu CTRL + A CTRL+B CTRL + C CTRL + V CTRL + Home CTRL + End Page Down Page Up CTRL + PageDown CTRL + PageUp CTRL + TAB CTRL + Pil ned/pil op ALT+ s Vælg alle (markere alle linjer). Søg Kopier markering Sæt markering ind Gå til første Gå til sidste Gå til næste kort Gå til forrige kort Gå til næste faneblad eller næste post Gå til forrige faneblad eller forrige post Skift mellem åbne vinduer Skifter mellem sektioner på et kort. CTRL + Pil ned efterfulgt af ENTER aktiverer en OK-knap ALT + understreget bogstav går til menu/menuknap, fx knappen Søg i Varefunktioner NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 7 af 244

9 1.2 Titellinjen, menulinjen, værktøjslinjen og statuslinjen Titellinjen er den øverste linje, der viser det aktuelle regnskabsnavn og programmets navn, fx. "Kursus Microsoft Dynamics NAV". Menulinjen er placeret under titellinjen. Du kan aktivere den med musen eller ved at trykke F10. Når menulinjen er aktiv, kan du vælge et menupunkt med piletasterne efterfulgt af ENTER. Værktøjslinjen er placeret under menulinjen. Den indeholder genveje til nogle af de mest benyttede funktioner i programmet. Hvis du peger med musen på en af knapperne, får du vist, hvilken genvejstast, du kan aktivere funktionen med. Statuslinjen er placeret nederst på skærmen. Her vises oplysninger om det aktuelle felt, bruger-id, arbejdsdato, filterinformation med mere. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 8 af 244

10 1.3 Menuerne NewStore Food og Butik I navigationsruden til venstre i NewStore Food-vinduet kan du vælge mellem menuerne Butik og NewStore Food. Menuen Genveje kan sættes op af brugeren. Se side 240. Butiksmenuen indeholder genveje til de funktioner i programmet, som er mest relevante for det daglige arbejde i butikken. NewStore Food-menuen indeholder alle programmets funktioner, bl.a. alle rapporter og opsætningsmuligheder. Brugervejledningen tager udgangspunkt i NewStore Food-menuen. Hvis du bruger butiksmenuen, kan du i mange tilfælde springe over det første trin i vejledningen. Eksempler: NewStore Food: Butik: NewStore Food: Butik: Vælg Vedligeholdelse/Kampagne Vælg Kampagne Vælg Vedligeholdelse/Debitorer/Indbetalingskladder Vælg Indbetalingskladder NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 9 af 244

11 2 Knapper og felttyper I skærmbillederne vil du finde en række forskellige knapper og felttyper. Her er nogle eksempler: 2.1 Knapper er en menuknap med en rullemenu under. knap, der aktiverer en handling. De 3 prikker til højre for teksten betyder, at der er mere, du skal tage stilling til, før du aktiverer en funktion, typisk gennem en dialogboks. 2.2 Felttyper Der er disse forskellige felttyper i programmet: Feltet herover er et almindeligt indtastningsfelt. Det kan indeholde alle typer af bogstaver, tegn og tal. Felttypen herover har en grå baggrund. Når du skriver i feltet, kan du ikke rette i teksten. I stedet starter NewStore Food en søgefunktion. Se nærmere om søgning på side 48. I denne felttype kan du vælge en værdi ud af et fast sæt af værdier. Dette er et felt, hvor der kan foretages opslag i en tabel. Tryk på F6 for at åbne tabellen. Bemærk at du ud udover at vælge en værdi i tabellen også kan taste nye værdier. Dette er et kalkuleret felt. Du kan ikke taste i feltet. Tryk F6 for at se de poster, der ligger til grund for værdien i feltet. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 10 af 244

12 Her er et afkrydsningsfelt, hvor du kan sætte en markering, hvis du ønsker at sætte værdien til Ja. Knappen med tre prikker kaldes Assist. Der er som regel knyttet en nummerserie til feltet. Hvis du trykker ENTER i feltet, vil programmet automatisk indsætte det næste nummer i serien. Prikkerne kan dog også vise, at der er mulighed for med F6 at vælge en nummerserie, man vil bruge et nummer fra. 2.3 Datoer Du kan indsætte datoer i datofelter på disse måder: Kode/Eksempel D Betydning Dags dato. Denne er lig med den dato, som du ser nederst i højre hjørne på din computer, når du peger på klokkeslættet. 21 Indsætter den 21. i indeværende måned, indeværende år 1201 Indsætter den i indeværende år Indsætter den m Indsætter datoen for mandag i indeværende uge, måned og år. ti er tirsdag, to er torsdag. m43 Mandag uge 43 i indeværende år. A Arbejdsdato. Brug denne funktion, hvis du fx skal indtaste mange data på en anden dato end dags dato. En arbejdsdato er en dato, som du selv kan indtaste i Navision. Vælg menupunktet er i menulinjen, og vælg Arbejdsdato. Fortsættes på næste side. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 11 af 244

13 Kode/Eksempel Indsæt datoperiode Betydning Flere steder i programmet skal du indsætte en datoperiode, fx i forbindelse med kampagner og prisperioder. I de tilfælde kan du vælge datoer i en kalender. Marker datoen i kalenderen, og klik på OK. Du kan indsætte start- og slutdato på én gang ved at markere perioden i kalenderen. I eksemplet her er perioden fra den 8. til og med den 14. marts 2010 markeret. Datoperioder til beregning Flere steder findes der felter, hvori du kan definere en periode, for eksempel i forbindelse med debitor betalingsbetingelser. 2D = 2 dage 1U = 1 uge 3 M = 3 måneder 4 Å = 4 år. Datoforskydning Du kan nogle steder forskyde en dato, for eksempel i forbindelse med bogføring af fakturaer og ved udskrivning af sammenligningsrapporter. +2D = plus 2 dage -2D = minus 2 dage +1U = plus 1 uge -1U = minus 1 uge +3M = plus 3 måneder -3M = minus 3 måneder +4Å = plus 4 år -4Å = minus 4år. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 12 af 244

14 2.4 Tilpas kolonner En del oversigter (lister) i NewStore Food indeholder rigtig mange kolonner. Du kan selv tilpasse oversigterne, så du kun ser de kolonner, du har brug for, og ser dem i den mest praktiske rækkefølge. NewStore Food gemmer opsætningen i en fil med navnet ZUP. Når du lukker NewStore Food, bliver du bedt om at bekræfte, at du ønsker at gemme ændringer i denne fil. Flyt kolonne Ændre kolonnebredde Skjul kolonne Vis kolonne 1. Peg på en kolonneoverskrift, så markøren viser en hånd. 2. Hold venstre museknap nede, og træk kolonnen til den placering, du ønsker. 1. Peg på stregen mellem to kolonner, så markøren viser en dobbelthovedet pil. 2. Hold venstremusetast nede, og træk til højre eller venstre, til kolonnen har den ønskede bredde. 1. Højreklik i kolonneoverskriften på den kolonne, du vil skjule. 2. Vælg menupunktet Skjul kolonne. 1. Højreklik i kolonneoverskriften på en tilfældig kolonne. 2. Vælg menupunktet Vis kolonne. 3. Marker den kolonne, du vil se, og tryk OK. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 13 af 244

15 3 Vare 3.1 Varekortets opbygning På varekortet finder du: Søgeområde, faneblade, knapper samt felter med vareoplysninger. Titellinjen Varekortets øverste, blå titellinje viser varens interne varenummer. Der er varen unikke nummer, der samler hovedsalgsnummer og underliggende salgsnumre på varen. Varens navn ses også. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 14 af 244

16 Søgeområdet Allerøverst finder du søgeområdet. Her er markøren placeret, når du åbner et varekort. Skan eller skriv salgs- eller bestillingsnummer i feltet, og tryk ENTER. Du søger som standard efter et salgsnummer, så marker knappen Bestil.nr., hvis du vil eller søge en vare ud fra bestillingsnummer. Faneblade Skift faneblad ved at klikke med musen eller ved at taste CTRL + PageUp /PageDown. Knapper Under knapperne nederst til højre på varekortet finder du de funktioner, der er tilgængelige på varekortet, fx salg efter perioder, familie, varesøgning, skilte og meget andet. 3.2 Felter til lagerstyring Nogle af felterne i boksen Lager bliver kun vist, hvis varen er på lagerstyring: Varen er ikke på lagerstyring Varen er på lagerstyring NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 15 af 244

17 3.3 Om Købspris og Gældende købspris på varekortet Der findes to felter med købspris på varekortet: Gældende købspris og Købspris. Feltet Købspris i boksen Gældende normalpris viser den seneste normale købspris. Denne svarer til den normal-købspris, der kan ses på fanebladet Salgs- og bestillingsnr.: Feltet Gældende købspris i boksen Lager tager højde for, om der findes en normal købspris og om der er en gældende kampagnekøbspris. Feltet BA% viser den aktuelle bruttoavance ud fra seneste købspris. Den gældende købspris på varekortet udfyldes ud fra følgende hierarki: 1. Hvis gældende købspris på fanebladet Prisperioder er forskellig fra 0, benyttes denne, uanset om købskoden er Normal eller Kampagne. 2. Hvis der findes 2 købsprisperioder med samme startdato og forskellig fra 0, med henholdsvis købskode Normal og Kampagne, benyttes købsprisen med købskode = Kampagne. Er denne købspris 0, anvendes Normal købsprisen. 3. Hvis der ikke findes en gældende købsprisperiode eller denne er 0, benyttes den budget-terede BA% fra DSK-Kategoriplanen til beregning af købsprisen. Beregningen foretages ud fra den gældende normalsalgspris fra salgsprisperioderne på varekortet.* *Beregning: Kostpris = salgspris - (salgspris * feltet budg. BA% fra DSK kategoriplanen / 100) Købspriskode Til højre for feltet Gældende købspris ses et felt med kode for kampagne, normalkøbspris eller BBA%. Koden i feltet kan være: N = Normal K = Kampagne B = BBA% NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 16 af 244

18 Formel for beregning af bruttoavancen på varekortet Bruttoavancen på varekortet under Gældende normalpris er beregnet sådan: BA = (Gældende normalsalgspris Købspris)/Gældende normalsalgspris * 100 Eksempel: Kostpris: 1,00, salgspris: 2,00. Formlen vil se således ud: (2 1)/2*100, hvilket giver 50% i resultat. 3.4 Tillade eller forhindre subtotalrabat på en vare Du kan forhindre, at en vare udløser subtotalrabat på kassen: 1. Åbn listen i feltet Tillad subtotal. 2. Vælg Ja, Nej eller Brug varegruppe. Hvis du vælger Brug varegruppe, gælder den værdi (Ja eller Nej), der er valgt for hele varegruppen (se side221). NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 17 af 244

19 3.5 Opret ny normal vare Følg fremgangsmåden herunder, hvis du selv skal oprette en ny vare: Opret vare: Indtast eller skan nyt salgsnummer 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Vare. 2. Vælg /Opret vare eller tryk CTRL + F3. Nu ser du dette felt: 3. Skan varens salgsnummer eller indtast varens primære salgsnummer, og tryk ENTER. Opret vare fortsat: Udfyld fanebladet Generelt Bemærk: I stedet for at vælge /Opret vare eller CTRL + F3 for at oprette en ny vare, kan du taste eller skanne et salgsnummer i søgefeltet øverst på varekortet. Hvis dette salgsnummer ikke eksisterer, kan du vælge Ja, for at oprette varen. 4. Placer mrkøren i feltet Sortiment, og klik på Listepilen, eller tryk F6 for at åbne en oversigt. 5. Marker det korrekte sortiment til varen. Søg evt. ved at skrive i feltet Beskrivelse. Klik på OK. 6. Indtast varens navn i feltet Beskrivelse. Når du forlader feltet, bliver teksterne til Hyldetekst 1 og Bontekst automatisk indsat. Indtast evt. en anden tekst i Hyldetekst 2. Du får mulighed for at rette bonteksten senere i processen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 18 af 244

20 Opret vare fortsat: Fanebladet Generelt Opret vare fortsat: Fanebladet Salgs- og bestillingsnr. 7. Indtast varens Købspris (inkl. moms), og tryk ENTER. 8. Skriv varens salgspris og salgsprisdato. Skriv evt. også flerstk. antal og flerstk. pris og rabatgruppe. Klik på OK eller tryk ENTER. 9. Klik i feltet Salgstype, og klik på Listepilen, eller benyt genvejen F6. Vælg salgstype. 10. Udfyld Enhedskode 1 og Indhold / enhedskode Vælg fanebladet Salgs- & bestillingsnr. eller skift fra faneblad til faneblad ved at benytte genvej CTRL + Page Up/Page Down. Fanebladet består øverst af information om salgsnummer og nederst om bestillingsnummer. 12. Du kan nu ændre Bonteksten sådan: Klik i feltet Bontekst i den øverste del, og ret teksten. Se skærmbilledet nederst på siden. 13. Klik i feltet Bestillingsnummer i den nederste del. Se skærmbilledet nederst på siden. 14. Tast varens bestillingsnummer, tryk ENTER. 15. Vælg grossist ved at klikke på Listepilen eller trykke F6. Marker grossisten, og klik på OK. 16. Vælg nu evt. leverandør og land (afhængig af vare) på samme måde som grossist. 17. Der bliver automatisk sat et flueben i feltet Hovedbestillingsnummer. Det er hovedbestillingsnummeret, der ses på fanebladet Generelt på varekortet. Varer med bestillingsnummer 1 kan ikke bestilles. 18. Indtast antal i feltet Kolli. Bemærk: Du skal ikke udfylde købsprisen her. Feltet bliver opdateret ved fakturabehandling af varen. Fanebladet Salgs- og bestillingsnr. Boksen Salgsnumre: NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 19 af 244

21 Fanebladet Salgs- og bestillingsnr. Boksen Bestillingsnumre: Opret vare fortsat: Aktiver varen 19. Skift tilbage til fanebladet Generelt. 20. Tjek, om flere felter skal udfyldes. Det kan være familiefeltet eller Link til salgsnummer (pant på drikkevarer). 21. Når alle de nødvendige felter på varen er udfyldt, skal varen aktiveres. Klik på Listepilen i feltet Tilstand og vælg typen Aktiv. 22. Varen er oprettet og klar til at sende til kassen. Se side 32 om at sende til kassen. Bemærk: Så længe du ikke har angivet tilstanden Aktiv på varen, vil den være under oprettelse. Varer under oprettelse bliver ikke sendt til kassen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 20 af 244

22 3.6 Vægtvarer Opret vægtvare 1. Vælg Vedligeholdelse/Vare. 2. Vælg fanebladet Generelt. 3. Tryk CTRL + F3 (menuknappen /Opret vare) for at oprette. 4. Indtast salgsnummeret. Vægtvarer har normalt salgsnumre i intervallet fra til Tryk ENTER. 6. Angiv salgsprisen som kilopris. 7. Angiv Salgstype Vægtvare. 8. Vælg Enhedskode 1: KG, GR, MG. 9. Udfyld de øvrige felter. Husk evt. felter på fanebladet Salgs- & bestillingsnr. 10. Sæt Tilstand lig med Aktiv på fanebladet Generelt - før kan varen ikke sælges i kassen. Bemærk: 13-cifrede vægtvarer, der starter med 25 eller 26 indeholder vægten i stregkoden. Disse varer skal altid have Salgstype= Vægtvare. Hvis man vælger Salgstype=Normal eller Pristvang, og varen er aktiv, vil der blive en meddelelse: "Varen kan kun sælges med Salgstype=Vægtvare, tilret salgstype og indtast kg. pris". Bemærk: Feltet Antal kg. i boksen Lager viser lagerbeholdningen i kilo, hvis der i feltet Enhedskode 1 er valgt Kg, Gr eller Mg. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 21 af 244

23 3.7 Linkvarer Opret linkvare (pant) Hvis du skal oprette en helt ny linkvare (pant), gør du sådan: 1. Vælg Vedligeholdelse/Vare. 2. Tryk CTRL + F3 (eller benyt menuknappen /Opret vare) for at oprette. 3. Indtast salgsnummeret og tryk ENTER. 4. Sæt flueben i feltet Linkvare. Dette gør, at linkvaren lægges i projekt Linkvarer, og efterfølgende kan vælges på listen i feltet Link til salgsnummer. 5. Udfyld resten af felterne. Husk evt. felter på fanebladet Salgs- & bestillingsnr.. 6. Sæt Tilstand lig med Aktiv på fanebladet Generelt - før kan varen ikke sælges i kassen. 3.8 Knyt pant til en vare Sæt pant på en vare - Link til salgsnummer 1. Vælg Vedligeholdelse/Vare. 2. Søg den relevante vare frem. 3. Placer markøren i feltet Link til salgsnummer, og tryk F6 eller klik på listepilen. 4. Marker linkvaren og tryk ENTER. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 22 af 244

24 3.9 Ret priser på én vare I afsnittet gennemgås, hvordan du retter priser på varekortet. Du kan også have brug for at rette normalprisen på en vare direkte fra et kampagnekort, hvis der er fejl på linjen. Det har du bl.a. brug for, hvis normalprisen er lavere end kampagneprisen Se side 77. Ret gældende pris på vare Du står på et varekort, og vil gerne rette prisen på varen: 1. Skriv den nye pris direkte i feltet Salgspris. Tryk ENTER. 2. Ret evt. også flerstyksantal og flerstykspris. Tryk ENTER. 3. Afslut med at taste ENTER, eller klik på knappen OK Prisperioder Du kan give en vare en anden salgspris for en periode. Efter periodens afslutning vender varens pris tilbage til normalprisen. Prisperioder oprettes og rettes på fanebladet Prisperioder: Opret en prisperiode Du står på et varekort og vil gerne oprette en prisperiode: 1. Skift til fanebladet Prisperioder. 2. Placer markøren i en tom linje i området Salgspriser. 3. Udfyld Start- og evt. Slutdato for den nye salgspris. 4. Udfyld prisfeltet. Se billedet nederst på siden. 5. Skift tilbage til fanebladet Generelt. Prisperioder. Området Salgspriser NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 23 af 244

25 3.11 Familier Opret familie 1. Vælg Opsætning/Generelt/Familier. 2. Tryk SHIFT + F5 eller klik på menuknappen Familie/Kort. Et familiekort kan se sådan ud: 3. Sørg for, at markøren er placeret i skærmbilledets øverste del, da du ellers ikke får lov til at oprette ny familie. 4. Tryk F3 for at oprette en ny familie. Nu bliver alle felter renset for data. 5. Udfyld felterne Kode og Beskrivelse (ikke priser) og tast ENTER. 6. Tast ESC. Læg en vare på familie 1. Vælg Vedligeholdelse/Vare. 2. Søg varen, der skal på familie, frem. 3. Placer markøren i feltet Familie, tryk F6 eller klik på listepilen. 4. Find familien (evt. ved at søge). 5. Marker den familie, som varen skal lægges på, og klik på OK. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 24 af 244

26 Opdater salgspriser på varer i en familie Slet en familie 1. Klik på menuknappen Vare/Familie. Nu ser du Varefamiliekortet (Se billedet nederst på siden). Øverst vedligeholdes priserne, nederst ses medlemmerne i familien. 2. Indtast ny Salgspris og evt. Flerstk. antal og Flerstk. pris. 3. Marker de varer, der skal opdateres, og tryk F9 (eller klik på / Opdater salgspriser) for at opdatere salgspriserne på de markerede varer. Hvis du ikke har markeret alle varer i familien, får du en meddelelse, fx: "Kun 2 af 4 varer i denne familie bliver opdateret. Ønsker du at fortsætte?". Klik på Ja for at fortsætte, eller klik på Nej for at annullere ændringen af salgspriserne. 4. Klik på knappen OK for at bekræfte opdateringen. 5. Tast ESC for at vende tilbage til varekortet. 1. Vælg Opsætning/Generelt/Familier. 2. Tryk SHIFT + F5 eller klik på menuknappen Familie/Kort. 3. Marker den familie, der skal slettes. 4. Tryk F4. 5. Bekræft, at du vil slette familien. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 25 af 244

27 3.12 Læg en vare i projekt fra varekortet Her beskrives, hvordan du lægger en enkelt vare i projekt fra varekortet. Hvis du vil vide mere om projekter, herunder at gemme flere varer i et projekt på én gang, skal du se side 58. Læg en vare i eksisterende projekt 1. Søg varen frem på varekortet. 2. Skift til fanebladet Projekt. 3. Placer markøren i en tom linje. 4. Klik på listepilen i kolonnen Projektkode eller tryk F6. 5. Placer markøren på den ønskede projektkode. 6. Klik på OK eller tryk ENTER. Læg en vare i nyt projekt 1. Søg varen frem på varekortet. 2. Skift til fanebladet Projekt. 3. Klik på listepilen i kolonnen Projektkode eller tryk F6. 4. Placer markøren i en tom linje nederst i listen, og tryk F6. Nu bliver oversigten over projekter åbnet 5. Vælg menuknappen Projekt/Kort, eller tryk Shift + F5. 6. Sørg for, at markøren er placeret i vinduets øverste del. 7. Tryk F3 for at oprette et nyt projekt. 8. Udfyld Projektkode. Du kan bruge tal og bogstaver. 9. Tryk ENTER. 10. Tryk ESC. Nu findes projektet i oversigten, der er åben på skærmen. 11. Find og marker det nye projekt i oversigten. Klik på OK. 12. Tryk ENTER. Nu er varen lagt i projektet. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 26 af 244

28 3.13 Knyt en eller flere varer til en rabatgruppe Rabatgrupper bliver gennemgået i et selvstændigt kapitel. Se fra side 64. Du skal knytte varer til en rabatgruppe i disse tilfælde: Hvis du vil give flerstyksrabat på varer med forskellige et-stykspriser Hvis du vil give flerstyksrabat på varer i forskellige varegrupper, hvor varegrupperne ikke har samme samlerabatkode i DSK Kategoriplan. Se evt. side 223, hvis du vil læse om samlerabatkoder. Hvis du vil sørge for, at varer på rabat ikke kan indgå i andre rabattilbud samtidig. Hvis du vil sætte et maksimalt antal gange, hvor en kunde kan købe varen/varerne til tilbudsprisen Ændre og tilføje salgs- og bestillingsnummer Tilføj underliggende salgsnummer 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Vare. 2. Søg varen frem. 3. Vælg fanebladet Salgs- & bestillingsnr. 4. Indtast det nye underliggende salgsnummer, og tryk ENTER. Skift hovedsalgsnummer 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Vare, og søg varen frem. 2. Vælg fanebladet Salgs- & bestillingsnr. 3. Klik i kolonnen Hovedsalgsnummer ud for det nummer, der skal være det nye hovedsalgsnummer Så sættes et flueben for nyt hovedsalgsnummer. Tilføj underliggende bestillingsnummer 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Vare. 2. Søg varen frem. 3. Vælg fanebladet Salgs- & bestillingsnr. 4. Indtast det nye underliggende bestillingsnummer, og udfyld øvrige felter, herunder Købspris og Kolli. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 27 af 244

29 Skift hovedbestillingsnummer Slet underliggende salgs- eller bestillingsnummer 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Vare. 2. Søg varen frem. 3. Vælg fanebladet Salgs- & bestillingsnr. 4. Sæt flueben i kolonnen Hovedbestillingsnummer ud for det nummer, der skal være det nye hovedbestillingsnummer. 1. Marker linjen, du vil slette. 2. Tast F4 og bekræft, at du vil slette. Bemærk: Du kan ikke slette et salgs eller bestillingsnummer, der er hovednummer. Du kan evt. flytte et salgsnummer. Se side Tilstand på varen En vare kan have fire forskellige tilstande: Under oprettelse: Dette er standard, når du opretter en ny vare. Du skal skifte til tilstanden Aktiv, når vareoprettelsen er færdig. Bemærk: Nye varer, du får hjem via elektronisk fakturabehandling, er som standard sat til at være Under oprettelse, indtil du godkender dem. Du kan ændre denne indstilling i systemopsætningen. Se side 208. Aktiv: Varen sendes til kassen, når du vælger Overfør data til kasse. Spærret for indkøb: Bestillingslinjer på varer, der er spærret for indkøb, bliver markeret tydeligt med rød skrift i NewStore Foods Varebestilling. Når varebestillingen sendes, kan man vælge alligevel at bestille varer, der er spærret for indkøb. Spærret: Spærrede varer sendes ikke til kassen. Du kan ikke spærre en vare med salg, der endnu ikke er bogført. Der kan fx være salg på kassen, hvor kasseopgørelsen endnu ikke er bogført. Salget kan være sket dags dato, men det kan også være sket tidligere, hvis der er opgørelser der ikke er bogført. Du kan heller ikke spærre en vare, der er på kampagne. Bestillingslinjer på varer, der er spærret for indkøb, bliver markeret tydeligt med rød skrift i NewStore Foods Varebestilling. Når varebestillingen sendes, kan man vælge at bestille varer, der er spærret for indkøb. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 28 af 244

30 Skift tilstand 1. Vælg Vedligeholdelse/Vare. 2. Søg den vare frem, som du vil skifte tilstand på. 3. Placer markøren i feltet Tilstand. 4. Tast F6 eller klik på listepilen for at åbne listen med muligheder. 5. Vælg den tilstand, du ønsker Beregning i felter, fx tillæg af moms til købspris Beregning ( fx +eller moms) I nogle felter kan du foretage en beregning. Det gælder bl.a. felterne købs- og salgspris på varekortet. Hvis du fx vil lægge moms til en købspris, gør du sådan: 1. Placer markøren i feltet Købspris. 2. Skriv efter prisen: * 1,25. Hvis du fx vil trække moms fra en købspris, gør du sådan: 1. Placer markøren i feltet købspris. 2. Skriv efter prisen: * 0,8. Gangetegnet finder du på dit tastatur til højre for ø. Du skal holde SHIFT nede. Du kan også bruge det numeriske tastatur Kopier en vare Kopier vare 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Vare. 2. Søg den vare frem, som du vil kopiere. 3. Vælg menuknappen /Kopier vare. 4. Angiv et nyt primært salgsnummer og et bestillingsnummer og klik på knappen OK. 5. Korriger evt. tekster og priser. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 29 af 244

31 3.18 Slet en vare Slet en vare Du kan kun slette varer uden købs- eller salgsposter. Varer med købs- eller salgsposter kan spærres. 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Vare. 2. Søg varen frem. 3. Tryk F4 og bekræft, at du vil slette Nulstil lagerantal på en enkelt vare Du kan nulstille lagerantal på en enkelt vare via varekortet. Hvis du vil nulstille alle eller flere varer ad gangen, skal du bruge statusmodulet. Se i vejledningen under Status. Nulstil lagerantal på vare 1. Åbn varekortet og søg den vare frem, du vil nulstille. 2. Klik på /Nulstilling af lageret. 3. Nu bliver der vist der en meddelelse på skærmen: "Ønsker du at nulstille lageret på salgsnummer xxxxxxxxxxxxx". Det er hovedsalgsnummeret, der bliver vist i meddelelsen. Svares Ja, nulstilles lageret. Svares Nej, afbrydes, og der returneres til varekortet. Bemærk: Nulstillingen tager højde for ikke bogført salg. Dette nedskrives, når dagens salg bogføres om natten. Bemærk: Hvis salgstypen er vægtvare, bliver antal kilo på lager også nulstillet. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 30 af 244

32 3.20 Reguler lagerbeholdning på en enkelt vare Reguler lagerbeholdning på en vare 1. Åbn varekortet og søg den vare frem, du vil regulere lagerbeholdningen på. 2. Klik på /Regulering af lageret. 3. Indtast det aktuelle antal på lager. Hvis salgstypen er vægtvare og enhedskoden 1 er Kg, Gr eller Mg, kan du også regulere antal kilo på lager. Det er ikke muligt at taste 0 i Antal og samtidig et tal, der er forskelligt fra 0 i kg. eller omvendt. Både antal og kg skal være udfyldt ved regulering af lagerbeholdning på vægtvare, ellers er det ikke muligt at komme videre. 4. Vælg evt. en årsagskode (brækage, svind mm.). Årsagen kan ses i oversigten over vareposter og i svindrapporten. 5. Tast ENTER. Bekræft, at du vil regulere lageret. Regulering af antal varer med salgstype Normal eller pristvang: Regulering af antal varer med salgstype Vægtvare: NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 31 af 244

33 4 Overfør data til kasse Når du har ændret en pris eller oprettet en ny vare, skal du overføre til kassen. Herved dannes såkaldte "aktioner", som automatisk sætter serveren i gang med at sende til kassen. Der kan gå et øjeblik, inden varerne er i kassen. Overfør data til kasse 1. Vælg Vedligeholdelse/Overfør data til kasse. 2. Tryk F11, eller klik på menuknappen /Send ALT til kasse for at overføre alle linjer til kassen. 3. Hvis du kun vil sende nogle af linjerne, skal du markere disse linjer og vælge SHIFT + F11 (eller trykke på menuknappen /Send markeret til kasse). 4. Der bliver eventuelt vist en besked om, at der er kunder til opdatering. Beskeden bliver vist, hvis du har ændret data for en kunde (en debitor), eller du har oprettet en ny debitor. Vælg Ja eller Nej til at sende kunder med. Bemærk: Hvis du vil ændre en pris eller etiket, kan du markere varelinjen og gå til varekortet ved at taste Shift + F5. Her kan du ændre oplysningerne på varen. Tryk ESC, for at vende tilbage til Varer til kasse. Nu er pris og/eller etiket opdateret. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 32 af 244

34 Send totalsortiment 1. Sørg for, at kasserne er logget af, inden du sender totalsortiment. 2. Vælg Vedligeholdelse/Overfør data til kasse. 3. Vælg knappen /Send totalsortiment til kasse. 4. Der vises nu en oversigt over, hvornår de automatiske job kører. Se billede og forklaring herunder. Du skal nu ikke gøre mere. 5. Du skal nu ikke gøre mere. Tast ESC for at lukke vinduet. Bemærk: Vareændringer, der efterfølgende sendes til kassen, går først igennem fra næste bon. Automatisk job, send totalsortiment Kolonnen status kan vise følgende: Oprettet:...Jobbet afventer næste afviklingstidspunkt Frigivet:...Jobbet er frigivet og vil køre snarest muligt. Kører:...Jobbet kører, i kolonnen Pct. færdig, er det muligt at se hvor langt jobbet er nået. Fejlet:...Jobbet er ikke afviklet Kørt med fejl:...jobbet er afviklet, men der var fejl. Fejlene kan ses ved at trykke på knappen Linje og vælge Logposter. Kørt OK:...Jobbet er afviklet uden fejl. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 33 af 244

35 5 Etiketter og skilte 5.1 Udskriv etiket Udskriv etiket 1. Vælg Vedligeholdelse/Etiketter. Her ser du listen over etiketter til udskrift. Du kan også skrive/skanne salgsnummeret eller bestillingsnummeret i det relevante felt øverst i billedet for at danne en etiket. 2. Klik på knappen Hovedsalgsnumre nederst i billedet, hvis du kun vil udskrive etiketter med hovedsalgsnumre. 3. Marker den/de varer, der skal udskrives, hvis du kun vil udskrive nogle af etiketterne. 4. Vælg menuknappen Udskriv. 5. Vælg Udskriv markerede etiketter eller Udskriv alle. Ved Udskriv alle udskrives alle etiketter, uanset om de er markeret eller ej. 6. Du kan nu vælge at angive antal etiketter på første ark her. Tallet skal være større end 10. Ikke alle printere kan håndtere denne funktion. 7. Vælg Vis udskrift eller Udskriv. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 34 af 244

36 Felter i etiketbilledet Billedets øverste del Felt Salgsnummer Bestillingsnummer Etiketdato Forklaring Her kan du indtaste eller indskanne et salgsnummer, som du vil have en etiketudskrift af. Her kan du indtaste eller indskanne et bestillingsnummer, som du vil have en etiketudskrift af. NewStore Food vil som standard foreslå dags dato, når skærmbilledet Etiketter bliver åbnet. Du kan ændre datoen sådan: 1. Indtast en ny dato, eller tryk F6 for at åbne en kalender og her vælge en anden dato. Vis normalpris 1. Sæt flueben i dette felt, hvis salgsprisen på etiketten ikke skal vise evt. kampagnepris. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 35 af 244

37 Varelinjerne i etiketbilledet Forklaring til nogle af felterne Felt Etikettype Forklaring Du kan ændre etikettypen: 1. Skriv det nye etiketnummer, eller tryk F6, marker den type, du vil bruge, og vælg OK. Hvis etikettypen ikke er valgt, er linjen rød, og etiketten udskrives ikke. Antal Tekst Best. nr. Pris Antal kan ændres i dette felt. Hvis antal er 0, er linjen rød, og etiketten udskrives ikke. Et flueben her viser, at varen har fået ny tekst. Et flueben her viser, at varen har fået nyt bestillingsnummer. Et flueben her viser, at varen har fået ny pris. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 36 af 244

38 Andre funktioner i etiketbilledet Genudskriv etiketter Du kan genudskrive de sidst udskrevne etiketter. Dette kan for eksempel være aktuelt, hvis papiret fx har sat sig fast i printeren under første udskrift. 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Etiketter. 2. Klik på Udskriv/Genudskriv etiketter. 3. Markér de ønskede etiketter (de sidst udskrevne etiketter findes nederst i listen). 4. Klik på Udskriv/Genudskriv. 5. Klik på Udskriv for at udskrive, eller klik på Vis udskrift for at få vist etiketterne på skærmen. Kontroludskriv etiketter Du kan kontroludskrive den eller de markerede varer, så du ikke sletter etiketlinjerne fra etiketbilledet. 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Etiketter. 2. Markér de ønskede etiketter. 3. Klik på Udskriv/Kontroludskriv. 4. Klik på Udskriv for at udskrive eller klik på Vis udskrift for at få vist etiketterne på skærmen. Hvad er ændret? Hvis du inden udskriften vil se information om, hvorfor etiketten er udtaget til udskrift, kan du markere linjen og vælge menuknappen /Hvad er ændret? Her ser du de tidligere og de nye værdier i de felter, der er ændret. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 37 af 244

39 Udskriv kun etiketter på hovedsalgsnumre Du kan vælge kun at se og udskrive etiketter med hovedsalgsnumre. 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Etiketter. 2. Klik på knappen Hovedsalgsnumre. 3. Nu er de underliggende salgsnumre fjernet, og knappen Hovedsalgsnumre har skiftet tekst til Alle. Hvis du vil se de underliggende salgsnumre igen, klikker du på denne knap. Etiketlinjer inkl. underliggende salgsnumre: Etiketlinjer kun med hovedsalgsnumre: NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 38 af 244

40 Hent varer til etiketter Du har mulighed for at få dannet etiketter for varer, som er grupperet på en bestemt måde: 1. Klik på /Hent varer. Du har nu disse muligheder: Varer fra varesøgning åbner varesøgningsbilledet. Søg varerne frem, og overfør til etiketbilledet. Læs om varesøgning/varefunktioner fra side 50. Varer fra projekt åbner projektoversigten. Vælg det projekt, som du ønsker at overføre til dit etiketbillede. Der dannes ikke etiketter for spærrede varer. Der dannes etiketter på varer, der er spærret for indkøb. Varer fra kampagne åbner kampagneoversigten. Marker her en eller flere kampagner, og klik på Ovf. til etiket. Ændrede varer opdaterer dit etiketbillede med de vareændringer, du har foretaget, imens du har arbejdet i etiketbilledet. Det svarer til, at du lukker og åbner etiketbilledet for at opdatere det. Varer fra håndterminal. en henter kun etiketter og ikke priser, så hvis du har foretaget en priskontrol med håndterminalen, skal du bruge en anden funktion. Læs om dette i afsnittet om Priskontrol. Udskriv kampagneetiketter 1. Vælg Vedligeholdelse/Etiketter. 2. Vælg menuknappen /Hent Varer. 3. Vælg Varer fra Kampagne. 4. Marker kampagnen og vælg menuknappen Ovf. til etiket. 5. Marker etiketlinjerne og klik på menuknappen Udskriv/Udskriv etiketter. 6. Klik på enten Udskriv eller Vis Udskrift. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 39 af 244

41 5.2 Skift etikettype Skift etikettype Du kan skifte etikettype på en enkelt vare permanent: 1. Vælg fanebladet Salgs- & bestillingsnr. på varekortet 2. Udfyld etikettypen i feltet Etikettype 1, og udfyld det antal, du ønsker udskrevet hver gang. Du kan skifte etikettype for en enkelt udskrivning: 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Etiketter. 2. Find varen i oversigten. Hvis den ikke findes her, henter du den frem ved at skrive salgsnummer eller bestillingsnummer i det relevante felt øverst i billedet. 3. Udfyld felterne Etikettype og Antal. 4. Klik på knappen Udskriv/Udskriv etiketter. 5. Klik på Udskriv. Du kan skifte etikettype for alle nye varer i en gruppe på én gang: 1. Vælg menuen Opsætning/Generelt. 2. Vælg DSK Kategoriplan. 3. Find kolonnen Standardetiket. 4. Skift etikettypen. Hvis du vælger en ny etikettype på et niveau med underliggende niveauer, vil du få mulighed for at skifte for alle underliggende niveauer på én gang. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 40 af 244

42 5.3 Udskriv et skilt Udskriv et skilt 1. Vælg Vedligeholdelse/Vare og søg varen frem. 2. Vælg menuknappen Vare/Skilte. 3. Vælg menuknappen /Hent tekster. 4. Vælg evt. en anden dato. 5. Vælg evt. en anden Skiltetype med flere linjer. 6. Ret evt. i fritekstfelter. Hvis du retter teksten, gemmer NewStore Food rettelsen til næste gang, du skal udskrive et skilt på samme vare. 7. Vælg /Udskriv skilte. 8. Klik på Udskriv eller Vis udskrift. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 41 af 244

43 6 Filter og sortering Filter bruges til at afgrænse mængden af poster, der vises i det aktuelle vindue. Du kan sætte filter på et eller flere felter i en tabel. Med Feltfilter kan du sætte filter på et felt ad gangen. Med Tabelfilter kan du sætte filter på flere felter på samme tid. Brug filter overalt i NewStore Food, både med udgangspunkt i kort og oversigter, eksempelvis: Fakturaoversigten Kampagneoversigten Debitorkortet eller debitoroversigten Varebestillingslinjer DSK Kategoriplan Vareoversigten eller varekortet (her kan du dog med fordel bruge Varefunktioner i stedet). 6.1 Søgeparametre ved felt- og tabelfilter Når du vil finde et udvalg af varer ved hjælp af felt- og tabelfilter, skal du bruge bestemte søgeparametre, bl.a. tegnene.. og < og >. Skemaet herunder gennemgår mulighederne. Når du søger efter en tekst, skal du bruge store og små bogstaver præcis som i den tekst, du søger efter. Betyder Eksempel Forklaring Lig med 377 Tallet 377 MARABOU MØRK Varer lig med MARABOU MØRK (ved søgning i bonteksten) 22 Dato/klokkeslæt: Indsætter den 22. i aktuelle måned og aktuelle år Større end >1200 Større end 1200 Mindre end <1200 Mindre end 1200 Større end eller lig med >=1200 Større end eller lig med 1200 Mindre end eller lig med <=1200 Mindre end eller lig med 1200 Tekster som ender med *brød Tekster, som ender med brød fx rugbrød Tekster som starter med brød* Tekster, som begynder med brød fx brødkurv Mange ukendte tegn *brød* Tekster der indeholder brød, fx øllebrødspulver Enten/eller eller Finder både 1200 og Forskellig fra <>0 Alle tal undtagen 0 ALT Gr + tast til venstre for Backspace NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 42 af 244

44 Betyder Eksempel Forklaring Mellem (Interval) Tal fra 1100 til og med 2100 Datoer fra til og med indeværende år..25 Til og med Fra og med 23. Søgning på blankt felt Finder felter der er blanke. ( tegn til højre for ø på tastatur). Store/små bogstaver er uden betydning i resten af Tekster som BRØD, brød eller Brød Dags dato indsættes d Tast et d i et datofelt, og dags dato indeværende år indsættes. Ét ukendt tegn Hans?n Tekster som fx Hansen, Hanson. Både/og <2000&>1000 Mindre end 2000 og større end Tegnet & kan ikke anvendes alene sammen med tal, da felter ikke kan indeholde to forskellige tal samtidig. Beregnes før resten 30 (>=10&<=20) Poster med tallet 30 eller med tal fra 10 til og med 20 (resultatet af beregningen i parentesen). Kombination af filtre Tallet 5999 og tallene fra og med 8100 til og med Medtag poster med et tal mindre end eller lig med 1299, eller tal lig med 1400 eller derover (alle tal undtagen 1300 til og med 1399). >50&<100 Medtag poster med tal større end 50 og mindre end 100 (tal fra 51 til og med 99). *C*&*D* Tekster, der indeholder både C og Tekster, der indeholder øl, ØL, Øl eller øl skal findes. Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver. Ugedag i indeværende uge m Tast et m i et datofelt, og dato for mandag i indeværende uge indsættes. Tirsdag er ti og torsdag er to. Ugedag i bestemt uge m43 Mandag i uge 43 i indeværende år indsættes. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 43 af 244

45 6.2 Feltfilter Med Feltfilter kan du sætte filter på et felt ad gangen. Et eksempel: Du kan finde alle fakturaer fra grossisten DG eller alle fakturaer fra vareområdet Kolonial, men du kan ikke finde alle fakturaer, hvor grossisten er DG samtidig med, at vareområdet er Kolonial. Brug feltfilter overalt i NewStore Food, både med udgangspunkt i kort og oversigter, eksempelvis: Fakturaoversigten Kampagneoversigten Debitorkortet eller debitoroversigten Varebestillingslinjer DSK Kategoriplan Vareoversigten eller varekortet (her kan du dog med fordel bruge Varefunktioner i stedet). Feltfilter benyttet på et kort 1. Åbn det kort, du vil filtrere på. Det kan være et hvilket som helst kort, fx vare, debitor, leverandør, grossist, kampagne eller familie. 2. Placer markøren i det felt, du vil sætte feltfilter på. 3. Klik på knappen Feltfilter i værktøjslinjen, eller tryk F7. 4. Indtast eller vælg dit søgekriterium. Se en oversigt over søgeparametrene i vejledningen på side 42. I felter med listepile skal du klikke på Listepilen eller trykke F6. Så ser du en liste af valgmuligheder. 5. Tast ENTER eller klik på OK. 6. Du kan nu bladre med PageUp/PageDown mellem de varer, som du har sat filter på. Læg mærke til, at der står FILTER i statuslinjen. 7. Når du er færdig med at søge, skal du ophæve filteret: Klik på knappen Vis alle øverst i NewStore Food-vinduet, eller tryk SHIFT + CTRL + F7. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 44 af 244

46 Feltfilter benyttet i oversigter 1. Hvis du står på et kort, skal du først trykke F5 for at skifte til oversigten. 2. Placer markøren i den kolonne, du vil sætte feltfilter på. 3. Klik på Feltfilter i værktøjslinjen, eller tryk F7. 4. Skriv eller vælg dit kriterium og klik på OK. 5. Når du er færdig med at søge, skal du huske at ophæve filteret. Det kan du gøre ved at trykke SHIFT + CTRL + F Tabelfilter Med Tabelfilter kan du sætte filter på flere felter på samme tid. Du kan for eksempel finde alle fakturaer, hvor grossisten er DG samtidig med, at vareområdet er Kolonial og fakturadatoen er større end Søgeparametrene er de samme som ved Feltfilter (se side 42) Tabelfilter på flere felter - benyttet i oversigt 1. Åbn oversigten. 2. Placer markøren i den kolonne, du vil søge i. 3. Tryk CTRL + F7 eller klik på Tabelfilter i værktøjslinjen. 4. Du står nu i kolonnen Filter. Skriv dit søgekriterium eller vælg det med F6 (i felter med en listepil). 5. Når du har sat Tabelfilter på det første felt fortsætter du med Tabelfilter på næste felt: Placer markøren i en tom linje i kolonnen Felt. Tryk F6 eller klik på Listepilen for at vælge det felt, du vil filtrere på. 6. Klik i kolonnen Filter. Skriv dit søgekriterium eller vælg det med F6 (i felter med en listepil. 7. Tilføj evt. flere felter, du vil filtrere på. 8. Klik på OK. 9. Når du er færdig med at søge, skal du huske at ophæve filteret. Det kan du gøre ved at trykke SHIFT + CTRL + F7. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 45 af 244

47 6.4 Ophæv filter, vis alle Hvis du har aktiveret et filter, vil der stå Filter i statuslinjen nederst i skærmbilledet. Du skal ophæve filteret for at se alle poster igen. Ophæv filter: Vis alle 1. Ophæv et filter ved at trykke på CTRL + SHIFT + F7 eller klik på Vis alle i værktøjslinjen. 6.5 Sortering Du kan sortere oversigter. Den valgte sortering bliver gemt i programmets opsætningsfil, ZUP-filen. Når du lukker programmet, bliver du spurgt, om du vil gemme ændringer i ZUP-filen. Hvis du vælger Ja, vil dine egne sorteringer blive gemt. Samtidig gemmer programmet din opsætning af kolonner i oversigter, fx skjulte kolonner, rækkefølgen af kolonnerne og kolonnebredde. Sortering 1. Tryk på SHIFT + F8 eller klik på Sortér på værktøjslinjen. Vælg en anden type sortering og klik på OK. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 46 af 244

48 7 Søg en enkelt vare Du kan søge en enkelt vare frem på flere måder, som beskrives herunder. Hvis du vil søge flere varer frem for at rette dem på én gang, skal du bruge Varesøgning/Varefunktioner. Læs om dette fra side Søg vare via salgs- eller bestillingsnummer Søg vare frem via salgsnummer 1. Vælg Vedligeholdelse/Vare. 2. Sørg for, at der er markering i Salgsnr. ud for Søg allerøverst til venstre i skærmbilledet. 3. Sørg for, at markøren er placeret i det tomme søgefelt, og tast salgsnummeret eller skan varen. 4. Tryk ENTER eller klik på Søg for at udføre søgning. Bemærk: Hvis du skriver et salgsnummeret, der ikke eksisterer, vil du få meddelelsen: Salgsnummer xxx findes ikke, opret. Klik på Ja for at oprette varen eller Nej for at vende tilbage til varekortet og begynde ny søgning. Bemærk: Hvis du skanner eller skriver et salgsnummer i et andet felt end søgefeltet øverst, kan det give problemer. Eksempel: Markøren er placeret i feltet Salgspris. Du skanner en vare. Varenummeret bliver nu indsat i salgsprisfeltet. Søg vare frem via bestillingsnummer 1. Vælg Vedligeholdelse/Vare. 2. Marker Bestil.nr. ud for Søg (allerøverst til venstre i skærmbilledet). 3. Placer markøren i det tomme søgefelt, og tast bestillingsnummeret. 4. Tryk ENTER, eller klik på Søg for at udføre søgning. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 47 af 244

49 7.2 Søg vare ved at skrive i feltet Bontekst Du kan søge varer frem ved at taste direkte i et søgefelt. Søgefelter er markeret med grå baggrund. Du kan søge på såvel varekort som i vareoversigten. Varekortet: Brug søgefunktionen ved at skrive i et søgefelt 1. Vælg Vedligeholdelse/Vare og fanebladet Generelt. 2. Placer markøren i et søgefelt, fx Salgsnummer eller Bontekst, og skriv de første tegn. Nu bliver dialogboksen Søg automatisk åbnet. Du kan også skifte mellem at søge efter indhold i Hele feltet, Starten af feltet eller Del af feltet. 3. Klik på knappen Find næste, indtil du kan se den vare, du søger efter. 4. Klik på OK eller tryk ENTER for at lukke søgeboksen. Vareoversigten: Brug søgefunktionen ved at skrive i et søgefelt 5. Tryk ENTER for at se varen på varekortet. 1. Vælg Vedligeholdelse/Vare. 2. Vælg fanebladet Generelt. 3. Tryk F5 eller klik på menuknappen Vare/Oversigt. 4. Placer markøren i den kolonne, du vil søge i, fx Bontekst. Skriv nu det, du vil søge efter eller en del af det. 5. Klik på Find næste, indtil du ser den vare, du søger. CTRL + B: Brug søgefunktionen ved at bruge genvejstast 6. Klik på du knappen OK eller tast ENTER for at få vist varen på varekortet Klik på Luk eller tast ESC for at lukke søgeboksen. Den søgefunktion, du aktiverer ved at skrive i et søgefelt, kan du også aktivere ved at taste CTRL + B. Det svarer til at klikke på knappen SØG i værktøjslinjen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 48 af 244

50 7.3 Søg vare ved at hente fra Varesøgning Ud over at søge en enkelt vare frem via salgsnummer, bestillingsnummer eller bontekst, har du mulighed for at hente en vare via Varesøgning. Her kan du bl.a. kombinere søgning på flere felter, fx en vare inden for et bestemt salgsprisinterval, en bestemt varegruppe og en bestemt leverandør. Søg vare frem på varekortet via Varesøgning 1. Vælg Vedligeholdelse/Vare. 2. Klik på menuknappen Vare/Varesøgning (CTRL + S). 3. Nu skal du udfylde søgekriterier. Klik på listepilen eller tryk F6 for at vælge, eller skriv værdier direkte i et felt. 4. Klik på knappen Søg eller tast ALT + S. 5. Marker den vare, som du vil have overført. 6. Klik på menuknappen og vælg Overfør eller tast CTRL + E. Varen overføres nu til varekortet. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 49 af 244

51 8 Varesøgning og Varefunktioner Varesøgning bruges, når du hurtigt skal søge en større gruppe af varer frem med samme søgekriterier. Med varefunktioner kan du vedligeholde flere varer i én arbejdsgang. Du kan rette priser, linknumre, etiketter, lagerminimum og andre vareoplysninger. Du kan udskrive lister med forskellige oplysninger, og du kan oprette og vedligeholde projekter og søgninger. Du kan også rydde op ved bl.a. at spærre varer og slette underliggende bestillingsnumre. 8.1 Varesøgning Varesøgning kan bruges fra mange steder i programmet: Varekortet, varefunktionskladden, kampagnekortet og varebestilling. Alle steder kan du nå funktionen ved at trykke CTRL + S. Varesøgning generel fremgangsmåde 1. Tag udgangspunkt i det skærmbillede, hvortil du vil hente et udvalg af varer. Det kan være til varebestillingslinjer, til kampagnelinjer, til et varekort eller til varefunktionskladden. Fra varefunktionskladden kan du bl.a. multirette varerne og overføre dem til en håndterminal. 2. Tast CTRL + S for at åbne søgeformularen. Denne tastaturgenvej kan bruges alle steder, men du kan også finde kommandoen Hent fra varesøgning under en menuknap. 3. Udfyld dine søgekriterier. 4. Klik på knappen Søg eller tryk ALT + S. 5. Klik på /Overfør eller tast CTRL + E. Hvis du tager udgangspunkt i et varekort, kan du kun overføre en enkelt vare. Se billedet på foregående side. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 50 af 244

52 8.2 Varefunktioner - generel fremgangsmåde Varefunktioner generel fremgangsmåde 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. Du står nu i Varefunktionskladden. 2. Vælg /Hent fra varesøgning eller tast CTRL + S. 3. Udfyld søgekriterier. 4. Klik på knappen Søg eller tryk ALT + S. 5. Klik på /Overfør eller tast CTRL + E. 6. Marker de varer, du vil rette. Du kan markere alle linjer ved at trykke i tabellens øverste venstrestillede felt, eller du kan markere flere linjer ved at holde CTRL nede og markere de enkelte varer med musen. 7. Bemærk, at du kan ændre Feltvisning øverst til venstre, afhængig af om du arbejder med priser eller lager eller andre vareoplysninger. 8. Klik på menuknappen /Ret varer. 9. Vælg det faneblad, der svarer til det, du vil rette: Ret priser, Ret vareoplysninger, Ret lager, Ret etiketter. 10. Udfør rettelser og klik på OK. Fortsættes på næste side NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 51 af 244

53 Varefunktioner generel fremgangsmåde fortsat 11. På vareopdateringskladden kan du nu i kolonnen Godkendt i kladde se, at der bliver sat et flueben i den linje, hvor du har udført en ændring. 12. Gem ændringer med genvejen CTRL + G eller klik på /Gem ændringer. Kun linjer, der er markeret med flueben, bliver gemt. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 52 af 244

54 8.3 Varefunktioner - ret priser Varefunktioner ret priser 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning eller benyt genvejen CTRL + S. 3. Udfyld felter med søgekriterier. 4. Udfør søgningen ved at klikke på menuknappen Søg. 5. Vælg menuknappen /Overfør til Varefunktioner eller genvejen CTRL + E. 6. Vælg den relevante Feltvisning fx Priser - ved at klikke på listepilen i feltet Feltvisning. 7. Marker den/de varer, der skal ændres. 8. Vælg menuknappen /Ret varer eller tast CTRL + R. 9. Vælg fanebladet Ret priser. 10. Indtast de nye priser i felterne til venstre. husk dato, og klik på OK. 11. Tjek, at ændringerne er i orden. Bemærk, at der er flueben i Godkendt i kladde ved varer med rettelser. 12. Gem ændringerne ved at vælge menuknappen /Gem ændringer eller genvejen CTRL + G. Bemærk: Det er muligt at justere varernes salgspris eller købspris. Udfyld feltet Værdi. Du kan skrive minus foran værdien for at nedjustere. Vælg Justering beløb eller procent. Bemærk: Du kan slette/nulstille købspris, salgspris og/eller flerstk.antal/pris. Marker tjekboksen ud for den ønskede pris. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 53 af 244

55 Ret priser direkte i kladden Varefunktioner Ret pris på varer i familie Du kan rette priser direkte i en linje i varefunktionskladden. 1. Skriv de nye priser direkte i de relevante felter. Når du har ændret prisen og forladt feltet, ser du et flueben ud for varelinjen. Priserne bliver ændret fra dags dato. 2. Afslut ved at vælge /Gem ændringer. NB! Du får ingen advarsel, hvis varen er i familie! Du kan finde en vare frem gennem varesøgning, og med udgangspunkt i den fundne vare kan du rette priser på alle varer i familien på én gang. 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning eller benyt genvejen CTRL + S. 3. Udfyld dine søgekriterier i felterne. Sæt flueben i Familie for at få vist familienummeret i resultatet. 4. Udfør søgning ved at klikke på menuknappen Søg. 5. Marker flere varer, eller marker den vare, der er i familien. 6. Overfør til Varefunktioner ved at vælge menuknappen /Overfør til Varefunktioner eller CTRL + E. 7. Vælg Feltvisning = Vareoplysninger for at få vist familienummeret. 8. Marker en af varerne i familien. 9. Skift til varekortet ved at trykke SHIFT + F Vælg menuknappen Vare/Familie. Nu ser du alle varerne i familien på familiekortet. 11. Tast den nye salgspris og evt. flerstykspriser. Ret evt. datoen for, hvornår prisændringen skal gælde fra. 12. Vælg menuknappen /Opdater salgspriser, eller tryk F Du får nu en bekræftelse på, at et antal varer er blevet opdateret. Klik på OK. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 54 af 244

56 8.4 Varefunktioner tjek bruttoavance Varefunktioner tjek bruttoavance på kategori eller varegruppe 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning eller tryk CTRL + S. 3. Placer markøren i feltet Varegruppe og tryk F6. Aflæs den budgetterede bruttoavance for varegruppen eller kategorien, og tryk ESC for at vende tilbage. 4. Udfyld nødvendige felter, herunder Varegruppe eller Kategori. 5. Placer markøren i feltet BA% og skriv dit filter (fx < den budgetterede BA %). 6. Udfør søgning ved at klikke på menuknappen Søg. 7. Vælg menuknappen /Overfør til Varefunktioner eller tryk CTRL + E. 8. Skift til Priser i feltet Feltvisning, hvis du ikke kan se BA for varerne. 9. Marker de varer, du vil rette og vælg menuknappen /Ret varer. 10. Indtast prisændringer, husk dato og klik på OK. 11. Tjek at ændringer er i orden. Bemærk flueben i Godkendt i kladde. 12. Gem ændringer ved at vælge menuknappen /Gem ændringer eller genvejen CTRL + G. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 55 af 244

57 8.5 Varefunktioner ret vareoplysninger Under fanebladet Ret vareoplysninger har du mulighed for at multirette forskellige vareoplysninger, jævnfør billedet her. Vejledningen under billedet gennemgår som eksempel, hvordan du retter linknumre gennem Varefunktioner. Varefunktioner tjek for manglende linknummer (pant) 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning eller tryk CTRL + S. 3. Vælg den varegruppe eller kategori og/eller sortiment, du vil kontrollere, og sæt flueben i Linknr. 4. Udfør søgningen ved at klikke på Søg. 5. Vælg menuknappen /Overfør til Varefunktioner eller genvejen CTRL + E. 6. Vælg Feltvisning lig med Vareoplysninger. 7. Marker varer, der skal rettes. Flere pantvarer, som skal rettes til samme pant, kan rettes på én gang. 8. Vælg menuknappen /Ret vareoplysninger eller tryk CTRL + R. 9. Vælg fanebladet Ret vareoplysninger. 10. Marker feltet Linknr, og tryk F6. Vælg det rette linknr. og klik på OK. 11. Gem ændringerne ved at vælge menuknappen /Gem ændringer eller tryk CTRL + G. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 56 af 244

58 8.6 Hent varer fra kampagne, familie eller projekt Hent kampagne, familie eller projekt Fra varefunktionskladden kan du hente kampagner, familier og projekter via menuknappen. Hent en kampagne 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. Du står nu i varefunktionskladden. 2. Klik på, og vælg Hent fra kampagne. 3. Marker kampagne(r), og klik på OK. Hent en familie 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. Du står nu i varefunktionskladden. 2. Klik på, og vælg Hent familie. 3. Marker familie(r) og klik på OK. Hent et projekt 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. Du står nu i varefunktionskladden. 2. Klik på, og vælg Hent fra projekt. 3. Marker projekt(er) og klik på OK. Du kan nu rette varerne og derefter godkende rettelserne. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 57 af 244

59 8.7 Varefunktioner og projekter gem, hent og slet varer i projekt Varefunktioner gem i projekt 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning eller benyt genvejen CTRL + S. 3. Udfyld felter og udfør søgning på Søg. 4. Marker de relevante varer og vælg menuknappen /Gem i projekt eller genvejen CTRL + T. Varefunktioner hent fra projekt 5. Marker det projekt, du vil lægge varer i, eller opret et nyt projekt ved at placere markøren i en tom linje for neden og udfylde feltet Projektkode. 6. Afslut med OK. 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra projekt. 3. Markér projekt og klik på OK. Bemærk: Du kan også hente et projekt via varesøgning. Varefunktioner slet fra projekt 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra projekt. 3. Markér projekt og klik på OK. 4. Markér de varer, der skal slettes fra projektet, og vælg menuknappen /Slet fra projekt. 5. Markér det projekt, som varerne skal slettes fra (husk at en vare kan knyttes til flere projekter) og klik på OK. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 58 af 244

60 8.8 Varefunktioner - gemte søgninger Gemte søgninger kan først og fremmest bruges ved udskrivning af statistik og ved varebestilling. Gem søgning 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning eller benyt genvejen CTRL + S. 3. Udfyld dine søgekriterier. 4. Vælg /Gem søgning, eller benyt genvejen CTRL + G. 5. Skriv et navn for søgningen, og klik på OK. Bemærk: Du kan også gemme en søgning, efter at du har overført varerne til Varefunktioner. n er den samme: Vælg /Gem søgning, skriv et navn for søgningen, og klik på OK. Hent søgning 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent søgning, eller benyt genvejen CTRL + H. 3. Markér søgning, og klik på OK. 4. Klik på Søg. 5. Overfør til Varefunktionskladden, hvis du skal rette varerne. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 59 af 244

61 Gem søgning af varer med eller uden lagerstyring Til brug for varebestilling er det muligt at søge på varer med eller uden lagerstyring ( Lagerstyring lig med Ja eller Lagerstyring lig med Nej.) Når feltet er udfyldt, vil det være sortimentets kode for lagerstyring Ja eller Nej der afgør, om en vare søges frem. Sortimentskoden findes under Opsætning/Generelt/DSK Kategoriplan. 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning eller benyt genvejen CTRL + S. 3. Vælg Ja eller Nej i feltet Lagerstyring og udfyld evt. andre felter. Det kan fx være grossistkode, varegruppe eller kategori. 4. Udfør søgning ved at klikke på knappen Søg. 5. Vælg /Gem søgning eller benyt genvejen CTRL + G. 6. Skriv et navn for søgningen og klik på OK. 8.9 Varefunktioner slet underliggende bestillingsnumre Slet underliggende bestillingsnumre 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning eller benyt genvejen CTRL + S. 3. Udfyld felter og udfør søgning på Søg. 4. Marker de relevante varer, og overfør til Varefunktioner ved at vælge menuknappen /Overfør til Varefunktioner eller genvejen CTRL + E. 5. Vælg den relevante Feltvisning på listepilen. 6. Marker den/de varer, der skal ændres. 7. Vælg menuknappen /Slet underliggende bestillingsnumre. Bemærk: Ændringer sker umiddelbart efter, at du har accepteret ændringer. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 60 af 244

62 8.10 Udskrifter fra varefunktioner Du har flere udskriftsmuligheder direkte fra varefunktioner. Udskrifter fra varefunktionskladden 1. Fra Varefunktioner, vælg Udskriv. 2. Vælg Prisoplysninger, Bestillingsliste eller Lageroptælling. 3. Vælg Udskriv eller Vis udskrift. Prisoplysning Bestillingsliste Lageroptælling 9 NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 61 af 244

63 Egne projekter 9.1 Læg én vare i projekt fra varekortet Læg en vare i eksisterende projekt Læg en vare i nyt projekt 1. Søg varen frem på varekortet. 2. Skift til fanebladet Projekt. 3. Klik på listepilen i kolonnen Projektkode eller tryk F6. 4. Placer markøren på den ønskede projektkode. 5. Klik på OK eller tryk ENTER. 1. Søg varen frem på varekortet, og skift til fanebladet Projekt. 2. Klik på listepilen i kolonnen Projektkode eller tryk F6. 3. Placer markøren i en tom linje nederst i listen. 4. Udfyld feltet Projektkode, og afslut med OK. 9.2 Læg flere varer i projekt fra varefunktioner Søg varer og gem i projekt 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning eller benyt genvejen CTRL + S. 3. Udfyld felter, og klik på knappen Søg. 4. Overfør til Varefunktioner ved at vælge menuknappen /Overfør eller genvejen CTRL + E. 5. Søg evt. flere varer frem ved at gå til Varefunktioner igen: Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning, eller benyt genvejen CTRL + S. Udfyld felter, Søg og Overfør. 6. Vælg den relevante Feltvisning på listepilen. 7. Marker den/de varer, der skal gemmes i projektet. 8. Vælg menuknappen /Gem i projekt, eller benyt genvejen CTRL + T. 9. Marker det projekt, du vil lægge varer i, eller opret et nyt projekt ved at placere markøren i en tom række nederst og udfylde feltet Projektkode. Afslut med OK. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 62 af 244

64 9.3 Tilføj varer til projekt Tilføj varer til eksisterende projekt 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning eller benyt genvejen CTRL + S. 3. Udfyld felter og udfør søgning ved at klikke på knappen Søg. 4. Vælg menuknappen /Gem i projekt eller benyt genvejen CTRL + T. 5. Marker projekt du vil lægge varer i. 6. Afslut med OK. 9.4 Opret og slet projekt Opsætning opret projekt 1. Vælg Opsætning/Generelt/Projekter. 2. Tryk SHIFT + F5 eller vælg menuknappen Projekt/Kort. 3. Klik i billedets øverste del og tryk F3. Opsætning slet projekt 4. Udfyld felterne Projektkode (en forkortet, beskrivende tekst) og Beskrivelse. 5. Tryk ESC for at vende tilbage til projektoversigten. 1. Vælg Opsætning/Generelt/Projekter. 2. Marker rækken med dit projekt. 3. Tryk F4 og bekræft, at du vil slette projektet. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 63 af 244

65 10 Rabatgrupper Du skal knytte varer til en rabatgruppe i disse tilfælde: Hvis du vil give flerstyksrabat på varer med forskellige et-stykspriser Hvis du vil give flerstyksrabat på varer i forskellige varegrupper, hvor varegrupperne ikke har samme samlerabatkode i DSK Kategoriplan. Se s. 223, hvis du vil læse om samlerabatkoder. Hvis du vil sørge for, at varer på rabat ikke kan indgå i andre rabattilbud samtidig. Hvis du vil sætte et maksimalt antal gange, hvor en kunde kan købe varen/varerne til tilbudsprisen. I dette afsnit gennemgås rabatgrupper uden for kampagner. Læs om kampagnerabatgrupper på side Opret rabatgruppe Opret rabatgruppe 1. Vælg menuen Opsætning/Generelt/Rabatgrupper. 2. Vælg Rabatgruppe/Kort. 3. Placer markøren i feltet Nr. 4. Tryk F3 for at oprette en ny rabatgruppe. 5. Tast ENTER for at springe til Bontekst og udfyld feltet. 6. Vælg Rabattype: Pris, Rabat % eller Fast rabat 7. Vælg Metode: Vælg mellem eller rabat. 8. Udfyld evt. antal gange anvendelig. 9. Udfyld Flerstk. 1, hvis der er flerstyksrabat på varen/varerne. 10. Udfyld evt. Flerstk. 2, hvis du vil give større rabat, når kunden køber flere varer. Eksempel: Hvis Flerstyk 1 er 3 for 100, kunne Flerstk. 2 være 6 for Udfyld evt. Flerstk. 3 og fremefter efter samme princip. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 64 af 244

66 10.2 Knyt varer til rabatgruppe Knyt én vare til eksisterende rabatgruppe Hvis du vil knytte flere varer til den samme rabatgruppe, kan du med fordel søge varerne frem og rette dem via Varefunktioner. Se næste punkt. 1. Søg varen frem på varekortet. 2. Klik på pilen i feltet Rabatgruppe, eller tryk F6. Nu vises en liste over dine egne eksisterende rabatgrupper. 3. Placer markøren på den rabatgruppe, du vil bruge, og klik på OK. Læs om kampagnerabatgrupper på side 79 NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 65 af 244

67 Knyt flere varer til rabatgruppe via varefunktioner 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning eller benyt genvejen CTRL + S. 3. Udfyld de nødvendige felter. 4. Udfør søgning ved at klikke på menuknappen Søg. 5. Overfør til Varefunktioner ved at vælge menuknappen /Overfør til Varefunktioner eller genvejen CTRL + E. 6. Vælg Feltvisning Vareoplysninger på listepilen for at kunne se feltet Rabatgruppe. 7. Marker den/de varer, der skal tilknyttes rabatgruppen. 8. Vælg menuknappen /Ret varer, eller benyt genvejen CTRL + R. 9. Vælg fanebladet Ret vareoplysninger. 10. Placer markøren i feltet Rabatgruppe. Tryk F6, og vælg den relevante rabatgruppe. 11. Klik på OK. 12. Tjek, at ændringer er i orden. Bemærk flueben i Godkendt i kladde. 13. Gem ændringer ved at vælge menuknappen /Gem ændringer eller genvejen CTRL + G. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 66 af 244

68 Rediger rabatgruppe: Ændre maks. antal Hvis du vil ændre rabatgruppens betingelser, fx tilføje et maksimalt antal, kan du følge metoden herunder. Den gælder kun for rabatgrupper uden kampagne. Kampagnerabatgrupper håndteres fra selve kampagnen. Se side Vælg Opsætning/Generelt/Rabatgrupper. 2. Marker den rabatgruppe, du vil redigere. 3. Vælg Rabatgruppe/Kort eller tast Shift + F5 for at skifte til kortet. 4. Skriv en værdi i feltet Antal gange anvendelig og tast ENTER. 5. Luk vinduet med ESC Fjern rabatgruppe Fjern rabatgruppe fra en enkelt vare 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Vare, og vælg fanebladet Generelt. 2. Søg varen frem. 3. Klik i feltet Rabatgruppe og marker rabatgruppenummeret. Tryk på DELETE for at fjerne rabatgruppenummeret. 4. Tryk ENTER. 5. Slet flerstyksantal og priser. 6. Tryk OK for at bekræfte ændringerne. Bemærk: Flerstykspris og -antal bliver ikke automatisk slettet, selvom du sletter rabatgruppen. De skal derfor slettes manuelt, enten på varekortet eller under fanebladet Prisperioder. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 67 af 244

69 Fjern rabatgruppe fra alle varer i rabatgruppen 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varefunktioner. 2. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning, eller benyt genvejen CTRL + S. 3. Udfyld feltet Rabatgruppe med det rigtige nummer, og udfør søgning ved at klikke på menuknappen Søg. 4. Overfør til Varefunktioner ved at vælge menuknappen /Overfør til Varefunktioner eller genvejen CTRL + E. 5. Marker alle varerne. 6. Vælg menuknappen /Ret varer, eller benyt genvejen CTRL + R. 7. Vælg fanebladet Ret vareoplysninger. 8. Sæt flueben i feltet Slet rabatgruppe, og klik på OK. Flerstyksantal og pris bliver ikke fjernet på varerne. Ønsker du dette skal du nu skifte til fanebladet Ret priser, og fjerne fluebenet i feltet Slet flerstk.antal/-pris 9. Gem ændringer ved at vælge menuknappen /Gem ændringer eller genvejen CTRL + G. Fjern en rabatgruppe permanent 10. Gem ændringer ved at vælge menuknappen /Gem ændringer eller genvejen CTRL + G. 1. Vælg Opsætning/Generelt/Rabatgrupper. 2. Marker den rabatgruppe, du vil slette. 3. Vis rabatgruppekortet ved at trykke Shift + F5. 4. Placer markøren i vinduets øverste del. 5. Tryk F4 for at slette linjen, og bekræft ved at klikke på knappen Ja. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 68 af 244

70 11 Kampagner Elektroniske kampagner indlæses i forbindelse med den elektroniske post. Egne kampagner oprettes af brugeren direkte i NewStore Food Kampagneoversigt I kampagneoversigten findes de overordnede oplysninger om en kampagne. Åbn kampagneoversigten 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Kampagne for at åbne kampagneoversigten, som du kan se herunder. Fra kampagneoversigten åbner du den enkelte kampagnes kort. Se næste punkt. På næste side får du først en forklaring på de enkelte felter i kampagneoversigten: NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 69 af 244

71 Felter i kampagneoversigten Felt Nummer Beskrivelse Type Forklaring Tast ENTER. Feltet udfyldes automatisk. Ved egne kampagner skal beskrivelsen udfyldes af brugeren. Valgmuligheder: Normal: Bruger start- og slutdato. Kampagnen slettes efter slutdatoen Ugentlig: Kører bestemt(e) ugedag(e). Hvis start- og slutdato er en tirsdag, og typen er Ugentlig, vil kampagnene køre hver tirsdag. Fast: Kampagnen gemmes med start-og slutdato Kampagnen startes igen ved at ændre start- og slutdatoer. Startdato og slutdato Status Felterne viser kampagnens start- og slutdatoer. Muligheder: Åben: Kampagnen kan redigeres og bliver ikke sendt til kassen. Frigivet: Kampagnen bliver sendt til kassen på startdatoen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 70 af 244

72 Felt Uge Antal varer Antal åbne linjer Forklaring Ugenummeret bliver automatisk indsat i overensstemmelse med felterne i datofelterne. Feltet udfyldes automatisk med det antal varer, der findes på kampagnekortet. Åbne linjer er linjer med fejl eller nye linjer, der ikke er frigivet. Fejl kan fx være, at normalprisen er højere end kampagneprisen Kampagnekort Åbn kampagnekort 1. Vælg menuknappen Kampagne/Kort, eller tryk SHIFT+F5 for at åbne kampagnekortet. Kampagnehoved Den øverste del af vinduet er kampagnehovedet. Under fanebladet Generelt kan du se og ændre de samme oplysninger som i kampagneoversigten. Derudover kan du markere, om du specielt for denne ene kampagne vil have udskrevet start- og slutetiketter. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 71 af 244

73 Under fanebladet Salgspriser er det muligt at se en vares prisudvikling, samt om en vare har været solgt til kampagne- eller normalpris. Marker den relevante vare i vinduets nederste del for at se oplysningerne. På billedet herunder er varen Kelloggs cornflakes valgt. Varelinjer på kampagnekortet Kampagnekortets varelinjer indeholder rigtig mange kolonner. Du kan skjule de kolonner, du aldrig vil bruge, og du kan bytte om på rækkefølgen af kolonnerne. Se side 13. Her gennemgås de kolonner, som kræver speciel forklaring: Felt Status (S) Forklaring Viser enten Åben eller Frigivet. Alle linjer er åbne, indtil kampagnen firgives. I en frigivet kampagne vil linjer med fejl være åbne. Ny/reaktiveret vare En vare, der er markeret med et flueben her, er ny i butikken, eller har været spærret og aktiveres igen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 72 af 244

74 Felt Klippetilbud Forklaring En vare, der er markeret med et flueben i kolonnen Klippetilbud, sælges til butikkerne til en lavere købspris, og butikken kan vælge at sælge varen til kampagnepris. Det er ikke obligatorisk at medtage en vare, der er på Klippetilbud, i kampagnen. Butikken kan vælge at slette linjen. Kampagnen skal åbnes for at linjen kan slettes. Se side 77. Normal salgspris Der er en særlig problematik i forbindelse med vægtvarer: Hvis en vægtvare er på kampagne til fast pris og vægt, vil normalprisen i kampagneperioden ændres. Når kampagneperioden er slut, ændres normalprisen igen automatisk til den pristype, der gælder for normalprisen. Dette gør det muligt at håndtere vægtvarer, der får fast pris i kampagneperioden. Felt Rabatværdi Rabattype Forklaring Rabatværdien skrives i dette felt. Værdien kan enten være varens kampagnepris, et rabatbeløb, der skal trækkes fra normalprisen eller en procentsats. Typen angives i næste kolonne. Vælg mellem Normal: Normalprisen indsættes som kampagnepris Pris: Kampagnepris. Dette er valgt som standard Procent: Rabatten beregnes som en procentsats Fejl i kampagnepris Kampagnekøbspris Beløb: Normalprisen fratrækkes et beløb. Feltet markeres med en gul advarselstrekant, hvis der er fejl. Klik på trekanten for at få at vise, hvad fejlen er, fx at kampagneprisen er højere end normalpris. Her fremgår en eventuel kampagnekøbspris. Hvis du ønsker at kunne rette denne, skal du ændre i opsætningen af den måde, kampagner fungerer på. Læs om Brug Kampagnekøbspris på side 209. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 73 af 244

75 Felt Etiket ved start, Etiket ved slut Forklaring Marker her for den enkelte vare, hvis du vil have kampagneetiket udskrevet. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 74 af 244

76 11.3 Opret egen kampagne Opret ny kampagne 1. Vælg Vedligeholdelse/Kampagne. 2. Tryk SHIFT + F5, eller klik på menuknappen Kampagne/Kort. 3. Placer markøren i billedets øverste del (CTRL + PIL OP). 4. Tryk F3 og ENTER for at oprette kampagnen. Nummerfeltet udfyldes nu automatisk. 5. Udfyld felterne. Du skal mindst udfylde felterne Beskrivelse, Startdato, Slutdato og Type. Du skal indtaste datoerne, inden du indsætter salgsnumre i kampagnen, da du ellers ikke kan få de rigtige datoer på kampagnelinjerne. 6. Tildel salgsnumre til kampagnen (hvis du vil søge dem frem, så se punktet herunder i vejledningen) 7. Indtast kampagnepriser (Rabatværdi, Rabattype, evt. flerstk.). Bemærk: Hvis du indtaster et salgsnummer i en ny linje i en kampagne, og dette salgsnummer allerede eksisterer i samme kampagne, får du en meddelelse om, at varen allerede eksisterer i kampagnen. Tast ENTER, eller klik på OK. Tryk herefter på ESC for at få mulighed for at indsætte et andet salgsnummer. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 75 af 244

77 Søg et nyt salgs- eller bestillingsnummer frem til kampagnen Se varens prisudvikling 1. Placer markøren i en tom varelinje i kampagnen. 2. Skan eller tast salgs- eller bestillingsnummer, eller søg varen frem sådan: Tryk F6 for vareoversigt. Placer markøren i den kolonne, du vil søge i, og skriv det, du søger efter. Klik på Find næste, til du finder varen, og luk derefter søgeboksen med ESC. Vælg varen i vareoversigten ved at markere den og trykke ENTER. 1. Placer markøren på den vare, du vil se salgspriserne for. 2. Klik på fanebladet Salgspriser. Her ser du varens prisudvikling, og du kan se, hvornår varen tidligere har været på kampagne. Frigiv kampagne Mens du redigerer og opretter en kampagne, har den status Åben. Når du er færdig med at oprette eller redigere, skal du skifte status til Frigivet for at varerne bliver sendt til kassen på det kampagnestartdatoen. 1. Placer markøren i en tilfældig varelinje på kampagnekortet. 2. Tryk CTRL + F11 (/Frigiv) for at frigive kampagnen. En linje med fejl i kampagneprisen forbliver åben og overføres ikke til kassen. 3. Tryk ESC for at vende tilbage til kampagneoversigten. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 76 af 244

78 11.4 Rediger kampagne Rediger kampagne (Åbn igen) Ret normalpris via kampagnekort Hvis du skal redigere i en kampagne, skal den åbnes igen. 1. Vælg Vedligeholdelse/Kampagne. 2. Find den kampagne, du skal rette, og placer markøren på den. Tryk SHIFT + F5, eller klik på menuknappen Kampagne/Kort. 3. Tryk SHIFT + F11, eller klik på menuknappen /Åbn igen for at åbne den frigivne kampagne. 4. Udfør dine rettelser. 5. Tryk CTRL + F11 (/Frigiv) for at frigive kampagnen. En linje med fejl i kampagneprisen forbliver åben og overføres ikke til kassen. 6. Tryk ESC for at vende tilbage til kampagneoversigten. Hvis du prøver at lukke kampagnevinduet, mens kampagnen er åben, eller mens der er åbne linjer i kampagnen, får du en meddelelse: "Der er åbne linjer i kampagnen!" Du kan rette normalprisen på en vare direkte fra et kampagnekort, hvis der er fejl på linjen. Det har du bl.a. brug for, hvis normalprisen er lavere end kampagneprisen. 1. Hvis kampagnen er frigivet, skal du åbne den igen for at kunne rette: Vælg menuknappen /Åbn igen. 2. Marker den vare, du vil rette. 3. Tryk Shift + F5 (eller tryk Linje/Kort) for at skifte til varekortet. 4. Ret normalprisen direkte i feltet Salgspris. Tast ENTER og klik på knappen OK. 5. Tryk ESC for at vende tilbage til kampagnekortet. 6. Vælg /Genberegn normalsalgs- /- købspriser for at opdatere normalprisen på kampagnekortet. 7. Tryk ESC for at vende tilbage til kampagnevinduet. 7. Tryk CTRL + F11 (/Frigiv) for at frigive kampagnen. En linje med fejl i kampagneprisen forbliver åben og overføres ikke til kassen. 8. Tryk ESC for at vende tilbage til kampagneoversigten. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 77 af 244

79 11.5 Hent familie i kampagne Tilføj vare på familie til kampagne Du kan hente varer i en familie ind i kampagnen på to måder: Hent hele familien på én gang, eller hent én vare og tilføj derefter resten af familien. Hent hele familien på én gang sådan: 1. Placer markøren i en ny tom linje i en åben kampagne. 2. Klik på menuknappen /Hent familie. 3. Vælg familien ved at markere den, og klik OK. 4. Marker den/de varer, som du ønsker at overføre til kampagnen. Røde linjer er spærrede varer. De overføres ikke til kampagnen. Fra familiekortet kan du med SHIFT + F5 gå til varekortet og sætte varen Aktiv. 5. Udfyld prisfelterne i vinduets øverste del med de kampagnepriser, der skal gælde. 6. Tryk ALT + O eller klik på knappen Overfør til kampagne for at overføre de markerede varer til kampagnen. Hent en enkelt vare fra familien, og tilføj efterfølgende resten af familien sådan: 1. Placer markøren på den vare, der er på familie. 2. Klik på menuknappen /Hent familie. 3. Marker den/de varer, som du ønsker at overføre til kampagnen. 4. Skriv kampagnepriserne i billedets øverste del. 5. Tryk ALT + O eller klik på knappen Overfør til kampagne. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 78 af 244

80 11.6 Kampagnerabatgrupper Du kan oprette en rabatgruppe til varer i en eksisterende kampagne. Brug det fx, når du vil registrere det maksimale antal gange, kunden kan anvende et kampagnetilbud. Du kan også tildele en rabatgruppe til varer i en kampagne, som du er i gang med at oprette. Opret rabatgruppe til varer i eksisterende kampagne 1. Åbn kampagnekortet sådan: Vælg Vedligeholdelse/Kampagne, placer markøren på kampagnen, du vil rette, og tast SHIFT + F5 (eller klik på menuknappen Kampagne/Kort). 2. Vælg menuknappen /Åbn igen. 3. Placer markøren i kolonnen Rabatgruppe ud for den vare, du vil sætte på rabatgruppe. 4. Klik på listepilen, eller tryk F6 for at gå til rabatgruppekortet, og sørg for, at markøren er placeret i billedets øverste del. 5. Tryk F3 for at oprette en ny rabatgruppe. 6. Tast ENTER for automatisk at indsætte rabatgruppenummeret. 7. Udfyld de nødvendige felter, herunder evt. Antal gange anvendelig. 8. Tryk ESC. 9. Tryk OK. Nu er rabatgruppen oprettet og overført til varen i kampagnen. 10. Når rabatgruppen er oprettet, kan du knytte den til flere varer i kampagnen: Tast rabatgruppenummeret i feltet Rabatgruppe, eller tryk F6 for at hente rabatgruppen i listen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 79 af 244

81 Opret ny kampagne og tilknyt rabatgruppe 1) Opret først kampagnen: 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Kampagne. 2. Vælg menuknappen Kampagne/Kort. 3. Sørg for, at markøren er placeret i billedets øverste del. 4. Tryk F3 for at oprette en ny kampagne. 5. Udfyld nødvendige felter. Du skal mindst udfylde felterne Beskrivelse, Startdato, Slutdato og Type. 2) Du skal nu søge en enkelt vare eller flere varer frem. Søg en enkelt vare frem sådan: 1. Placer markøren i feltet Salgsnummer, og tryk F6. 2. Placer markøren i feltet Bontekst, og skriv varens bontekst direkte i feltet. 3. Klik evt. på knappen Find næste indtil markøren er placeret på den vare, du vil hente, og klik på OK. Søg flere varer frem, og overfør til kampagnen sådan: 1. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning, eller benyt genvejen CTRL + S. 2. Udfyld dine søgekriterier, og klik på knappen Søg. 3. Marker varerne, og vælg menuknappen /Overfør. 3) Opret rabatgruppen i kampagnen: 1. Placer markøren øverst i kolonnen Rabatgruppe. 2. Klik på listepilen, eller tryk F6. 3. Vælg Rabatgruppe/Kort eller tryk Shift + F5. 4. Tryk F3 for at oprette en ny rabatgruppe. 5. Tast ENTER for at indsætte rabatgruppenummeret. 6. Udfyld de nødvendige felter. 7. Tryk ESC. 8. Tryk OK. Nu er rabatgruppen oprettet og overført til varen i kampagnen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 80 af 244

82 Opret ny kampagne og tilknyt rabatgruppe, fortsat 4) Læg rabatgruppen på varerne: 1. Indtast rabatgruppenummeret, eller placer markøren i kolonnen Rabatgruppe, og tryk F6. 2. Marker rabatgruppen og klik på OK. 3. Læg også rabatgruppen på de øvrige udvalgte varer. Du kan kopiere ovenstående felt med F8. 5) Frigiv kampagnen: 1. Vælg /Frigiv Stop kampagne Det er muligt at stoppe en kampagne fra kampagneoversigten. Stop kampagne 1. Gå til kampagneoversigten. 2. Marker den kampagne, du vil stoppe. 3. Klik på knappen Kampagne, og vælg Stop kampagne. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 81 af 244

83 11.8 Udskriv kampagneetiketter Brugeren bestemmer, om kampagneetiketter skal overføres til etiketbilledet, når kampagnen frigives eller når brugeren selv beder om det. Læs mere om opsætning af dette på side 215. Hvis du selv vil udskrive kampagneetiketter, kan det gøres på denne måde: Udskriv kampagneetiketter Om felter for kampagneetiketter på kampagnehoved og kampagnelinje 1. Vælg Vedligeholdelse/Etiketter. 2. Vælg menuknappen /Hent Varer. 3. Vælg Varer fra Kampagne. 4. Marker kampagnen, og vælg menuknappen Ovf. til etiket. 5. Marker etiketlinjerne og klik på menuknappen Udskriv/Udskriv etiketter. 6. Klik på enten Udskriv eller Vis Udskrift. Når en kampagne oprettes, vil NewStore Food tage værdien af felterne Etk.start og Etk.slut fra systemopsætningen. Butikken kan efterfølgende selv rette værdierne i den enkelte kampagne. Det gøres i felterne Etk. start og Etk. slut, som du kan se nederst til højre på billedet herunder. Hvis felterne bliver ændret på kampagnehovedet, vil alle linjer automatisk blive opdateret med de nye værdier. Du kan også rette i felterne på den enkelte kampagnelinje. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 82 af 244

84 12 Fakturabehandling Gennem menupunktet Elektroniske fakturaer henter og behandler du købskreditnotaer og købsfakturaer på bestilte varer fra SuperGros eller fra leverandører med gennemfakturering via SuperGros. Ved fakturabehandlingen opdaterer du lageret, godkender og retter priser, opdaterer og retter salgs- og bestillingsnumre og godkender nye varer Hent og indlæs post Hent post manuelt Hent posten manuelt, hvis fakturaerne ikke hentes fra grossisten automatisk. Vælg menuen Vedligeholdelse/Elektroniske fakturaer. Vælg /Hent og indlæs ELFAK-fil. Placering af fil bliver foreslået. Accepter forslaget ved at klikke OK. Efter start af indlæsning bliver der vist en lille boks med status over indlæsningen, som går fra 0 til 100 %. Når indlæsning er færdig, vil bliver der vist en besked, om indlæsningen er ok eller fejlet. Ud over fakturaerne fra SuperGros bliver disse filer også hentet med posten: Sortimenter, kampagner og prissammenligninger. Indlæs faktura fra fil Gør ikke dette, hvis du allerede har hentet posten manuelt som beskrevet ovenfor: 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Elektroniske fakturaer. 2. Vælg /Indlæs ELFAK fra fil. 3. Placering af fil bliver foreslået, klik OK. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 83 af 244

85 12.2 Fakturaoversigt Når posten er indlæst, bliver fakturaerne vist i en fakturaoversigt. Røde linjer i fakturaoversigten er oftest markeret med fakturatypen Kreditnota. Andre fakturatyper kan også vises som røde linjer, da alle fakturaer, der indeholder flere "minuslinjer" end "pluslinjer" markeres med rødt. Herunder gennemgås de enkelte felter i oversigten. Felt Fakturadato Bilagsnr Fakturainfo Grossistnr. Fakturatype Vareområde Antal linjer Oprettet dato/tid Sidst rettet: Mangler Varemodt.dato: Forklaring Fakturadatoen fra SuperGros. Fakturanummeret fra SuperGros. Fakturaer, der indeholder fakturainfo, er markeret med et tal i kolonnen, der angiver antallet af linjer med fakturainfo, fakturaen indeholder. Info er oplysninger om substitution, udsolgte og udgåede varer med mere. Den grossist, som varerne kommer fra. I kolonnen kan du se, om fakturaen er gennemfaktureret, en kreditnota, en lagerfaktura eller en faktura. Information fra SuperGros om fakturaens vareområde. Antal købslinjer i alt i fakturaen. Dato og tid, da fakturaen blev indlæst i NewStore Food. Datoen, hvor købsfakturaen / købsfakturalinjerne sidst er blevet rettet. Antal købslinjer, der mangler at blive behandlet. Felt, hvor brugeren kan indsætte en dato for, hvornår varen skal registreres som modtaget på lageret. Fakturaen bliver bogført på denne dato. Hvis feltet ikke er udfyldt, vil bogføringsdatoen blive lig med datoen i feltet Fakturadato. Feltet kan for eksempel bruges i forbindelse med lagerstyring og statusoptælling. Se side. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 84 af 244

86 Felt Fakturatotal Bemærkning Forklaring Totalbeløbet for alle fakturaer i postfilen. Hvis der for eksempel på grund af øreafrunding er en difference mellem denne fakturatotal og summen af de enkelte fakturaer, bliver differencen automatisk bogført. Feltet bruges af SuperGros til bemærkninger om enkelte varelinjer i fakturaen, for eksempel hvis en varefamilie er blevet nulstillet eller et bestillingsnummer er sat til hovedbestillingsnummer. Et flueben i feltet viser, at der er bemærkning på linjen. De handlinger, brugeren har foretaget på fakturalinjen fx en prisændring kan efterfølgende ses under Bemærkning Fakturainfo og lister Inden du starter behandlingen af fakturaerne, kan du fra fakturaoversigten bl.a. se fakturainfo og udskrive diverse lister. Se fakturainfo Fra fakturaoversigten kan du få vist fakturainfo om den enkelte faktura. Se et eksempel herunder. Fakturainfo er oplysninger om substitution, udsolgte og udgåede varer med mere. Antallet af linjer med information fremgår af tallet i kolonnen Fakturainfo. 1. Placer markøren i feltet Fakturainfo. 2. Klik på listepilen eller tryk F6, eller klik på knappen Linje/Faktura-info. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 85 af 244

87 Se bemærkning 1. Placer markøren i feltet Bemærkning. Der er kun bemærkninger, hvis der er flueben i feltet. 2. Vælg menuknappen Linje/Bemærkning. Bemærk: De handlinger, brugeren har foretaget på fakturalinjen fx en prisændring kan efterfølgende ses under Bemærkning. Udskriv købsfaktura/købskreditnota Filindlæsningslog 1. Marker det bilag, du vil udskrive. 2. Vælg menuknappen Udskriv/ Købsfaktura/ købskreditnota. 3. Vælg Udskriv eller Vis udskrift. Det vil forekomme, at en faktura ikke kan indlæses. I filindlæsningsloggen kan du se oplysninger om, hvorfor indlæsningen ikke er sket. Der kan også være andre informationer og advarsler i loggen. 1. Vælg knappen Linje/Filindlæsningslog. 2. Find den dato, du vil se oplysninger for. Informationer kan for eksempel være: 1. Ny grossistkode, der er blevet oprettet 2. At for eksempel 99 linjer kampagnelinjer er indlæst. 3. Antal kolli er i alt lig 0 Det medfører, at der ikke bogføres fakturalinjer på varen. 4. Faktura nr er ikke indlæst, da der allerede findes en bogført faktura/kreditnota med samme fakturanr./kreditnotanr. 5. Faktura nr er ikke indlæst, da den allerede findes i kladden ELFAK, STANDARD, linje NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 86 af 244

88 Udskriv Substitutionsliste Udskriv Bogføringsspecifikationer Substitutionslisten er specielt relevant for butikker med lagerstyring. Her ser du salgs- og bestillingsnumre, der er substitueret. Læs mere på side 93 om, hvordan du behandler substitutionsvarer. 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Elektroniske fakturaer. 2. Vælg menuknappen Udskriv/Substitutionsspecifikationer. Du kan udskrive, hvilke varegrupper der bogføres på i den enkelte faktura. Se eksempel på næste side. 1. Marker det bilag, du vil udskrive. 2. Vælg knappen Udskriv/Bogføringsspecifikationer 3. Vælg Udskriv eller Vis udskrift. Bogføringsspecifikation, eksempel NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 87 af 244

89 12.4 Bogfør faktura inden fakturabehandling Ved bogføring gennemgår programmet alle fakturalinjer. De linjer, det er interessant at behandle (fx nye varer og varer med ændret købspris), står tilbage i oversigten efter bogføringen. Det er således kun de varer, der ikke indeholder interessante ændringer, der bogføres. Lagerbeholdningen opdateres ved de ikke interessante varer. Du kan bogføre fakturaerne en ad gangen, eller du kan markere flere fakturaer og bogføre flere på én gang. Når du er færdig med at behandle fakturaen, skal du bogføre de manglende fakturalinjer. Bemærk: I stedet for som i vejledningen herunder at bogføre før fakturabehandlingen, kan du vælge at behandle varerne først og derefter bogføre. Se side 103. Bogfør faktura(er) inden fakturabehandling 1. Marker en, flere eller alle fakturaer. 2. Vælg menuknappen Bogføring/Bogfør. Når bogføringen er færdig, ser du antallet af manglende varelinjer i kolonnen Mangler på fakturaoversigten. Hvis alle linjer kan bogføres, forsvinder fakturaen fra oversigten Behandling af fakturalinjer Åbn faktura - hent Linjespecifikationer 1. Marker den ønskede faktura. Du kan markere flere fakturaer til behandling på samme tid. 2. Tryk CTRL + F5 (eller menuknappen Linje/ Linjespecifikation). Linjer med fed skrift kaldes fakturalinjer og indeholder oplysninger fra grossisten. Linjer med normal skrift kaldes lagerlinjer og indeholder butikkens egne data herunder priser - for det sidste bestillingsnummer, der er benyttet. Bemærk: I fakturaen vil du som standard få vist én lagerlinje pr. vare. I systemopsætningen kan dog du angive, hvor mange lagerlinjer du vil se i fakturabehandlingen. Hvis du vælger flere lagerlinjer, vil de følgende linjer vise data for de køb, der er foretaget på samme bestillingsnummer tidligere. Hvis varen ikke har været købt på samme bestillingsnummer, vil data for det foregående bestillingsnummer blive vist. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 88 af 244

90 Interessante varer Linjespecifikationer viser som standard interessante varer. Disse er: 1. Nye varer. 2. Varer, hvor købsprisen afviger for meget i forhold til den sidste gang, varen blev købt på samme bestillingsnummer. Den tilladte afvigelse indtastes i opsætningen for grossisten i feltet Max. købsprisafv %. Læs nærmere på side Varer, hvor E-salgsprisen (kædens vejledende salgspris) er forskellig fra nul og samtidig forskellig fra butikkens salgspris. 4. Varer med substitution er-varer. 6. Varer med salgspris 0,00 i både vejledende og gældende (butikkens) salgspris. Interessante varer skal altid behandles. Linjespecifikationerne med interessante varer kan sættes til også at inkludere varer med salgsprisdifference, dvs. varer, hvor den vejledende salgspris fra grossisten er forskellig fra butikkens normalsalgspris. For at få inkluderet disse varer, skal man markere feltet "Kontrol af salgspris mod SG-Vejl. pris" i systemopsætningen. Se side 208. Feltet skal markeres/ afmarkeres inden indlæsning af fakturaen for at få funktionen til at virke på fakturaen. Fejllog Fejllog giver oplysning om, hvorfor fakturalinjen er interessant og skal behandles. 1. Marker en linje. 2. Vælg Specifikationer/Fejllog. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 89 af 244

91 Filter I linjespecifikationer kan du vælge at se et andet udvalg af varer end de interessante linjer, fx Nye varer, Alle varer eller 88-ervarer. Klik på menuknappen Filter. 1. Vælg det udvalg, du vil se. Filtret Salgsprisdifference Salgsprisdifference betyder her difference mellem den vejledende salgspris fra grossisten er butikkens normalsalgspris. Filteret Salgsprisdifference fungerer sådan: Hvis feltet Kontrol med salgspris mod SG-Vejl. pris ikke er markeret i Systemopsætningen (se side 208): Man ser kun de linjer, hvor E-prisen (kædens vejledende pris) er forskellig fra butikkens gældende normalsalgspris. Hvis feltet Kontrol med salgspris mod SG-Vejl. pris er markeret: Man ser kun de linjer, der udelukkende er interessante pga. salgsprisdifference og ikke interessante af andre grunde. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 90 af 244

92 Fakturabehandling af varer med ændret købspris 1. Placer markøren i den linje, du vil behandle. Du har nu disse muligheder: Fortsæt med din egen salgspris: Forlad feltet med PIL NED. (Hvis du taster CTRL + F9 på en linje med ændret kostpris, godkender du også din egen pris). Brug den vejledende normalsalgspris, men behold eventuelle egne flerstykspriser: Tryk F9 (menuknappen /Anvend vejl. normal-salgspris). Brug SuperGros vejledende normalsalgspriser, herunder flerstykspriser: Tryk SHIFT + F9 (menuknappen /Anvend vejl. normal-salgspriser). Ændre salgspris: Indtast den nye salgspris i kolonnen Salgspris i fakturalinjen. Hvis du angiver en salgspris på 0,00, får du en advarsel. Opdater familie. Hvis en vare er i familie, bliver familienummeret vist nederst til højre i billedet. Hvis du ændrer din egen normalsalgspris på en familievare, skal du opdatere de øvrige varer i familien. Opdater familien ved at taste Alt + F9 (menuknappen /Opdater familie. Tjek (ret evt.) priserne, Tast F9 (menuknappen /Opdater salgspriser). Tast ESC for at vende tilbage til fakturalinjerne. Fakturabehandling af nye varer Nye varer er markeret med fed blå skrift i feltet Salgsnummer. 1. Tryk F9 (menuknappen / Anvend vejl. normal-salgspris), hvis du vil godkende den vejledende salgspris, eller tast en ny pris i feltet Salgspris. Bemærk: Nye varer, der er oprettet i forbindelse med gennemgang af en kampagne, bliver også vist som interessant ny vare i fakturabehandlingen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 91 af 244

93 Fakturabehandling af 88-varer Bemærk: Hvis du i DSK Kategoriplanen har valgt at tillade automatisk bogføring af 88-varerne (se side 222), vil 88-varerne ikke blive vist ved fakturabehandling. Købsbeløbet bogføres så automatisk på de finanskonti, som passer til varens sortimentskode. Hvis den sortimentskode, der er knyttet til 88-varen, ikke findes i DSK Kategoriplan, vil varen dog blive vist ved fakturabehandling og skal her tildeles det korrekte sortiment. SuperGros anbefaler, at du kun tillader automatisk bogføring af 88-varer i afdeling 07. Hvis du ikke har valgt at tillade automatisk bogføring, vises varerne som blå eller orange linjer, der skal behandles. Er salgsnummeret markeret med blå skrifttype, er varen ny. Godkend varen ved enten, at: ændre prisen ved at taste en ny pris i prisfeltet, eller trykke F9, for at anvende den vejledende salgspris. Er varelinjen markeret med orange skrifttype, skal den behandles. (Du kan evt. taste en anden pris, inden du behandler varen). Tast enten F9 for at godkende den vejledende salgspris, eller CTRL + F9 for at fortsætte med din egen pris. Nu får du nu disse muligheder. Opret som vare: Angiv varens nye salgsnummer i det felt, der bliver vist. Når det nye nummer er oprettet, bliver salgsnummeret blåt. Herefter kan prisen evt. ændres. Afslut med at godkende linjen med CTRL + F9. Varen vil efter bogføring af fakturaen kunne søges frem på et varekort. Hvis der er et bestillingsnummer på linjen, bliver der dog automatisk oprettet med et nyt 13-cifret salgsnummer. Det nye salgsnummer består af fem 8- taller + bestillingsnr. (med foranstillede 8-taller, hvis bestillingsnr. ikke har 7 cifre) + kontrolciffer. Eksempel: Fortsættes på næste side NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 92 af 244

94 Fakturabehandling af 88-varer fortsat Opret som finans: Denne mulighed bruges ved omkostningsvarer. Varerne skal nu knyttes til den relevante finanskonto. Vælg typisk konto 7110: Køb Indland. Der er dog også mulighed for at knytte til andre konti på kontoplanen efter ønske, fx Reklame eller Kontorhold. Hvis du gennem fakturabehandlingen én gang har markeret, at 88'er-varen uden bestillingsnummer skal bogføres i finans, bliver alle 88'er-varer uden bestillingsnummer fremover automatisk bogført i finans. Fakturabehandling af varer med substitution (orange linje) Tilknyt til eksisterende vare: Marker den vare, du ønsker at knytte 88-varen til, og klik på OK. De varer, der bliver vist, tilhører samme sortiment som varen, du fakturabehandler. Hvis du ikke kan finde varen i oversigten, kan du fjerne filter med SHIFT + CTRL + F7. En vare, der er substituteret, er markeret med orange skrift, og teksten Substitution står i nederste højre hjørne af skærmen. 1. Tag først stilling til salgsprisen: Tryk F9, hvis du vil godkende den vejledende pris fra SuperGros, eller tast den pris, du ønsker. 2. Tryk CTRL + F9, hvis du vil beholde din egen pris. Nu får du disse muligheder: Tilknyt til eksisterende vare Det nye salgsnummer og/eller bestillingsnummer bliver indsat som hovedsalgsnummer og/eller hovedbestillingsnummer på det eksisterende varekort. Tilknyt til eksisterende vare som undersalgsnummer Det nye salgsnummer bliver indsat som undersalgsnummer på det eksisterende varekort. Opret ny vare Varen bliver oprettet som en selvstændig vare på et nyt varekort. Der substitueres altså ikke. Se diagram på næste side. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 93 af 244

95 Substitution Findes nyt salgseller bestillingsnr. i databasen i forvejen? JA Eksisterende vare. Se diagrammet Substitutionskonflikt. NEJ Findes der en substitutionslinje i filen med købsfakturaer? JA Købsfakturalinjen markeres med Substitution NEJ Salgsnummeret betragtes som en ny vare. Tryk CTRL + F9. Valg: Tilknyt til eksisterende varenummer Opret ny vare TILKNYT TIL VARENUMMER OPRET NY VARE Det nye salgs- og/eller bestillingsnummer tilknyttes det gamle varekort som hovednummer Der oprettes en ny vare. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 94 af 244

96 Fakturabehandling af varer med substitutionskonflikt (orange linje) En vare med substitutionskonflikt er markeret med orange skrift, og teksten Substitutionskonflikt står i nederste højre hjørne af skærmen. 1. Tag først stilling til salgsprisen: Tast en ny pris, hvis du hverken vil fortsætte med din egen pris eller anvende den vejledende salgspris. 2. Tryk herefter enten F9, for du vil godkende den vejledende salgspris fra SuperGros, eller CTRL + F9, for at beholde din egen gældende pris. Nu får du disse muligheder: Ignorér substitution Bogføringen sker på det nye salgs- og/eller bestillingsnummer (ny vare). Flyt salgsnummer Det nye salgsnummer flyttes til det eksisterende varekort som undersalgsnummer. Det eksisterende salgsnummer fortsætter som hovedsalgsnummer. Flyt salgsnummer som hovedsalgsnummer Salgsnummeret flyttes til det eksisterende varekort, og det nye salgsnummer bliver hovednummer. Bemærk: Hvis det ikke er muligt at flytte salgsnummeret direkte, skal det stadig flyttes manuelt via varekortet. Se side 99. Se diagram på næste side. Fakturabehandling af flervarelinjer Hvis en vare findes på flere ubehandlede fakturaer, bliver varen vist med flere røde linjer. Efter de røde linjer bliver den seneste fakturalinje med varen vist. Ved at behandle denne seneste linje, behandles alle øvrige linjer samtidig. 1. Sørg for, at den nederste linje er markeret. Tag først stilling til salgsprisen, og tast den pris, du ønsker. 2. Tast CTRL + F9 for at godkende. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 95 af 244

97 Substitutionskonflikt Findes der en substitutionslinje i filen med købsfakturaer? NEJ Håndteres som almindelig købsfaktura JA Findes gammelt salgs- eller bestillingsnr. i databasen i forvejen? NEJ JA Er gammelt og nyt salgs- eller bestillingsnummer tilknyttet hvert sit interne varenummer? NEJ Salgs og/eller bestillingsnummer substitueres. JA Købsfakturalinjen markeres med Substitutionskonflikt FLYT SALGSNUMMER Det gamle salgs- og/eller bestillingsnummer forsøges flyttet til det nye salgs- og/eller bestillingsnummer. Tryk CTRL + F9. Valg: Ignorer substitution Flyt salgsnummer IGNORER SUBST. Eksisterede varekort forbliver uændret. JA Er gammelt salgs- og/eller bestillingsnummer hovednummer? JA Flytningen af salgsnummer skal håndteres manuelt. NEJ Det gamle salgs- og/eller bestillingsnummer tilknyttes det nye salgs- og/eller bestillingsnr. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 96 af 244

98 Fakturabehandling af vare med familie Familievarer er markeret med F i kolonnen Flag. Derudover kan du finde familienummeret nederst til højre i skærmbilledet. 1. Placer markøren på den vare, hvor du ønsker at opdatere salgsprisen for hele familien. 2. Vælg menuknappen /Opdater familie eller tryk ALT + F9. 3. Her ser du priserne fra fakturalinjen. Du kan rette salgspris, flerstykspris og flerstyksantal her. 4. Vælg menuknappen /Opdater salgspriser eller tryk F9 for at opdatere og gemme ændringerne. 5. Tryk ESC for at vende tilbage til fakturalinjerne. Fakturabehandling af varegrupper med linknummer Hvis en ny vare tilhører en varegruppe med linknummertjek, vil du få en meddelelse, når markøren er placeret på linjen: Der er intet linknummer på salgsnummer xxx. Du knytter linknummer til varen sådan: 1. Tryk SHIFT + F5 for at gå til varekortet. 2. Hvis linknummer mangler eller er forkert, skal du vælge det rigtige linknummer i feltet Link til salgsnummer. 3. Tryk på ESC for at vende tilbage til linjespecifikationerne. Bemærk: Linknummertjek defineres under menuen Opsætning/Generelt/ Systemopsætning. Her kan du definere, hvilke varegrupper NewStore Food altid skal foretage linknummertjek på. Som udgangspunkt vil linknummer blive tjekket på varegrupperne øl og vand. Du kan i systemopsætningen også vælge, om programmet kun skal tjekke nye varer. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 97 af 244

99 Samme salgsnummer i flere fakturalinjer (røde linjer) Hvis du fakturabehandler fakturaer fra flere dage, kan samme salgsnummer optræde på flere fakturalinjer. Du kan fx have modtaget den samme vare tre dage i træk, men du fakturabehandler først på den sidste dag. I dette tilfælde vil salgsnummeret på den vare, du har modtaget sidst, være placeret nederst, og de tidligere modtagne linjer bliver vist herover. Det betyder, at du kun skal rette i den nederste linje, da det er den, der er sidst modtaget i butikken og dermed med det nyeste salgsprisforslag. 1. Ret /godkend priser i den nederste linje. Prisen bliver så automatisk rettet på de øvrige fakturalinjer. Negativt antal i fakturalinje (røde linjer) En fakturalinje med negativt antal i kolonnen Lagertilgang bliver rød. Det kan fx forekomme, hvis din grossist krediterer dig for manglende varer eller ved leverandørbonusser. Linjer i en kreditnota kan være røde, hvis linjerne er låst for rettelser. En kreditnota kan fx indeholde 20 linjer med varerabat så bliver de 19 linjer røde = låste og linje nr. 20 er åben for rettelser = sort. Farvekoder for bruttoavance Bruttoavancerne i kolonnerne BA %, TBA %, Fl. stk. BA %kan skifte imellem disse farver:. Grøn: Værdien i feltet er større end eller lig med sortimentets budgetterede bruttoavance. Gul: Værdien i feltet ligger imellem sortimentets budgetterede bruttoavance og 0. Rød: Værdien i feltet er mindre end eller lig 0. Lyserød: Værdien ligger uden for felterne Max. bruttoavance % og Min. bruttoavance % på grossisten. Disse værdier fastsættes under menuen Opsætning/Generelt/Grossist, fanebladet Faktura. Se side 228. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 98 af 244

100 Varer med flerstykspriser Varer med flerstykspriser er markeret med et P i kolonnen Flag. Du har disse muligheder: 1. Tryk F9: Godkend den vejledende salgspris, men behold din egen flerstykspris. 2. Tast en ny salgspris i salgsprisfeltet: Du beholder du din egen flerstykspris. 3. Tryk SHIFT + F9: Godkend alle SuperGros priser på varen, både salgspris, flerstyksantal og flerstykspris. Det betyder, at du mister din egen evt. flerstykspris på varen. 4. Tryk CTRL + F9: Godkend linje. Bruges ved nye varer og substitutionsvarer. Godkender hele linjen fra SuperGros, herunder salgspris, flerstyksantal og flerstykspris. Hvis stykprisen er lavere end den gennemsnitlige pris pr. vare ved flerstykspris, bliver der vist en fejlmeddelelse Flyt salgsnummer manuelt Ved substitutionskonflikt kan du få brug for at flytte et salgsnummer. Dette er især relevant for butikker med lagerstyring. Når der er lagerbevægelser på en vare (salg, køb eller andre reguleringer), bliver der også dannet underliggende salgs- og statistikposter. Disse er knyttet til salgsnummeret. Ved flytning af et salgsnummer flyttes statistikposterne med, fordi det gamle salgsnummer flyttes til det nye nummer som et underliggende nummer. Du kan vælge, at vareposter og underliggende bestillingsnumre også bliver flyttet til det nye salgsnummer. Bemærk: Hvis du på rapporter eller varekort finder varer, der begynder med , er det "dummynumre", som automatisk bliver dannet, når du flytter et salgsnummer. Dummynummeret bliver udelukkende brugt til at gøre flytning af et salgsnummer så nemt som muligt. Dummynumre bliver automatisk sat til Spærret, så du kan hverken sælge eller bestille på nummeret. Se næste side: Sådan flytter du et salgsnummer: NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 99 af 244

101 Flyt salgsnummer Åbn varekortet med det eksisterende salgsnummer (frasalgsnummer). Vælg menuknappen /Flyt salgsnr.: Hvis der er lagerstyring på varen, vil det fremgå ud for feltet Varenr., som er det interne varenr. Det kan indeholde både hovedsalgsnr ogunderliggende salgsnumre). Marker bevar som hovedsalgsnr., hvis det eksisterende (fra-)salgsnummer skal bevares som hovedsalgsnummer. Ellers bliver dette underliggende salgsnummer, og det nye (til-)salgsnummer bliver hovedsalgsnummer. Indsæt det nye (til-)salgsnummer i Nyt salgsnr. Marker evt. feltet Flyt vareposter og bestillingsnumre. Dette er kun relevant, hvis du har lagerstyring på både den eksisterende og den nye vare. Flytningen kan tage en del tid, da alle bevægelser på varen siden varens oprettelse bliver flyttet: Købs- og salgsposter, korrektioner i varekladden (fx svind, brækage og eget forbrug) samt interne ordrer. Klik på OK. Bemærk: Hvis du vender tilbage til fakturaen, efter du manuelt har flyttet salgsnummeret, vil det være lige meget, om du vælger hoved- eller underliggende salgsnummer, når du har tastet Ctrl+F9. Dette har du allerede valgt. Det eneste formål med at behandle linjen er, at den så ikke længere er orange. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 100 af 244

102 12.7 Flag i fakturaen I kolonnen "Flag" i linjespecifikationerne er der indsat koder med information om varen, og hvorfor den er udtaget til fakturabehandling. Betydningen af de fleste flag vises nederst i venstre hjørne af fakturabilledet. Flag i lagerlinjen Lagerlinjen indeholder de data, der er registreret i NewStore Food. D: Discountvare F: Familievare F: Behandlet familievare K: Kampagnekøbspris P: Flerstykspris R: Rabatgruppe S: Salgstur. Flag i fakturalinjen Fakturalinjens flag viser, hvorfor varen er interessant for fakturabehandling. A: Aktiv på kampagne D: Discountvare F: Flyt bestillingsnummer H: Nyt hovedsalgsnummer K: Kampagnekøbspris N: Ny vare R: Reaktiveret S: Nyt salgsnummer S: Salgstur T: Købstilbud X: Fast pris Y: Ny købspris 7: Information om, at du manuelt har godkendt fakturaen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 101 af 244

103 12.8 Vis ikke-bogførte købsbilag Du kan se de linjer på en faktura, der endnu ikke er bogført. Vis ikke bogførte købsbilag 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Elektroniske fakturaer 2. Klik på Linje/Ikke bogført købsbilag. Nu vises den første ikke bogførte købsordre. 3. Du kan bladre i købsordrerne sådan: Placer markøren i feltet Nummer, og tast PageDown for at bladre. Bemærk: De linjer, der er antal og pris på, er modtaget, men endnu ikke bogført. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 102 af 244

104 12.9 Bogfør faktura Du kan bogføre fra linjespecifikationerne eller fra fakturaoversigten. Bogfør faktura fra linjespecifikationerne, umiddelbart efter fakturabehandling af linjer 1. Placer markøren på en vilkårlig linje i fakturaen. 2. Tryk SHIFT + F11 (menuknappen Bogføring /Godkend og Bogfør). 3. Tag stilling til, om du vil bogføre rettede linjer, markerede linjer eller alle linjer. 4. Klik på OK. Hvis der nu er varer, der ikke kan bogføres, skal du vende tilbage til fakturaens linjespecifikationer og godkende/behandle varerne. Bogfør faktura fra fakturaoversigten 1. Gå til fakturaoversigten. 2. Placer markøren på den faktura, du vil bogføre. Du kan markere flere fakturaer og bogføre dem samtidig. 3. Tryk F11 (Bogføring/Bogfør). 4. Klik på OK. Hvis der nu er varer, der ikke kan bogføres, skal du gå til fakturaens linjespecifikationer. Herfra kan du forsøge at bogføre. Hvis der herefter stadig er linjer, der ikke kan bogføres skal du vende tilbage til linjespecifikationer og godkende/behandle varerne Udskriv faktura Udskriv faktura, der ikke er bogført 1. Vælg Vedligeholdelse/Elektroniske fakturaer. 2. Marker den faktura, du vil udskrive. 3. Klik på knappen Udskriv. 4. Vælg den relevante udskrift. Find og udskriv bogførte fakturaer 5. Klik på knappen Udskriv eller knappen Vis udskrift. 1. Vælg Opgørelser/Bogførte epost-fakturaer. 2. Klik på knappen Udskriv, og vælg Udskriv eller Vis udskrift. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 103 af 244

105 13 Varebestilling Den følgende gennemgang af funktionen Varebestilling starter med forklaring af felter og metoder Felter i varebestillingsoversigten Under menuen Vedligeholdelse/Varebestilling ser du en oversigt over samtlige ordrer: Felt Ordrenr. Beskrivelse Varesøgning Sidst rettet Sendt datotid Sendt Forklaring Et fortløbende entydigt nummer, som automatisk bliver tildelt din ordre. Felt til en kort forklaring af den udvalgte gruppe af varer, som din ordre indeholder. Her kan du hente en gemt søgning til varebestillingen. Opdateres automatisk med dags dato og tid, når ordrebestillingen eller de tilhørende ordrebestillingslinjer bliver ændret. Viser, hvornår varebestillingslinjen sidst er sendt til SuperGros. Hvis bestillingen eller de tilhørende linjer bliver ændret, vil dette felt blive blanket. Der er tre muligheder: Nej: Du har endnu ikke har forsøgt at sende bestillingen til SuperGros. Ja: Alle ordrebestillingslinjer er afsendt til SuperGros. Delvist: Der er linjer med 0 i antal, og disse er ikke blevet sendt. Hvis varebestillingen eller de tilhørende linjer bliver ændret, vil værdien i dette felt ændres til Nej. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 104 af 244

106 Felt Antal afsendt Type Lev (uge) Lev (dag) Medtag alle varer Antal varer Forklaring Viser antallet af afsendte varer. Feltet kan indeholde disse værdier: NL Normallevering SL Senere levering KF Kampagne forud KS Kampagne supplement bestilling SV Sæsonvare Viser leveringsugen ved senere levering, kampagneforud og sæsonvarer. Feltet er udfyldt med 0, hvis typen er normal levering eller kampagne supplering. Du kan slå op i en kalender med F6, hvis typen ikke er NL eller KS. Når du vælger dagen, bliver ugenummeret automatisk indsat i feltet. Lev(dag) kan ikke udfyldes, hvis typen er NL eller KS. Når feltet er markeret, vises alle varer, der er søgt frem ved varebestillingen, uanset om de skal bestilles eller ej. Hvis feltet ikke er markeret, ser du kun varer med bestilling, dvs. med et antal forskelligt fra 0. Feltet vil som standard være markeret. Viser antallet af varelinjer under hver varebestilling. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 105 af 244

107 13.2 Opret en ny ordre Fra varebestillingsoversigten kan du selv danne en ny ordre på forskellige måder, som bliver forklaret i vejledningen herunder. Du kan: indlæse en varebestilling fra håndterminalen, oprette ordren og varebestillingslinjerne manuelt, oprette varebestillingslinjer ved at søge varer frem, hente varer via en gemt søgning, beregne antal på en eksisterende varebestillingslinje, hvis du bruger lagerstyring. Tilstand Spærret eller Spærret for indkøb: Varer, hvor feltet Tilstand er Spærret eller Spærret for indkøb på varekortet, vises med fed, rød skrift. Når bestillingen sendes, bliver man bedt om at tage stilling til, om disse varer skal bestilles. Varer fra grossister, der har tilstanden Spærret eller Spærret for indkøb på grossistkortet, kan ikke bestilles. Varer, der allerede findes på ordre: Hvis en vare allerede findes på en anden varebestillingslinje med samme bestillingsnummer i samme ordrebestilling, vil du blive gjort opmærksom på det. Den eksisterende varebestillingslinje vil blive markeret med fed skrift. Hvis der er tale om samme vare, men med et andet bestillingsnummer, vil du blive spurgt, om du vil oprette en ekstra ordrebestillingslinje med det nye bestillingsnummer. De enkelte felter i varebestillingslinjerne bliver forklaret på side 109. Indlæs varebestilling fra håndterminal Opret en ny ordre 1. Gør håndterminalen klar i holderen. 2. Vælg Vedligeholdelse/Varebestilling. 3. Placer markøren i en tom linje nederst i oversigten. 4. Vælg /Indlæs fra HT. Hvis felterne Type, Lev (uge) og Lev (dag) er angivet i HT, vil disse oplysninger blive overført til varebestillingslinjen. 5. Vælg Linje/Varebestillingslinjer for at se de enkelte linjer i bestillingen og evt. foretage rettelser. Linjer med fed, rød skrift er varer, hvor feltet Tilstand er Spærret eller Spærret for indkøb på varekortet. Dem tager du stilling til, når du sender ordren. 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varebestilling. 2. Placer markøren i en ny tom linje nederst i oversigten. 3. Udfyld de nødvendige felter, herunder Beskrivelse. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 106 af 244

108 Indsæt varebestillingslinjer manuelt 1. Placer markøren på ordren, og vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer. 2. Indtast enten salgs- eller bestillingsnummer i det rette felt. 3. Tryk ENTER. Hvis varen vises med fed, rød skrift, er feltet Tilstand Spærret eller Spærret for indkøb på varekortet. Du kan nu slette linjen, eller du kan aktivere varen, når du sender ordren. 4. Antallet af bestillingsnumre fremgår af feltet AB. I eksemplet her er antallet 2: 5. Skift evt. til et andet af varens bestillingsnumre ved at placere markøren i feltet Bestillingsnr., taste F6 eller klikke på listepilen, og herefter vælge det nummer, du vil bruge. 6. Udfyld feltet Antal. Indsæt varebestillingslinjer ved at søge varer frem via varesøgning 1. Placer markøren på ordren, og vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer. 2. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning, eller tryk Ctrl + S. 3. Udfyld dine søgekriterier, og klik på knappen Søg. 4. Vælg menuknappen /Overfør. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 107 af 244

109 Indsæt varebestillingslinjer ud fra gemt søgning Uanset, om du bruger lagerstyring eller ikke, kan du oprette en ordre ud fra en gemt søgning, fx på et bestemt vareområde eller en bestemt leverandør. Læs om gemte søgninger på side Vælg Vedligeholdelse/Varebestilling. 2. Placer markøren i en ny, tom linje. 3. Angiv en beskrivelse. 4. Placer markøren i feltet Varesøgning, og tryk F6. 5. Marker den gemte søgning, du vil bruge, og tryk OK 6. Vælg knappen Linje/Varebestillingslinjer. Her kan du se, at der er indsat en linje for hver vare i varesøgningen. 7. Udfyld feltet Antal. Skift evt. også bestillingsnummer, hvis du har brug for det., Ved lagerstyring med automatisk genbestillingsforslag: Beregn antal på eksisterende varebestillingslinje Hvis du bruger lagerstyring, kan du opdatere en linje med en gemt søgning. 1. Vælg Vedligeholdelse/Varebestilling. 2. Find den linje, der skal opdateres. 3. Placer markøren i feltet Varesøgning, tryk F6, og vælg den søgning, du vil bruge. Tryk TAB, og søgningen opdateres. Antallet er nu blevet beregnet, dog ikke på varer, der er spærret eller spærret for indkøb. 4. Vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer for at se antallet. Linjer med fed, rød skrift er varer, hvor feltet Tilstand er Spærret eller Spærret for indkøb på varekortet. Dem tager du stilling til, når du sender ordren. Der bliver kun beregnet antal for de varer, på lagerstyring. Læs mere om automatisk genbestillingsforslag på side 118. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 108 af 244

110 13.3 Felter i varebestillingslinjerne Når du markerer en ordre og vælger Linje/Varebestillingslinjer, ser du de enkelte varer i ordren. Du kan sortere varebestillingslinjerne med genvejen SHIFT + F8. Venstre del af oversigten, som du ser herover, indeholder disse felter: Felt AB Salgsnummer Bestillingsnr. Forklaring Antallet af bestillingsnumre tilknyttet varen. Du kan se oversigten over alle bestillingsnumre i bestillingsnummer feltet og her evt. vælge et andet bestillingsnummer. Varens salgsnummer (stregkode, PLU-nummer, EAN-nummer). Fra dette felt har du mulighed for opslag til Vareoversigten ved at klikke på Listepilen eller trykke F6. Markér her den/de varer du ønsker at bestille. Du kan nu overføre flere varer til bestillingslinjerne (kun varer med bestillingsnumre tilknyttet bliver overført). Varens bestillingsnummer. Feltet opdateres automatisk med hovedbestillingsnummeret, hvis salgsnummeret bliver udfyldt. Du kan se og evt. vælge et andet bestillingsnummer ved at klikke på Listepilen eller ved at trykke F6. Antal kolli Det bestilte antal kolli. Feltet vil som udgangspunkt være lig 0, når du opretter en varebestillingslinje manuelt. Grossist Beskrivelse Aktuel kampagne Fremtidig kampagne Grossistkoden på varens bestillingsnummer. Beskrivelsen på varen (stammer fra feltet Beskrivelse på varekortet) Ugenummeret, hvis varen er på kampagne. Ugenummeret, hvis varen er i kampagne i fremtiden. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 109 af 244

111 Felt Kolli ej bogført Forklaring Kolonnen Kolli ej bogført se billedet herunder - vises kun, hvis funktionen Medtag ej-bogført tilgang er slået til i Systemopsætningen. Se nærmere side 115. Kolonnen viser det antal kolli, der findes i interessante linjer på fakturaer, der er indlæst, men endnu ikke behandlet/bogført. Felt Mængde Kolli GBP Lager Forklaring Vedrører fragt. Værdien viser det samlede antal enheder, som butikken skal afregnes for, fx kilo, styk, liter. Kollistørrelse: Hvor mange varer er der i hvert kolli. Genbestillingspunktet for varer med lagerstyring. Hvis butikken bruger lagerstyring på vægtvarer i salgsnummerintervallet , vil GBP på disse varer blive beregnet i kilo i stedet for styk. Kollistørrelsen på vægtvarer sættes automatisk til 1 kg. Hvis kollistørrelsen er forskellig fra 1 kg, skal butikken selv skrive antal kilo i varebestillingslinjen. Det aktuelle antal på lager. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 110 af 244

112 Højre del af oversigten, som du ser herover, indeholder disse felter: Felt Købspris Salgspris Uge 1 Uge 2 Uge 3 Uge 4 Uge 5 Varegruppe Købsværdi Leverandørnr. Sendt dato Sendt tid Sendt af Forklaring Købsprisen på bestillingsnummeret. Varens gældende normalpris fra varekortet (Der tages ikke hensyn til kampagner her). Salget fra i går og 7 dage tilbage. Ved at trykke F6 kan du se en mere detaljeret oversigt over salget fordelt på ugedage. Salget i ugen før uge 1. Ved at klikke på Listepilen eller trykke F6 kan du se en mere detaljeret oversigt over salget fordelt på ugedage. Salget i ugen før uge 2. Ved at klikke på Listepilen eller trykke F6 kan du se en mere detaljeret oversigt over salget fordelt på ugedage. Salget i ugen før uge 3. Ved at klikke på Listepilen eller trykke F6 kan du se en mere detaljeret oversigt over salget fordelt på ugedage. Salget i ugen før uge 4. Ved at klikke på Listepilen eller trykke F6 kan du se en mere detaljeret oversigt over salget fordelt på ugedage. Viser den varegruppe, som varen er tilknyttet. sum af varens købspris * Antal * Kolli (fx 7,43kr. * 4 stk. * 24 i kolli = 713,28kr.) nummeret på den leverandør, som varen er tilknyttet. Feltet opdateres automatisk, når salgsnummeret er udfyldt (hvis varen er tilknyttet en leverandør). Datoen, hvor varebestillingslinjen er sendt. Klokkeslæt, hvor varebestillingslinjen er sendt. Her bliver initialerne for den person, der er logget ind på NewStore Food, automatisk indsat. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 111 af 244

113 Nederst i vinduet vises felter med totaler for den samlede varebestilling: Felt Købsværdi Salgsværdi Kolli Linjer Mængde GBP % og Antal dage Forklaring Summen af alle varers købsværdi for de viste linjer. Summen af salgsværdien for de viste linjer. Salgsværdien pr. linje beregnes som Salgspris * Antal * Kolli. Summen af antal varer for de viste linjer. Værdien beregnes som summen af feltet Antal for de viste linjer. Antal viste linjer i hele varebestillingen. Vedrører fragt. Værdien viser det samlede antal enheder, som butikken skal afregnes for. Udfyldes kun, hvis du har foretaget en genberegning af GBP% (ved lagerstyring) og her har valgt Aktuel ordrebestillingslinje Se salg efter perioder Se Salg efter perioder 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varebestilling. 2. Placer markøren på ordren. 3. Vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer (eller tryk CTRL + F5). 4. Vælg menuknappen Linje/Salg efter perioder. 5. Klik på knapperne i nederste venstre hjørne for at se informationen pr. dag, uge, måned, kvartal eller år. 6. Brug evt. Feltfilter på eksempelvis et periodenavn. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 112 af 244

114 13.5 Slet varebestillingslinjer og ordrer Slet en varebestillingslinje Slet alle linjer i en ordre 1. Vælg Vedligeholdelse/Varebestilling. 2. Placer markøren på ordren 3. Vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer (eller tryk CTRL + F5). 4. Marker linjen, du vil slette. Du kan markere flere linjer ved at holde CTRL nede, mens du klikker på en linje ad gangen med musen. 5. Tryk F4 for at slette linjen. 1. Vælg Vedligeholdelse/Varebestilling. 2. Placer markøren på ordren 3. Vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer (eller tryk CTRL + F5). 4. Vælg /Slet alle linjer. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 113 af 244

115 13.6 Send bestilling Send varebestilling 1. Gå til Varebestillingsoversigten. 2. Marker den varebestilling, du vil sende. 3. Vælg /Send bestilling. Bemærk: Hvis du forsøger at sende en ordre, der indeholder linjer med 0 i antal, bliver der vist en meddelelse, for eksempel: "Der er 21 linjer med 0 i antal. Skal de slettes inden afsendelse? (Ja,/Nej)". Ved at trykke ENTER bekræfter du, at du vil slette linjerne med 0. Bemærk: Hvis ordren indeholder varer med tilstanden Spærret eller Spærret for indkøb, bliver denne besked vist: Hvis du vælger Ja, aktiveres hovedsalgsnumrene samt de bestillingsnumre, der findes i ordrelinjen. Hvis der findes andre spærrede bestillingsnumre på varen, bliver disse ikke aktiveret. Vær opmærksom på, at hvis du vil vælge Ja, skal du først have slettet linjer med spærrede varer, som du ikke ønsker at bestille. Hvis du vælger Nej, afbrydes afsendelsen, og du kan manuelt ændre tilstanden og herefter sende igen. Man kan stadig ikke bestille varer fra grossister, der på grossistkortet har tilstanden Spærret eller Spærret for indkøb. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 114 af 244

116 13.7 Varebestilling med automatisk genbestillingsforslag (lagerstyring) Hvis du har lagerstyring, kan programmet beregne antallet af varer ud fra de systemparametre, du har defineret. Medregn evt. varer, der endnu ikke er bogført fra faktura Butikken kan vælge at medregne det antal varer, som findes på fakturaer, der er indlæst, men endnu ikke bogført. For at bruge denne funktion, skal systemopsætningen ændres: 1. Skift til NewStore Food menuen. 2. Vælg Opsætning/Generelt/Systemopsætning, og skift til fanebladet Varebestilling. 3. Marker afkrydsningsfeltet Medtag ej-godkendt tilgang. Hvis funktionen er slået til, vil der blive vist en ekstra kolonne ved varebestilling: Kolli ej bogført. I kolonnen kan man se det antal kolli, der ikke er bogført: Om ændrede systemparametre NewStore Food bruger begrebet genbestillingspunkt (GBP). GBP beregner, hvor mange varer, du skal bestille, hvis du bestiller i dag. GBP (antallet) beregnes automatisk hver nat samt igen ved varebestillingen. Almindeligvis skal du altså ikke genberegne GBP, da beregningen sker automatisk for alle varer på lagerstyring, hvor grossisten er sat til GBP aktiv. I to tilfælde er det dog nødvendigt manuelt at genberegne GBP: I forbindelse med fx højsæson eller helligdage kan du ændre det antal dage, du bestiller til eller regulere antallet med en procentsats. Reguleringen vil gælde for alle varer i ordren. Næste gang, samme varer bestilles, bruges standardparametre igen. Hvis systemparametrene for lagerstyring (fx antal dage til næste levering eller vægt uge) er blevet ændret i løbet af dagen, skal GBP genberegnes. Vælg evt. at genberegne for alle varer, så du er sikker på at få alt med. Gennemgangen på næste side af varebestillingsmetoden forklarer fire forskellige situationer: Systemparametrene er blevet ændret generelt, eller du vil ændre betingelserne i en enkelt varebestilling. Det sidste kan som nævnt fx være aktuelt i forbindelse med højsæson. Du vil opdatere en eksisterende varebestilling (opdater gemt varesøgning). Du vil oprette en ny ordre ud fra en ny varesøgning. Du vil oprette en ny ordre med data fra håndterminalen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 115 af 244

117 Genberegn GBP manuelt (ved ændrede systemparametre) Genberegningen foretages før beregning af antallet. Det kun nødvendigt, hvis parametrene skal ændres for denne ene bestilling, eller de er blevet ændret generelt. 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Varebestilling. 2. Vælg /Genberegn GBP: Alle varer med lagerstyring genberegner varer på lagerstyring på alle ordrer. Aktuel varebestilling (ordre nr. X) genberegner alle varer på den ordre, markøren står på. Aktuel varebestilling (ordrenr. 1X) med ændring af GBP og antal dage beregner alle varer på den markerede ordre, men du får mulighed for at indsætte/ændre værdierne for GBP% og Antal dage. Brug denne mulighed ved ændring, der kun skal gælde denne ene gang. Man kan taste negative tal i feltet GBP %: De to felter nulstilles, når ordren er sendt. 3. Vælg OK. 4. Marker den varebestillingslinjen, du skal sende. Nu er du klar til at beregne antal. Se de næste punkter i vejledningen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 116 af 244

118 NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 117 af 244

119 Beregn antal: Opdaterer eksisterende varebestilling (gemt varesøgning). Hvis du har bestilt varer ud fra en gemt varesøgning, kan du nemt genberegne antallet ved at opdatere søgningen. 1. Vælg Vedligeholdelse/Varebestilling. 2. Marker den varebestillingslinje, der skal opdateres. 3. Tryk på /Beregn antal eller tryk CTRL + E. Der spørges: "Skal evt. eksisterende varebestillingslinjer slettes og nye indsættes på basis af den valgte varesøgning? Ja/Nej". Ja er forvalgt. 4. Tryk ENTER for at fortsætte. Varebestillingslinjerne bliver nu slettet, varesøgningen gennemføres og antallet bliver beregnet. 5. Vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer for at se antallet. Der bliver kun beregnet for de varer, der er tilmeldt lagerstyring. Der bliver kun beregnet for varer, hvor den tilhørende grossist har feltet GB aktiv aktiveret. Der beregnes også GBP for nye varer i søgningen, forudsat at de både er tilmeldt lagerstyring, og at grossisten har feltet GB aktiv aktiveret. Hvis en vare efter natkørslen, men før varebestillingen beregnes, rettes til ikke at være på lagerstyring, bliver varens GBP % nulstillet. Spærrede varer og varer, der er Spæret for indkøb vises med fed, rød skrift Der bliver kun beregnet for linjer med aktive varer. Hvis der er varer, der er Spærret eller Spærret for indkøb, bliver der vist en meddelelse om, at varerne er genberegnet, dog ikke det antal, der ikke er aktive. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 118 af 244

120 Opret ny ordre ud fra gemt varesøgning Du kan oprette en ny ordre i en tom linje. Her kan du bruge en gemt varesøgning eller indlæse data fra håndterminalen. 1. Vælg Vedligeholdelse/Varebestilling. 2. Placer markøren i en ny, tom linje. 3. Angiv en beskrivelse. 4. Hvis du vil bruge en gemt søgning: Placer markøren i feltet Varesøgning, og tryk F6. Marker den gemte søgning, du vil bruge, og tryk OK. Tryk TAB eller F2 efterfulgt af ENTER. 5. Nu behandles varerne fra varesøgningen, og antal beregnes for hver varelinje. 6. Hvis der mangler bestillingsnumre eller kollistørrelse for enkelte varer, viser programmet en meddelelse, og du kan rette fejlen via varekortet. Efterfølgende skal du vælge /Beregn antal. Der spørges: "Skal evt. eksisterende varebestillingslinjer slettes og nye indsættes på basis af den valgte varesøgning? Ja/Nej". Ja er forvalgt. 7. Tryk ENTER for at fortsætte. Varebestillingslinjerne bliver nu slettet, varesøgningen gennemføres og antallet bliver beregnet. 8. Vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer for at se og evt. rette antallet. 9. Tryk ESC. Nu er du klar til at sende bestillingen. Indlæs ny ordre fra håndterminalen 1. Gør håndterminalen klar til at sende varebestilling. 2. Vælg Vedligeholdelse/Varebestilling. 3. Placer markøren i en ny, tom linje. 4. Vælg /Indlæs fra HT. Nu indlæses varerne. 5. Feltet Beskrivelse udfyldes. 6. Vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer for at se og evt. rette antallet. 7. Tryk ESC. Nu er du klar til at sende bestillingen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 119 af 244

121 Tjek og send bestilling Ret evt. det beregnede antal for enkelte varer: 1. Vælg Vedligeholdelse/Varebestilling. 2. Vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer. 3. Ret antal. 4. Tryk ESC indtil du er tilbage ved varebestillingsoversigten. Du sender bestillingen fra ordreoversigten: 5. Klik på menuknappen /Send bestilling. Hvis der er varer, der er spærret eller Spærret for indkøb på varekortet, får du en meddelelse: Hvis man vælger Ja, aktiveres hovedsalgsnummeret samt det bestillingsnummer, der findes i ordrelinjen. Hvis der findes andre spærrede bestillingsnumre på varen, bliver disse ikke aktiveret. Hvis man vælger Nej, afbrydes afsendelsen, og man kan manuelt ændre tilstanden og herefter sende igen. Man kan stadig ikke bestille varer fra grossister, der på grossistkortet har tilstanden Spærret eller Spærret for indkøb. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 120 af 244

122 14 Lager og priser NewStore Food-menuens punkt Lager & priser ser sådan ud: Du har også adgang til punkterne Vare og Status via Butiksmenuen. Disse punkter bliver omtalt andre steder i brugervejledningen Varekladde I varekladden kan du registrere køb samt op- og nedregulering af lageret. Du bruger varekladden til at regulere lagerbeholdningen. Reguleringerne kan indtastes manuelt i linjerne i varekladden eller kan indlæses fra håndterminalen. Reguler køb, svind, brækage m.m. via varekladden I kladden kan du enten indtaste reguleringer manuelt med en linje for hver vare, eller du kan registrere reguleringerne via håndterminalen og sende mange reguleringer på en gang. Du kan også vælge årsagen, fx Eget forbrug, Svind eller Brækage. (Hvis du vil indlæse lagerbeholdning, skal du benytte statusmodulet). Når du indlæser reguleringer fra håndterminalen, bliver den årsagskode, du vælger her, sat på alle linjer. Samtidig bliver feltet Posttype udfyldt i overensstemmelse med årsagskoden. Korrektion+ vil fx medføre posttypen Opregulering, og Svind vil medføre posttypen Nedregulering. Når du åbner varekladden, er posttypen Nedregulering valgt som standard. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 121 af 244

123 Om regulering af vægtvarer: I en varekladdelinje kan du indtaste eller skanne en stregkode på en vare med Salgstype = Vægtvare. Den øverste linje på billedet herover er en vægtvare. Der er disse muligheder: Stregkoden indeholder prisen på varen: Antal stk. bliver automatisk udfyldt med værdien 1, og antal kilo bliver beregnet ud fra prisen i stregkoden sammenholdt med prisen og Enhedskode 1 på varekortet. Når brugeren taster ENTER efter indtastning af stregkoden, er det kun "hovedsalgsnummeret", der vises på linjen. Hovedsalgsnummeret indtastes: Antal stk. udfyldes automatisk med værdien 1 og antal kg med 0. Brugeren skal selv indtaste vægten på varen. Hvis antal kilo ikke bliver udfyldt, bliver der vist en meddelelse. Stregkoden indeholder vægten på varen. Dette gælder for 13-cifrede vægtvarer med salgsnumre, der starter med 25 eller 26: Antal stk. udfyldes automatisk med værdien 1, og vægten tages fra stregkoden. Vær opmærksom på, at hvis du manuelt ændrer i antal, bliver antal kg ikke ændret, og hvis du manuelt ændrer i antal kg, bliver antal stk. ikke ændret. Bemærk om vægtvarer: Fortegnene (plus eller minus) skal være ens i felterne Antal stk. og Antal kg. På varer med Salgstype = Vægtvare og på varer, hvor enhedskode 1 = Kg, Mg eller Gr., er det ikke muligt at regulere til fx 0 stk. og 14 kg, eller 1 stk. og 0 kg på samme salgsnummer. Både antal stk. og antal kg skal være udfyldt med en værdi. Hvis butikken ønsker at udføre en "skæv" regulering (fx 0 stk. og 4 kg, eller 4 stk. og 0 kg), så skal statusmodulet benyttes til dette. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 122 af 244

124 Registrer op- og nedreguleringer af lager manuelt 1. Vælg menuen Lager & priser/varekladde. 2. Indtast dato. Tast d, hvis du vil indsætte dags dato. 3. Indtast salgs- eller bestillingsnummer eller skan varen. I feltet Antal stk. (eller Antal kg for vægtvarer med pris i stregkoden) kan du se den aktuelle lagerbeholdning. 4. Vælg Posttype (op- eller nedregulering). 5. Hvis der er flere bestillingsnumre, kan du skifte ved at klikke på pilen i feltet Bestillingsnummer. 6. Indtast et bilagsnummer. Nummeret bliver automatisk gentaget på de efterfølgende linjer. 7. Indtast Antal stk. (eller Antal kg for vægtvarer med pris i stregkoden). 8. Placer markøren i feltet Årsagskode, tryk F6 og vælg årsagskode. Der er de muligheder, du ser her: 9. Tilføj evt. flere varer, der skal reguleres. 10. Klik på menuknappen Bogføring/Bogfør eller tryk F11. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 123 af 244

125 Indlæs lagerreguleringer fra håndterminalen Du kan ikke sende den aktuelle lagerbeholdning til varekladden. Brug statusmodulet til dette, hvis du har optalt mange varer. Hvis du har optalt en enkelt vare, kan du rette antallet på lager direkte på varekortet. Se afsnit I varekladden kan du indlæse reguleringerne Korrektion+, Korrektion-, Svind, Brækage og Eget forbrug fra håndterminalen. Bemærk: Hvis du benytter håndterminal af typen Casio-810, kan du ikke indlæse Korrektion+ og Korrektion-. 1. Gør håndterminalen klar i holderen (vælg at sende via PC). 2. Vælg menuen Lager & priser/varekladde. 3. Vælg menuknappen /Indlæs fra HT. 4. Vælg den rigtige type håndterminal i det skærmbillede, der eventuelt bliver vist, og klik på OK. Nu indlæses linjerne i varekladden. 5. Tilføj evt. flere varer. 6. Klik på menuknappen Bogføring/Bogfør eller tryk F11. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 124 af 244

126 14.2 Sortimenter Varer, der tilhører et bestemt kædesortiment (fx Gul pris, Best PL, Grundsortiment), er samlet i et projekt. Projekterne bliver vedligeholdt i forbindelse med indlæsning af elektronisk post. Her bliver nye varer tilføjet de eksisterende sortimenter, og varer, der udgår af et sortiment, fjernes fra det relevante projekt. Du kan ikke rette, tilføje eller slette varer i et kædesortiment. Varerne er placeret i et låst projekt. Der findes dog en særlig type sortiment, hvor priserne kan rettes, nemlig AG-sortiment. Dette gennemgås i vejledningen efter gennemgangen af de øvrige kædesortimenter Generelt om kædesortimenter Der er tre typer af sortimenter: Type 1: Priserne på varerne i sortimentet tilrettes, låses og aktiveres som gældende pris samt gældende normalpris. Denne pris kan ikke overstyres af andre priser, med mindre låsen fjernes. SuperBests sortiment SO (BEST.PL) er denne type. Type 2: Priserne på varerne i sortimentet tilrettes, låses og aktiveres som gældende normalpris. Denne type vil blive overstyret af en kampagnepris. Eksempler på type 2-sortimenter er Gul pris og Best MV. Type 3: Priserne på varerne i type 3 er ikke låst. Eksempler er grundsortiment og markedsføringssortiment. Sortimenterne er gemt i projekter. Butikken kan ikke rette i kædeprojekterne. Projektet kan således ikke omdøbes, og det er ikke muligt at tilføje eller fjerne varer i projekterne. Se varer i et sortiment 1. Vælg menuen Lager & priser/sortimenter. Nu ser du sortimentskortet. Eksemplet på billedet herover viser sortimentet SO. 2. Du kan nu bl.a. se, hvilke varer der er nye i sortimentet: Vælg menuknappen Sortiment/Nye varer. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 125 af 244

127 Udskrifter i forbindelse med sortimenter 1. Vælg menuen Lager & priser/sortimenter. 2. Vis det ønskede sortiment på sortimentskortet. Brug evt. F5 for at finde sortimentet. 3. Vælg knappen Udskriv. Billedet herunder bliver vist. 4. Vælg knappen Udskriv eller Vis udskrift. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 126 af 244

128 Sortimentstypen AG Sortimentstypen AG benyttes bl.a. af SuperGros til at udsende nye vejledende priser i forbindelse med afgifter (fedtafgift, sukkerafgift o.a.). Når du modtager sortimentsfiler af typen AG, er der altså tale om prisændringer på varer, hvor det vil være hensigtsmæssigt at få tilpasset butikkens salgspriser. Det kan være nødvendigt at udsende de vejledende priser ad flere omgange, da datamængden kan være så stor, at NewStore Food ikke kan modtage alle data på én gang. Derfor kan der findes mere end ét AG-sortiment i sortimentsoversigten. I AG-sortimenter kan de vejledende priser godkendes, ignoreres eller ændres (via varekortet): Åbn AG-sortimentsfil 1. Vælg menuen Lager & priser/sortimenter. Der kan være flere AG-sortimenter. 2. Marker det AG-sortimentet, du vil behandle. 3. Tast F5 for at åbne sortimentskortet. Ag-sortimentskort NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 127 af 244

129 Udskriv evt. AG-sortiment Klik på knappen Udskriv. Du kan kun vælge at udskrive Varer i sortiment. Vælg enten Udskriv eller Vis udskrift. Behandling af et-stykspriser Start med at behandle et-stykspriserne: Klik på knappen Opret normalpris, hvis du vil godkende den vejl. salgspris. Du kan også markere flere linjer, og klikke på knappen Opret normalpris. Rettede varer vises med flueben i kolonnen "Norm(alpris) oprettet". Tast Shift + F5 for at skifte til varekortet, hvis du vil oprette din egen salgspris. Afslut med ESC. Behandling af flerstykspriser Behandling af varer med familie Behandling af varer med rabatgruppe Har varen flerstykspris, rettes de nemmest ved at behandle varerne i denne rækkefølge: Varer med familier, varer med rabatgrupper, øvrige varer med flerstykspriser. 1. Flyt markøren til kolonnen Familie i sortimentsfilen. 2. Tryk SHIFT + F8, og vælg sorteringen Sortimentsnummer, Familie. Marker feltet Faldende. OK. 3. På den første vare i hver familie gøres følgende: - Åbn varekortet med SHIFT + F5 - På varekortet: Vælg Vare/Familie - Ret evt. flerstk.antal/pris, og tryk på /Opdater salgspriser. Tryk OK - Tryk ESC, indtil du er tilbage på Sortimentskortet. 4. På sortimentskortet: Fortsæt med næste familie. 5. På de øvrige varer i samme familie kan du nu sætte familie på den enkelte vare. 1. Flyt markøren til kolonnen Rabatgruppe i sortimentsfilen. 2. Tryk SHIFT + F8 og vælg sorteringen Sortimentsnummer, Rabatgrupper. Marker feltet Faldende. Tryk OK På den første vare i hver rabatgruppe gøres følgende: - Åbn varekortet med SHIFT + F5 - Tryk CTRL+ R. Vælg rabatgruppe - Tryk på SHIFT + F5 og ret antal og Pris. - Tryk ESC to gange. 4. På varekortet indtastes rabatgruppenummeret fra sortimentslinjen. Tryk ENTER. 5. Tryk ESC for at vende tilbage til Sortimentskortet. 6. På sortimentskortet: Fortsæt med næste rabatgruppe. 7. På de øvrige varer i den samme rabatgruppe er det kun nødvendigt at sætte rabatgruppenummeret på den enkelte vare. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 128 af 244

130 Håndtering af andre flerstykspriser 1. Åbn varekortet på den enkelte vare, og ret flerstyksprisen. 2. Tryk ESC for at vende tilbage til Sortimentskortet. 3. Fortsæt med næste vare. Afslut behandling af priser Når du er færdig med alle rettelser, skal du afslutte. 4. Klik på knappen Afslut alle rettelser. Denne åbner en Ja/Nej dialog med teksten "Er du færdig med at rette priserne i sortimentet så sortimentet kan arkiveres? " Trykkes der Ja, overføres sortimentet til historiske sortimenter. Trykkes der nej, sker der intet. Knappen vises kun for AGsortimenter. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 129 af 244

131 14.3 Intern ordre Med interne ordrer kan du registrere internt salg mellem butikkens afdelinger/områder. Opret intern ordre 1. Vælg menuen Lager & priser/intern ordre. Udfyld ordrehovedet. Nummer bliver automatisk udfyldt. Du skal kun udfylde to felter: Modkonto: Tryk F6 og find den rette konto for Varekøb. Hvis det er fx er slagteren, der køber, skal du vælge Varekøb Slagter. NB! Hvis du ikke kan finde nummeret, kan du slå det op i DSK Kategoriplan: - Vælg Opsætning/Generelt/DSK Kategoriplan. - Find varegruppen, kategorien eller sortimentet, du vil købe varer fra, fx. - Noter det Eksterne finanskontonr. (køb). Område: Tryk F6 og marker det område, der køber varen. Hvis det er slagteren der køber, vælger du området for Slagter. Tryk OK. 2. Indsæt varen. Det kan du gøre på tre måder: Indlæs via håndterminalen: Vælg menuknappen Ordre/Hent fra HT, eller Indtast salgsnummer, eller Indtast eller vælg DSK Kategori. 3. Udfyld Antal stk. Bemærk: Hvis du indtaster en vægtvare i salgsnummerintervallet , skal du indtaste Antal kg. Feltet Antal stk. bliver automatisk udfyldt med værdien 1., hvis salgsnummeret ikke fremgår af ordren. 4. Hvis du vælger DSK Kategori: Udfyld Antal stk. med 1 og udfyld feltet Pris (=Købspris pr. stk.). 5. Indsæt evt. flere varer. 6. Vælg Bogføring/Bogfør eller Bogfør og udskriv. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 130 af 244

132 14.4 Salg via håndterminal Brug dette punkt til at indlæse salg, der er skannet på håndterminalen. Beløbet bogføres på den debitorkonto, man angiver i håndterminalen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 131 af 244

133 15 Prissammenligning Hent prissammenligning Prissammenligningsfilerne bliver hentet sammen med den elektroniske post: 1. Vælg Vedligeholdelse/Elektroniske fakturaer. 2. Vælg /Hent og indlæs ELFAK-fil. 3. Placering af fil bliver foreslået. Accepter forslaget ved at klikke OK. Åbn prissammenligning Ret priser via prissammenligning Ret familie via prissammenligning 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/ Prissammenligningsoversigt. Du ser nu oversigten over prissammenligningsfilerne. 2. Marker den prissammenligning, du vil se, tryk SHIFT+F5 eller vælg menuknappen Prissammenligning/Kort. Du kan rette priser direkte i prissammenligning. 1. Placer markøren i den linje, du vil rette, og skriv den nye salgspris i feltet Salgspris. 1. Placer markøren i feltet Familie. 2. Klik på pilen, eller tryk F6. 3. Vælg menuknappen Familie/Kort, eller tryk Shift+F5. 4. Ret priser. 5. Vælg menuknappen /Opdater salgspriser, eller tryk F9. 6. Tryk ESC, til du er tilbage på prissammenligningen. Prissammenligningsfil. Ikke alle felter er synlige i eksemplet NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 132 af 244

134 16 Vareimportkladde Vareimportkladden bruges i forbindelse med import af varer fra programmer uden for NewStore Food. Det vil typisk være SlagterService, PineApple og håndterminalen (ved priskontrol) Filer fra SlagterService Behandl filer fra SlagterService Når du sender nye varer eller rettelser af eksisterende varer fra SlagterService til NewStore Food, bliver varekortet automatisk opdateret gennem et automatisk job. Det sker hvert femte minut. Kampagner, der sendes fra SlagterService, indlæses ligeledes automatisk i kampagneoversigten i NewStore Food. Hvis der er fejl i de data, der bliver sendt, kan linjerne ses i Vareimportkladden for SlagterService. Fejlene fremgår også af ATE-rapporten. Sådan finder du Vareimportkladden for slagter: 1. Vælg Vedligeholdelse/Vareimportkladde. 2. Hvis du ikke ser importkladden fra det rigtige program: Tryk F5 for at gå til oversigten, marker kladden, og klik på OK. 3. Du kan åbne varekortet for at rette en fejl, fx en forkert pris. Ret prisen, og vend tilbage til importskabelonen. Det er ikke alle fejl, du kan rette, da der fx kan mangle et salgsnummer. 4. Afslut med at opdatere kladden: Vælg knappen Opdater. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 133 af 244

135 16.2 Filer fra PineApple Behandl filer fra PineApple Filer fra PineApple importeres automatisk til vareimportkladden. Herfra bogføres de automatisk, hvis der ikke er fejl. Linjer med fejl kan ses i Vareimportkladden for PineApple. Fejlene fremgår også af ATE-rapporten. Sådan finder du Vareimportkladden for PineApple: 1. Vælg Vedligeholdelse/Vareimportkladde. 2. Hvis du ikke ser importkladden fra det rigtige program: Tryk F5 for at gå til oversigten, marker kladden, og klik på OK. 3. Hvis du vil undersøge, hvorfor en linje fejlede, kan du trykke CTRL + F9 (Loglinjer). 4. Ret fejl, fx en manglende pris: Åbn varekortet ved at trykke SHIFT + F5. Ret fejlen, og vend tilbage til importskabelonen. 5. Afslut med at vælge knappen Opdater. Nu bogføres alle linjer, der er blevet rettet Filer fra håndterminalen Behandl priskontrol fra håndterminal n er beskrevet på side 135, under punktet Overfør priskontrol fra håndterminal til NewStore Food NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 134 af 244

136 17 Priskontrol Overfør varer fra NewStore Food til håndterminal Overfør priskontrol fra håndterminal til NewStore Food (Hent priskontrol) Udskriv etiketter 1. Gør håndterminalen klar til at hente varekartotek. 2. Vælg Vedligeholdelse/Varefunktioner. 3. Vælg menuknappen /Hent fra varesøgning eller tast CTRL + S. 4. Udfyld søgekriterierne. 5. Udfør søgningen ved at klikke på menuknappen Søg. 6. Vælg /Overfør til HT. 7. Vælg den rette håndterminal, hvis du bliver spurgt om det. 1. Gør håndterminalen klar til at sende priskontrollen til NewStore Food. 2. Vælg Vedligeholdelse/Vareimportkladde. 3. Vælg menuknappen Hent/Priskontrol fra håndterminal. 4. Nu bliver varelinjerne indlæst i kladden. 5. Klik på knappen Opdater. Varerne overføres fra kladden til de enkelte varenumre. 1. Vælg menuen Vedligeholdelse/Etiketter. 2. Marker varerne i oversigten. 3. Klik på knappen Udskriv/Udskriv etiketter. 4. Klik på Udskriv. Bemærk: Du kan se, hvorfor en vare er overført til etiketbilledet: Marker linjen, og vælg menuknappen /Hvad er ændret? Bemærk: Hvis du i billedet Vedligeholdelse/Etiketter klikker på menuknappen /Hent varer, kan du se punktet Varer fra håndterminal. Det kan du bruge, hvis du har skannet et antal varer udelukkende med henblik på at udskrive en etiket pr. vare. Det har altså ikke noget med en egentlig priskontrol at gøre, da du ikke kan rette priser denne vej. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 135 af 244

137 18 Debitor I det følgende bliver det gennemgået, hvordan du: 1. opretter en ny debitor, 2. opretter en ny kundegruppe og opretter differentieret bonus, så kunder og medarbejdere får forskellige bonusprocenter på forskellige varegrupper, 3. beregner bonus, 4. registrerer indbetalinger, kreditnotaer og tilbageførsler, 5. håndterer e-fakturaer, 6. udskriver kontoudtog og andre debitorrapporter, 7. opretter og tildeler betalingsbetingelser Opret ny debitor Når du har oprettet en debitor, er den tilgængelig i kasserne, når du har Overfør data til kasse. Opret debitor 1. Vælg Vedligeholdelse/Debitorer/Debitorer. 2. Vælg fanebladet Generelt, og tryk F3 for at oprette en ny debitor. 3. Angiv et nummer, og udfyld andre felter. De felter, du ikke kan skrive i, bliver automatisk udfyldt, fx saldo. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 136 af 244

138 Knyt debitor sammen med kundegruppe Hvis du vil give kunder eller personale en rabat på udvalgte varegrupper, skal du knytte dem til en kundegruppe. 1. Vælg Vedligeholdelse/Debitorer/Debitorer. 2. Vælg fanebladet Generelt. 3. Søg den relevante debitor frem, fx ved at skrive kundenummeret i feltet Søg. 4. Placer markøren i feltet Kundegruppe. 5. Tryk F6. Brug rekv. nr. på kassen 6. Vælg kundegruppe ved at markere den, og tryk ENTER. Købmanden og/eller kunden kan beslutte, at en kunde skal oplyse et rekvisitionsnummer ved kassen. Dette angives på debitorkortet ved at markere feltet Indtast rekv. nr. nederst i vinduet. På kassen vil der blive vist en dialogboks ved afslutning af transaktionen. Her kan skrive rekvisitionsnummeret (feltet kan dog være tomt). Rekv.nr. udskrives på bonen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 137 af 244

139 Opret debitor med elektronisk fakturering (faktura til det offentlige) 1. Vælg fanebladet Elektronisk fakturering. Udfyld felterne på kortet: Ved markering i feltet Linjeniveau: Fakturaer/boner udlæses en ad gangen. Uden markering i feltet Linjeniveau: Samlefaktura. Fakturaer/boner samles i et enkelt bilag. E-faktura-frekvens: I feltet E-faktura-frekvens er der indsat en standardværdi for, hvor ofte samlefakturaer skal sendes. For den enkelte debitor er det her muligt at vælge en anden værdi fra listen end standardværdien. Standardværdien opsættes af EG Retail efter butikkens ønske. Butikken kan vælge hver dag, en gang om ugen, hver 14 dag eller en gang pr. måned. Gebyr: Hvis butikken ønsker tage gebyr ved E-faktura, skal feltet markeres. Så bliver gebyret automatisk tilskrevet på bonen ved salg på kassen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 138 af 244

140 18.2 Opret ny kundegruppe og tildel differentieret bonus Hvis man vil give bonus, skal man oprette en kundegruppe. Man kan oprette flere kundegrupper, som kan få tildelt forskellige bonusprocenter. Forskellige kundegrupper kan få bonus på forskellige varegrupper (differentieret bonus). Opret kundegruppe 1. Vælg Vedligeholdelse/Debitorer/Kundegruppe. 2. Placer markøren i en tom linje, og skriv et tal som kode. 3. Udfyld felterne Beskrivelse, Bonustekst og Bonus pct. Tildel differentieret bonus Du kan angive bonus % for forskellige kundegrupper og forskellige varegrupper: 1. Hvis du har kundegruppeoversigten åben, kan du vælge menuknappen Kundegruppe/Diff.bonus. Ellers kan du vælge Vedligeholdelse/Debitorer/Bonusmatrix. Se billedet herunder 2. Vælg Filter (Afdeling eller Varegruppe) øverst i billedet. 3. Angiv nu bonus for enkelte varegrupper og kundegrupper. På billedet herunder er der fem kundegrupper. Kundegruppe 2 får ikke bonus på de varer, der er synlige. Ingen kundegrupper får bonus ved køb af tobak. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 139 af 244

141 18.3 Bonusberegning Bonusberegning foretages for at få en udskrift af det beløb, en kontokunde har optjent i bonus i en bestemt periode. Bonus benyttes fx til personalerabat. Beregningen kan fx foretages hver måned eller hvert halve år. Bonusberegning 1. Vælg Vedligeholdelse/Periodiske aktiviteter. 2. Vælg Bonusberegning. 3. Udfyld fanebladet Debitor med debitornumre og datointerval. 4. Hvis du vil beregne for en bestemt kundegruppe, fx pga. differentieret bonus, skal du gøre sådan: Placer markøren i en ny tom linje under fanen Debitor. Tryk F6 for at åbne oversigten over felter. Klik i kolonnen med de danske tekster, og tast k adskillige gange for at springe til feltet Kundegruppe. Når feltet er markeret: Tryk OK. Placer markøren i feltet Filter og tryk F6. Vælg din kundegruppe og tryk OK. 1. Skift til fanebladet Indstillinger. Marker feltet Vis detaljer. Hvis du vil bogføre beløbene på kundens/personalets konto, skal du også markere feltet Bogfør bonus og taste et bilagsnummer. 2. Klik på Udskriv eller Vis udskrift for at gennemføre bonusberegningen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 140 af 244

142 18.4 Spærring af debitorer Spær debitor 1. Vælg Vedligeholdelse/Debitorer/Debitorer. 2. Tryk F5 for at skifte til debitoroversigten. Søg debitoren frem og overfør til debitorkortet. 3. Klik i feltet Spærret for at markere med flueben. 4. Udfyld evt. feltet Grund til spærring. Bemærk: Når man spærrer en debitor, bliver spærringen overført til kasserne, så snart brugeren vælger Overfør data til kasse. Vælg derfor straks Overfør data til kasse efter en spærring for at få ændringen til at slå igennem med det samme. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 141 af 244

143 18.5 Indbetaling, kreditnota og tilbageførsel Indbetalinger og kreditnotaer skal registreres i en indbetalingskladde. I dette afsnit bliver det gennemgået, hvordan du: registrerer indbetalinger manuelt og enkeltvis i indbetalingskladden registrerer en kreditnota i indbetalingskladden Registrer en indbetaling i indbetalingskladde Indbetaling registrer manuelt Indbetalinger registreres i linjer i indbetalingskladden som det er beskrevet her: (Der gælder særlige forhold for betaling af fakturaer, du selv har sendt elektronisk. Læs senere), 1. Vælg Vedligeholdelse/Debitorer/Indbetalingskladder. 2. Udfyld felterne sådan: Tast bogføringsdato. Hvis det er dags dato, kan du taste d i feltet Bogføringsdato. Bilagstype: Betaling. Bilagsnummer: Indtast et nummer første gang, du registrerer en indbetaling. Herefter indsættes fortløbende bilagsnumre automatisk. Kontotype: Debitor. Kontonummer: Debitors konto. Beløb: Indtast beløbet med minus foran. Modkontotype: Finans (kan være sat op som standard. Se næste punkt). Modkonto: For eksempel 2981 (Indbetaling. Kan være sat op som standard. Se næste punkt). 3. Bogfør kladden ved at trykke F11. Bemærk: Når du registrerer posterne, skal du vælge en modkonto, fx kontoen Indbetalinger, som beløbet skal registreres på. På side 202 kan du læse, hvordan du sætter systemet op, så kontoen automatisk er valgt, når du skal registrere beløbet. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 142 af 244

144 Kreditnota Kreditnota Opret en kreditnota, hvis du har registreret for meget køb på kunden. 1. Vælg Vedligeholdelse/Debitorer/Indbetalingskladder. 2. Udfyld felterne sådan: Tast Bogføringsdato. Hvis det er dags dato, kan du taste d i feltet Bogføringsdato. Bilagstype: Kreditnota. Bilagsnummer: Indtast et nummer første gang, du registrer en kreditnota. Herefter indsættes fortløbende bilagsnumre automatisk. Kontotype: Debitor. Kontonummer: Debitornummeret. Beløb: Indtast beløbet med negativt fortegn. Der skal altså et minus foran. Modkontotype:. Finans. Modkonto: For eksempel 2981 (Indbetaling). 3. Bogfør kladden ved at trykke F11. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 143 af 244

145 Tilbagefør forkert registreret indbetaling Hvis du har registreret en indbetaling på et forkert kundenummer, kan du tilbageføre beløbet gennem kassen. Hvis du er nødt til at tilbageføre gennem NewStore Food, kan du trække beløbet ud af kundens saldo igen på denne måde: Tilbagefør forkert registreret indbetaling 1. Vælg Vedligeholdelse/Debitorer/Indbetalingskladder. 2. Udfyld felterne sådan: Tast Bogføringsdato. Hvis det er dags dato, kan du taste d i feltet Bogføringsdato. Bilagstype: Refusion. Bilagsnummer: Indtast et nummer første gang, du registrerer en refusion. Herefter indsættes fortløbende bilagsnumre automatisk. Kontotype:. Debitor. Kontonummer: Debitornummeret. Beløb: Indtast beløbet: Kundens saldo falder (bruges, hvis du har registreret for lidt i indbetaling på kunden). Uden fortegn: Kundens saldo stiger (bruges, hvis du har registreret for meget i en indbetaling). Modkontotype: Finans. Modkonto: For eksempel 2981 (Indbetaling). 3. Bogfør kladden ved at trykke F E-fakturaer Når du skal registrere betaling af e-fakturaer, skal du bruge indbetalingskladden. I afsnittet bliver det gennemgået, hvordan du: henter elektroniske fakturaer ind i indbetalingskladden, hvor de kan bogføres, udskyder afsendelsen af enkelte e-fakturaer, foretager en manuel udlæsning af e-fakturaer, hvis det automatiske job for udlæsning af har kørt, men er fejlet. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 144 af 244

146 Hent elektroniske fakturaer til indbetalingskladde Du kan automatisk få overført fakturaer, som har været sendt med e-faktura, til indbetalingskladden, hvor indbetalingerne kan bogføres. Hvis du ønsker, at bilagsnumre bliver indsat automatisk i indbetalingskladdens linjer, skal du starte med punktet herunder: Opsætning af nummerserie. Du vil stadig kunne overskrive det automatiske nummer med et andet, hvis du ønsker det. Dog skal alle linjer i en samlefaktura have samme nummer. Hvis du altid selv vil udfylde feltet bilagsnummer manuelt i hver linje, kan du starte med vejledningen fra punktet Hent elektroniske fakturaer til indbetalingskladde. Opsætning af nummerserie 1. Vælg Indbetalingskladder i menuen. 2. Klik på listepilen ved feltet Kladdenavn. 3. Tryk F3 for at oprette en ny linje. 4. Udfyld den nye linje sådan: 5. Tryk OK. Kode: fx INDB eller INDB1 Beskrivelse: Indbetalingskladde Startnr. Klik på listepilen. Nu åbner du vinduet Nummerserielinjer. Placer markøren i feltet Startnr., og skriv et startnummer: Du bestemmer selv, hvilket nummer du vil starte med. Brug fx I0001. Tryk TAB for at gå til næste felt, og luk vinduet Felterne Standardnumre og Manuel nummerering: Sæt flueben i disse felter. Øvrige felter udfyldes ikke. 6. Tryk OK igen for at for at vende tilbage til indbetalingskladden. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 145 af 244

147 Hent e-fakturaer til indbetalingskladden Hent sendte e-fakturaer ind i indbetalingskladden 1. Vælg Indbetalingskladder i menuen. 2. Vælg knappen /Hent elektronisk faktura eksport log. 3. Nu ser du en liste over alle bilag, der er sendt via e-faktura. Typen i venstre kolonne angiver Faktura eller Samlefaktura. Hvis du markerer en linje af typen Faktura, overfører du kun beløbet fra denne ene linje. Hvis du markerer en Samlefaktura-linje, overfører du alle linjer i samlefakturaen. 4. Bemærk kolonnen Åben. Du kan kun udligne åbne (ubetalte) fakturaer. Placer markøren på en linje, du vil overføre, og tryk Shift + F9, eller vælg /Sæt Overfør til indbetalingskladde. Marker på samme måde de øvrige linjer, du vil overføre. 5. Vælg knappen /Udfyld indbetalingskladde. Bemærk: Hvis du forsøger at overføre en post, der allerede er udlignet, får du denne meddelelse: Du har valgt debitorposter, der allerede er udlignet. Disse poster skal fravælges før overførsel til indbetalingskladden. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 146 af 244

148 Udskyd afsendelse af markeret e-faktura Hvis der ved en fejl er posteret på en forkert debitor, kan man vælge, at fakturaen ikke sendes. Afvent afsendelse af e-faktura 1. Vælg Debitorer i menuen, og søg den relevante debitors kort frem. 2. Klik på knappen Debitor/Poster (Ctrl + F5), og markér den relevante faktura. 3. Klik i kolonnen Afvent i den markerede linje, og tryk F2. Nu kan du skrive i feltet. 4. Udfyld feltet. Du kan for eksempel skrive dine initialer. Alle posteringslinjer, hvor feltet Afvent er udfyldt, bliver sorteret fra, så de ikke sendes Manuel udlæsning og genudlæsning af e-fakturaer Hvis det automatiske job for udlæsning af e-fakturaer er fejlet, kan du genudlæse posterne sådan: Manuel udlæsning og genudlæsning af e-fakturaer 1. Vælg NewStore Food menuen. 2. Vælg Rapporter/Debitor/Udlæs EFak (Samlefaktura). 3. Skift til fanebladet Indstillinger, og marker feltet Genudlæs poster. 4. Klik på OK. Bemærk: Du skal kun vælge Genudlæs poster, hvis posterne har været udlæst tidligere. Hvis det automatiske job ikke har kørt, skal du foretage en manuel udlæsning uden markering af feltet Genudlæs poster. Ring til supporten, hvis du er i tvivl NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 147 af 244

149 18.7 Kontoudtog, posteringslister og andre rapporter Udskriv kontoudtog 1. Vælg Rapporter/Debitor/Debitor kontoudtog. 2. Udfyld nødvendige felter på fanebladet Debitor. 3. Skift til fanebladet Indstillinger. 4. Nederst i billedet kan du markere feltet NewStore Food Layout, så vil kolonnen Saldo på kontoudtoget kun vise to beløb: Primo- og ultimoposterne. Derudover bliver teksterne Faktura og Kreditnota ikke vist i kolonnen Beskrivelse. Du kan se forskellen på billederne herunder. 5. Udfyld andre felter på fanebladet Indstillinger. 6. Vælg Vis udskrift eller Udskriv. 7. Tryk ALT + D for at udskrive direkte til printeren eller klik på menuknappen. Bemærk: Debitorsalg bogføres løbende. Det betyder, at kontoudtogene nu indeholder dagens salg. Kontoudtog uden NewStore Food Layout Kontoudtog med NewStore Food Layout NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 148 af 244

150 Se posteringer Oversigt over debitorer på skærmen Udskriv kundeliste Udskriv kontokort 1. Se poster på en debitor fra debitorkortet eller debitoroversigten sådan: Tryk CTRL + F5. 1. Vælg Vedligeholdelse/Debitorer/Debitorer. 2. Tryk F5 eller klik på menuknappen Debitor/Oversigt. Kundelisten viser nummer, navn og adresse på debitorerne. 1. Vælg Rapporter/Debitor/Debitor kundeliste. Kontokort viser alle transaktioner på en kunde ad gangen i en valgt periode. Se et eksempel herunder. 1. Vælg Rapporter/Debitor/Debitor kontokort. Kontokort NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 149 af 244

151 Udskriv debitor balance Udskriv debitor dagsliste Udskriv rapporter over forfaldne beløb Debitor balancelisten viser nummer, navn og saldo for de valgte debitorer. Kan bruges som erstatning for SVANENs Debitorliste. 1. Vælg Rapporter/Debitor/Debitor Debitor- balance. Dagslisten viser alle transaktioner på debitorerne på den valgte dato. Debitornavn, debitornummer, bonnummer og beløb (debet eller kredit) fremgår af listen. 1. Vælg Rapporter/Debitor/Debitor dagsliste. Der er tre rapporter, der giver oplysninger om kunders forfaldne beløb. Se eksempler herunder og på næste side: Debitor - forfaldne poster. Debitor - forfaldsoversigt, som viser en samlet oversigt med de totale forfaldne beløb pr. kunde, fordelt på perioder. Debitor - aldersfordelt saldo. Debitor forfaldne poster NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 150 af 244

152 Debitor - forfaldsoversigt Debitor aldersfordelt saldo NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 151 af 244

153 18.8 Betalingsbetingelser Når du opretter betalingsbetingelser for de enkelte debitorer, beregner NewStore Food automatisk den rette forfaldsdato. Du kan efterfølgende udskrive debitor forfaldsoversigt og debitor forfaldne poster under Rapporter/Debitor/Debitor. n følger disse trin: 1. Opret kode og formel for betalingsbetingelser i tabellen Betalingsbetingelser 2. Gå til Debitorskabelon og indsæt her den betalingsbetingelse, som skal være din standard, fx Løbende måned + 10 dage. Nye debitorer vil så automatisk få tildelt denne betingelse 3. Indsæt betalingsbetingelser for eksisterende debitorer på de enkelte debitorkort. Opret kode og formel 1. Vælg Opsætning/Økonomiopsætning/- Betalingsbetingelser. 2. Tryk F3 for at oprette en ny kode. 3. Udfyld felterne Kode, Forfaldsdatoformel og Beskrivelse. Se eksempler herunder. Eksempler Kode Formel Beskrivelse KONTANT 0D Netto kontant LM LM Løbende måned LM+10 LM+10D Løbende måned + 10 dage. Indsæt standard-betingelse i Debitorskabelon Indsæt betalingsbetingelser for eksisterende debitorer 1. Vælg Vedligeholdelse/Debitorer/Debitor skabelon. 2. Placer markøren i feltet Betalingsbeting.kode og tryk F6. 3. Marker koden, som skal gælde for nye debitorer, og klik OK. Tryk ENTER for at forlade feltet. Betalingsbetingelser indsættes på de enkelte debitorer sådan: 1. Vælg Vedligeholdelse/Debitorer/Debitorer. 2. Søg den debitor frem, du vil rette. 3. Placer markøren i feltet Betalingsbeting.kode, tryk F6 og vælg koden. TIP! Du kan skrive forbogstavet på koden direkte i feltet, efterfulgt af ENTER. Så sætter du den første kode med det valgte forbogstav ind i feltet. 4. Gå evt. til næste debitor ved at trykke PageDown. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 152 af 244

154 19 Status Vejledning til status med NewStore Food finder du i to selvstændige dokumenter på internettet på adressen Dokumentet Status NewStore Food. Det er en detaljeret vejledning, der er bygget op, så du trinvis får al den nødvendige information og kan gennemføre en status. Dokumentet Statusforløb, der på få sider gennemgår processen i overskrifter. Hvis du er i tvivl om, hvordan du bruger håndterminalen til statusoptælling, kan du finde hjælp i vejledningen til håndterminalen. Denne vejledning finder du også på internettet. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 153 af 244

155 20 Rapporter I NewStore Food-menuen finder du menupunktet Rapporter, som indeholder alle rapporterne i programmet. I butiksmenuen er der kun adgang til et udvalg af rapporter. I det følgende gennemgås alle rapporterne i NewStore Food-menuen. Dog bliver Debitor-rapporterne gennemgået under afsnittet om debitorer. Se fra side 148. Udskriv dagens tal bliver gennemgået fra side Nulstil kriterier Når du har defineret, hvordan du vil have din rapport udskrevet, vil NewStore Food gemme denne definition til næste gang, du vil udskrive den samme rapport. Programmet vil for eksempel gemme definitionen af, hvilke varer du vil udskrive. Nulstil kriterier 1. Klik på knappen Nulstil i nederste venstre hjørne af dialogboksen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 154 af 244

156 20.2 Salgsstatistik Salgsstatistik 1. Vælg menuen Rapporter/Salgsstatistik. 2. I skærmbilledets øverste del skal du afgrænse perioden samt de varer, der skal udskrives. Statistikken kan bl.a. udskrives på kampagner, gemte søgninger og projekter. 3. Vælg periode og andre indstillinger. Sæt flueben i feltet Hovedsalgsnummer for at få vist data pr. salgsnummer. 4. I skærmbilledets midterste del kan du bl.a. bestemme en eventuel sammenligning. 5. Du kan også definere en top- eller bundliste. I feltet Hitliste er det muligt at vælge BA i kr., BA i %, Omsætning i kr. samt omsætning i %. Fortsættes på næste side NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 155 af 244

157 Salgsstatistik fortsat 6. Skærmbilledets nederste del indeholder særlige funktioner: Eksport til fil, periodeforskydning, autoudskrivning og gemt design. Dette bliver gennemgået fra side 168 i vejledningen. 7. Vælg Udskriv eller Vis udskrift. Salgsstatistik, eksempel. Hitliste sorteret efter BA% NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 156 af 244

158 20.3 Bruttoavancestatistik Denne rapport kan summere salgstal pr. dag, uge eller måned. Bruttoavancestatistik 1. Vælg menuen Rapporter/Bruttoavancestatistik. 2. Vælg de data, der skal udskrives, for eksempel område, afdeling, varegruppe, varesøgning eller projekt. 3. Vælg periode, som rapporten skal summere for. Du kan vælge Dag, Uge eller måned. 4. Vælg eventuelle andre indstillinger. 5. Klik på Vis Udskrift eller Udskriv. Bruttoavancestatistik, eksempel NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 157 af 244

159 20.4 Periodesalgsstatistik Rapporten kan summere salgstal pr. dag, uge eller måned. Derudover kan den summere data for bestemte ugedage, for eksempel alle lørdag i en defineret periode. Periodesalgsstatistikken kan udlæses som et Excel-diagram. Se eksempler på næste side. Periodesalgsstatistik 1. Vælg menuen Rapporter/Periodesalgsstatistik. 2. Vælg de data, der skal udskrives, for eksempel område, afdeling, varegruppe, varesøgning eller projekt. 3. Vælg periode, som rapporten skal summere for. Du kan vælge Dag, Uge eller måned. 4. Vælg eventuelle andre indstillinger. 5. Klik på Vis Udskrift eller Udskriv. Udlæs som Excel-diagram Du kan vælge at få vist dataene i rapporten som et diagram i Excel. Så skal du udfylde den del af dialogboksen, du kan se herunder. Det er muligt at vælge mellem mange forskellige diagramtyper i Excel. 1. Udfyld felterne, og klik på knappen Udskriv. 2. Bekræft, at du vil udskrive. Nu åbner Excel med diagrammet. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 158 af 244

160 Periodesalgsstatistik, eksempel Nederst på rapporten ses antal kunder i alt samt det gennemsnitlige salg pr. kunde for den valgte periode: Periodesalgsstatistik udlæst som Excel-diagram ( 3D søjle, Periode: Uge) NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 159 af 244

161 20.5 Omsætningshastighedsstatistik Denne rapport viser information om, bestillingsantal, antal dage på lager, omsætning pr. uge i kroner og stk. Rapporten er særlig relevant for butikker med lagerstyring. Det er bl.a. muligt at afgrænse rapporten til varer fra bestemte leverandører. I eksemplet herunder ses kun en del af felterne i rapporten Omsætningshastighedsstatistik 1. Vælg menuen Rapporter/ Oms.hastighedsstatistik. 2. Vælg periode og andre indstillinger. 3. Klik på Vis Udskrift eller Udskriv. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 160 af 244

162 20.6 Finansrapport Finansrapporten bliver typisk udskrevet automatisk om natten og/eller med dagens tal. Hvis butikken har brug for at udskrive rapporten for en bestemt dato, kan det gøres gennem rapportmenuen: Finansrapport 1. Vælg menuen Rapporter/ Finansrapport. 2. Vælg periode og andre indstillinger. Du kan bl.a. vælge at udskrive en total finansrapport eller rapporter for hver kasse eller ekspedient. 3. Klik på Vis Udskrift eller Udskriv. Finansrapport, et udsnit NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 161 af 244

163 20.7 Leverandørstatistik Denne statistik viser køb fra leverandør. Hvis butikken har registreret en leverandørrabat, vil det fremgå af rapporten. Leverandørstatistik 1. Vælg menuen Rapporter/ Leverandørstatistik. 2. Vælg fanebladet Leverandør. 3. Placer markøren i kolonnen Filter i den øverste linje. 4. Skriv leverandørnummeret, eller tryk F6 og vælg leverandøren i listen. I eksemplet herunder bliver statistikken udskrevet for alle leverandører fra nummer 003 til og med nummer Udfyld filteret for feltet Datofilter. 6. Skift til fanebladet Vare. Definer, hvilke varer du vil udskrive statistik for. Hvis du lader felterne være tomme, bliver alle varer fra de(n) valgte leverandører udskrevet. 7. Klik på Vis Udskrift eller Udskriv. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 162 af 244

164 Leverandørstatistik, eksempel 20.8 Svindrapport Svindrapporten viser varer, hvor der er registreret nedregulering via varekladden. Det kan være Brækage, Svind, Eget forbrug, Datovare, Lagerregulering. Svindrapport 1. Vælg menuen Rapporter/ Svindrapport. Svindrapport, eksempel 2. Vælg den periode, du vil udskrive for. 3. Vælg varerne, fx en bestemt varesøgning eller varegruppe. I eksemplet herover skal rapporten udskrives for område Klik på Vis Udskrift eller Udskriv. Rapporten indeholder flere felter den, de, der er vist i eksemplet her. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 163 af 244

165 20.9 Internt salg Ved bogføring af en intern ordre kan man tildele en årsagskode for det interne salg. Koden vælges i feltet, som ses herunder. Denne årsagskode ses i rapporten Internt Salg. Internt salg 1. Vælg menuen Rapporter/ Internt salg. 2. Vælg den periode, du vil udskrive for. 3. Vælg varerne, fx en bestemte områder eller varegrupper. I eksemplet herunder skal rapporten udskrives for varegruppe 0114 og Klik på Vis Udskrift eller Udskriv. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 164 af 244

166 20.10 Timesalgsstatistik Timesalgsstatistikken giver oplysninger om, hvordan salget er fordelt på dagen. Du kan udskrive rapporten for alle eller valgte kasser og ekspedienter, og du kan vælge bestemte ugedage. Se eksempel herunder. Timesalgsstatistik 1. Vælg Rapporter/Timesalgsstatistk. 2. Udfyld felterne for periode. 3. Udfyld de øvrige felter, du har brug for. Hvis du trykker F6 i felterne, ser du valgmulighederne. Du kan for eksempel vælge at udskrive rapporten for alle lørdage i en periode. 4. Vælg knappen Udskriv eller Vis udskrift. Timesalgsstatistik, eksempel NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 165 af 244

167 20.11 Lagerværdi pr. dato Lagerværdirapporten pr. dato viser udelukkende varer med lagerstyring. Det er muligt at udskrive rapporten pr. en bestemt dato. Lagerværdi pr. dato 1. Vælg Rapporter/Lagerværdi pr. dato. 2. Udfyld feltet dato, hvis du ikke vil udskrive pr. dags dato. 3. Udfyld de øvrige felter, du har brug for. Lagerværdirapporten kan summeres pr. område, afdeling, varegruppe, kategori, sortiment og salgsnummer. Du kan også tage udgangspunkt i en gemt søgning eller et projekt. 4. Vælg knappen Udskriv eller Vis udskrift. Lagerværdi pr. dato, eksempel Første felter til venstre på rapporten Sidste felter til højre på rapporten NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 166 af 244

168 20.12 Estimeret lagerværdi Den estimerede lagerværdirapport viser lagerværdi for alle varer. Den viser antal og værdi, der er registreret på såvel varer som på varegruppe. Rapporten tager alle varer og varegrupper med, uanset om de er på lagerstyring eller ikke. Estimeret lagerværdi 1. Vælg Rapporter/Estimeret lageropgørelse. 2. Udfyld feltet dato, hvis du ikke vil udskrive pr. dags dato. 3. Udfyld de øvrige felter, du har brug for. Du kan vælge at udskrive for bestemte afdelinger, varegrupper, kategorier, sortimenter eller salgsnumre. Du kan også vælge et projekt eller en gemt søgning. 4. Vælg knappen Udskriv eller Vis udskrift. Estimeret lagerværdi, eksempel Felterne til venstre på rapporten. Felterne til højre på rapporten NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 167 af 244

169 20.13 Periodeforskydning Ved nogle rapporter er der mulighed for at sammenligne tallene med en tidligere periodes tal. I disse sammenligningsrapporter kan du udfylde et felt med navnet Periodeforskydning. Feltet bruges, hvis du vil forskyde den sammenligningsperiode, som programmet foreslår. Periodeforskydning 1. Vælg menuen Rapporter. 2. Vælg Salgsstatistik eller Periodesalgsstatistik. 3. Indsæt datoperioden for rapporten øverst i dialogboksen. 4. Vælg de varer, rapporten skal udskrives for (fx områder, en gemt søgning, en varegruppe eller et projekt). 5. Marker radioknappen Periode i området Sammenligning. Nu bliver samme periode forrige år automatisk indsat. 6. Udfyld feltet Periodeforskydning sådan: Sæt minus eller plustegn afhængig af, om du vil forskyde perioden bagud (minus) eller fremad (plus). Skriv en talværdi efterfulgt af forkortelsen for Dag D, Uge U, Måned M, Kvartal K eller År Å. Eksempler: +2D: Forskyder sammenligningsperioden 2 dage frem. - 1U: Forskyder sammenligningsperioden 1 uge tilbage, som i eksemplet her. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 168 af 244

170 20.14 Eksporter rapport til en fil eller til en -adresse Det er muligt at sende indholdet af en rapport til et andet program, fx Excel, hvor dataene kan behandles videre. Det er også muligt at sende indholdet til en -adresse. Rapporten bliver sendt som en vedhæftet fil, der kan åbnes i Excel. Først skal rapporten eksporteres til en fil og tildeles et filnavn, herefter skal du vælge, om rapporten skal sendes med eller ses i Excel. Eksport til fil 1. Vælg menuen Rapporter. 2. Vælg den rapport, du vil eksportere til en fil. 3. Vælg periode og andre indstillinger. 4. Placer markøren i feltet Eksport til fil og tryk F6. 5. Nu bliver dialogboksen Udlæs til CSV-fil åbnet. Find feltet Gem i øverst i dialogboksen, klik på listepilen og vælg den mappe, du vil gemme i, fx Skrivebord. 6. Skriv et navn på filen i feltet Filnavn. 7. Klik på knappen Gem. Bemærk: Hvis du navngiver din fil med samme navn hver gang du gemmer en rapport, skal du markere feltet Overskriv tidligere fil, inden du kikker på knappen Udskriv. Se fil i Excel Når du har eksporteret rapporten til en fil, som forklaret ovenfor, kan du efterfølgende se den i Excel: 1. Klik på Udskriv. Bekræft, at du vil udskrive filen. 2. Find nu filen i den mappe, du gemte den i, fx Skrivebord. Send med 3. Åbn filen for at se rapporten i Excel. Når du har eksporteret rapporten til en fil, som forklaret ovenfor, kan du efterfølgende sende den i en 1. Skriv -adressen på modtageren i feltet Klik på Udskriv. Bekræft, at du vil udskrive filen. Nu bliver filen sendt vedhæftet en . Filen kan åbnes i Excel. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 169 af 244

171 20.15 Gem rapportdesign Du får sikkert brug for at genudskrive en rapport med nogle bestemte definitioner. Måske vil du ofte udskrive en svindrapport ud fra den samme gemte søgning, eller du vil udskrive en sammenligningsrapport over bestemte afdelinger eller varegrupper. Hvis du gemmer rapportdesignet, kan du nemt udskrive den samme rapport igen, blot med en anden datoperiode. Gem Design 1. Vælg menuen Rapporter. 2. Vælg den rapporttype, du vil gemme et design for. 3. Vælg periode og andre indstillinger. 4. Klik på Gem design. Angiv kode og beskrivelse. Klik på OK. i eksemplet her gemmes en svindrapport med en bestemt definition. Udskriv rapport med gemt design 1. Vælg menuen Rapporter. 2. Vælg den rapporttype, du vil genudskrive. 3. Placer markøren i feltet Rapportdesign, og tryk F6 for at åbne oversigten over gemte designs inden for rapporttypen. 4. Marker designet, og vælg OK. Nu hentes de definitioner, du har gemt. 5. Vælg menuknappen Udskriv eller Vis udskrift. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 170 af 244

172 20.16 Definer autoudskrivning Udover manuel udskrivning af de enkelte rapporter i NewStore Food, er der på flere rapporter desuden mulighed for at udskrive automatisk med Dagens tal og/eller med Natkørsel. Definer autoudskrivning 1. Vælg menuen Rapporter. 2. Vælg den rapporttype, du vil have udskrevet automatisk. 3. Vælg periode og andre indstillinger. 4. Marker, hvornår du ønsker rapporten udskrevet automatisk. Du kan vælge at markere både Dagens tal og Natkørsel. Hvis natkørslen så skulle svigte, kan du udskrive rapporten med Dagens tal. 5. Marker, hvor ofte du ønsker rapporten udskrevet automatisk. Du kan vælge hver dag, hver uge eller hver måned. 6. Bemærk, at du skal vælge disse indstillinger, inden du gemmer designet. 7. Klik på Gem design. Angiv kode og beskrivelse. Klik på OK. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 171 af 244

173 20.17 Dagens tal Når du vælger at udskrive Dagens tal, får du udskrevet alle de rapporter, der er gemt med et design med autoudskrivning med dagens tal. Dette er beskrevet i punkterne herover. Dagens tal 1. Vælg menuen Rapporter/Dagens tal. 2. Vælg den dato, du vil udskrive for. Hvis det er dags dato, kan du skrive d i feltet Rapportdato. 3. Hvis datoen er er den sidste ugedag i ugen, bliver startog slutdatoerne for denne uge samt samme uge sidste år sat ind i felterne under Ugetal som i eksemplet her: 4. Hvis datoen er den sidste dag i måneden, bliver start- og slutdatoer for måneden dette år og sidste år sat ind i felterne under Månedstal. 5. Vælg OK. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 172 af 244

174 20.18 Kampagne Denne rapport bruges især til kontrol efter, at en kampagne er oprettet. Du kan se kampagnens varer med priser, og du kan bl.a. vælge kun at se varer eller kampagner med fejl. Udskriv kampagne 1. Vælg menuen Rapporter/Kampagne/Kampagne. 2. Nu kan du enten vælge en bestemt kampagne under fanebladet Kampagne, eller du kan udvælge kampagnevarer fra flere kampagner under fanebladet Indstillinger. Begge muligheder bliver gennemgået her. 3. Hvis du vil vælge en bestemt kampagne, gør du sådan: Placer markøren i feltet Filter, og tryk F6 for at åbne en oversigt. Marker den relevante kampagne, og tryk OK. 4. Hvis du vil udvælge kampagnevarer ud fra andre kriterier, gør du sådan: Skift til fanebladet Indstillinger. 5. Udfyld felterne efter behov. I feltet Start-/stopdato, linje kan du skrive en dato. Så vil rapporten vise alle varer med kampagnestart- eller -slutdato på denne dato. 6. Vælg Udskriv eller Vis udskrift. Se eksempel på næste side. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 173 af 244

175 Udskrevet kampagne med alle varer: Kampagnestatistik Rapporten kan med fordel bruges, når kampagneperioden er overstået for at vise, om kampagnen har været en succes. Leverandøren fremgår af rapporten. Udskriv kampagnestatistik 1. Vælg Rapporter/Kampagne/Kampagnestatistik. 2. Markøren er placeret i feltet Filter. Tryk F6, marker det relevante kampagnenummer, og tryk på OK. 3. Skift til fanebladet Indstillinger. Vælg sortering: 4. Vælg Udskriv eller Vis udskrift. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 174 af 244

176 20.20 Historiske kampagner Hvis du vil genbruge en tidligere kampagne, kan du bruge menupunktet Historiske kampagner. Herfra kan du gendanne en tidligere kampagne. Historiske kampagner 1. Vælg menuen Rapporter/Kampagne/Historiske kampagner. Nu bliver et kampagnekort åbnet. 2. Tryk F5 for at gå til oversigten over historiske kampagner, marker den relevante kampagne, og vælg OK. Nu hentes kampagnen ind på kampagnekortet, og du kan se de enkelte varer i kampagnen. Du kan ikke ændre i varelinjerne. 3. Gendan kampagnen sådan: Vælg menuknappen Kampagne/Dan kampagne, eller tryk F Du får nu denne meddelelse: 5. Vælg Ja eller Nej. 6. Find den dannede kampagne under Vedligeholdelse/Kampagne. Her skal du tilføje start- og slutdatoer samt frigive kampagnen. Bemærk: Du kan med fordel bruge feltfilter, når du skal finde den relevante kampagne, for eksempel ud fra en bestemt dato. Læs om feltfilter på side 44. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 175 af 244

177 20.21 Butiksomsætningsstatistik I Butiksmenuen samt under Rapporter/Kæde finder du rapporten Butiksomsætningsstatistik. I rapportens venstre del ses omsætningen delt op på flere butikker, hvilket er relevant for flerbutiksløsning. Rapportens højre del ser ud som vist i eksemplet herunder. De to rækker med data viser det samme, hvis der kun er en enkelt butik, nemlig det totale antal kunder i perioden samt det gennemsnitlige salg pr. kunde: Salgsstatistik - Kæde Under menupunktet Kæde i Rapportmenuen finder du rapporten Salgsstatistik Kæde. Den er kun relevant for NewStore Food flerbutiksløsning. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 176 af 244

178 21 Opgørelser I dette afsnit forklares først om de generelle funktioner i forbindelse med at se godkendte opgørelser og bogførte data. Herefter bliver specielle funktioner i forbindelse med opgørelse af dagens salg samt transaktioner gennemgået Generelt om punkterne i menuen Opgørelser Under NewStore Food-menuens punkt Opgørelser finder du godkendte opgørelser af dagens salg samt bogførte data. De bogførte data, du kan finde igen, fremgår af menuen: NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 177 af 244

179 Når du vælger et menupunkt med bogførte data, ser du enten en oversigt eller et kort: Eksempel på bogførte data i oversigtsform: Eksempel på bogførte data vist som kort: Skift mellem kort og oversigt 1. Tryk F5 for at skifte til oversigt. 2. Tryk SHIFT + F5 for at skifte til et kort. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 178 af 244

180 Naviger (se detaljer) Ved de bogførte poster, som har medført posteringer på finanskonti, kan du få yderligere detaljerede oplysninger. Det gælder for eksempel for kasseopgørelse, intern ordre eller varekøb. 1. Vælg menuen Opgørelser. 2. Vælg i menuen den type bogførte opgørelse, du vil detaljer for. 3. Hvis du ser oversigten, skal du markere den opgørelse, du ønsker at se, og herefter skifte til at vise opgørelsen på et kort ved at trykke SHIFT + F5. 4. Vælg knappen Naviger. Rækkerne i billedets nederste del viser, hvor mange posteringer af forskellig type, opgørelsen har medført. I eksemplet her, en kasseopgørelse, er der for eksempel 7523 finansposteringer. 5. Hvis du vil se de enkelte posteringer: Marker linjen, og tryk på knappen Vis. Eksemplet herunder viser detaljer for nogle af finansposterne i en opgørelse af dagens salg. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 179 af 244

181 21.2 Opgørelser af dagens salg Det salg, der registreres i kasserne, bliver automatisk indlæst i NewStore Food ca. hvert femte minut, så butikken kan følge omsætningen. Hver nat kører derudover et automatisk job, som overfører kasseopgørelserne fra de enkelte kasser til NewStore Food. Denne "natkørsel" danner grundlag for, at finansrapporten kan udskrives. Under menupunktet Opgørelser/Bogførte Opgørelser finder du disse opgørelser. Hvis der mangler kasseopgørelser på en eller flere af de kasser, vil bogføringen alligevel gennemføres for alle kasser. Ved kasser uden opgørelse bliver salget fra kassen bogført, som om kassen stemmer. Du kan se de bogførte opgørelser sådan: Se bogførte opgørelser 1. Vælg Opgørelser/Bogførte opgørelser i menuen. 2. Tryk F5 for at vælge den opgørelse, du vil se, evt. ud fra datoen. Tryk ENTER. 3. Du kan nu markere en linje og se de transaktioner, der ligger bag: Vælg menuknappen Opgørelse/ Transaktioner eller tryk CTRL + F5. 4. Udskriv evt. opgørelsen ved at vælge den relevante menuknap. Se herunder for et eksempel på en bogført opgørelse. Bogført opgørelse, fanebladet Generelt: Felterne i den øverste del af fanebladet Generelt (se billedet herover) oplyser bl.a. om dato og tid. I feltet Godkendt står i dette tilfælde: NAS. Det betyder, at denne opgørelsen er udført som et automatisk job af "NAS-en" (Navision Application Serveren) på det angivne tidspunkt (klokken 00:00:17). NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 180 af 244

182 Rækkerne under hovedet (se billedet herunder) viser detaljer om opgørelsen: Kassenr.: Hvis det fremgår af opsætningen i NewStore Foods butiksmenu (se side 186), at opgørelsen skal foretages pr. kasse, vil kassens nummer stå her. Ekspedientnr.: Hvis det fremgår af opsætningen i NewStore Foods butiksmenu, at opgørelsen skal foretages pr. ekspedient, vil ekspedientens nummer stå her. Betalingstypenavn: Kun de betalingstyper, der er oprettet i NewStore Food under Opsætning/Service/Betalingstyper, kan figurere her. Felterne på fanebladet Detaljer viser summeringer af beløb og antal: NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 181 af 244

183 21.3 Transaktioner Under menupunktet Opgørelser/Transaktioner kan du søge bonner frem og se detaljer om de bogførte poster. Find bon Find bon fortsat 1. Vælg Opgørelser/Transaktioner. 2. Vælg menuknappen Transaktion/Salgsposter. Nu bliver oversigten over transaktioner vist. Se et eksempel på en transaktionsoversigt på næste side. 1. Søg den relevante bon frem. Hvis du kender bonnummeret, kan du skrive det direkte i kolonnen Bonnr. Bemærk: Du kan med fordel bruge feltfilter til at finde de relevante transaktioner. 2. Marker et felt i den kolonne, du vil sætte filter på (fx kundenummer, dato, ekspedientnr. eller beløb). 3. Tryk F7. 4. Skriv dine søgekriterier, og tryk ENTER. 5. Husk at ophæve filteret, når du skal se alle poster igen: Tryk CTRL + SHIFT + F7. 6. Du kan læse om feltfilter fra side 44. Se salgs- eller betalingsposter Bonlinjer i NewPos 1. Marker den bon, du vil se transaktionerne for. Tryk CTRL + F5, eller vælg menuknappen Transaktion. Vælg her Salgsposter eller Betalingsposter. 2. Du kan springe direkte fra salgspost-oversigten til et varekort: Marker linjen med varen og tryk SHIFT + F5. Se eksempler på salgs- og betalingsposter på næste side. Fra salgsposterne er det muligt at se yderligere detaljer: 1. Vælg NewPOS/Indlæste bonlinjer. 2. Nu ser du alle linjer på bonen samt yderligere oplysninger om transaktionen, herunder bl.a. antal, rabat. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 182 af 244

184 Transaktionsoversigten. Oversigten indeholder flere felter end de, der er synlige her. Salgsposter. Viser detaljer om de enkelte varelinjer på bonen. Der er flere felter end de, der er synlige her: Betalingsposter. Viser betalingsmidler og beløb pr. betalingsmiddel Bogført salgsfaktura Under Bogførte salgsfakturaer kan du finde og genudskrive fakturaer til debitorer. Først skal du se oversigten over alle salgsfakturaer, og herudfra kan du vælge at se salgsfakturaer for en udvalgt debitor: Se oversigt over salgsfakturaer 1. Vælg Opgørelser/Bogførte salgsfakturaer. 2. Tast F5 for oversigt. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 183 af 244

185 Se kun fakturaer for udvalgt debitor 5. Søg det kundenavn, du ønsker, og marker feltet Kundenavn. 6. Tast F7 for at sætte et feltfilter. Tast ENTER for at bekræfte kundenavnet. 7. Nu ser du alle bogførte fakturaer for den udvalgte kunde. Udskriv faktura Fjern filter: Vis alle 8. Marker den faktura, du vil genudskrive eller se på skærmen. 9. Vælg menuknappen Udskriv, og vælg enten Udskriv eller Vis udskrift. Når du har brugt F7 til at sætte et filter på en oversigt, skal du fjern filtret igen, når du er færdig: 1. Tast CTRL + SHIFT + F7. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 184 af 244

186 23 Opsætning Butik Under Opsætning/Butik åbner du dette skærmbillede: 23.1 Fanebladet Generelt De grundlæggende oplysninger som Butiksnummer, Navn, Adresse og EAN licensnummer oprettes i forbindelse med opstart af eller konvertering til NewStore Food. Butikken kan selv tilføje supplerende oplysninger om for eksempel -adresser og kontaktpersoner. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 185 af 244

187 23.2 Fanebladet Opgørelse Her bliver det bestemt, på hvilke konti opgørelsens beløb skal registreres. Det er vigtigt for butikkens regnskab, at opsætningen her er korrekt. EG Retail foretager opsætningen. Opgørelsesmetode: Man kan vælge at opgøre pr. butik, kasse eller ekspedient. På billedet herunder er der valgt, at betalingsmidlerne skal opgøres pr. kasse. Kasserapporten afspejler valget Fanebladet Nummerering Mange poster i NewStore Food kan automatisk få tildelt et nummer, når brugeren opretter en ny post. Det gælder for eksempel rabatgrupper og kampagner. Under fanebladet Nummerering kan du se, hvilket nummer den første post vil få. De følgende poster, du opretter, vil automatisk blive tildelt det næste fortløbende nummer. For nogle posteringstyper er det obligatorisk at bruge nummerserier. Kontakt EG Retail, hvis du får brug for at oprette en ny nummerserie til et af de eksisterende felter. På billedet herunder er listen med kampagners nummerserie åbnet: NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 186 af 244

188 23.4 Fanebladet Kasse Mange af mulighederne under dette faneblad har du tidligere skullet finde i programmet NewPOS Config. Under Kasse kan du indsætte de standardværdier, der skal gælde for alle kasser. Ved en del felter er der dog vist en gul advarselstrekant, nemlig ved de felter, der kan have forskellig værdi i forskellige kasser (kassespecifikke værdier). De kassespecifikke værdier kan tilpasses for enkelte kasser under menupunktet Opsætning/Kasse. Hvis du under fanebladet Kasse ændrer i et felt, der kan have kassespecifikke værdier, vil det ikke slå igennem på kasser, der har en anden værdi i feltet. På næste side følger en gennemgang af felterne: NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 187 af 244

189 Kampagne Gruppering af ens betalingsmidler Bon ved annullering Maks. optælling Maks. difference Forklaring Bestem her, om de slettede og/eller udløbne kampagner skal kunne findes under Rapporter/Kampagne/Historiske kampagner. Hvis kunden betaler med flere af samme type betalingsmidler, eksempelvis to checks, kan disse grupperes/summeres sammen til én linje ved at markere dette felt Marker feltet, hvis du vil have udskrevet en bon, når et salg bliver annulleret. Feltet bruges ikke og vil blive fjernet. Angiv her den maksimale kassedifference ved kasseopgørelse. Dette felt hænger sammen med feltet Vis difference ved kasseopgørelse på ekspedientkortet. Se side 198. Begge skal være udfyldt, for at man kan få vist differencen på kasseopgørelsen for den enkelte ekspedient. Bonsortering Afmeld ekspedient efter antal minutter Luk kasse til Standby minutter Stregkode på parkeret bon Antal linjer efter bundtekst Bekræft pris ved retur Varenr. for ukendt vare Varenr., salgspostdifference Hvis du på bonen ønsker at få vist varerne i den rækkefølge, de er skannet, kan du her vælge at slå bonsortering fra. Ellers vil bonen blive sorteret, så et rabatbeløb vises umiddelbart efter de varer, der udløser rabatten. Hvis en ekspedient ikke husker at afmelde sig på kassen, kan systemet automatisk afmelde ekspedienten, når tastaturet ikke er blevet brugt i et bestemt antal minutter. Angiv her det antal minutter, der skal gå, før kassen skifter til Standby. Marker her, om stregkoden skal vises på parkerede bonner. Her kan du skrive et antal linjer, som skal stå tomme på bonen efter den faste bundtekst. Marker dette felt, hvis ekspedienten skal kunne angive en anden pris på en returvare end den, der er gældende i kassen. Skriv her et varenummer, som vil blive benyttet, hvis varens nummer er ukendt i NewStore Food. Varenummeret for ukendte varer skal være oprettet som uden pris og med et relevant sortiment tilknyttet, for eksempel under diverse i Afdeling 07. Skriv også her et varenummer, som vil blive benyttet, hvis kasseekspedienten skal registrere en difference på en salgspost. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 188 af 244

190 Checkendosering Forklaring Marker dette felt, hvis du vil aktivere checkendossering. Med denne funktion kan butikken nemt få printet butiksnavn og kontonummer på bagsiden af checks straks ved modtagelsen i stedet for at skulle stemple eller skrive disse oplysninger. en forudsætter, at der er tilsluttet en notaprinter til kassen. Når checken modtages som betalingsmiddel, vil ekspedienten få en meddelelse om, at checken nu kan lægges i printeren. Checkendoseringsfirmanavn Checkendoseringskontonr. Indtast Id ved udbetaling Hvis du vil bruge checkendosering, skal butikkens navn skrives i dette felt. Hvis du vil bruge checkendosering, skal butikkens kontonummer skrives i dette felt Marker dette felt, hvis ekspedienten skal indtaste en kode for at kunne udbetale fra kassen. Tillad kun debetbetaling hvis kundekort er scannet og ikke "Kun kontant". Vis advarsel ved for mange byttepenge i kassen. Denne funktion bruges for at undgå, at man ved en fejl kommer til at trykke på fx Kontant på kassen. Hvis et kundekort er scannet, og den aktuelle kunde ikke står til "Kun kontant", og der vælges et andet betalingsmiddel end Debet, vil der blive vist en dialogboks: "Debitorkort er scannet og betalingsmiddel ændres til Debet". Dialogboksen lukkes ved at trykke på OK. Denne opsætning bruges, hvis man ønsker en advarsel ved for mange byttepenge i kassen. Bemærk at det kan sættes op for hver enkelt kasse eller Alle kasser. På butikskortet opsættes alle kasser. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 189 af 244

191 Sælg byttepenge Forklaring Ved at markere feltet kan man tillade at "sælge byttepenge" (hæve over beløb) ved betalingskort. Man kan taste det beløb, man ønsker at udbetale som byttepenge. Hvis der sættes flueben i Sælge byttepenge, vil der på kassen komme en dialogboks frem med de relevante beløb: Eksempel: 1. Subtotal: 31,25 2. Tastet beløb: DANKORT 3. Ved tryk på knappen DANKORT vil der bliver hævet fx 250 kr. i alt 4. Ved tryk på knappen ENTER vil beløbet 281,25 blive hævet, altså 250 kr. i byttepenge. Advarsel ved delbetaling med kort Skriv linkvarer Pausetekst interval Byttepenge (sek.) Maks. antal gange Byttepengegrænse Fast rabatprocent Linjerabatprocent Hvis man ved en fejl har tastet et for lavt beløb ved dankortbetaling, får man nu en advarsel. Marker her, hvis du ønsker, at pant skal vises i kundedisplayet. Skriv det antal sekunder, der skal gå, inden en pausetekst vises igen i kundedisplayet Skriv det antal sekunder, beløbet for byttepengene skal vises i displayet. Udfyld dette felt med et tal, hvis du vil sætte et maksimalt antal varer, der må sælges pr. bonlinje. Udfyld dette felt, hvis du vil sætte et maksimalt beløb, der må udbetales i byttepenge. Her angives en standardprocentsats for, hvor meget du vil give i subtotalrabat. Her angives en standardprocentsats for, hvor meget du vil give i linjerabat. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 190 af 244

192 Tvungen subtotal Tillad scanning i betaling Rabatberegning på retur Bip ved kasseopdatering Udskriv sammentælling Flydende kasseopgørelse Fast primobeholdning Forklaring Hvis du markerer dette felt, skal du inden du kan afslutte din ekspedition trykke på knappen SUBTOTAL på kassen. Herefter afslutter du ekspeditionen på normal vis. Hvis du trykker direkte på KONTANT, vil denne information komme frem på skærmen: SUBTOTAL skal benyttes, før betalingen kan vælges. Hvis du ønsker, at det skal være muligt at skanne varer i betalingsbilledet, skal du markere dette felt. Marker her, hvis du ønsker få modregnet den aktuelle rabat i NewStore Food i forbindelse med en returekspedition. Marker dette felt, hvis kassen skal give lyd ved modtagelse af et nyt totalsortiment. Her kan det angives, om man ønsker at få udskrevet en sammentællingsnota (sum til banken) i forbindelse med kasseopgørelsen. Sum til banken udskrives på er en lille "slip", der kan afrives efter kasseopgørelsen. Marker dette felt, hvis du ønsker at bruge flydende kasserer. Kassen/kassereren kan arbejde med en fast primobeholdning. Kasseopgørelsen vil så tage højde for et beløb, der er angivet i feltet. Hvis funktionen er slået til, bliver primobeholdningen talt med ved kasseoptællingen ved dagens afslutning. Bemærk: Hvis butikken har et Cash Management-system og benytter funktionerne "Udbetal startbeholdning" og "Indbetalt kassebeholdning", skal opsætningen af primobeholdningen sættes = 0. Max beløb pr. bonlinje Vægtgrænse (max) Vægtgrænse (min) Alarm ved åben skuffe Alarm ved åben skuffe timeout Her er der mulighed for at sætte et maksimalt beløb pr. bonlinje. Angiv her den maksimale vægt, du skal kunne indtaste på kassen af en vare. Angiv her den minimale vægt, du skal kunne indtaste på kassen af en vare. Marker dette felt, hvis du ønsker, at kassen giver en lyd, hvis skuffen har været åben i længere tid, end du ønsker. Skriv det antal sekunder, der skal gå, før der gives en lyd, fordi kassen har åben skuffe. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 191 af 244

193 Vent på dankort fjernes Gebyr PLU og Gebyr PLU samlefaktura Forklaring Hvis du markerer her, udskrives bon først efter at betalingskortet er fjernet fra terminalen (gælder kun ved chipkort). I Butikken er felterne udfyldt med de korrekte PLU-numre. Disse numre skal være oprettet i butikken for at kunne benytte gebyr ved elektronisk fakturering. Hvis numrene ikke allerede er oprettet, oprettes disse 2 nye varenumre (huskenumre), hvor gebyrets størrelse indtastes: EDI GEBYR BON-LINJE FAKT EDI GEBYR SAMLEFAKTURA Sortiment: Det er vigtigt, at det er præcis de to ovenstående varenumre, der oprettes, da numrene er oprettet i butikkernes opsætning og ikke kan ændres. Butikken bestemmer selv prisen på varen (gebyrets størrelse). Hvis feltet Gebyr er markeret på debitorkortet, bliver gebyret nu automatisk tilskrevet på bonen ved salg på kassen. Kassetype Cashman. system Vælg Normal, kun kort eller Cash Management. Denne opsætning findes også på kassekortet, hvor egenskaber for de enkelte kasser defineres. Hvis man har valgt Cash Management i feltet Kassetype, skal man vælge det konkrete system i feltet, fx icash eller SafePay. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 192 af 244

194 23.5 Fanebladet Oprydning Her definerer du, hvor længe de enkelte posteringer skal gemmes i NewStore Food. D betyder Dag U betyder uge M betyder måned Å betyder dag Feltet Send til kasser skal indeholde det automatiske job, der sørger for at overføre data til kasser i forbindelse med salg. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 193 af 244

195 23.6 Fanebladet Bonkopier Her bestemmer du antallet af kopier, du vil have udskrevet af forskellige typer af boner. Flere af værdierne er kassespecifikke. Hvis du ændrer en værdi i et af disse felter, vil du få vist en gul trekant med teksten: "Hvis du ændrer en værdi i dette felt vil det ikke slå igennem på de kasser, der har en anden værdi end her". De kassespecifikke værdier sættes op under menupunktet Opsætning/Kasse. Se side Fanebladet Flerbutik Felterne under dette faneblad er kun relevante for flerbutiksløsninger. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 194 af 244

196 24 Opsætning Kasse De enkelte kasser tilpasses under menupunktet Opsætning/Kasse. Du skal starte med at vælge den kasse, du vil tilpasse: Vælg en bestemt kasse 1. Vælg menuen Opsætning/Kasse. 2. Tryk F5 for at gå til oversigten over alle kasser. 3. Marker den relevante kasse, og vælg OK. I vinduets titellinje kan du se nummer og beskrivelse på den kasse, du har valgt Fanebladet Generelt Her er stamoplysningerne for de enkelte kasser i butikken oprettet. Det er EG Retail, der opretter nye kasser og udfylder fanebladet Generelt. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 195 af 244

197 24.2 Fanebladet Kasse Nogle af felterne under fanebladet Kasse findes også under Butiksopsætningen, hvor du kan angive de værdier, der skal gælde for alle kasser. Under Opsætning/Kasse/Kasse kan du angive de værdier, der skal gælde for den enkelte kasse. I titellinjen kan du se nummer og navn på den kasse, der bliver vist på kortet. Vælg en anden kasse ved at trykke F5, markere den relevante kasse, og vælge OK. Felterne Afmeld efter hver transaktion og Vent på lukket skuffe findes kun på kassekortet: Afmeld efter hver transaktion Vent på lukket skuffe Forklaring Marker her, hvis ekspedienten skal logges af efter hver bon. Vælger du at markere dette felt, vil du ikke kunne begynde en ny ekspedition, før du har lukket skuffen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 196 af 244

198 24.3 Fanebladet Bon Nogle af felterne under dette faneblad findes også under Butiksopsætningen, hvor du kan angive det antal boner, der skal gælde for alle kasser. Under Opsætning/Kasse/Bon kan du angive de værdier, der skal gælde for den enkelte kasse. I titellinjen kan du se nummer og navn på den kasse, der bliver vist på kortet. Tre af de øverste felter findes kun på kassekortet: Automatisk bonudskrift Undlad toptekst på bon Undlad bundtekst på bon Forklaring Marker dette felt, hvis du vil have en bon udskrevet for hver transaktion på kassen. Hvis du slår funktionen fra, vil du stadig få udskrevet garantibeviser og dankortkvitteringer. Du kan slå den automatiske bonudskrift til eller fra på den fysiske kasse uafhængigt af den opsætning, du har valgt i NewStore Food. Hvis du har notaprintere installeret på dine kasser, så kan du vælge, om du på bonprintet vil have printet bonlogoet i toppen. Hvis du har notaprintere installeret på dine kasser, så kan du vælge, om du på bonprintet vil have printet bonlogoet i bunden NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 197 af 244

199 25 Opsætning Ekspedient Under menupunktet Opsætning/Ekspedient vedligeholder og opretter du ekspedienters stamdata og rettigheder. Derudover kan du se de transaktioner, de enkelte ekspedienter har gennemført på kassen. Dialogboksen indeholder tre faneblade: Fanebladet Generel indeholder stamdata samt adgangskode og status. Fanebladet Personlig indeholder adresseoplysninger. Fanebladet Kasse indeholder oplysninger om rettigheder. Opret ekspedient 1. Vælg Opsætning/Ekspedient. 2. Tryk F3 for at oprette ny ekspedient. 3. Udfyld felterne på fanebladet Generel. 4. Udfyld de ønskede felter på fanebladet Personlig. 5. Nu skal du vælge rettigheder for ekspedienten: Skift til fanebladet Kasse. 6. Navn på Bon bliver automatisk udfyldt med ekspedientens fornavn. Ret dette, hvis du ønsker det. 7. Felterne, der vedrører rabatprocent, beløb retur og antal retur pr. vare udfyldes efter ønske. 8. Marker feltet Vis difference ved kas.., hvis du vil kunne se differencen på ekspedientniveau. Dette felt hænger sammen med feltet Maks. difference på butikskortet. Se side 188. Begge skal være udfyldt, for at man kan få vist differencen på kasseopgørelsen for den enkelte ekspedient. Fortsættes på næste side NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 198 af 244

200 Opret ekspedient, fortsat Slet ekspedient fra kassen 9. Udfyld feltet Finanskonto til kassebeholdning. Standard er konto Du kan tjekke, at det er den rigtige konto, ved at trykke F6. Så åbner du kontoplanen med finanskontonumre og kan finde kontoen Kassebeholdning. 10. Placer markøren i feltet Rettighedsgruppe, og tryk F6. Vælg den rettighedsgruppe, ekspedienten skal være medlem af. Læs mere om rettighedsgrupper på side Fast primobeholdning: Hvis butikken er sat op til "Flydende kasserer", kan kassereren tildeles en fast primobeholdning. Kasseopgørelsen vil så tage højde for et beløb, der er angivet i feltet. Hvis funktionen er slået til, bliver primobeholdningen talt med ved kasseoptællingen ved dagens afslutning. Bemærk: Hvis butikken har et Cash Management-system og benytter funktionerne "Udbetal startbeholdning" og "Indbetalt kassebeholdning", skal opsætningen af primobeholdningen sættes = Skift til fanebladet Generel for at ændre status mellem inaktiv og aktiv. 13. Skift til Aktiv for en ny ekspedient. Ellers kan ekspedienten ikke logge på kassen. Ekspedienten overføres straks til kassen. 1. Vælg Opsætning/Ekspedient. 2. Placer markøren på fanebladet Generel. 3. Find ekspedienten frem, fx ved at vælge menuknappen Ekspedient/Oversigt. 4. Sæt statusfeltet til Inaktiv. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 199 af 244

201 Ændre oplysninger om ekspedient, fx nyt navn For at redigere en ekspedient, fx rette navnet, skal ekspedienten først gøres inaktiv. Efter rettelsen aktiveres ekspedienten igen: 1. Vælg Opsætning/Ekspedient. 2. Placer markøren på fanebladet Generel. 3. Find ekspedienten: Tryk F5, eller vælg menuknappen Ekspedient/Oversigt. Marker ekspedienten, og vælg OK. 4. Sæt statusfeltet til Inaktiv. 5. Ret fx navn. 6. Sæt statusfeltet til Aktiv igen. Bemærk: Du kan ændre alle data om en ekspedient, der er inaktiv. Det betyder, at du kan genbruge det samme medarbejdernummer til en ny medarbejder. Vær dog opmærksom på, at de transaktioner, den første medarbejder har gennemført, stadig er registreret under medarbejdernummeret. Se ekspedients transaktioner 1. Find ekspedienten: Tryk F5, eller vælg menuknappen Ekspedient/Oversigt. Marker ekspedienten, og vælg OK. 2. Vælg menuknappen Ekspedient/Transaktioner. Nu bliver der vist en oversigt over de transaktioner (fx salg, indbetaling, udbetaling ), som ekspedienten har udført på kassen. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 200 af 244

202 26 Opsætning Navneskilt Under Opsætning/Navneskilte kan butikken udskrive et eller flere navneskilte. Udskriv navneskilte 1. Vælg menuen Opsætning/Navneskilte. 2. Indtast personernes navne og eventuelt stillinger. 3. Vælg menuknappen Udskriv, og vælg at udskrive på papir eller på skærmen. Navneskiltene udskrives med skæremærker på A4 papir. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 201 af 244

203 27 Opsætning af standardmodkonto i indbetalingskladde Når du registrerer poster i en indbetalingskladde (se side 142), skal du vælge en modkonto. Det vil typisk være kontoen Indbetalinger, som beløbet skal registreres på. I vejledningen herunder kan du læse, hvordan du sætter systemet op, så kontoen automatisk er valgt, når du skal registrere beløbet. Opsætning af fast modkontotype og modkonto Finans Hvis du ikke allerede har en fast modkonto Finans i indbetalingskladden, kan du selv sætte det op. Resultatet er, at du så kun skal indtaste dato, debitordata og beløb. 1. Vælg Vedligeholdelse/Debitorer/ Indbetalingskladder. 2. Placer markøren i feltet Kladdenavn, tryk på pilen til højre i feltet, og et nyt skærmbillede åbner. 3. Udfyld feltet Modkontotype med Finans (F). 4. Udfyld feltet Modkonto, med den ønskede finanskonto, eksempelvis "2981 indbetaling". Hvis der findes linjer i kladden i forvejen, skal disse slettes, før det virker. 28 Opsætning Vareimportskabelon Det er muligt at oprette nye varer eller opdatere varer fra andre programmer, for eksempel PineApple, SlagterService og Priskontrol via håndterminal. Der findes en vareimportskabelon til hvert af de programmer, der importeres data fra. I skabelonen oprettes de indstillinger, der skal gælde for importen. EG Retail opretter standardindstillingerne. Skabelonerne findes under Opsætning/Vareimportskabelon i menuen. Skærmbilledet ser ud som på billedet herunder. På næste side får du en forklaring på de enkelte felter. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 202 af 244

204 Skift vareimportskabelon 1. Tryk PageUp eller PageDown for at bladre mellem skabelonerne. 2. Tryk F5 (eller vælg menuknappen Vareimport/Oversigt) for at se en oversigt over de tilgængelige skabeloner. Her kan du markere en skabelon og trykke ENTER for at åbne den. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 203 af 244

205 Vareimportskabelonens felter Felt Forklaring Felterne i billedets øverste del Kode er en unik kode, der bliver givet hver vareimportskabelon. Indlæsning fra: Her kan man vælge Fil, PineApple eller Priskontrol HT. En uddybende beskrivelse kan skrives i feltet under Indlæsning fra. Filnavn: Her angives sti- og filnavn. Filnavn 2: Her angives sti- og filnavn, hvis flere filer skal importeres. Aktiv angiver, om indlæsningen der skal foregå via et aktiveret automatisk job. Sektionen Vare Sektionen Bestillingsnummer Sektionen Salgsnummer Hvis et felt i denne sektion er markeret, bliver feltets indhold overført til eller opdateret i NewStore Food. Hvis et felt i denne sektion er markeret, bliver feltets indhold overført til eller opdateret i NewStore Food. Hvis et felt i denne sektion er markeret, bliver feltets indhold overført til eller opdateret i NewStore Food. Sektionen Salgspris Felterne Salgspris og Flerstyk (Antal/pris): Hvis feltet er markeret, bliver indholdet opdateret i eller overført til NewStore Food. Salgspriser vil blive oprettet med startdato = dags dato og slutdato = blank. Rabatgruppe: Hvis feltet er markeret, bliver indholdet opdateret i eller overført til NewStore Food. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 204 af 244

206 Felt Forklaring Sektionen Regelsæt Undlad genkendelse på bestillingsnr.: Marker dette felt, hvis du ønsker, at en vare, som har samme bestillingsnumre som et, der allerede eksisterer i databasen, skal oprettes som en ny vare i stedet for at overskrive den eksisterende vare. Udtag til nye etiketter: Marker dette felt, hvis varer, der bliver oprettet eller ændret, skal overføres til etiketprogrammet. Overspring oprettelse (Nye varer):, vil nye varer (inkl. salgsnumre, bestillingsnr. m.v.) ikke blive oprettet. Overspring oprettelse (Nye bestillingsnr.): Hvis du markerer dette felt, vil nye bestillingsnumre ikke blive oprettet. Overspring oprettelse (Nye salgsnr.): Hvis du markerer dette felt, vil nye salgsnumre ikke blive oprettet. Opdatér kun felter, der er blanke/nul: Hvis du markerer dette felt, er det kun felter, der i forvejen er blanke (for tekstfelter) eller = 0 (for talfelter), der vil blive opdateret. Opdatér hovedbestillingsnr.: Hvis du markerer dette felt, vil bestillingsnumre fra indlæsningsfilen blive hovedbestillingsnumre. Opdatér hovedsalgsnr.: Hvis du markerer dette felt, vil salgsnumre fra indlæsningsfilen blive hovedsalgsnumre. Sektionen Udskriv Angiv her, om du vil have udskrevet varer, der er importeret. Du kan vælge: Ingen udskrift Udskriv ændrede vare Udskriv alle varer Udskriv nye varer er i vareimportskabelonen Importer fil Knappen Import fil skal almindeligvis ikke benyttes, da importen af varer fra SlagterService og PineApple vil foregå automatisk. Se side 135 for et eksempel (hent priskontrol). NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 205 af 244

207 29 Opsætning Generelt Mange af de indstillingsmuligheder, som brugeren selv med fordel kan benytte, er samlet under dette menupunkt Systemopsætning De fleste indstillinger under systemopsætningen foretages af EG Retail. Kontakt EG Retail, hvis du har brug for at ændre en indstilling og er i tvivl om, hvordan du gør. Herunder bliver de fleste af mulighederne under de enkelte faneblade gennemgået. Fanen Elektronisk post Felt Lagerlinjer i fakturabehandling Forklaring Lagerlinjen viser de data, der findes på varekortet før fakturabehandling. Der bliver typisk kun vist én lagerlinje, men butikken kan vælge at få vist flere lagerlinjer. Hvis man vælger flere linjer, ses købspriser mm for den foregående bestilling i linje to. Hvis der ikke er flere køb på samme bestillingsnummer, vises næste bestillingsnummer i linje 2. Eksempel: Én lagerlinje i fakturabehandling NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 206 af 244

208 Eksempel: To lagerlinjer i fakturabehandling Felt Linknr. tjek Forklaring Skriv her numrene på de varegrupper, hvor der skal tjekkes for pant. Det vil typisk være varegruppe 0114 og 0115, men det er muligt at skrive andre og flere. Hvis der findes en vare fra varegruppen uden linknummer, bliver der vist en besked: "Husk linknr.", når linjen markeres. Tryk SHIFT + F5 for at skifte til varekortet, tilknyt link til salgsnummer, og tryk ESC for at vende tilbage til fakturabehandlingen. Tjek kun på nye varer Tjek kampagnekøbspriser Hvis du markerer dette felt, kontrollerer programmet kun for link på nye varer. Hvis du ikke markerer feltet, vil programmet altid udføre linknummer-tjek for varer, der tilhører de varegrupper, er er indsat i feltet Linknr. tjek. Hvis du markerer dette felt, vil programmet finde alle varer, hvor kampagnekøbsprisen i forhold til sidste gang, varen blev købt ind, afviger mere end det, der er angivet som maksimal difference. Der bliver ikke tjekket købsprisdifference på normalkøbspriser i fakturaerne. Købsprisdifferencens maksimumbeløb defineres under Opsætning/Generelt/ Grossist. Se side 228. Det er ikke almindeligt at markere dette felt. Datoforskydning prisoprettelse Du kan forskyde startdatoen for nye købs- og salgspriser generelt. Brug dette, hvis du fx ikke har tid til at sætte hyldeforkanter op, men gerne vil behandle dine fakturaer. Hvis du indtaster +2D i feltet, vil du forskyde startdatoen 2 dage fremad. Husk at fjerne forskydningen igen, hvis den kun skal være for en enkelt fakturabehandling. Anvend fragt og afgift Denne indstilling gælder kun for Grønland og Færøerne. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 207 af 244

209 Felt Godkend ændrede SGsortimenter Kontrol af salgspris mod SG- Vejl. pris E-post bogfør ved indlæsning Forklaring Hvis du markerer dette felt, skal du på hver enkelt faktura godkende, hvis SG har flyttet en vare til et nyt/andet sortiment end det, der er valgt på varen i din butik. Det er ikke almindeligt at markere feltet. Hvis feltet er markeret, vil man som standard få vist varer med salgsprisdifference (dvs. varer, hvor vejledende salgspris fra grossisten er forskellig fra butikkens normalsalgspris). Disse vises sammen med varer, der er interessante af andre grunde. Se vejledning til fakturabehandling side 89. Valget i dette felt bestemmer, hvordan stamdata behandles ved indlæsningen af faktura. Du kan vælge: Nej: Stamdata oprettes eller opdateres ikke ved indlæsningen. Der sker ingen behandling af fakturalinjerne. Opret stamdata: Stamdata oprettes eller opdateres allerede ved indlæsningen, og din lagerbeholdning opdateres på varer, der ikke er interessante for fakturabehandling. Nye varer får tilstand Aktiv. Modtag og fakturer: Programmet opdaterer stamdata på varekortet og opdaterer din lagerbeholdning på varer, der ikke er interessante for fakturabehandling. Samtidig vil alle de fakturalinjer, der ligger inden for de fast definerede rammer på grossisten, fx købsdifferencemax eller max. bruttoavance %, blive bogført. Uanset, hvilken af mulighederne du vælger, vil du altid skulle behandle de "Interessante varer". Bemærk: Hvis du har lagerstyring og bruger automatisk varebestillingsforslag, kan du have nytte af endnu en opsætningsmulighed. Programmet kan nemlig i varebestillingen medregne de varer, der er indlæst på faktura, men endnu ikke bogført/ behandlet. Opsætningen sker under fanebladet Varebestilling. Se side 211. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 208 af 244

210 Fanebladet Kampagne Felt Frigiv kampagne automatisk Brug kampagnekøbspris Aut. kampagnestartslutliste Udskriv kampagner med fejl Udtag kampagnevarer til behandling Forklaring Hvis feltet er markeret, vil kampagnerne automatisk blive frigivet, når du indlæser den elektroniske post. Hvis feltet er markeret, kan brugeren ændre i kampagnekøbsprisen på varer i en kampagne, ellers kan brugeren ikke ændre i feltet. Hvis man ændrer kampagnekøbsprisen, bliver varekortet opdateret med den nye kampagnekøbspris. Ændringen slår ikke igennem i salgsstatistikker. Hvis feltet er markeret, bliver der automatisk udskrevet en rapport ved kampagnestart som en kontrol af, at kampagnen er oprettet med de rette varer og en kampagneslutliste en rapport over salget i kroner og styk på kampagnen. Marker dette felt, hvis du vil have en udskrift af kampagnevarer med fejl. Hvis feltet er markeret, vil du få mange varer til behandling. De kampagnevarer, der har en købsprisafvigelse, der er større end den angivne værdi under grossisten, vil nemlig også blive udtaget, herunder varer med kampagnekøbspriser. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 209 af 244

211 Felt Kampagnegenindlæsning Brug egen etstk. pris Flere bestillingsnumre i kampagne Forklaring Hvis feltet er markeret, vil kampagner, der allerede er indlæst, blive genindlæst, hvis kampagnen sendes igen. Hvis varen er billigere i butikken end på kampagne, genindlæses varen dog ikke. Hvis du fjerner markeringen i feltet, bliver kampagnen ikke genindlæst. Hvis feltet er aktiveret, vil kampagnepriser aldrig blive indlæst, hvis etstyksprisen er højere end på varekortet. Valgmulighederne er: Største kolli eller Mindste kolli. Hvis den samme vare findes flere gange på samme kampagne, men med forskellige bestillingsnumre, vil hovedbestillingsnummeret blive indlæst. Hvis ingen af bestillingsnumrene er hovedbestillingsnummer, kan man enten indlæse bestillingsnummeret med største eller laveste kollistørrelse. Opdater kampagnerabatgrupper Marker dette felt, hvis du vil bruge kampagnens rabatgrupper. Så kan du ikke mikse varerne i kampagnerabatgrupperne med dine egne flestykspriser. Hvis du ikke markerer feltet, bliver rabatgrupperne ikke oprettet, og rabatten overføres til varekortene som flerstykspriser. Så kan du i tilbuddet medtage de egne varer, der har samme varegruppe, et-stykspriser og flerstykspriser. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 210 af 244

212 Fanebladet Varebestilling Denne fane indeholder to felter: Feltet Medtag kampagnesalg i GBP har udelukkende relevans i butikker, der kører lagerstyring med automatisk genbestilling. Feltet skal markeres, hvis beregningen af det antal varer, der skal bestilles, skal tage udgangspunkt i de foregående ugers salg af både normal- og kampagnevarer. Feltet Medtag ej-godkendt tilgang er ligeledes relevant i butikker med lagerstyring. Hvis du markerer her, vil beregningen af antal varer til bestilling medregne varer, du har indlæst i fakturabehandlingen, men endnu ikke bogført / behandlet. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 211 af 244

213 Fanebladet Lager Fanen Lager indeholder de tre felter, du kan se her: Felt Håndterminal Forklaring Vælg den håndterminal, du vil kunne bruge. Du kan vælge mellem alle de typer, der kan bruges i programmet. Du kan også vælge Alle, så du kan skifte mellem fx DT 810 og DT 900. Brug altid normalpris i HTvarekatalog Kvittering fra HT Marker feltet, hvis du ikke ønsker, at kampagnepriser sendes med til håndterminalen, når priserne sendes fra varesøgningen. Marker feltet, hvis du vil have en bekræftelse, når en overførsel er gennemført. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 212 af 244

214 Fanebladet Oprydning Under dette faneblad kan du bestemme, hvor længe og hvor mange forskellige typer poster, der skal gemmes i NewStore Food. Hvis den automatiske oprydning er aktiveret i programmet, vil oprydningen ske, når det angivne antal/tidspunkt er nået. Varer uden omsætning: Når en vare ikke har haft omsætning i det antal måneder, der er angivet her, sker der følgende: Hvis der findes vareposter på varen inden for det antal måneder der er sat, vil varen blive sat til Spærret. Hvis der ikke er vareposter inden for antallet af måneder, bliver varen slettet. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 213 af 244

215 Fanebladet Etiketter Felt Projektprioritering Forklaring De projekter, som varer tilhører, bliver printet på etiketten i den rækkefølge, der bliver valgt her. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 214 af 244

216 Felt Kampagnestartetiket og kampagneslutetiket Forklaring Marker kampagnestartetiket, hvis du ønsker, at etiketter på kampagnevarer automatisk skal ligge klar på startdatoen. Hvis man vælger at skrive kampagneetiketter ud på forhånd, bliver der dog ikke dannet nye kampagnestartetiketter, selvom man i systemopsætningen har angivet, at man ønsker dette. Der dannes kun en etiket, hvis der er ændringer, siden man udskrev på forhånd. Marker kampagneslutetiket, hvis du ønsker, at etiketter med normalprisen automatisk skal ligge klar på kampagnens slutdato. Bemærk: Hvis du fjerner fluebenet i kampagnestartetiket, er det stadig muligt at udskrive etiketterne manuelt sådan: 1. Vælg Kampagne i hovedmenuen. 2. Marker kampagnen, og tryk SHIFT + F5 for at skifte til kampagnekortet. 3. Vælg menuknappen /Send varer til etiket. 4. Skift til Etiketter i hovedmenuen. Her er etiketterne nu klar til udskrift. Hvis du udskriver etiketter før kampagnen starter, vil gældende pris og ikke kampagneprisen fremgå af etiketlinjen. Skift etiketdatoen for at få kampagneprisen vist. Bemærk: Hvis du for en bestemt grossist ønsker at få udskrevet kampagneetiketter, kan du vælge det under Opsætning/Grossist. Se side 229. EAN Etiketter Aktiver ESL Standard skilt 3, 4 eller 5 linjer Standard etiket (v. autoopret) Udskriv ej en etiket Marker dette felt, hvis du vil vise stregkoden for salgsnummeret på etiketten. Hvis feltet ikke er markeret, bliver stregkoden for bestillingsnummeret printet på etiketten Dette felt er markeret, hvis din butik bruger elektroniske hyldeforkanter. Her er numrene på de skilte, du bruger som standard, når du udskriver skilte via NewStore Food. Indsæt etiketnummeret, du vil bruge, når en etiket automatisk bliver oprettet. Vælg her det etiketnummer, der skal sættes på varer, hvor der ikke skal udskrives en etiket. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 215 af 244

217 Fanebladet Vare De fleste indstillinger på dette faneblad bliver sat op af EG Retail i forbindelse med opstart af NewStore Food. Indstillingerne er vigtige for, at varesalg, nulstilling af lager samt vareeksport bliver registreret korrekt. Der er dog enkelte felter, der er relevante for brugeren i butikken, nemlig Salgstype for 20-varer og felterne i boksen Beløbsgrænser. Felt Salgstype på 20-varer MaksBeløb Salgspris MaksBeløb Kostpris Forklaring Hvis feltet er markeret, vil salgstypen på varer med et salgsnummer, der starter med 20, automatisk blive sat til vægtvare. Indtast her det maksimale beløb, man må taste i feltet Salgspris på varekortet. Hvis feltet er tomt, kan man ved en fejl få indsat en EAN-kode, nemlig i det tilfælde, hvor markøren står i feltet Salgspris, når man skanner en vare. Indtast her det maksimale beløb, man må taste i feltet Kostpris på varekortet. Hvis feltet er tomt, kan man ved en fejl få indsat en EAN-kode, nemlig i det tilfælde, hvor markøren står i feltet Kostpris, når man skanner en vare. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 216 af 244

218 Fanebladet Stamdata Felt Forklaring Sektionen DSK-Kategoriplan Prod.bogf.gruppeniveau, Std. etiketteniveau, Samlerabatniveau og Købsprischeck (mdr) kan ikke rettes i de tilsvarende felter i DSK-Kategoriplan for niveauer, der ligger under det niveau, der er indsat i dette felt. Sektionen Elektronisk faktura til det offentlige Opsætningen af gebyr i forbindelse med elektronisk fakturering til det offentlige håndteres under Opsætning/Generelt/ Butik/Kasse Grossist, PineApple Hvis du bruger WebPineApple, skal du her indsætte grossistkoden for Frugt og Grønt. Tryk på F6, eller klik på den lille pil i feltet for at åbne oversigten over grossister. 3/4/5 rabatsystem Marker feltet, hvis du ønsker at køre med 3/4/5-rabat generelt i butikken. Hvis du vil køre 3/6/9-rabat, skal feltet ikke markeres. Bemærk: Når du opretter en rabatgruppe (se side 64), kan du vælge 3/4/5 eller 3/6/9, uafhængigt af den opsætning, du har valgt under fanen Stamdata i systemopsætningen. Butikstype Opsættes af EG Retail NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 217 af 244

219 Felt Salgsnr. subtotalrabat og Salgsnr. skrabgevinst Kontroller område Forklaring Opsættes typisk af EG Retail. Hvis feltet er markeret, sker der følgende: 1. Det automatiske job OPDATVARE vil kontrollere, at feltet Område er udfyldt på alle vare og på alle sortimenter i DSK-Kategoriplanen. 2. På varer, der indlæses via kampagner, elektronisk post eller vareimporten, vil område blive fundet ud fra varens oplysninger om DSK-sortiment. 3. Ved udskrift af fx salgsstatistikrapporter bliver det kontrolleret, at der ikke mangler oplysninger om område på statistikposterne. Hvis der mangler oplysninger, skal fejlen rettes inden rapporten kan udskrives. Udskriv prissammenligning efter behandling Vis 0-priser i kasse Marker dette felt, hvis du ønsker en automatisk udskrift af en prissammenligningsfil, når du har behandlet den. Marker her, hvis du ønsker, at nye eller ændrede varer, der har salgspris = 0 kommer med i overførslen, når du overfører data til kasse. Varerne sendes med til kasserne, selvom de har salgspris = 0. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 218 af 244

220 29.2 Valuta Under menupunktet Opsætning/Generelt/Valutaer kan du opsætte valutaer og valutakurser. I eksemplet herunder ses en opsætning med danske kroner og fem øvrige valutaer. Opret valuta Angiv kurs for ny valuta Ret kurs på eksisterende valuta Hvis du har brug for en anden valuta end de, der allerede er oprettet, kan du tilføje valutaen: 1. Vælg NewStore Food-menuen 2. Vælg Opsætning/Generelt/Valutaer. 3. Placer markøren i en tom linje. 4. Udfyld felterne Kode og Beskrivelse. 5. De øvrige felter bliver automatisk udfyldt som felterne ovenfor. Ret evt. værdierne, hvis du har brug for det. Nu skal du angive kursen. 1. Marker den relevante valuta i valutaoversigten. 2. Vælg knappen Kurser. 3. Udfyld feltet Startdato. 4. Udfyld feltet Valutakursbeløb med værdien Udfyld feltet Associeret valutakursbeløb med den kurs, du vil benytte. 1. Marker den relevante valuta. 2. Vælg knappen Kurser. 3. Udfyld feltet Associeret valutakursbeløb med den kurs, du vil benytte. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 219 af 244

221 29.3 Familier Under menupunktet Opsætning/Generelt/Familier kan du slette familier, oprette nye familier samt se, hvilke varer en familie indeholder. Derudover kan du rette priser på varerne i familien. n er gennemgået i kapitel 3, fra side 24. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 220 af 244

222 29.4 Projekter Under menupunktet Opsætning/Generelt/Projekter kan du slette et projekt, oprette nye projekter samt se, hvor mange og hvilke varer et projekt indeholder. Se fremgangsmåden fra side 62, hvor du også kan læse, hvordan du lægger en eller flere varer i projekt. Projektoversigten indeholder både butikkens egne projekter og kædens sortimenter. Oversigt over varer i projekt Hvis du for eksempel ønsker at se, hvilke varer der er i dit grundsortiment, kan du finde svaret i projektet. 1. Vælg Opsætning/Generelt/Projekter. 2. Søg projektet frem i oversigten. 3. Vælg knappen Projekt DSK Kategoriplan I DSK Kategoriplan opsætter du bl.a. budgetteret bruttoavance, områder knyttet til kategorier, standardetiket for nye varer og samlerabatkoder. Herudover udfører du opsætning til lagerstyring på varegruppeniveau. På næste side får du en forklaring af de enkelte kolonner. Åbn kategoriplan Søg efter varegruppe, kategori eller sortiment 1. Vælg menuen Opsætning/Generelt/DSK Kategoriplan. 1. Søg evt. efter den ønskede post ved at skrive navnet direkte i kolonnen Beskrivelse. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 221 af 244

223 Felterne i DSK Kategoriplan Bontekst Bonus mulig Tillad automatisk bogføring Tillad subtotalrabat Ej aktiv i kasse Budgetteret BA% (BBA%) Forklaring Skriv her den tekst, der skal vises på bonen ved varegruppesalg. Marker dette felt ud for de varegrupper, hvor det skal være muligt at beregne bonus til debitorer eller personale. Bonus sættes op igennem Vedligeholdelse/Debitorer. Se side 136. Du kan markere dette felt på varegruppeniveau. Det medfører, at varer, der kommer hjem via fakturabehandling, automatisk posteres på den rette købskonto. I standardopsætningen af NewStore Food er funktionen sat til for varer, der ikke er til videre salg i butikken (omkostningsvarer). Disse varer bogføres derfor automatisk, og de kommer ikke frem som interessante varer ved fakturabehandlingen. 88 er-varer: Hvis du ønsker, at 88 er-varer automatisk skal bogføres, kan du markere de relevante/varegrupper, som 88 er-varerne typisk tilhører. Så ser du ikke dine 88'er-varer ved fakturabehandling. Kun muligt at sætte dette på varegruppeniveau. Fjern fluebenet, hvis varegruppen skal udelukkes fra at udløse subtotalrabat på kassen. Hvis der er sat flueben ved Ej aktiv i kasse, bliver varegruppen ikke overført til kassen. Som standard overføres alle varegrupper til kassen. Skriv den budgetterede bruttoavance% (BBA%) på varegruppe-, kategori- eller sortimentsniveau. Værdien vil fremgå af varekortet. BBA% bliver også brugt til beregning af den gældende købspris, hvis der ikke findes en aktuel købsprisperiode på varekortet. Lagerstyring Du kan sætte lagerstyring til eller fra på varegruppe-, kategorieller sortimentsniveau. Vælg Nej, Ja eller Niveau over. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 222 af 244

224 Eksternt finanskontonummer Område Forklaring Felterne med eksterne finanskontonumre for salg og for køb benyttes til at bestemme, hvor varekøb, varesalg og posteringer på interne ordrer skal bogføres. Numrene sættes op af EG Retail. Feltet viser, hvilket område, der er knyttet til varegruppen, kategorien og sortimentet. Læs mere om områder på side 234. Produktbogføringsgruppe Standardetiket Her indsættes kode 1 for momspligtige varer og kode 0 for momsfritagede varer. EG Retail opsætter standardindstillingerne i dette felt. Du kan her ændre etikettypen for nye varer: 1. Find varegruppen, kategorien eller sortimentet, og placer markøren i kolonnen Std. etiket. 2. Tryk F6, eller klik på listepilen for at åbne listen med områder. 3. Marker etiketten, og afslut med OK. Samlerabatkode Vægt GBP% Købsprischeck (mdr) Varebogføringsgruppe Her kan du ændre samlerabatkoderne. Bemærk: Der skal være samme samlerabatkode på de varegrupper, som skal kunne indgå i samme samlerabat. Du bestemmer selv koden. Felterne med Vægt uge udfyldes kun på varegrupper, der er sat til lagerstyring med automatisk genbestillingsforslag. Læs om dette i manualen NewStore Food Lagerstyring. Feltet er kun relevant i forbindelse med lagerstyring med automatisk genbestillingsforslag. Læs om dette i manualen NewStore Food Lagerstyring. Indtast evt. et antal måneder, som købsprisen skal tjekkes bagud i tid i forbindelse med fakturabehandling. Indholdet i feltet er med til at bestemme, at momsposter bogføres korrekt. EG Retail vedligeholder dette felt. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 223 af 244

225 29.6 Rabatgrupper Under Opsætning/Generelt/Rabatgrupper kan du se, oprette samt redigere rabatgrupper. Hvis du vil vide mere om rabatgrupper, både uden for og i forbindelse med kampagner, kan du læse fra side Printervalg og Varekategorier Disse to punkter i menuen Opsætning/Generelt/Systemopsætning bliver sat op i forbindelse med, at butikken tager NewStore Food i brug. Printervalg: Her bliver den printer, som etiketter skal udskrives på, defineret. Varekategorier: Indstillingerne her bestemmer, at butikken kan sælge momspligtige og momsfrie varer Transaktioner Når du vælger Opsætning/Generelt/Transaktioner åbner du præcis det samme billede, som hvis du vælger Transaktioner under menupunktet Opgørelser. Se gennemgangen fra side Grossistskabelon Hvis du udfylder felterne på Grossistskabelonen, vil dine valg her automatisk blive indsat som standard på alle nye grossister. Felterne svarer til felterne under Generelt/Opsætning/Grossist. Se forklaring i afsnittet Grossist herunder. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 224 af 244

226 29.10 Grossist Indstillingerne under menupunktet Generelt/Opsætning/Grossist har bl.a. betydning for lagerstyring. De bestemmer også, hvordan en faktura fra en bestemt grossist opdateres ved fakturabehandling. Find grossist Du kan se en oversigt over alle grossister ved at trykke F5. Marker en grossist i oversigten, og tryk ENTER for at se grossistkortet. I det følgende bliver indholdet under de enkelte faneblade gennemgået. Fanebladet Generelt på grossistkortet Her finder du stamoplysninger om grossisten. Under menuknappen Grossist finder du genveje til statistik og til yderligere oplysninger om grossisten. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 225 af 244

227 Fanebladet Faktura på grossistkortet En del af felterne her er meget vigtige for, hvordan fakturabehandlingen sker. Felt Felterne fra Bontekst (Fak) til og med Landekode(Fak) Forklaring Felterne vedrører opdatering af varekortet. Valgmulighederne er: Opdater altid Opdater aldrig Opdater kun ved ny. Med "ny" menes her "ny vare" Opdater kun ved ny eller blank. Med "ny" menes her "ny vare" NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 226 af 244

228 Felt Hovedsalgsnr.(Fak) Forklaring Der er samme valgmuligheder i feltet som i felterne ovenfor. Hvis du vælger Opdater aldrig i dette felt, får du en fordel ved 88-er-varer. Her kan hovedsalgsnummeret nemlig automatisk blive hentet ind i fakturalinjen i stedet for et 88-nummer. Dette sker i de tilfælde, hvor der i NWF er knyttet et hovedsalgsnummer til fakturalinjens bestillingsnummer. Hovedsalgsnummeret i NWF kan typisk være et huskenummer for en frugtog grøntvare. Hovedbestillingsnr.(Fak) Der er samme valgmuligheder i feltet som i felterne ovenfor. Med "ny" menes her "nyt hovedbestillingsnummer". Hvis du vælger Opdatér kun ved ny eller Opdater kun ved ny eller blank, vil et evt. nyt bestillingsnummer blive sat til hovedbestillingsnummer på varekortet. Standardopsætningen er Opdater kun ved ny. Felterne fra Leverandør (Fak) til og med Salgsnr. aktivt (Fak) Ekskluder faktura fra grossist Felterne vedrører opdatering af varekortet. Valgmulighederne er: Opdater altid Opdater aldrig Opdater kun ved ny. Med "ny" menes her "ny vare" Opdater kun ved ny eller blank. Marker dette felt hvis du ikke ønsker, at salgspriserne i fakturaer fra en bestemt grossist skal opdateres ved fakturabehandling. Så ekskluderer du fakturaerne fra behandling. Det er for eksempel relevant for frugt og grønt-grossisten, hvis du bruger Web-PineApple, hvor du retter salgspriserne i forbindelse med bestillingen. Varemodtagelsestjek Marker dette felt, hvis det skal være obligatorisk at angive datoen, hvor varen er modtaget på lager. Du kan ikke bogføre en faktura uden varemodtagelsesdato, hvis du markerer dette felt. Det kan være relevant for butikker der kører lagerstyring, fx hvis varen kommer hjem dagen før fakturadatoen. Varemodtagelsesdatoen skal angives, når du fakturabehandler. Datoen skrives i feltet Varemodt.dato i fakturaoversigten. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 227 af 244

229 Felt Max. fakturatotalafvigelse Max. købsprisafvigelse i % og Max. købsprisafvigelse i kr. Forklaring Angiv evt. her, hvor stor forskel der må være mellem summen af fakturatotalen og summen af alle linjer på fakturaen. Dette er relevant, hvis øredifferencen ikke må overstige et bestemt beløb. Hvis beløbet i dette felt bliver overskredet, vil du blive bedt om at acceptere overskridelsen. Beløbet bliver bogført på en konto, der er sat op som differencekonto. Felterne angiver grænsen for, hvornår en faktura fra en bestemt grossist bliver udtaget til fakturabehandling som en interessant vare. Hvis du fx skriver 0,10 i feltet Max købsprisafvigelse i kr., skal købsprisen afvige mere end plus eller minus 0,1 kr., for at fakturaen bliver udtaget til behandling. Max. og min. bruttoavance % Den maksimale og minimale bruttoavance % under grossisten har betydning for, hvornår en faktura udtages som interessant for fakturabehandling. Hvis afvigelsen er fx 300% større eller mindre end den nuværende bruttoavance, kan der være tale om en fejl. Så bliver varen taget ud til fakturabehandling. Samtidig bliver linjen lyserød. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 228 af 244

230 Fanebladet Kampagne på grossistkortet Fanebladet Kampagne indeholder mange af de samme felter som fanebladet Faktura. Felt Felterne fra Bontekst (Kam) til og med Landekode(Kam) Hovedsalgsnr.(Kam) Forklaring Felterne vedrører opdatering af varekortet. Valgmulighederne er: Opdater altid Opdater aldrig Opdater kun ved ny. Med "ny" menes her "ny vare" Opdater kun ved ny eller blank. Med "ny" menes her "ny vare" Der er samme valgmuligheder i feltet som i felterne ovenfor. Hvis du vælger Opdater aldrig i dette felt, får du en fordel ved 88-er-varer. Her kan hovedsalgsnummeret nemlig automatisk blive hentet ind i fakturalinjen i stedet for et 88-nummer. Dette sker i de tilfælde, hvor der i NWF er knyttet et hovedsalgsnummer til fakturalinjens bestillingsnummer. Hovedsalgsnummeret i NWF kan typisk være et huskenummer for en frugtog grøntvare. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 229 af 244

231 Felt Hovedbestillingsnr.(Kam) Forklaring Der er samme valgmuligheder i feltet som i felterne ovenfor. Med "ny" menes her "nyt hovedbestillingsnummer". Hvis du vælger Opdatér kun ved ny eller Opdater kun ved ny eller blank, vil et evt. nyt bestillingsnummer blive sat til hovedbestillingsnummer. Standardopsætningen er Opdater kun ved ny. Felterne Leverandør (Kam) Kolli (Kam) og Rabatgruppetekst Ny kampagneetiket ved ændring Sæt etiket start og Sæt etiket slut Felterne vedrører opdatering af varekortet. Valgmulighederne er: Opdater altid Opdater aldrig Opdater kun ved ny. Med "ny" menes her "ny vare" Opdater kun ved ny eller blank. Med "ny" menes her "ny vare" Feltet er markeret i standardopsætningen. Fjern markeringen, hvis du ikke ønsker, at der dannes en ny etiket, hvis varen på kampagne ændres. Marker felterne, hvis du ønsker at få udskrevet kampagneetiketter på præcis denne grossist. Hvis du ikke markerer felterne, vil programmet følge standardindstillingerne fra fanebladet Etiketter under Systemopsætning. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 230 af 244

232 Fanebladet Fakturering på grossistkortet På dette faneblad kan du ændre den betalingsbetingelseskode, der er indsat som standard. Placer markøren i feltet Betalingsbeting.kode, og tryk F6 for at vælge en af de betalingsbetingelser, du har oprettet. Hvis du vil oprette nye betalingsbetingelser, kan du følge vejledningen fra side 152. Fanebladet Bestilling på grossistkortet Felterne på dette faneblad har udelukkende med lagerstyring at gøre. De parametre, du taster ind her, får betydning for beregningen af det automatiske forslag til, hvor mange varer der skal bestilles. Opsætning til lagerstyring er beskrevet i manualen til Lagerstyring med NewStore Food. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 231 af 244

233 29.11 Leverandør Når du vælger Opsætning/Generelt/Leverandør ser du leverandørkortet. Find leverandør 1. Vælg Opsætning/Generelt/Leverandør. 2. Tryk F5 for at åbne leverandøroversigten. 3. Marker den relevante leverandør, og tryk ENTER. Se leverandørposter 1. Søg den relevante leverandør frem, og vælg menuknappen (CTRL + F5) Leverandør/Poster Etiketopsætning Under menupunktet Opsætning/Generelt/Etiketopsætning kan du se de etiketter, der er oprettet i din butik. Læg mærke til etiketten med Kode 000. Der bliver ikke udskrevet etiket på varer med denne kode. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 232 af 244

234 29.13 Dagens omsætning I NewStore Foods proceslinje nederst i skærmbilledet kan du aflæse dagens omsætning. Omsætningen læses ind fra kasserne med få minutters interval. Indstil, hvordan Dagens omsætning skal vises 1. Vælg Opsætning/Generelt/Dagens omsætning. Nu åbner du dette billede: 2. Vælg evt. en anden sammenligningsperiode eller en bestemt data, som dit salg skal sammenlignes med. Hvis du vælger Brugerdefineret i listen Sammenlign med, kan du skrive en værdi i feltet Dagens mål. 3. Marker felterne Vis omsætning og Vis indeks, hvis disse værdier skal være synlige på skærmen.. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 233 af 244

235 29.14 Områder Bemærk: Som hovedregel kan butikker ikke oprette og rette områder. Du kan fx bruge områder, hvis du vil oprette rapporter, hvor varegrupper eller sortimenter er grupperet på en bestemt måde. Du kan også bruge områder til internt salg mellem forskellige afdelinger i butikken, fx mellem slagter- og kolonialafdelingen. SuperGros anbefaler en standardopsætning af områder, som allerede er oprettet af EG Retail, når butikken tager NewStore Food i brug. Se oversigt over områder 1. Vælg Opsætning/Generelt/Områder. Området ses i DSK Kategoriplan samt på varekortet som i eksemplet herunder. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 234 af 244

236 29.15 Virksomhedsoplysninger Under menupunktet Opsætning/Generelt/Virksomhedsoplysninger finder du data om butikken. Disse data skal være korrekte for at integration, varebestilling, fakturabehandling, sikkerhedskopi og andre helt centrale funktioner fungerer korrekt. Det er derfor vigtigt, at butikken ikke ændrer disse data uden aftale med EG Retail Dataforbindelser og dataintegrationsopsætning Felterne under disse menupunkter udfyldes af EG Retail, når butikken tager programmet i brug. Felterne skal være udfyldt korrekt for at kommunikation ud af og ind i huset fungerer. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 235 af 244

237 30 Automatisk opgavestyring Mange automatiske opgaver løses af Navision Application Serveren (NAS). Det gælder opdateringer, indlæsning af kampagner, overførsel af data mellem kasse og NewStore Food, overførsel af priser til pristjekkeren. Nogle opgaver udføres automatisk en gang i døgnet, andre udføres en gang i timen eller fx hvert femte minut. Du kan tjekke opsætningen af en opgave og om en opgave er aktiv (bliver udført af NAS'en), og du kan ændre intervallet, som en opgave udføres med. Tjekke, om job er aktivt på Navision Application Server 1. Vælg Opsætning/Automatisk opgavestyring/opgave. 2. Vælg Opgave/Oversigt. 3. Marker opgaven og klik på OK. 4. Hvis der er flueben i feltet Aktivt i øverste del af skærmbilledet, afvikles jobbet via NAS en. Ændre interval på opgavestyring 1. Vælg Opsætning/Automatisk opgavestyring/opgave. 2. Vælg Opgave/Oversigt. 3. Marker opgaven og klik på OK. 4. Ret i feltet Interval i øverste del af skærmbilledet. ATE-rapporter ATE-rapporten (Automatic Task Executor) udskrives automatisk hver nat. Den viser en oversigt over de automatiske job, der er fejlet. Det kan fx være varer, der ikke er blevet opdateret på grund af manglende salgsnumre eller andre fejl. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 236 af 244

238 31 Opsætning af brugere og rettigheder Du kan oprette nye rettighedsgrupper og tildele disse rettigheder til ekspedienter, der bruger kassesystemet. Læs om ekspedienter side 198. Opret ny rettighedsgruppe 1. Vælg Opsætning/Brugere/Rettighedsgruppekort. 2. Sørg for, at du ser fanebladet Generelt. 3. Tryk F3 for at oprette ny post. 4. Indtast Nummer og Beskrivelse. 5. Marker de felter, som rettighedsgruppen skal tildeles adgang til. Rediger rettighedsgruppe 1. Vælg Opsætning/Brugere/Rettighedsgruppekort. 2. Tryk F5 for oversigten over rettighedsgrupper. 3. Marker den rettighedsgruppe, du vil redigere og tryk SHIFT + F5 (knappen Rettighedsgruppe/Rettighedsgruppekort). 4. Fjern og tilføj flueben i felterne for rettigheder. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 237 af 244

239 Rettigheder til Cash Management 1. Vælg Opsætning/Brugere/Rettighedsgruppekort. 2. Skift til fanebladet Cash Management. 3. Marker de felter, som rettighedsgruppen skal tildeles adgang til. Forklaring af nogle af felterne: Felt Tøm hele beholdning til kassetter Slå Cash Management fra Udbetaling Frafør til kassette (arbejdsniveau) Genudskriv CIT bon Forklaring Rettighed til at overføre indholdet i alle seddelbeholdere til kassetter. Bruges, når man ønsker at tømme kassen helt. Rettighed til at slå Cash Management fra, så kassen fungerer med almindelig pengeskuffe. Tilladelse til at udbetale fra Cash Management. Rettighed til at tømme alt, undtagen primobeholdningen, ned til kassetter. Rettighed til at genudskrive CIT (Cash In Transit) bon. Bonen viser det samlede beløb i den kassette, der bliver fjernet, samt et serienummer. Bonen bruges til afstemning. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 238 af 244

240 32 Zoom I et vindue, fx varekortet, kan du ikke nødvendigvis se alle tilgængelige felter. Hvis du vil se de skjulte oplysninger, kan du bruge funktionen Zoom. Zoom 1. Tryk CTRL + F8 for at se alle tilgængelige felter i vinduet. Hvis du zoomer på et varekort, kan du fx se, hvornår varen sidst er blevet rettet: NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 239 af 244

241 33 Genveje til menupunkter i NewStore Food Du kan sammensætte en menu, der hedder Genveje, med dine egne genveje. Opret genvej 1. Naviger til den undermenu, du vil oprette en genvej til. 2. Højreklik på menupunktet og vælg Send til genveje. Flyt menupunkter i genvejsmenu op eller ned Brug genvejsmenuen 1. Højreklik på det menupunkt, du vil flytte. 2. Vælg Flyt op eller Flyt ned. 1. Klik på menuen Genveje i navigationsruden. 2. Nu ser du indholdet i menuen, som fx kan se sådan ud: 3. Klik på det menupunkt, du vil bruge. NewStore Food brugervejledning februar 2012 Side 240 af 244