Forretningsgang omkring interne kontroller og ledelsestilsyn i forbindelse med hjemtagelse af statsrefusion. Økonomistaben SBSYS j.nr. 00.01.00-Ø36-1-11 Udarbejdet af Per Sørensen 20. december 2010
Indledning Lovgrundlag: Bek. 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud, samt regnskabsaflæggelse og revision på Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets og Ministeriet for flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder, hvor det bl.a. fremgår af: 2 Stk. 1 Kommuner og regioner skal foretage en fuldstændig og løbende bogføring af samtlige udgifter og indtægter, der i årets løb afholdes eller modtages i henhold til de love og lovbestemmelser, som bekendtgørelsen omfatter, jf. 1. Stk. 2 Konteringen skal følge de regler, som Socialministeriet fastsætter i "Budget- og regnskabssystem for kommuner", og i "Budget og regnskabssystem for regioner". 3 Stk. 1 For at opnå statsrefusion eller tilskud skal følgende betingelser være opfyldt: 1) Ydelsen eller tilskuddet skal være tildelt i overensstemmelse med lovgivningen. 2) Udgifterne skal være bogført i overensstemmelse med konteringsreglerne. 3) Kravene i denne bekendtgørelse skal være opfyldt. I henhold til Faaborg-Midtfyn Kommunes kasse og regnskabsregulativ afsnit 1.2 Formål skal vi sikre tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi. Med udgangspunkt heri udfærdiges nedenstående forretningsgangsbeskrivelse omkring sikringen af korrekt hjemtagelse af de statslige refusioner. Side 2
Hjemtagelsen foregår via Indenrigs- og Socialministeriets hjemmeside således: Refusionsanmodning for 1. kvartal, samt regulering for 4. kvartal, indsendes senest 10. november for det kommende budgetår. Refusionsanmodning for 2. kvartal, samt regulering for 1. kvartal, indsendes senest 1. marts Refusionsanmodning for 3. kvartal, samt regulering for 2. kvartal, indsendes senest 1. juni Refusionsanmodning for 4. kvartal, samt regulering for 3. kvartal, indsendes senest 1. september Grundlaget for hjemtagelsen af statsrefusion dannes af de enkelte medarbejdere som konterer og bogfører data under de enkelte aftaleområder, hvorunder det respektive refusionsbelagte område er placeret. De enkelte medarbejdere under de enkelte aftaleområder er ansvarlige for korrekt kontering af udgifterne på de refusionsgivende konti. Økonomistaben forestår den konkrete hjemtagelse af den kvartalsvise statsrefusion fra Indenrigs- og Socialministeriet. Rettidig og korrekt hjemtagelse af statsrefusionen er vigtig bl.a. i relation til kommunens likviditet og den løbende økonomistyring. Den løbende hjemtagelse af refusion: Økonomistabens sikring af korrekt hjemtagelse af refusion kan beskrives således: 1. 1. kvartals forskudsrefusion hjemtages i forhold til det budgetlagte med udgangspunkt i 12-dele, dog med hensyn til udgiftsmønsteret det foregående år. 2. Efterfølgende hjemtagelse af forskudsrefusion sker på baggrund af det faktiske forbrug i de foregående måneder. 3. Løbende efterregulering for det foregående kvartal sker ud fra regnskabstallene i det foregående kvartals første 2 måneder + 1 måneds skøn ud fra foregående kvartals første 2 måneder. 4. For yderligere at kvalificere såvel efterreguleringen og forskudsrefusionen, foretages stikprøvevis check og kontrol til udgiftsmønsteret i foregående regnskabsår. 5. Konstateres der væsentlige afvigelser i forbruget tager økonomistaben kontakt til det enkelte aftaleområde for at få afklaret årsagen og kvalificere refusionshjemtagelsen. 6. Økonomistabens 2 fagkonsulenter på Social- og arbejdsmarkedsområdet har fokus på korrekt bogføring på området Side 3
Ledelsestilsyn: Formålet med Faaborg-Midtfyn Kommunes kasse- og regnskabsregulativ er bl.a. at sikre præcisering af budgetansvar og ledelsestilsyn. I tilknytning hertil er der udfærdiget et bilag vedrørende budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn, hvor det bl.a. fremgår, at den budgetansvarlige i de fleste tilfælde vil have behov for at delegere administrationen af visse dele af budgettet til sine medarbejdere. I disse tilfælde har den budgetansvarlige pligt til at udføre et økonomisk ledelsestilsyn. Der henvises tillige til bilag 8.2 til kasse- og regnskabsregulativet, korrekt bogføring og god bogføringsskik. I praksis udmøntes ledelsestilsynet ved at hver enkelt aftaleholder/den budgetansvarlige selv beskriver hvordan det økonomiske ledelsestilsyn finder sted med udgangspunkt i Faaborg- Midtfyn Kommunes kasse- og regnskabsregulativ. Et eksemplel fra Jobcenterets egenbeskrivelse: Budgetkontrol: Økonomistaben udskriver månedligt regnskabsrapporter, som drøftes i et fælles forum bestående af fagchefen, jobcenterchefen og afdelingsleder i jobcentret, og ydelseschefen + 2 konsulenter fra økonomistaben. Desuden overvåges bevægelserne månedligt, sammenholdt med budgetforudsætningerne, på samtlige ydelsesgrupperinger, årspersoner, månedlige ydelser, gnm. varighed og udgifter, med henblik på lokalisering af problemområder. I forbindelse hermed er aftaleholder opmærksom på om området modtager den statsrefusion, som de refusionsberettigede udgifter berettiger til. Er der ikke overensstemmelse mellem den hjemtagne forskudsrefusion og den løbende efterregulering tages kontakt til økonomistaben. Der afrapporteres begge veje, dels i kraft af efterlevelsen af ledelsestilsynet, men også i forbindelse med økonomistabens kvalitetssikring af, at de korrekte refusioner hjemtages. Økonomistaben: I forbindelse med såvel den løbende finansielle revision samt i forbindelse med det almindelige ledelsestilsyn, vil der kunne opstå situationer, hvor der skal foretages refusionsberigtigelser. Økonomikonsulenterne for Social- og arbejdsmarkedsområdet sørger for, at refusionsberigtigelserne bliver videreinformeret til refusionsmedarbejderen i økonomistaben. Refusionsmedarbejderen samler og redegør i en samlet opgørelse for de refusionsberigtigelser, der skal foretages i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. I forbindelse med økonomistabens ledelsestilsyn følges op på, hvorvidt at forretningsgangen på området fungerer på tilfredsstillende vis. Side 4
Særligt dyre enkeltsager: Lovgrundlag: Lov om social service 176 stk. 2. Bekendtgørelse nr. 1019 af 10. oktober 2006 samt vejledning nr. 2 af 26. januar 2007. Hjemtagelsen foregår som ovenfor nævnt og på samme måde, via Indenrigs- og Socialministeriets hjemmeside. For at understøtte opgaven med refusionen på området er der indkøbt et særligt udarbejdet refusionsregneark hos BDO Kommunernes Revision. Økonomistabens sikring af korrekt hjemtagelse af refusion kan beskrives således: 1 1. kvartals forskudsrefusion hjemtages i forhold til det budgetlagte med udgangspunkt i 12-dele. 2 Da der ofte er tale om komplekse sager, som består dels af udgifter på tværs af kontoområder, men også på tværs af fagsekretariaterne, er det aftalt med fagsekretariaterne, at de melder til økonomistaben såfremt: - Der er nye særligt dyre enkeltsager på vej - En eksisterende særlig dyr enkeltsag ophører - Der sker væsentlig ændringer i en særlig dyr enkeltsag 3 Refusionsanmodningen vil efterfølgende blive tilrettet i forhold hertil. (I forbindelse med kvalificering budgetopfølgningen og for at få et bedre overblik over udgifterne på det specialiserede socialområde er der indkøbt en database AØL som er et disponeringsværktøj, der kan hjælpe med at holde styr på disponerede midler. Disponeringsværktøjet er indkøbt hos BDO Kommunernes Revision og vil blive indfaset i efteråret 2010. Disponeringsværktøjet forventer vi kan være medvirkende til også at kvalificere refusionen på de særlig dyre enkeltsager) Side 5
Restafregning regnskabsaflæggelse af refusion: Foreløbig / endelig afregning af statsrefusion: Straks efter udløbet af supplementsperioden påbegyndes den foreløbige opgørelse / bogføringsberigtigelse af refusionerne. Når den foreløbige opgørelse er udarbejdet, foretages afregning af for meget/lidt modtaget refusion til staten. Revisionens løbende bemærkninger og decisioner: For at sikre et samlet overblik i forbindelse med den endelige afregning af statsrefusionerne, samler refusionsmedarbejderen i et notat, beregning og opgørelse over eventuelle bemærkninger, decisioner og berigtigelser, jf. bl.a. ovenstående under ledelsestilsyn. Side 6