Referat frabestyrelsesmøde nr. 146, mandag den 8. april 2013 kl. 16.00 Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Berit Skanderup (BS) Næstformand skanderup@fanonet.dk Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Søren Egdal (SE) Best. medlem egdal@esenet.dk Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem radooresbjerg@bbsyd.dk Administrationen: Erik Lykke (EL) Teknisk chef el@ungdomsbo.dk Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef lbk@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: Beslutningspunkter: bilag 1. Godkendelse af referat nr. 145 af 7. februar 2013. 2. Revisionsprotokollat side 617. 3. Indkomne punkter. Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi 8. Indkomne punkter. 9. Udvalg. 10. Afdelinger. 11. Personale. 12. Bydelsprojekt 3 i 1. 13. FF & FU samarbejde. 14. Evt. 15. Planlagte mødedatoer. side 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 145 af 7. februar 2013 Beslutning: Blev underskrevet uden ændringer. Ad 2 Revisionsprotokollat side 617. Beslutning: Blev fremvist og taget til efterretning. Ad 3 Indkomne punkter Godkendelse af sager fra afdelingsmøderne omkring kollektiv råderetssager. Sagsbehandling: Afd. 40 og 35 s beboere har sagt ja. Huslejeniveauet blev diskuteret. Beslutning: Godkendt for afd. 40 og 35.. Afd. 32 blev godkendt med forbehold for, at beboerne på et ekstraordinært afdelingsmøde efterfølgende beslutter det. Hvor lang tid skal en beboer, der ikke har betalt det årlige ajourføringsgebyr, blive stående på ventelisten inden vedkommende fjernes fra listen? 1,2,3,4,5 mdr.? Sagsbehandling: AB og B32 giver 6 + 2 uger derefter slettes de. Beslutning: 6 + 2 uger blev godkendt for s vedkommende. Hvem fra hovedbestyrelsen skal varetage interesserne for afd. 81 og 82 på Fanø? Beslutning: AL blev valgt. Hvem er interesseret i at deltage på studietur ultimo august 2013? Hvem vil gerne have ægtefælle med? Der orienteres om mulig destination, indhold og pris på mødet. Sagsbehandling: Tidspunkt ændres til ultimo september 2013. Beslutning: Alle udviste interesse for at deltage incl. ægtefæller, der arbejdes videre Debatpunkter: Ad 4 Evaluering af repræsentantskabsmødet 2013. Kommentarer: Super godt sted større spørgelyst kunne ønskes dirigenten fik lidt kritik af IT fordi han glemte at forsamlingen skulle tage stilling til hvem der skulle være første og anden suppleant. LBK skal sørge for at bruge mikrofon. Positive tilbagemeldinger fra deltagerne. Tidspunktet er fint. Alle klarede det godt. Mikrofonen virkede ikke ordentlig. En anden mente at dirigenten var god. Generelt var mødet lidt stille og måske kan der bygges noget underholdning på efter middagen. side 2
Evaluering af afdelingsmøder 2013. Kommentarer: Mødetidspunkt var ok de fleste steder. Det er rart med administrative medarbejdere takken og ros fra alle gives videre til adm. medarbejdere. Beboerne på kollegierne er meget positive overfor. Vi skal huske stemmesedler specielt i afd. 6-7-37. Det var fint at forslagene var renskrevet. Dirigentet skal fremadrettet gribe ind når medarbejdere svines til. Træk i afd. 35 blev diskuteret. Nyt møde ang. kollektiv indv. køkkenrenovering i afd. 32 afholdes i maj måned. Alle referater er lagt på hjemmesiden (ros). Punkter under evt. skal styres, men må gerne tage lidt tid. Højtaleanlæg i afd. 8 skal huskes til næste år. Låsning af indgangsdøre Leverancer til beboerne udenfor indgangsdørenes åbningstid, er et problem i de afdelinger hvor dørene bliver låst og hvor postkasser er placeret indenfor. Teknisk afdeling undersøger hvorledes andre boligforeninger løser dette. Skilsmisse mellem afd. 27 og 58 på Fanø Afd. 27 ønsker ikke at fortsætte det beboerdemokratiske fælleskab med afdeling 58. Adm. undersøger om rep. mødet skal godkende adskillelsen? Afd. 27 og 39 ønsker at fortsætte med fælles afd. bestyrelse og fælles afdelingsmøde. Kommunikation mellem administrationen, hovedbestyrelsen og beboerdemokrater. Der skal gives længere tidsfrist for afd. best. i forbindelse med de skal underskrive årsregnskaber. Evt. skal Flemming Guldberg deltage ved planlægning. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager EL orineterede: Afd. 40. Byggeriet kører efter planen. Byggeriet på Tovværksgrunden er en økonomisk udfordring. Der arbejdes p.t. med spareplaner og ny licitation på lukningsentreprise og tømrerentreprise afholdes. I det nye udbud er altaner udgået. Første spadestik er planlagt til 22/5 2013. Bestyrelsen var ikke postive overfor fjernelse af altaner, derfor vil de gerne behandle sagen ekstraordinært når økonomien kendes endeligt. EL og PS vil forsøge at kontakte kommunen ang. skakter som koster 1.2 mio. kr. Afd. 66 udendørs atriumgård udføres nu. side 3
Ad 6 Udlejningssituationen PS orientede Afd. 17, 35, 45, 48 og 80 fik ikke valgt en afdelingsbestyrelse. Afd. 35 og 48 valgte en kontaktperson. Orientering om beslutningspunkter af beboerdemokratisk karakter fra afd. møderne. Intet. Kridthusgrunden Der er ingen interesserede p.t. Kvaglundparken 4 Møde med indehaver af Bodega afventes. Lejetab: I alt kr. 1/10 til 31/3 2012 kr. 209.645,10. Af beløbet er kr. 137.866,6o vedr. erhverv. Lejetabet er kr. 144.049 over tabet for samme periode s.å. Fyrparken 10 Klubben står tom og kommunen vil gerne ud af lejeaftalen. Der arbejdes p.t. om nedrivning og opførsel af almene boliger. Havnegade 13 kan måske lejes ud til Ingeniøerne som depotrum, EL arbejder med sagen. Køb af Tovværksgrunden udmatrkulering er under udarbejdelse. Stengårdsvej - Etablering af gruppe for fundraising til Stengårdsvej der afholdes møde på mandag ang. økonomiske midler til Stengårdsvej. Ad 7 Økonomi Lene orienterede: Orientering om beslutningspunkter af økonomisk karakter fra afd. møderne er nævnt under pkt. 4. Investeringer 3,95% p.a. Alm. Brand og Nordea 1,55% p.a. Svar til SE omkring regler for byggesagshonorar til bestyrelsen. På mødet blev oplyst, at der gælder ingen regler for størrelsen af bestyrelsesvederlaget, men det skal fremgå af skema ABC eller af forbedringsskemaet til kommunen. Bestyrelsesvederlaget er skattepligtig indkomst for det bestyrelsesmedlem, der modtager det og nævnte honorar fratrækkes A-skat. PS har efter mødet spurgt de andre boligorganisationer i Esbjerg, og her var der kun B32 som udbetalte byggesagshonorar til bestyrelsen. Ud fra ovennævnte udarbejder bestyrelsen et konkret forslag til næste møde. Ad 8 Indkomne punkter Flemming Bay og co. har valgt at lade sig administrere af AB. Udlevering af mailadresser på s medarbejdere efter ønske fra IT. Udlevering af fødselsdags- og jubilarliste for 2013 efter ønske fra IT. side 4
Ad 9 Udvalg Nyt fra redaktionsudvalget: Bladet udgives sidst i maj. Nyt fra fritidsudvalget: Evaluering af rep. fest. Ad 10 Afdelinger Ingen emner Ad 11 Personale Ca. 80 ansøgere til jobbet som ny inspektør. Forventet ansættelse pr. 1. juni 2013. 7 personer er udvalgt til samtale enten onsdag eller torsdag. Arbejdsgruppen for IT er opstartet. God start. Ad 12 Bydelsprojekt 3 i 1 Der er bestyrelsesmøde den 11. april. hvor økonomi behandles. Line har sagt op. Ad 13 FF og FU samarbejde Der er indhentet pris på udarbejdelse af en fælles hjemmeside. FF afholder møde den 9. april hvor leverandør vælges. Udgifter for : Pris ca. kr. 100.000 for den fælles hjemmeside samt kr. 400.000 for s egen hjemmeside. Beslutning: Ud fra nævnte prisoverslag må der arbejdes videre endelig beslutning sker senere. Ad 14 Evt. Film på s hjemmeside er slettet. Ad 15 Planlagte mødedatoer Dato for afholdelse af rep. møde i 2014 besluttes på næste møde. Hovedbestyrelse: Mandag d. 8. april 2013. Mandag d. 13. maj 2013. Mandag d. 3. juni 2013. Mandag d. 1. juli 2013 (eventuelt). Godkendt den 8. april 2013 side 5