DET GODE UDBUD SIKRER KVALITET OG UDVIKLING Det gode udbud er forudsætningen for at give borgerne mest mulig kvalitet for skattekronerne. Et godt udbud indebærer blandt andet, at kommunen planlægger udbuddet udførligt og bruger markedet som partner i udviklingen af den offentlige service. Det giver virksomhederne de bedste betingelser for at styrke og nytænke den borgernære velfærd. Med udgangspunkt i erfaringerne med udbud i kommunerne har DI i samarbejde med en række virksomheder formuleret nogle enkle råd til, hvordan man sikrer et godt offentlig-privat samarbejde. EN AMBITIØS UDBUDSSTRATEGI ER ET GODT FUNDAMENT Graden af planlægning af og strategi bag kommunernes udbud har stor betydning for gevinsten ved samarbejdet med private leverandører. En veludført udbudsstrategi strækker sig over en flerårig periode, og den indeholder et mål for udviklingen i den pågældende kommunes konkurrenceudsættelse. Desuden bør udbudsstrategien kombineres med en udbudsplan, som giver et overblik over kommunens kommende udbud. På den måde gør kommunen det klart, hvilke driftsopgaver de vil udbyde, og hvad de ønsker at opnå med konkurrenceudsættelsen. Det giver virksomhederne et godt udgangspunkt for at opfylde kommunens behov. Næstved Kommune har siden 2014 haft en udbudsstrategi, der fastsætter kommunens mål for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver for en 4-årig periode. Det har i praksis styrket kommunens arbejde med effektivisering af den offentlige service. Udbudsstrategien indeholder: 1) Kommunens mål for udviklingen i IKU en i den 4-årige periode, 2) En oversigt over, hvornår og hvilke driftsområder kommunen vil konkurrenceudsætte og 3) En forklaring af, hvordan kommunen vil konkurrenceudsætte de enkelte driftsområder, og hvilke effektiviseringsgevinster de ønsker at opnå.
KVALITET OG INNOVATION I UDBUD En kortlægning fra DI viser, at der i omkring hvert tredje udbud af rengøring, renovation og hjemmehjælp bruges laveste pris som tildelingskriterium. Desuden kan DI dokumentere, at prisen i gennemsnit vægter mere end 50 pct. i de udbud, hvor de ordregivende myndigheder også anvender kvalitetskriterier. Det er en bekymrende udvikling, for det risikerer at gå ud over kvaliteten i den offentlige service, når virksomhederne udelukkende skal konkurrere om prisen. Kommunerne bør i stedet bruge kvalitetskriterier som for eksempel teknologi, brugertilfredshed og leveringssikkerhed som primære konkurrenceparametre. Det giver bedre muligheder for, at virksomhederne kan levere innovative løsninger. Under disse betingelser kan virksomhederne på samme tid bidrage til at effektivisere og kvalitetsforbedre den borgernære velfærd. Guldborgsund Kommune har vist, at man både kan opnå besparelser og bedre kvalitet i rengøringsydelserne, hvis man tilrettelægger udbuddet på en hensigtsmæssig måde. I 2015 udbød kommunen rengøring på stort set alle kommunale institutioner indenfor 4 af kommunens 10 geografiske delområder. Prisen vægtede kun 40 pct. Konkurrencen mellem tilbudsgiverne handlede derfor fortrinsvis om teknologi, medarbejderkvalifikationer og udvikling i opgaveløsningen. Udbuddet blev vundet af ISS Facility Services og Elite Miljø, der hver især varetager to geografiske delområder. Det har ført gode resultater med sig. Kvaliteten i rengøringen er blevet forbedret, og samtidig er kommunens rengøringsudgifter blevet reduceret med 12-14 pct. Kommunerne har mulighed for at tage skridtet videre ved at gennemføre udbud med funktionskrav. Et funktionskrav er eksempelvis krav om, at en skole er ren, når eleverne møder, at plænerne er klippet tilstrækkeligt eller krav til beskaffenheden af kommunens veje. Det vil sige, at der stilles krav til resultatet af opgaveløsningen, men ikke hvordan opgaven skal løses. Det giver virksomhederne vide rammer for at udvikle innovative løsninger, som de selv står på mål for. Frederikshavn Kommune gennemførte i 2015 det første udbud med funktionskrav på sundsområdet. I udbuddet var der alene var stillet krav om, at udgifterne til inkontinensprodukter skulle stige mindre end den demografiske udvikling umiddelbart ville føre til. Abena vandt med en løsning, der kombinerer levering af inkontinensprodukter med undervisning af borgere og sundhedspersonale. Det har gjort de ældre mere selvhjulpne og tilfredse med behandlingen af inkontinens.
BETYDELIGE GEVINSTER VED MARKEDSDIALOG Hvad kan markedet byde på, og hvordan indrettes et kvalificeret udbudsmateriale, som betyder, at kommunen modtager konkurrencedygtige tilbud? Det er nogle af de svar, som kommunen kan få ved at gå i dialog med markedet, inden opgaven sættes i udbud. Gennem skriftlige høringer eller møder med brancheorganisationer og potentielle leverandører kan kommuner få råd og vejledning om blandt andet udbuds- og kontraktform, mindstekrav til leverandørerne, og hvordan kommunen bedst muligt målretter udbuddet de kompetencer, der er i markedet. Det er et vigtigt udgangspunkt for et succesfuldt samarbejde. Tidligere har der blandt flere kommuner været tvivl om, hvorvidt forudgående markedsdialog udgør en overtrædelse af de udbudsretlige principper om ligebehandling og gennemsigtighed. Det gør udbudsloven op med, for muligheden for forudgående markedsdialog er nu angivet direkte i lovgivningen. Det er et klart signal fra lovgiverne om, at kommunerne med fordel kan bruge dialog med markedet til at opnå større gevinster ved offentlig-privat samarbejde. Gribskov Kommune gennemførte i 2014 Danmarks hidtil største udbud på social- og sundhedsområdet med en samlet kontraktværdi på 2,6 mia. kr. Allerede et år før udbuddet afholdt kommunen dialogmøder med kommunens eksisterende leverandører for at få inspiration til, hvordan udbuddet bedst kunne tilrettelægges, således at markedet fandt opgaverne interessante at byde på. Inden udbuddet blev der afholdt 1-til-1 møder med interesserede virksomheder, og umiddelbart inden udbudsmaterialet blev offentliggjort, blev der holdt et fælles dialogmøde for at informere de interesserede virksomheder om indholdet af kommunens kommende udbud.
FÆRRE TRANSAKTIONSOMKOSTNINGER FRIGØR RESSOURCER Udbud af offentlige opgaver opleves ofte som besværligt og tidskrævende for både virksomheder og kommuner, men ved at tilrettelægge processen så enkelt som mulig, kan transaktionsomkostningerne begrænses. For det første er det afgørende, at kommunernes krav til virksomhedernes dokumentation og løsningsforslag er proportionale i forhold til den opgave, der udbydes. Det skal sikre, at kravene alene medfører omkostninger, der står på mål med virksomhedens potentielle fortjeneste. Dermed undgår kommunerne, at virksomheder afholder sig fra at byde på opgaven. For det andet er det hensigtsmæssigt, at kommunerne ved køb af komplekse tjenesteydelser som rådgivning begrænser antallet af virksomheder, der opfordres til at afgive tilbud, ved at vælge udbudsformen begrænset udbud. Derved reduceres den tid, virksomheder og kommuner bruger på henholdsvis at afgive og evaluere tilbud. Omvendt kan kommunerne med fordel udbyde standardiserede varer som offentlige udbud. Endelig har udbudsloven mindsket de proceduremæssige krav for indkøb af varer og tjenesteydelser, som er under tærskelværdierne for EU-udbud. For eksempel giver udbudsloven mulighed for, at der ved små indkøb, hvor kun lokale virksomheder formodes at have en interesse, kan indhentes et par tilbud i stedet for at foretage en offentlig annoncering. Det giver kommunerne bedre forudsætninger for at nedbringe transaktionsomkostningerne for de små indkøb. NaturErhvervsstyrelsen gennemførte i december 2014 udbuddet Rekruttering af brugerpanel og kundetilfredshedsmåling. I den forbindelse indhentede styrelsen tilbud fra tre konsulentfirmaer, da der var tale om et mindre projekt. Udbuddet var tilpasset opgavens omfang og var klart og kort beskrevet. Det sparede tid og penge for både ordregiver og de virksomheder, der bød på opgaven. Krav til tilbuddet: En beskrivelse af løsningsforslag på maksimalt tre sider. En tidsplan med angivelse af aktivitet, tid og pris. Tre referencer, hvor der er leveret lignende aktiviteter.
KONTRAKTOPFØLGNING SIKRER ET EFFEKTIVT SAMARBEJDE Det er en forudsætning for at høste gevinsten ved konkurrenceudsættelse, at der følges op på kontrakten. Det skal sikre, at både virksomheden og kommunen lever op til kontraktens bestemmelser. En effektiv kontraktstyring indebærer, at kommunen stiller målbare krav til kvaliteten. Det er vigtigt, at kravene er proportionale i forhold til de leverede ydelser, således at der ikke bliver tale om en administrativt bebyrdende bestemmelser. Ofte bruger kommunerne bodsbestemmelser til håndtere misligholdelse af kontrakten, men der bør være større fokus på incitamentsmodeller, hvor leverandøren får en tilskyndelse til at levere en kvalitet, der er så god som muligt. Kommunerne har også selv et ansvar for, at kontrakterne anvendes korrekt. I flere tilfælde bruger kommunerne ikke de rammeaftaler, der indgås af kommunale indkøbsfællesskaber samt Staten og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI). Det betyder, at kommunerne går glip af økonomiske gevinster. For at løse problemet kan SKI og kommunale indkøbsfællesskaber gøre rammeaftalerne mere anvendelige eller indarbejde incitamentsmodeller for kommunerne. Hjørring Kommune har fulgt op på målsætningen i aftalen om kommunernes økonomi for 2016 om at effektivisere kommunernes indkøb og fremme e-handel. Kommunen vil omlægge 80 pct. af indkøbene til e-handel. Det forventes at give en årlig besparelse 6,8 mio. kr. Det er blot en del af den økonomiske gevinst, for omlægningen til e-handel sikrer, at kommunen kan benytte sig af de fordelagtige vilkår i de indgåede indkøbsaftaler. KONTAKT FOR YDERLIGERE OPLYSNINGER Konsulent Bertil Egger Beck, DI, telefon: 3377 4695 / E-mail: beeb@di.dk