Figur 1: Spg: Har din virksomhed givet tilbud på offentlige opgaver i løbet af det seneste år? Offentlige opgaver i udbud 17%

Transkript

1 GRAKOM ANALYSE SEPTEMBER 2018 KVALITETEN AF DE OFFENTLIGE UDBUD HALTER Kun 30 pct. af Grakoms medlemsvirksomheder har afgivet tilbud på offentlige udbud det seneste år. Dette er på trods, at flertallet mener, at de opgaver, de løser, er relevante for det offentlige. Lav kvalitet af udbudsmaterialerne medfører usikkerhed og øger omkostningerne på at afgive tilbud. I efteråret 2017 nedsatte Erhvervsministeren Arbejdsgruppen for hensigtsmæssig indretning af udbudsmateriale og dokumentationskrav. Arbejdsgruppens havde til formål, at udarbejde anbefalinger til at begrænse virksomheders omkostninger ved at afgive tilbud på offentlige udbud. Anbefalingerne blev offentliggjort i juni og Erhvervsministeriet har efterfølgende lanceret en kampagne på portalen bedreudbud.dk, som bygger på disse anbefalinger. Denne analyse har til formål, at undersøge, hvordan Grakoms medlemsvirksomheder oplever kvaliteten af offentlige udbud og belyse virksomhedernes omkostninger ved at deltage i udbud. Få virksomheder afgiver tilbud Det seneste år har kun 30 pct. af Grakoms medlemsvirksomheder afgivet tilbud på offentlige udbud, mens hele 70 pct. af medlemmerne ikke har. Blandt de 70 pct., som ikke har afgivet tilbud, har 16 pct. lavet opgaver for det offentlige, som ikke har været udbudt. Figur 1: Spg: Har din virksomhed givet tilbud på offentlige opgaver i løbet af det seneste år? Offentlige opgaver i udbud 17% Nej 5 Offentlige opgaver, der både har og ikke har været i udbud 13% Offentlige opgaver, der ikke var i udbud Kilde: Medlemsundersøgelse blandt Grakoms medlemmer Kvaliteten af udbuddene halter Blandt de virksomheder, der har afgivet tilbud på et offentligt udbud i løbet af det seneste år, svarer 45 pct., at de er uenige eller meget uenige i, at udbudsmaterialet havde en god kvalitet i det seneste offentlige udbud, de deltog i. 33 pct. var enige eller meget enige i, at udbudsmaterialet havde en god kvalitet. 41 pct. var uenige eller meget uenige i, at kravspecifikationen var let at forstå, mens 37 pct. var enige eller meget enige i, at kravspecifikationen var let at forstå.

2 Endeligt var 41 pct. uenige eller meget uenige i, at størrelsen af deres seneste opgave var klart defineret, mens 52 pct. var enige eller meget enige. Figur 2: Spg: I det følgende er en række påstande omkring udbudsmaterialet. Du bedes vurdere, hvorvidt du er enig eller uenig: Udbudsmaterialet havde en god kvalitet 41% 26% 7% Kravspecifikationen var let at forstå 37% 33% Størrelsen af opgaven var klart defineret 37% 41% 11% Kilde: Medlemsundersøgelse blandt Grakoms medlemmer 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Den ovenstående graf tegner samlet set et billede af, at en stor andel af de offentlige udbud er svære at tilgå for virksomhederne, der kommer med tilbud. Det gør det svært for virksomhederne at komme med et kvalificeret tilbud på opgaveløsningen. Den høje andel kan medføre, at virksomhedernes transaktionsomkostninger (omkostningerne ved at afgive et tilbud) bliver højere end de ellers ville, da det tager længere tid at udarbejde tilbuddet. Virksomheder, der ikke lever op til alle tildelingskriterier, kan ikke vinde et udbud. Dermed kan et svært tilgængeligt udbud medføre, at en virksomhed ikke får godkendt deres tilbud. Virksomheder kan også komme til at give for optimistiske tilbud som følge af, at størrelsen af opgaven ikke er defineret klart nok. Mange af de offentligt udbudte opgaver, som Grakoms medlemsvirksomheder byder ind på, egner sig godt til udbud. Således var 61 pct. enige i, at der findes et stort antal private leverandører, der kunne udføre opgaven i det seneste udbud, de deltog i. Dette understøttes af, at kun 16 pct. var enige i, at løsningen af opgaven krævede brug af specialiserede maskiner, udstyr eller teknologi. Side 2 af 5

3 Figur 3: Med udgangspunkt i det seneste udbud bedes du tage stilling til følgende udsagn: Der findes et stort antal private leverandører på markedet, der kan udføre opgaven 42% Løsning af opgaven kræver brug af specialiserede maskiner, udstyr eller teknologi 8% 38% Løsning af opgaven kræver ansatte med højt specialiseret viden, uddannelse eller erfaring 23% 38% Det er enkelt for os at fastsætte tilbudsprisen på opgaven 28% 32% Man kan med skriftligt materiale (inkl. tegninger) let beskrive løsningen af denne type opgave 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%100% På trods af, at der er mange, der kan byde ind på udbuddene, er det svært for mange virksomheder at fastsætte tilbudsprisen på opgaverne. Således var kun 24 pct. enige eller meget enige i, at det var enkelt at fastsætte tilbudsprisen på det seneste offentlige udbud virksomheden deltog i, mens 44 pct. var uenige eller meget uenige. I gennemsnit var der i undersøgelsen lige under 9 virksomheder, som gav tilbud pr. offentligt udbud. Udfordringerne i at fastsætte tilbudsprisen samt kompleksiteten i at beskrive løsningen i en stor andel af de offentlige udbud afspejler sig i omkostningerne ved at afgive et tilbud. Hele 31 pct. af virksomhederne i undersøgelsen havde omkostninger på over 10 pct. af kontraktværdien ved det senest afgivne tilbud, mens 23 pct. havde omkostninger mellem 5 og 10 pct. Figur 4: Hvor store var omkostningerne ved at afgive tilbud i procent af udbuddets samlede kontraktværdi? (Alle omkostninger indregnes inkl. internt timeforbrug og eksterne omkostninger, fx til juridisk, teknisk eller øvrig rådgivning.) 30% 25% 20% 10% 5% 0% 23% Når både omkostningerne ved at afgive tilbud er høje, og der er mange tilbudsgivere, som afgiver tilbud, kan omkostningerne hurtigt løbe op. I 27 pct. af de undersøgte udbud, overstiger de samlede omkostninger ved at afgive tilbud for alle de virksomheder som deltog, kontraktværdien af udbuddet. Når det bliver en dårlig forretning for virksomhederne at deltage i de offentlige udbud, er der en risiko for, at flere og flere virksomheder ikke længere ønsker at afgive tilbud. Det som burde medføre en 0-2,4 % 2,5-4,9 % 5,0-9,9 % 10,0 % - Side 3 af 5

4 øget konkurrence, kan derfor ende med at få den modsatte virkning. Som udgangspunkt er det derfor helt centralt for velfungerende offentligt udbud, at kvaliteten af udbuddene er høj, så virksomhederne har let ved at prisfastsætte opgaverne. Der vil være tilfælde, hvor det ikke er muligt at lave et offentligt udbud med en enkelt prisfastsættelse for virksomhederne. Det kan eksempelvis være, når virksomhederne er nødt til at lave en stor forundersøgelse for at give et kvalificeret bud på opgaveløsningen. I de tilfælde kan det offentlige i stedet benytte sig af prækvalifikation, så der kun er få virksomheder, som har omkostninger forbundet med tilbudsgivningen. Selvom færre virksomheder deltager i udbuddet, vil udbuddet fortsat være konkurrenceudsat, og virksomhederne vil fortsat konkurrere på pris og kvalitet. Da virksomhederne vil have en betydeligt større sandsynlighed for at vinde udbuddet, vil kvaliteten af tilbuddene blive bedre. Set fra det offentliges side vil dette betyde, at kvaliteten af de modtagne tilbud bliver højere, og efterfølgende skal det offentlige bruge færre ressourcer på at gennemgå tilbuddene. Hvorfor deltager 70 pct. af virksomhederne ikke Blandt de virksomheder, som ikke afgiver tilbud på offentlige udbud, giver 35 pct. aldrig tilbud på offentlige opgaver, mens 26 pct. har overvejet at afgive tilbud, men ikke gjort det. 3 pct. har regnet på et tilbud, men ikke afsendt det. For 17 pct. af virksomhederne har der ikke været nogle relevante offentlige udbud det seneste år. Figur 5: Har din virksomhed overvejet at afgive tilbud på et offentligt udbud inden for det seneste år? Ved ikke/andet Ja, vi overvejede at afgive tilbud, men gjorde det ikke 26% Nej, vi giver aldrig tilbud på offentlige opgaver Ja, vi regnede på et tilbud, men afsendte det ikke 3% Nej, ingen offentlige opgaver har været relevante det seneste år 17% Blandt de virksomheder, som ikke byder ind på de offentlige udbud, er hele 55 pct. af virksomhederne enige eller meget enige i, at offentligt udbudsmateriale er for komplekst og svært at gennemskue. 49 pct. er enige eller meget enige i, at usikkerheden ved at afgive tilbud på offentlige opgaver er for stor, og 62 pct. er enige eller meget enige i, at det er for tidskrævende eller omkostningsfuldt at afgive tilbud på offentlige opgaver. Dette er selv om, at virksomhederne selv mener, at de opgaver de løser er relevante for det offentlige idet 63 pct. svarer, at de er meget uenige eller uenige i, at de opgaver, de løser, ikke er relevant for det offentlige. Side 4 af 5

5 Figur 6: Du bedes tage stilling til følgende udsagn: De opgaver, vores virksomhed løser, er ikke relevant for det offentlige Offentligt udbudsmateriale er for komplekst og 1% 1% svært at gennemskue Usikkerheden ved at afgive tilbud på offentlige 1% 6% opgaver er for stor Det er for tidskrævende eller omkostningsfuldt at 1% 1% 9% afgive tilbud på offentlige opgaver Offentlige udbud har en størrelse, som ikke er relevant for vores virksomhed 36% 22% 18% 22% 39% 40% 13% 13% 0% 10% 13% 30% 33% 13% 2 0% 20% 40% 60% 80% 100% Dette bekræfter billedet fra det foregående afsnit, hvor de af Grakoms medlemsvirksomheder, som har afgivet et tilbud på et offentligt udbud indenfor det seneste år, synes at kvaliteten af udbuddet er for dårlig, hvilket medfører en høj usikkerhed, og gør det for omkostningsfuldt og tidskrævende, at deltage i offentlige udbud. OM UNDERSØGELSEN: Undersøgelsen blev gennemført i perioden 14. august til 27. august Målgruppen for undersøgelsen var Grakoms medlemsvirksomheder. Undersøgelsen blev udsendt til 465 respondenter, hvoraf 105 har svaret på hele eller dele af undersøgelsen. Det giver en svarprocent på 23 pct. OM GRAKOM: Grakom er foreningen for alle virksomheder der er en del af værdikæden inden for kommunikation. Det gælder lige fra industrivirksomheder til reklamebureauer samt handels- og servicevirksomheder. Side 5 af 5