Det mener DI Rådgiverne om udbud. Case Book: 10 eksempler på gode og mindre gode udbud

Transkript

1 Det mener DI Rådgiverne om udbud Case Book: 10 eksempler på gode og mindre gode udbud

2 Forord Rådgiverbranchen oplever, at det kan være svært at købe rådgiverydelser. Branchen oplever derfor ofte, at det er dyrt og bøvlet at byde på offentlige opgaver. Faktisk afholder 8 ud af 10 rådgivere sig ofte eller nogle gange fra at byde på offentlige udbud grundet for høje transaktionsomkostninger. Noget af det, der ofte sender transaktionsomkostningerne i vejret, er komplicerede udbudsprocesser og krav, der ikke matcher opgavens omfang. Derudover ser branchen ofte, at indkøbere sender mindre opgaver i åbne offentlige udbud, hvor alt for mange bruger store ressourcer på en relativt lille opgave. De høje transaktionsomkostninger koster virksomheder og indkøbere dyrt men udgør også et stort spild af samfundets ressourcer på den længere bane. DI Rådgiverne anbefaler derfor, at de samlede transaktionsomkostninger i forbindelse med de enkelte indkøb maksimalt udgør 10 pct. af kontraktsummen. DI Rådgiverne modtager løbende eksempler på udbud fra vores medlemmer, der understreger udfordringerne. Dem har vi samlet i denne Case Book for at konkretisere problemet og synliggøre, hvor i udbudsprocessen det går galt. 18 Gode Råd Til at forebygge de høje udbudsomkostninger har DI Rådgiverne sammen med IKA Foreningen af Offentlige Indkøbere udarbejdet 18 Gode Råd til Køb af Rådgiverydelser til bedre og mere effektive udbudsprocesser. Dialog En god udbudsproces Det kræver dialog mellem indkøbere og tilbudsgivere, ligesom tilbudsgiverne skal være tilbageholdende med at søge om aktindsigt eller klage over udbud. I DI Rådgiverne hører vi meget gerne fra dig på diraadgiverne@di.dk, hvis du har eksempler eller erfaring med enten gode eller mindre gode udbud i rådgiverbranchen, ligesom vi altid er interesseret i dialog om de udfordringer, der er forbundet med offentlige indkøb.

3 CASE 1 Udbud af analyseopgave NaturErhvervstyrelsen, 2014 dec. EKSEMPEL PÅ ET Begrænsede 3 I forbindelse med NaturErhvervstyrelsens udbud Rekruttering af brugerpanel og kundetilfredshedsmåling blev der indhentet tilbud fra tre konsulentfirmaer, da der var tale om et mindre projekt. Udbuddet var tilpasset opgavens omfang og var klart og kort beskrevet, hvilket sparede tid og penge for både ordregiver og tilbudsgivere. Kravene til tilbudsmaterialet var: En beskrivelse af løsningsforslag på max. tre sider En tidsplan med angivelse af aktivitet, tid og pris Tre referencer, hvor der var leveret lignende aktiviteter. Kombinationen af få tilbud og et max. omfang på tilbudsmaterialet medførte begrænsede transaktionsomkostninger.

4 CASE 2 Udbud af arkitektopgave kommunalt udbud på ramme aftale, 2015 okt. EKSEMPEL PÅ ET 2 mio. Begrænsede 7 var prækvalificerede på en SKI-aftale og blev opfordret til at sende idéoplæg En kommunal bygherre udbød en arkitektopgave på en rammeaftale. Kravene til tilbuddet var begrænset til et idéoplæg på maksimalt én A3-side, organisation og honorartilbud med en tilbudsfrist på 14 dage. Kombinationen af få krav og en fornuftig tilbudsperiode medførte begrænsede transaktionsomkostninger både for ordregiver og tilbudsgiver.

5 CASE 3 Udbud af kommunikationsopgave statslig myndighed, 2015 nov mio En statslig myndighed udbød en kommunikationsopgave til en kontraktsum på , hvor tilbudsgiveren skulle skabe en stærk, original og nyskabende fortælling. Opgaven blev udbudt ved et offentligt udbud, og 20 bureauer afgav tilbud. Med et forventet ressourceforbrug pr. tilbud på var tilbudsgivernes udbudsomkostninger på i alt 2 mio., hvilket svarer til det dobbelte af kontraktsummen. Dertil skal lægges indkøbers udgifter til at udforme udbudsmateriale og evaluere tilbud. Med transaktionsomkostninger over det dobbelte af den samlede kontraktsum er dette et stort samfundsøkonomisk spild.

6 CASE 4 Udbud af analyseopgave statslig styrelse, 2015 dec Antal indhentede tilbud En statslig styrelse ønskede et analytisk grundlag for politiske anbefalinger. Styrelsen indhentede derfor tilbud fra fire leverandører og afholdt et informationsmøde. Styrelsen stillede omfattende krav til tilbuddet i form af krav om både opgave- og løsningsbeskrivelse, forslag til aktivitets- og leveranceplan samt organisations- og kompetenceplan. En tilbudsgiver fortæller, at styrelsens omfattende krav til indkøbsproceduren begrænsede kvaliteten af virksomhedens tilbud, da virksomheden ikke kunne forsvare at lægge flere ressourcer i tilbuddet set i forhold til kontraktsummen på Hver tilbudsgiver skønnes i gennemsnit at have brugt ca på at afgive tilbud, hvilket gav transaktionsomkostninger på eksklusive tilbudsgivers omkostninger.

7 CASE 5 Udbud af analyseopgave statslig styrelse, 2016 jan En statslig styrelse ønskede en analyse til opdatering af vidensgrundlaget på et specifikt område. I forhold til kontraktsummen på var tilbudskravene ganske omfattende og indeholdt blandt andet beskrivelse af forståelsen af opgaven, metode, tidsplan og pris. men inkluderede derudover alle leverandørens omkostninger forbundet med opgaven inkl. rejseudgifter. På trods af at opgaven lå under EU s tærskelværdier, blev opgaven udbudt som et åbent offentligt udbud, og ni leverandører bød på opgaven. Udbuddet førte til trans aktions omkostninger på over 130 pct. og det er eksklusive indkøbers ressourceforbrug.

8 CASE 6 Udbud af arkitektopgave kommune, 2016 apr. 7 mio En kommune udbud en arkitektopgave. På trods af at ydelserne i tilbudsfasen var forsøgt minimeret ved at lave en todelt tilbudsfase, endte transaktionsomkostningerne på et for højt niveau. Det skyldtes, at tilbudsgiver i første fase skulle bedømme, hvad der skulle leveres for at beskrive projektet, og i anden fase skulle udarbejde tre præsentationer med forberedelse før hvert møde. Vurderingen var, at første fase af tilbuddet kunne holdes inden for en kostpris på , men anden fase endte dog med at medføre yderligere omkostninger på Udbuddet gav i alt transaktionsomkostninger på , hvilket svarer til over 30 pct. at kontraktsummen og dette er eksklusive ordregivers omkostninger.

9 CASE 7 Udbud af konsulentopgave region, 2016 apr. 1,4 mio En region udbød en konsulentopgave med et budget på Ifølge tilbudsgiverne var udbuddet både mangelfuldt og forvirrende. Der var eksempelvis flere selvmodsigende krav og uklarhed om, hvad udbyder ønskede svar på. En tilbudsgiver oplyser at have brugt på at byde på opgaven. På trods af at opgaven var under tærskelværdierne, blev udbudsformen offentligt udbud anvendt, hvilket indbragte 17 tilbud. Dette resulterede i transaktionsomkostninger på , hvilket vil sige mere end tre gange så meget. Et mangelfuldt og forvirrende udbudsmateriale kombineret med et åbent offentligt udbud medførte enorme transaktionsomkostninger, der svarede til en tredobling af kontraktsummen.

10 CASE 8 Udbud af konsulentopgave statslig styrelse, 2016 aug En statslig styrelse annoncerede en konsulentopgave om effektivisering med en kontraktsum på Styrelsen ønskede, at tilbudskravene indeholdt en løsningsbeskrivelse af indhold, metode og fremgangsmåde for alle delleverancer til opgaven. 10 virksomheder valgte at byde på opgaven. Brugen af udbudsformen offentlig udbud og de høje krav til beskrivelse af alle delleverancer medførte derfor alt for høje transaktionsomkostninger svarende til 85 pct. af kontraktsummen.

11 CASE 9 Udbud af konsulentopgave statslig styrelse, 2016 sep En statslig styrelse udbød en relativt lille opgave under tærskelværdierne. Alligevel endte udbuddet med at få transaktionsomkostninger på I disse tal er indkøbers tidsforbrug og omkostninger ikke medregnet. Valget af udbudsformen åbent offentligt udbud medførte at syv virksomheder bød på opgaven, hvilket medførte alt for høje transaktionsomkostninger svarende til næsten 50 pct. af kontraksummen.

12 CASE 10 Udbud af arbejdsmiljørådgivningsopgave statslig styrelse, 2016 på ministeriums udbudte opgave virksomheder inviteret til dialog/ mundtlig præsentation En statslig styrelse inviterede otte virksomheder til at levere en mundtlig præsentation af deres bud på en arbejdsmiljørådgivningsopgave. Herefter blev tre virksomheder bedt om at levere et skriftligt tilbud. Ved alle otte møder deltog seks repræsentanter fra ordregiversiden. Med en kontraktsum på dvs. langt under EU s tærskelværdier er udbuddet endt med høje transaktionsomkostninger for både leverandørog ordregiverside. Ydermere blev opgaven udskudt og er tidligere blevet annulleret.