Hovedbestyrelse Referat - møde den 7. oktober 2014 Deltagere: Jeanette Oxfeldt Nordenkvist Braae, formand Gert Fris, næstformand Ella Pedersen Erik Ravn Jette Jungersen Leif Boyer Michael Petersen Ole Pedersen Steen Hagstrøm Medarbejderrepræsentant: Benny Poulsen Afdelingskontoret Allerød Kirkevænget 8A 3450 Allerød Tlf. 48 17 22 21 Fax 48 17 76 03 alleroed@bdk.dk www.boligkontoret.dk Afbud: Simone Christensen Boligkontoret Danmark: Tonny Bjørn, forretningsfører Mogens West Andersen, driftschef Referat af møde i hovedbestyrelsen, tirsdag den 7. oktober 2014, kl. 18.00 21.30, i bestyrelsens mødelokale Uglevang 2A. Dagsorden: 1. Revisionsprotokol 2. Sager til behandling 3. Sager til orientering 4. Orientering fra formandsskabet 5. Orientering fra forretningsførelse 6. Orientering fra udvalg 7. Eventuelt 8. Næste hovedbestyrelsesmøde 9. Referat af mødet til godkendelse Bilag: 1. Revisionsprotokollat 2. Årsberetning 3. Årsregnskab 2013/14 4. Budget 2015/16 5. Anlægsbudget, Afdeling 13 6. Anlægsbudget, Afdeling 15 7. Råderetssager 8. Dispositionsfonden, oversigt
1. Revisionsprotokol PricewaterhouseCoopers har revideret årsregnskabet for 2013/14 og har udarbejdet revisionsprotokollat hertil, siderne 385 392. Protokollatet er vedlagt denne dagsorden som bilag 1. Revisionen konkluderer, at revisionen ikke har givet anledning til bemærkninger af en sådan væsentlig karakter, at det kommer til udtryk i revisionspåtegningen. Revisionen påpeger, at flere afdelinger har relative beskedne henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse, konto 401. Endvidere er der flere afdelinger, som har anvendt mere på konto 116, end der var henlæggelser til. Revisionen har som led i forvaltningsrevisionen efterprøvet målsætningen for indkøb. Revisionen har anmodet om, at få dokumentation for, at der er indhentet flere tilbud på cirka 10 15 udvalgte indkøb og arbejder af beløbsmæssige størrelser mellem 28.000 kr. og 60.000 kr., for at efterprøve om foreningens målsætning følges. Tilbud er imidlertid ikke løbende blevet arkiveret og der er gjort forsøg på at indhente dem efterfølgende, men forgæves. Det oplyses af medarbejderne, at der generelt hjemtages mere end et tilbud på indkøb og arbejder over 25.000 kr., medmindre der benyttes rammeaftaler eller forhandlede rabatter. Det er også indskærpet, at dokumentationen herfor skal tilsikres løbende, og skal kunne fremvises på forlangende. at hovedbestyrelsen forholder sig til revisionsprotokollatet til årsregnskab for 2013/2014, siderne 385 392. Hovedbestyrelsen tog revisionsprotokollatet til årsregnskabet for 2013/2014, siderne 385 392, til efterretning. Hovedbestyrelsen noterede sig bemærkningerne i forhold til indhentning af tilbud på arbejder og indkøb over 25.000 kr. Tonny Bjørn oplyste, at Boligkontoret Danmark har udarbejdet standard materiale til brug for tilbudsindhentning, og lokalinspektør og driftschefer er blevet indskærpet at dette skal anvendes. Der er visse entrepriser, som i dag pr. tradition gives til bestemte leverandører, og som ikke konkurrenceudsættes ved konkret at hjemtage andre tilbud. I den kommende periode, vil der i samarbejde med de berørte afdelingsbestyrelser, blive arbejdet for at disse arbejder også konkurrenceudsættes. 2. Sager til behandling Under dette punkt behandles forenings- og afdelingssager, hvor det indstilles at organisationsbestyrelsen træffer konkrete beslutninger. Under dagsordenens punkt 3 behandles sager til orientering. 2.1 Hovedbestyrelsens årsberetning Hovedbestyrelsen har på mødet den 2. september 2014 førstegangsbehandlet årsberetningen til brug for repræsentantskabsmødet den 25. oktober 2014. Årsberetningen er herefter færdiggjort, og er vedlagt denne dagsorden som bilag 2. at hovedbestyrelsen godkender årsberetningen. Hovedbestyrelsen godkendte årsberetningen. På mødet tog Ole Pedersen forbehold for afsnittet omkring sammenlægninger af afdelinger, idet han bemærkede, at der også er ulemper ved sammenlægninger og pegede konkret på en indsnævring af beboerdemokratiet. På mødet efterspurgte Gert Fris et afsnit omkring nybyggeri, hvor bestyrelsen tidligere har udtrykt ønske om at bygge nyt på et areal i Blovstrød Sortemosen. Foreningen ser et behov for flere almene boliger i kommunen. Der tilføres berentingen et afsnit herom. side 2/10
2.2 Ny formand for Lillerød Boligforening Nuværende formand Jeanette Oxfeldt har annonceret, at hun træder af som formand i forbindelse med repræsentantskabsmødet den 25. oktober 2014. Hovedbestyrelsen har på et (uformelt) møde den 17. september 2014 drøftet mulige kandidat(er). Hovedbestyrelsen indstiller Birthe Petersen, som ny formand. Birthe har takket ja til kandidaturen. Der afholdes en reception i forbindelse med formandsskiftet fredag den 7. november 2014, fra kl. 14.00. Receptionen annonceres efter repræsentantskabsmødet og afholdes i mødelokalet Uglevang 2A. at hovedbestyrelsen bekræfter indstillingen af Birthe Petersen som ny formand, og tilslutter sig at der afholdes en reception for Jeanette Oxfeldt og den nyvalgte formand. Hovedbestyrelsen bekræftede indstillingen af Birthe Petersen som ny formand. Hovedbestyrelsen tilsluttede sig, at der afholdes reception for Jeanette Oxfeldt og den nye formand. Receptionen afholdes fredag den 7. november 2014, fra kl. 14.00 16.00. Under punktet blev forslag til dirigent på repræsentantskabsmødet den 25. oktober 2014 drøftet, og hovedbestyrelsen indstiller to dirigenter, Steen Hagstrøm og Gert Fris. 2.3 Tilfredshedsundersøgelser Resultaterne af tilfredshedsmålingen er præsenteret afdelingsbestyrelserne ved et arrangement den 3. september 2014. I gruppearbejdet blev der noteret følgende (gengivet uden redigering): Fokusområder dialog, information i forhold til, hvor oplysninger kan hentes at man klart og tydeligt adskiller afdelingsbestyrelsen og hovedbestyrelsens arbejde økonomi og effekt skal passe sammen sikker information for/til beboerne organisationsdiagram (pædagogisk) incl. billede af afdelingsbestyrelsen og information om HB åbenhed og fællesskab kommunikationen. Bedre udbredelse af hovedbestyrelsesreferater herunder ansigter på personerne evt. opslag gøre det lettere for beboerne at komme på hjemmesiden serviceaftalen synliggørelse af HB information øges afdelingsbestyrelser skal videreformidle beslutninger fra HB Konkrete initiativer at fællesdriftens serviceaftale bliver overholdt. Åbningstider både telefoniske og personlige skal overholdes. Svar tilbage til beboerne åbningstider, fællesdrift, fysisk/telefonisk. Husk tilbagesvar meget vigtigt opslag om igangværende opgaver. Opfølgning på opgaver kvalitetsstempel for LBF: bolig, fællesskab, nærvær beboerblad sammenlægning arbejde på lange åbningstider i fællesdriften, især telefon åbning med tilbagemelding udvidelse af åbningstider eller udbredelse af e-mail henvendelser øge informationsniveauet bl.a. via hjemmesiden optimering af tilbagemelding på henvendelser til fællesdriften side 3/10
Der vil de kommende måneder blive arbejdet på konkrete initiativer i et samarbejde mellem Fællesdriften, lokalinspektøren og driftscheferne. Der afholdes formandsmøde den 20. oktober 2014, hvor tilfredshedsmålingen også behandles. at hovedbestyrelsen tager orienteringen om status på gennemførelse af tilfredshedsmåling til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om status på arbejdet omkring tilfredshedsmålingen til efterretning. 2.4 Samarbejde med Andelsboligforeningen Lundegården Andelsboligforeningen Lundegården er beliggende i Blovstrød og har fire afdelinger med 72 boliger. Foreningen har i mange år haft tradition for selvforvaltning, således at daglige henvendelser om driftsforhold varetages i stor udstrækning af udnævnte reparationsformænd, og enkelte ydelser er tilkøbt hos Boligkontoret Danmark. Med stigende krav til digitalisering, servicering og dalende interesse for at være reparationsformand, har bestyrelsen udtrykt ønske om tilknytning af en professionel ressource til at varetage henvendelser fra beboere, rekvirering af håndværkere, fortage ind- og fraflytningssyn (meget få), og enkelte specifikke renholdelsesopgaver. Et samarbejde mellem Lundegården og Lillerød Boligforening, Fællesdriften, vil være oplagt. Begge parter kan opnå gevinster af samarbejdet. Der tænkes en tilknytning til Fællesdriftens administrative ressourcer, lokalinspektøren og kontormedarbejder, samt ejendomsfunktionærer til specifikke opgaver. Lundegården skal betale for ydelsen, og denne indtægt for Lillerød Boligforening kan anvendes til en styrkelse af serviceringen fra ejendomskontoret, ved fx udvidet åbningstid og ansættelse af en ejendomsfunktionærelev. Det foreslås, at formandskabet bemyndiges til at arbejde videre med en løsning omkring et samarbejde med Andelsboligforeningen Lundegården med involvering af Fællesdriftens ledelse og berørte medarbejdere, samt involvering af SU. Det forudsættes, at der for Lillerød Boligforening opnås gevinster, og disse anvendes til styrkelse af Lillerøds egen service her tænkes på udvidet åbningstider på kontoret og lignende initiativer med reference til resultaterne af tilfredshedsmålingen. at hovedbestyrelsen bemyndiger formandskabet til at arbejde videre med et samarbejde med Andelsboligforeningen Lundegården, der (også) skal give Lillerød Boligforening gevinster til brug for en styrkelse af serviceringen af egne beboere. Hovedbestyrelsen bemyndigede formandskabet til at arbejde videre med et samarbejde med Andelsboligforeningen Lundegården omkring en viceværtfunktion, der dog betinger at der også er fordele for Lillerød Boligforening heri. En beslutning om et samarbejde skal træffes i hovedbestyrelsen. 2.5 Årsregnskaber for 2013/2014 Boligkontoret Danmark har udarbejdet årsregnskaber for perioden 1. maj 2013 30. april 2014. Årsregnskaberne er revideret af PricewaterhouseCoopers, jf. denne dagsordens punkt 1. De u reviderede årsregnskaber er sendt ud før sommerferien til de respektive afdelingsbestyrelser ved formænd og til værger for afdelinger, der har tilknyttet sådanne. Flere afdelinger har stillet spørgsmål til regnskaberne, og der er sket afklaring heraf. Der er for flere afdelinger fortsat behov for stram økonomisk styring de kommende år, hvilket også udtrykkes i ratingen af regnskaberne. I forbindelse med den kommende budgetudarbejdelse vil der for de afdelinger, som har opnået ratings på E og D blive udarbejdet en plan for en genopretning af økonomien over de kommende år. Det samlede årsregnskab er vedlagt dagsordenen som bilag 3. side 4/10
at hovedbestyrelsen godkender årsregnskab for 2013/2014. Hovedbestyrelsen godkendte årsregnskabet for 2013/2014. Regnskabet blev efterfølgende underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Gert Fris spurgte ind til udgift til juridisk assistance i Afdeling 5. Tonny Bjørn vender tilbage med svar herpå. 2.6 Foreningens budget for perioden 1. maj 2015 30. april 2016 Boligkontoret Danmark har udarbejdet udkast til foreningens budget for 2015/2016. Dette er vedlagt denne dagsorden som bilag 4. Afdelingernes budgetter er under udarbejdelse og behandles i første omgang med de respektive afdelingsbestyrelser. Hovedbestyrelsen vil på et af de første møder i 2015 få forelagt afdelingernes budgetter til behandling og godkendelse. at hovedbestyrelsen godkender foreningens budget for perioden 1. maj 2015 30. april 2016. Hovedbestyrelsen godkendte foreningens budget for perioden 1. maj 2015 30. april 2016. 2.7 Afdeling 5, Rugvænget/Sydvænget Eftersyn på renoveringsprojekt Hovedbestyrelsen har på et (uformelt) møde den 17. september 2014 tilsluttet, at rådgivende firma Gaihede sættes til at gennemgå arbejder på udhuse og tage, der blev gennemført for snart 5 år siden. Gennemgangen skal bruges til at skabe et samlet overblik over eventuelle fejl og mangler, der kan påpeges overfor entreprenøren. Gaihedes honorar afholdes af foreningens arbejdskapital. Gaihede er anmodet om, at fremsende et revideret overslag over deres honorering, der forventes at foreligge på mødet den 7. oktober 2014. at hovedbestyrelsen bekræfter, at Gaihede foretager gennemgangen og deres honorering afholdes af foreningens arbejdskapital. Hovedbestyrelsen bekræftede, at Gaihede foretager gennemgangen og deres honorering afholdes af foreningens arbejdskapital. På mødet oplyste Tonny Bjørn, at Gaihede har givet tilsagn om, at holde honoraret på det tidligere anslået beløb, omkring 35.000 kr. inkl. moms. 2.8 Afdeling 13, Frederiksborgvej Renoveringsprojekt Hovedbestyrelsen er tidligere orienteret om et kommende renoveringsprojekt omfattende renovering af brugsvandsinstallationer, faldstammer, ventilationsanlæg og udskiftning af ovenlysvinduer. Projektet er tilknyttet Gaihede, som rådgiver, og hovedbestyrelsen er repræsenteret i byggeudvalget med Gert Fris. Den samlede anskaffelsessum er foreløbig opgjort til 5,4 mio. kr. Økonomien er aktuel ved at blive gennemregnet på ny, efter tv-inspektion af faldstammer og prøvetagning af asbest i isolering af rør. Derudover har afdelingen netop haft en ekstraordinært udgift på udskiftning af en varmekedel; denne udgift medtages i projektet således at finansiering sker ved låneoptagelse. Byggeudvalget har drøftet smertegrænsen for en huslejestigning, og vurderer denne at være på maksimal 550 kr. pr. bolig/måned i gennemsnit. Ud fra det aktuelle anlægsbudget betinger det en økonomisk støtte fra foreningens egen trækningsret på et beløb på 1 mio. kr. side 5/10
Projektet vil blive behandlet på et afdelingsmøde ultimo oktober 2014, hvor beboerne også skal godkende den afledte huslejestigning. Hvis denne godkendelse sker, tilstræbes et projektforløb med en fysisk igangsætning i april 2015. Anlægsbudget er vedlagt denne dagsorden som bilag 5. Afdelingen har netop haft en ekstraordinær udgift på varmefyret, da det stod af. Udgiften er på 70.000 kr. inkl. moms. Da afdelingen ikke har henlagte midler til at dække denne ekstraordinære udgift medtages denne i renoveringsprojektet. at hovedbestyrelsen godkender projektet og den tilhørende økonomi, hvoraf foreningen bidrager med en økonomisk støtte på 1 mio. kr. fra foreningens egen trækningsret i Landsbyggefonden. Hovedbestyrelsen godkendte renoveringsprojektet i Afdeling 13, Frederiksborgvej, med en samlet anskaffelsessum på 5,4 mio. kr. Bestyrelsen godkendte samtidig låneoptagelse og projektets afledte huslejestigning. Hovedbestyrelsen bevilgede 1 mio. kr. fra foreningens egen trækningsret til delvis finansiering af projektet. På mødet foreslog Jette Jungersen, at det undersøges om der er fordele ved opsætning af målere på vand, samtidig med renovering af brugsvandsrør. Forslaget tages op til behandling på et kommende byggeudvalgsmøde. 2.9 Afdeling 15, Jægerhegnet og Lindebakken - Renoveringsprojekt Hovedbestyrelsen er tidligere orienteret om et kommende renoveringsprojekt omfattende renovering af glaspartier, nye ovenlys mm. Projektet er tilknyttet Gaihede, som rådgiver, og hovedbestyrelsen er repræsenteret i byggeudvalget med Erik Ravn. Den samlede anskaffelsessum er foreløbig opgjort til 5,1 mio. kr. Da huslejen i afdelingen i forvejen er relativ høj, 963 kr. pr. m 2, er der en given smertegrænse for en huslejestigning. En vurdering er, at huslejen ikke skal stige meget mere end 500 kr. pr. bolig/måned i gennemsnit. Ud fra det aktuelle anlægsbudget betinger det en økonomisk støtte fra foreningens egen trækningsret på et beløb på 1 mio. kr. Projektet vil blive behandlet på et afdelingsmøde i løbet af de kommende måneder, hvor beboerne også skal godkende den afledte huslejestigning. Hvis denne godkendelse sker, tilstræbes et projektforløb med en fysisk igangsætning i første halvår af 2015. Anlægsbudget er vedlagt denne dagsorden som bilag 6. at hovedbestyrelsen godkender projektet og den tilhørende økonomi, hvoraf foreningen bidrager med en økonomisk støtte på 1 mio. kr. fra foreningens egen trækningsret i Landsbyggefonden. Hovedbestyrelsen godkendte renoveringsprojektet i Afdeling 15, Lindebakken og Jægerhegnet, med en samlet anskaffelsessum på 5,1 mio. kr. Bestyrelsen godkendte samtidig låneoptagelse og projektets afledte huslejestigning. Hovedbestyrelsen bevilgede 1 mio. kr. fra foreningens egen trækningsret til delvis finansiering af projektet. side 6/10
2.10 Foreningen Bestyrelsespost i Boligkontoret Danmark Punktet blev tilført dagsordenen på selve mødet. På mødet oplyste Jeanette Oxfeldt, at hun påtænker at træde ud af Boligkontoret Danmarks bestyrelse efter nuværende valgperiode udløber, til næste år. Hovedbestyrelsen drøftede forholdet og udtrykte interesse for, at Lillerød Boligforening fastholder sin bestyrelsespost ved enten af foreningens formand eller næstformand, i køres i stilling som kandidat. 2.11 Foreningen Høringssvar til ny lokalplan Punktet blev tilført dagsordenen på selve mødet. Allerød Kommune har sendt ny lokalplan for den gamle planteskole ud i høring. Grunden er beliggende op til Afdeling 12, Lindehøj, og samtlige beboere i afdelingen har også fået planen tilsendt i høring. I lokalplanen fremgår et stisystem der går indover Afdeling 12 s matrikel. Jette Jungersen har drøftet forholdet med kommunen, der oplyser at stisystemet ikke kan anlægges uden aftale med boligforeningen, som ejer af matriklen. Der er beboere i Afdeling 12, der har sendt høringssvar til kommunen, der omfatter en modstand overfor stisystemet. For en god orden skyld ønsker Jette Jungersen, at boligforeningen også indgiver høringssvar, hvori der fremsættes modstand overfor stisystemet. Hovedbestyrelsen tilsluttede sig dette, og det blev aftalt at Boligkontoret Danmark, Tonny Bjørn, skriver til Allerød Kommune herom indenfor høringsfristen den 17. oktober 2014. 3 Sager til orientering 3.1 Fællesdriften På hovedbestyrelsesmødet den 7. oktober 2014 orienteres om status på Fællesdriften. På mødet blev der orienteret om fælles indtryk af Fællesdriftens nye leder, lokalinspektøren, og samarbejdet tegner godt. 3.2 Studiekontrol, ungdomsboliger På hovedbestyrelsesmøde den 6. maj 2014 besluttede hovedbestyrelsen, at der skal gennemføres studiekontrol på alle ungdomsboliger i foreningen. Det blev aftalt, at det skal ske i løbet af august september 2014. Boligkontoret Danmark har op startet processen med at indhente dokumentation for uddannelse og studieaktive for de pågældende unge, der har fået tildelt deres boliger på dette vilkår. På mødet den 7. oktober 2014 gives en mundtlig orientering om den aktuelle status. På mødet oplyste Tonny Bjørn, at der afventes svar fra 8 beboere i Afdeling 12, 4 beboere i Afdeling 15, 8 beboere i Afdeling 16 og 3 beboere i Afdeling 18. Der er svarfrist til fredag den 17. oktober 2014. 3.3 Istandsættelsesniveauer fraflytninger På hovedbestyrelsesmøde den 6. maj 2014 blev istandsættelsesniveauer ved fraflytninger drøftet, og det blev aftalt at hovedbestyrelsen på det kommende møde skulle orienteres nærmere om hvordan synsprocssen opkvalificeres. Der er sat fokus på opkvalificering af synsprocessen, både i relation til at tilsikre en ordentlig stand, dels sikre at nødvendig viden og kompetencer er tilstede for de medarbejdere, der varetager syn. Enkelte medarbejdere har deltaget i et synskursus, der har været afholdt 1:1 oplæring af bestemte medarbejdere, ligesom der er aftalt et opfølgningskursus ultimo september 2014. Lokalinspektøren vil i samarbejde med driftscheferne drøfte behovet og virkning af en ny organisering af arbejdsopgaverne, der er forbundet med syn, istandsættelse og opfølgning på side 7/10
fejl og mangler påpeget af indflyttere. Oplæg herom påtænkes indarbejdet i et samlet oplæg omhandlende konkrete initiativer i- og omkring driften i relation til tilfredshedsmålingen. 3.4 Rammeudbud servicering af gasfyr Foranlediget af markante stigninger i servicering af gasfyr i Afdeling 12, Lindebakken, er Boligkontoret Danmarks indkøbsafdeling anmodet om, at se nærmere på mulighederne for at opnå besparelser ved at foretage et rammeudbud på servicering af gasfyr, eventuel på tværs af flere organisationer i Nordsjælland for at opnå volumen i entreprisen. 3.5 Råderetssager Hovedbestyrelsen har tidligere drøftet råderetssager, blandt andet om den administrative håndtering af råderetssager, og der synes behov for en nærmere orientering. Henvendelser omkring råderetssager skal tilgå Boligkontoret Danmark, og det er driftschefen der varetager de administrative opgaver, fx at gennemgå skitser for indretning af køkken og bad, beregning af huslejestigninger og ikke mindst forholde sig til fordelingen af renoveringsudgifter imellem råderetssagen og afdelingen (fx skal renovering af eksisterende installationer afholdes af afdelingen). En henvendelse fra en lejer om etablering af en råderetssag bør altid ske skriftlig. Når henvendelsen er modtaget bekræfter Boligkontoret Danmark henvendelsen og fremsender lejeren en nærmere information om processen og vilkår. Bekræftelsesmail og informationsmateriale er vedlagt denne dagsorden som bilag 7. Alle dokumenter i en råderetssag arkiveres digitalt på det enkelte lejemål, og kan således tilgås af alle ansatte med adgang hertil, således også ansatte lokalt. Afdelingen skal blandt andet afholde udgifter til installationer og til genopretning af nedslidte bygningsdele. På det seneste har der i flere sager været større beløb, som afdelingen skulle afholde, og som i visse afdelinger ikke i tilstrækkelig omfang er budgetmæssig dækning for. Fx er der i en råderetssag i Afdeling 7, Møllevænget, afholdt udgifter på omkring 100.000 kr. af afdelingen i en renovering af køkken og bad, udover det som er pålagt råderetssagen. Det er de færreste afdelinger, der kan varetage flere råderetssager, hvor afdelingen skal afholde så store udgifter. Der kan derfor være behov for, at sætte begrænsning for hvor mange sager der henover en regnskabsperiode kan gennemføres. Ved de kommende møder med afdelingsbestyrelserne omkring budgetter for 2015/16, vil der blive sat fokus på dette forhold. 3.6 Varmesagen i Afdeling 9, 10, 11 og 16 E.ON På mødet oplyste Jeanette Oxfeldt, at der nu er fundet en afslutning på forhandlingerne med E.ON om tilbagebetaling af for stor overdækning ved betaling af varme. Tilbagebetalingen er sket i 2012 og 2013, indeholdt i varmeprisen. Der tilbagebetales nu ekstra beløb vedrørende 2013, der kommer til udbetaling til beboerne over lejen for november efter fordeling i forhold til den enkeltes varmeforbrug. at hovedbestyrelsen tager sager til orientering til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen af de angivne sager til efterretning. 4. Orientering fra formandsskabet På mødet vil formandsskabet give en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. 4.1 Boligkontoret Danmark, lokalrådsmøde den 12. november 2014 Der afholdes lokalrådsmøde den 12. november 2014 hos Hejrevangens Boligselskab. side 8/10
4.2 Julemiddag På hovedbestyrelsesmøde den 2. september 2014 blev der nedsat et udvalg, der skal planlægge årets julemiddag for hovedbestyrelsen. På mødet den 7. oktober 2014 ønskes datoen fastsat. at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra formandsskabet til efterretning. Hovedbestyrelsen aftalte, at julemiddagen afholdes tirsdag den 2. december 2014 kl. 18.00. Mødested er Uglevang 2A. Jeanette Oxfeldt arrangerer middagen. 5. Orientering fra forretningsførelse 5.1 Opgavelister Afdelingerne Opgavelisten er ikke ajourført grundet det aktuelle driftschefskifte. 5.2 Udlejning statusrapport Der henvises til statusrapport for 2. kvartal 2014 vedlagt dagsordenen til mødet den 2. september 2014. 5.3 Dispositionsfonden Ajourført oversigt over dispositionsfonden er udarbejdet og vedlagt denne dagsorden som bilag 8. På mødet blev der gjort opmærksom på, at ajourført bilag oversigt er sendt ud til hovedbestyrelsen ved mail af 6. oktober 2014. Bestyrelsen blev gjort særlig opmærksom på, at der ikke ses store muligheder for at bevilge beløb fra trækningsretten de næste to år. 5.4 Ny driftschef og omorganisering Hovedbestyrelsen og afdelingsformænd er ved mail af 20. september 2014 blevet orienteret om ansættelse af ny driftschef, samt en omorganisering af funktionen ved at tilknytte Lillerød Boligforening to driftschefer, Torben Birkebæk og Mogens West Andersen. Torben og Mogens tilknyttes en portefølje af afdelinger hver og der orienteres nærmere om fordelingen på mødet den 7. oktober 2014. Der er ikke tale om en opnormering af driftschefsressourcer. Det er ønsket med omorganiseringen, at styrke funktionen ved at have flere kompetencer tilknyttet foreningen direkte, samt at sikre stabilitet på sigt. at hovedbestyrelsen forholder sig til de enkelte punkter fra forretningsførelsen. Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra forretningsførelsen til efterretning. 6. Orientering fra udvalg På mødet vil der blive givet en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra udvalg til efterretning. Intet særskilt til behandling. side 9/10
7. Eventuelt Intet til behandling. 8. Næste hovedbestyrelsesmøde Næste ordinære hovedbestyrelsesmøde afholdes tirsdag den 4. november 2014, kl. 17.00 21.30. at hovedbestyrelsen aftaler eventuelle emner/sager til behandling på deres næste møde den 2. september 2014. Det blev aftalt, at oplæg til indførelse af digitale syn, sættes på dagsordenen. På mødet foreslog Jeanette Oxfeldt, at der afholdes et formandsskabsmøde umiddelbart efter repræsentantskabsmøde den 25. oktober 2014, til forberedelse af betsyrelsesmødet den 4. november 2014. 9. Referat af mødet til godkendelse Referat af møde den 7. oktober 2014 godkendt ved underskrift. Jeanette Oxfeldt N. Braae Gert Fris Benny Poulsen Ella Pedersen Erik Ravn Jette Jungersen Leif Boyer Michael Petersen Ole Pedersen Simone Christensen (-) Steen Hagstrøm side 10/10