Invitation til Grupperåd 2014 Kære spejderforælder! Det vil glæde spejderne, lederne og bestyrelsen, at se dig til Grupperåd 2014 i Bagsværd Gruppe, Søndag den 23. februar kl. 10:00 13.30 i Sambo Hanehøj 24 Grupperåd er foreningens generalforsamling, hvor bestyrelsen, der består af forældre, ledere og unge spejdere, fremlægger regnskab, budget, udviklingsplan m.m. for Grupperådsmedlemmerne (forældrene) til godkendelse. Men det er også en dag hvor spejderne vil vise forældrene hvad de kan, når de arbejder sammen. Vi skal vise jer! Mens forældrene og bestyrelsen holder møde vil de forskellige spejdergrene forberede en overraskelse for forældrene. Denne dag er forældre og søskende vores gæster. Spejdere, ledere og bestyrelse glæder sig til at være værter! Spejderhilsen fra Spejdere, Ledere og Bestyrelse Tilmelding/afbud senest onsdag d. 12. februar 2014 via dette link på vores hjemmeside: http://www.dds bagsvaerd.dk/node/320 I tilmeldingen må du gerne skrive (hvis vi får det til at fungere i linket ellers skriv til formand@dds bagsvaerd.dk) Navn på spejder Antal spejdere der tilmeldes Antal Forælder/forældre der tilmeldes Antal Søskende der tilmeldes Hvad kunne jeg forestille mig at give en hånd med i løbet af det næste år: o Bage en kage til en tur o Rengøring i hytten, når det er grenens tur o Vask af viskestykker når de trænger o Hjælp med Indsamling, opstilling, salg, eller oprydning til loppemarkedet o Hjælp med græsslåning, hækklipning eller vedligeholdelse af Sambo o Hjælp med fundraising af midler til spejderarbejde, ture, vedligeholdelse m.m. o Hjælp med pressearbejde, så vi er synlige for nye spejdere, nye ledere, kommunen m.m. o Bestyrelsesarbejde PS: Bemærk at: I år er Grupperåd IKKE et fastelavnsarrangement! Alle skal være en del ude, så klæd jer selv og børnene på efter vejret!
Dagsorden Grupperåd 2014 DDS Bagsværd Gruppe Dato & Tid: Søndag d. 23. februar kl. 10:00 13:30 Sted: Til: Dagsorden udarbejdet af: Sambo, Hanehøj 24, 2880 Bagsværd DDS Bagsværd Gruppes Grupperåd: Medlemmer der er fyldt 15 år Forældre til medlemmer under 18 år Bagsværd Gruppes Bestyrelse: Alexander Grube (Ung) Anders Theilgaard Madsen (Tropsleder) Asbjørn Thegler (Klanleder) Ellen Vaarby Laursen (Forældre, formand) Erling Andersen (Forældre, kasserer) Karin Dahlberg-Garde (Forældre) Mads Løkke Rasmussen (Juniorleder) Mads Nygaard (Gruppeleder) Niels Wahlgreen (Forældre) Sara Nygaard (Minileder) Bjørn Møller Jensen (Mikroleder) Stine Rahbek Dahlstrup (Ung) Trine Lund Budtz (Forældre) Grupperådet er Gruppens øverste myndighed. Grupperådets medlemmer har hver én stemme Inviterede gæster: Divisionsledelsen, Mølleå Division, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal & Gladsaxe: dc@moelleaa.dk Ellen Vaarby Laursen, formand Bilag til dagsorden: 1) Skriftlig del af Beretningen fra Bestyrelsen og Ledergruppen (6 sider) 2) Revideret årsregnskab 2013, underskrevet af Bestyrelsen og revisor (5 sider) 3) Forklaring til årsregnskab 2013 og budget 2014. For at kunne afsætte mere tid til dagens spejderaktiviteter har vi valgt kun at afsætte kort tid til de formelle punkter. Vi i bestyrelsen har derfor lavet dette dokument med forklaringer til regnskab og budget, så Grupperådet allerede inden mødet her forhåbentlig kan læse svaret på de fleste af sine spørgsmål. (1 side) 4) Forslag fra bestyrelsen om optagelse af lån til nyt gasfyr. (1 side) 5) Udviklingsplan 2014 for DDS Bagsværd Gruppe (5 sider) 6) Budget 2014, inklusive kontingentfastsættelse: Indgår som integreret del af bilag 2: Revideret årsregnskab 2013. 7) Dagsorden, pixieudgaven (1 side) Dagsorden: Side 1 af 4
Side 2 af 4 Punkt Tid Programpunkt Ansvarlig 0.1 Kl. 10:00 0.2 Kl. 10:40 0.3 Kl. 10:45 1 Kl. 11:00 2. Kl. 11:02 3. Kl. 11:05 4. Kl. 11:20 5. Kl. 11:30 Vi skal vise jer! Første del (ude): Velkomst Spejderaktiviteter Mikroer, juniorer, trop Anden del (inde): Velkomst til det formelle, præsentation af bestyrelsen Præsentation af forældre Hvad var dit barns bedste spejderoplevelse sidste år? -Start på formelle del- Valg af a. Dirigent. Bestyrelsen foreslår Gruppeleder Mads Nygaard som dirigent b. Referent. Formalia a. Godkendelse af dagsorden b. Er Grupperådet lovligt indkaldt tre uger før til afholdelse inden 1. marts? c. Ca. hvor mange er vi tilstede (håndsoprækning) af spejdere på mindst 15 år? Forældre til spejdere under 18 år? Beretning fra bestyrelsen og Ledergruppen med særlig fokus på hvad Gruppen har gjort for at fremme spejderarbejdets værdier og udvikling: a. De skrevne beretninger fra formand og ledere (vedhæftet i bilag 1) suppleres på mødet af en kort (!) mundtlig beretning fra formand og en ganske særlig (glæd jer!) mundtlig beretning fra den samlede ledergruppe. b. Spørgsmål til samlede beretning? c. Godkendelse af samlede beretning Årsregnskab 2013 a. Kort (!) fremlæggelse af det reviderede årsregnskab 2013 (vedlagt i bilag 2, kommentarer vedlagt i bilag 3). b. Spørgsmål til årsregnskab 2013? c. Godkendelse af årsregnskab 2013 Indkomne forslag a. Forslag fra bestyrelsen om optagelse af lån til nyt gasfyr (vedlagt i bilag 4) b. Godkendelse af forslag Bemærk: Yderligere forslag der ønskes behandlet på Grupperåd 2014 skal være formanden i hænde (formand@dds-bagsvaerd.dk) senest søndag d. 9. februar 2014, formanden sikrer herefter at forslaget er Juniorspejderled er Mads Løkke Rasmussen er vores facilitator Formand (miniforælder) Ellen V. Laursen Facilitator Mads Løkke Rasmussen a. Formanden b. Dirigenten Dirigent Formand Ellen Vaarby Laursen og Gruppeleder Mads Nygaard Kasserer (Tropsforælder) Erling Andersen Vedligeholdelses udvalgsmedlem og kasserer Erling Andersen
Side 3 af 4 Punkt Tid Programpunkt Ansvarlig 6. Kl. 11:35 7. Kl. 11:45 8. Kl. 11:55 Grupperådet i hænde senest søndag d.16. februar 2014. Udviklingsplan 2014 a. Kort (!) fremhævelse af fokusområder for 2014 i Udviklingsplan 2014 for DDS Bagsværd Gruppe (vedlagt i bilag 5). b. Spørgsmål c. Godkendelse af Udviklingsplan 2014 Budget og Kontingent 2014 a. Kort (!) præsentation af budget 2014, inklusiv kontingentfastsættelse (se bilag 2 og 3, der foreslår at vi fortsætter i 2014 med samme kontingent som i 2012 og 2013) b. Spørgsmål? c. Godkendelse af budget og kontingent 2014 Fastsættelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsen skal bestå af: En bestyrelsesformand, En kasserer, En Gruppeleder, Et antal medlemmer på mindst tre. Gruppeleder Mads Kasserer Erling Dirigent Bestyrelsen foreslår at Bagsværd Gruppe fortsat har alle grene repræsenteret i bestyrelsen med en leder. For at sikre at ingen af forældre, ledere og unge har absolut flertal foreslår vi derfor at antallet af bestyrelsesmedlemmer fortsat skal være En bestyrelsesformand En Kasserer En Gruppeleder En Mikroleder En Minileder En Juniorleder En Tropsleder En Klanleder 3-6 forældre (inklusive formand og kasserer) 3-6 unge (spejdere eller ledere, der er fyldt 15 år, men ikke 24 år, på valgtidspunktet) 9. Kl. 11:57 a. Godkendelse af forslag om antal Valg til bestyrelsen a. Valg af formand: Formanden er ikke på valg i år b. Valg af kasserer: Erling Andersen er på valg. Erling genopstiller som kasserer. c. Valg af gruppelederbestyrelsesmedlem. Gruppeleder Mads Nygaard genopstiller som gruppelederbestyrelsesmedlem. d. Valg af unge: Alle er på valg. Der skal indvælges et antal Dirigent
Side 4 af 4 Punkt Tid Programpunkt Ansvarlig svarende til det under punkt 9.a besluttede. e. Valg af ledere: Alle er på valg. Der skal indvælges et antal svarende til det under punkt 9.a besluttede f. Valg af forældre: Karin Dahlberg-Garde og Niels Wahlgreen er på valg og genopstiller ikke. Der skal derfor indvælges 0-3 forældre (eller som vedtaget under punkt 9.a) 10. 12:04 Valg til Korpsrådet Vi skal blandt vores medlemmer over 15 år vælge op til to medlemmer (dvs. deltagere med stemmeret) af Korpsrådet 2014. I år deltager bestyrelsen også i Korpsrådet jf. udviklingsplanen. Korpsrådet afholdes midt i Danmark i perioden 1.-20. november 2014 og tid og sted annonceres senest 1. juli 2014. a. Valg af Bagsværd Gruppes to medlemmer af Korpsråd 2014 11. 12:05 Valg til Divisionsrådet Vi skal blandt Grupperådsmedlemmerne vælge op til fem medlemmer (dvs. deltagere med stemmeret) af Divisionsrådet 2014. Divivionsrådsmødet i Mølleå Division skal afholdes i perioden 1. marts 1. maj 2014 og indkaldes med tre ugers varsel. a. Valg af op til fem medlemmer af Divisionsråd 2014 12. 11.09 Valg af revisor a. Valg af revisor. Anne-Katrine Lefmann er på valg. Anne-Katrine genopstiller. 13. Kl. 11:10 0.4a Kl. 11:15 0.4b Kl. 11:15 0.5 Kl. 13:20 Eventuelt -Slut på formelle del- Nyvalgte bestyrelse samles om formand Orientering: Planlagte bestyrelsesmøder frem til sommerferien: Tirsdag d. 4. marts 2014 kl. 20-22 i Sambo Tirsdag d. 22. april 2014 kl. 20-22 i Sambo Tirsdag d. 3. juni 2014 kl. 20-22 i Sambo Vi skal vise jer! Tredje del (ude): Leg og Frokost til alle Spejderaktiviteter Minier, Klan Farvel Dirigent Dirigent Dirigent Dirigent Formand Ellen Facilitator Mads Formand Ellen og Gruppeleder Mads
Grupperåd 2014: Bestyrelsens beretning om 2013 DDS Bagsværd Gruppe har i 2013 fortsat som håbet haft en fin netto stigning på godt 10 medlemmer, sådan at vi nu pr. 26. januar 2014 har 115 medlemmer fordelt på: 20 mikrospejdere, 24 minispejdere, 20 juniorspejdere, 16 tropsspejdere, 16 klanspejdere (der ikke er ledere) og 19 spejderledere. Vi i bestyrelsen skal sikre at lederne og spejderne i DDS Bagsværd Gruppe har nogle gode vilkår for at lave spejderarbejde. Den siddende bestyrelse blev valgt på Grupperådet d. 24. februar 2013. Den forrige bestyrelse havde heldigvis med ihærdig indsats fået styr på Gruppens økonomi efter de hårde år med bankkrak. Det første vi, som ny bestyrelse med ny formand i 2013, derfor valgte at kaste os over var at få styr på Gruppens mange frivillige udvalg: Hvilke var aktive, hvem sad i dem og var der udvalg som spejderne havde særligt brug for at vi (gen-)aktiverede? Resultatet kunne læses i december 2013 på Gruppens nye hjemmeside www.dds-bagsvaerd.dk, hvor der under fanen Om Gruppen, nu var link ( http://www.dds-bagsvaerd.dk/node/323 ) til mere info om hvert af de udvalg, som vi i løbet af året havde opsnuset som aktive eller selv havde aktiveret: Emaillister Forældreindsatsudvalg Forældrepatrulje Gladsaxedag Hjemmesideudvalg Hytteboss Loppemarkedudvalg Trailerklub Vedligehold af Sambo Voksenspejdsudvalg Årshjul Det for spejderne vigtigste udvalg at få mere gang i var nok Vedligehold af Sambo, da vores Hytte Sambo og faciliteterne på grunden efterhånden trængte til en god gang vedligehold. Stor tak derfor til de flittige der meldte sig til udvalget, og de frivillige forældre og spejdere der mødte op, da udvalget indkaldte til Forårsrengøring af Sambo søndag d. 2. juni 2013, hvor skuret blev malet, hækken klippet, det nye raftestativ påbegyndt mm. Og da udvalget indkaldte til Operation Efterårsstorm søndag d. 20. oktober 2013, hvor værkstedet blev ryddet op, brændet stablet mv. Vedligeholdsudvalget skal også have stor tak og ros for indsatsen med i efteråret 2013 at søge Gladsaxe Kommune om penge til Energi-optimering 2013-15 (imødekommet med Kr. 53.970!), og i november 2013 hos Lokale og anlægsfonden om deltagelse i Ombygget Spejderliv (ikke imødekommet). Udvalget arbejder videre på at vi skal udføre det planlagte energioptimeringsarbejde i 2014 og enhver, der tror de kan have mulighed for at hjælpe bare en smule til med enten planlægning eller udførelse, må meget gerne give lyd til et af udvalgsmedlemmerne (Kontaktoplysninger på: http://www.dds-bagsvaerd.dk/node/331 )!
Loppemarked lørdag d. 13. april 2013, blev en stor succes, takket være de gode, gamle kræfter i Loppemarkedudvalget og de rigtig mange nye og gammelkendte frivillige forældre, ledere og spejdere der meldte sig til opstilling af telte, indsamling af lopper, salg, oprydning mv. Stor tak til alle! Loppemarkedet gav, foruden en masse sjov for gæster og frivillige, 47.725 kr. i overskud, som går til DDS Bagsværd Gruppes spejderarbejde! Planlægningen af Loppemarked 2014 er allerede i fuld gang: Indsamlingen er weekenden d. 26-27. april 2014 og selve loppemarkedet lørdag d. 10. maj 2014, så sæt kryds i kalenderen og hold øje med mere besked, som følger pr. email og på hjemmesiden! På Gladsaxedagen lørdag d. 24. august 2013 stillede frivillige fra DDS Bagsværd Gruppe atter op med et rigtigt spejderarrangement, der sørgede for i bedste spejderånd at få de besøgende børn aktiveret med SELV at lære sig i stand til at bage pandekager over bål! Gladsaxedagen er en god lejlighed til at vise både Kommunen og de almindelige medborgere at Bagsværd Gruppe er værd at støtte, så tak til alle der bidrog og en opfordring til alle om at støtte op om vores kommende bidrag til Gladsaxedagen lørdag d. 23. august 2014. Administrator og kasserer: En stor tak til vores administrator, Helle Rejmers, for den ihærdige indsats med rettidige indberetninger, tilskudsansøgninger, betaling af regninger, opkrævning af kontingent mv.! Og i 2013 endda med ekstraopgaven at Gladsaxe Kommune udtog DDS Bagsværd Gruppes regnskab 2012 til stikprøvekontrol. Regnskab 2012 bestod! Dog med anmærkning om at Gruppen bl.a. godt måtte blive bedre til at føre deltagerlister for tilskudsgivende arrangementer. Så administrator, gruppeleder og formand har aftalt et møde i starten af marts for at få Gruppens nødvendige procedurer helt på plads. Fra bestyrelsens side er vi taknemmelige over Grupperådets godkendelse af Helle som betalt administrator og for det fine samarbejde mellem vores betalte administrator Helle (klanforælder, men ikke bestyrelsesmedlem) og vores frivillige kasserer (tropsforælder, valgt til bestyrelsen: Erling Andersen), der holder overblikket over forbindelsen mellem budget, forbrug og regnskab! Så det er en ordning vi meget gerne fortsætter med i 2014! Det var de rammeaktiviteter vi har valgt at fremhæve fra 2013. Hvis I vil læse mere, kan I på hjemmesiden: http://bagsvaerdgruppe.gruppe.dds.dk/node/267 finde alle bestyrelsesmødereferaterne siden Grupperåd 2013, samt aktuelle liste over bestyrelsen. Hvad angår at høre om spejderarbejdet ude i grenene i 2013, som jo er det, som det hele skal til for, så kan I glæde jer til ledernes særlige beretning på Grupperåd 2014! D. 26. januar 2014, på vegne af bestyrelsen, Ellen Vaarby Laursen, formand og miniforælder
Bagsværd Gruppe - Juniorer Beretning 2013 Ved årsskiftet 2012/13 var vi 12 juniorer, to faste ledere (Jakob og Mads) og to hjælpere (Søren og Peter). I den kolde tid arbejdede vi med miniaturelejrpladser, et videregående dramaforløb og med at bygge festivalstole. I dramaforløbet lod vi juniorerne arbejde meget med opbygning af karakterer og med improvisation. Det var spændende og svært, og dejligt at have sat tid nok af. Festivalstolene fungerede fint på den måde, at alle fik et synligt bevis med hjem på, at de kan mere end de troede de kan. Et møde i marts blev brugt på et detektivløb langs Bagsværd Sø, med Slotsruinens brand som omdrejningspunkt. Fra foråret måtte både Søren og Peter trække sig som hjælpere, grundet travlhed som følge af jobskifter. I april trænede vi orientering og lejretablering som forberedelse til divisionsturneringen i maj. Divisionsturneringen var en stor oplevelse, da de syv deltagere fordelt på to patruljer, for første gang oplevede helt selv at skulle slå lejr, tænde bål og lave mad - under bedømmelse af ledere fra andre grupper. Færdighedsprøverne blev klaret, uden at imponere, men det var flot at Bjørnepatruljen vandt turn-out konkurrencen i konkurrence med 18 andre patruljer. Turn-out konkurrencen er stilkarakterer for spejdere. Kammeratskab, humør, sammenhold, friskt mod. Dejligt at være nr 1 i de ting. Maj blev brugt på at bygge biler og deltage i Oak City Rally. Få tilmeldte betød at vi kun deltog med enkelt bil. Det krævede meget af patruljen at holde sammen og finde fodslag hele turen. Hårdt og lærerigt. I juni kastede vi os over moderne digital orientering. Spejdernes fælles WOOP-app giver mulighed for både festlig løbeleg og for at lægge virtuelle poster ud til et løb, som andre spejdere frit kan bruge senere. Hos BUS lånte vi Geocachingudstyr, og plantede bla. Vores egen geo-skat. Sommerlejren gik til Toggerbo sammen med minier og juniorer, og med 9 deltagere (supplement fra Hvalsø FDF samt en lillesøster). Jakob og jeg har været aktive centerspejdere på Toggerbo i 90 erne, så det var lige som at komme hjem. Vi kørne juniorerne hårdt med et tæt pakket program. Højdepunkterne svar at juniorerne var afsted på egen hånd på hike. Ved oprykningen sagde vi farvel til 5 juniorer, og velkommen til 11 nye. Herligt. Lige så herligt at Sidsel meldte sig som fast hjæper. De første møder efter oprykningen blev brugt på patruljeinddeling, økse, sav og båltænderbevis, samt madlavning over bål. Der er ikke noget bedre end at samarbejde om de her helt grundlæggende færdigheder. Og så giver de tre mærker på tre møder!
Derpå kastede vi os over pionering, med det mål at patruljerne på egen hånd kan bygge et køkkenbord af en firfod til divisionsturneringen. De næste møder gik med et live-rollespilsforløb, hvor alle fik bygget og brug for et fint sværd. Derpå fulgte logisk nok et 1.hjælpsforløb. Efterårets højdepunkt var seks juniorers deltagelse og førsteplads på det hårde 24-timers løb omkring Hvissinge spejdercenter. De vandt på samarbejde og udholdenhed, endda med en patrulje der primært bestod af 1.års juniorer. Meget flot. Året blev afsluttet med snigeøvelse på skibakken og 9 deltagere på juletur med minigrenen. Ved udgangen er året var vi 19 juniorer og tre ledere (Sidsel, Jakob og Mads)
-------------------------------------- Årsberetning 2013, Bagsværd Trop -------------------------------------- v. Anders Theilgaard Madsen & Rasmus Zink Sørensen 7. januar 2014 --- Forår: --- Til tropsmøderne i foråret har vi arbejdet ad flere omgange med orienterings-momenter (for at dygtiggøre os i brugen af kort og kompas), med materiel- og teltkontrol af udstyr og med lejrbål og lejrbålsunderholdning. I foråret havde vi 3 aktive patruljer, nemlig Algonqion, Cheyenne og Kiowa. På patruljemøderne har patruljerne bl.a. arbejdet med bål og ildebrand, med projekter i skoven, med mad over bål og med sammenhold. I påsken var 8 af vores spejdere på en lille uges patruljekursus på Toggerbo spejdercenter på Mols. I april medhjalp vi gruppestyrelsen og loppeudvalget med at afvikle det årlige loppemarked. Vi havde Agenttropstur i primo maj sammen med Frederikslund Trop, hvor spejderne skulle optrevle terrorcellen Delta-S og afværge uorden sammen med Fødevarestyrelsens EfterRETningstjeneste. Det var en dejlig karakterstyrkende tur i det milde forårsvejr, som fandt sted i Kongepingvinernes Nordsjælland. Ultimo maj deltog en patrulje i Oak City Rally, spejder-sæbekasseløbet fra Farum til Egemosen. --- Sommerlejr: --- Sommerlejren i 2013 var med de fleste af Mølleå division troppe og klaner til Kandersteg International Scout Centre (KISC) i Schweiz, hvor vi lå i lejr i 7 dage. Med base på KISC var vi på aktiviteter i bjergene. Her prøvede vi bl.a. klippeklatring, high-rope-eventyr i trætoppene og ikke mindst vandring i bjergene på hhv. 1- og 2-dages vandreture (med bl.a. brævandring). --- Efterår: --- Vi har ved oprykningen i august fået 3 nye storspejdere og har måtte give klanen 4 nye seniorspejdere. I starten af efterårssemestret rokerede vi om i vores patruljer, og pt. har vi således patruljerne Algonquin og Kiowa, i alt 19 spejdere. Igen dette efterår har vi afholdt patruljekonkurrencen "Den Gyldne Fjer". Temaet har været Rummet, og til trops- og patruljemøderne har vi derfor haft aktiviteter, der omkredsede dette: Spejderne har bygget og landet med månelandingsfartøjer og advarselsfyr, lavet rumdragter, deltaget i en exorbitant RumCup, landet sikkert i den uzbekiske ørken og afholdt rumreception med EU's spidser, m.v. Begge patruljer har været på patruljetur i starten af november, med 2 shelterovernatninger på Kalvebod Fælles på Vestamager, med eget program og ansvar for forplejning og for hinanden. Trop og klan var på Juletur i
slutningen af november til Nymølle, og her var temaet opdagelsesrejse på en fremmed, beboelig planet. Bl.a. var spejderne på rumvandring, kortlagde livsformer, udførte astrobiologisk frontforskning og holdt præsentation af deres spændende resultater. Og klanen lavede som vanligt et fantastisk natløb, således at storspejderne kom i seng til korrekt tid. --- PLA-arbejde og ledelse: --- 6 PLA'er deltog i Mølleå divisions PLA-træning i en weekend i januar måned, og ligeledes deltog 6 PLA'er i PLan-kurserne en oktober-uge i efterårsferien. I år har vi øget fokus på træningen i og arbejdet med patruljeledelse for vore PL'er og PA'er. Mødeplanlægningen og evalueringen er blevet lidt mere systematisk, og vi har introduceret individuelle ledersamtaler, og vi vil næste år gennemføre flere andre initiativer. I det forgangne år har vi arbejdet en del sammen med Frederikslund trop, og det vil vi fortsætte i 2014. Som tropsledere har Anders Theilgaard Madsen og Rasmus Zink Sørensen fungeret hele 2013. Vi har søgt efter endnu en tropsleder uden held, men vi fortsætter denne søgning i 2014.
Bilag 3 til Grupperåd 2014 i Bagsværd Gruppe Forklaring til årsregnskab 2013 og budget 2014 For at kunne afsætte mere tid til dagens spejderaktiviteter har vi valgt kun at afsætte kort tid til de formelle punkter. Vi i bestyrelsen har derfor lavet dette dokument med forklaringer til regnskab og budget, så Grupperådet allerede inden mødet her forhåbentlig kan læse svaret på de fleste af sine spørgsmål. Kommentarer til Regnskab 2913 Vi er kommet fint igennem 2013 med et overskud på næsten 65.000 kr 18.000 bedre end forventet. Det svarer meget præcist til at vi fik 15.000 i støtte fra Johannes Fog til køb hos dem. Omsætningen er blevet noget større end forventet med større udgifter og indtægter på sommerlejrene, jf. størrelsen af indtægtspost 9 Deltagerbetaling og udgiftspost 3 turudgifter, og som forklares ved de mange aktiviteter på Kanderstegsommerlejrene. Specifikke kommentarer til regnskab og balance: Indtægtspost 17 Fondsmidler på 14.907 kr. i regnskab 2013 er støtten fra Johannes Fog. Udgiften til leje af Hanehøj 22 under punkt 11 er indeholdt i budgettet for punkt 7. Balance pr. 31/12-2013: Vi har et lidt stort beløb i restance på kontingentbetaling. Vi regner dog med at hovedparten af beløbet betales. Vi har også noget for stor gæld til lederne/spejder/bestyrelse/andre, 12.500. Forklaringen er dog dels en sen aflevering af tur-regnskaber fra lederne, dels løn-tilgodehavende hos administrator, begge dele forventes snarest bragt i orden. Kommentarer til Budget 2014 På indtægtssiden regner vi med en lille stigning dels øgede indtægter på grund af stigning i antallet af spejdere, dels forventning om mindre tilskud fra kommunen til egne lokaler på grund af gældende regler. På udgiftssiden forventer vi øgede udgifter. I 2013 havde vi for få ledere og spejdere på kursus, det vil vi gøre bedre i 2014. I 2014 har vi også øget posten for deltagelse i Korpsråd fra 3.000 kr til 6.000 kr., for at følge udviklingsplanens ambition om at bestyrelsen kan deltage i år. De øgede udgifter skal derudover dels gå til vedligeholdelse af Sambo, vores egen medfinansiering af den af Gladsaxe Kommune støttede energirenovering, til nyt byg-selv-skur eller lignende, samt lys på Hanehøj 22. Dels til spejderudstyr til udstyr til klatring (hører sammen med politik om ledere på kursus mv.). Alt i alt regner vi med et samlet resultat med et ganske lille overskud, uden at vi behøver at hæve kontingentet. d. 1. februar 2014, Bestyrelsen for DDS Bagsværd Gruppe Side 1 af 1
Bilag 4 til Grupperåd 2014 i Bagsværd Gruppe Forslag fra Bestyrelsen til Grupperåd 2014 om optagelse af lån til nyt gasfyr Vores 14 år gamle fyr kører ikke optimalt længere og kræver bl.a. en reparation på mindst 4.000 kr. Måske er varmeveksleren også utæt, hvilket ville betyde yderligere udgifter/udskiftning. Bestyrelsen vil derfor gerne udskifte fyret (se uddybning nedenfor). Vi kan låne til fyret hos vores gasleverandør HMN med et lån over 10 år til årlige omkostninger (ÅOP) på 6,8%. Den månedlige ydelse på 365 kr. vil blive opkrævet over vores gasregning. Vi kunne alternativt betale fyret kontant, men det ville betyde at vi skulle spare drastisk på anden vedligeholdelse og spejderudstyr. For at vi kan optage lånet kræver HMN dokumentation for en Grupperådsbeslutning om at optage lånet. Bestyrelsen foreslår derfor at vi optager ovennævnte lån til nyt fyr. Baggrund om Fyret i Sambo Vi har haft problemer med fyret i Sambo siden vinteren 2012/2013, uden at vi, trods mange egne forsøg og undersøgelser, har kunne finde årsagen og løse problemet. Vedligeholdelsesudvalgsmedlem (og tropsforælder og kasserer) Erling Andersen har nu haft en højerestående blikkenslager ude at kigge på fyret og beretter op til bestyrelsesmødet d. 29. januar 2014 at status er: 1) Blikkenslageren er stadig ikke sikker på om utætheden ligger i varmesystemet eller i fyret, hælder nu mest til fyret. 2) Det vil koste 3-4.000 kr at afgøre det endeligt. Hvis utætheden ligger i fyret skal vi selv betale, hvis den ligger i varmesystemet betaler forsikringen. 3) Hvis utætheden ligger i den skjulte del af varmesystemet betaler forsikringen for videre fejlsøgning + udbedring. 4) Fyret er godt slidt. Der skal under alle omstændigheder ofres ca. 4.000 på at ordne det (nyt bundkar+røggasrør) 5) Har fået et tilbud på nyt fyr: 32.000 kr. 6) Vi kan låne penge til nyt fyr hos HMG. Det koster 365 kr/md over 10 år. Det betales over gasregningen. Vi kan indsende ansøgning nu og få en forhåndsgodkendelse, men kan ikke få udbetalt lånet før der foreligger en grupperådsbeslutning om at optage lånet. 7) Det nye fyr er incl. 4 års service så vi sparer lidt her de første 4 år. Erlings anbefaling er at vi som første trin får et nyt fyr. Hytteboss synes også at det lyder som en super ide at få et nyt fyr. Bestyrelsen vedtog derfor på bestyrelsesmødet d. 29. januar 2014 at anskaffe nyt fyr. d. 1. februar 2014, På vegne af Bestyrelsen for DDS Bagsværd Gruppe, Ellen Vaarby Laursen, formand Side 1 af 1
UDVIKLINGSPLAN TIL VEDTAGELSE PÅ GRUPPERÅD 2014 Fase Mål Gør vi Nr. allerede? Grundprincipper Lave godt spejderarbejde, forstået sådan at det ikke er 2 timers underholdning om ugen, men er noget Ja 1 som gør en forskel for den enkelte spejders liv og udvikling Klanspejderne skal lave seniorspejderarbejde 2 Stabil ledergruppe (x ledere pr. y spejder) 3 Godt humør Ja 4 2013-2014 Bestyrelsen tager på korpsrådsmøde hvert andet år Ja 5 Vedligeholdelsesplan for Sambo, herunder flere skure Er i gang! 6 Beslutning om vejen frem ifht bedre fysiske rammer (hytte/skure) Er i gang! 7 Handleplan for at få flere engagerede forældre Er i gang! 8 Når vi beslutter at vi vil have noget, så får vi det gjort Ja 9 2013-2015 Mindre rod, ting har en fast plads Er i gang! 10 Ledergruppen laver en plan for nyindkøb af materialer Ja 11 Høj intern lederrekruttering, men med en synlig andel hvervet udenfor gruppen Er i gang! 12 2013-2017 Der deltager altid min. 10 familier når gruppen inviterer 13 Fortsat stigende medlemstal Ja 14 I løbet af de første 2 år man er leder eller klanspejder skal man have været på min. 1 kursus Er i fokus 2014 15 Vi har større ansvarsfølelse overfor fælles materialer og faciliteter 16 2013-2022 Facilitet i skoven (hytte el. andet) 17 Gruppens spejdere skal have mulighed for at tage på udlandsture 1 gang i deres tropstid og min. 1 gang Ja 18 i deres klantid Side 1 af 5
Begrundelser for ændringer i forhold til udviklingsplan vedtaget på Grupperåd 2013 : Der er tilføjet årstal i kolonnen fase og der er tilføjet en kolonne der hedder gør vi allerede. Begge dele skal hjælpe til at vi kan følge med i udviklingen fra år til år. Nr. 2, 2013-formuleringen: Klanspejdere skal fortsat have lov til bare at være klan er ændret til Klanspejderne skal lave seniorspejderarbejde. Begrundelsen er som følger: I begge formuleringer ligger at man ikke behøver at blive spejderleder bare fordi man er over 16 år og stadig uniformeret. Den nye formulering understreger at man er spejder for at lave spejderarbejde, også selvom man er over 16 år. Nr. 15, 2013-formuleringen: I løbet af de første 2 år man er klanspejder skal man have været på min. 1 kursus ændres til: I løbet af de første 2 år man er leder eller klanspejder skal man have været på min. 1 kursus. Begrundelsen er, at det ikke kun er klan, men også vores ledere, der har brug for at forbedres og inspireres af kurser Handleplaner Besluttet på bestyrelsesdagen d. 3. november 2013: Ad nr. 8: Handleplan for at få flere engagerede forældre Vi får mere aktive forældre når Forældrene føler sig velkomne og kan se sammenhængen af børnenes aktiviteter til spejderformålet. For at opnå dette kan vi: Lave arrangementer hvor forældre og søskende kan deltage, og vi fortæller hvorfor. Forklar aktivt forældrene hvad forbindelse de forskellige aktiviteter har til spejdernes formål Lave bestyrelseskaffebar før/efter møder, hvor forældrene kan få en snak med bestyrelsen Have en gruppehåndbog, hvor forældrene kan læse om spejdertraditionerne På Grupperådet overstås den formelle del på et minimum af tid (udsend regnskab og beretninger på forhånd) i stedet bruges mere tid på at forældrene i grupper deler hvad de oplever at deres børn har fået ud af spejderarbejdet Forrældrenes opgaver er tydelige, overkommelige og meningsfulde. For at opnå dette kan vi: Invitere forældrene til selv at planlægge opgaverne Side 2 af 5
Give forældrene mulighed for at vælge mellem opgaverne og putte dem i kalenderen i god tid Forklare hvordan løsningen af opgaven hjælper deres spejdere med at lave spejderarbejde Arbejde for forældrepatruljekonceptet Der er plads til forskellige grader af engagement: Vi skal ikke tage hele armen, når forældrene kun har tilbudt en lillefinger Husk at dårlig samvittighed ikke er en god motivator Vi har både opgaver til forældrepatrulje og til ad hoc organisering Ad Materiel & faciliteter Konklusion: 1. Bedre kommunikation ved hver gang at gøre alle af: a. Besked fra Lederne til forældrene: i. Email (se Asbjørn link til let udtræk af emailliste fra Blåt Medlem!) ii. Kopi på hjemmesiden iii. Skriv til vores Facebook-gruppe (se Saras opfording til at få folk ind!) b. Besked fra udvalg: i. Email til målgruppen (se Asbjørn link til let udtræk af emailliste fra Blåt Medlem!) ii. Kopi på hjemmesiden iii. REMINDER til lederne, der kan give besked videre mundtligt iv. Skriv til vores Facebook-gruppe (se Saras opfording til at få folk ind!) 2. Vi kommer videre med at lave Gruppens Opgaveliste ved på et ledermøde at tage op: a. Vi skal have tovholdere på materialer b. Vi skal have en liste over konkrete opgaver vi ønsker løst og ledere og andre der har sin daglige gang i Sambo, skal kunne sætte opgaver på c. Hvad skal på årshjulet? (Formanden opdaterer) d. Hvad tager vedligeholdelsesudvalget? e. Hvad tager hytteboss? f. Hvilke akutte behov for hjælp er der? g. Hvad tager forældrepatruljen? Side 3 af 5
3. Vi skal etablere en ny forældrepatrulje. Tovholder: Trine Lund Budtz (Forældre) 4. Vi fortsætter med rengøringsplanen og sætter den på årshjulet 5. Vedligeholdsønsker skal være fast punkt på bestyrelsesmøder og gives til vedligeholdelsesudvalget Uddybning: Rengøring: Plan kører resten af spejderåret Efter jul når materialeindkøber mangler, udnytter vi at vi har REMA så tæt på, undværer materialeindkøber, og køber ind i situationen, når der er noget vi mangler. Ledermødet fastlægger rengøringsplan for næste spejderår inden sommerferien, efter grenmødetider er kendte, men før grenene har planlagt deres aktiviteter Grenene bytter indbyrdes efter behov Ovenstående indskrives i årshjulet Plan for nyindkøb af materialer: Ledere: Start liste på oprydningsdage 5 årsplan for nyindkøb af døde materialer, hvornår er materialerne opbrugt? Liste over hvad der løbende skal indkøbes af fælles materialer, f.eks. tuscher, tape, maling. Der skal findes ud af hvad der er behov for Hver ting har sin plads: Klar definition af hvor ting hører til. Omvendt skal man kunne finde det, og vide hvor det skal lægges igen Hver gren rydder op efter møderne opfordring på daglig basis Nemmere at holde det opryddet, når der i forvejen er ryddet: Oprydningsdage 2x årligt. Ledere med hjælp fra bestyrelsen evt. også PL/PA- Trop. Ovenstående kunne startes på en lederdag i januar, hvor der laves tekst over hvad bor her dymo eller lignende. Vedligeholdelsesplan: vedligeholdelsesudvalget laver plan Side 4 af 5
Ønsker fra bestyrelse og ledere gives til vedligeholdelsesudvalget, som laver en plan. Akutte ønsker går til vedligeholdelsesudvalget, der går til handling Hytteboss: Hvad er hans opgaver? Lav liste over hvis dette sker ring til hytteboss-plakat og sæt i gangen Liste over opgaver: o Facebook-gruppe, vi skal have flere med, så vi skal reklamere for den. Alle bør lave flere opdateringer i vores Facebook-gruppe, både om hjælp til opgaver og om positive ting fra aktiviteter og ture o Hvad er lederne, og andre med daglig gang i Sambo s ønske til denne liste? Listen administreres af bestyrelse (vedligeholdelsesudvalg) Ad Voksenrekruttering og mere spejd Vi får mere spejd (1), stabil ledergruppe (3), godt humør (4), flere engagerede forældre (8) og høj lederrekruttering (12) ved at nedsætte: Voksenspejdsudvalg Medlemmer: Anders Theilgaard Madsen (Tropsleder) og Trine Lund Budtz (Forældre) Opgave: Har ansvaret for at arrangere: 2 forbudt for børn -arrangementer pr. år Må låne gruppens materiel 100% brugerbetaling Succeskriterier: Mindst en ikke-spejder skal deltage hver gang Flere ledere og ikke-spejdere end klandeltagere Vi får klanspejdere på kursus (15) ved at følge: Kursuskolonne i årshjul I juni=inden sommerferien gør GL KL opmærksom på de relevante kurser for klan i kommende spejderår/uge 42 I august/september=efter oprykningen: Klanmøde, hvor GL kommer og får tilmeldt klan til kurser Der oprettes en kursuskolonne i årshjulet med ovenstående (formand opdaterer årshjul) Side 5 af 5
(pixie 1-sides udgaven) Program Grupperåd 2014 DDS Bagsværd Gruppe Søndag d. 23. februar 2014 kl. 10:00 13:30 i Sambo, Hanehøj 24, 2880 Bagsværd Tid Kl. 10:00 Programpunkt Vi skal vise jer! Første del (ude): Velkomst. Spejderaktiviteter Mikroer, juniorer, trop Anden del (inde): Velkomst til det formelle, præsentation af bestyrelsen, fortæl din sidekammerat: Hvad var dit barns bedste spejderoplevelse sidste år? Kl. 11:00 Punkt 1-2. Start formelle del af Grupperåd 2014, diverse formalia Kl. 11:05 Punkt 3. Beretning fra bestyrelsen og Ledergruppen med særlig fokus på hvad Gruppen har gjort for at fremme spejderarbejdets værdier og udvikling. Kl. 11:20 Punkt 4. Årsregnskab 2013 Kl. 11:30 Punkt 5. Indkomne forslag: Forslag fra bestyrelsen om optagelse af lån til nyt gasfyr Bemærk: Yderligere forslag der ønskes behandlet på Grupperåd 2014 skal være formanden i hænde (formand@dds-bagsvaerd.dk) senest søndag d. 9. februar 2014, formanden sikrer herefter at forslaget er Grupperådet i hænde senest søndag d.16. februar 2014. Kl. 11:35 Punkt 6. Udviklingsplan 2014 Kl. 11:45 Punkt 7. Budget og Kontingent 2014 Kl. 11:55 Punkt 8. Fastsættelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer Kl. 11:57 Punkt 9. Valg til bestyrelsen 12:04 Punkt 10. Valg til Korpsrådet 12:05 Punkt 11. Valg til Divisionsrådet 11.09 Punkt 12. Valg af revisor Kl. 11:10 Punkt 13. Eventuelt Slut på formelle del af Grupperåd 2014 Kl. 11:15 Tredje del (ude): Leg og Spejderaktiviteter Minier, Klan Vi skal vise jer! Frokost til alle Kl. 13:20 Farvel og tak fordi I besøgte spejderne i DDS Bagsværd Gruppe i dag! Side 1 af 1