Vejledning til OK flådestyring - administrer medarbejdere

Vejledning til OK flådestyring - administrer medarbejdere

Indholdsfortegnelse Hvad er OK s flådestyring?... 1 Administrer flådestyring... 2 Ny medarbejder... 3 Administrer medarbejder... 4 Foretag muligheder til en eller flere medarbejdere... 4 Ændre initaler, navn eller telefonnummer... 7 Filtre, konto og søgning... 7 Angiv filtre... 7 Skift konto... 8 Søgning... 8 Hjælp til OK Tank og betal appen... 9 Krav til jeres telefoner... 9 Hent appen og tilføj det digitale kort via SMS... 9 Hvordan man tanker og vasker med OK appen... 10 Kendte problemer der kan opstå ved brug af OK Appen... 12

Hvad er OK s flådestyring? OK s flådestyring er et administrationsværktøj til landets kommuner og virksomheder, som skal hjælpe med at lette overblikket samt effektivisere administrationen over de enkelte medarbejdere og deres køretøjers tankkort. De tidligere fysiske tankkort hos OK er overgået til digitale tankkort, så den enkelte medarbejder fremover tanker via OK appen Tank og betal. Oprettelsen af nye digitale tankkort samt de administrative muligheder er tilgængelige fra min.ok.dk, hvor den enkelte kommune eller virksomhed har en administrator, der opretter nye medarbejdere og køretøjer samt håndterer de enkelte medarbejdere og køretøjers muligheder på OK s tankstationer. OK s flådestyring bliver løbende videreudviklet. Har du forslag til nye funktioner, er du velkommen til at kontakte din kontaktperson hos OK. Side 1 af 12

Administrer flådestyring Administrer medarbejder Under Administrer medarbejder har du mulighed for at få et overblik over medarbejdere, som er tilknyttet et digitalt tankkort. Desuden er det her, du kan aktivere og deaktivere medarbejderes digitale tankkort samt rette muligheder tilknyttet de enkelte kort på OK s tankstationer. Se evt. Administrer medarbejder. Side 2 af 12

Ny medarbejder Initialer/medarb.nr.: I første felt registreres medarbejderen med initialer eller et medarbejdernummer, alt efter hvordan I ønsker at registrere jeres medarbejdere. Navn: Det næste felt til højre er valgfrit for at give yderligere overblik med medarbejderens navn etc. Hvis der benyttes anden medarbejderinformation end vist på billedet, kan det naturligvis også skrives ind i feltet. Telefon nr.: Telefonnummeret på medarbejderen er obligatorisk, da dette skal bruges til at tilknytte medarbejderen til OK appen Tank og betal. Vær sikker på at du har indtastet det rigtige nummer, da der ellers gives mulighed for misbrug af kortet. NB: Når du trykker Gem ændringer vil kortet ikke blive aktiveret. Dette gøres under Administrer medarbejder hvor en eller flere medarbejdere kan aktiveres. Se evt. Skift aktiverings-status. Skal indtaste vognnr.: Hvis du ønsker, at din medarbejder skal være påkrævet at indtaste vognnummer ved en tankning, skal den være slået til (som vist på ovenstående billede). Du kan til enhver tid slå denne begrænsning til eller fra under Administrer medarbejder. Se evt. Skal indtaste vognnr./navn længere nede. Side 3 af 12

Administrer medarbejder Foretag muligheder til en eller flere medarbejdere Hvis du ønsker at rette i en enkelt eller flere medarbejderes muligheder på OK s tankstationer, kan dette ske ved at sætte flueben i boksen længst til højre ud for den eller de medarbejdere, som skal have ændret mulighederne for brug af sit digitale tankkort hos OK. Du har mulighed for at foretage følgende muligheder: - Skal indtaste vognnr./navn - Skift aktiverings-status Når der er sat flueben ved en eller flere medarbejdere, er der mulighed for at trykke på hhv. Skal indtaste vognnr./navn eller Skift aktiverings-status. Side 4 af 12

Skal indtaste vognnr./navn Når du har valgt en eller flere medarbejdere ved at sætte flueben i boksen længst til højre og trykker Skal indtaste vognnr./navn får du en boks frem, hvor du kan vælge, om medarbejderen skal være påkrævet indtastning af et vognnr. eller navn (ja) eller ikke skal være påkrævet (nej). Dette er et tilbud til dig, som ønsker et mere detaljeret kørselsoverblik end standard. Hvis du ønsker, at alle medarbejdere skal have tilføjet/fjernet Skal indtaste vognnr./navn på en gang, skal du markere Vælg alle og trykke på Skal indtaste vognnr./navn. Hvis du har sat flueben ved flere medarbejdere og ønsker at rette deres muligheder, skal du være opmærksom på, at de kan være oprettet med forskellige rettigheder. Hvis du trykker Gem ændringer ændrer du den pågældende mulighed for alle de valgte medarbejdere. Du kan se ud fra hhv. Ja og Nej hvor mange medarbejdere, der allerede er registreret. I dette tilfælde kan du med fordel angive et filter for Skal indtaste vognnr./navn under Administrer medarbejder. Se evt. Angiv filtre. NB: Hvis du ønsker at de enkelte medarbejdere skal indtaste vognnr./navn, er du forpligtet til at oprette køretøjer under Administrer køretøjer, som medarbejderen kan vælge imellem i appen. Ellers vil det ikke være muligt for medarbejderen at tanke, da der ikke kan vælges køretøj. Side 5 af 12

Skift aktiverings-status Når du har valgt en eller flere medarbejdere ved at sætte flueben i boksen længst til højre og trykker Skift aktiverings-status, får du en boks frem, hvor du kan vælge, om medarbejderen/ne skal være aktiv/e (ja) eller ikke (nej). Hvis du ønsker at aktivere/deaktivere alle medarbejdere på én gang, skal du markere Vælg alle og trykke på Skift aktiverings-status. Hvis du kun ønsker at aktivere en enkelt eller få medarbejdere, kan du med fordel aktivere/deaktivere hver enkelt medarbejder ved at trykke på Fra eller Til og derefter trykke på Gem ændringer. Aktivering: En medarbejder bliver gjort aktiv ved at trykke Til og først når du har trykket Gem ændringer bliver der sendt en SMS til det registrerede telefonnummer, som giver medarbejderen rettighed til at tanke via OK appen Tank og Betal. Medarbejderen skal følge instruktionerne i SMS en for at aktivere tankkortet. Når en medarbejder bliver gjort deaktiv ved at trykke Fra, vil den pågældende medarbejder ikke have mulighed for at tanke via OK appen Tank og Betal. I tilfældet af at medarbejdet bliver gjort aktiv igen, bliver der sendt en ny SMS til det registrerede telefonnummer, som endnu engang giver medarbejderen rettighed til at tanke via OK appen Tank og Betal. Side 6 af 12

Ændre initaler, navn eller telefonnummer Hvis du har oprettet en ny medarbejder og du efterfølgende ønsker at ændre i vedkommendes initialer, navn eller telefonnummer, skal du trykke i det pågældende felt og foretage ændringen. Bemærk at ændringen ikke er foretaget, før du trykker Gem ændringer. Når du har foretaget en ændring i et felt, vil denne blive vist med blå. På denne måde kan du holde et overblik over hvilke felter, du har ændret. Filtre, konto og søgning Angiv filtre Du kan bruge filtre til at sortere visning af specifikke medarbejdere ud fra følgende filtre: - Vis aktiverede - Vis deaktiverede - Vis telefonnumre med flere brugere - Vis medarbejdere med vognnr./navn - Vis medarbejdere uden vognnr./navn Side 7 af 12

Hvis ingen af filtrene er valgt, vil du se alle oprettede medarbejdere under Administrer medarbejder Det er muligt at angive flere filtre samtidigt (højst 3 filtre) indenfor hver begrænsing, hvormed du fx kan vise aktiverede medarbejdere, telefonnumre med flere brugere og medarbejdere med vognnr./navn. Herved sorteres visningen af køretøjer efter de valgte filtre. Filtre er en god måde at få et overblik over hvilke rettigheder, de enkelte medarbejdere har registreret. Skift konto Du kan oprette nye medarbejdere og rette indstillinger for en konto af gangen. Hvis du navngiver dine konti (kan gøres under Kontoindstillinger ) så vil denne tekst blive vist, når du ønsker at skifte til en anden konto. Hvis du ikke navngiver, vil dine konti blive vist med kontonumre. Søgning Hvis du ønsker at finde frem til en konkret medarbejder, kan du med fordel anvende søgefeltet ved at indtaste medarbejderens initaler, navn eller telefonnummer. Side 8 af 12

Hjælp til OK Tank og betal appen Krav til jeres telefoner ios: Jeres iphone skal være opdateret til ios version 9 eller nyere. Opdateringer kan foretages under Indstillinger Generelt Softwareopdatering ios versionen kan ses under Indstillinger Generelt Om Android: Jeres telefoner skal være opdateret til android version 4.1 eller nyere. Hent appen og tilføj det digitale kort via SMS Når en medarbejder aktiveres på MinOK under Administrer medarbejdere med medarbejderens telefonnummer, modtager medarbejderen en SMS til tilføjelse af kort i appen. Se SMS en på billedet. Tilføj kort: I SMS en fremgår det, at man skal bruge det første link, hvis Tank og betal appen allerede er installeret. Ved et tryk på linket, åbnes appen automatisk og kortet er tilføjet. Herefter er der mulighed for at tanke. Første gang: Hvis appen ikke er installeret, skal man klikke på det andet link i SMS en. Linket fører ind i AppStore, hvor appen kan hentes, og derefter skal medarbejderen tilbage i SMS en og trykke på det første link for at tilføje kortet i appen. Side 9 af 12

Hvordan man tanker og vasker med OK appen Følg nedenstående trin: 1. Slå lokation til og find en tank Man kan slå lokation til direkte i appen med et enkelt tryk. Lokation kan deaktiveres under indstillinger. Når lokation er slået, til vil den nærmeste tankstation være fundet til dig, så du hurtigere kan komme til at tanke. Du kan også trykke på Find tank 2. Vælg et tankanlæg og stander Find den nærmeste tank på kortet og tryk på den. Tankens oplysninger kommer frem, og du kan herefter trykke på informations-ikonet. Hvis tanken også tilbyder vask, får du to muligheder - henholdsvis Start tankning og Start vask. Ved tankning skal du vælge den stander, du står ved. Husk at betalingsmiddel skal være jeres flådestyringskort. Tryk på Skift hvis der er tilføjet flere kort i appen. Side 10 af 12

3. Indtast pinkode Af sikkerhedsmæssige årsager skal der indtastes en pinkode ved hver tankning. Pinkoden kan ændres ved at kontakte din kontaktperson hos OK. 1. Indtast vognnummer og kilometerstand (kun hvis valgt i MinOK) Hvis du er blevet pålagt at indtaste et vognnummer, så vil en liste af køretøjer kunne vælges ved at trykke på Vælg køretøj. Her er det muligt at søge efter et bestemt køretøj eller scrolle efter køretøjet. Disse køretøjer er oprettet under Administrer køretøjer. Efter du første gang har valgt et køretøj vil dette stå i feltet Vælg køretøj, så du ikke skal lede efter køretøjet før du har behov for at vælge et andet køretøj. Hvis du er pålagt at indtaste kilometerstand, skal dette også angives i feltet. Først herefter disse to begrænsninger er indtastet kan du tanke. 2. Træk tankpistolen og tank 3. Placer tankpistolen i holderen, tankningen er afsluttet og registreret Side 11 af 12

Kendte problemer der kan opstå ved brug af OK Appen 1. Ingen internet forbindelse OK Appen er afhængig af, at der er internetforbindelse, før der kan tankes. Derfor vil man opleve fejl, hvis der ikke er noget internet, eller hvis der er dårlig dækning i området. 2. Gammel version af OK Appen Hvis du ikke løbende opdaterer OK Appen, kan du opleve fejl, som kan løses ved at hente den nyeste version af appen i hhv. AppStore eller Google Play. 3. Problem med at tilføje digitalt kort fra SMS en på Samsung telefoner Vi har opdaget et problem der kan opstå op nogle Samsung telefoner, hvor at et klik på første link i SMS en sender en over på en side på www.ok.dk med teksten Appen ikke installeret selvom appen er rigtig installeret. Dette skyldes at Samsungs meddelelses program åbner linket inde i dette program i stedet for at åbne linket i en browser. Det gør teknisk set at vi ikke kan finde ud af om appen er installeret eller ej. Løsningen til at undgå dette problem fremgår nedenfor: 1. Tryk på linket i sms'en. 2. ok.dk hjemmesiden åbnes i et browser vindue. 3. Tryk "Mere" i øverst højre hjørne. 4. Tryk "Åbn i browseren". 5. Tank & Betal app'en åbnes og kortet tilføjes. Videoen her viser løsningen: https://www.dropbox.com/s/53rnoow5cjozbtp/img_1078%202.mov?dl=0 Fandt du ikke hvad du ledte efter? Se evt. de mest stillede spørgsmål til OK Appen her: http://www.ok.dk/erhverv/hjaelp/ok-appen/ Side 12 af 12