Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: 6543 2030 Mobilnr.6178 1877 ibs@medcom.dk www.medcom.dk Referat fra 22. WebReq-brugergruppemøde Dato 02.09.16 Vor ref. IBS Tidspunkt: Mandag den 22. august 2016 Sted: Deltagere: Fraværende: MedCom Helle Hyldgaard Schmidt, Region Nordjylland Liselotte Lindner, KBA, Aalborg Universitetshosp. Hanne Damgaard Jensen, Region Midtjylland Uffe Lystbæk, KBA, Aarhus Sygehus Henrik Duch Laursen, KMA, Skejby Sygehus Marianne Broholm, KBA, Odense Universitetshosp. Thøger G. Jensen, KMA, Odense Universitetshosp. Lone Espensen, KIA, Odense Universitetshosp. Martin Bak, Patologi, Odense Universitetshosp. Gitte Borgen, KBA, Næstved Sygehus Elly Keller Kristensen, KMA, Hvidovre Hospital Ane Bøgh Poulsen, SSI Kurt Rasmussen, PLO Karsten Wenningsted-Torgard, PLO Palle Mark Christensen, PLO Margit Kristensen Tofting, bioanalytiker praksis Torben Frøstrup, CGI Else Friis Nielsen, CSC datalab. Helle Bering Jensen, FSA laboratoriesvarportalen Erik Jacobsen, DMDD Michael Thomsen, DMDD Erik Andersen, DMDD Margit Rasmussen, DMDD/MedCom Ib Johansen, MedCom Gitte Henriksen, MedCom Tina Aagaard Bjørnsholm, MedCom Iben Søgaard, MedCom Lars Engers Petersen, KBA, Slagelse Sygehus Maj-Britt Andersen, Patologi, Hvidovre Hospital
Referat 1. Velkomst, nye personer i brugergruppen, referat (referatet findes her): http://medcom.dk/projekter/moeder-referater-og-kurser/webreq-brugergruppen Margit og Ib byder velkommen. Ib gennemgår kort dagsordenen. Efter workshoppen er der besøg hos Jens Galschiøt og spisning på Oluf Bagers Gård. Der er sket lidt udskiftning i gruppen. Kort præsentationsrunde. Der er uddelt rejseafregningsskema. Kilometertaksten er ændret, således at man kun får den lave takst ifølge statens regler. Referatet fra sidste møde bliver godkendt. Der er en del organisationer, der igennem det sidste år har ønsket flere repræsentanter med i gruppen. Ib har kørt det med hård hånd, da han ikke synes, at gruppen skal være alt for stor. Udover brugergruppen er der en WebReq-ERFA-gruppe, som holder møde 1 gang om året. Herudover er der i hver region en lokal WebReq-gruppe, hvor de aftaler ønsker til ændringer til WebReq. Margit Tofting efterlyser en lille video, som viser de nye ting, der er udviklet, så man nemt kan præsentere det for øvrige brugere af WebReq. Der ligger dog inde på DMDD s hjemmeside beskrivelse af nyt i WebReq for henholdsvis laboratorier og læger. 2. Releasen juni 2016 Dette er med, også problemerne. Lukning af manuel adgang til Webreq - Kort gennemgang (Margit) Der har været en del UTH er ude i klinikkerne, da man ofte på forhånd laver PTB klar til næste gang, og det betyder, at man nogle gange kommer til at have flere faner åbne i WebReq og hermed risiko for at komme til at bestille prøver på en forkert patient. Det er lavet, så man får en pop up, hvis man åbner WebReq flere gange. Der er også lavet pop up om at bekræfte sin e-mailadresse, hvis man sender en support-email og har glemt at sætte et flueben. Det er blevet muligt at skifte laboratorium ved redigering af profiler i klinisk biokemi direkte i funktionen Opret/rediger profiler. Systemprompter fjernet nye sat ved dyrkning, således at man kun bliver præsenteret for prompt i mikrobiologi, når man skal præsenteres for det. Når man skal redigere en profil, har man tidligere skullet klikke i et lille felt til højre for profilen, men nu kan man bare klikke på selve profilen. Dermed er det nemmere at ramme. Der er indført kommentarfelt på advis/påmindelse til patient. Der er lavet et nyt lille ikon, som viser, hvis det er en brugerspecifik profil, som kan ligge under blandede profiler. Der er indført mulighed for at markere kønsspecifikke analyser. Der er indført antal ud af antal på stående rekvisitioner (fx 1 af 3). Palle angiver, at formidlingen til praksis om ændringer er vigtig, så man ikke står mandag morgen, og alting er lavet om. Margit fortæller dog, at der ikke er ret mange, der læser de nyheder, der bliver lagt på WebReq. Palle fortæller, at de har udnævnt en tovholder i deres lægehus, som har ansvaret for at holde sig opdateret med FMK, WebReq m.m. Situationen er selvfølgelig en anden i 1-mandspraksis. 3. Prioritering af indkomne ønsker - Oversigt over indkomne ønsker, der skal indsendes senest 10. august, lægges på WebReqs servicesite i løbet af fredag d. 12. august 2016. En prioriteret liste udarbejdes af MedCom og DMDD inden mødet og lægges på WebReqs servicesite i løbet af torsdag d. 18. august. 2
Ønskelisten med løsningsforslag gennemgås, og det besluttes, hvad der udvikles. Kun prioritet 2-3 drøftes. Prioritet 4-5 gennemgås ikke. Prioritet 1 laves automatisk. Vær opmærksom på dette! (Margit). 1: Lægesystemerne kontaktes, så deres lægesystem ikke overrouler ønske om ikke at modtage kopisvar. Man skal manuelt vælge, om der skal kopi til egen læge. 2: Når der allerede er sendt en rekvisition, skal det være muligt at tilføje en advisering. 3: Man skal kunne se, om der er bestilt en advisering, når man kigger på en sendt rekvisition. 4: Kalenderen i WebReq opdateres med danske helligdage. Uffe synes, det er mange penge at bruge på den. Uffe foreslår, at man lokalt laver det på laboratorierne. Så kan man også lægge kurser m.m. ind. Den laves som global kalender. Ikke den lokale løsning, som Uffe foreslår. 5: Den ændres til prioritet 5. Hvis man ønsker den, kan der oprettes en prompt. 6: Den ændres til prioritet 5, da man regner med, at det er et begrænset antal, der har problemet. I stedet tilbydes de hjælp til at få opsat printerne rigtigt. 7: Prioritet 5. 8: Ændres til prioritet 3. Løsningsmuligheder skal belyses nærmere til næste gang. 9: Det laves, så man kan skrive en liste ud til patienten eller vha. mouse over at kunne se datoerne for reitereringer. 10: Punktet diskuteres nærmere i eftermiddag. Thøger angiver, at laboratorierne har et generelt ønske om at kunne komme i kontakt med alle praksis i forbindelse med generelle oplysninger til klinikkerne. 11: Prioritet 5 ændres til prioritet 1. 12: Det aftales, at DMDD undersøger, om de kan lave et kald til laboratoriesvarportalen, hvor man sender rekvisitionsnummeret med, så man kun får adgang til de prøver, man selv har bestilt og ikke andre. 13: Prioritet 1. 14: Prioritet 1. 15: Prioritet 1. 16: Prioritet 1. 17: Prioritet 1. 18: Prioritet 1. 19: Prioritet 1. 20: Margit foreslår at lave det lidt lige som klinisk kemi. Hertil bemærker Martin, at man vil skulle oprette 2000-4000 forskellige steder på kroppen. Palle synes, at det fungerer fint ude i praksis, som det er nu. Martin bemærker, at der snart kommer et udbud på et helt nyt patologisystem, hvor tingene måske kan løses. Punktet ryger i tænkeboks. 21: Prioritet 1. Der laves mouse over. Henrik foreslår, at man laver en samlet oversigt over mouse overs, i stedet for at man skal lede hele siden rundt. Det besluttes, at der også laves en samlet oversigt. 22: Ryger i tænkeboks. 23: Prioritet 1. 24: Prioritet 1. 25: Michael foreslår, at man inddeler tegningen i nogle gitre, som får hver sin kode. Så behøver man ikke sende en pdf med. Martin bemærker, at alle svar også sendes til patobanken, og så længe patobanken ikke kan modtage pdf, har det ingen gang på jorden. Uffe er enig med Michael, og så kan navnet på feltet sendes med som et prompt. Margit og Michael snakker med patologerne på Rigshospitalet om det. Tages op på næste møde. 26: Ryger i tænkeboks. 27: Prioritet 5. 28: Prioritet 5. 29: Ib mener, at det er en del af den kontrakt, som DMDD har med regionerne. Det er ikke 3
en brugergruppeprioritering. Prioritet 1. 30: Prioritet 1. Der er kommet en række ønsker fra Region Nordjylland den anden dag, men MedCom og DMDD har ikke nået at gennemgå dem. De kommer med på prioriteringslisten til næste gang. 4. Siden sidst: MC10: Hvilke projekter gennemføres, særligt med fokus på laboratorieområdet (IJO,MAR). Margit har hidtil været ansat i DMDD og delvist i MedCom. Fra udgangen af august vil hun ikke længere være ansat i MedCom. MedCom skal finde ud af, hvordan Margits hidtidige MedCom-opgaver fremover skal løses. Lægesystemerne skal testes for laboratorietilbagesvar på testcamp i starten af oktober. På Lægedage bliver der en seance om tilbagesvar. Det er allerede mandag formiddag, så der er måske ikke kommet så mange læger på det tidspunkt. Erik Andersen bemærker, at der kommer nogle nye skærmbilleder i WebReq i forhold til tilbagesvar. Palle bemærker, at tilbagesvar er noget, lægerne har rigtig meget brug for. Spørger til, om der er en informationsstrategi til lægerne omkring projektet. Ib svarer, at det er PLO s og til dels lægesystemernes opgave. 5. Kursus for læger i Region Midtjylland. Region Midtjylland holder i foråret kurser i WebReq for lægeklinikker. Idéen er at uddanne superbrugere i WebReq i disse klinikker. Hvordan er disse gået? (Hanne Damgaard) Der har været superbrugerkursus i Region Midtjylland, hvor Hanne, Annie og Margit underviste. Hanne præsenterer planen for kurserne, og den ramte meget rigtigt. Mange af brugerne kendte ikke til Laboratoriemedicin/side 4, men var meget begejstrede for løsningen. Oprettelse af profiler var også et hit. Kurserne var af 4 timers varighed, men man ønsker lidt mere tid. Man skal ikke sidde 2 ved hver PC, men en person pr. PC, hvilket betyder, at man skærer lidt ned på deltagerantallet pr. kursus. Der arrangeres 5 kurser mere i september/oktober. Palle synes, det lyder som en rigtig god idé. 6. Laboratoriesvarportalen. Input fra WebReq-brugergruppen til brugergruppen for laboratoriesvarportalen. (Helle) Helle Bering Jensen er ny FSA for laboratoriesvarportalen pr. 1. august 2016. Hun præsenterer sig selv. Der er næste møde i laboratoriesvarportalbrugergruppen den 1. september. Det er Helles opgave at bringe ønsker fra WebReq-brugergruppen videre til laboratorieportalbrugergruppen. Ønsker til laboratoriesvarportalen kan enten sendes til regionale deltagere af brugergruppen eller til Helle. Helle præsenterer eksempler på ønsker, der er kommet til laboratoriesvarportalen. Helle præsenterer kort den nye brugergrænseflade til laboratoriesvarportalen, som releases den 23/9. Den vil være ens for henholdsvis sundhedsfaglige og borgere. Forældre vil også kunne se svar på deres børn i starten af det nye år. Der frasorteres specielle analyser i forhold til graviditet m.m. på børn under 15, som ikke bliver vist på laboratoriesvarportalen. Regionerne er blevet spurgt, hvilke analyser, de gerne vil have skjult. Ane og Uffe anfører, at de ikke er blevet spurgt. Hvis man som sundhedsfaglig går via WebReq, vil man få den gamle visning. Der er indgået databehandleraftale med alle regioner. Palle påpeger, at det ville være godt, hvis PLO var repræsenteret i brugergruppen. Else kunne godt tænke sig at vide, hvordan laboratoriesvarportalen tester de svar, der bliver sendt fra laboratorierne i den nye brugergrænseflade. MedCom har været med til at teste en masse scenarier i forhold til ny brugergrænseflade. 4
7. Deadlines, testdatoer, opdateringsdatoer Næste releasedato, torsdag 01.12.2016 om aftenen og testdato fra 05.11.2016, fastlægges (Margit) Næste releasedato er den 1. december 2016. Testdato fra 5. november 2016. 8. DMDD-nyt. Teknisk siden sidst og andre nyheder, herunder logning af adgang nu på MinLog. Regnskab for seneste år plus budget (DMDD) Vi nåede ikke punktet, men se præsentation! 9. Eventuelt, herunder ny mødedato. Forslag til næste møde: onsdag d. 25. januar 2017. Ønsker indsendt senest mandag d. 16. januar 2017 Aftalt. 10. Frokost kl. 12.30 Workshop Klokken 13.15. Workshop om nyudvikling i WebReq. Programmet færdiggøres hen over sommeren, men følgende er programsat som oplæg, hvor vi holder en fælles introduktion på hvert emne og derefter deles op i 2-3 grupper: Ib præsenterer kort de ønsker til nyudvikling, der kom i 2012. A. Nyt layout af WebReq, så man får samlet rekvisitionsmodulerne og smidiggør brugen af egne rekvisitioner og profiler. Kurt Rasmussen Kurts oplæg er tænkt ud fra egne erfaringer og behov. B. Hjemmebesøg/mobillab - skal vi have ny løsning, der følger med udvikling og behov. Margit Rasmussen Mulighed for laboratorierne for at oprette køreruter og antal patienter, så laboratoriet kan udskrive kørelister. Så vil lægen kunne vælge en dato. C. Reduktion af bestilling af dyre analyser og guide til undgåelse af genbestilling af allerede udførte analyser. Uffe Lystbæk Forslag til ændringer, der reducerer antallet af dyre analyser. D. Informationsmeddelelser fra laboratorierne til lægepraksis. Hvordan fanger vi lægepraksis opmærksomhed, så vigtige meddelelser ikke overses? Elly Keller Kristensen. Laboratorierne har behov for en måde at kommunikere med praksis på. E. Skal WebReq have en light version kun med favoritter? Erik Jacobsen Der kan være brugere, som sjældent bruger WebReq eller bruger meget få analyser i WebReq. Herefter opdeling i grupper, der hver skal drøfte ovennævnte oplæg og komme med forslag til løsninger og prioritere disse Plenum med opfølgning/konklusioner fra grupperne Opgave A: 5
Gruppe 1: Der er behov for forenkling. Vil foreslå en 2-trinsraket. Profilvisningen gøres færdig. Herefter laves katalogvisningen, og samtidig nedlægges de 3 sider. Næste trin er, hvordan flowet skal være i de øvrige ændringer. Der bliver noget arbejde i backend vedr. angivelse af, hvilke analyser der ikke kan tages i praksis. Så meget som muligt skal kunne ændres i PRODAT. Kopimodtager skal undersøges nærmere. Hvordan håndteres det i de forskellige regioner? Opgaven bør deles op i 2 tempi. Først laver vi parameterkaldet, så man rammer side 4/laboratoriemedicin og ruller det ud i én region eller i et udvalgt antal praksis. Så har man mulighed for at rulle tilbage, hvis det slet ikke dur. Man kunne overveje at udpege en testlæge i hver region. Herefter kan man kigge på alle de andre rettelser i Kurts forslag. De bør sættes på ønskelisten til løsningsforslag og prioritering. Laboratoriekonsulenterne kunne være et naturligt bindeled til praksis. Det betyder, at laboratoriekonsulenterne selvfølgelig skal klædes godt på i forhold til ændringer på WebReq. Der er dog store forskelle fra region til region. Margit slår et slag for, at man laver profilændringer m.m., inden man kører alle læger over til laboratoriemedicin. Laboratoriemedicin er jo testet af. Opgave B: Gruppe 1: Fra programmørside ikke en simpel opgave. Stort vedligeholdelsesarbejde for laboratoriet. I første omgang indføres de 4 promptspørgsmål vedr. opholdsadresseoplysninger. Det diskuteres lidt, hvordan laboratorierne gerne vil have oplysningerne ind. Konklusion: Opgaven skal modnes lidt mere. Opgave C: Gruppe 1: Advarsel ved bestilling. Advarsel om evt. pris og dato for seneste bestilling. Evt. blokering på sygehussiden. Se seneste svar på laboratoriesvarportalen. Det kunne være godt at finde ud af behovet holdt op imod noget statistik. Vil lægerne overhovedet bruge informationerne til noget? At man lader laboratorierne om at udarbejde profiler og ikke praksis. Kan man lave noget, så samme prøve ikke bliver bestilt igen? Konklusion: Ib kunne godt tænke sig at se resultatet af den intervention, man har lavet på Fyn, inden vi arbejder videre med opgaven. Opgave D: Gruppe 1: E-mailliste over lægerne. Findes den (PLO)? EDI-kommunikation med korrespondancen (administrativ korrespondance). 3 kategorier (patientrelateret skæv prøve, hastemeddelelse, ikke hastemeddelelse). 6
WebReq kan aktivere en hastemeddelelse, som ses, når WebReq åbnes, og man kan ikke komme videre, før man accepterer, at man har set den. Hver region bør afklare internt, hvordan man snakker sammen. Hvordan kontakter man laboratorierne? Hvordan kontakter man praksis? Konklusion: Det bør tages op på næste møde i PLO s it-udvalg. Prioritering af konklusionerne Videre forløb aftales Kl. 17.15-21.15 aftensmad og debat. 7