Organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 23. oktober 2014, kl. 16.00 Hedehusene selskabslokaler, v/bollinis, Hovedgaden 405, 2640 Hedehusene Bestyrelsen Formand Berit Breiner, næstformand Jan Carstensen, Birgit Jensen, Bo Nakel, og Maria Simonsen Administrationen Administrerende direktør Jens Elmelund, forretningsfører Marie-Louise Bruun, driftschef Jan Ole Madsen og økonomisk konsulent Thomas Ulrik Larsen Revisor Revisionsfirmaet Albjerg, statsautoriseret revisor Pia Søndergaard Afbud Birgit Jensen 1/23
Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for bestyrelsen... 4 2. Protokollat fra organisationsbestyrelsesmøde den 12. juni 2014... 4 3. Revisionsprotokol... 4 4. Bestyrelsens sammensætning... 4 5. Meddelelser... 5 SAGER TIL BESLUTNING... 5 6. Regnskab 2013/2014 for boligorganisation og afdelinger... 5 7. Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni 2015... 7 8. Forvaltningsrevision... 7 9. Forretningsorden ny indsat... 8 10. Synliggørelse af boligselskabet og afdelinger... 8 11. Afdeling 3605, Fløngvangen - Solcelleanlæg... 9 12. Afdeling 3606, Engvadgård - sag mod E.ON... 10 13. Tilbud om KAB s Beboerhøjskoler 2015... 12 14. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser... 13 15. KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale... 14 16. Valg af 2 medlemmer og 2 suppleanter til KAB s repræsentantskab... 16 17. Valg til BL s 9. kreds... 16 SAGER TIL ORIENTERING... 16 18. Styringsdialog... 17 19. - Nyt fra afdelingerne... 17 20. Afdeling 3601, Rådhushaven Fysisk helhedsplan... 18 21. Oversigt over egen trækningsret... 19 22. Godkendelse af regnskab 2012/13... 19 23. Ældre-/handicapkode på intern opnotering i afdelingen... 20 24. Tilbud om konfliktmægling... 20 25. Orientering om lancering af psykiatrilinjen... 21 26. Orientering om Udbetaling Danmark... 21 27. Mødekalender 2015... 22 28. Eventuelt... 22 2/23
Bilag 1: Forretningsorden for bestyrelsen... 4 Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2013/2014... 6 Bilag 3: Bestyrelsens årsberetning... 6 Bilag 4: Selskabets driftsbudget pr. 1. juni 2015... 7 Bilag 5: Læsevejledning... 7 Bilag 6: Forvaltningsrevision 2013/14... 8 Bilag 7: Håndtering af tilbagebetalte beløb fra E.ON... 12 Bilag 8: Tilbagebetaling af beløb modtaget fra E.ON... 12 Bilag 9: Servicerammen... 15 Bilag 10: Velkomstbrev... 15 Bilag 11: Opslag Ny beboer i opgangen... 15 Bilag 12: Aftale, styringsdialog 2012/13... 17 Bilag 13: Oversigt over s trækningsret.... 19 Bilag 14: Ældre-/handicapkode... 20 Bilag 15: Pjece om konfliktmægling et tilbud om hjælp i nabostridigheder... 21 3/23
1. Forretningsorden for bestyrelsen./. Bilag 1: Forretningsorden for bestyrelsen 2. Protokollat fra organisationsbestyrelsesmøde den 12. juni 2014 Referat fra organisationsbestyrelsens møde den 12. juni 2014 er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Til referatet er indkommet følgende rettelse: Under pkt. 9. Beslutning om Byggeforretningsføreraftaler (selskabet) indsættes som 4. afsnit: Det lå kundedirektør Margret Pump meget på sinde, at kundes ønsker blev hørt og efterlevet, og at der hurtigst muligt efter afslutning af helhedsplan i Rådhushaven afholdes evaluering. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af dirigenten og formanden. 3. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i den seneste bekendtgørelse af lov om boligbyggeri fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Der er siden sidste møde tilført side 637-642 i revisionsprotokollen. Det indstilles, at bestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 4. Bestyrelsens sammensætning Titel Navn Afdeling På valg Formand Berit Breiner Kallerupvang 2015 Næstformand Jan Carstensen Rådhushaven 2014 Bestyrelsesmedlem Birgit Jensen Fløngvangen 2014 Bestyrelsesmedlem Bo Nakel Engvadgård 2014 Bestyrelsesmedlem Maria Simonsen Thorsgård 2015 4/23
Der er følgende suppleanter: Suppleanter Afdeling Suppleant for På valg Kurt Christensen Kallerupvang Berit Breiner 2014 Camilla Razak Andersen Rådhushaven Jan Carstensen 2014 Anne Oddermose Fløngvangen Birgit Jensen 2014 Mogens Piil Engvadgård Bo Nakel 2014 Vakant Thorsgård Maria Simonsen 2014 Det indstilles, at bestyrelsen tager bestyrelsens sammensætning til efterretning. 5. Meddelelser Der vil fra administrationens side blive orienteret om ny organisering i KAB med virkning fra 1. januar 2015. SAGER TIL BESLUTNING 6. Regnskab 2013/2014 for boligorganisation og afdelinger Som bilag fremlægges et hæfte, der indeholder selskabets og afdelingernes driftsregnskaber for den 1. juni 2013 til den 31. maj 2014 samt status pr. sidstnævnte dato. Alle regnskaber er enkeltvist opstillet ligesom tidligere, således at det er muligt at sammenligne med budgettallene for 2013/2014 og 2014/2015. Regnskabsafdelingens noter indgår i regnskabsmaterialet - både for selskabet og afdelingerne. Selskabets regnskab Driftsregnskabet for den 1. juni 2013 til den 31. maj 2014 balancerer med 3.618.600 kr. og slutter med et overskud på 160.011 kr., der overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med 29.910.816 kr., og dispositionsfonden udgør, inklusive renter, bidrag fra afdelingerne og ydelser fra udamortiserede lån 161.142 kr., hvilket svarer til 637 kr. pr. lejemålsenhed. 5/23
Selskabet har en arbejdskapital på 1.562.804 kr., hvilket svarer til 6.182 kr. pr. lejemålsenhed. Den disponible saldo pr. 31. maj 2014 er 1.553.804 kr. efter fradrag af den bundne del 9.000 kr. Til organisationsbestyrelsens godkendelse vedlægges som bilag bestyrelsens beretning for året 2013/2014. Afdeling 3601, Rådhushaven Driftsregnskabet for den 1. juni 2013 til den 31. maj 2014 balancerer med 2.593.516 kr. og slutter med et overskud på 123.117 kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med 35.628.422 kr. Afdeling 3602, Kallerupvang Driftsregnskabet for den 1. juni 2013 til 31. maj 2014 balancerer med 5.367.544 kr. og slutter med et overskud på 412.272 kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med 14.997.485 kr. Afdeling 3603, Thorsgård Driftsregnskabet for den 1. juni 2013 til 31. maj 2014 balancerer med 2.225.782 kr. og slutter med et underskud på 17.562 kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med 10.717.367 kr. Afdeling 3605, Fløngvangen Driftsregnskabet for den 1. juni 2013 til 31. maj 2014 balancerer med 842.911 kr. og slutter med et overskud på 41.635 kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med 3.190.799 kr. Afdeling 3606, Engvadgård Driftsregnskabet for den 1. juni 2013 til den 31. maj 2014 balancerer med 7.800.280 kr. og slutter med et underskud på 264.988 kr. Status balancerer med 86.450.586 kr. Regnskaberne er underskrevet af revisionen samt for afdelingernes vedkommende lagt til godkendelse i afdelingsbestyrelserne../.. Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2013/2014 Bilag 3: Bestyrelsens årsberetning 6/23
Det indstilles, at bestyrelsen godkender selskabets regnskab, således at regnskabet efterfølgende kan blive fremlagt på selskabets repræsentantskabsmøde, årsberetningen, således at årsberetningen efterfølgende kan blive fremlagt på selskabets repræsentantskabsmøde, afdelingernes regnskaber. 7. Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni 2015 Driftsbudgettet er opstillet således, at sammenligning med tallene i de senest godkendte budgetter - og senest forudgående regnskabsperiode - er mulig. Specifikationer til budgettet fremgår af noter til budgettet. Driftsbudgettet for den 1. juni 2015 til den 31. maj 2016 balancerer med 2.868.000 kr. og slutter med balance efter en budgetteret reserve på 23.000 kr. Lokalbidraget til boligorganisationen fra afdelingerne er 843 kr. pr. lejemålsenhed og afdelingernes grundbidrag udgør 425 kr. pr. lejemålsenhed../. Bilag 4: Selskabets driftsbudget pr. 1. juni 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, således at det efterfølgende kan blive fremlagt på selskabets repræsentantskabsmøde. 8. Forvaltningsrevision Som tidligere nævnt er forvaltningsrevisionen en del af en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver bestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Nøgletal for forvaltningsrevision og bestyrelsens efterfølgende sagsbehandling udgør boligorganisationens forvaltningsrevision../.. Bilag 5: Læsevejledning 7/23
Bilag 6: Forvaltningsrevision 2013/14 Det indstilles, at bestyrelsen tager rapport Nøgletal for forvaltningsrevision for AKB, Rødovre 2013 beslutter, om der skal være særligt fokus på udvalgte emner fra rapporten. 9. Forretningsorden ny indsat På sidste organisationsbestyrelsesmøde blev det drøftet, at organisationens forretningsorden bør indeholde bestemmelse om, at der i større renoveringssager skal deltage 2 organisationsbestyrelsesmedlemmer i følgegrupperne. Yderligere blev det drøftet, at formandsskabet kan indgå i forhandlinger vedrørende byggeforretningsføreraftaler - herunder fremtidige samarbejdsaftaler. Følgende tekst til ny paragraf foreslås indsat som 6 i forretningsordenen: 6 Byggesager I fremtidige byggesager skal det for hver sag vurderes, om der skal deltage to organisationsbestyrelsesmedlemmer i følgegruppen. Samtidigt bemyndiges formandsskabet til at indgå i forhandlinger om byggeforretningsføreraftaler - herunder forhandle eventuel samarbejdsaftale. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter vedtagelsen af ny paragraf til forretningsordenen. 10. Synliggørelse af boligselskabet og afdelinger I dag foregår rigtig meget på nettet, og især de yngre generationer benytter nettet mere og mere, derfor bør også være repræsenteret her. En driftsaftale med KAB om oprettelse og vedligeholdelse af hjemmesider til selskabet og dets afdelinger er forholdsvis omkostningstungt. Hos en privat udbyder som f.eks. www.one.com koster drift af et domæne ca. 168 kr. pr. år. Et domænenavn med xx.dk koster 75 kr. pr. år. Det betyder, at hvis selv opsætter hjemmeside for de 5 afdelinger, vil det koste det ca. 243 kr. pr. år. Alternativet til dette er, at hver afdeling opretter egen 8/23
hjemmeside, som vil koste 243 kr. pr. år. Ved at oprette en fælles hjemmeside sikres det, at der altid vil være nogen til tage over, hvis en afdeling melder fra. Endvidere er der økonomiske fordele ved at gøre dette i selskabsregi. Hos www.one.com er prisen inklusive: Support Skabeloner til at designe sider med Ubegrænset antal personlige e-mailadresser Læs & skriv e-mails på din smartphone Kompatibel med alle e-mail-programmer Tilgå webmail fra en hvilken som helst internetforbindelse Hold styr på kontakter & kalender Domænenavn 15 GB hosting-plads Det indstilles, at bestyrelsen nedsætter en hjemmesidegruppe med en repræsentant fra hver afdeling, der i fælleskab udarbejder et forslag til opbygning af en hjemmeside for selskabet og afdelingerne. Dette forlægges på næste bestyrelsesmøde til endelig beslutning. Endvidere indstilles det, at bestyrelsen beslutter, at selskabet indgår aftale med one.com og køber domæne navnet HTBoligselskab.dk. 11. Afdeling 3605, Fløngvangen - Solcelleanlæg Bestyrelsen i Fløngvangen besluttede på et tidligere bestyrelsesmøde, at indhente et tilbud på et solcelleanlæg på ca. 26.000 kilowatt. Solcelleanlægget skal monteres på tagene mod syd og vil producere for ca. 71.335 kr. strøm pr. år. Bestyrelsen ønsker at gøre brug af egen trækningsret til dækning af 25 % af investeringen. Finansieringen er endnu ikke helt på plads, da Høje-Taastrup Kommunes garantistillelse for lånet endnu ikke er kendt. Dette vil afgøre, hvilken rente der kan lånes til, og hvilket provenu solcelleanlægget vil bidrage med. Solcelleanlægget er beregnet til at koste ca. 864.000. kr. inkl. moms. Gaihede er valgt som rådgiver på projektet, og har udarbejdet projektmaterialet. Energi- og varmekonsulent Jan Cronqvist fra KAB er projektleder. Der arbejdes på en tidsplan for alle beboerbeslutninger opstart og udførelse. Det forventes, at afdelingsbestyrelse i november/december kan beslutte om projektet skal fremmes, og at der efterfølgende hurtigst muligt indkaldes til beboermøde herom. 9/23
Økonomioversigt Entrepriseudgifter 613.008 kr. Rådgiver 65.000 kr. Byggesagshonorar 49.000 kr. Revision, låneomkostninger, mv. 100.000 kr. 1 og 5 års eftersyn 37.500 kr. I alt 864.508 kr. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt forhåndsgodkender brug af egen trækningsret med 25 % af finansieringen maximalt 216.000 kr. 12. Afdeling 3606, Engvadgård - sag mod E.ON Som tidligere orienteret, er den verserende sag vedrørende E.ON endnu ikke helt afsluttet. Status er, at E.ON har tilbagebetalt det for meget opkrævede beløb for varme. E.ON har oplyst, at det er en a conto-udbetaling. Det betyder i princippet, at der efterfølgende kan tilgå afdelingen endnu en sum. En del af beløbet har afdelingen allerede modtaget retur, da selskabet tidligere har ydet tilskud til varmeregnskabet i afdelingen. Regnskabet ser således ud: Boligorganisationen har udlagt Varmeregnskabet 2010/2011 400.000 kr. inkl. moms Varmeregnskabet 2011/2012 346.512 kr. inkl. moms Samlet tilskud fra Boligorg. 746.512 kr. inkl. moms Tilbagebetaling fra E.ON 975.305 kr. inkl. moms "Overskud" til beboerne pt. 228.793 kr. inkl. moms 10/23
Herudover skal de oplyses, at E.ON af Energitilsynet er blevet pålagt at tilbagebetale halvdelen af de administrationsudgifter, de har opkrævet hos deres kunder i 2009 og 2010. Dette beløb udgør ca. 465.000 kr. inkl. moms. Denne sag er endnu ikke afsluttet, og sagen verserer i øjeblikket mellem E.ON, Energitilsynet og Energiklagenævnet. Vi forventer lang sagsbehandlingstid på denne del, da der pt. pågår forhandlinger i tilsynet herom. Tilbagebetaling til beboerne? Når selskabet er refunderet tilskuddet på 746.512 kr. udgør det overskydende beløb i alt 228.793 kr., der kan tilbagebetales til beboerne. BL har bedt en advokat om at udarbejde et notat, der skal vejlede om, hvorledes dette kan ske. Advokaten har udarbejdet to notater som er vedlagt som bilag. Det ene notat omhandler tilbagebetaling af det beløb, der måtte komme som følge af sagen om tilbagebetaling af for meget opkrævet administration. Det andet notat omhandler tilbagebetalig til beboerne af de penge, der nu er tilbagebetalt. Her er advokatens udgangspunkt, at de penge, der er kommet tilbage og som kan betragtes som endelig afregning, skal tilbagebetales til beboerne ved at genåbne varmeregnskabet for 2013. Det er dog administrationens forslag at tilbagebetale beløbet i det førstkommende varmeregnskab til de beboere, der bor der nu. Dette foreslås, da det er normal praksis, at Energitilsynet pålægger en varmeleverandør, der tidligere har opkrævet for høj betaling for varme, at tilbagebetale beløbet ved hjælp af lavere tariffer fremadrettet - det kan f. eks være over en 3- års periode. Det mest korrekte ville naturligvis være, at genåbne varmeregnskaberne igen for alle de år E.ON har opkrævet for meget, men det vil være uforholdsmæssigt dyrt for de nuværende beboere, som skal afholde udgiften til dette arbejde. Udgiften til genåbning kan ikke modregnes i udbetalingen fra E.ON, men skal dækkes af afdelingens nuværende driftsbudget. Det vurderes i dette tilfælde, at omkostningen til genåbning vil overstige det beløb, der skal tilbagebetales til beboerne. Advokaten gør opmærksom på, at der kan komme krav fra tidligere lejere, hvis disse ikke modtager tilbagebetaling. Det betyder, at der kan være en risiko for, at der efterfølgende opstår klagesager fra tidligere beboere, der mener, at de skal afregnes anderledes. Det foreslås 11/23
derfor, at der eventuelt tilbageholdes 50.000 kr. i de 228.793 kr. til tilbagebetaling i forbindelse med eventuelle klagesager../.. Bilag 7: Håndtering af tilbagebetalte beløb fra E.ON Bilag 8: Tilbagebetaling af beløb modtaget fra E.ON Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, at overskuddet (228.793 kr.) tilbagebetales til beboerne i det varmeregnskab, der bliver udarbejdet som det sidste for Engvadgård, hvilket vil sige varmeregnskabet fra den 1. juni 2014 og frem til afdelingen overgår til individuel afregning med fjernvarmeleverandøren. Hvis afregningen fra E.ON ændres, inden varmeregnskabet udarbejdes kan organisationsbestyrelsens formand og næstformand efter indstilling fra administrationen beslutte at ændre beløbene. Det indstilles endvidere, at udgifter i forbindelse efterfølgende klagesager, hvor beboeren/fraflytteren får medhold i klagen afholdes af boligorganisationen. Alternativt tilbageholdes 50.000,- kr. til dækning vedrørende eventuelle klager. 13. Tilbud om KAB s Beboerhøjskoler 2015 De afholdte beboerhøjskoler i sommeren 2014 havde en fin tilslutning. Det er derfor et enigt Højskoleudvalg, der har besluttet at indstille til KAB-bestyrelsens kommunikationsudvalg, at beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i 2015. 150 beboere deltog i 2014 på beboerhøjskolerne. I 2015 ønsker vi at bibeholde kapaciteten, så i alt 230 beboere kan deltage i beboerhøjskolerne: seniorhøjskole og familiehøjskole. KAB forventer igen til næste år at kunne tilbyde en række personer gratis ophold via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond (AFF). Prisen for deltagelse er endnu ikke vedtaget, men forventes at ligge i nogenlunde samme leje som i 2014, ca. 3.600 kr. i egenbetaling. Den oplistede pris for deltagelse i henholdsvis seniorhøjskole og familiehøjskole dækker over en uges ophold på dobbeltværelse med eget bad og toilet samt alle måltider mv. - alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2015 indgået en betinget forhåndsaftale for familiehøjskolen, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Høj- og Efterskole på Fyn. Der er indgået en betinget forhåndsaftale for seniorhøjskolen, som vil blive afholdt på Skarrildhus i Jylland, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. 12/23
Højskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse på højskoleopholdene i 2015 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere år gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser, som boligorganisationen vil råde over på de i alt to beboerhøjskoler. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris vil fortsat være 1.000 kr. pr. plads i 2015. Tilbuddet om deltagelse på beboerhøjskolerne udsendes fra medio februar 2015. Derfor bedes organisationsbestyrelsen behandle og afgive svar på dette dagsordenspunkt senest ved udgangen af 2014. Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. I 2014 rådede over 5 pladser, og ingen beboere benyttede tilbuddet om højskoleophold. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter om beboerne i skal have Beboerhøjskoler tilbudt med et tilskud på 1.000 kr. pr. plads. Bestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange pladser boligorganisationen skal råde over. 14. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser I dag er det praksis, at beboervalgte ved deltagelse i BL-kurser får udbetalt en dagsdiæt på 116 kr. I 2013 deltog 119 beboervalgte fra 17 boligorganisationer i 201 BL-kursusdage, og fik dermed udbetalt diæter. Der er to forhold, der begrunder indstillingen om afskaffelse af diæter ved BL-kurser. 13/23
- Diæter er ikke skattepligtige, men de skal indberettes til SKAT. Hvis man derfor er på kontanthjælp, vil diæten blive modregnet. Det betyder, at nogle deltagere er bedre stillet end andre. - Der er uforholdsmæssig meget administration forbundet med udbetalingen, som langt overstiger det beløb, den enkelte får udbetalt. Afskaffelsen af diæter vil ikke påvirke muligheden for at få transportgodtgørelse, der videreføres efter de gældende regler. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, at diæter til BL-kurser afskaffes. 15. KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale Boligorganisationerne har igennem noget tid efterspurgt et øget fokus på den lokale service, som har afgørende betydning for beboernes trivsel og tilfredshed i hverdagen. Beboerne har sideløbende efterlyst bedre information ved indflytning. På baggrund af denne efterspørgsel tilbyder KAB nu at igangsætte en proces, der kan danne ramme for en lokal dialog om og prioritering af den lokale service. Herunder at byde nye beboere velkommen til afdelingen gennem mere målrettet og professionel information. Til dialogen om service er der udviklet et værktøj, der kan bidrage til, at I lokalt får sat fokus på en række servicetemaer. Værktøjet kalder vi Servicerammen. Servicerammen er udviklet i et samarbejde med KAB s Forvaltningsudvalg samt de fire Beboerrepræsentantskaber, som har formuleret de obligatoriske servicemål. Inden for hvert tema indgår en række obligatoriske servicemål, som foreslås at være generelt gældende for alle boligafdelinger i KAB-fællesskabet. Den enkelte boligorganisation vurderer de obligatoriske servicemål og beslutter, om man ønsker at tilføje yderligere obligatoriske servicemål for egne afdelinger. Det anbefales, at der inden for hvert servicetema maksimum indgår 3-5 obligatoriske servicemål, der kan afspejle, hvad boligorganisationen særligt har fokus på. Servicerammen indeholder 5 temaer: 1. At bo og leve alment 2. Service af ude- og fællesarealer 3. Service på ejendomskontoret 4. Service hjemme hos beboeren 5. Service via it. 14/23
Efter boligorganisationens behandling af servicerammen skal servicerammen diskuteres og udfyldes med eventuelt yderligere servicemål lokalt. Ejendomsleder/driftschef har en dialog med afdelingens medarbejdere om de obligatoriske servicemål og tilføjer i samarbejde med afdelingsbestyrelsen eventuelt yderligere servicemål. I servicerammen indgår KAB s nye velkomstkoncept. Til denne del af servicerammen er der under KAB s projekt En hånd til alle udviklet en ny metode og en række redskaber til brug for ejendomskontorernes modtagelse af nye beboere. Den nye velkomst er udviklet på baggrund af erfaringerne fra En hånd til alle, ideer fra de fire Beboerrepræsentantskaber, en arbejdsgruppe med en driftsleder og en driftschef samt en testrunde i 6 afdelinger. Det nye velkomstkoncept fra ejendomskontorerne består af følgende 2 elementer: - Driftslederen (eller anden medarbejder) ringer den kommende beboer op og aftaler tidspunkt for nøgleudlevering, samt informerer om lejlighedens stand særligt hvis der er B- ordning. I dag henvender den kommende beboer sig selv til ejendomskontoret. - På indflytningsdagen udleverer driftslederen: a) Et velkomstbrev med praktiske og lokale oplysninger, herunder info om fejl og mangelliste, info om A- eller B-ordning, vaskeri, tv, internet, beboerlokale og affald. Afsender er boligorganisationen, men brevet udfyldes og udleveres af driftslederen eller anden medarbejder, der står for indflytningen. b) Opslag, der kan udfyldes af nye beboere og omdeles via ejendomskontoret i opgangen. Opslaget fortæller f.eks., at Peter og Ditte flytter ind med 2 børn i 1. tv. den 1. juni. c) En magnet, der f.eks. kan sættes på køleskabet med ejendomskontorets oplysninger. Afdelingen betaler selv for disse magneter til nye beboere. d) Et visitkort med navn på den medarbejder, der flyttede beboeren ind og et telefon nr., der er aktivt i hele arbejdstiden i 14 dage, hvis der skulle opstå problemer. Afdelingen betaler selv for visitkort og eventuelle omkostninger for telefonnummer. Processen med servicerammen behandles af organisationsbestyrelserne og efterfølgende i afdelingerne i løbet af efteråret 2014 og det tidlige forår 2015. Målet er, at den samlede proces på både organisations- og afdelingsniveau er gennemført med udgangen af juni 2015../.. Bilag 9: Servicerammen Bilag 10: Velkomstbrev Bilag 11: Opslag Ny beboer i opgangen 15/23
Det indstilles, at bestyrelsen beslutter - at de foreslåede obligatoriske servicemål, der indgår i servicerammen, kan godkendes og derefter fastlægger den videre proces - at organisationsbestyrelsen beslutter, om der lokalt i boligorganisationens afdelinger skal indgå yderligere obligatoriske servicemål i servicerammen end de allerede fastsatte - at organisationsbestyrelsen beslutter, at det nye velkomstmateriale indgår i boligorganisationens obligatoriske servicemål i servicerammen. 16. Valg af 2 medlemmer og 2 suppleanter til KAB s repræsentantskab På møde den 21. oktober 2013 blev følgende valgt til medlemmer af KAB s repræsentantskab: Begge er på valg. Jan Carstensen Berit Breiner Følgende suppleanter blev valgt til KAB s repræsentantskab: Begge er på valg. Bo Nakel Maria Simonsen 17. Valg til BL s 9. kreds For den kommende 2-års periode skal vælges 2 kredsdelegerede samt 2 suppleanter til BL s 9. kreds. Følgende er valgt til kreds 9 for : Birgit Jensen (på valg) Der er ikke valgt nogen suppleanter. SAGER TIL ORIENTERING 16/23
18. Styringsdialog Høje-Taastrup Kommune indbød i foråret til det årlige styringsdialogmøde. På mødet deltog formand og næstformand for selskabet sammen med forretningsføreren. Den indberettede dokumentationspakke blev gennemgået, og kommunen udtrykte tilfredshed med boligselskabet. Som bilag vedlægges aftalen for 2012/13 mellem kommunen og. Denne findes også på kommunens hjemmeside../. Bilag 12: Aftale, styringsdialog 2012/13 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. - Nyt fra afdelingerne Afdeling 3601, Rådhushaven Helhedsplanen er ved at være færdig. Der vil være en del opretningsarbejder i afdelingen efterfølgende, ligesom aktivitetsplanen herefter skal tilpasses de nye forhold i afdelingen. Afdeling 3602, Kallerupvang Fremskyndelsen af 5-års eftersynet vedrørende vinduer og fuger omkring disse håndteres af KAB s byggesupportområde, da der er konstateret store fejl/mangler ved arbejdet. Der har for første gang i 7 år været afholdt sommerfest i afdelingen. Det var en succes, som det allerede er besluttet at gentage til næste år. Afdeling 3603, Thorsgård MT Højgaard er valgt som entreprenør på opgaven med isætning af nye vinduer. Projektet er blevet en anelse forsinket, da der pludseligt blev skiftet projektleder hos Gaihede. Afdeling 3605, Fløngvangen 17/23
Der arbejdes p.t. med udarbejdelsen af et projekt vedrørende solenergi, der p.t. afventer en projektleder. Afdeling 3606, Engvadgård Energirenoveringen er i fuld gang. Der har været store udfordringer i forhold til arbejdet, tidsplanen og reetableringen fra Høje-Taastrup Fjernvarmeværk. Dette har bl.a. medført nogle individuelle klager, som er håndteret fra KAB. Afdelingens servicemedarbejder Jane Skallerup går på pension den 30. november 2014. Der annonceres p.t. efter en afløser, som forventes at opstarte den 1. december 2014. Der planlægges et mindre afskedsarrangement for Jane. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Afdeling 3601, Rådhushaven Fysisk helhedsplan På bestyrelsesmødet den 12. juni 2014 blev der orienteret om fastprisaftalen mellem følgegruppen og entreprenøren BNS med tiltag til forbedring af kvaliteten og arbejdsprocesserne til gavn for beboerne. Arbejdet er nu gået ind i sin sidste fase, idet aflevering af de indvendige arbejder som planlagt har fundet sted i september måned, mens aflevering af terræn, haver og belægninger sker med udgangen af oktober måned. En forsinkelse i den sidste del af kloakarbejdet på Vestervej, hvor 16 fundamentsklodser spærrede for gravearbejdet, har også fundet sin løsning med en individuel opgravning og ændring af rørføring. Desværre med en tidsforlængelse og en ekstraregning til følge. Rådgiver har udsendt lister til beboerne i de tre afsnit til registrering af fejl og mangler. Disse gennemgås og kommenteres af rådgiver og entreprenør og returneres til beboerne. Det vil fremgå af listerne, hvilke mangler der udføres, afvises eller udskydes til 1-års gennemgangen. Det er rådgivers opfattelse, at antal af mangler er blevet væsentlig færre, og at der har været arbejdet mere planlagt og koordineret i den sidste fase af byggesagen. Rådgiver har modtaget flere positive tilkendegivelser fra beboere. Det er dog en generel opfattelse i Følgegruppen, at der har skullet kæmpes for at holde entreprenøren og især hans underentreprenører til ilden. Inden for det første år efter afleveringen vil Byggeskadefonden lade et eksternt rådgivningsfirma gennemgå byggeriet for at finde eventuelle skader eller svigt. Dette arbejde er en obligatorisk del af støttesagen og er betalt af støttemidlerne. Resultatet af denne rapport vil indgå 18/23
i 1-års gennemgangen med entreprenøren, hvor de øvrige opsamlede fejl fra afdelingen vil blive gennemgået og afhjulpet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Oversigt over egen trækningsret Vedlagt er oversigt over selskabets indbetalinger til egen trækningsret. Som det fremgår, er der, når de sidste bevilligede udbetalinger er sket med udgangen af 4. kvartal 2014, kun 13.761 kr. tilbage. Der skal gøres opmærksom på, at der er mulighed for at anvende op til 5 års fremtidig indbetaling af egen trækningsret../. Bilag 13: Oversigt over s trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Godkendelse af regnskab 2012/13 I forbindelse med styringsdialogmødet i foråret blev regnskabet for 2012/13 gennemgået og kommunen havde følgende bemærkninger: - Administrationsbidraget ligger relativt højt, og er stigende i forhold til sidste år. Høje-Taastrup Boligselskab orienterede, at dette blandt andet skyldes, at byggesagshonoraret er medregnet, hvilket giver et skævt billede. Prisen på administration er fastholdt i forhold til sidste år. - Der er et stort tab på fraflytninger i Engvadgård. oplyste, at tabet er afsat i regnskabet. Engvadgård er udfordret af flere problemstillinger blandt andet høj husleje og store varmeudgifter. Engvadgård har samtidig en meget lille venteliste. har fokus på Engvadgård, som netop står overfor en større energirenovering. - Der er ikke de store udsving på de andre afdelinger. Årsregnskabet 2012/13 for og de 5 afdelinger er taget til efterretning med ovenævnte bemærkninger. 19/23
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Ældre-/handicapkode på intern opnotering i afdelingen I almene boligafdelinger har beboere med behov for en ældre- eller handicapvenlig bolig, i henhold til lovgivningen, særlige muligheder for at flytte til en bolig, der kan imødekomme disses behov. I praksis håndteres dette ved, at beboere med særlige behov har mulighed for at få tilknyttet en ældre-/handicapkode på deres interne opnotering i afdelingen. KAB modtager en del henvendelser om denne mulighed, og der er derfor udarbejdet et notat, der nærmere beskriver, hvordan ordningen administreres samt kriterier for tildeling../. Bilag 14: Ældre-/handicapkode Det indstilles, bestyrelsen tager orienteringen efterretning. 24. Tilbud om konfliktmægling KAB har pr. 1. marts 2014, som en del af projektet En hånd til alle, ansat en konfliktmægler til at løse konflikter mellem beboere. Der er i første omgang tale om et forsøgsprojekt i 1 år. Hvis det bliver en succes, vil KAB arbejde for at gøre ordningen til et permanent tilbud til boligorganisationerne. I forsøgsperioden, der løber fra den 1. marts 2014 til den 1. marts 2015, finansieres forsøget gennem projektet En hånd til alle. I forsøgsperioden er målgruppen for indsatsen afgrænset til beboere og håndtering af nabokonflikter. Konfliktmægling er et tilbud til beboere i konflikt. Det er således frivilligt, om man vil deltage. Konfliktmægleren ringer derfor typisk til parterne i konflikten og spørger, om de vil deltage i et konfliktmæglingsmøde. På mødet får hver part mulighed for at fortælle deres version af sagen, og parterne indgår om muligt en aftale om, hvordan de vil håndtere konflikten. Det er parterne selv, der bestemmer, hvordan konflikten skal løses, og hvad en eventuel aftale skal indeholde. Konfliktmægleren er placeret i KAB s juraområde, så man sikrer sammenhæng til den øvrige behandling af beboerklager. 20/23
Hvis beboere vil høre mere om tilbuddet, kan de enten kontakte deres lokale ejendomskontor eller afdelingens driftschef/ejendomsleder. Ønsker beboeren at gøre brug af en konfliktmægler, vil enten personalet på ejendomskontoret eller ejendomslederen/driftschefen kontakte KAB s juraområde, der herefter varetager den videre visitering til konfliktmægleren. Beboere kan derved ikke selv rette direkte henvendelse til konfliktmægleren. Generelt kan det nævnes, at der er rigtig gode erfaringer med brug af en konfliktmægler til håndtering af konflikter. Der er en informationspjece om tilbuddet, som vil blive omdelt til de lokale ejendomskontorer../. Bilag 15: Pjece om konfliktmægling et tilbud om hjælp i nabostridigheder Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25. Orientering om lancering af psykiatrilinjen Den 15. august 2014 lancerede KAB et nyt tiltag, som er blevet efterspurgt blandt beboere og ejendomsfunktionærer. Det er en telefonisk rådgivningslinje, som ejendomsfunktionærer og beboere kan ringe til for at få sparring og rådgivning i forbindelse med beboere med psykisk sygdom. Telefonen besvares af fagpersonale fra Psykiatrifonden, og der er åbent på hverdage mellem kl. 09.00 22.00. I tidsrummet kl. 16.00 22.00 dog kun for akutte henvendelser. Det er gratis for ansatte og beboere i KAB administrerede selskaber at benytte linjen. Psykiatrilinjen er et forsøg under KAB`s projekt En hånd til alle, og kører indtil videre fra 15. august 2014 til 15. august 2015. I uge 33 blev der sendt information om linjen ud til samtlige ejendomskontorer, organistionsbestyrelsesformænd og afdelingsformænd. KAB indsamler løbende statistik på brugen af linjen og til foråret 2015 vil vi evaluere linjen og undersøge om det er en ydelse, der skal implementeres efter projektets udløb. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Orientering om Udbetaling Danmark 21/23
Udbetaling Danmark blev etableret i 2010 og drives af ATP i Hillerød. Ideen er at samle offentlige udbetalinger ét sted for at opnå effektiv og ensartet behandling af borgerne. I marts 2013 overtog Udbetaling Danmark ansvaret for fastsættelse og udbetaling af den individuelle boligstøtte (boligsikring og boligydelse). Udbetaling Danmark trækker data om den enkelte almene bolig fra et centralt huslejeregister, kaldet Boligportalen. Den er oprettet i Landbyggefondens regi som en udbygning til det eksisterende register over alle almene boliger - www.danmarkbolig.dk. Alle boligorganisationer skal indberette til Boligportalen. KAB leverer data til det nye register og kvalitetstjekker data. Det er vigtigt, da Udbetaling Danmark baserer udbetalingen af boligstøtte på disse data. Da der er tale om tilpasning til ny lovgivning og myndighedskrav, er KAB s udgifter hertil inkluderet i den normale boligadministration. De enkelte boligorganisationer har derfor ikke haft direkte omkostninger i denne forbindelse. For den enkelte beboer betyder det, at henvendelser omkring boligstøtten ikke længere kan rettes til kommunen, men skal rettes til Udbetaling Danmark. Det gælder både ved ny ansøgning om boligstøtte og de løbende udbetalinger. Etableringen af Udbetaling Danmark har gjort det lettere at udbetale boligstøtte direkte til boligorganisationen mod en tilsvarende nedsættelse af lejen for den pågældende lejer. Indbetaling af boligstøtten foregår dermed automatisk, og afdelingerne er altid sikret den del af huslejen, som boligstøtten udgør, også hvis huslejen ikke betales. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27. Mødekalender 2015 Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger datoer for møderne i juni og oktober 2015. Forslag til ordinære afdelingsmøder i 2015: Afdeling 3601, Rådhushaven 5. februar 2015 Afdeling 3602, Kallerupvang 28. januar 2015 Afdeling 3603, Thorsgård 21. januar 2015 Afdeling 3605, Fløngvangen 11. februar 2015 Afdeling 3606, Engvadgård 12. februar 2015 28. Eventuelt 22/23
23/23