Netværks koordinerende Udvalg NKU Referat fra møde 1-2016 5. maj 2016 Tid: 18. april 2016, kl. 18.00-21.00 Sted: JA, Peter Bangs Vej 30, 2000 Frederiksberg Til stede: Morten Brøgger Kristensen (DH), Arne Lægaard (DA), Liselotte Dybkjær (LAF), Cathrine Norup, Sidse Kærsgaard Sørensen, Flemming Bo Petersen og Ulrich Kock Mortensen (JA sekretariat) samt Hans Henrik Jørgensen og Christina Reenberg Skov (JA bestyrelse) Afbud fra: Rasmus Moes (DFF) Referent: Christina Reenberg Skov Der forelå følgende dagsorden til mødet: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra 3. møde den 26. oktober 2015 3. Økonomi 4. Orientering om JA-ON tour, hvordan er det gået? 5. Aktiviteter i 2016 6. Evt. Indspil fra DA (i samarbejde med DFF) om fast betaling af "International forening" 7. Næste møde, mødefrekvens, tid på året m.v. 8. Eventuelt Ad. 1. Godkendelse af dagsorden Der var ingen tilføjelser til dagsorden. Ad. 2. Godkendelse af referat fra mødet 26. oktober 2015 Referatet fra mødet 26. oktober 2015 blev godkendt. Vi aftalte, at eventuelle bemærkninger fremover om muligt skulle gives inden 14 dage fra høringen, så referatet hurtigere kan blive offentliggjort. Hans Henrik anbefalede, at referaterne fremover blev sendt til JA s bestyrelse, således at den får mulighed for at forholde sig til udvalgets aktiviteter. Side 1 af 7
Ad. 3. Økonomi Ulrich fremlagde opgørelsen over 2015. Samlet set er der i 2015 brugt 466.418 kr. ud af de afsatte 600.000 kr. Bestyrelsen afsatte allerede i 2015 yderligere knapt 200.000 kr. til aktiviteter, således at der var mulighed for at yde en ekstra indsats i forhold til netværk i regionalområdet og for de nye/svage faglige netværk. Den regional indsats har i første omgang koncentreret sig om JA ON TOUR, som løb af stablen her i april 2016 (Se punkt 4). Hans Henrik spurgte til antallet af deltagere ved forskellige arrangementer, og til om der var en evt. nedre grænse, som vil medføre en aflysning af arrangementet. Sekretariatet har nemlig tidligere udarbejdet en oversigt, hvoraf det fremgik, at der var afholdt et arrangement med kun tre deltagere. Flemming oplyste, at der var en i fejl ved listen, idet det pågældende arrangement havde haft mange flere deltagere. Udvalgets generelle holdning var, at der kan være fornuft i at aflyse arrangementer med få deltagere, men at der ikke umiddelbart bør fastsætte en nedre grænse, idet der kan være afhængig fra arrangement til arrangement om f.eks. 7 eller 12 er den nedre grænse. Det bør dog være således, at det noteres antal deltagere er i overensstemmelse med det faktiske antal deltagere, så vi kan få et overblik over antallet af deltagere ved det konkrete arrangement. Standardstøtte til årlig Skiftemiddag for styregrupper/bestyrelser. Udvalget besluttede at fastsatte et grundbeløb på 4.000 kr. til lokaleleje samt 500 kr. pr. deltager, altså pr. medlem af styregruppen/bestyrelsen samt deres eventuelle ledsager. Styregruppen/bestyrelsen kan selv aftale om arrangementet skal afholdes separat eller i samarbejde med andre styregrupper/bestyrelser eller i forbindelse med en årsfest. Ved skiftemiddagen deltager normalt både afgående og nye medlemmer af styregruppe/bestyrelsen. Skiftemiddagen ses som den årlige belønning for indsatsen i netværket/foreningsnetværket. Samtidigt er skiftemiddagens en mulighed for at lære hinanden lidt bedre at kende. Punktet gav anledning til en mere generelle diskussion af muligheden for at holde en fælles skiftemiddag på linje med de tidligere årlige netværksmøder i sekretariatet eller at invitere alle styregrupper/bestyrelser til fest i forbindelse med repræsentantskabsmøde. Udvalget var enig om, at det var en god ide altid at invitere styregrupper/bestyrelser til repræsentantskabsmøde og det tilhørende aftenarrangement. I samme moment blev det foreslået, at grundbeløbet med almindelige arrangementer øgedes fra 4.000 kr. til 5.000 kr., hvilket udvalget var enig i. Grundbeløbet i standardstøtten er det beløb, som man umiddelbart vil kunne få i grundstøtte til et arrangement, mens et dyrere arrangement vil kræve, at man søger udvalget om ekstra støtte. Formålet med standardstøtten er at sætte en økonomisk ramme, som man umiddelbart kan planlægge et arrangement inden for, således at man ikke skal komme med hatten i hånden for at kunne planlægge et fyraftens arrangement. Side 2 af 7
Såfremt vi på et tidspunkt kommer i den positive situation, at der er disponeret over alle aktivitetsmidler, bortfalder muligheden for automatisk at få standardstøtten i løbet af året. Bilag 2 tilrettes og lægges på NKU s side på JA.dk (se vedhæftede bilag) Regionale JA-foreningers mulighed for tilknytning til JA Punktet om økonomi gav anledning til en længere diskussion af muligheden for, at regionale JA-klubber bliver tilknytter til JA. Tre regionale foreninger samt Senioragronomerne har tidligere modtaget indirekte JA-støtte via Agronomforeningens trækningsret. Sidse har skrevet et oplæg til to modeller (runddelt på mødet), som kort skitseres her under. Model 1 Den regionale forening fortsætter som selvstædig forening Alle arrangementer, som JA støtter skal være åbne for alle JA-medlemmer, også selvom disse ikke er medlem af den selvstædige regionale forening. JA støtter kun JA-medlemmer og deres eventuelle ledsagere med standardtaksten. JA annoncere arrangementet i JA s medier på lige fod JA s egne arrangementer. Den regionale forening står fortsat for al administration i forbindelse planlægning og afholdes af arrangementet. Den regionale forening kan vælge at opkræve en passende ekstra betaling for deltager, som ikke er medlem af deres forening. Hertil kommer at det skal overvejes om JA-medlemmer skal tilmelde sig via JA.dk eller om tilmelding skal håndteres af det selvstædige regionale netværk selv. Model 2 Den regionale forening konverteres til netværk på lige for med øvrige JA-netværk Den regionale forenings bestyrelsen erstattes af en styregruppe, som fortsat har ansvaret med at fastsætte og afholde arrangementer, årsmøder m.v. JA kan bidrage med administrativ hjælp i forhold evt. lokalebookning kontakt til indlægsholdere m.v., hvis styregruppen ønsker dette. Alle arrangementer (herunder også styregruppemøder) får støtte efter standardtaksterne og har mulighed for at søge mere på lige for med JA s øvrige netværk/foreningsnetværk. Det regionale netværk har mulighed for at invitere ikke JA-medlemmer til arrangementer, men vil ikke få støtte til disse deltagere. Al tilmelding til arrangementer foregår via JA.dk. JA håndterer al økonomi i forhold til arrangementer, møder m.v., herunder kørselsudgifter for værten. Side 3 af 7
Sidse oplyste, at hun har været i dialog med flere af de regionale foreninger om deres muligheder for en nærmere tilknytning. Det blev besluttet, at Sidse og Cathrine i resten af 2016 skal hjælpe de regionale foreninger, hvis de måtte ønske det, f.eks. i forbindelse med annoncering og evt. smidig tildeling af støtte til deltagende JA-medlemmer. Arrangementerne bliver annonceret på linje med øvrige JA arrangementer. Flemming og Christina vil samtidigt på vegne af JA bestyrelsen arbejde på en afklaring af, om den regionale forening måtte ønske tilknytning via model 1 eller model 2, altså en forventningsafstemning så vi alle ved hvilke spilleregler, der gælder fremover. Punktet gav også anledning til drøftelsen af status på JA-klubber på arbejdspladserne, f.eks. JA-Naturstyrelsen. Umiddelbart var vurderingen, at disse klubber på arbejdspladserne primært har fokus på fagforeningsstof og ikke på netværk med faglige og sociale arrangementer. Ad. 4 Orientering om JA-ON tour, hvordan er det gået? Sidse orienterede om projektet JA On TOUR, hvor der har været afholdt arrangementer 7 steder i landet. Antallet af deltagere har varieret fra 8 i Herning og op til 30-35 i Århus og Roskilde. Arrangementet i Vordingborg blev streamet til Bornholm, hvor 7 personer deltog. Ved arrangementerne afholde Simone Andersen et oplæg om at bruge sit netværk. Ved hvert arrangement blev der trukket lod om Simones bestseller The Networking Book. De fremmødte har umiddelbart givet udtryk for, at temaet var spændende, og at det var dejligt, at JA var tilstede i deres lokalområde. Sidse følger op med et spørgeskema, så erfaringerne kan opsamles, og de gode ideer kan udnyttes i slipstrømmen. Ad. 5. Aktiviteter i 2016 Cathrine har udarbejdet en oversigt over de kommende arrangementer, som hun har kendskab til, og deres forventede omkostning. Rasmus fremsendte op til mødet en liste over DFF s planlagte arrangementer og deres forventede omkostning. Arrangementerne forventes samlet at trække op til 82.000 kr. fra aktivitetspuljen. DA har oplyst, at deres årsfest forventes at trække i omegnen af 45.000 kr. i standardstøtte, hertil kommer, at der bruges ca. 10.000 kr. på musik, og at der er trykt og udsendt skriftlige invitationer for 25.000 kr. Udvalget besluttede at tildele DA en ekstrastøtte på 10.000 kr. til musikken. For så vidt angår de 25.000 kr. til tryk og udsendelse af skiftlige invitationer vurderer udvalget, at aktivitetspuljen denne gang skal dække hele beløbet med den bemærkning, at DA bør overveje, om det fortsat er hensigtsmæssigt at udsende skriftlige invitationer til samtlige tilknyttede medlemmer, når man i dag kan udsende på mail til medlemmerne. Side 4 af 7
Hans Henrik mindede om, at foreningerne i henhold til den gamle aftale i forbindelse med oprettelsen af JA har ret til en årlig udsendelse af skriftlige materiale, men at denne i så fald bør ske sammen med bladet. LAF har på nuværende tidspunkt kun planlagt et spændende årsmøde. DH har tidligere søgt og modtaget tilsagn om støtte til et to dagens kursus i havedesign med Jane Schul i Århus. Kurset er udsat fra april til efteråret. Flemming fortalte, at JA planlægger en fælles tur til Livø en lørdag i slutningen af august. Udvalgte gav tilsagn om støtte på op til 300 kr. pr. deltager + op til 5.000 kr. i grundgebyr til aktivitet/rundvisning. Turen tænkes gennemført som endags arrangement med mulighed for at blive hele weekenden på eget initiativ. Flemming fortalte også om Gastronomisk Folkemøde på Lolland 13. og 14. august 2016. I den forbindelse af holdes også en fest, som JA er har mulighed for at deltage i. JA-Biotek har via mailhøring fået 15.000 kr. til et foredrag med Lone Frank. Foredraget afholdes i København og er med ledsager. Christina foreslår, at foredraget gentages i Jylland til efteråret. Cathrine mindede om, at de store foreningsnetværk meget gerne måtte huske de små netværk, når de planlager og annoncere arrangementer. Mange gange vil det være til gensidig nytte, hvis man planlægger/afholder noget samme. Målgruppen for arrangementet bliver umiddelbart større. Selvom vi igen og igen gentager, at alle er velkomne til alle arrangementer, så lader mange sig alligevel afskrække, hvis ikke de umiddelbart føler sig hjemmehørende i den arrangerende forening. Ad. 6. Evt. Indspil fra DA (i samarbejde med DFF) om fast betaling af "International forening" Hans Henrik anbefaler, at aktiviteter i internationalt regi dækkes af aktivitetsformuen eller om muligt direkte fra JA s budget. Hans Henrik har selv deltaget i adskillige CEDIA møder og vurderer at deltagelsen i dette netværk giver adgang til et stort Europæisk netværk for agronomer og andre tilsvarende uddannelser, og at der er basis for at udnytte dette meget bedre, end vi hidtil har gjort. Morten foreslår, at repræsentantskabet eller bestyrelsen diskutere deltagelse i internationale fora og tager en principbeslutning om dette. Herved får man også det politiske systems opbakning til eventuel deltagelse i internationale fora og ikke som nu, hvor beslutningen alene er forankret i et udvalg, hvis formål i princippet er at fordele aktivitetspuljen til faglige og sociale arrangementer til gavn for JA s medlemmer. Udvalget besluttede, at DA og DFF på nuværende tidspunkt skal have dækker det årlige kontingent til deres respektive internationale foreninger samt rejse og ophold for 1 person pr. arrangement. Der forventes 2-3 arrangementer i CEDIA pr. år. Side 5 af 7
I de situationer, hvor arrangementets fokus er reel fagforeningsrelateret deltager JA s sekretariat og rejse samt ophold dækkes fra det tilknyttede aktivitetsbudget og ikke af aktivitetsformuen. Udvalget var dog enige om, at der på et senere tidspunkt bør tages en grundig diskussion af, hvordan JA med tilhørende foreningsnetværk og netværk generelt skal/kan pleje de internationale relationer. Ad. 7. Næste møde, mødefrekvens, tid på året m.v. Næste møde aftales til september (mandag den 19. eller 26. september kl. 18-21). Her deltager igen kun repræsentanter fra foreningsnetværkene samt JA s bestyrelse og sekretariat. Tidligt i januar 2017 af holdes et planlægnings- og koordinationsmøde, hvor repræsentanter for alle JA s netværk forventes at deltage. Ad. 8. Eventuelt Cathrine orienterede om, at JA nyhedsbrev deles i to således, at det klassiske fagforeningsnyhedsbrev udkommer hver anden uge, og at der de andre uger udkommer et nyhedsbrev, som kun omhandler arrangementer. Bilag til referatet Oversigt over standardstøtte fra JA s aktivitetspulje pr. 18. april 2016. Side 6 af 7
Rev. 18. april 2016 Bilag 2 til Retningslinjer for netværk under JA Oversigt over standardstøtte fra JA s aktivitetspulje Et netværk/foreningsnetværk kan umiddelbart planlægge aktiviteter inden for følgende rammer. Det kan søges om højere beløb i Netværkskoordinerende udvalg, som give tilsagn om ekstra støtte, f.eks. hvis et arrangement uden denne ekstra støtte bliver uforholdsmæssigt dyrt for deltagerene, eller hvis der ikke er disponeret over hele aktivitetspuljen det pågældende år. Aktivitet / Arrangement Årsmøde / Generalforsamling Arrangement Bestyrelsesmøde / Styregruppe møde Årlige Skiftemiddag for bestyrelse/ styregruppe Årsfest i forbindelse med årsmøde/generalforsamling Udlandstur/rejse (2-7 dage) Grundbeløb (Indlægsholder, lokale mv.) Deltagerafhængigt beløb (Forplejning, entre mv.) 2.000 kr. 125 kr. / JA medlem 5.000 kr. 125 kr. / JA medlem 1.000 kr. 4.000 kr. 2.000 kr. 250 kr. pr. medlem af bestyrelse/ styregruppe 500 kr. pr. medlem af bestyrelse/ styregruppe og dennes evt. ledsager 400 kr. / medlem 200 kr. /ledsager 500 kr. Transport Høj statstakst for styregruppe Høj statstakst for 1-2 værter. Høj statstakst til alle medlemmer af bestyrelse / styregruppe Høj statstakst til alle medlemmer af bestyrelse / styregruppe De studerendes transportomkostning Enkelte arrangementer kan være omfattet af et No-Show gebyr (til dækning af bestilt eller indkøbt mad mv.), som opkræves, hvis en tilmeldt ikke møder op. - Også selv om arrangementet er gratis. Side 7 af 7