n Resultatkontrakt Vedrørende Udviklingen af MCH TimeWorld 1. maj 2011 30. juni 2014 Journalnummer: 1-33-76-23-14-08 Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg 26 8800 Viborg Ean-nr: 5 798 002 763 850 Erik Sejersen Erik.Sejersen@ru.rm.dk Operatør: Herning Kommune By, Erhverv & Kultur Torvet 1 7400 Herning Mette Højborg CVR.nr:.29189919 Bank: Handelsbanken Reg.nr.: 7620 105389-9 Resumé Formålet er at udvikle MCH TimeWorld - en international oplevelsesattraktion med fokus på mysterierne omkring tid. Attraktionen skal give de besøgende unikke og spændende oplevelser og samtidig fungere som banebrydende ramme for innovation og forretningsudvikling for virksomheder, organisationer og institutioner. Denne resultatkontrakt omhandler gennemførelse af de indledende dele af projektet med blandt andet idéudvikling, konceptudvikling og projektmodning, der er helt centrale for attraktionens etablering. Resultatkontrakten dækker over fire faser: Tænketank & forberedelse, Konceptudvikling, Feasibility studie og Realisering. Fasernes formål er samlet set at få det meget abstrakte tidsbegreb ført ind i konkrete beskrivelser af koncepter og oplevelser. I faserne vil de udviklede idéer og koncepter kontinuerligt gennemgå realitetscheck i forhold til marked, realiserbarhed samt mulighed for positiv drift. Resultaterne af de gennemførte realitetscheck er efterfølgende med til at videreudvikle idéer og koncepter. I løbet af faserne vil der bl.a. blive udarbejdet overordnet attraktionsprofil og idégrundlag for attraktionen, drejebog for oplevelsesdesign, feasibility studier, oplevelsesdesign, prospektmateriale, finansieringsstrategi og udbudsstrategi. Efter realiseringsfasen vil MCH Timeworld således være projektmodnet og klar til udbud. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg
Opfølgning pr. 1. september 2013 1. Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Organisering Styregruppen for MCH TimeWorld har mødtes i alt seks gange og består af repræsentanter fra Herning Kommune, Realdania og MCH. På mødet den 1. februar 2013 godkendte styregruppen det udarbejdede koncept for TimeWorld samt de første estimater for anlægs- og driftsbudgetter som fundament for det videre arbejde med udviklingen af projektet. Styregruppen tog samtidig stilling til de næste skridt i forløbet og der er udarbejdet en ny tids- og handlingsplan for projektet. Tænketanken mødtes første gang i august 2012. Fysiker og ledende dansk forsker i tid, Ulrik Uggerhøj er formand for tænketanken. Efter flere forsøg kunne det konstateres at det ikke var muligt at samle alle deltagerne i tænketanken på én gang. I efteråret 2012 blev der derfor oprettet et online forum, hvor deltagerne i tænketanken kunne dele deres tanker med hinanden og debattere forskellige vinkler på tid og temaer til udvikling af oplevelser i TimeWorld. Der har dog ikke været den store aktivitet på det online forum og der er derfor i stedet afholdt individuelle møder med deltagere fra tænketanken. Vi vil ikke forsøge at samle tænketanken igen, men der vil blive afholdt individuelle møder med deltagerne på tidspunkter i projektet, hvor det vurderes at være relevant. Samarbejde med internationale eksperter udvikling af idé og koncept Der er brugt en del tid på at identificere og føre dialog med flere internationale eksperter indenfor udvikling af oplevelsesattraktioner. I december 2011 indgik vi aftale med det amerikanske designfirma Jack Rouse Associates (JRA) om gennemførelse af den del af fase 1, som omhandler idé og konceptudvikling for attraktionen. JRA er anbefalet af IAAPA (International Association of Amusement Parks and Attractions) og har udviklet oplevelsesattraktioner, besøgscentre, museer og udstillinger i hele verden og betragtes som én af verdens førende indenfor planlægning og design af oplevelsesattraktioner. JRA har udarbejdet projekter for bl.a. Universal, Warner Bros, Coca-cola, CNN og Legoland. I starten af september 2012 faciliterede JRA en to-dages stakeholders workshop med deltagelse af bl.a. Realdania, MCH, Herning Kommune, Davis Langdon/AECOM (feasibilitystudier), Rambøll Manegement og Årstiderne Arkitekter. Workshoppen var startskuddet på JRAs arbejde med at udvikle idé og koncept for TimeWorld. I løbet af efteråret 2012 blev idé og koncept for TimeWorld videreudviklet i tæt samarbejde med projektets parter, deltagere fra tænketanken og Davis Langdon /AECOM. Udover workshoppen blev der afholdt i alt tre reviewsessions frem til slutningen af november. I december 2012 afleverede JRA forslag til konceptmasterplan for TimeWorld indeholdende koncept, idé, design og mulige placeringer. Der er bl.a. udarbejdet tegninger af oplevelsesområder, forslag til over 30 forskellige oplevelser, der alle bygger på eksperters viden om og forskning i tid samt bubble diagrammer, som giver et billede af attraktionens indhold og sammenhænge til MCHs øvrige forretningsområder. På baggrund af det overordnede koncept er der det seneste halve år arbejdet på at videreudvikle delkoncepter i TimeWorld. Sideløbende med konceptudviklingen er der sket en videre bearbejdning af drifts- og anlægsbudgetter.
Samarbejde med internationale eksperter feasibilitystudier I maj 2012 indgik vi aftale med det engelske firma Davis Langdon / AECOM om udarbejdelse af feasibilitystudier af TimeWorld. Davis Langdon / AECOM er anbefalet af både IAAPA, JRA og Realdania og har udarbejdet feasibility studier for attraktioner i hele verden. Davis Langdon / AECOM har udarbejdet to rapporter. Den første indledende rapport (TimeWorld stage 1 Report) blev udarbejdet forud for konceptudviklingen og den anden rapport (TimeWorld Stage 2, Attendance projections, financial appraisal & economic impact) blev udarbejdet sideløbende med konceptudviklingen. Repræsentanter for Davis Langdon / AECOM deltog i workshoppen i september samt i to af de afviklede reviewsessions for at få en grundlæggende forståelse for konceptet for TimeWorld. I feasibilitystudiet er der bl.a. givet bud på potentielle besøgstal baseret på det udarbejdede koncept for TimeWorld, analyser af markedskonteksten og benchmark med en række attraktioner i Europa. Besøgstallet danner udgangspunkt for estimatet på driftsbudgettet. Der er udarbejdet en SWOT-analyse, vurdering af TimeWorlds effekt på områdets økonomi samt vurdering af, hvor stor attraktionen bør være. Den anden rapport var færdig i december 2012. Udover Davis Langdon / AECOM og JRA er Rambøll Management, Årstiderne Arkitekter, Møller og Grønborg samt De Allierede tilknyttet som rådgivere. Deltagelse i SATE og EAS På baggrund af rådgivning fra IAAPA har MCH og Herning Kommune deltaget i konferencen SATE Europe 2011 Creating Succecfuld Attractions i juni 2011 i Amsterdam og i EAS (Euro Attractions Show) i London i september 2011 og igen i Berlin i oktober 2012. I alle tre tilfælde har vi overværet en række interessante oplæg om, hvordan man skaber succesfulde attraktioner og holdt møder med internationale samarbejdspartnere. Der er igen planlagt møder med vores internationale samarbejdspartnere ved EAS i Paris i september 2013. Studieture I 2012 er der gennemført studieture til DisneyWorld og Universal Studios, Orlando i februar samt til Autostadt, Wolfsburg i april. I november 2012 blev der gennemført en kombineret reviewsession og studietur til Cincinatti og Chicago og i december blev der afholdt møde med AECOM / Davis Langdon i London, hvor turen til London også blev kombineret med besøg hos forskellige attraktioner. Studieturene er gennemført efter dialog med JRA og AECOM / Davis Langdon og fungerer som referencecases (både best og worst) i forhold til eksempelvis estimeret anlægssum, besøgstal og udvikling af koncept for TimeWorld. På turene har vi bl.a. fået en detaljeret gennemgang af opbygning, sammenhæng og teknologi i en lang række specifikt udvalgte forlystelser/installationer/delområder. MCH har været på studietur til Gøteborg i august 2012 og bl.a. besøgt Universeum. Formålet med at besøge Universeum var bl.a. at få konceptmæssig inspiration. Gennem et møde med direktøren for Universeum blev der givet indsigt i attraktionens finansiering, konceptudvikling og driftsøkonomi. Dele af styregruppen var på studietur i London i maj 2013. Formålet med turen var at få en fælles forståelse for det overordnede koncept for TimeWorld samt centrale delkoncepter. Vi besøgte en række attraktioner i London, bl.a. The Crystal, Harry Potter Studios, O2 og Natural History Museum. På baggrund af studieturen fik vi en række fælles erfaringer i forhold til både best practice og worst practice, som er taget med i den videre konceptudvikling. Side 3
Interne sammenhænge og sammenhæng til Herning by En del af konceptet for TimeWorld er at skabe øget sammenhæng og synergi i området omkring MCH samt at forbindelsen til Herning by styrkes. Som en del af konceptmasterplanen er der udarbejdet forslag til, hvordan TimeWorld kan forbindes til resten af MCH-området og dermed være med til at skabe sammenhæng mellem messehallerne, Jyske Bank Boxen og MCH Arena Herning. Sideløbende med udarbejdelsen af konceptmasterplanen er der arbejdet på at styrke forbindelsen mellem MCH området og Herning by. Med udgangspunkt i ovenstående er der ved at blive udarbejdet en ny masterplan for MCH-området. Masterplanen er en visionær plan, som angiver retningslinjer for MCHs udvikling mange år frem. I forbindelse med udarbejdelse af masterplanen er forskellige placeringer af TimeWorld blevet belyst ud fra et planlægningsmæssigt perspektiv. Masterplanen forventes politisk behandlet i oktober 2013. Der koordineres løbende med Herning Kommunes TimeLine-projekt, som bl.a. skal være med til at skabe en sammenhængende transportåre mellem Herning by og MCH gennem naturområdet Knudmosen. Visionen i TimeLine-projektet er at skabe et aktivitetsbånd, som giver mulighed for bevægelse, leg og kulturel udfoldelse for børn og voksne i alle aldre og inspirerer til fysisk aktivitet, socialt samvær og læring i hverdagen. Der arbejdes både på at skabe fysisk og tematisk sammenhæng mellem de to projekter. Tidsplan Som helhed er projektets tidsplan forsinket og derfor anmoder vi om at forlænge resultatkontrakten. Der er flere årsager til forsinkelsen. Startfasen med identifikation af internationale eksperter tog længere tid end forventet og Realdania er blevet del af projektet. At Realdania er en del af udviklingen af TimeWorld styrker projektet, idet der gennemføres flere aktiviteter i projektet end resultatkontrakten dækker over. De nye aktiviteter vil blive gennemført i tæt sammenhæng med aktiviteterne beskrevet i resultatkontrakten og vil på flere områder være med til at løfte kvaliteten af projektet og øge sandsynligheden for, at TimeWorld bliver realiseret. At der gennemføres flere aktiviteter har dog også den konsekvens, at det tager længere tid at gennemføre projektet. For at skabe sammenhæng mellem det samlede projekts tids- og aktivitetsplan og resultatkontrakten giver det rigtig god mening at forlænge projektet. Vi anmoder derfor om en forlængelse af projektet med et halvt år frem til udgangen af 2014 - for at sikre TimeWorlds bæredygtighed på den lange bane. Resultatkravene opfyldes generelt i det aftalte omfang og den aftalte kvalitet. Det er dog usikkert om resultatkrav 4.2 vedr. foreløbig byggetilladelse kan opfyldes inden resultatkontraktens udløb. Finansierings- og udgiftsbudget Der er udarbejdet forslag til nyt udgiftsbudget, hvor der er taget højde for projektets forsinkelse samt en forlængelse af projektet til udgangen af 2014. Herning Kommune og MCH medfinansierer projektet med timer. Timeforbruget forløber som planlagt. Side 4
2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 Tænketank & forberedelse Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 Identificering (markedsscreening) af eksterne eksperter med international erfaring, der kan udvikle oplevelseskoncept, indhold, teknologi og udstillingsmetoder Der er indgået aftale med en eller flere eksperter med international erfaring. Identificeringen af eksperter sker i samarbejde med IAAPA (International Association of Amusement Parks and Attractions). Deadline 30.08.2011 Der er indgået aftale med JRA, som er anbefalet af IAAPA og betragtes som én af verdens førende indenfor planlægning og design af oplevelsesattraktioner. Resultatkrav 1.2 Der er beskrevet en attraktionsprofil som udfolder vision og idegrundlag for MCH TimeWorld Resultatkrav 1.3 Der er beskrevet og visualiseret et antal metaforer, der tydeligt illustrerer fokus, kontekst og målsætninger for den konceptudvikling der skal gennemføres i fase 2. Der kan fremvises attraktionsprofil, der er godkendt af styregruppen, samt centrale aktører i tænketanken til brug for den efterfølgende konceptudvikling. Deadline 30.09.2011 Der kan fremvises beskrivelser og visualiseringer for et tilstrækkeligt antal metaforer til, at det er dækkende for de områder, der skal arbejdes med i konceptudviklingen. Deadline 30.09.2011 Der er udarbejdet en konceptmasterplan for TimeWorld, som danner grundlag for videre konceptudvikling. Konceptmasterplanen er godkendt af styregruppen samt formanden for tænketanken. Som en del af konceptmasterplanen er der udarbejdet en række visualiseringer af hovedområderne i TimeWorld. Resultatkrav 1.4 Der er lavet en pre-definition af, hvad der konkret skal være DNA'et i hver af attraktionens 4 fokusområder: Oplevelser, Erhverv, Forskning og tema/event Der kan fremvises en predefinition af DNA'et for hvert af attraktionens 4 fokusområder. Deadline 30.09.2011 Der er udarbejdet overordnede beskrivelser, sammenhænge og visualiseringer af attraktionens fokusområder. Side 5
Mål 2 Konceptudvikling Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 2.1 Der er gennemført konceptmæssig idéudvikling, samt gennemført markedsundersøgelser til brug for kvalificering af idéer inden konceptudviklingen. Der kan fremvises resultater fra idéudvikling, samt resultaterne af en markedsundersøgelse. Deadline 31.03.2012 Som del af udarbejdelsen af konceptmasterplanen er der gennemført konceptmæssig idéudvikling. Den første markedsundersøgelse var klar i september 2012 og indgik i den videre konceptudvikling. Resultatkrav 2.2 Der er gennemført konceptudvikling for attraktionen som helhed, samt for de fire fokusområder: Oplevelser, erhverv, forskning og tema/event. Der kan fremvises en koncept drejebog, som udgør resultatet af konceptudviklingen. Deadline 31.03.2012 Som en del af konceptmasterplanen er der udarbejdet koncept for attraktionen som helhed samt attraktionens fire fokusområder. Resultatkrav 2.3 Der er gennemført oplevelsesdesign på få udvalgte oplevelser. Der kan fremvises oplevelsesdesign i form af beskrivelser og illustrationer. Deadline 31.12.2012 Der er gennemført oplevelsesdesign i form af beskrivelse af den foreslåede signature attraction. Der er ved at blive gennemført / gennemføres oplevelsesdesign på minimum tre oplevelser / delområder af TimeWorld. Mål 3 Feasibility studier Resultatkrav Målemetode Opfølgning Side 6
Resultatkrav 3.1 Feasibility studier fokuseret på bæredygtighed er gennemført og dokumenteret. Resultatkrav 3.2 Feasibility studier fokuseret på attraktionens effekt er gennemført og dokumenteret. Der kan fremvises et afsluttet feasibility studie, første del, med fokus på analyser af attraktionens bæredygtighed. Deadline 31.03.2012 Der kan fremvises et afsluttet feasibility studie, anden del, med fokus på projektets effekt, realisering og kommunikation. Deadline 31.03.2012 Mål 4 Realisering Davis Langdon/AECOM har udarbejdet første del af feasibility studiet. (Stage 1 Report). Davis Langdon / AECOM har udarbejdet en TimeWorld Stage 2 Report, Attendance projections, financial appraisal & economic impact. Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 4.1 Udarbejdelse af prospektmateriale Der kan fremvises et prospektmateriale, der indeholder beskrivelser, tegninger, samdriftsmodeller, forretningsmodeller, driftsbudget, anlægsbudget og tidsplan. Dele af prospektmateriale er under udarbejdelse, men resultatkravet er ikke opfyldt endnu, idet hele projektet er forsinket. Deadline 30.06.2012 Resultatkrav 4.2 Foreløbig byggetilladelse. Resultatkrav 4.3 Finansieringsstrategi Foreløbig byggetilladelse er udstedt af Herning Kommune. Deadline 31.12.2012 Der kan fremvises en finansieringsstrategi. Deadline 30.09.2013 Udarbejdelse af nødvendigt plangrundlag påbegyndes i oktober. Byggetilladelse kan ikke udstedes før plangrundlaget er til stede. Finansieringsstrategi er under udarbejdelse. Resultatkrav 4.4 Udbudsstrategi Der kan fremvises en udbudsstrategi med tilhørende tegninger, projektbeskrivelser osv. Deadline 31.12.2013 Resultatkravet er ikke aktuelt på nuværende tidspunkt, men vil blive forsinket, idet hele projektet er forsinket. Side 7
3. Opfølgning på Økonomi I det følgende er der aflagt økonomisk status for TimeWorld pr. 1. september 2013. TABEL 1 - DET GODKENDTE BUDGET Driftsbudget Senest godkendte udgiftsbudget Udgiftskategorier 2011 2012 2013 2014 i alt Personale 848.750 1.622.713 1.700.000 1.828.538 6.000.000 Ekstern konsulentbistand 90.650 1.238.058 2.000.000 1.996.292 5.325.000 Administration 15.850 4.608 5.000 4.542 30.000 Transport/Rejser 80.985 337.088 60.000 11.927 490.000 Møder/konferencer 18.895 59.232 10.000 1.873 90.000 Information/Tryksager 2.966 40.000 2.035 45.000 Revision 10.000 10.000 20.000 Total 1.055.130 3.264.664 3.825.000 3.855.206 12.000.000 Finansieringsbudget Senest godkendte finansieringsbudget Finansieringskilder 2011 2012 2013 2014 i alt Region Midtjylland 825.000 1.962.500 1.137.500 2.075.000 6.000.000 EU - Regionalfond 0 EU - Socialfond 0 Andre EU-midler 0 Kommuner (timer) 525.000 852.900 800.000 822.100 3.000.000 Stat 0 Privat (timer) 323.750 769.813 1.000.000 906.438 3.000.000 Anden finansiering Total 1.673.750 3.585.213 2.937.500 3.803.538 12.000.000 TABEL 2 AFREGNEDE UDGIFTER OG MODTAGET FINANSIERING På en række poster har der ikke været afholdt udgifter i det forventede omfang, hvilket skyldes den beskrevne forsinkelse af projektet og deraf afledte behov for forlængelse af projektet. Der er brugt flere udgifter på rejseaktiviteter, idet der har været behov for, at styregruppen fik en fælles forståelse for det overordnede koncept samt centrale delkoncepter. Side 8
Oplysninger om afholdte udgifter pr. 1. september 2013 Udbetalinger 2011 2012 2013 i alt Personale 848.750 1.622.713 438.125 2.909.588 Ekstern konsulentbistand 90.650 1.438.959 335.437 1.865.047 Administration 15.850 4.608 3.409 23.867 Transport/Rejser 80.985 337.088 86.239 504.312 Møder/konferencer 18.895 59.232 450 78.577 Information/Tryksager 2.966 2.966 Revision 0 Total 1.055.130 3.465.565 863.660 5.384.356 Fi nansi er i ngsr egnskab Oplysninger om modtaget finansiering pr. 1. september 2013 Indbetalinger 2011 2012 2013 i alt Region Midtjylland 825.000 1.962.500 0 2.787.500 EU - Regionalfond 0 EU - Socialfond 0 Andre EU-midler 0 Kommuner (timer) 525.000 852.900 533.180 1.911.080 Stat 0 Privat (timer) 323.750 769.813 438.125 1.531.688 Anden finansiering Total 1.673.750 3.585.213 971.305 6.230.268 Anmodning om udbetaling Anmodet beløb pr. 1. september 2013 Region Midtjylland 1.137.500 TABEL 3 - FORSLAG TIL NYT BUDGET Hvis operatøren har forslag til ændringer af budgettet, udfyldes nedenstående skema med nyt forslag til budget for hele projektperioden. Budgetændringer skal efterfølgende godkendes skriftligt af Region Midtjylland for at være gyldige. Der er udarbejdet forslag til nyt udgiftsbudget, hvor der er taget højde for projektets forsinkelse samt en forlængelse af projektet til udgangen af 2014. Derudover tager det nye budget højde for en udvidelse af udgifterne til rejser i 2013. I 2014 forventer vi en del rejseaktivitet i forbindelse med, at vi opstarter designfasen. Forslag til nyt budget pr. 1. september 2013 Udgiftskategorier 2011 2012 2013 2014 i alt Personale 848.750 1.622.713 1.500.000 2.028.538 6.000.000 Ekstern konsulentbistand 90.650 1.438.959 1.195.000 2.490.391 5.215.000 Administration 15.850 4.608 5.000 4.542 30.000 Transport/Rejser 80.985 337.088 100.000 81.927 600.000 Møder/konferencer 18.895 59.232 10.000 1.873 90.000 Information/Tryksager 2.966 40.000 2.035 45.000 Revision 10.000 10.000 20.000 Total 1.055.130 3.465.565 2.860.000 4.619.305 12.000.000 Side 9