N O T A T U D K A S T T I L A F R A P P O R T E R I N G O M K R I N G N Ø G L E T A L F O R R E G I O N E R N E S A D M I N I S T R A T I V E R E S S O U R C E F O R B R U G 2 0 1 0 2 0 1 3 Udarbejdet af arbejdsgruppe med regionale repræsentanter nedsat under de fem regionsdirektører 26-08-2014 Sag nr. 14/678 Dokumentnr. 19765/14 Regionernes ressourceforbrug på administrative funktioner Regionerne laver årligt i fællesskab en opgørelse af ressourceforbruget på administrative funktioner. Dette er fjerde år, hvor opgørelsen foretages, og der foreligger nøgletal for perioden 2010-13. Opgørelserne viser: Fra 2010 til 2012 reducerede regionerne antallet af administrative medarbejdere med 3,6 procent. De 3,6 procent svarer til 279 færre ansatte og - alt andet lige - sparede lønudgifter på skønnet 130 millioner kroner. I 2013 lå antallet af administrative medarbejdere 1,4 procent under niveauet i 2010. Det øvrige personale er i perioden steget i regionerne under ét. Den samlede reduktion i antallet af administrative medarbejdere skal ses i sammenhæng med, at regionerne på nogle områder har tilført flere ressourcer til strategiske områder, som eksempelvis at professionalisere indkøb, sundhedsplanlægning, Lean og samarbejde med både private og kommuner samt praksissektoren. Dette betyder også, at der er reduceret ekstra på andre administrative områder. Netto har regionerne altså formået at reducere de administrative funktioner fra 2010-2013 til trods for de strategiske opprioriteringer, som man har foretaget på området. I 2013 lå udgifterne til det administrative personale på 4,48 procent. Administrationsgraden er ændret marginalt i forhold til i 2010, hvor den lå på 4,44 procent. Tallet medregner lønudgifter på samtlige administrative funktioner inklusive it- området og administration af byggeri. Der er stor variation i den samlede udvikling i administrativt ansatte i de enkelte regioner de seneste fire år.
Administrativt personale samlet set fra 2010 til 2013 Regionernes nøgletal for administrativt ressourceforbrug er baseret på den regionale benchmarking af fællesfunktioner, som regionernes gennemfører årligt baseret på personaledata, samt supplerende indberetninger fra regionerne. Side 2 Nøgletallene omfatter klassiske administrative funktioner såvel som funktioner i forhold til regionernes styring, planlægning og service, herunder strategiske funktioner som eksempelvis at sætte langsigtede mål på uddannelsesområdet eller for hvilke specialer, der planlægges i regionen eller samarbejde med kommuner og praksissektoren om sårbare borgere. I figur 1 nedenfor ses udviklingen i ansatte i administrative funktioner de seneste fire år. Figur 1 Udvikling i ansatte i administrative funktioner fra 2010(=100) til 2013, eksklusive it-området og kvalitetsfondsbyggeri Kilde: Benchmarking af regionernes fællesfunktioner 2010-2013 og supplerende indberetninger fra regionerne Samlet kan opgøres, at regionerne fra 2010 til 2012 har reduceret antallet af administrative medarbejdere med 3,6 procent, og at det er sket ud fra et i forvejen lavt udgangspunkt sammenlignet med andre offentlige sektorer. Personale reduktionen på 3,6 procent fra 2010-2012 svarer til 279 færre årsværk og kan alt andet lige opgøres til sparede lønkroner på 130 millioner kroner fra 2010. Fra 2012 til 2013 er antallet af administrativt ansatte steget med i alt 177 eller 2,5 procent.
Ser man på personaleforbruget samlet fra 2010 til 2013 er antallet af administrativt ansatte faldet med 1,4 procent. Det svarer til cirka100 færre administrative medarbejdere. Side 3 Udviklingen i de enkelte regioner Faldet i administrativt ansatte fra 2010-2012 ses i alle regioner. Det samme gælder stigningen fra 2012-2013, jævnfør de stiplede linjer i figuren, der ses i alle regioner, undtagen Region Nordjylland, hvor antallet af ansatte i administrative funktioner i 2013 ligger på niveau med januar 2010. Udvikling i procent fra 2010-2012 henholdsvis 2012-2013 ses for de enkelte regioner i figuren yderste til højre. Figur 2 Udvikling i ansatte i administrative funktioner fra 2010(=100) til 2013, eksklusive it-området og kvalitetsfondsbyggeri de enkelte regioner Kilde: Benchmarking af regionernes fællesfunktioner 2010-2013 og supplerende indberetninger fra regionerne. Bemærk at tallene særskilt fra benchmarking-analysen fremgår af figur 4 nedenfor både figur 1, 2 og 4 opgør antal ansatte eksklusive it og byggeri. Samlet over de seneste år har Region Nordjylland haft en reduktion i administrativt ansatte på 5,4 procent fra 2010 til 2013. Region Syddanmark og Region Midtjylland har reduceret med hhv. 4,7 og 3,5 procent, mens Region Hovedstaden og Region Sjælland har haft en samlet vækst fra 2010-13 på omkring henholdsvis 2,8 og 1,5 procent. De politiske prioriteringer, der ligger bag det seneste års stigning i Region Hovedstaden og Region Sjælland fremgår af faktaboks 1 nedenfor.
Faktaboks 1 Det seneste års stigning i Region Hovedstaden afspejler: Politiske prioriteringer af specifikke indsatsområder som 1813 og oprettelse af et telemedicinsk center Nye aktiviteter inden for regional udvikling i forbindelse med politisk besluttede tiltag i den indgåede budgetaftale for 2013, herunder på miljøområdet samt etableringen af et elbilsekretariat og en praktikpladsenhed Stigningen i Region Sjælland fra 2012-2013 kan henføres til en række prioriteringer: En massiv in-house baseret satsning på Lean i fuld skala på alle sygehuse En styrkelse af visitationsenheder som en konsekvens af reduktion af ventetider Sundhedsinnovation Styrkelse af det tværsektorielle arbejde /kommunesamarbejde Disse tiltag er uddybet i teknisk bilag til den årlige benchmarking af fællesfunktionerne. Side 4 Der er tale om strategiske prioriteringer, der øger antallet af administrativt ansatte inden for især sundhedsplanlægning, og som ligger i tråd med de senere års strategiske prioriteringer i regionerne, jævnfør afsnit om op- og nedprioriteringer på delområder neden for. Totale ressourceforbrug på administrative funktioner I de overordnede tal er der korrigeret for, at der opbygges projektorganisationer, der skal håndtere sygehusbyggerierne de kommende mange år. Ligeledes indgår it-området ikke i benchmarking af de administrative funktioner, idet det i højere grad end for andre administrative funktioner er svært at skelne mellem driftsunderstøttende funktioner (klinisk it) og it, der er del af de mere administrative funktioner. Ses på det totale ressourceforbrug har regionerne i 2013 knap 9.400 ansatte, der er beskæftiget i administrative funktioner, heraf godt 1.550 fuldtidsbeskæftigede med it og 273 beskæftigede omkring sygehusbyggerierne. På både it- og byggeriområdet er antallet af medarbejdere steget fra 2010 til 2013 it med 225 årsværk og byggeri med 112 årsværk. Den samlede lønsum for administrativt personale ligger på 4,48 procent af den samlede omsætning på godt 107 milliarder i 2013. Administrationsgraden er ændret marginalt i forhold til tidligere år, hvor den lå på 4,44 procent. I 2012 lå administrationsprocenten ekstraordinært lavt på 4,28 procent. Reduktioner og opnormering på delområder fra 2010 til 2013 Samtidig med et faldende ressourceforbrug i de administrative funktioner fra 2010 til 2013, har det været muligt for regionerne at tilføre flere personale ressourcer til strategiske områder. Samtidig kan klog administration
aflaste det sundhedsfaglige personale. Eksempler på administration som frigiver tid til kerneopgaver fremgår af faktaboks 4. Side 5 Af tabel 1 ses det, at sideløbende med den opprioritering, der i disse år foregår i regionerne omkring sygehusbyggeri, indkøbsområdet samt sundhedsplanlægning og kvalitetsudvikling, reduceres der på andre administrative delaktiviteter. De seneste år har regionerne altså formået at reducere de administrative funktioner til trods for politiske beslutninger om prioritering af strategiske områder, der blandt andet kan betyde besparelser på de øvrige funktioner. Tabel 1 Reduktioner og opprioriteringer på dedikerede administrative delområder i 2013 Ansatte omregnet til årsværkl årsværk Udvikling Andel 2012-13 2010-13 i 2013 2010 2011 2012 2013 Årv. pct. Årv. pct. HR og lønadministration 1.241 1.225 1.277 1.360 83 6,5% 120 9,6% 17% Sundhedsplanlægning og kvalitetsudvikling 982 992 1.058 1.084 26 2,5% 102 10,4% 14% Økonomi og regnskab 906 856 855 878 22 2,6% -28-3,1% 11% Indkøb og logistik 148 164 171 204 33 19,1% 56 37,5% 3% Byggeri og kvalitetsfonds-projekter 160 199 244 273 29 11,7% 112 70,0% 3% Praksisområdet 221 205 202 212 10 4,9% -9-4,0% 3% Betjening af politiske og administrative ledelser 525 530 503 558 55 11,0% 33 6,2% 7% Andet 388 354 373 360-13 -3,5% -28-7,1% 5% Regional udvikling 547 543 486 501 15 3,0% -46-8,4% 6% Socialområdet 168 166 138 108-30 -21,6% -59-35,3% 1% Øvrig decentral administration - sociale inst. 332 293 246 293 48 19,3% -39-11,6% 4% Øvrig decentral administration - sygehusafd. mv. 1.992 1.987 1.903 1.975 71 3,7% -17-0,9% 25% Note: 1) Øvrige decentral administration (trin 1.c) er opdelt i den administration, der foregår på sygehusafdelinger, klinikker etc. og den der foregår på institutionsniveau på socialområdet. 2) Administrativt ansatte i regional udvikling i Region Syddanmark varetager med ca. 3 årsværk en del af sekretariatsbetjeningen for et program for den landfaste dansk-tyske grænseregion (interreg 4A-programmet). Der er ikke foretaget korrektioner i ovenstående tabel på baggrund af supplerende indberetninger fra regionerne, da korrektion i medfør heraf generelt ikke kan opdeles på delaktiviteter Antallet af administrative medarbejdere stiger på centralt niveau, blandt andet fordi regionernes strategiske opprioriteringer netop sker ved at samle funktioner i fælles enheder både for at udnytte stordriftsfordele og for at samle spidskompetencer.
Figur 3 Ændringer i antal ansatte på centralt og decentralt administrativt niveau udvalgte administrative delaktiviteter Side 6 De særligt markante udviklinger i 2013 sammenholdt med 2010 kan opsummeres som følger, idet det samlede talsæt for 2010-13 er stillet til rådighed for regionerne elektronisk som grundlag for yderligere analyser i de enkelte regioner og videndeling på tværs efterfølgende: Byggeri- og kvalitetsfondsbyggerier: Alle regioner har ansat flere administrative medarbejdere i projektorganisationer eller tværgående funktioner, der skal håndtere de nye sygehusbyggerier. Der er tale om omfattende og komplicerede byggerier, som kræver en professionel og kompetent organisation, der kan matche entreprenørvirksomheder og eksterne rådgivere og sikre en betryggende økonomi- og byggestyring. Indkøbs- og logistikområdet er styrket med flere ansatte i fire regioner. Et bevidst valg, der har udgangspunkt i, at der kan opnås store besparelser ved at satse strategisk på indkøbs- og logistikområdet. Det er i 2010 politisk vedtaget, at regionernes indsats på indkøbs- og logistikområdet skal frigive 1,0 milliarder kroner frem mod 2015. Regionernes sundhedsplanlægning og kvalitetsudvikling er styrket i fire regioner enten samlet set eller i regionens centrale fællesenhed på området. Det er en målrettet prioritering for at understøtte fokus på kvalitet, patientsikkerhed og sammenhængende patientforløb, hvilket giver forbedringer for patienter og flere penge til sundhed. Løsningerne ligger blandt andet i styrket samarbejde mellem sygehuse, kommuner og praksissektor, Lean, implementering af telemedicinske løsninger og sundhedsinnovation. tiltagene er nærmere uddybet i teknisk bilag til nøgletalsopgørelsen og kort summeret i faktaboks 2 nedenfor.
På HR og lønadministration sker der særligt ændringer i Region Hovedstaden via en styrkelse fællesfunktionerne, hvilket er uddybet i fakta boks 3. Side 7 Faktaboks 2 Målrettet opprioritering inden for sundhedsplanlægning og kvalitetsudvikling eksempler fra de senere år Satsning på udvikling og udbredelse af telemedicinske løsninger I Region Syddanmark afspejler opnormeringen i funktioner vedr. sundhedsplanlægning og kvalitetsudvikling bl.a. en satsning på udvikling og udbredelse af telemedicinske løsninger, velfærdsteknologier mv. gennem etablering af særlig enhed, det nye Syddansk Sundhedsinnovation. Innovation og forskning på sundhedsområdet og sammenhæng og samarbejde i den præ-hospitale indsats I Region Hovedstaden har opnormeringen baggrund i en budgetaftale for 2012 om at fremme forskning og innovation samt understøtte implementering af nye behandlinger, teknologier, arbejdsgange og best practice. Desuden er der truffet politisk beslutning om fusion af akutfunktioner med henblik på at styrke sammenhæng og samarbejde i den præhospitale indsats. Til det formål blev etableret Den Præhospitale Virksomhed, der varetager en række tværgående akutfunktioner i Region Hovedstaden, herunder akuttelefon Styrkelse af samarbejde mellem sygehuse, kommuner og praksissektor, oprustning på LEAN og samarbejde med private aktører I Region Sjælland afspejler opnormering i fællesenheden på sundhedsområdet en regionsrådsbeslutning om styrkelse af samarbejde med kommunerne omkring forebyggelse, den ældre medicinske patient mv., en regionsrådsbeslutning om oprustning på LEAN samt strategiske satsning omkring samarbejde med private aktører (samlet er der ansat flere medarbejdere med henblik på at understøtte de konkrete initiativer). I Region Nordjylland afspejler opnormeringen på centralt niveau en opprioritering af tværsektorielt samarbejdet mellem sygehuse, kommuner og praksissektor med dannelsen af en selvstændig enhed i 2011, som fungerer bindeled omkring bl.a. kronikerindsatsen. I Region Midtjylland er der som led i en gennemgribende omstillingsplan sket en sammenlægning af Primær Sundhed og Regional Sundhedssamarbejde til en enhed for Nære sundhedstilbud, og den nye samlede funktion beskæftiger sig blandt med opgaver på tværs af praksisområdet, kommunesamarbejde og kronikeromsorg Sammenlægningen resulterede samlet set i en reduktion i antal medarbejdere.
Faktaboks 3 Styrkelse af HR området i Region Hovedstaden Side 8 Der er etableret en ny tværgående virksomhed inden for HR- og uddannelsesområdet (HRU-virksomheden). Virksomhedens opgaver vil betyde en samling af løn- og personaleadministrative opgaver samt samling af en række uddannelsesopgaver. Som en konsekvens heraf er der overført 215 årsværk fra det decentrale administrationsniveau på hospitalerne til det centrale HR-administrationsniveau. Samlet set forventes det, at der i regionen som helhed kan spares ca. 45 årsværk ved etableringen af den fælles virksomhedsarbejde. Faktaboks 4 Eksempler på, at administration frigør tid til kerneopgaver: Centrale regionale LEAN enheder understøtter arbejdet med hensigtsmæssige arbejdsgange på virksomhederne og medvirker til bedre kompetenceudnyttelse,, at der frigøres tid til patienterne inden for de mulige personalenormeringer, at der leveres bedre kvalitet, produktivitet og patient- og medarbejdertilfredshed. Logistiske tiltag har gjort det lettere for de kliniske afdelinger at bestille, modtage og betale for varer. Bemanding af buffeterne i afdelingerne med bestilling af kolonialvarer og juice gør, at det kliniske personale sparer tid på madbestilling ligesom madspild reduceres. Indkøbslagermodul ILM, der har snitflade til økonomisystemet, automatiserer hele betalingsproceduren. Der er frigjort ressourcer på de kliniske afdelinger fra det administrative arbejde i håndteringen af selve varebestillingsproceduren og i det efterfølgende regnskabsmæssige arbejde. Fokus på effektiv mail-kommunikation har medført, at en tværfaglig arbejdsgruppe har haft som opgave at ændre adfærden og kulturen i organisationen. Digitalt aftalekatalog og E-handel/elektronisk fakturering/integreret lagerstyring har givet samlet overblik, digitaliserede arbejdsgange, integration til økonomisystem mv. Driften bruger mindre tid på indkøb/bestilling og betalinger. Bedre central viden kan indgå i arbejdet med at opnå bedre aftaler. Det bliver lettere at sikre rettidig betaling og få overblik over udestående betalinger og dermed bedre styr på økonomien. Vagtplanlægning og vagtplanlægningssystemer via rådgivende funktioner i forhold til vagtplanlægning er med til at sikre mere optimal udnyttelse af personaleressourcer indenfor overenskomstens rammer. Rekrutteringsmedarbejdere har ansvaret for rekruttering af hovedsageligt læger samt integration og fastholdelse. De nye læger føler, at der bliver taget hånd om dem, at deres opstart på sygehuset bliver lettere og de kan dermed koncentrere sig om forholdene på afdelingerne samt om eventuelt at lære dansk. Administrative medarbejdere varetager HR-partner og budget- og planopgaver. De administrative medarbejdere varetager administrative opgaver, der erstatter og aflaster opgaver for især afdelingsledelserne i de pågældende afdelinger samt generelle administrative opgaver i sygehusledelsen
Den regionale benchmarking 2010-2013 Regionerne følger årligt ressourceforbruget på administrative funktioner efter en metode, som er anerkendt af rigsrevisionen. Metoden blev fastlagt i forbindelse med den første benchmarkinganalyse på området i 2010 og er beskrevet i et generelt metodebilag. Side 9 De seneste tal herfra viser, at antallet af administrative ansatte samlet set er steget med 1,1 procent fra 2010 til 2013. Det svarer til 85 flere administrativt ansatte. Tallene dækker over, at antallet af administrative ansatte faldt med 3,1 procent fra 2010 til 2012, svarende til 229 færre administrativt ansatte. Fra 2012 til 2013 er der sket en stigning på 321 ansatte - eller 4,5 procent. Figur 4 Udvikling i administrative medarbejder eksklusive it og byggeri samlet set og i de enkelte regioner fra 2010 til 2013 1 Kilde: Benchmarking af regionernes fællesfunktioner 2010-2013. Bemærk at tallene inklusive supplerende indberetninger fra regionerne fremgår af figur 2 ovenfor både figur 1, 2 og 4 opgør antal ansatte eksklusive it og byggeri. Den samlede udvikling dækker over en stor variation i den samlede udvikling i administrativt ansatte i de enkelte regioner de seneste fire år, jævnfør højre del af figur 4. Yderligere personalemæssige besparelser Tallene i den regionale benchmarking-analyse afspejler ikke helt den samlede personalebesparelse opnået i 2010 til 2013. Det skyldes flere forhold: 1 Antal administrativt ansatte i Region Hovedstaden er korrigeret for 414 kontorpersonalestillinger på sygehusafdelinger samt for 22 specialarbejdere i den centrale lagerfunktion i overensstemmelse med den aftalte metode. Dette er beskrevet yderligere i analysens tekniske bilag. Region Syddanmark er korrigeret 4,9 årsværk vedr. ikke administrative specialkonsulenter på DD.
Side 10 Besparelser fra januar til oktober 2012 Benchmarking-monitoreringen måler det administrative ressourceforbrug fra oktober 2010 til oktober 2013. Hertil kommer besparelser fra januar til oktober 2010, der er beregnet til samlet fald på 28 årsværk baseret på tal fra Region Nordjylland. Overtagelse af opgaver fra andre offentlige myndigheder For benchmarking-opgørelsen gælder desuden, at der ikke er taget højde for overdragelse af opgaver til regioner fra andre offentlige myndigheder. Dette gælder Region Hovedstadens overtagelse af Kennedy Centeret fra Ministeriet for Forebyggelse og sundhed per 1. juli 2012, hvilket indebærer en stigning i Region Hovedstadens administrative medarbejdere på cirka 15 årsværk i 2012. Region Hovedstaden har i 2013 overtaget yderligere opgaver fra eksterne - svarende til ekstra 60 årsværk - herunder Københavns Praktiserende Lægers Laboratorium, Giv Blod samt tilskudsopgaven i forbindelse med høreapparater fra kommunerne. Region Syddanmark har i 2013 overtaget Dallund Slot fra Kræftens Bekæmpelse, svarende til 1 ekstra årsværk Visse organisationsændringer fangstes ikke fuldt ud Benchmark-metoden sikrer generelt, at samling af opgaver i fællesfunktioner, der medfører tilsvarende reduktioner på decentralt niveau, ikke fremstår som vækst, men i stedet som flytning af ressourcer fra et organisatorisk niveau til et andet. Dog fangster metoden ikke reduktioner på det helt decentrale niveau (DD), hvis der flyttes ikke-typisk administrativt personale til dedikerede funktoner. Det skyldes, at der på DD-niveauet medtælles enkeltstående administrative medarbejdere, som ikke indgår i en egentlig afdeling, det vil sige DJØF ere, HK ere og chefer, men ikke eksempelvis sundhedsfagligt personale, ingeniører eller SOSU. I alt er foretaget korrektion herfor vedrørende 67 ikke-administrations typiske årsværk, der er flyttet (fra DD) til centralt niveau i forbindelse Hovedstadens etablering af central lagerfunktion (0) og fællesfunktioner for Center for Klinisk Uddannelse (12,5 årsværk) og Dansk Institut for Medicinsk Simulation (23,5 årsværk) samt Regions Sjællands samling af uddannelses-
funktioner til den centrale HR afdeling og dannelsen af en tværgående Forskningsenhed (i alt 31 årsværk). Side 11 Andre korrektioner Herudover er der foretaget korrektioner på i alt 15,3 årsværk i Region Syddanmark for vikarer tilknyttet et ekstraordinært projekt samt for eksterne finansieret forskning. Samtidig er der sket en korrekt placering af personale i sundhedsinnovation under it, svarende til 6,2 årsværk i 2012 og 14,2 årsværk i 2013