Boligselskabet Domea Stevns Referat fra organisationsbestyrelsesmøde der afholdtes mandag, den 1. september 2014 kl.16.00 i Servicecenter Solrød, Lindeholmen 6 st.tv., 2680 Solrød Strand. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Boligselskabet Domea Stevns... 2 2.1 Bestyrelsens konstituering... 2 2.2 Bestyrelsens forretningsorden... 2 2.3 Boligselskabets årsregnskab... 2 2.4 Revisionsprotokol... 3 2.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 2.6 Godkendelse af styringsrapport... 3 2.7 Bestyrelseshonorar... 4 2.8 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 4 2.9 Udlejningsforhold... 4 2.10 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn... 5 2.11 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO)... 7 3 Boligselskabets afdelinger... 8 3.1 Årsregnskaber... 8 3.2 Orientering fra beboerne og om driftsforhold... 9 4 Mødeplanlægning... 9 5 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Hanne Wurr Rene Nielsen Jørgen Stennicke Arne Jacobsen Der forelå afbud fra Stig Larsson Øvrige deltagere: Bent Michelsen, Domea Kent Kivsmose, Domea Servicecenter Solrød den 17. september 2014 Side 1 af 9
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Beslutning: Godkendt uden tillægspunkter 2 Boligselskabet Domea Stevns 2.1 Bestyrelsens konstituering Efter repræsentantskabsmødet den 1. september 2014 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Hanne Wurr Formand 2016 Arne Jacobsen Næstformand 2015 Jørgen Stennicke Medlem 2016 Stig Larsson Medlem 2015 Vakance Medlem Domea Med Domea som forretningsfører. Repræsentantskabet har besluttet, at bestyrelsen selv konstituerer sig med [formand og/eller næstformand]. På skal foretages valg af formand og næstformand. Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer sig med [formand og/eller næstformand]. Referat: Bestyrelsen valgte Hanne Wurr som formand og Arne Jacobsen som næstformand. 2.2 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Referat: Godkendt og underskrevet. 2.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 01. april 2013 til 31. marts 2014 vedlægges som bilag. Side 2 af 9
Regnskabet udviser et underskud på kr.3.680. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 9 til 10. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Beslutning: Godkendt og efterfølgende forelagt repræsentantsket til endelig godkendelse 2.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01. april 2013 til 31. marts 2014 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Beslutning: Godkendt og efterfølgende forelagt repræsentantsket til endelig godkendelse 2.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 9 til 13 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Beslutning: Godkendt og efterfølgende forelagt repræsentantsket til endelig godkendelse 2.6 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Bestyrelsen gennemgik styringsrapporterne og besluttede at følgende ønsker skulle drøftes med kommunen f.s.v. angår afdelingen. Side 3 af 9
Trafiksituationen ved vores udkørsel: Høje træer på sydsiden af bebyggelsen: Kommunens strandgrund matrikel 76 bc mangler vedligehold. 2.7 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om der skal udbetales honorar. Hvis det besluttes at udbetale honorar - at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at principperne for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen skal fastsættes. Beslutning: Bestyrelsen ønsker ikke at modtage honorar. 2.8 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Domea Solrød kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 2 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Bestyrelsen udpegede Hanne Wurr og Arne Jacobsen. 2.9 Udlejningsforhold Som det fremgår af boligorganisationens regnskab på side 16, opstår der ind imellem mindre lejetab som følge af en kort venteliste. Ventelistesituationen er efter Domeas opfattelse ikke kritisk, men indstiller til bestyrelsen at der løbende iværksættes initiativer som medfører flere på ventelisterne. Side 4 af 9
Det kan konstateres, at fraflytningsprocenten stadig er relativ høj og det derfor er vigtigt at der til alle typer boliger er tilstrækkelig mange på ventelisten. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter om de skal iværksættes initiativer til at få flere på venteliste. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og aftalte, at derpå næste møde skulle drøftes om en egentlig markedsføring skulle iværksættes i forbindelse med at de nye boliger nærmer sig indflytning. Til referatet oplyses at der pt. er 71 aktive på venteliste. 2.10 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn Boligorganisationer med mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke formelt krav om et VN. For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligorganisationerne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domeas landscenter. Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere. Fælles VN Landscenter VN Region VEST VN Region ØST VN Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne (næstformand) 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Side 5 af 9
Ledelsesgruppen 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef 1 driftsleder 1 kundechef Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 HK tillidsrepræsentant 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) 1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN Det fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant 1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN Ledelsesgruppen Domeas administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation for timeforbrug, transport mv. til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt eller udpeget til VN. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige omfattede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. En del af den normale administrationsydelse Side 6 af 9
Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. Godkendelse og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen, ESL-tillidsrepræsentanterne og Domeas hidtidige VN. Strukturen trådte i kraft den 25. marts og de nødvendige valg og udpegninger blev foretaget umiddelbart herefter. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Referat: Taget til efterretning 2.11 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Som arbejdsgiver skal man etablere en arbejdsmiljøorganisation (tidligere kendt som sikkerhedsorganisation), hvis virksomheden har mere end 10 medarbejdere. Mange boligorganisationer i Domeas administration har imidlertid færre end 10 medarbejdere og er således ikke forpligtet til at etablere en arbejdsmiljøorganisation. For at sikre samtlige medarbejdere lige vilkår og muligheder i relation til sikkerheds- og sundhedsarbejdet er der derfor etableret en fælles arbejdsmiljøorganisation for samtlige ca. 700 medarbejdere i såvel Domea som de administrerede boligorganisationer. Hermed sikres kommunikation, vidensdeling og vidensopsamling på tværs af alle ansættelsessteder, og der sikres en struktur for arbejdsmiljøindsatsen, som hænger naturligt sammen med virksomhedens ledelsesstruktur mv. Strukturen i AMO Hvert servicecenter udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med kundechefen som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant (indtil samtlige boligorganisationer og ansatte serviceres og ledes fra lokale servicecentre vil det som overgangsordning gælde, at der etableres arbejdsmiljøgrupper for hver enkelt kunde-/driftschefs ledelsesområde, uanset om dette er organiseret som et servicecenter). Domeas administration udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med en stabschef som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøudvalget er et overordnet organ og omfatter i alt 7 personer: En arbejdsgiverrepræsentant udpeget af Domeas direktion (formand) En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne vest for Storebælt En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne øst for Storebælt AM-repræsentanten for Domeas administrative medarbejdere En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne vest for Storebælt En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne øst for Storebælt Arbejdslederen fra den administrative arbejdsmiljøgruppe Arbejdsmiljøgruppe skal arbejde for at løse lokale sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer. Arbejdsmiljøgruppen skal løbende iagttage sikkerheden og sundhe- Side 7 af 9
den for at forhindre, at der opstår problemer. Arbejdsmiljøgruppen mødes efter behov og mindst én gang i kvartalet. Arbejdsmiljøudvalget varetager for hele virksomheden de funktioner og opgaver, som i henhold til gældende lovgivning og AT-vejledninger er henlagt til arbejdsmiljøudvalget. Der gennemføres en lovpligtigt årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres hvert år i 4. kvartal. Valg og valgbarhed mv. Enhver medarbejder uden ledelsesmæssige beføjelser har stemmeret ved valg af AM-repræsentant, og enhver medarbejder, som har været ansat i mere end 12 måneder med mere end 10 timer/uge er valgbar. AM-repræsentanter er fremover ordinært på valg i første kvartal i lige år. AM-repræsentanter nyder beskyttelse på lige fod med tillidsrepræsentanter. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning gives økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt som AM-repræsentanter. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i AM-regi. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning betyder, at alle udgifter vedrørende AM-repræsentanter hvert år fordeles efter antallet af medarbejdere ud i alle de boligafdelinger som er omfattet af den fælles AMO. Domea dækker dog alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere, der vælges som AM-repræsentanter. En del af den normale administrationsydelse Den fælles AMO understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer AMO i eget regi vil derimod selv skulle understøtte dette. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Taget til efterretning 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingens årsregnskab godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01. januar 2013 til 31. marts 2014 vedlægges som bilag. Afdelingens regnskab udviser følgende resultat: Afdeling 14001: overskud på: kr. 163.911,- Afdeling 14002: Byggebalance Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i boligorganisationens regnskab side 11 til 13. Side 8 af 9
Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Beslutning: Godkendt 3.2 Orientering fra beboerne og om driftsforhold Orientering gives på mødet Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Domea er i gang med en kontrol af udbedringer af forhold der blev konstateret i forbindelse med 1. års gennemgangen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Mødeplanlægning Næste mødedato Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato. Referat: Næste møde afholdes 13. oktober 2014 kl.15.00 i Kystparken. 5 Eventuelt Referat: Intet Dato: Formand Hanne Wurr Side 9 af 9