Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Møde: netværksmøde for kommuner og regioner, der afleverer arkivalier til Statens Arkiver Dato og tidspunkt: 23. april 2013 kl. 10-14 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Statens Arkiver: teamleder Lars Martin Petersen, arkivar Birgitte Vedel- Troelsen og arkivar Christian Larsen. Eksterne deltagere: 31 deltagere fra kommuner og regioner Dato: 13. maj 2013 Journalnr: 2011-014967 Referent: Christian Larsen Nedenfor er et referat af de temaer, som blev drøftet på netværksmødet: 1. Velkomst side 1 2. Bevaring og kassation af it-systemer kassation af dokumenter i it-systemer side 1 3. Sletningsfrister side 6 4. Udbud ved produktion af arkiveringsversioner side 6 5. Aflevering af it-systemer side 7 6. Adgang til afleverede sager side 10 7. Digitaliseringsbekendtgørelse side 10 8. Netværksmøde i Odense for alle kommuner side 11 Efter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner. 1. Velkomst Lars Martin Petersen bød velkommen til deltagerne og gennemgik derpå dagens program. Han sagde, at der ville blive lavet et referat, som ville blive udsendt til deltagerne sammen med deltagerliste og powerpoints. 2. Bevaring og kassation af it-systemer kassation af dokumenter i it-systemer Christian Larsen gennemgik bevarings- og kassationsreglerne for kommunale og regionale digitale arkivalier (it-systemer). Med digitale arkivalier menes der både elektroniske journaler med tilhørende papirsager, ESDH-systemer, økonomisystemer, omsorgssystemer, miljøsystemer, sundhedsplejesystemer, elevadministrationssystemer, jordforureningssystemer osv. Der er tale om itsystemer såvel med dokumenter som uden dokumenter.
Kommunen/regionen skal sørge for betryggende opbevaring og sikring af, at digitale arkivalier kan afleveres til et offentligt arkiv for jeres vedkommende til Statens Arkiver. Sletter kommunen/regionen et bevaringsværdigt tilsyn, bliver kommunen/regionen indberettet til det kommunale tilsyn hos statsforvaltningerne. Statens Arkiver lavede i 2010 bestemmelser for kommunernes og regionernes arkivalier efter 1. januar 2007. Bestemmelserne findes for kommunernes vedkommende i bekendtgørelse 995, for regionernes vedkommende i bekendtgørelse 978-980 og 994. Alle bestemmelserne findes på Statens Arkivers hjemmeside www.sa.dk under menupunktet For kommunale myndigheder i den blå bjælke, hvor man vælger Bevaring og kassation og derefter Data i it-systemer. 2
Kassation af dokumenter i it-systemer Det nye i bestemmelserne er, at kommuner/regioner har fået mulighed for men ikke pligt til kassation af digitale dokumenter i it-systemer. Det betyder, at kommunen/regionen kan udskille/fjerne en lang række dokumenter, inden arkiveringsversionen skal afleveres. Dermed er der færre dokumenter, som skal laves om til TIFF-formatet, og det burde betyde en besparelse for kommunen/regionen, fordi det koster penge at lave dokumenterne om til TIFF-format. Man skal dog undersøge, om det kan betale sig. Hvad koster det at få udskilt dokumenterne i forhold til prisen for en arkiveringsversion med dokumenter? Er det let at finde og udskille de pågældende dokumenter? Kan vi få brug for dokumenterne bagefter? Der kan også være fordele ved at aflevere et it-system uden kassation af dokumenter. Kommunen/regionen kan efter afleveringen opsige licenser og hente dokumenter hos Statens Arkiver, hvis man har brug for ældre dokumenter. Det kan eksempelvis betale sig, hvis man overgår fra et itsystem til et nyt it-system. Det gamle it-system afleveres til Statens Arkiver, og man kan derefter opsige leverandøren og licenserne, så man kun skal betale for det nye it-system. 01-princippet er opgivet Bevaringsforpligtelsen for personer og ansatte, født den første i en måned (01-princippet), er opgivet med de nye bestemmelser, og der skal altså ikke efter 1. januar 2007 bevares 01-sager mere. I stedet for bevares alle personsager på visse områder, mens øvrige personsager og alle personalesager kan kasseres. Dette gælder både for sager på papir og for sager i it-systemer. Kommunerne hovedpunkter på it-området Kommunernes ESDH-systemer og digitale journal- og arkivsystemer skal fortsat bevares, men der er som nævnt givet mulighed for men ikke pligt til kassation af dokumenter i it-systemer med dokumenter, også i ESDH-systemer. Bevaring og kassation sker efter KLE, KL s journalplan for kommunerne. Bevarings- og kassationskoderne findes i Statens Arkivers cirkulæreskrivelse af 24. februar 2012, der er lagt på Statens Arkivers hjemmeside. Kommunerne har altid ret til at bevare mere end fastsat i bestemmelserne (såkaldt merbevaring) It-systemer og sager vedr. pas og kørekort kasseres. Statens Arkiver kender ikke kassationsfristerne, men kommunerne kan rette henvendelse til Rigspolitiet og få oplyst fristerne. Digitale vielsessystemer kasseres, og der skal heller ikke mere afleveres ægteskabsbøger til Statens Arkiver, fordi Statens Arkiver får ægteskabsoplysningerne via CPR-registret. Bevaring af arbejdsmarkedssystemer (f.eks. KOMMA og Workbase) er ophørt, fordi Statens Arkiver får oplysningerne fra it-systemet Arbejdsmarkedsportalen hos Arbejdsmarkedsstyrelsen. 3
It-systemer vedr. misbrugsbehandling, døgninstitutioner m.v. skal som noget nyt bevares. It-systemer vedr. byggesager skal fortsat bevares. Digitale/indskannede byggesager skal bevares, både når de opbevares i kommunens eget it-system, og når de opbevares på et eksternt webhotel/skanningsfirma. Det er kommunens forpligtelse at sørge for bevaringen, uanset hvordan de digitale byggesager opbevares. Kommunen har også ansvaret, hvis byggesagerne opbevares hos et skanningsfirma/webhotel. En kommune må godt indskanne sit papirbaserede byggesagsarkiv for derefter at kassere alle papirerne. Men det skal ske under forudsætning af, at arkivlovens 8 og arkivbekendtgørelsens 1 er opfyldt. Her står der, at myndigheder skal drage omsorg for, at arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver. Vælger kommunen at indskanne sine papirbaserede byggesager, er det således en forudsætning, at der ved valg af løsning bliver taget hensyn til, at der skal kunne udarbejdes en arkiveringsversion, som lever op til kravene i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010. Det indebærer bl.a., at der skal etableres en registreringssystematik for de indskannede byggesager, som muliggør effektiv og fyldestgørende fremfinding af byggesagerne. Jf. nedenfor under pkt. 7 om den kommende digitaliseringsbekendtgørelse, hvor skanningsprojekter skal anmeldes til og godkendes af Statens Arkiver. Den daværende Erhvervs- og Byggestyrelse har i brev til de tekniske chefer af 20. januar 2011 stillet krav om, at kommunen har pligt til at indskanne og opbevare alle akter i en byggesag. Det er derfor ikke tilladt kun at indskanne dele af en byggesag, fordi kommunen altid skal kunne genfinde alle dele af en byggesag For ældre byggesager kan der i visse tilfælde være tale om, at de har en museal værdi, dvs. at de fysiske arkivalier i sig selv har en værdi, som gør det betænkeligt at kassere dem, også selvom de er indskannet, og det således er sikret, at byggesagernes informationsindhold bevares. I tvivlstilfælde bør kommunen kontakte Statens Arkiver for vejledning herom Elevadministrationssystemer og PPR-systemer skal fortsat bevares, men der skal ikke mere bevares elev- eller PPR-sager, hverken i papir- eller digital form På Statens Arkivers hjemmeside er der vejledningsmateriale til bestemmelserne. Vejledningen til kommunebekendtgørelsen uddyber og forklarer den paragraf for paragraf samt giver eksempler på itsystemer, der skal bevares, eller som kan kasseres. D-guldlisten en vejledende bevarings- og kassationsliste for kommunale it-systemer efter 1.1.2007, rummer forholdsvise mange af de 4
kommunale it-systemer, og det angives, om et it-system skal bevares eller kan kasseres. Tag udgangspunkt i vejledningen og d-guldlisten, men husk altid at tjekke, hvad it-systemet reelt rummer af dokumenter og data Regionerne hovedpunkter på it-området Regionernes og deres institutioners ESDH-systemer og digitale journal- og arkivsystemer skal bevares, men der er som nævnt givet mulighed for men ikke pligt til kassation af dokumenter i it-systemer med dokumenter, også i ESDH-systemer. Bevaring og kassation sker efter bevarings- og kassationskoder, udarbejdet til hver enkelt region. Det centrale økonomisystem skal bevares, mens alle decentrale økonomisystemer som udgangspunkt kasseres. Løn- og personaleadministrative it-systemer kasseres. Der skal ikke bevares personalesager, hverken i papir- eller digital form. It-systemer vedr. beboere på regionens institutioner, institutter, behandlingshjem, sikrede afdelinger m.v. skal bevares. Der skal ikke bevares klientsager/-journaler, oprettet efter 1.1.2007, hverken i papireller digital form Kliniske kvalitetsdatabaser og landsdækkende forskningsregistre skal bevares. Danske Regioner er i gang med at undersøge, hvordan man får arkiveret kvalitetsdatabaserne. It-systemer vedr. jordforurening skal bevares. Elevsystemer fra regionale institutioner, som afholder folkeskolens afgangsprøver, skal bevares. Der skal ikke bevares elevsager/klientsager, oprettet efter 1.1.2007, hverken i papir- eller digital form Den fælles digitale patientjournal E-journal SUP bevares, fordi man her får alle patientdata i en fælles database. Derimod kasseres de enkelte sygehuses digitale patientjournaler (epj er), medmindre data ikke er overført til E-journal SUP. Hvis data ikke er overført, anbefaler Statens Arkiver, at man kontakter MedCom for at høre, hvordan man får data overført. En af netværksdeltagerne spurgte, om Statens Arkiver kunne kræve, at man overførte data til E-journal SUP. Hertil svarede Statens Arkiver, at det kunne vi ikke, men at vi stærkt anbefaler, at man overfører data, så en fremtidig bruger ikke skal lede efter patientdata flere steder, og så regionernes udgifter til arkivering ikke bliver større end højst nødvendig. 5
For trafikselskabernes vedkommende bevares deres ESDH-system/journal- og arkivsystem, mens alle øvrige it-systemer hos trafikselskaberne kasseres Vejledningerne til regionernes bekendtgørelser uddyber og forklarer de enkelte bekendtgørelser paragraf for paragraf samt giver eksempler på it-systemer, der skal bevares, eller som kan kasseres. Tag udgangspunkt i vejledningen, men husk altid at tjekke, hvad it-systemet reelt rummer af dokumenter og data Kassation Digitale data og dokumenter, der ikke skal bevares ifølge bestemmelserne, kan kasseres, når den kommunale/regionale myndighed ikke længere har retlig eller administrativ brug for data og dokumenter. Det er myndigheden, som selv fastsætter kassationsfrister, og Statens Arkiver udtaler sig ikke om kassationsfrister. 3. Sletningsfrister Der skal afleveres en arkiveringsversion af et it-system, enten når data i systemet når sletningsfristen, eller når systemet går ud af brug. Sletningsfristen er en frist, som kommunen/regionen har anmeldt til Datatilsynet, og som angiver, hvornår kommunen/regionen vil slette data, som den ikke længere har brug. Det er som oftest x antal år efter sagens afslutning eller sidste kontakt med borgeren. Inden kommunen/regionen sletter data, skal der afleveres en arkiveringsversion, hvis systemet er bevaringsværdigt i henhold til Statens Arkivers regler. Først når arkiveringsversionen er afleveret og godkendt, må der slettes. En del steder har kommuner/regioner angivet, at der f.eks. skal slettes i elevsystemet, når et barn forlader folkeskolen. Det betyder faktisk, at der skal laves en arkiveringsversion, hver gang et barn forlader folkeskolen, og det kan blive dyrt og besværligt for kommunen/regionen. Sådanne frister bør derfor laves om. Sletningsfristerne findes på Datatilsynets hjemmeside. Se særskilt vejledning, som følger med referatet. Nogle af netværkets deltagere mente, at sletningsfristerne er for korte, og at kommuner/regioner har brug for data i mere end blot 5-10 år. Da mange af anmeldelserne er fællesanmeldelser, foretaget af KL på kommunernes vegne, bør kommunerne tage spørgsmålet op med KL. 4. Udbud ved produktion af arkiveringsversion Når kommunen/regionen skal i gang med at få lavet en arkiveringsversion af et bevaringsværdigt system, bør man sende opgaven i udbud. Statens Arkiver kræver ikke, at systemleverandøren også skal 6
lave arkiveringsversionen. Vi kræver blot, at arkiveringsversionen skal overholde bekendtgørelse 1007/2010 om arkiveringsversioner. Det betyder, at det både kan være systemleverandøren, en anden leverandør eller kommunen/regionen selv, der laver arkiveringsversionen. Et udbud kan medføre, at kommunen/regionen sparer mange penge. Statens Arkiver nævnte en kommune, som af kommunens leverandør havde fået en pris på 1,1 mio. kr. for en arkiveringsversion af kommunens ESDH-system. Kommunen sendte opgaven i udbud og endte med at spare 300.000 kr. Kommuner/regioner bør også få indføjet i kontrakten, når man anskaffer sig et nyt it-system, at systemet er indrettet sådan, at der kan laves en arkiveringsversion af systemet efter Statens Arkivers til enhver tid gældende regler uden ekstra udviklingsomkostninger for kommunen/regionen, og at man ejer data og teknisk dokumentation. Man skal undgå at skrive under på, at man kun må bruge systemleverandøren, når der skal laves arkiveringsversionen, for så er man bundet til systemleverandøren. 5. Aflevering af it-systemer Birgitte Vedel-Troelsen indledte med at sige, at hun går på orlov næste uge. Derfor kommer der en ny sagsbehandler på afleveringssager. Det bliver formentlig Christian Larsen, men hvis I skriver til mailbox@ra.sa.dk, vil henvendelser blive kanaliseret til rette sagsbehandler. Årlig liste over kommunale it-systemer, der står for aflevering Statens Arkiver har besluttet én gang årligt at skrive til alle kommuner, der afleverer bevaringsværdige it-systemer til os. Vi sender et brev og en oversigt over de bevaringsværdige it-systemer, som kommunen har anmeldt til os ved sidste tilsyn. I brevet beder vi kommunen tage stilling til om der er et eller flere it-systemer, der skal til at arkiveres. Arkiveringsversion It-systemer kan ikke afleveres i den form, som de findes i, når de er i drift. Der skal tages en kopi af data og omskabes til en arkiveringsversion, der lever op til kravene i bekendtgørelse 1007/2010. Hvis der indgår dokumenter i systemet, skal det afklares, om dokumenter skal indgå, eller om de kan kassereds. I så fald skal de konverteres til TIFF-format. Endelig skal der findes dokumentation af systemet og dets brug, som skal indgå i arkiveringsversionen. Det kan lyde meget let, men det kan ofte give anledning til problemer, f.eks. hvis myndigheden kun har egenproducerede dokumenter digitalt, mens indgående dokumenter ligger i papirform. En anden problemstilling er, hvis myndigheden har indskannet dokumenter fra en tidligere periode, og det ikke er mærket op, så kan perioden blive svær at definere. Den emnemæssige afgrænsning kan være et problem ved systemer, som har været igennem kommunalreformen og har oplysninger fra flere 7
forgængerkommuner. Hvis det ikke dokumenteres undervejs, hvad der er sket med systemet kan det være meget svært at finde ud af, når systemet skal arkiveres. Aflevering til Statens Arkiver - vederlag Når I har besluttet, at I skal i gang med arkiveringsopgaven, kontaktes Statens Arkiver. Det betyder, at det er jer, som tager initiativ. Det første, I skal gøre, er at udfylde en blanket med ønske om at aflevere til Statens Arkiver. Blanketten findes på vores hjemmeside under pkt. 1 i Hvordan forløber en afleveringssag : 8
Det, som I skriver under på, er, at I vil betale for den tid, arkivar og tester bruger, samt for opbevaring af data. Startbrev og kommunens/regionens opgaver Når vi har modtaget den udfyldte blanket, sender vi jer et startbrev. Her er beskrevet hvilke opgaver, der er forbundet med aflevering. Desuden fremsendes tre skemaer, som myndigheden skal udfylde. At arkivere et system er en stor opgave. Det skal afklares, hvilken periode arkiveringen dækker. Er systemet afleveret tidligere, ønsker vi ikke at få de samme data flere gange. Hvor langt op i tid skal arkiveringen dække - f.eks. helt til nu eller ved ældre systemer kun frem til kommunalreformen? Det skal afklares, hvordan arkiveringsversionen skal se ud. Man kigger på databasen bag systemet for at vurdere, hvor de relevante oplysninger ligger. Irrelevant materiale, f.eks. tabeller, der bruges til at styre systemet, kan udelades. Er der dokumenter i systemet f.eks. fagsystemer med dokumenter eller ESDH-systemer skal det overvejes, om de skal indgå. Kommunen/regionen kan vælge at kassere udvalgte grupper af dokumenter i it-systemer med dokumenter, jf. ovenfor. Kontekstdokumentation, arkivbeskrivelsesfil og FORM Der skal forskellig dokumentation (kontekstdokumentation) med i afleveringen. Kontekstdokumentation fungerer som en hjælp til en fremtidig bruger af systemet. Om 75-100 år, når der er en bruger, som skal se i arkiveringsversionen, vil det være en fordel at kunne få lidt hjælp til forståelsen af systemet, inden man dykker ned i det. Det kan f.eks. være brugervejledninger, journalplaner, systemdokumentation, E/R-diagrammer, relevant lovgivning (hvis den er betydende for driften af systemet). Hvis der er tale om et ESDH-system, kan forretningsorden og styrelsesvedtægt også være meget relevante. Evt. kan Statens Arkiver bede om et notat, der beskriver brugen af systemet. Arkivbeskrivelsesfilen er en ny ting, der er kommet i forbindelse med overgangen til den nye bekendtgørelse 1007 om arkiveringsversioner. Arkivbeskrivelsesfilen indgår i arkiveringsversionen og indeholder oplysninger om indholdet i systemet. Det er tænkt som en hurtig indgang til systemet. Her findes en kort beskrivelse af systemet, og her kan man se, hvem der har benyttet systemet og hvornår. Filen lægges ind i selve arkiveringsversionen, så vi har oplysninger om jeres system i nem adgang sammen med systemet. 9
FORM er forkortelse for Fællesoffentlig referencemodel. FORM er en emneklassificering af alle opgaver indenfor det offentlige. Vi bruger FORM som en emnegrupperingsnøgle, der kan gøre det nemmere at søge i alle vores mange arkiveringsversioner. Idet alle sætter nogle emneord på de enkelte arkiveringsversioner, og alle bruger samme referencenøgle til at bestemme emneord, har vi en unik mulighed for at søge på tværs af alle afleveringer, f.eks. søge på alle systemer vedr. grundskole. FORM findes på www.form-online.dk. Det vil altid være den nyeste, man bruger. De udskiftes jævnligt. Det er nemmest at gå ind via opgavenøglen, da det giver et overblik over hele FORM. Her kan man se de forskellige kategorier og underkategorier. Det er dog også muligt at gå ind via myndighed, lovgivning eller finansloven. Det er vigtigt, at man får sat de formkoder på, der passer til systemets indhold. Har man således et elevsystem, skal man ikke sætte koder på for Kommunestyret i almindelighed, men gå ind under grundskolen og se, hvad der passer. Hvis alt i gruppe 10.05 passer på systemet, kan man nøjes med at skrive det, men hvis ungdomsuddannelser ikke findes i systemet, må man længere ned f.eks. 10.05.05 eller endnu mere specifikt. Tre niveauer ser vi i hvert fald gerne. 6. Adgang til afleverede sager Nogle mødedeltagere rejste spørgsmålet om borgernes adgang til data og dokumenter i afleverede sager. Hvem er det, som besvarer henvendelsen og giver borgerne adgang kommunen/regionen eller Statens Arkiver? Lars Martin Petersen sagde, at hvis arkiveringsversionen er afleveret til Statens Arkiver, er det Statens Arkiver, som giver adgang efter arkivlovens regler. Arkivalierne skal være 20 år gamle, før de er umiddelbart tilgængelige. Hvis arkivalierne rummer oplysninger om enkeltpersoners private forhold, er fristen 75 år. Digitale arkivalier, som er yngre end 20 år, er ikke umiddelbart tilgængelige. Statens Arkiver kan dog med den afleverende kommune/regions samtykke give dispensation til benyttelse. Indeholder digitale arkivalier oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, skal Statens Arkiver indhente samtykke til dispensation hos Datatilsynet, indtil 75 års fristen er udløbet. Kommunen/regionen kan også rekvirere de ønskede data og dokumenter for at give borgerne adgang efter reglerne i offentlighedsloven og forvaltningsloven. 7. Digitaliseringsbekendtgørelse Statens Arkiver vil i løbet af sommeren 2013 udstede en bekendtgørelse om kommunale/regionale digitaliseringsprojekter. Retrospektiv skanning og digitalisering af bevaringsværdige papirarkivalier, skal anmeldes til Statens Arkiver, hvis arkivalierne efterfølgende ønskes kasseret. 10
Godkendelse af retrospektiv skanning og digitalisering forudsætter, at et system, der anvendes til lagring af bevaringsværdige arkivalier, opfylder en række krav: Systemet skal være organisatorisk, tidsmæssigt og emnemæssigt afgrænset; i systemet skal der registreres oplysninger, der muliggør identifikation og fremfinding; og der skal kunne produceres en arkiveringsversion af data og dokumenter i systemet i henhold til Statens Arkivers regler. Kassation af bevaringsværdige arkivalier i analog form, som skannes eller digitaliseres, må først ske, når Statens Arkivers godkendelse heraf foreligger. 8. KL-arkivnetværksmøde 19. juni 2013 i Odense Statens Arkiver har overtaget KL s arkivnetværk, og der afholdes møde i dette netværk onsdag 19. juni 2013 på Odense Rådhus. Information vil blive udsendt snarest. Referenten: information kan nu findes på Statens Arkivers hjemmeside: http://www.sa.dk/content/dk/om_statens_arkiver/arrangementskalender/netvarksmode_statens_arkiver s_kommunale_arkivnetvark 11