Bilag 3: Løn- og omkostningsfordeling August 205
INDLEDNING Potentiale for større gennemsigtighed Gennemsigtighed i økonomien opnås ved, at der er bedre kendskab til de samlede omkostninger ved den faglige opgavevaretagelse. Flere statslige institutioner har i dag i styringen af aktiviteter, ikke integreret lønudgifter eller fællesomkostninger. For eksempel styres lønudgifterne separat ved hjælp af årsværksnormeringer, kontorpuljer eller lignende. Derved kobles den faglige opgavevaretagelse alene til de direkte omkostninger. De direkte omkostninger udgør imidlertid typisk en begrænset del af de samlede omkostninger. Konsekvensen er, at der mangler viden om de reelle omkostninger ved den faglige opgavevaretagelse. For langt de fleste institutioner er der derfor et stort potentiale for at skabe større gennemsigtighed i økonomien ved anvendelse af især lønfordeling, men også omkostningsfordeling, jf. figuren. Lønfordelinger I en typisk statslig institution udgør lønomkostningerne ca. 2/3 af de samlede driftsomkostninger. Derfor er lønfordeling et vigtigt redskab til at skabe indsigt i den faglige opgavevaretagelse. Lønfordeling er derfor relevant for alle statslige institutioner. Topledelsen og de faglige enheder vil blandt andet kunne anvende viden om lønomkostningerne i den strategiske styring og i planlægning og opfølgning på den faglige opgavevaretagelse. Omkostningsfordelinger Hvis der ønskes indblik i de samlede omkostninger ved den faglige opgavevaretagelse, skal lønfordelingen suppleres med en omkostningsfordeling. Omkostningsfordelinger kan understøtte styringen ved at vise de reelle omkostninger ved aktiviteterne, for eksempel i forbindelse med igangsætning af nye initiativer. En omkostningsfordeling nedbryder de bogførte omkostninger og fordeler dem på for eksempel kerneopgaver eller aktiviteter. Derved kan arbejdet med omkostningsfordelinger øge gennemsigtigheden i de økonomiske sammenhænge og give et andet fokus på omkostningerne end blot rammeoverholdelse eller fordeling på udgiftsarter. 2 Løn- og omkostningsfordeling
INDLEDNING - FREMGANGSMÅDE Udgangspunkt i styringsbehovene Løn- og omkostningsfordelinger kan understøtte forskellige styringsbehov. Det kan være en bred ambition om at kende omkostningerne ved den faglige opgavevaretagelse, men også mere specifikke hensyn som korrekt prisfastsættelse ved gebyrvirksomhed. Der beskrives i dette bilag tre forskellige lønfordelingsmodeller, herunder hvordan modellerne kan understøttes i firkløversystemerne. Lønfordelingsmodellerne har forskellige logikker og beregningsmetoder og derfor også forskellige fordele og ulemper. Det er vigtigt, at styringsbehov og -ambitioner danner udgangspunkt for de udførte løn- og omkostningsfordelinger. Valg af metode skal derfor tage udgangspunkt i institutionens og koncernens styringsbehov. Styringsbehov Valg af metode ) 2 Fordeling af løn på generelle fællesomkostninger, indirekte omkostninger og faglige aktiviteter. Det anbefales, at tidsregistreringen anvendes som nøgle. 2) 3 Fordeling af indirekte omkostninger for den enkelte kerneopgave eksempelvis faglige kontorchefer ud på aktiviteterne, som ligger under kerneopgaven. Det kan for eksempel gøres med tidsregistrering som nøgle. 3) 4 Fordeling af generelle fællesomkostninger ud på samtlige faglige aktiviteter. Det kan for eksempel gøres med tidsregistrering som nøgle. Omkostningsfordeling Kerneopgave Kerneopgave Kerneopgave 3 3 Ind. omk. Ind. omk. Ind. omk. 3 Generelle fællesomkostninger 4 Lønfordeling Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Trin i en løn- og omkostningsfordeling I praksis vil fordeling af de samlede omkostninger ske i følgende trin: Aktivitet Aktivitet Aktivitet 2 ) Bogføring af direkte omkostninger og indtægter i form af fakturaer, rejseafregning mv. på aktiviteterne. Aktivitet Aktivitet Aktivitet Løn 3 Løn- og omkostningsfordeling
LØNFORDELINGSMODELLER Overordnet logik for lønfordeling I det følgende introduceres tre modeller til lønfordeling. Det er fælles for modellerne, at de tager udgangspunkt i tre faktorer: Registreret arbejdstid Timesats Lønomkostninger Registreret arbejdstid er de tidsregistrerede timer (uden fravær og ferie). Timesats er lønomkostningerne pr. time. De kan for eksempel udregnes pr. medarbejder eller medarbejdergruppe. Lønomkostningerne vil afhængigt af lønfordelingsmodel enten blive estimeret, eller der vil blive taget udgangspunkt i den faktisk udbetalte løn. Modellernes vigtigste karakteristika er opsummeret i skemaet, og de vil blive gennemgået mere detaljeret på de følgende sider. Tidsregistrering De tre modeller anvender tidsregistrering til fordeling. Tidsregistrering er et godt instrument til lønfordeling, men det er vigtigt at have fokus på tidsregistreringsdataenes generelle kvalitet. Lav kvalitet i tidsregistreringsdataene kan give en skævhed, som i de tre modeller kommer til udtryk på forskellig vis. Lønfordelingsmodel 2 3 Fordeling med timesats Fordeling af udbetalt løn på baggrund af vægtning Logik Der udregnes timesatser, som ganges på Timesats x registreret medarbejdernes arbejdstid på aktivitet registrerede timer til = Løn på aktivitet estimering af lønomkostningerne Den udbetalte løn fordeles på de aktiviteter, som medarbejderne har tidsregistreret på ved brug af en relativ lønvægt Den enkelte medarbejders løn fordeles på de aktiviteter, som medarbejderen har registreret på Udbetalt løn x relativ lønvægt på aktivitet = løn på aktivitet lønvægt = beregnet løn på aktivitet, jf. model / beregnet løn i alt Løn for medarbejder / medarbejders totale arbejdstid x arbejdstid på aktivitet = løn på aktivitet pr. medarbejder Beregningsmetode Hovedudfordring Fordeling af udbetalt løn på medarbejderniveau Lønomkostningerne, som modellen beregner, er ikke lig den udbetalte løn Lønomkostningerne ved en aktivitet estimeres relativt, dvs. prisen er ikke konstant Som i model 2 estimeres lønomkostningerne for en aktivitet relativt. Her sker det dog på medarbejderniveau. Forudsætninger Der er to forudsætninger for, at modellerne i praksis kan anvendes: ) Institutionen skal anvende et tidsregistreringssystem, som kan integreres til Navision Stat (3/4 af de statslige institutioner anvender tidsregistrering) 2) Institutionen skal registrere tiden på det niveau, som lønnen ønskes fordelt til (for eksempel aktivitetsniveauet) Materialet kan fungere som inspiration, selvom forudsætningerne ikke er opfyldt. 4 Løn- og omkostningsfordeling
MODEL FORDELING MED TIMESATS Anbefalet anvendelse Fordeling med timesats er især anvendelig, hvis fokus er på at styre den enkelte aktivitet. Det skyldes, at lønomkostningerne til den enkelte aktivitet beregnes ud fra arbejdstiden på aktiviteten. Derfor er modellen for eksempel velegnet for en projektleder eller andre, der ønsker at styre lønforbruget på en specifik aktivitet. Af samme årsag anvendes modellen gerne på det tilskudsfinansierede område, da omkostningerne til tilskudsfinansierede projekter ikke må påvirkes af aktiviteten på andre aktiviteter eller projekter. Beskrivelse Som modellens navn antyder, tager modellen udgangspunkt i en timesats. Timesatsen er en antaget timepris, der for eksempel kan udregnes pr. medarbejder eller medarbejdergruppe. Timesatsen ganges på de timer, der er tidsregistreret på aktiviteterne. Herved estimeres lønomkostningerne for den enkelte aktivitet. De samlede lønomkostninger kan videre estimeres ved at summere de beregnede lønomkostninger for aktiviteterne. Idet modellen beregner lønomkostningerne, vil modellens resultater afvige fra den udbetalte løn. Det skyldes, at timesatserne ikke vil være præcise, og/eller at nogle medarbejdere arbejder mere eller mindre end antaget. Beregningsmetode Timesats x registreret arbejdstid på aktivitet = Løn (sats) på aktivitet Effektiv tid Retvisende timesatser er afgørende for, at fordeling med timesats kan anvendes i styringen. Timesatserne kan udregnes ved at tage udgangspunkt i den enkelte medarbejders løn og dividere lønnen med den forventede arbejdstid. Det er vigtigt, at der tages udgangspunkt i den effektive tid, så eksempelvis ferie og fravær fraregnes. Ellers vil timeprisen være alt for lav. Eksempel: Normtid ferie, betalt frokost, generelle møder, omsorgsdage, senoirdage, evt. gennemsnitligt fravær, mv. = Effektiv tid. Fordele En fordel ved modellen er, at de beregnede lønomkostninger afspejler arbejdsindsatsen (de aktiviteter, medarbejderne har tidsregistreret på). Eksempelvis vil lønomkostningerne for en aktivitet være højere end budgetteret, hvis der er arbejdet mere end planlagt. Modellen er dermed god til at følge aktiviteten på konkrete aktiviteter. Ulemper Den primære ulempe ved modellen er, at de beregnede lønomkostninger ikke er lig den udbetalte løn. Dette kan være en udfordring, hvis modellen anvendes til institutionens overordnede lønstyring. Her kan det være svært at forklare topledelse, hvorfor de beregnede lønomkostninger afviger fra den udbetalte løn. Hvis modellen skal anvendes, er det derfor vigtigt at tage stilling til, hvordan afvigelsen mellem den beregnede og udbetalte løn skal håndteres og eventuelt dokumenteres. 5 Løn- og omkostningsfordeling
MODEL MULIG OPSÆTNING OG SYSTEMUNDERSTØTTELSE Systemforudsætninger Det er for anvendelse af fordeling med timesats en forudsætning, at Navision Stat s ressourcemodul tages i brug. Det er yderligere en forudsætning, at institutionen anvender et tidsregistreringssystem, og at der er etableret integration mellem tidsregistreringssystemet og Navision Stat. Med henblik på rapportering kan Det lokale datavarehus (LDV) anvendes. Anvendelse af ressourcemodulet Stamdata: I Ressourcemodulet skal medarbejderne være opsat som ressourcer med et stamkort. Til ressourcen skal knyttes en beregnet timepris (kostpris). Kostprisen kan beregnes ved at udtrække medarbejderens løn fra SLS forbrugskuben i LDV og dividere lønnen med medarbejderens forventede effektive arbejdstid. Kostprisen kan opsættes direkte på ressourcen (medarbejderen). Alternativt kan kostprisen opsættes ved at knytte ressourcen til en ressourcegruppe (medarbejdergruppe). Kostprisen kan yderligere gøres datoafhængig. Opsætningen kan ske ved tastning eller indlæsning. Såfremt der anvendes en kostpris pr. ressource, vil det være hensigtsmæssigt at indlæse de beregnede data. Der findes i Navision Stat standardværktøjer til denne indlæsning. Anvendelse af værktøjerne skal aftales nærmere med ØSC. Ressourceposter: Tidsregistreringer skal bogføres i ressourcemodulets ressourcekladde, hvorved der lagres ressourceposter på ressourcen med information om timeantal, kostpris, kostbeløb (timeantal x kostpris) og periode. Rapportering i LDV Hvis der er ønske om at anvende LDV, skal det være opsat med Navision Stat plugin, så data fra Navision Stat er til rådighed i LDV et (Plugin kan bestilles ved kontakt til modstoko@modst.dk). Ressourceposter indgår i kuben NS Ressource. Fra MS Excel kan der opsættes datakilde til kuben. En timesatsmodel kan også anvendes med udgangspunkt i Sagsmodulet i Navision Stat. Integration til tidsregistreringssystem I praksis vil det for alle modeller være nødvendigt at etablere en integration mellem tidsregistreringssystemet og Navision Stat. For nogle tidsregistreringssystemer eksisterer der en standardintegration. Integrationen systemunderstøttes via tre datastrømme, som opsættes i Navision Stat (GIS funktionalitet): ) Overførsel af registreringsrammen fra Navision Stat (dimensioner og/eller alias) til tidsregistreringssystemet 2) Datastrøm som opretter medarbejdere som ressourcer i Navision Stat 3) Overfører af løbende tidsregistreringer fra tidsregistreringssystemet til bogføring i ressourcemodulets ressourcekladde i Navision Stat Etablering af integration til Navision Stat bør ske i samråd med leverandør af tidsregistreringssystemet og via henvendelse til modstoko@modst.dk. 6 Løn- og omkostningsfordeling
MODEL 2 FORDELING AF UDBETALT LØN PÅ BAGGRUND AF VÆGTNING Anbefalet anvendelse Fordeling af udbetalt løn på baggrund af vægtning er især anvendelig, hvis fokus er på at øge indblikket i forbruget af den samlede lønsum. Det skyldes, at modellen tager udgangspunkt i den samlede udbetalte løn, som fordeles ud på de aktiviteter, der er tidsregistreret på. Derfor er modellen velegnet til at skabe overblik over, hvad de samlede lønomkostninger i en koncern eller institution bruges på. Vægtningen af medarbejderne eller medarbejdergrupperne sker på baggrund af en beregning. Modellen kan yderligere tage højde for, at forskellige medarbejdere har forskellig timepris. Dette giver den relative vægtning i procent af den samlede udbetalte løn Fordele Modellen giver et samlet overblik over den udbetalte løn fordelt på for eksempel aktiviteter. Derved kan modellens resultater let anvendes til udgiftsopfølgninger og til ledelsesinformation til topledelsen. Beskrivelse Fordelingsmodellen tager udgangspunkt i den faktisk udbetalte løn, som findes på standardkonto 8. Den samlede løn fordeles på baggrund af medarbejdernes tidsregistrering og timesats, som anvendes til at udregne vægtningen. Denne vægtning ganges med den udbetalte løn, som det er vist herunder. Eksempel på beregningslogik Lønpulje Scenarie Udbetalt løn: mio. kr. Scenarie 2 Udbetalt løn: mio. kr. Aktivitet 2 2 Beregnet løn (timer x sats) 0,5 mio. 0,5 mio. 0,5 mio. 0,5 mio. Vægtning (pct) 50 50 0,45 0,55 Lønomk. (kr.) 0,5 x mio. = 0,5 mio. 0,5 x mio.= 0,5 mio. 0,45 x mio. = 0,45 mio. 0,55 x mio. = 0,55 mio. Derudover kan modellen modsat de andre modeller bruges til opfølgning på den samlede økonomi, det vil sige også øvrig drift og indtægter. Det skyldes, at modellen tager udgangspunkt i standardkonti. Af samme årsag muliggør modellen også direkte opfølgning på lønomkostningerne under lønsumsloftet. Ulemper Det er en ulempe, at lønomkostningerne ved en aktivitet estimeres relativt jf. ovenstående. Med andre ord påvirkes lønomkostningerne ved en aktivitet af de andre aktiviteter. Jf. figuren er der i aktivitet scenarie en beregnet løn (timer x sats) på 0,5 mio. og lønomkostninger på 0,5 mio., mens de tilsvarende 0,5 mio. på aktivitet i scenarie 2 giver lønomkostninger på 0,45 mio. kr. Forskellen kommer sig af, at de 0,5 mio. i scenarie udgør 50 pct. af det samlede beløb, mens de i scenarie 2 udgør 45 pct. Derfor kan modellen være vanskelig at anvende for projektlederes aktivitetsnære opfølgning eller på områder med tilskudsfinansieret virksomhed. 7 Løn- og omkostningsfordeling
MODEL 2 MULIG OPSÆTNING OG SYSTEMUNDERSTØTTELSE Systemforudsætninger Der gælder de samme forudsætninger for anvendelse af fordeling af udbetalt løn på baggrund af vægtning, som der gælder før fordeling med timesats, dvs.: - Navision Stats ressourcemodul skal tages i brug. - Der skal anvendes et tidsregistreringssystem, og der skal etableres integration mellem tidsregistreringssystemet og Navision Stat. - Med henblik på rapportering kan Det lokale datavarehus (LDV) anvendes. Derudover gælder, at funktionaliteten Udgiftsfordeling i økonomistyringsmodulet i Navision Stat skal anvendes. Anvendelse af ressourcemodulet Fordeling af udbetalt løn på baggrund af vægtning kræver de samme trin vedrørende stamdata og ressourceposter, som under fordeling med timesats, jf. side 6. Derudover skal nedenstående trin gennemføres. Opsætning af udgiftsfordelingskort Fordeling af den bogførte løn i finansmodulet understøttes ved anvendelse af funktionaliteten Udgiftsfordeling. Der skal for at foretage fordelingen opsættes et Udgiftsfordelingskort, hvor det specificeres i hvilke dimensioner og for hvilke finanskonti, fordelingen skal foretages. Det er muligt at opsætte flere udgiftsfordelingskort. Aktivering af fordelingskørsel Ved at aktivere en kørsel på udgiftsfordelingskortet beregnes en lønfordeling med udgangspunkt i de bogførte kostbeløb. Kørslen tilbagefører bogførte finansposter og beregner en lønfordeling med logikken beskrevet på forrige slide. Fordelingen går samlet i nul. Fordelingsposterne gemmes i journaler. Fordelingen bliver ikke bogført i finansmodulet, men posterne kan overføres til finanskladde og bogføres herfra. Det er muligt at genberegne tidligere fordelinger, for eksempel hvis der anvendes en løbende år-til-dato fordeling. Beregningen kan foretages med udgangspunkt i diverse filtreringer af data for eksempel finans- og ressourcebogføringsperiode, og den sker i de dimensioner, der er opsat på Udgiftsfordelingskortet. Rapportering i LDV Der skal være opsat Navision Stat plugin. Udgiftsfordelingsposterne i Navision Stat findes i kuben NS Udgiftsfordeling. Fra MS Excel kan der opsættes en datakilde til LDV kuben. Det er muligt både at se den ufordelte og fordelte løn på finanskonti i de dimensioner som fordelingen er foretaget på i Navision Stat. Kuben indeholder også finansposter fra Navision Stat, og det er derfor muligt at se bogførte poster på øvrige finanskonti. Endelig er det muligt at sammenholde det fordelte regnskab med budgetposter fra Navision Stat. Udgiftsfordeling understøtter anvendelse af Sagsmodulet i Navision Stat, men rapporteringen i LDV understøttes ikke. Integration til tidsregistreringssystem Det er yderligere nødvendigt, at der oprettes tre integrationer mellem tidsregistreringssystemet og Navision Stat, jf. boksen på side 6. 8 Løn- og omkostningsfordeling
MODEL 3 FORDELING AF UDBETALT LØN PÅ MEDARBEJDER- NIVEAU Anbefalet anvendelse Fordeling af udbetalt løn på medarbejderniveau muliggør en overordnet lønstyring samtidig med, at modellen giver mulighed for at dykke ned i medarbejdernes lønudbetalinger og registrerede timer. Det skyldes, at modellen tager udgangspunkt i den udbetalte løn på medarbejderniveau. Modellen er dermed især anvendelig, hvis der ønskes en relativt fleksibel model. Fordele Modellen giver mulighed for at dykke ned i lønforbruget for aktiviteterne på medarbejderniveau samtidig med, at lønforbruget stemmer med den faktisk udbetalte løn. Derved kan modellen tilpasses til dels et tværgående perspektiv på hele institutionens lønomkostninger, dels mere aktivitetsnære opfølgning på konkrete projekter.. Samtidig er modellen relativt simpel at benytte, da der ikke skal udregnes timesatser for medarbejderne. Beskrivelse Modellen fordeler den enkelte medarbejders løn ud på de aktiviteter, som medarbejderen har tidsregistreret på. Dette gøres ved at udregne en individuel timepris (udbetalt løn / tidsregistrering), som ganges med antal registrerede timer på hver aktivitet. Dette gentages for samtlige medarbejdere. Derefter summeres lønnen pr. aktivitet, jf. figuren. Eksempel på beregningslogik Modellen giver endvidere samlet overblik over den udbetalte løn fordelt på for eksempel aktiviteter og fravær. Ulemper Som for modellen fordeling af udbetalt løn på baggrund af vægtning er det en ulempe, at lønomkostningerne ved en aktivitet i indeværende model beregnes ud fra det relative tidsforbrug på aktiviteten. Lønpulje Udbetalt løn til medarbejder : 50.000 Tid (timer) Aktivitet = 20 Aktivitet 2 = 80 Lønomk. (kr.) 50.000 / 00 x 20 = 0.000 50.000 / 00 x 80 = 40.000 I alt pr. aktivitet (kr.) Aktivitet = 30.000 Hvis en medarbejder eksempelvis arbejder 20 timer på aktivitet ud af 00 arbejdede timer vil den beregnede lønomkostning til aktivitet være højere, end hvis samme medarbejder arbejder 20 timer på aktivitet ud af 20 arbejdede timer. Udbetalt løn til medarbejder 2: 60.000 Aktivitet = 40 Aktivitet 2 = 80 60.000 / 20 x 40 = 20.000 60.000 / 20 x 80 = 40.000 Aktivitet 2 = 80.000 9 Løn- og omkostningsfordeling
MODEL 3 MULIG OPSÆTNING OG SYSTEMUNDERSTØTTELSE Systemforudsætninger Det er for anvendelse af Fordeling af udbetalt løn på medarbejderniveau en forudsætning, at ressourcemodulet tages i brug. Det er yderligere en forudsætning, at institutionen anvender et tidsregistreringssystem, og at der er etableret integration mellem tidsregistreringssystemet og Navision Stat. Da kuben baseres på ressourceposter vil der i øvrigt være samme data som ved timesatsmodellen. I kuben kan lønfordelingen ikke sammenholdes med budget eller andre omkostninger eller indtægter, da det kun er ressource(løn)- data som indgår i kuben. Modellen understøtter ikke anvendelse af sagsmodulet i Navision Stat. Med henblik på rapportering kan Det lokale datavarehus (LDV) anvendes. Der er til gengæld ikke andre systemmæssige forudsætninger, da lønfordelingen kan beregnes i ressourcekuben. Beregnet lønfordeling i ressourcekuben Den samlede løn på den enkelte medarbejder i SLS sammentælles for udvalgte rapportløndelsgrupper og for en specificeret periode. Medarbejderen i SLS mappes til en ressource via cpr opsat på ressourcekortet og der beregnes en timepris på ressourcen. Medarbejderens løn divideres med antal bogførte timer på ressourcen (ressourceposter). Der er mulighed for at vælge mellem flere lønperioder fx sidste 2 måneders gennemsnit. Timeprisen ganges på de antal timer der er bogført på dimensionsværdierne, som der er registreret på ressourceposterne. Dimensionsværdierne vil herved blive vist med både antal timer og beløb. 0 Løn- og omkostningsfordeling
LØNFORDELINGSMODELLER OVERBLIK (/2) Lønfordelingsmodel Overordnet logik Timesats x Tid = (aktivitet ) Lønestimat (aktivitet ) Fordeling med timesats Timesats x Tid = (aktivitet 2) Timesats x Tid = (aktivitet n) Lønestimat (aktivitet 2) Lønestimat (aktivitet n) Samlet lønestimat Udbetalt løn = samlet lønestimat + residual 2 Fordeling af udbetalt løn på baggrund af vægtning Lønomkostninger på aktivitet Lønomkostninger på aktivitet 2 Lønomkostninger på aktivitet 3 Vægtning Udbetalt løn på for eksempel standardkonto 8 3 Fordeling af udbetalt løn på medarbejderniveau Samlet løn udbetalt via SLS (OBS! som ikke nødvendigvis er lig standardkonto 8 løn) Andel af samlet tid på aktivitet Andel af samlet tid på aktivitet 2 Andel af samlet tid på aktivitet n Andel af samlet tid på aktivitet Andel af samlet tid på aktivitet n Udbetalt løn til medarbejder Udbetalt løn til medarbejder 2 Løn- og omkostningsfordeling
LØNFORDELINGSMODELLER OVERBLIK (2/2) Lønfordelingsmodel Løn til aktivitet estimeres direkte Summerer til samlet udbetalt løn Muliggør opfølgning på lønsumsloft Kræver præcise timesatser Er simpel Opfølgning på samlet økonomi Fordeling af fravær og ferie Fejlkilde ved få tidsregistreringer Fordeling med timesats Ja, på baggrund af timesatser og den tid, som er registreret på aktiviteten Nej, der vil være en residual fra de estimerede lønomkostninger til den udbetalte løn Nej Ja, modellen kræver præcise timesatser, hvor der anvendes viden om effektiv tid. Ellers vil modellen ramme meget forkert, når lønomkostningerne skal estimeres Nødvendigt med fokus på korrekte timesatser, men logikken er hvis der fokuseres på den enkelte aktivitet for de fleste simpel Ikke i samme LDV kube, da der alene er løn i ressourcekuben. Samlet økonomiopfølgning vil derfor ske i flere kuber Da der anvendes faste timesatser, vil der være stor forskel mellem estimeret og udbetalt løn i perioder med meget fravær/ferie Da lønnen fordeles ud fra timesatser, vil få registrerede timer føre til, at aktiviteterne fremstår billigere, end de reelt er 2 Fordeling af udbetalt løn på baggrund af vægtning Nej, lønnen estimeres relativt. Her som en vægtning af en beregnet løn på aktiviteten Ja, lønnen summerer til den løn, som institutionen samlet set har regnskabsført Ja, fordi modellen tager udgangspunkt i standardkonti Ja, men det er ikke vigtigt, at de afspejler den effektive tid. I stedet kan der anvendes normtimer, hvilket gør beregningen lettere Nødvendigt at udgiftsfordele i Navision Stat. Logikken er dog relativt simpel, hvis der fokuseres på de samlede lønomkostninger Ja, idet samtlige standardkonti er tilgængelige i udgiftsfordelingskuben. Derfor kan modellen også let anvendes til omkostnings fordelinger Fravær og ferie fordeles fladt ud på den faglige tid, da det ikke indgår i fordelingen (den samlede løn fordeles på færre timer) Den samlede løn fordeles efter de registreringer, der faktisk er foretaget 3 Fordeling af udbetalt løn på medarbejderniveau Nej, lønnen estimeres relativt. Her som andelen af den enkelte medarbejders tid, der er arbejdet på aktiviteten Ja, summerer til den løn, der er udbetalt via SLS. Nej, ikke i udgangspunktet, da mange institutioner via SLS udbetaler løn, der ligger på andre konti end standardkonto 8 Ja, men de udregnes automatisk i kuben i LDV Ja, der skal ikke udregnes timesatser. I stedet sker beregningerne i en excelbaseret kube Ikke i samme LDV kube, da der alene er løn i ressourcekuben. Samlet økonomiopfølgning vil derfor ske i flere kuber Fravær og ferie fordeles ud på de faglige timer. Det kan enten ske til de seneste 2 måneder, år-til-dato eller for seneste periode Medarbejdere med få registreringer vil have en meget høj timepris. Hvis nogle slet ikke registrerer, vil deres løn ikke blive fordelt 2 Løn- og omkostningsfordeling
OMKOSTNINGSFORDELING Anbefalet anvendelse Omkostningsfordeling har som formål at belyse sammenhængene mellem eksempelvis kerneopgaver, aktiviteter og ressourcer. Omkostningsfordeling giver dermed et andet fokus på omkostningerne i institutionen end overholdelse af en given ramme og omkostningernes fordeling på artskonti. Omkostningsfordeling anvendes i dag blandt andet i institutioner, som har indtægtsgivende aktiviteter, og hvor de samlede omkostninger på en given aktivitet er en forudsætning for pris- /takstberegning og efterkalkulation mv. Omkostningsfordeling kan imidlertid være relevant for alle og give gevinster i institutioner/områder med ingen eller få indtægtsgivende aktiviteter. Eksempelvis kan omkostningsfordelinger understøtte: den strategiske og faglige styring ved at vise den reelle pris for at igangsætte nye, ændre eller fjerne aktiviteter indenfor en given kerneopgave viden om og eventuelt dokumentation for, hvad kerneopgaver reelt koster Øget gennemsigtighed i de interne økonomiske sammenhænge Det er, for at finde de samlede omkostninger på kerneopgaverne og de aktiviteter som bidrager hertil, nødvendigt at lave en beregning, som flytter fællesomkostningerne institutionens generelle fællesomkostninger og de indirekte omkostninger over på kerneopgaver og aktiviteter. Model for omkostningsfordeling I tilrettelæggelsen af institutionens fordelingsmodel er det afgørende, at der tages stilling til hvilket styringsformål omkostningsfordelingen skal anvendes til, og hvor komplekse de interne økonomiske sammenhænge er. Samtidig kan kerneopgavernes karakter er de eksempelvis driftslignende eller policylignende have betydning for, hvilket niveau i dimensionshierarkiet der skal fordeles til. Ovenstående er afgørende for, hvordan den konkrete omkostningsfordelingsmodel bedst opbygges, herunder for antallet af fordelingspuljer (hvad skal fordeles) og antallet af fordelingsnøgler (hvad driver aktiviteternes træk på en fordelingspulje). På side 5 gennemgås en model for, hvordan omkostningsfordeling kan udføres i firkløversystemerne. Derudover vil relevansen af omkostningsfordelinger generelt øges, desto højere andel fællesomkostningerne udgør af de samlede omkostninger. 3 Løn- og omkostningsfordeling
OPSÆTNING AF EN OMKOSTNINGSFORDELINGSMODEL Fordelingspuljer De omkostninger, som ikke direkte kan fordeles til de udførte faglige aktiviteter, skal håndteres i fordelingspuljer. Det gælder eksempelvis generelle fællesomkostninger og indirekte fællesomkostninger. Antallet af fordelingspuljer vil afhænge af kompleksiteten i den interne økonomi og behovet for præcision. Omkostninger, der registreres i en fordelingspulje, skal fordeles til de faglige aktiviteter. Det er dog vigtigt, at generelle fællesomkostninger ikke bogføres væk fra værdien 9 på FL-formålsdimensionen. For at etablere en systemunderstøttet fordelingsmodel er det afgørende, at fordelingspuljerne defineres direkte/gøres synlige i registreringsrammen frem for at blive opgjort ad hoc. Drivere Hvis omkostningerne for de faglige aktiviteter skal estimeres korrekt, skal fordelingspuljerne udarbejdes, så aktiviteternes træk på omkostningerne i de enkelte puljer har samme driver. For eksempel vil blandt andet antal medarbejdere være en driver for, hvor stor en bygning institutionen skal leje og dermed også for huslejeniveauet. Andre eksempler er antal pc ere som driver for IT-omkostninger mv. Fordelingsnøgler Efter omkostningerne er grupperet i fordelingspuljer, som afspejler driverne, skal fordelingspuljerne fordeles til de udførte aktiviteter. Fordelingen af puljerne sker på baggrund af fordelingsnøgler, som afspejler driverne. Hvis antal medarbejdere er driver for huslejen, kan huslejen ud fra antal årsværk fordeles til fagenheder. Dernæst kan tidsregistrering anvendes til at fordele huslejen videre til aktiviteterne. Tidsregistreringen kan anvendes ud fra en antagelse om, at antal arbejdstimer afspejler aktivitetens volumen. Aktiviteter med stor volumen antages videre at være stor årsag til, at medarbejderne er ansat, og at huslejen skal afholdes. Tidsregistreringen er let at anvende som nøgle, hvis institutionen i forvejen anvender et tidsregistreringssystem (hvilket 3/4 af de statslige institutioner gør). Hvis der er et ønske om få fordelingstrin, kan tidsregistreringen anvendes direkte uden først at fordele til fagenheder. Ofte anvendes en fordelingsnøgle baseret ikke alene på tid, men på lønomkostninger fordelt til aktiviteterne. Det svarer til lønfordelingen og kan derfor let overføres til omkostningsfordelingen, hvis en af de beskrevne lønfordelingsmodeller anvendes. Dette vil samtidig gøre en systemunderstøttet omkostningsfordeling lettere, jf. side 5. Ved at anvende én nøgle for eksempel fordelte lønomkostninger holdes fordelingsmodellen enkel og gennemsigtig. Dette hensyn skal dog vejes op imod behovet for præcision, herunder for at modellen bedst afspejler de underliggende drivere i institutionens økonomi. Det kan altid overvejes om en fordelingsnøgle er retvisende, for eksempel om dyre medarbejdere faktisk trækker mere husleje end billigere (hvis fordelte lønomkostninger anvendes). Her må der anlægges en rimelighedsbetragtning, herunder overvejes om der er andre nøgler som er mere præcise. Især ved fordeling af indirekte fællesomkostninger kan der dog være typer af omkostninger, hvor det bør overvejes om timer/ lønomkostninger er en fornuftig fordelingsnøgle, eller der i stedet skal anvendes en fordelingsnøgle, som baserer sig på en faglig vurdering. 4 Løn- og omkostningsfordeling
OPSÆTNING OG SYSTEMUNDERSTØTTELSE OMKOSTNINGS- FORDELING Systemforudsætninger For at omkostningsfordele i Navision Stat er det nødvendigt at anvende samme funktionalitet som i lønfordelingen - modellen fordeling af udbetalt løn på baggrund af vægtning. Det vil sige, at fordelingen baseres på funktionaliteten Udgiftsfordeling. Det er samtidig en forudsætning, at fordelingspuljerne kan identificeres ved dimensionsværdier i regnskabet, og at de er bogført i finansmodulet i Navision Stat både løn og øvrige udgifter. Bogføring af fordelingspuljer Fordelingspuljerne skal bogføres i finansmodulet. For lønudgifter kan dette enten ske ved, at medarbejdere opsættes med en forventet fordeling i SLS (lønudgiften bogføres i forbindelse med den normale lønbogføring i Navision Stat), eller lønfordelingen bogføres fra en udgiftsfordeling se lønfordelingsmodellen fordeling af udbetalt løn på baggrund af vægtning. Fordelingsnøgler Fordelingsnøglerne dannes af den relative fordeling af kostbeløb på dimensionsværdier indenfor en dimension. Der vælges en fordelingsnøgle, som afspejler driveren, jf. side 4. Hvis der ønskes forbrug/løn som fordelingsnøgle, anvendes de samme ressourceposter som til lønfordeling. Hvis der ønskes andre typer af fordelingsnøgler, skal der i stedet bogføres ressourceposter, som afspejler den ønskede fordeling. Markering af omkostningspuljer i dimensioner De dimensionsværdier, hvorpå fordelingspuljerne er bogført skal i dimensionsopsætningen markeres som udelad. Dermed vil puljerne ikke blive belastes af fordelte beløb fra andre fordelingspuljer. 5 Løn- og omkostningsfordeling I stedet fordeles beløb posteret på en fordelingspulje til de andre dimensionsværdier i dimensionen/dimensionerne, det vil sige til værdierne med de faglige aktiviteter. Opsætning af udgiftsfordelingskort Der opsættes mindst ét udgiftsfordelingskort for generelle fællesomkostninger og ét kort for indirekte omkostninger under kerneopgaverne. På kortene defineres det, hvilke dimensioner der skal indgå i fordelingen (Fl-formål, aktivitet mv.). På udgiftsfordelingskortet til fordeling af Fl-formål opsættes der et finansdimensionsfilter, så det kun er fordelingspuljen til generelle fællesomkostninger, der udsøges til fordeling. På udgiftsfordelingskortet til indirekte omkostninger følges samme logik. Samtidig skal der for indirekte omkostninger laves en opsætning, så der ikke sker fordelinger på tværs af kerneopgaver i Fl-formålsdimensionen. Herved ændrer indirekte omkostninger ikke på fordelingen mellem kerneopgaver (Fl-formål fastholdes). Hvis der er valgt en model, hvor der inden for hver kerneopgave er fordelingspuljer med forskellige fordelingsnøgler, bliver det mere komplekst. Her vil der skulle opsættes flere udgiftsfordelingskort eventuelt kombineret med en dedikeret dimension til at definere puljerne og de aktiviteter, der skal belastes. Kørsel af fordelingerne sker som i modellen Fordeling af udbetalt løn på baggrund af vægtning. Rapportering i LDV Udgiftsfordelingskort til omkostningsfordelinger indgår i kuben Udgiftsfordeling (ligesom kort til lønfordeling). Data i kuben kan anvendes til at vise de forskellige fordelingsniveauer (ufordelt, med fordeling af generelle fællesomkostninger og fuldt fordelt). Dette gøres ved at vælge de enkelte udgiftsfordelingskort.
ORDLISTE Direkte øvrige omkostninger Øvrige driftsomkostninger (dvs. ikke løn), som kan knyttes direkte til de udførte faglige aktiviteter. Direkte løn Lønomkostninger, som kan knyttes direkte til de udførte faglige aktiviteter. Indirekte omkostninger Løn-, øvrige driftsomkostninger og indtægter, som kan knyttes direkte til én kerneopgave, men som ikke kan knyttes direkte til en faglig aktivitet. Generelle fællesomkostninger Løn-, øvrige driftsomkostninger og indtægter, som falder inden for Moderniseringsstyrelsens definition af generelle fællesomkostninger. Fordelingspuljer De omkostninger, som ikke direkte kan fordeles til de udførte faglige aktiviteter, skal håndteres i fordelingspuljer. Det gælder eksempelvis generelle fællesomkostninger og indirekte fællesomkostninger. Driver En driver er en faktor, som har afgørende betydning for aktiviteternes træk på en omkostningspulje. Eksempelvis er antal medarbejdere en driver for huslejeomkostningerne, idet huslejen afhænger af bygningens størrelse, som afhænger af antal medarbejdere. Fordelingsnøgle En fordelingsnøgle anvendes til at fordele en omkostningspulje ud på de faglige aktiviteter. Fordelingsnøglerne skal afspejle de underliggende drivere, så fordelingen af omkostninger fra en omkostningspulje til de faglige aktiviteter i videst mulig udstrækning afspejler aktiviteternes træk fordelingspuljen. Aktiviteter Aktiviteter anvendes bredt som term for den faglige opgavevaretagelse. Det vil sige eksempelvis ydelser og delleverancer mv. Faglige aktiviteter Faglige aktiviteter anvendes som term for de aktiviteter, som ligger under institutionens kerneopgaver. Betegnelsen anvendes dermed ikke for aktiviteter, der ligger under generelle fællesomkostninger. 6 Løn- og omkostningsfordeling
Juni 203 modst.dk