Danske Malermestre Værd at vide om... Personalehåndbog i malerfaget
Personalehåndbog i Malerfaget Af Heinrich Søndengaard Nielsen 4. udgave, 1. oplag Danske Malermestre 2012 Teksterne må kun kopieres og eftergøres af medlemmer af Danske Malermestre 2
Personalehåndbog i Malerfaget Forord En personalehåndbog kan være et nyttigt værktøj i enhver virksomhed. Med personalehåndbogen sikrer du dig, at alle medarbejdere er orienteret om, hvilke retningslinjer, der gælder i din virksomhed for arbejdstider, sygdom, opførsel over for kunder m.v. Håndbogen kan ikke beskrive alle konkrete retningslinjer, som arbejdsgiveren ønsker i lige netop sin virksomhed, men den kan give en rettesnor eller nærmere tjene som inspiration for arbejdet med at udvikle en personalepolitik i netop din virksomhed. Når arbejdsgiveren har besluttet sig for personalepolitikken, skal han selvfølgelig sikre sig, at medarbejderne bliver gjort bekendt med den. Både medarbejdere, der allerede er ansat, samt alle nye medarbejdere. Det er vigtigt, at du nøje gennemgår personalehåndbogen med medarbejderne, samt at du i tilblivelsesfasen diskuterer indholdet med dine medarbejdere. Ved at opnå medarbejdernes accept og forståelse af indholdet i personalehåndbogen, sikrer du dig, at den respekteres fremover. Personalepolitikken efterleves i dagligdagen. Det er vigtigt, at personalepolitikken løbende håndhæves og ikke kun hentes frem af skabet til festlige lejligheder. Endelig skal personalepolitikken løbende opdateres, således at personalepolitikken hele tiden afspejler virksomhedens politik i omgangen med medarbejderne. 3
Indholdsfortegnelse Forord... 3 Afsnit 1 Hvordan udvikles og gennemføres personalepolitikken?... 5 Afsnit 2 - Introduktion til virksomheden... 5 Indledning... 5 Lidt om virksomheden... 6 Virksomhedens ide og målsætning... 6 Virksomhedens kundegrundlag... 6 Forventninger til medarbejderne... 7 Afsnit 3 - Arbejdsforhold... 7 Ansættelse... 7 Arbejdstøj... 7 Arbejdstid... 8 Arbejdsophør... 8 Løn... 9 Ugesedler... 9 Materialebestilling... 9 Graviditet... 10 Arbejdsmiljøet... 10 Alkoholpolitik... 10 Ferie... 11 Værktøj og nøgler m.m... 11 Firmabil... 12 Mobiltelefon... 12 Rygning... 12 Elever... 12 Uddannelse... 12 Afsnit 4 Arbejdsmiljø og sikkerhedsudstyr... 13 Møder i arbejdsmiljøorganisationen... 13 Sikkerhedsudstyr... 13 Klubformand... 14 Afsnit 5 Generelle oplysninger... 14 Diverse... 14 4
Afsnit 1 Hvordan udvikles og gennemføres personalepolitikken? Virksomhedens personalepolitik udtrykker de overordnede retningslinjer, som ledelsen fastlægger som udgangspunkt for virksomhedens holdning. Personalepolitikken er samtidig en bevidst stillingtagen til, hvilke værdier virksomheden ønsker at stå for. En fair og forståelig personalepolitik skaber trygge og klare retningslinjer for medarbejderne. Første skridt i udviklingen af en personalepolitik bør være, at virksomhedsejeren sætter sig ned og overvejer hvad, der er vigtigt for ham og hvilke delelementer personalepolitikken skal indeholde. Herefter drøftes personalepolitikken med medarbejderne og medarbejdernes bemærkninger indarbejdes i rimeligt omfang i personalepolitikken. Den endelige personalepolitik udleveres til samtlige medarbejdere og ved nyansættelser skal medarbejderne skrive under på, at virksomhedens personalepolitik er udleveret sammen med ansættelseskontrakt. Danske Malermestres standardansættelseskontrakt for malere indeholder et afkrydsningsfelt om personalepolitik (side 2). Du kan hente ansættelseskontrakten ved at trykke her. Du skal betragte en personalepolitik som et dokument, der løbende skal vedligeholdes. Ikke nødvendigvis hvert år. Men fra tid til anden bør du selv læse personalepolitikken igennem for at se, om den fortsat afspejler dine behov. Endelig skal personalepolitikken efterleves og i den forbindelse bør du som virksomhedsejer gå forrest. Konstaterer du, at medarbejderne ikke overholder personalepolitikken, skal du skride til handling. Ellers mister personalepolitikken værdi både som ledelsesredskab men også i forbindelse med sanktionering af overtrædelser. Afsnit 2 - Introduktion til virksomheden Indledning Begynd med at byde den nye medarbejder velkommen i virksomheden og beskriv herunder, hvem hun/han kan henvende sig til, hvis der er spørgsmål i forbindelse med ansættelsen og arbejdet generelt. 5
Jeg vil gerne byde dig velkommen som medarbejder i virksomheden. Jeg vil bede dig læse denne håndbog igennem, da den indeholder en række praktiske oplysninger, som du vil få brug for i din hverdag. Jeg ser frem til et godt og konstruktivt samarbejde til gavn for begge parter og ikke mindst til gavn for malerfaget og vore kunder. Er der spørgsmål vedrørende dit ansættelsesforhold, kan du altid henvende dig til NN. Virksomhedens forretningsadresse er NN malervirksomhed, telefonnummer, mobilnumre og mailadresse. Lidt om virksomheden Beskriv kort virksomhedens historie. Hvem startede virksomheden, hvor begyndte det, hvor mange er i dag ansat i virksomheden. Virksomheden startede af XX i XXXX. Virksomheden er i dag et A/S, som ejes af XX, som også sidder i bestyrelsen. Den daglige ledelse består af følgende personer Virksomheden beskæftiger ca. XX medarbejdere fordelt mellem ledelse, administration, svende, elever osv. Virksomhedens ide og målsætning Forklar om idegrundlaget, og hvorfor er det netop det, der er ideen. Har virksomheden sat sig nogle mål - både på kort og lang sigt. Er nogle delmål allerede opnået. Er der nogle maleteknikker som virksomheden er særlig god til eller er der områder, virksomheden vil satse på. Sørg for at afsnittet er realistisk og målbart. Virksomhedens idegrundlag er at servicere virksomheder og private kunder som efterspørger specielle maleteknikker. Målet er at blive den førende virksomhed inden for dette område. Virksomhedens kundegrundlag Beskriv kort virksomhedens kundegrundlag - ikke alene de gamle kunder, men også de kunder, som virksomheden forventer at kunne få i fremtiden eller hvilken kundegruppe, det er målet at få. Virksomheden har gennem tiderne altid haft en solid kundekreds, og der lægges stor vægt på høj arbejdskvalitet og service. Vi magter mange spændende og krævende opgaver og har igennem tiderne udført malearbejde for følgende kunder 6
Forventninger til medarbejderne Fortæl hvordan virksomheden forventer, at medarbejderne opfører sig indadtil over for de øvrige medarbejdere, men også, hvordan man forventer, at medarbejderen opfører sig over for virksomhedens kunder. Du er nu med i et team af dygtige medarbejdere, som har stor erfaring med kvalitetsmalearbejde. Dette teams samarbejde sikrer, at kunderne får udført et helt perfekt stykke malearbejde. Vore kunder ved, at de kan have tillid til virksomheden og medarbejderne, og at arbejdet er i de bedste hænder hos os. Vi er sikker på, at du vil hjælpe os med at leve op til dette. Husk, at over for kunden er du den professionelle fagmand, der på bedst mulig måde kan vejlede kunden om arbejdets udførelse og kvalitet. Afsnit 3 - Arbejdsforhold Ansættelse Beskriv hvordan ansættelsesproceduren er i virksomheden. Det kan være nyttigt at beskrive medarbejderens forpligtelser i forbindelse med adresseændring mm. Danske Malermestre har lavet pjecen Min første medarbejder - som indeholder en række nyttige oplysninger om ansættelse og særligt ansættelse af den første medarbejder. Du kan læse pjecen ved at trykke her. Danske Malermestre har herudover lavet en række ansættelsesretlige blanketter, herunder ansættelsesblanket, som alle kan findes på Danske Malermestres hjemmeside. Du kan finde ansættelsesblanketten til malersvende ved at trykke her. Ved ansættelse udfærdiges et ansættelsesbevis i to eksemplarer, der skal udfyldes og underskrives af både virksomheden og medarbejderen. Det er af afgørende betydning, at virksomheden har mulighed for at kunne kontakte sine medarbejdere. Du skal derfor meddele virksomheden adresseændring, ligesom du bedes meddelelse virksomheden hvis du ændre telefonnummer. Arbejdstøj Mange virksomheder har forventninger til, hvordan medarbejderen ser ud på arbejdspladsen eller udleverer arbejdstøj til sine medarbejdere, enten lige når de bliver ansat eller efter et stykke tid. 7
Overvej desuden om der er situationer, hvor det ikke tjener virksomhedens interesser, hvis medarbejderen optræder i arbejdstøj med virksomhedens navn påtrykt. Og beskriv i den sammenhæng, hvornår firmaets arbejdstøj må bruges og hvornår det ikke må bruges. Alle medarbejdere, der har været ansat i mere end 3 måneder, kan mod betaling af kr. xx få udleveret et par arbejdsbukser, arbejdsjakke, T-shirts. eller: Det forventes, at du møder i rent og præsentabelt arbejdstøj. Husk at du er virksomhedens repræsentant over for kunderne. Arbejdstid Overenskomsten beskriver en række forslag og krav til arbejdstider. Det skal beskrives hvornår arbejdstiden starter og slutter, ligesom pauserne bør beskrives i personalepolitikken. Endelig bør det præciseres, om pauserne er betalt af medarbejderne eller virksomheden. Arbejdstider Mandag torsdag fra kl. 07.00 15.00 Fredag kl. 07.00 14.00 Der holdes frokostpause fra kl. 11.30 12.00. Medarbejderne betaler selv frokostpausen. Det er af flere grunde vigtigt - at arbejdstiderne overholdes. Hvis en medarbejder helt undtagelsesvist har behov for at møde senere eller gå før normal arbejdstids ophør skal dette altid ske efter forudgående aftale med NN. Arbejdsophør Hvordan skal medarbejderen forholde sig i forbindelse med arbejdsophør i virksomheden? Hvornår skal arbejdstøj, værktøj, mobiltelefon senest være virksomheden i hænde? Det kan være ganske nyttigt at medarbejderen ved udlevering af værktøj m.m. kvitterer for modtagelsen af værktøj m.m. Ved arbejdsophør skal du aflevere det af virksomheden udleverede arbejdstøj (dog ikke hvis medarbejderen har købt det), værktøj, nøgler m.m. tilbage til virksomheden. 8
Løn Beskriv lidt om lønudbetalingen. For eksempel hvornår lønnen udbetales og hvilke forpligtelser medarbejderen har i forbindelse med skift af pengeinstitut. Vær opmærksom på, at overenskomsten opererer med 14 dages løn og månedsvis afregning, jf. overenskomsten 9. I virksomheden udbetales lønnen som 14 dages løn. En lønperiode slutter altid en søndag ved arbejdets ophør og udbetaling af lønnen finder altid sted den førstkommende torsdag efter lønperiodens afslutning. Du bør løbende kontrollere dine lønsedler. I tilfælde af uoverensstemmelse bedes du kontakte virksomheden. Hvis du skifter pengeinstitut og dermed kontonummer skal du meddele dette til virksomheden. Ugesedler Afsnittet bør indeholde en beskrivelse af, hvornår ugesedlerne skal afleveres og hvad ugesedlerne skal indeholde. Det er en forudsætning for at få udbetalt korrekt løn, at ugesedler / 14 dages sedler er udfyldt korrekt med angivelse af arbejdspladsnummer, adresse, timer m.m. Ud over at danne grundlag for korrekt lønudbetaling bruges ugesedlerne også til sagsstyring og viderefakturering. Andre lønandele end løn skal også af denne grund derfor også løbende påføres ugesedlen / 14 dages sedlen. Ugesedlen / 14 dages sedlen skal afleveres til virksomheden senest mandag formiddag kl. 10.00 efter lønperiodens afslutning. Sygdom Danske Malermestre har lavet pjecen - Sygdom i malerfaget - som nærmere beskriver reglerne i forbindelse med sygdom, ligesom pjecen indeholder en række anbefalinger til formulering af personalepolitik på området. Du kan læse pjecen ved at trykke her. Materialebestilling Er der i virksomheden særlige regler for bestilling af materialer og udbringning, bør dette beskrives. 9
Bestilling af materialer skal ske inden kl.12.00, hvis de skal være på arbejdspladsen næste dag. Du kan ringe direkte til NN på tlf. Husk at få det hele med første gang. Hvis I er flere på samme arbejdsplads, så lav en samlet bestilling. Tænk også fremad når du bestiller materialer, og bestil materialer i god tid. Så undgår du irriterende ventetid. Graviditet Danske Malermestre har lavet pjecen Gravid i malerfaget - som nærmere beskriver reglerne i forbindelse med graviditet, ligesom pjecen indeholder en række anbefalinger til formulering af personalepolitik på området. Du kan læse pjecen ved at trykke her. Arbejdsmiljøet Beskriv lidt om virksomhedens arbejdsmiljøpolitik, hvilke materialer der anvendes, eller hvorfor de ikke anvendes, og såfremt der er særlige regler for affaldshåndtering i virksomheden beskrives dette. Endelig bør arbejdsmiljøorganisationen beskrives i personalepolitikken. De produkter, vi bruger i virksomheden, er altid de mindst sundhedsfarlige produkter. Vi har i samarbejde med de ansatte / arbejdsmiljørepræsentanten udarbejdet APV for arbejdspladserne. Ligeledes er datablade/brugsanvisninger på de produkter vi arbejder med tilgængelige for alle medarbejdere. Det affald, som naturligt fremkommer ved arbejdsprocessen, skal opsamles i plastsække, som udleveres af virksomheden, eller henlægges i de på byggepladsen opstillede containere. Alkoholpolitik Må der drikkes alkohol i arbejdstiden? Er der kunder, hvor der er særlige restriktioner vedrørende alkohol? Beskriv også hvornår det er tilladt at drikke alkohol (fødselsdage, julefrokost m.m.). Vær opmærksom på at når der indføres en alkoholpolitik i virksomheden, gælder det alle ansatte også arbejdsgiveren selv. Indtagelse af alkohol i arbejdstiden er ikke foreneligt med ansættelse i virksomheden. Det er ligeledes ikke foreneligt med et ansættelsesforhold i virksomheden at møde beruset op på arbejde eller i øvrigt lugte af alkohol. 10
Dette gælder tilsvarende euforiserende stoffer. Overtrædelse af dette forbud vil medføre bortvisning. Ferie Er der særlige aftaler i forbindelse med ferie eller ferielukning i virksomheden, det være sig mellem jul og nytår, eller ønsker virksomheden at holde lukket på særlige dage, f.eks. Grundlovsdag, fredagen efter St. Bededag osv. kan det beskrives her. Virksomheden skal dog være opmærksom på de varslingsregler, der er gældende ifølge Ferieloven. Virksomheden holder kollektivt lukket mellem jul og nytår. Endvidere holdes der lukket Grundlovsdag. Du skal derfor sikre dig, at du har det tilstrækkelige antal feriedage til rådighed ved din ferietilrettelæggelse. Ferie skal i øvrigt meddeles virksomheden senest 30 dage før, du skal holde den, så virksomheden kan tilrettelægge arbejdet på den mest hensigtsmæssige måde. Fridage skal meddeles senest 7 dage før. For så vidt angår afholdelse af sommerferie skal du senest 1. april indlevere ferieønsker, hvorefter virksomheden vil udarbejde ferieplan, der i videst muligt omfang tager højde for medarbejdernes behov. Værktøj og nøgler m.m. Hvilke regler gælder for værktøj m.m. og hvilket ansvar har medarbejderne for det udleverede. En værktøjskasse med almindeligt håndværktøj bliver udleveret ved ansættelsen (du skal kvittere for modtagelsen af værktøjet). Det udleverede værktøj er dit personlige værktøj, som skal afleveres igen, hvis du holder op i virksomheden. Slidt værktøj kan du få erstattet med nyt, enten ved henvendelse til XX eller YY. Værktøj ud over det personlige værktøj kan rekvireres hos XX. Det skal tilbageleveres umiddelbart efter brug. Husk at aflevere værktøjet i den stand, som du selv gerne vil modtage det i. Nøgler skal opbevares på betryggende måde og må ikke udleveres til personer, der ikke er ansat i virksomheden. 11
Firmabil Har virksomheden firmabiler beskrives det i hvilket omfang, disse må benyttes og konsekvensen af at benytte firmabilen til privat brug. Vores firmabiler må kun anvendes til arbejdsmæssig befordring af personale eller materialer. Ifølge skattemyndighederne må firmabiler ikke bruges til privat brug. Såfremt medarbejderen alligevel gør dette, vil medarbejderen blive skattepligtig i henhold til skattelovgivningen. Mobiltelefon Beskriv i hvilket omfang mobiltelefoner må benyttes i arbejdstiden. Visse medarbejdere vil have mulighed for at få udleveret mobiltelefon af virksomheden. Disse telefoner må som hovedregel kun anvendes i arbejdets medfør. Den daglige arbejdstid er effektiv. Det betyder, at private mobiltelefoner ikke må bruges i arbejdstiden. Dette gælder både i form af telefonsamtaler og SMS/MMS. Dette gælder dog ikke korte beskeder. Rygning Rygepolitikken skal indeholde oplysninger om, hvor der må ryges og/eller om der i det hele taget må ryges. For at undgå, at vores medarbejdere mod deres vilje udsættes for passiv rygning samt af hensyn til kundernes ønsker er rygning på virksomhedens arbejdspladser ikke tilladt. Rygning skal derfor foregå udenfor arbejdspladserne og kun i pauserne. Overtrædelse af reglerne om rygning vil medføre advarsel og i gentagelsestilfælde opsigelse. I særlige tilfælde vil overtrædelse af rygepolitikken medføre bortvisning. Elever Danske Malermestre har lavet pjecen Elevhåndbogen som nærmere beskriver reglerne i forbindelse med elever. Du kan læse pjecen ved at trykke her. Uddannelse Beskriv kort virksomhedens tilgang til efteruddannelse. 12
Såvel virksomhed som medarbejderne har interesse i, at medarbejderne løbende gennemfører relevant efteruddannelse. Du er velkommen til at kontakte virksomheden, hvis du ønsker efteruddannelse. Afsnit 4 Arbejdsmiljø og sikkerhedsudstyr Her oplyses om, hvem der er valgt som arbejdsmiljørepræsentant i virksomheden, og hvem der indgår i virksomhedens arbejdsmiljøorganisation. Der er i virksomheden valgt en arbejdsmiljørepræsentant. Har du spørgsmål om sikkerhed, skal du rette henvendelse til en af nedenstående repræsentanter. For at undgå misforståelser i forbindelse med sikkerhedsarbejdet, skal du altid kontakte virksomheden først, hvis der er et sikkerhedsproblem på en arbejdsplads. Arbejdsmiljørepræsentant: XX Adresse Tlf. Mobiltlf. Arbejdsmiljørepræsentanten indgår i virksomhedens arbejdsmiljøgruppe sammen med XX Adresse Tlf. Mobiltlf. Møder i arbejdsmiljøorganisationen Hvor tit holdes der møde i arbejdsmiljøorganisationen, hvem og hvordan formidler man beslutninger ud til virksomhedens medarbejdere. Sikkerhedsgruppen holder møde en gang i kvartalet, hvor alle spørgsmål om arbejdsmiljø og sikkerhed kan behandles. Har du nogle ideer til forbedring af arbejdsmiljøet, er du velkommen til at kontakte arbejdsmiljøorganisationens medlemmer. Sikkerhedsudstyr Har virksomheden udleveret sikkerhedsudstyr til medarbejderen, vil det være naturligt at beskrive, hvordan medarbejderen skal forholde sig, og hvilke konsekvenser det kan få ikke at bruge sikkerhedsudstyret. 13
Det sikkerhedsudstyr, du har fået udleveret, er personligt udstyr (så længe du er ansat i virksomheden), og du er pligtig til at bruge dette sikkerhedsudstyr i det omfang, arbejdsopgaven kræver brug af sikkerhedsudstyr. Det er endvidere din opgave at sørge for, at udstyret altid er intakt. Skulle der mangle noget, eller er der noget, der går i stykker, skal du øjeblikkeligt rekvirere noget nyt i virksomheden ved at henvende dig til XX. Overtrædelse af sikkerhedsreglerne eller manglende brug af sikkerhedsudstyret, vil efter omstændighederne kunne medføre bortvisning fra virksomheden. Klubformand Hvis medarbejderne har valgt en klubformand og om der i givet fald er nogle klubregler, der skal informeres om. Værkstedsklubben består af følgende personer: Klubformand XX Kasserer XX Afsnit 5 Generelle oplysninger Her kan nævnes nøglepersoners adresser m.m., eller der kan indgå en liste over virksomhedens medarbejdere. Diverse Har virksomheden særlige forsikringsordninger, rabatordninger kan dette beskrives. Der bør endvidere beskrives i hvilket omfang medarbejderne kan købe materialer gennem firmaet, herunder hvordan privatkøb modregnes i fremtidige lønudbetalinger, ligesom medarbejderen ved privatkøb giver samtykke til modregning i SH-godtgørelse og eventuelt feriepenge. Der er adgang til køb af materialer til privat brug på virksomhedens konto hos NN. Privatkøb skal altid godkendes af virksomheden. Betaling af privatkøb gennemføres i de efterfølgende lønudbetalinger. I det omfang medarbejderen fratræder, vil privatkøb blive modregnet i SHgodtgørelsen og feriepengene, hvilket medarbejderen med sit privatkøb samtidig giver samtykke til. 14