Sagen og som bilag til dagsordenspunktet om godkendelse af rsregnskaber

Notat Forvaltning: Dato: 6. december 2010 Dokumentnr.: Miljł & Teknik 10/007578-2 Afsender: Mona Andersen Vedrłrende: notat over forhold der indstilles p talt ved at boligorganisationernes rsregnskaber for 2008 og 2009 og 2007/2008 og 2008/2009 tages til efterretning Notat sendes/sendt til: Sagen og som bilag til dagsordenspunktet om godkendelse af rsregnskaber Forvaltningen har słgt ekstern bistand til gennemgangen af de 2 regnskabs r for kommunens almene boligforeninger ved BDO Kommunernes Revision. Gennemgangen har resulteret i et 60 siders langt notat, hvor BDO fremdrager forskellige forhold i organisationernes og afdelingerne regnskaber. Revisionsfirmaets notat har dokument nr. 10/007578-4. De p pegede forhold kan inddeles i forskellige emner: 1) Kapitalindskudslejligheder 2) Forvaltningsrevision 3) Reglerne omkring dispositionsfonden anvendelse heraf og hens ttelse hertil 4) Finansiering underfinansiering, l n fra organisationen, eller byggel n 5) Anvendelse af overskud 6) Afvikling af underskud 7) Hens ttelser planlagt vedligeholdelse, istands ttelse ved fraflytning, tab ved fraflytning 8) Budgettering Herunder gennemg s enkeltvis og med en afslutningsvis opremsning af hvilke krav, der błr stille til boligforeningerne inden for det aktuelle emne. 1) Kapitalindskudslejligheder I perioden 1946-1967 ydede kommunen nogle lovm ssige kapitaltilskud til opfłrelse af lejligheder til mindrebemidlede. Tilskuddet medfłrte en meget reduceret leje, og man havde en indkomstgr nse for, hvorn r man kunne f en s dan lejlighed tildelt. Hvis lejerens indkomst steg eller lejligheden blev fraflyttet og genudlejet skulle lejeren betale indskud og leje til boligorganisationen, som om der ikke var ydet offentligt kapitalindskud. Afdelingens indt gt ved dette nye indbetalte indskud skulle overfłres til kommunen. Da det er en gammel ordning, og da der kun kan v re tale om meget f lejligheder, der stadig opfylder reglerne herom, skulle alle senere betalte indskud gerne v re afregnet til kommunen. I en del af boligorganisationerne er der dog konstateret forskel p stłrrelsen af kontoen for indbetalte tilskud fra kommunen og kontoen for de senere betalte indskud, der skulle v re betalt til kommunen. For de 7 organisationer, hvor dette er tilf ldet er der tale om en samlet difference p 3,3 mio. kr. 1

Dette belłb kan v re et tilgodehavende kommunen har i boligorganisationernes afdelinger. Der er dog stor usikkerhed herom, da der ogs kan v re tale om, at differencen skyldes bogfłringsfejl. - boligorganisationen godtgłr, at der er sket korrekt afregning til kommunen via disoistionsfonden vedrłrende kapitalindskudlejlighederne. 2) Forvaltningsrevision Alle boligorganisationerne p n r Lejerbo mangler i rsregnskabsafl ggelsen bestyrelsens rapportering om m l og opn ede resultater p baggrund af den gennemfłrte obligatoriske forvaltningsrevision. Dette g lder b de vedrłrende selve organisationerne som afdelingerne. Reglerne om forvaltningsrevision har v ret g ldende siden 1. oktober 1999. Herudover er der en af boligorganisationernes revisionsp tegninger, der mangler revisors erkl forhold til den udfłrte forvaltningsrevision. ring i I en boligorganisation er der konstateret og korrigeret bogfłringsm ssige fejl, der efter boligorganisationens side skyldes udskiftning i bogholderi-personalet. Her anbefaler boligorganisationens revisor, at der fremover foretages afstemning og kontroller af alle likvide beholdninger, debitorer og tilgodehavender, opfłlges p forsikringssager og foretages lłbende budgetkontrol. En boligorganisation har anfłrt Randers kommune som tilsynsfłrende kommune for 3 af organisationens afdelinger, selv om de ikke ligger i Randers Kommune. - boligorganisationen foranlediger, at revisor fremadrettet anvender en korrekt revisionsp tegning, der indeholder s rskilt erkl ring vedrłrende den udfłrte forvaltningsrevision. Ifłlge de g ldende regler skal revisor udtrykke en erkl ring i forhold til den udfłrte forvaltningsrevision. - der i overensstemmelse med revisionens anbefaling fremover foretages fłlgende dokumenterede kontroller og afstemninger af alle likvide beholdninger og debitorer og tilgodehavender, fłlger op p forsikringssager og generelt foretager lłbende budgetkontrol, - boligorganisationen giver en redegłrelse for, hvorfor tre afdelinger beliggende i Favrskov Kommune har anfłrt Randers kommune som tilsynsfłrende kommune, n r deres beliggenhed ikke er i Randers Kommune. 3) Reglerne om dispositionsfond Boligorganisationerne skal have en dispositionsfond, der bl.a. ved bidrag fra afdelingerne skal have en stłrrelse p 4.179 kr. pr. lejem lsenhed. Er dispositionsfonden mindre end dette, skal bidrag opkr ves. Er dispositionsfonden stłrre end dette ophłrer opkr vningen af bidrag. Hvad dispositionsfondens midler kan anvendes til og hvad de ikke kan anvendes til reguleres af driftsbekendtgłrelsens 41. Ved gennemgangen af regnskaberne er det konstateret, at 2 boligorganisationer ikke overholder reglerne om, at tab ved lejeledighed skal d kkes af boligorganisationens dispositionsfond, der tr dte i kraft 1. januar 2007, driftsbekendtgłrelsens 41, stk. 1. Der er boligorganisationer, der enten har for f midler pr. lejem lsenhed i deres dispositionsfond eller for store midler pr. lejem lsenhed i forhold til reglerne herfor. 2

En boligorganisation har reserveret midler fra dispositionsfonden til opkłb af en administrationsbygning, hvilket dispositionsfondens midler ikke kan anvendes til ifłlge driftsbekendtgłrelsens 41, stk. 6. Der er 2 boligorganisationer, hvor revisor ikke udtaler sig i forhold til, om anvendelsen af dispositionsfondens midler er i overensstemmelse med reglerne herfor, og 1 organisation, hvor revisor ikke udtaler sig i forhold til, om henl ggelserne til dispositionsfonden er i overensstemmelse med reglerne herfor. - boligorganisationen fremadrettet efterlever reglerne om anvendelse af dispositionsfonden til d kning af tab ved lejeledighed I henhold til driftsbekendtgłrelsen, - at boligorganisationen tager revisors bem rkninger vedrłrende minimumsgr nsen for dispositionsfonden til efterretning, - boligorganisationen er opm rksom p reglerne for det indeksregulerede maksimum for dispositionsfondens midler. Dispositionsfonden skal for 2009 udgłre maksimalt udgłre kr. 4.090 pr. lejem lsenhed. Der m s ledes ikke fortsat budgetteres med indbetalinger til dispositionsfonden, - at boligorganisation f r korrigeret deres opgłrelse af dispositionsfonden, s ledes det ikke fremg r i regnskabet, at der er reserveret midler til kłb af en administrationsbygning, - revisor fremadrettet anfłrer, hvorvidt reglerne for henl ggelser til og anvendelse af midlerne i dispositionsfonden er sket efter g ldende regler, jfr. driftsbekendtgłrelsens 38-42 (fra 1/1 2010 40-44). 4) Finansiering herunder underfinansiering Nogle boligorganisationer finansierer forbedringsarbejder i afdelingerne via boligorganisationens likvider. Dermed belastes organisationens f lles kapitalforvaltning og afdelingen ved en mellemregning med boligorganisationen. Ekstern finansiering błr etableres, da organisationen błr sikre sig flere likvide midler, og s g lden ikke fremst r som kortfristet g ld i afdelingen, i hvilket tilf lde afdelingen fremst r som insolvent. 4 boligorganisationer ser ikke ud til at fłlge reglerne for afvikling af underfinansiering af henholdsvis ejendommes anskaffelsessum og driften i driftsbekendtgłrelsens 66. 1 boligorganisationer har ifłlge deres regnskab f et overfinansieret en ejendoms anskaffelsessum, og 1 boligorganisationen ser herudover ikke ud til at have fulgt reglerne for overfinansiering. 1 boligorganisation ser ud til at have udl nt midler til en afdeling, der har en underskudssaldo, der overstiger 1 m neds samlet boligafgift uden at have f et kommunens godkendelse hertil efter reglerne. - der optages ekstern finansiering til finansiering af forbedringsarbejder, s ledes at det likvide beredskab (f lles kapitalforvaltning) kan forst rkes via kassekreditten, - boligorganisationen fłlger konteringsvejledningen mht. finansiering af forbedringsarbejder. Samt oplyser om evt. underfinansiering af forbedringsarbejder, herunder oplyser om igangv rende arbejder samt forventet afslutning af de igangv rende forbedringsarbejder samt forventet l neoptagelse, - der gives en redegłrelse for, at der i 2009 er igangsat et stłrre forbedringsarbejde vedrłrende udskiftning af vinduer, hvor finansieringen hertil er konteret under konto 418 g ld til boligorganisationen. Ifłlge note 12 foreligger der en underfinansiering p kr. 1.033.831 pr. 31/12 2009 p dette forbedringsarbejde. Der er midlertidig finansieret af afdelingens egen 3

midler. Endelig finansiering iv rks ttes n r der foreligger godkendt byggeregnskab. Der er s ledes umiddelbart tale om en midlertidig belastning af den kortfristede g ld der burde have v ret konteret under konto 413. Boligorganisationen har ikke afgivet nogen redegłrelse for den supplerende oplysning vedrłrende negativ mellemregning med boligorganisationen i deres rsberetning 2009. Afdelingen ser derved reelt ud til at v re insolvent, - at der foretages regulering af overfinansiering af ejendommens anskaffelsessum i overensstemmelse med g ldende regler, - at boligorganisationen overholder g ldende regler for behandling af overfinansiering, - at det sikres at der fremover sker budgetm ssig afvikling af underfinansiering i overensstemmelse med g ldende regler, - at boligorganisationen efterlever reglerne vedrłrende underfinansiering, - at boligorganisationen efterlever reglerne for kommunalbestyrelsens godkendelse af udl n af midler til afdelingen der har en underskudssaldo, der er stłrre en 1 m neds samlet boligafgift. 5) Anvendelse af overskud Flere boligorganisationer anvender overskud i afdelingerne til ekstraordin re henl ggelser, selv om der er underfinansiering eller akkumulerede underskud i afdelingen, der ikke er afviklet, hvilket efter reglerne skal ske fłrst. - boligorganisationen skal v re opm rksom p reglerne for anvendelse overskud i henhold til 74. S overskud skal anvendes til underfinansiering eller akkumulerede underskud fłr et overskud kan anvendes til ekstraordin re henl ggelser, forholdet forventes berigtiget i fłrstkommende regnskabs r. 6) Afvikling af underskud 2 boligorganisationer ser ikke ud til at foretage korrekt afvikling af driftsunderskud efter driftsbekendtgłrelsens 66. - der sker korrekt afvikling af driftsunderskud. 7) Henl ggelser Der er flere boligorganisationer, der ikke foretager en rlig ajourfłring af den rullende vedligeholdelsesplan p minimum 10 r, der danner grundlag for afdelingernes hens planlagt periodisk vedligeholdelse efter driftsbekendtgłrelsen 61. ttelser til Der er et par boliorganisationer, der ikke foretager henl ggelser til planlagt- og periodisk vedligeholdelse i henhold til den udarbejdede 10- rige vedligeholdelsesplan. Der er et par boligorganisationer, der błr tage deres henl ggelser til planlagt vedligeholdelse op til revision, da de har afdelinger, der har meget lave henl ggelser i forhold til gennemsnittet for Midtjylland og afdelinger, der ikke har haft tilstr kkelige henl ggelser i forhold til deres konstaterede behov for vedligeholdelse, hvilket medfłrer underskud p driftsregnskabet. Der er 2 boligorganisationer, hvor revisor ikke udtaler sig i forhold til, om der er overensstemmelse mellem de vedtagne vedligeholdelsesplaner og de samlede henl ggelser hertil. 4

1 boligorganisation har anvendt en del af det aktuelle regnskabs rs henl ggelser til vedligeholdelse, hvilket ikke er efter reglerne. 2 boligorganisationer har noget stłrre tab ved fraflytninger, end der er henlagt hertil, hvorfor de błr korrigere disse henl ggelsesniveauer og dermed budgetl gningen. - boligorganisationen foretager en rlig ajourfłring af den rullende vedligeholdelsesplan, der minimum omfatter de kommende 10 r. Boligorganisationen skal fremadrettet v re opm rksom p og efterleve g ldende regels t for regulering af de samlede hens ttelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og forbedringer, - boligorganisationen f r ajourfłrt deres vedligeholdelsesplan for planlagt og periodisk vedligeholdelse, ifłlge det oplyste foreligger der udelukkende en vedligeholdelsesplan, der er udarbejdet i forbindelse med ibrugtagning af ejendommen i henhold til sk ringsdatoen d. 15. november 2000 - boligorganisationen f r korrigeret deres henl ggelser til tab ved fraflytninger, s ledes at de afspejler de faktiske forhold, - boligorganisationen tager deres henl ggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse op til revision, da der sammenlignet med gennemsnittet p landsplan samt geografisk i forhold til omr de Midtjylland er konstateret meget lave saldi p konto 401 og 6 afdelinger med utilstr kkelige henl ggelser til planlagt periodisk vedligeholdelse, - boligorganisationen fremover foretager henl ggelser til planlagt- og periodisk vedligeholdelse i henhold til den udarbejdede 10- rige vedligeholdelsesplan, - boligorganisationen er opm rksom p reglerne for anvendelse af henl ggelser. Der kan ikke ske anvendelse af rets henlagte midler, saldoen p konto 401ved udgangen af regnskabs ret skal efter d kning af rets aktiviteter som minimum svarer til rets henl ggelser p konto 120, - boligorganisationen foranlediger, at revisor fremadrettet i forhold til henl ggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse giver udtryk for, om der er overensstemmelse med de lłbende og ajourfłrte vedligeholdelsesplaner (min. 10- rige) i forhold til s vel forbrug (konto 116), henl ggelsesbelłb (konto 120) som bogfłringsm ssigt registrerede henl ggelsessaldi (konto 401) - boligorganisationen generelt tager henl ggelserne til tab ved fraflytning op til revision, da der i flere tilf lde er konstateret utilstr kkelige henl ggelser. 8) Vedligeholdelse Der er en boligorganisation, der har en afdeling med vedligeholdelsesm ssige problemer ifłlge boligorganisationens bestyrelse, men hvor bestyrelsen ikke beskriver hvordan boligorganisationen planl gger at lłse problemet. Forholdene under dette emne medfłrer, at der błr stilles krav til den relevante boligorganisation om - boligorganisationen afgiver en redegłrelse for lłsningen af de vedligeholdelsesm ssige problemstillinger vedrłrende afdelingen som omtalt i bestyrelsesreferatet. 9) Budgettering 5 boligorganisationer har ifłlge rsregnskaberne ikke budgetteret administrationsbidraget kost gte. 2 boligorganisationer har underskud p driften af en del af deres afdelinger, og ser derfor ud til at opkr ve for lidt i boligafgift i forhold til driftsudgifterne. 1 boligorganisation foretager ikke afskrivning p forbedringsarbejder efter reglerne. 5

- boligorganisationen fłlger revisionens anbefaling om, at der skal opkr ves tilstr kkeligt administrationsbidrag til at d kke organisationens udgifter, - administrationsbidraget fremover budgetteres kost gte i henhold til g ldende bestemmelser, - boligorganisationen fremover tager skridt til en justering af huslejebudgetterne, s ledes at der er en stłrre sammenh ng mellem udgifter og indt gter i afdelingerne, - boligorganisationen foretager afskrivning p forbedringsarbejder i overensstemmelse med g ldende bestemmelser. 10) S rligt nłdlidende afdelinger Der er 2 boligorganisationer, der hver har en afdeling, der i forhold til regnskabsoplysningerne ser ud til at v re insolvente. - boligorganisationen afgiver en redegłrelse for den łkonomiske situation i afdelingen, der i regnskabet fremst r som v rende insolvet og herunder redegłr for, hvordan afdelingens drift kan viderefłres. 6