Arbejdsmiljøredegørelse og ledelsens evaluering 2013 2015 2. udgave
Indhold Ledelsens og Arbejdsmiljøudvalgets forord... 3 Arbejdsmiljøsystemet... 4 Arbejdsmiljøpolitik... 4 Arbejdsmiljømål år 2013/2016... 5 Konkrete mål og handlingsplan for 2013... 6 Konkrete mål og handlingsplan for 2014-2015... 8 Audits... 9 Afprøvning af system - Intern Audit... 9 Ekstern Audit 2014... 9 Ekstern Audit 2015... 9 Væsentlige arbejdsmiljøforhold... 10 Ergonomi... 10 Ulykker... 10 Psykisk arbejdsmiljø - trivsel... 10 Indeklima... 10 Støj/akustik... 11 Arbejdsulykker... 11 Sygefravær og nedbringelse af ulykker... 11 Arbejdspladsvurdering - APV... 13 Kontakt med Arbejdstilsynet... 14 Konklusion... 14 Side 2 af 14
Ledelsens og Arbejdsmiljøudvalgets forord EUC Nord arbejder med at få løftet arbejdsmiljøarbejdet i hele organisationen ved at systematisere det daglige arbejdsmiljøarbejde via procedurer, hvor vi vil skabe løbende forbedringer og dermed fastholde og udvikle et niveau i arbejdsmiljøarbejdet, der ligger ud over det lovmæssige. Selve forebyggelseselementet, som ligger i et arbejdsmiljøledelsessystem, er en del af formålet for vores skole og til gavn for alle ansatte. Arbejdsmiljøarbejdet har fået større synlighed og opmærksomhed i hverdagen gennem de seneste år, hvilket har bevirket, at EUC Nord har udarbejdet en arbejdsmiljøhåndbog, der hjælper med til at holde styr på, hvordan arbejdsmiljøet er her og nu, og samtidig giver et overblik. Side 3
Arbejdsmiljøsystemet Arbejdsmiljø-ledelsessystemet omfatter EUC Nords arbejdsområder, og omfatter alle aktiviteter på følgende af EUC Nords adresser: M. P. Koefoeds Vej 10 9800 Hjørring Hånbækvej 50 9900 Frederikshavn Hestkærvej 30 9800 Hjørring Knivholtvej 18 9900 Frederikshavn Jørgen H. Jensensvej 3 9800 Hjørring Bredfald 4 9800 Hjørring Ringvejen 226 9800 Hjørring Hvidevold 2C 9800 Hjørring Kun de berørte medarbejdere er omfattet, og altså ikke elever, studerende og kursister Arbejdsmiljøpolitik EUC Nord skal være en attraktiv arbejdsplads, hvor medarbejdere og studerende kan virke i sikre og sunde rammer, og hvor arbejdsmiljøet vurderes positivt af både ansatte, studerende og myndigheder. Alle på EUC Nord er forpligtet til at medvirke til et godt arbejdsmiljø ved at tage ansvar for sig selv og andre gennem et positivt engagement. Det er vores politik: at overholde gældende arbejdsmiljølovgivning at revidere virksomhedens APV hvert 3 år at gennemføre undervisningsmiljøvurdering (UMV) efter gældende regler at arbejde for stadige arbejdsmiljøforbedringer at opsætte nye delmål årligt Side 4
Arbejdsmiljøpolitikken revideres en gang årligt for at sikre, at alle aspekter er medtaget. Desuden vil der her blive fulgt op på eksisterende mål og fastsat nye målbare mål, som skal sikre, at politikken efterleves. Arbejdsmiljøpolitikkens formål at supplere personalepolitikken på arbejdsmiljøområdet at sikre, at de mål, der er vedtaget på baggrund af arbejdsmiljøpolitikken og APV handlingsplaner, gennemføres Ansvar Ledelsen på alle niveauer og Arbejdsmiljøudvalget har ansvaret for i samarbejde med medarbejderne, at yde en aktiv indsats for at sikre det gode arbejdsmiljø. Derfor skal den enkelte leder og arbejdsmiljøudvalget skabe engagement og forståelse for arbejdsmiljøarbejdet. Den enkelte leder skal endvidere prioritere ressourcer til arbejdsmiljø samt inddrage arbejdsmiljøet som en fast del af opgaverne i afdelingens hverdag. Arbejdsmiljømål år 2013/2016 Mål Målsætning Ansvarlig Tidsfrist Reduktion af problematikker At reducere antallet af problematikker med 90 %, fundet i forbindelse med runderinger med eksterne. 30 % af disse skal været behandlet og meldt færdige ved udgangen af 2012. 60 % af disse skal været behandlet og meldt færdige ved udgan- AMO Ultimo 2012 Ultimo 2013 Kunne dokumenter maskininstruktioner/ brugermanualer på samtlige maskiner At der på alle niveauer i organisationen arbejdes iht. de krav, der stilles ved OHSAS 18001 gen af 2013 Alle afdelinger skal have udarbejdet maskinbrugs- anvisninger inden udgangen af skoleåret 2012/2013 At få løftet arbejdsmiljøarbejdet i hele organisationen ved at systematisere det daglige arbejdsmiljøarbejde og dermed er med til at fastholde og udvikle et ni- AMO 30.06.13 1. halvår 2013 2. halvår 2013 Side 5
Generelt kendskab til beredskabsplanen Implementering og drift af arbejdsmiljøhåndbogen veau i arbejdsmiljøarbejdet, der ligger ud over det lovmæssige. Alle afdelinger skal have gennemgået beredskabsplanen At alle har kendskab til indholdet og værktøjerne anvendes Gennemførelse af APV Samlet handleplan for år 2014-2017 Forebyggelse og identifikation af stress og der pladsen at tale om stress og om, At gøre det legitimt på arbejds- i gennem at nedbringe hvad man kan gøre ved det. antallet af stressrelaterede sygemeldinger Samlet registrering af uddannelser der vedrører arbejdsmiljø Færre ulykker - elever Registrere mindst 10 nærved/næsten ulykker på EUC Nord Nedbringe antallet af elev ulykker i 2016 med 10% i forhold 2015 Nedbringe antallet af ulykker hos ansatte i 2016 med 10% i forhold 2015 At alle afdelinger har registreret hvilke kurser/uddannelser de enkelte medarbejdere relateret til arbejdsmiljø Ansvarlige chefer og Arbejdsmiljøchef Arbejdsmiljøchef AM- grupperne Arbejdsmiljøchef Arbejdsmiljøchef Afdelingschef 1.halvår 2014 2014 2014-2015 2014-2015 2015 Arbejdsmiljøchef Færre øjenskader og skader generelt Afdelingschefer 2015 Færre ulykker AM- grupperne Ultimo 2016 Færre ulykker Ansvarlige chefer Ultimo 2016 Færre ulykker AM- grupperne Ultimo 2016 Konkrete mål og handlingsplan for 2013 I forhold til de opstillede konkrete mål for arbejdsmiljøarbejdet er følgende mål blevet opfyldt: Udarbejdelse af maskinbrugsanvisninger er stort set blevet opfyldt inden for tidsrammen. Til udarbejdelsen er work smart, not hard princippet blevet anvendt ved at der, hvor der forelå en brugsanvisning udarbejdet af anden afdeling på samme type maskine, er denne blevet lånt, og man har selv bidraget til udarbejdelse af ikke eksisterende, som der var Side 6
behov for i den enkelte afdeling, hvilket har bevirket, at tidsrammen ikke helt kunne overholdes. Alle afdelinger har herved hver især bidraget med udarbejdelsen af disse anvisninger. At reducere antallet af problematikker med 90 % fundet i forbindelse med runderinger i 2012 med eksterne. Der blev fundet knap 400 problematikker, som skulle ses nærmere på. Arbejdsmiljømålene blev derfor, at 30 % af problematikkerne skulle være løst ved udgangen af 2012, og yderligere 60 % skulle være løst ved udgangen 2013. Disse mål blev opnået inden for den opstillede tidsramme. Det har været tidskrævende, men samtidig blev flere af just do it problematikkerne også udbedret, og de lidt større ting sat i system og løst. Dette har bevist at systemet virker, når tingene bliver sat i system. Vi har hermed opnået, at medarbejderne i de enkelte afdelinger har fået ejerskab for deres arbejdsmiljø. Som en sidegevinst har flere afdelinger fået ryddet op ved at udøve Lean, da der er blevet vurderet på, om ting var nødvendige at have, eller om procedurerne kunne udføres smartere og billigere. At der på alle niveauer i organisationen arbejdes iht. de krav, der stilles ved OHSAS 18001 ved udarbejdelse af arbejdsmiljøledelsessystem samt implementering og drift. Medarbejderne er inddraget fra opstartsfasen, hvor kendskab om vores arbejdsmiljøpolitik blev udbredt gennem en konkurrence. Der er afholdt kick-off møder med mødepligt for samtlige ansatte, hvor der bl. a. blev fortalt om arbejdsmiljøprojektets indhold, tidsplan og gennemførelse samt betydning heraf for de ansatte og deres deltagelse. Alle medarbejdere har løbende været involveret i projektet enten ved direkte deltagelse eller fx på afdelingsmøder. Arbejdsmiljøprojektet har også været på som et punkt på personalemøder for alle medarbejdere, hvor der er blevet givet status på forløbet og informeret om næste fase. I den forbindelse blev der opstillet 2 succeskriterier, som var følgende: Side 7
At der på alle niveauer i organisationen arbejdes iht. de krav, der stilles ved OHSAS 18001 og følger retningslinjer og procedurer herfor At 65 % af alle ansatte har en positiv holdning til arbejdsmiljøet. Som evaluering på om succeskriteriet: At 65 % af alle ansatte har en positiv holdning til arbejdsmiljøet valgte vi at gennemføre undersøgelsen ved hjælp af spørgeskemametoden for herved at opnå en objektiv evaluering, hvor der ikke kan stilles tvivl om validiteten. Den store udfordring var at opnå en høj besvarelsesprocent, da undersøgelsen blev gennemført elektronisk. Undersøgelsen blev gennemført, og 288 af de 410 ansatte svarede på spørgeskemaet, hvilket gav en flot besvarelsesprocent på 70 %. I udformningen af spørgsmålene var der desværre ikke taget højde for medarbejdere, der har været ansat mindre end 2 år. Der kom tilbagemeldinger fra flere nyansatte, som endnu ikke kendte hele arbejdsmiljøhåndbogen og derfor heller ikke havde kendskab til arbejdsmiljøindsatsens niveau på arbejdspladsen. Konkrete mål og handlingsplan for 2014-2015 Kendskab til beredskabsplan er gennemgået i afdelingerne og der er afholdt en evakueringsøvelse på en af vores adresser, Hestkærvej. Den blev gennemført og afviklet som beskrevet i vores beredskabsplan. Det kan hermed konstateres at systemet virker. Implementering og drift af arbejdsmiljøhåndbogen blev opnået ved certificering i november2014. Undersøgelse i forbindelse med forebyggelse og identifikation af stress blev ikke gennemført, da det ikke var muligt. Gennemførelse af APV. Er forsat godt i gang, der blev afholdt temadag før jul hvor anvendelse at nyt skema blev gennemgået og handleplaner forlægger derfor først senere i 2015. Med hensyn til elevskader er dette tal faldende, og der har ikke nogen været øjenskader i den afdeling som stod for hovedparten af øjenskader de foregående år. Side 8
Audits Afprøvning af system - Intern Audit Som den anden del af evalueringen blev der i efteråret 2013 afholdt temadag om intern audit, hvor arbejdsmiljøorganisationen og personaleansvarlige chefer deltog. Dagen blev ledt af ekstern rådgiver, hvor standardens krav og indhold, opbygningen af systemet og afholdelse af intern audit blev gennemgået. Der blev afholdt intern audit, hvor procedurer, instruktioner og skemaer fra håndbogen blev anvendt. De interne audits blev afholdt i flere af vores afdelinger, hvor alle fik hver sin rolle i forbindelse med afholdelse af audit. Efterfølgende blev der evalueret på de interne audits, som også gav anledning til enkelte afvigelser. Alt i alt en rigtig lærerig dag som gav en forståelse for, hvorledes intern audit foregår, og hvor alle fik mange gode værktøjer. Yderligere gav det mulighed for læring på tværs af afdelingerne (best practice). Der er efterfølgende blevet afholdt intern audit, hvor alle arbejdsmiljøgrupper har deltaget og alle medarbejderne i højere eller mindre grad har været direkte involveret. Dette har medvirket til en bedre implementering i alle afdelinger og hos medarbejderne. Ekstern Audit 2014 Der var ekstern audit på arbejdsmiljøledelsessystemet i efteråret 2014, hvor EUC Nord blev certificeret. Der blev givet 2 mindre afvigelser, som begge blev lukket. Der fremkom også 4 forbedringsforslag, som alle er implementeret. Det fremgik at der er god kompetence hos de auditerede arbejdsmiljøgrupper og medarbejdere. Ekstern Audit 2015 I forbindelse med ekstern audit i oktober 2015 blev der giver der givet 3 afvigelser, disse afvigelser er lukket. Der fremkom ved samme audit nogle forbedringsforslag som gik på øget målbarhed, øget systematik og øget planlægning. Side 9
Væsentlige arbejdsmiljøforhold EUC Nord er omfattet af mange ændringer af reformer og everenskomster, hvilket også påvirker de fysiske krav Ergonomi Indretning af lærer/ arbejdspladser, da flere medarbejdere bruger et øget antal timer med pc en på deres forberedelsesplads. Der indkøbes løbende hæve/sænkeborde samt kontorstole. Hvor det ønskes, kommer ergoterapeut og instruere i brug og indstilling af arbejdspladsen. Ulykker En ulykke er altid en ulykke for meget. Der er derfor altid fokus på arbejdsulykker, hvilket kan se med et faldende antal ulykker inden for nogle af vores områder og fastholdelse af det lave niveeau på andre. Vi har desværre andre steder hvor der sket en stigning, det er derfor vigtigt konstant at have fokus på arbejdsulykker og deres årsager. Psykisk arbejdsmiljø - trivsel Psykisk arbejdsmiljø og trivsel er i dag mere synligt i forbindelse med de mange forandringer med arbejdets tilrettelæggelse. Med et stigende krav til EUC Nord om effektivisering er det derfor vigtigt, at alle arbejder proaktivt og inddrager de psykisk arbejdsmiljømæssige aspekter i planlægningen af arbejdet. Indeklima Temperatur og indeklima har stor betydning for trivslen, der arbejdes derfor løbende med optimering og justering af temperaturen på EUC Nord. Dette sker bl.a. ved løbende målinger og justeringer samt montering af CTS anlæg. Der arbejdes også løbende med belysning i vores lokaler i forbindelse med ombygning eller konstaterede dårlig eller forkert belysning. Side 10
Støj/akustik Støj har fået en øget betydning for medarbejderne i forbindelse med indretning af lærerarbejdspladser. Det har derfor været vigtigt at have spilleregler for forberedelseslokalerne og mulighed for at anvende stillearbejdspladser. Akustik har også en væsentlig betydning for støjen, det er derfor et område der skal medtænkes når vi taler om støj. Arbejdsulykker Sygefravær og nedbringelse af ulykker Ved arbejdsmiljøarbejdet i 2012 og 2013 har det medført en reducering i arbejdsulykker og antallet af fraværsdage. I 2012 blev antallet af ulykker for ansatte reduceret med 12 % og antallet af fraværsdage reduceret med 46 %. For 2013 blev antallet af ulykker yderligere reduceret med 67 % og antallet af dage reduceret med 83 % beregnet ud fra fraværsdage registreret i indeværende kalenderår. Antallet af anmeldte ulykker for 2014 er faldet 20 % fra 25 til 20 anmeldte hændelser i forhold til 2013. På medarbejdersiden er der registreret en hændelse, som ikke gav direkte efterfølgende fravær. I 2015 havde vi 9 anmeldte skader med ansatte, hvoraf de 3 var påkørsler bagfra i trafikken, alle medførte fravær. 2 med løft/vred i ryggen, 1 tandskade, 2 som skyldtes manglende udsyn ved bæring af emner som gav forstuvninger og vred i knæ. Samt en der trådte forkert på en trappe og forstuvede foden. Ved arbejdsulykker med elever er der sket et fald fra 2013 hvor vi havde 18 skade med grundforløbs elever til 4 arbejdsulykker med grundforløbselever i 2015 Side 11
Anmeldte skader fordelt ansatte og elever/kursister Arbejdsskader for ansatte målt i samlede fraværsdage 250 200 fraværsdage 150 100 50 0 2011 2012 2013 2014 2015 registreringsår antal 206 111 19 0 13 Side 12
Arbejdspladsvurdering - APV APV blev gennemført i 2011 med kortlægning, handlingsplaner og opfølgning. Den er der blevet arbejdet videre med i 2012 og 2013 sideløbende med de årlige arbejdsmiljømål. Alle opgaver er nu løst, undtagen enkelte større forhold som kræver store investeringer, herunder ventilationsanlæg og nye vinduer. Disse igangsættes i 2014. Der er gennemført en APV undersøgelse i foråret 2014, hvor der er udarbejdet en samlet APV handleplan 2014-2017, hvoraf problemer og status fremgår. Det er tydeligt at der arbejdes systematisk med arbejdsmiljøarbejdet. Side 13
Det er skolens indstilling, at arbejdsmiljøproblemer skal afhjælpes hurtigst muligt, så vi sikrer et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø til gavn for alle. Derfor foretages der løbende runderinger og konstaterede problemer er løbende blevet afhjulpet. Skolen skal være en god og sund arbejdsplads. Kontakt med Arbejdstilsynet EUC Nord modtog besøg af Arbejdstilsynet på alle vores adresser i perioden oktober 2012 - februar 2013. Arbejdstilsynets besøg udløste grønne smileyer på samtlige af vore adresser, 7 i alt. I 2015 modtog besøg EUC Nord af Arbejdstilsynet, der var på Detail tilsyn. Besøget gav ikke anledning til påbud. Konklusion På baggrund af ovenstående status på arbejdsmiljømål og input til ledelsens evaluering via AMU findes det, at arbejdsmiljøledelsessystemet er dækkende og velfungerende samt, at der er en positiv udvikling i arbejdsmiljøledelse og i håndtering af de arbejdsmiljømæssige opgaver. Arbejdsmiljøledelse og egenkontrol gennem arbejdsmiljørunderinger og intern audit bidrager også til at få øje på udviklingsfelter, nye metoder og ændring af processer. Det er ledelsens opfattelse, at arbejdsmiljøledelsessystemet er egnet, tilstrækkeligt og effektivt på baggrund af målopfyldelsen. Det er også vurderet tilstrækkeligt til at rumme de nødvendige aktiviteter på arbejdsmiljøområdet og fortsat egnet til at løse de opstillede mål og forbedringsforslag. Side 14