Opfølgningsplan efter intern audit gennemført 4. kvartal 2015

Transkript

1 Opfølgningsplan efter intern audit gennemført 4. kvartal 2015 Interviewmetode anvendt i alle tilfælde. Respondenter var bekendt med emne på forhånd. TABEL 1: Generelt vedrørende arbejdsmiljøledelsessystemet Observationer Anbefalinger/korrigerende handlinger Vedrørende skolens arbejdsmiljøcertificering (AMC) generelt: Generelt er der en positiv indstilling til AMC og AMHB på Hotel- og Restaurantskolen Der er en vis stolthed forbundet med certificeringen Det opfattes som positivt, at der holdes fokus på arbejdsmiljøet Systemet understøtter det konstruktive arbejde med arbejdsmiljøet AMHB anvendes i stor udstrækning og procedurerne opfattes generelt forståelige Introduktion af AMC kan styrkes i forhold til nyansatte, hvor introduktionen til systemet halter i visse tilfælde Hotel- og Restaurantskolen ønsker fortsat at forpligte sig til aktivt at anvende arbejdsmiljøledelse som en integreret del af ledelsessystemet, beslutningsprocesser og adfærd Det anbefales, at direktion og ledelse i højere grad tydeliggør inddragelse af procedurerne i AMHB, når der træffes beslutninger, og at anvendelsen i organisationen fortsat understøttes Arbejdsmiljø skal indgå i beslutningsprocesser på lige så naturlig vis som kvalitetsmæssige og økonomiske betragtninger Betydningen af en god introduktion af nye medarbejdere til arbejdsmiljøsystemet understreges Ansvarlige: Direktion og ledelse i deres egne afdelinger 1

2 Observationer Anbefalinger/korrigerende handlinger Kendskabet til AMO: Generelt er respondenterne bevidste om AMO og ved, hvem der i egen afdeling er medlem af AMO AMO opfattes som aktiv og opmærksom AMO opfattes ikke som kontrollant, men som seriøs og målrettet sparring AMO kan dog udvikles og opmærksomheden omkring AMO og AMR kan styrkes både i forhold til såvel nyansatte som øvrige medarbejdere Fortsat at fastholde, at arbejdsmiljørepræsentanter har et fast punkt på personalemøder, hvor de orienterer om de seneste tiltag mv Fokus på god introduktion Ansvarlige: Direktion og ledelse i deres egne afdelinger AMO-repræsentanter Generelt om arbejdsmiljøhåndbogen (AMHB) og procedurer: De fleste respondenter kender og bruger AMHB og har en positiv oplevelse af den den er nem at finde rundt i og er skrevet i et let forståeligt sprog dog mener enkelte respondenter, at den er svært tilgængelig og at sproget er embedsmandsagtigt Der skal lægges større vægt på en præsentation af AMHB ved nyansættelser Arbejdsmiljøsystemet opleves mere og mere som en integreret del af hverdagen og opstår der uklarheder, rettes de hurtigt op Det er den enkelte ansvarlige for hver enkelt procedure, der mindst én gang årligt skal sikre, at proceduren er relevant, opdateret og forståelig Udover dette tilrettes procedurerne løbende, når praksis ændres eller andre forhold giver anledning til dette Ansvarlig: Oplysninger og procedurer er tilgængelige ved opstået behov Der gives udtryk for, at søgefunktionen i AMHB kunne gøres bedre 2

3 TABEL 2: Handlingsplaner på baggrund af intern audit Auditeret procedure Hvad er problemet Korrigerende handling Deadline Ansvarlig Arbejdsmiljøhåndbogen 1 Procedure for vedligeholdelse af arbejdsmiljøhåndbogen (AMHB) Rummeligt arbejdsmarked udarbejdelse af politik for det rummelige arbejdsmarked AUDIT intern audit Arbejdsmiljøorganisationen valg af repræsentanter til arbejdsmiljøorganisationen (AMO) Mangler en procedure for selve valget af AMR Der henvises til procedure for valg af repræsentanter til arbejdsmiljøorganisationen (AM0) Nogle nyansatte er ikke informeret om AMHB, AMO og deres afdelings AMR Nogle af de øvrige medarbejdere har ikke kendskab til AMO Pågældende afdelingsleder Pågældende afdelingsleder 3

4 Brand, ulykker og arbejdsskader potentielle risici 2. Procedure for ulykker, hændelser og afvigelser 3. Procedure i forbindelse med brand Nybyggeri, indkøb og projektering kemiske produkter og arbejdsmiljø Side 1 i proceduren: Et orange faresymbol er vist er erstattet af GHS-mærkning GHS-mærkning er indsat I proceduren Fremgangsmåde handlingsplan Afdelingsleder for drift har til opgave at sikre, at HRS opfylder krav til kemiske produkter. her bør det indføjes, at kemikalieansvarlig på HTX er ansvarlig ift. indkøb af kemikalier til HTX Proceduren tilrettes Mangler en rutine til at sikre, at APB for kemikalier kontrolleres/opdateres regelmæssigt (for laboratoriekemikalier opdateres vores APB er løbende i Kemibrug-databasen) Det er afdelingslederen for drifts ansvar, at dette sker i forbindelse med indkøb af stoffer Afdelingsleder for drift 4

5 2. Procedure for planlægning af ny-/ombygning, nye arbejdsprocesser og omlægning af arbejdsgange Eksterne håndværkere udgør en udfordring ift. efterlevelse af proceduren Folderen Sikkerhedsregler for eksterne håndværkere på Hotel- og Restaurantskolen udleveres altid til håndværkerne Der skal ske aktiv påtale, når og hvis dette konstateres 3. Procedure for indkøb og brug af tekniske hjælpemidler Personale ansættelse af nye medarbejdere 2. Procedure for PUS / TUS Proceduren er fyldestgørende, men det fremgår ikke tydeligt, hvordan man skal gøre tilgår ledelsen og hvad så? Hvem efterbehandler? Arbejdsgange er indarbejdet i workflow i medarbejderplan, således det aftalte sikres Pågældende chef Bruges PUS og trivselssamtaler til noget? Burde det ikke have været fanget før, vi er havnet hertil rent trivselsmæssigt? Kunne det overvejes at samle sammen på alle overvejende ting, der kommer frem i en PUS, så de kan bruges til andet for at gavne fællesskabet? Det er chefen for området, der sammen med sine ledere er ansvarlig for at drøfte, om der er gennerelle punkter, der går igen i samtalerne, og herefter udføre korrigerende handlinger Pågældende chef Teknisk problem: PUS proceduren printes i PDF, så Word dokumenter kan ikke tilgås den vej Samtaleskema samt handlelplaner er synllge i medarbejderens portofolio i Medarbejderplan 5

6 Skolen har fastsat spørgsmål, som stilles til alle medarbejdere ved alle PUS-samtaler. Måske skulle man overveje en differentiering i spørgsmålene alt efter afdeling og medarbejdernes arbejdsopgaver og ansvarsområder PUS skemaer er netop blev revideret Skemaet er vejledende og det er samtaledeltagernes ansvar, at relevante og nødvendige emner drøftes Nærmeste leder 3. Procedure for sygemelding ved medarbejderes fravær Efterleves ikke 100 % i alle afsnit Besked gives til AMO-chef, derfor dette sker Korrigerende handling iværksættes 4. Procedure for HRS personalepolitik Efterleves ikke 100 % i alle afsnit Besked gives til AMO-chef, derfor dette sker Korrigerende handling iværksættes 5. Procedure for mærkedage mv samt afholdelse af arrangementer 6. Procedure for trivselsindsatsen Proceduren for trivselsindsatsen efterleves ikke. Ifølge proceduren er det skolen, som skal finde indsatsområder, men som det ser ud nu, er det hver afdeling, som i år skal lave sine egne indsatser. Måske mere fokus på udarbejdelse og implementering af trivselsområderne. Med skolen menes ansatte på skolen Processer og indsatser iværksættes ud fra de konstaterede problemer I forhold til proceduren ville det være fint, hvis procedure og praksis var samstemmende dvs. at det enten er skolen eller afdelingerne, der udarbejder indsatsområderne og at dette fremgår af både procedure og praksis. Det er hver enkelt leder, der sammen med sine medarbejdere er ansvarlig for, at dette sker Nærmeste leder 6

7 Proceduren bør opdateres i forhold til den proces, som er i gang Man kan ind imellem blive i tvivl om, lederne har læst proceduren og vores værdier. Det er ikke den gængse opfattelse, at medarbejderne har været med til at lave den. Besked gives til AMO-chef, derfor dette sker Korrigerende handling iværksættes 7. Procedure for introduktion af nye medarbejdere Intro til grundforløb var ikke optimalt, da underviser var introduceret til 10. klasserne Ledere skal være obs på god intro, når medarbejdere skifter område Nærmeste leder 8. Procedure for arbejdet med forebyggelse og nedbringelse af medarbejderes fravær Øvrige input: Kunne være godt at få en case om forskellige områder til at finde ting i AMHB Kan nogle gange være svært at finde specielle emner i AMHB, også vi søgeord et eksempel er stress-psykologi En lille vejledning (pixiebog) kunne være god, så man hurtigt kan orientere sig og ikke nødvendigvis behøver læse 20 sider om brand først Anden struktur i indholdsfortegnelsen for AMHB (fx alfabetisk ordning af hovedområder) ønskelig Formulering af ordlyd til de, der ikke får jobbet, men har været til samtale. Nogle vil gerne have mere end standardsvar gerne begrundet afslag Introduktion til AMO skal måske komme flere gange eller lidt senere i introforløbet, så det ikke bliver glemt i mængden af nye informationer Opfølgning på udførelse af opfølgningsplanen foretages af arbejdsmiljøchefen Status fremlægges på møder i den store ledelsesgruppe samt AMO med efterfølgende info i de enkelte afdelinger af hver enkelt afdelings egen ledelse en er ansvarlig for info om forløbet i skolens forskellige afdelinger atl 7