Bilag 1 Opgavebeskrivelse Rammeaftale om oversættelsesydelser
Indholdsfortegnelse 1. VEJLEDNING... 1 2. BAGGRUNDSOPLYSNINGER OM PROJEKTET... 1 3. BAGGRUNDSVIDEN... 2 3.1. Nærmere om Femern A/S organisation... 2 4. OPGAVEBESKRIVELSE... 2 4.1. Generelle krav til Rådgivers bistand og medarbejdere... 2 4.2. Forventede ydelser under Rammeaftalen... 3 4.2.1. Oversættelser, omskrivninger, korrekturlæsning og kvalitetstjek... 3 4.2.2. Udvikling og vedligeholdelse af kundeportal... 4 4.2.3. Brug og videreudvikling af oversættelseshukommelser samt ord- og terminologiliste 5
1. Vejledning Dette bilag indeholder Femern A/S Opgavebeskrivelse for udbuddet af Rammeaftale om oversættelsesydelser. Visse krav er angivet som mindstekrav (MK) fra Femern A/S side. Mindstekrav skal accepteres uden forbehold fra tilbudsgivers side. Tilbudsgiver accepterer ved at afgive tilbud på den udbudte opgave alle Femern A/S mindstekrav. Medmindre andet fremgår udtrykkeligt af tilbudsgivers tilbud, anses alle Femern A/S mindstekrav således som opfyldte. Hvis Femern A/S bliver opmærksom på, at et mindstekrav ikke er opfyldt, vil tilbuddet blive betragtet som ikke-konditionsmæssigt med den konsekvens, at tilbuddet ikke vil indgå i tilbudsvurderingen. 2. Baggrundsoplysninger om projektet Ved lov nr. 285 af 15. april 2009 om projektering af en fast forbindelse over Femern Bælt med tilhørende landanlæg blev transportministeren bemyndiget til at undersøge og projektere en fast forbindelse over Femern Bælt med tilhørende landanlæg i Danmark (herefter benævnt projekteringsloven ). I forlængelse heraf blev Femern A/S i april 2009 udpeget af transportministeren til at gennemføre forberedelser, undersøgelser og projektering af en fast forbindelse over Femern Bælt. Ved lov nr. 575 af 4. maj 2015 om anlæg og drift af en fast forbindelse over Femern Bælt med tilhørende landanlæg i Danmark (herefter benævnt anlægsloven ) blev Femern A/S og A/S Femern Landanlæg bemyndiget til i overensstemmelse med loven at anlægge og drive en sænketunnel under Femern Bælt med tilhørende landanlæg i Danmark. Med anlægsloven blev Femern Bælt projektet godkendt i Danmark. Den tyske godkendelsesproces adskiller sig på en række områder fra den danske. Først og fremmest ved at projektet i Danmark som ovenfor anført godkendes i Folketinget i form af vedtagelsen af anlægsloven, mens der i Tyskland først sker en politisk godkendelse af projektet i form af en ratificeringslov, hvorefter der skal ske en rent administrativ godkendelse af betingelserne for projektets gennemførelse i form af en byggetilladelse. Den sidstnævnte (dvs. den administrative tyske godkendelse) udestår. Derudover er der flere myndighedsniveauer involveret i beslutningen, ligesom domstolene særligt på føderalt niveau spiller en væsentlig rolle. Endelig har de enkelte tyske delstater ligeledes forskellige krav i forhold til gennemførelse af en godkendelsesprocedure for et infrastrukturprojekt. I dette tilfælde er det Slesvig-Holsten. Det var oprindeligt forventningen, at den tyske godkendelse af projektet ville foreligge i løbet af 2015. I oktober 2015 orienterede Den tyske delstatstransportminister i Slesvig-Holsten, Reinhard Meyer, imidlertid forligskredsen bag Femern-projektet om, at den tyske godkendelsesproces ville blive forsinket. Det forventes, at den tyske godkendelsesproces vil fortsætte indtil slutningen af år 2017, hvorefter den administrative godkendelse muligvis vil blive indbragt for domstolene. Ovenstående beskrivelse af baggrunden for projektet er ikke fuldstændig. Tilbudsgivere til nærværende Rammeaftale opfordres således til at læse nærmere om projektet på Femern A/S samt Transport- og Bygningsministeriets hjemmesider. Side 1/5
3. Baggrundsviden 3.1. Nærmere om Femern A/S organisation Femern A/S er overordnet organiseret i en række divisioner. Se venligst organisationsdiagram på Femern A/S hjemmeside: http://femern.com/da/about-us/ownership-and-organisation-chart Leverandørens ydelser forventes at skulle udføres i et tæt samarbejde med Divisionen for Tysk Myndighedsgodkendelse og Femern A/S kommunikationsafdeling. I forbindelse med arbejdet med den tyske myndighedsgodkendelse trækker Divisionen for Tysk Myndighedsgodkendelse på Femern A/S øvrige afdelinger i det omfang det måtte være relevant. Det forventes, at en stor del af Leverandørens ydelser vil være relateret til den tyske myndighedsgodkendelse, men Leverandøren må dog også forvente lejlighedsvis at skulle levere oversætteydelser til andre processer/områder. Af samme årsag præciseres det, at samtlige af Femern A/S afdelinger kan foretage bestillinger hos Leverandøren. 3.2. Anvendelsen af øvrig konsulentbistand Femern A/S har indgået rammeaftaler om simultantolkning, herunder til brug i forbindelse med den tyske myndighedsgodkendelse. Simultantolkning er således ikke omfattet af nærværende Rammeaftale. 4. Opgavebeskrivelse Opgaven består overordnet i at levere oversættelser, omskrivninger, korrekturlæsning, kvalitetstjek af tekster og/eller oversættelser, videreudvikling af Femern A/S oversættelseshukommelser samt ord- og terminologiliste og i at udvikle og vedligeholde en kundeportal, jf. nærmere om sidstnævnte under punkt 4.2.2. Punkt 4.1 herunder indeholder en række oplysninger om, hvordan bistand fra Rådgiveren forventes udført. Det nærmere omfang af Leverandørens bistand, herunder kategorien for kvalitetskrav, jf. nærmere herom nedenfor under punkt 4.2.1, fastlægges dog af Femern A/S i de konkrete ordrer, som placeres af Femern A/S på Leverandørens kundeportal. Punkt 4.2 herunder giver en beskrivelse af de særlige ydelsesområder, som forventes varetaget af Leverandøren. Denne beskrivelse er ikke udtømmende, og Femern A/S kan således bestille assistance inden for andre områder end de under pkt. 4.2 nævnte særlige ydelsesområder, dog forudsat at disse ydelser kan rummes inden for den overordnede beskrivelse af opgaven. 4.1. Generelle krav til Rådgivers bistand og medarbejdere Leverandørens ydelser vil blive udført i samarbejde med den afdeling hos Femern A/S, der placerer den konkrete bestilling. I forbindelse med Femern A/S bestillinger af konkrete ydelser på Leverandørens kundeportal, vil Femern A/S udpege en projektleder/kontaktperson hos Femern A/S for ydelsen. Såfremt der opstår spørgsmål i forbindelse med udførelsen af ydelsen, skal Leverandøren kontakte den pågældende projektleder for at afklare spørgsmålet. Side 2/5
Leverandøren vil varetage projektledelse af egne ydelser under Rammeaftalen. Leverandøren skal i denne sammenhæng udpege en ansvarlig projektleder samt en suppleant for denne. Leverandørens medarbejdere skal i kortere eller længere perioder kunne udføre arbejdet fra Leverandørens egne lokaler eller på Femern A/S domicil, Vester Søgade 10, DK-1601 København V. Leverandøren skal kunne levere sine ydelser på dansk, tysk og engelsk, idet det bemærkes, at der ofte skal oversættes fra tysk til enten dansk eller engelsk eller fra dansk eller engelsk til tysk. Andre kombinationer kan dog også forekomme. Femern A/S understreger, at kildetekster, oversættelser mv. skal holdes strengt fortroligt. Af samme årsag må Leverandøren under ingen omstændigheder anvende Google Translate eller andre tilsvarende åbne oversættelsesprogrammer i forbindelse med leveringen af sine ydelser. Leverandøren er forpligtet til at stille med et samlet primært team, som Femern A/S forventer at anvende under Rammeaftalen. Det primære team skal bestå af translatører, som alle besidder relevant erfaring og har et indgående kendskab til den terminologi, der anvendes i forbindelse med tekster, der relaterer sig til bygge- og anlægsprojekter, dvs. tekster af ingeniørfaglig, juridisk og/eller miljøfaglig karakter (MK). Det primære team skal tilsammen bestå af en sammensætning af translatører, som tilsammen behersker dansk, tysk og engelsk på modersmålsniveau (MK). I forlængelse heraf bemærkes det, at et teammedlem kun må oversætte til et sprog, som den pågældende behersker på modersmålsniveau. Leverandøren må påregne, at Femern A/S under projektet vil kunne have behov for at insource ressourcepersoner med særlige ekspertkompetencer inden for et snævert område, f.eks. oversættelser af tekster, der relaterer sig til sejladsstudier eller lignende. Det er ikke noget krav, at Leverandøren skal kunne tilbyde eksperter inden for alle disse områder, der er relevante i forhold til Femern A/S behov. Leverandøren skal dog kunne bistå Femern A/S med om nødvendigt at finde sådanne eksperter og stille dem til rådighed for Femern A/S som underleverandører. 4.2. Forventede ydelser under Rammeaftalen Leverandøren forventes at skulle leveres følgende særlige ydelser: - oversættelser - omskrivninger - korrekturlæsning - kvalitetstjek af tekster og oversættelser - videreudvikling af Femern A/S oversættelseshukommelser samt ord- og terminologiliste, og - i at udvikle og vedligeholde sin kundeportal, hvor Femern A/S placerer sine ordrer. 4.2.1. Oversættelser, omskrivninger, korrekturlæsning og kvalitetstjek Femern A/S har inddelt Leverandørens ydelser, jf. punkt 4.2, i 3 kategorier, idet der gælder forskellige kvalitetskrav til hver kategori: Side 3/5
Kategori Teksttype Eksempler Kvalitetskrav A Faglige tekster - Tekniske rapporter, Højeste faglige kvalitet herunder af ingeniørfaglig, miljøfaglig, geoteknisk karakter. - Dvs. Leverandøren har et indgående kendskab til det pågældende - Rapporter og notater udarbejdet på baggrund af foretagne studier. fagområde og kvalitetskontrollen er omfattende og efter højest mulige - Juridiske tekster. standarder. B C Tekster udarbejdet til myndigheder og andre offentlige instanser Tekster udarbejdet til Femern A/S egen brug Korrespondance, ansøgninger, rapporter og notater mv. Korrespondance, pressetekster, nyhedsbreve, tekster til Femern A/S hjemmeside, præsentationer, diverse andre udgivelser mv. Høj kvalitet - Dvs. at Leverandørens ydelse er af en højere kvalitetsstandard end den standard, der følger af almindelig god skik på det faglige område. God kvalitet - Dvs. at Leverandørens ydelse har en kvalitet, der fuldt ud svarer til den kvalitet, der følger af, at Leverandøren efterlever almindelig god skik på det faglige område 4.2.2. Udvikling og vedligeholdelse af kundeportal Leverandøren skal stille en kundeportal til rådighed for Femern A/S, og som Leverandøren skal vedligeholde under Rammeaftalens løbetid. Kundeportalen skal indeholde en brugervenlig side til brug for Femern A/S bestillinger af ydelser fra Leverandøren. Leverandørens kundeportal bør indeholde følgende felter, der anvendes i forbindelse med bestillinger og indtil levering af ydelsen: - Ordre ID/ordrenummer (genereres af kundeportalen/udfyldes af Leverandøren) - Ordrens titel/navn (udfyldes af Femern A/S i forbindelse med placeringen af ordren) - Ydelsen (f.eks. oversættelse. Udfyldes af Femern A/S i forbindelse med placeringen af ordren) - Sprog, dvs. for kildeteksten samt til hvilket sprog, ordren skal oversættes til (udfyldes af Femern A/S i forbindelse med placeringen af ordren) - Projektleder/kontaktperson hos Femern A/S (udfyldes af Femern A/S i forbindelse med placeringen af ordren) Side 4/5
- Leveringsdato (udfyldes af Femern A/S i forbindelse med placeringen af ordren) - Pris (kundeportalen bør give mulighed for, at Femern A/S kan anmode om at få oplyst prisen, som Leverandøren herefter beregner vha. Leverandørens Tilbudsliste (Bilag 3) og oplyser via kundeportalen) - Felt, som Femern A/S hakker af for at acceptere, at ordren igangsættes (anvendes eksempelvis i de tilfælde, hvor Femern A/S har anmodet Leverandøren om at beregne prisen). - Fremsendelsesdato (kundeportalen skal automatisk vise den dato, hvor Femern A/S placerede ordren og tillige den dato, hvor Femern A/S hhv. Leverandøren accepterede, at ordren blev igangsat) - Status (felt, der løbende udfyldes og opdateres af Leverandøren, og som viser status på ordren, f.eks. om ordren er under udarbejdelse eller afleveret) - Kvalitetskategori, jf. herom ovenfor under punkt 4.2.1 (udfyldes af Femern A/S i forbindelse med placeringen af ordren) - Kommentarfelt (felt til brug for beskeder af relevans for bestillingen. Udfyldes eventuelt af Femern A/S i forbindelse med placeringen af ordren) - Leverandørens projektleder/kontaktperson (udfyldes af Leverandøren) Foruden ovennævnte felter bør kundeportalen tage højde for Variation Orders, jf. nærmere herom i Rammeaftalens punkt 6, således at Femern A/S effektivt kan foretage ændringer i sine bestillinger, og således at Leverandøren på en overskuelig måde skriftligt kan meddele Femern A/S om ændringernes eventuelle konsekvenser. 4.2.3. Brug og videreudvikling af oversættelseshukommelser samt ord- og terminologiliste Femern A/S har oparbejdet en omfattende oversættelseshukommelse i adskillige sprogkombinationer, som stilles til Leverandørens rådighed i et format svarende til SDL Trados Studio. Leverandøren forpligtes til at lægge Femern A/S terminologi- og ordliste på kundeportalen. Leverandøren er herudover forpligtet til at anvende Femern A/S terminologi- og ordliste i forbindelse med enhver ydelse under Rammeaftalen, idet Femern A/S ønsker, at Femern A/S tekster skal fremstå ensartede og sammenhængende. Endelig skal Leverandøren i samarbejde med Femern A/S sørge for, at Femern A/S terminologiog ordliste bliver løbende opdateret og videreudviklet. Femern A/S har til enhver tid ret til en kopi af alle oversættelseshukommelser i relation til Femern A/S opgaver, jf. også Rammeaftalens punkt. 11.2. Side 5/5