Strategi- og handlingsplan for Domstolsstyrelsen 2009 1. Indledning Dette dokument indeholder Domstolsstyrelsens strategi for de kommende fire år og styrelsens handlingsplan for 2009. Strategi- og handlingsplanen er et levende dokument, der vil blive opdateret mindst én gang årligt som led i udarbejdelsen af det kommende års handlingsplan. Der kan desuden opstå behov for at revidere og opdatere strategi- og handlingsplanen i løbet af kalenderåret, hvis direktør eller bestyrelse finder det nødvendigt. Der vil således være tale om en rullende strategisk 4-årsplan. Domstolsstyrelsens overordnede strategi er beskrevet i afsnit 2-4, mens styrelsens konkrete handlingsplan for 2009 er beskrevet i afsnit 5 (resultater og bærende indsatser, der særligt vedrører domstolene) og afsnit 6 (resultater og bærende indsatser der navnlig vedrører styrelsens egne forhold). Domstolsstyrelsen gjorde i 2. halvår 2008 opmærksom på behovet for at tilføre yderligere personaleressourcer til domstolsområdet, således at det generelt øgede antal verserende sager kan nedbringes. I foråret 2009 blev der udarbejdet et notat til regeringen om status for domstolsreformen. Samtidig gennemførte Boston Consulting Group en foreløbig konsulentundersøgelse af domstolene. I maj 2009 har regeringen sammen med Dansk Folkeparti og Liberal Alliance tildelt domstolene en midlertidig bevilling på 110 mio. DKK til nedbringelse af sagsbunker. Samtidig vil regeringen tage initiativ til en flerårsaftale om domstolenes økonomi efter 2009. Det er en forudsætning for på længere sigt at kunne realisere målet om at nedbringe sagsbehandlingstiderne, at den omtalte flerårsaftale giver et tilfredsstillende resultat for domstolene. Som følge af et ekstraordinært stort antal modtagne sager i 1. halvår 2009 primært forårsaget af de økonomiske konjunkturer kan det efter omstændighederne allerede nu forudses, at det generelt vil blive vanskeligt for byretterne at nedbringe sagsbehandlingstiden i 2009. På den baggrund er 2. og 4. resultatmål justeret i maj 2009, således at der fokuseres på at fastholde det meget høje aktivitetsniveau ved domstolene og derved søge at holde sagsbehandlingstiderne på uændret niveau i 2. halvår 2009 i forhold til 1. halvår 2009, hvor der forventes en yderligere stigning i forhold til 2008. Et led heri vil være, at ovennævnte midlertidige bevilling hurtigst muligt bringes i anvendelse. Herefter vil der ved udarbejdelsen af strategi- og handlingsplan for 2010 og kommende år kunne lægges en strategi for en nedbringelse af sagsbehandlingstiderne. Indholdet af denne strategi har naturligvis tæt sammenhæng med domstolenes økonomi for den kommende årrække. Justeringen af målene ændrer ikke på, at Danmarks Domstolene anser nedbringelsen af sagsbehandlingstiderne som den aktuelt største udfordring på domstolsområdet. 1
2. Domstolsstyrelsens opgave, vision og værdier Strategi- og handlingsplanen tager udgangspunkt i styrelsens centrale opgave: Domstolsstyrelsen har til opgave at administrere og udvikle Danmarks Domstole Strategien for de kommende fire år og handlingsplanen for 2009 tager afsæt i den vision og de værdier, som er fastlagt for Danmarks Domstole. Styrelsen skal således som en del af Danmarks Domstole bidrage til at virkeliggøre den vision, der er opstillet for den samlede organisation, herunder ud fra de aktuelle muligheder og udfordringer på domstolsområdet fastlægge en strategi, der bidrager til at realisere visionen. I målsætning for Danmarks Domstole er visionen formuleret således: Danmarks Domstole er en højt respekteret og tillidsskabende organisation, der løser sine opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet Danmarks Domstole værner om retssamfundet og er det tidssvarende og primære forum for konfliktløsning. Samtidig er det Domstolsstyrelsens ambition at være en veldreven styrelse og en attraktiv arbejdsplads. Dette er særligt omtalt nedenfor i afsnit 6. Som en integreret del af Danmarks Domstole arbejder Domstolsstyrelsen efter de værdier, som er fælles for Danmarks Domstole: Det enkelte menneskes ret til en respektfuld behandling Uafhængighed i den dømmende funktion af hensyn til retssikkerheden Ansvarlighed og troværdighed i alle forhold Åbenhed, dialog og samarbejde. Domstolsstyrelsen vil både internt, i samarbejdet med retterne, øvrige samarbejdspartnere og samfundet generelt bestræbe sig på at praktisere og understøtte domstolenes værdier samt bidrage til, at værdierne reelt bliver styrende for hverdagens handlinger ved Danmarks Domstole og i styrelsen. 3. Den aktuelle situation på domstolsområdet 2008 har - ligesom 2007 - været præget af implementering af domstolsreformen. De nye byretter har konsolideret de nye organisationer, ligesom arbejdet med at tilvejebringe varige bygningsløsninger til alle retter også er under afklaring. Der er endvidere anvendt en del ressourcer på at implementere indholdsreformerne, herunder behandling af en række tidligere civile landsretssager som 1. instans sager i byretterne, nævningesager, småsager samt retsmægling. 2
Det betydelige reformarbejde har sat de enkelte sagsområder under pres som følge af, at der ikke har kunnet anvendes de samme ressourcer i overgangsfasen. Endvidere har de nye sagstyper også i en overgangsfase betydet, at der gennemsnitligt har skullet anvendes flere ressourcer pr. sag. Samtidig har det desværre været nødvendigt at udskyde e-tinglysning til september 2009. Denne opgave har krævet ressourcer og fokus i 2008. Det samme vil gøre sig gældende i 2009. I 2009 skal der sættes fokus på at nedbringe sagsbehandlingstiderne og at færdiggøre reformen. Endvidere er det vigtigt at sikre fremdrift i projektet om e-tinglysning, således at Tinglysningsretten kan overtage den samlede tinglysningsopgave i september 2009. Omstillingsprocesserne under reformen har krævet en stor indsats af medarbejderne ved Danmarks Domstole. Derfor er det i 2009 vigtigt at fokusere på, at organisationen er en attraktiv arbejdsplads. Endelig er det vigtigt, at gøre en indsats i forhold til digitalisering og øvrige it-projekter og øvrige forhold, der kan være med til at forbedre kvalitet, service og effektivitet. Endvidere vil det i 2009 være en stor opgave at forberede og planlægge den reform af det grønlandske retsvæsen, der skal implementeres i 2010. Der gælder med andre ord, at det nu hvor langt størstedelen af reformen er på plads gælder om at fokusere på at få afviklet det øgede antal verserende sager, som reformen har betydet, samtidig med at der tages initiativer til forbedring af arbejdsglæde og kvalitet i sagsbehandlingen. Indsatsområderne i retternes handlingsplaner er for 2009 sagsbehandlingstider, kvalitet og kompetenceudvikling, hvilket skal ses i sammenhæng med de ovennævnte udfordringer. 4. Strategiske udviklingshorisonter Strategi og handlingsplanen 2009-12 tager udgangspunkt i de strategiske udviklingshorisonter som Domstolsstyrelsen arbejder med. Disse udviklingshorisonter fremgår af figuren nedenfor. Figuren illustrerer Domstolsstyrelsens primære fokus i indsatsen for at administrere og udvikle Danmarks Domstole. Der er tale om 3 udviklingshorisonter: Den operationelle, den strategiske og den visionære. Den operationelle horisont er 2009 og overskriften er konsolidering af reformen. Fokus er på resultater og eksekvering. Indsatsen skal koncentreres på de ting, der er i gang, og som skal gennemføres og afsluttes. De tre primære resultatmål i 2009 er: Implementere e-tingslysning Nedbringe sagsbehandlingstiderne og færdiggøre reformen Danmarks Domstole er en attraktiv arbejdsplads I forhold til de prioriterede projekter og opgaver skal vi have fokus på effektivisering af processer og arbejdsgange. 3
Strategiske udviklingshorisonter 2009-2012 Udviklingsniveau Kvalitet Visionen Konsolidering af reformen Operationelt (Her og nu) 2009 Primære resultater Implementere e-tinglysning Nedbringe sagsbehandlingstiderne og færdiggøre reformen Danmarks Domstole som attraktiv arbejdsplads Udvikle digitale løsninger Evaluere og måle reformens resultater Kvalitets- og Bedste Praksis initiativer Bygningsløsninger Strategisk HR og kompentenceudvikling Opfølgning på ledelsesevaluering og trivselsundersøgelse Planlægge reform i Grønland Strategisk (På lidt længere sigt) 2010-2012 Primære resultater Dokumenteret forbedring af kvalitet, service og effektivitet Implementere digitale løsninger Implementere reform af det grønlandske retsvæsen Konsolidere bedste praksiskultur Styrke kvalitetskultur International sammenligning og samarbejde Nye uddannelses- og karriereforløb Delegation af opgaver og ansvar Talentudvikling, lederudvikling mv. Danmarks Domstole er blandt de bedste i Europa Målsætning for Danmark Domstole: Vi er en højt respekteret og tillidsskabende organisation, der løser sine opgaver med højeste kvalitet, effektivitet og service Danmarks Domstole værner om retssamfundet og er det tidssvarende og primære forum for konfliktløsning Konkrete indikatorer: Tillid: Fastholde det høje niveau for tillid til de danske domstole Effektivitet: Sagsbehandlingstiderne er blandt de bedste i forhold til de lande, som vi traditionelt sammenligner os med Service: Danmarks Domstole er i forhold til tilgængelighed blandt de bedste i Europa. Note: Med tilgængelighed menes fysisk tilgængelighed i form af velindrettede indrettede retsbygninger, digital tilgængelighed i form af muligheden for at kommunikere og orientere sig digitalt samt servicemæssig tilgængelighed (åbningstider, venlig modtagelse og god telefonservice mv.). Tid 8 Den strategiske horisont er 2010-2012 og overskriften er kvalitet. Fokus er på at omsætte reformen og de digitale udviklingsprojekter i konkrete forbedringer af kvalitet, service og effektivitet samt at dokumentere domstolsreformens resultater for borgerne og samfundet som helhed. De tre primære resultatmål i 2010-12 er: Dokumenteret forbedring af kvalitet, service og effektivitet Implementere digitale løsninger Implementere reform af det grønlandske retsvæsen Den visionære horisont er tiden efter 2012. Denne horisont beskriver visionen for Danmarks Domstole, idet den er styrende i forhold til de andre to udviklingshorisonter. Fokus i forhold til den operationelle og den strategiske udviklingshorisont skal derfor være at bringe Danmarks Domstole tættere på at virkeliggøre visionen. I forhold til virkeliggørelsen af visionen er det væsentligt, at der løbende foretages benchmarking, sammenligning og erfaringsudveksling med de øvrige domstole i Europa, som i forhold til 4
grundlæggende træk ligner det danske retssystem, idet dette vil give konkrete indikationer om, hvor langt Danmarks Domstole er i forhold til at virkeliggøre visionen. Endvidere vil samarbejdet med domstole i andre lande kunne afdække eksempler på bedste praksis, som Danmarks Domstole bør kunne matche også selvom vi vælger vores egen måde at gøre det på. 5. Resultatmål og indsatser Som det fremgår ovenfor i afsnit 4, er der for hver udviklingshorisont angivet en række indsatser, som leder frem til resultatmålene i den indeværende såvel som den efterfølgende periode. Domstolsstyrelsens handlingsplan for 2009 indeholder således en række operationelle resultatmål samt en række indsatser, som skal føre til resultater i 2009 såvel som 2010-12. Det er vigtigt at understrege, at implementering af e-tinglysning samt indsatser, der bidrager til at nedbringe sagsbehandlingstiderne eller øge motivation og arbejdsglæde, i 2009 konsekvent vil blive prioriteret højere end de mere langsigtede indsatser. Resultatmålene er ikke fastsat isoleret, men ud fra et ønske om en sammenhængende indsats på domstolsområdet. Som følge heraf kan der i et vist omfang være overlap i forhold til succeskriterier og bærende indsatser for de enkelte resultatmål. 1. Resultatmål: Implementere digital tinglysning Succeskriterier Systemet er idriftsat primo september 2009 Integration til andre/eksterne systemer, skal være idriftsat primo september 2009 Tinglysningsretten er flyttet ind i den nye bygning i april 2009 Tidsplan for integration af Bil-, person og andelsbogen foreligger pr. 1. april 2009 10-dages fristen overholdes i 2009 75 % af brugerne af e-tl vurderer i en tilfredshedsmåling i 3. kvartal 2010, at systemet fungerer tilfredsstillende eller meget tilfredsstillende Bil-, person- og andelsbogen er en integreret del af e-tinglysningssystemet den 1. juli 2010 De organisatoriske grænseflader mellem Tinglysningsretten, retterne og styrelsen er beskrevet ved udgangen af 1. kvartal 2009 Systemudvikling i samarbejde med leverandøren Stor opmærksomhed på projekt- og leverandørstyring samt løbende rapportering Sikre opbygningen af de nødvendige kompetencer ved Tinglysningsretten og ved byretterne (skifte- og fogedområdet samt i forhold til brugerterminaler) til at sætte digital tinglysning i drift Gennemførelse af testfase for alle interessenter i forhold til systemet Beskrivelse og opbygning af driftsorganisationen og de organisatoriske grænseflader Sikre de nødvendige ressourcer og lokaler mv. til en velfungerende drift af den nuværende tinglysning frem til at digital tinglysning iværksættes Markedsføring og kommunikation af tinglysningsreformen Bygningsløsning for Tinglysningsretten 5
2. Resultatmål: Nedbringe sagsbehandlingstiderne og færdiggøre reform Succeskriterier Uændret aktivitet ved byretterne (afsluttede vægtede sager) i 2009 som i 2008 Sagsbehandlingstiderne ligger til trods for et stort pres i form af et øget antal modtagne (konjunkturfølsomme) sager på et uændret niveau ved udgangen af 2. halvår 2009 i forhold til 1. halvår 2009 Landsretterne fastholder målopfyldelsen for 2008 i civile 1. instanssager modtaget efter reformens ikrafttræden. Der kan dokumenteres kortere samlet sagsbehandlingstid ved behandlingen af civile sager i to instanser 50 % af retterne er ved udgangen af 2009 flyttet ind i varige bygninger 80 % af præsidenterne er ved udgangen af året tilfreds eller meget tilfreds med styrelsens indsats for at skabe bygningsmæssige løsninger og opfølgning efter indflytning mv. i nye bygninger Bedste praksis arbejde samt effektivisering af sagsgange og administration Opfølgning på Startpakken og Model om verserende sager (MOVE) Løbende opfølgning i forhold til ressourcebehovet og fordelingen heraf Fastholde sikker it-drift, herunder sikre tilfredsstillende oppetider Udarbejde ledelsesinformation og indgå i dialog med de enkelte retter om resultater og rettens aktuelle forhold Bygningsløsninger Evaluere og måle reformens resultater 3. Resultatmål: Danmarks Domstole er en attraktiv arbejdsplads Succeskriterier 80 % af retterne oplever, at der i meget høj grad eller i høj grad er kvalificerede ansøgere til opslåede stillinger Sygefraværet nedbringes i 2009 til et lavere niveau end i 2008 med henblik på at nå det statslige gennemsnit i 2010 80 % af medarbejderne vurderer, at der har været en tilfredsstillende eller meget tilfredsstillende opfølgning på trivselsundersøgelsen Ny løn er implementeret pr. 1. april 2009 og alle retter anvender derefter ny løn til at fokusere på en god indsats (kvalitet og effektivitet) 80 % af præsidenterne oplever ved udgangen af året, at implementeringen af Ny Løn er forløbet tilfredsstillende, således at Ny Løn kan anvendes fremadrettet til at fokusere på den gode præstation 80 % af medarbejderne vurderer, at der har været en forbedring af trivslen Udvikle HR-strategi og nyt MUS-koncept Ledelsesevaluering Fokus på sygefravær Nyt rekrutteringssystem Udmønte kompetenceudviklingsstrategi Ny løn Bistand til de enkelte retter til opfølgning på trivsels- og APV-undersøgelse samt DEFGO (netbaseret spørgeskema) blandt medarbejdere om opfølgning på trivselsundersøgelse Juristernes karriere- og kompetenceprojekt (opfølgning på Visionsudvalgets arbejde) 6
4. Resultatmål: Dokumenteret forbedring kvalitet, service og effektivitet Succeskriterier for indsatsen i 2009 Sagsbehandlingstiderne ligger til trods for et stort pres i form af et øget antal modtagne (konjunkturfølsomme) sager på et uændret niveau ved udgangen af 2. halvår 2009 i forhold til 1. halvår 2009 Der er gennemført en førmåling med hensyn til effektivitet og service på udvalgte områder 80 % af præsidenterne oplever ved udgangen af 2009, at der i løbet af året har været god fremdrift i navnlig projektet om dokumentation af faglig kvalitet Bedste praksis er en central del af alle itprojekter fra januar 2009 80 % af præsidenterne vurderer ved udgangen af året, at brugerundersøgelsen er et meget godt eller godt værktøj til at understøtte rettens udvikling 80 % af medarbejderne ved Danmarks Domstole oplever ved udgangen af året, at der er kommet mere fokus på faglig og organisatorisk kvalitet Programmet Kvaliteten i fokus ved Danmarks Domstole (bl.a. om dokumentation af faglig kvalitet) Brugerundersøgelse for Danmarks Domstole Understøtte effektiv sagsbehandling i retterne (bedste praksis, tekster, uddannelse, teknologi, lean mv.) Bedste praksis projekt ved byretterne og de overordnede retter Lean-uddannelse og leanforløb Bygningsløsninger 5. Resultatmål: Implementere digitale løsninger Succeskriterier for indsatsen i 2009 Ny Foged 1.0 udrulles og tages i brug af yderligere retter inden udgangen af 2009 80 % af de retter, der har taget Ny Foged 1.0 i brug, vurderer ved udgangen af året, at systemet på sigt er en forbedring i forhold til det hidtidige fogedsystem 80 % af præsidenterne vurderer ved udgangen af 2009, at der har været større fremdrift på it-udviklingen i 2009 end i 2008 90 % af medlemmerne af brugerforum vurderer, at udvalgets arbejde er til gavn for it-udviklingen på domstolsområdet 70 % af alle systemleverancer kan udføres af flere forskellige leverandører i 2012 Delprojekt A og B under projektet Juridiske Fagsystemer afsluttes i 2009 JFS - Juridiske FagSystemer (projekt) Pilotforsøg med tidsregistreringssystemet Time-Sag Digitaliseringsløsninger på HR-området Ny Foged 1.0 (projekt) Udvikling af løsninger til digital modtagelse og afsendelse af dokumenter mv. (ekstern integration) Strategiske tilpasninger af de nuværende sagsbehandlingssystemer Brugerinddragelse 7
6. Resultatmål: Implementere reform af det grønlandske retsvæsen Succeskriterier for indsatsen i 2009 Et repræsentativt udsnit af de ansatte i det grønlandske retsvæsen vurderer ved udgangen af 2009, at den af styrelsen ydede støtte i forhold til forberedelsen af reformen har været tilfredsstillende eller meget tilfredsstillende Der er tiltrådt en dommer ved Retten i Grønland inden den 1. marts 2009 Der er etableret (ny) tjenestebolig til dommeren ved Retten i Grønland inden den 1. juni 2009 Der foreligger et notat om normeringen af retterne i den nye struktur inden den 1. april 2009 Der er foretaget opfølgning og drøftelse af initiativer i forhold til antallet af verserende sager med repræsentanter for det grønlandske retsvæsen inden den 1. maj 2009 Overordnet bistand og opfølgning i forhold til forberedelse af reformen Uddannelse af kredsdommere og bisiddere Bygningsløsninger i forhold til den nye struktur for det grønlandske retsvæsen Bistand og støtte til rekruttering af tilstrækkeligt og kvalificeret personale Ny lønpolitik for domstolsansatte i Grønland Opfølgning og initiativer i forhold til sagsbehandlingstider og antallet af verserende sager Støtte og rådgivning om kompetenceudvikling forud for reformen Bistand til at fastlægge normeringen for de grønlandske retter 8
6. Domstolsstyrelsens indsats for bedre kvalitet, service og effektivitet i 2009 Domstolsstyrelsens kerneopgave er at administrere og udvikle Danmarks Domstole. Det er således styrelsens opgave i partnerskab med retterne at arbejde for virkeliggørelsen af visionen af Danmarks Domstole om at være en højt respekteret og tillidsskabende organisation, der løser sine opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet. Der skal i den forbindelse til stadighed være fokus på, at Danmarks Domstole udvikler sig i takt med det omgivende samfund. Denne opgave kan kun løses, hvis styrelsen selv er en moderne og attraktiv arbejdsplads, der kan tiltrække de bedste medarbejdere. Styrelsen lægger derfor afgørende vægt på at være en arbejdsplads, hvor medarbejderne trives og har særdeles gode muligheder for faglig og personlig udvikling, og hvor både opgaveløsningen og kulturen er præget af vores værdier, herunder ikke mindst af respekt, ansvarlighed, troværdighed og åbenhed. For at kunne udføre sin kerneopgave med højeste kvalitet, service og effektivitet, jf. Danmarks Domstoles vision, vil styrelsen tilstræbe en løbende forbedring af sit leverancesystem. Styrelsen har struktureret sine indsatser i dette afsnit efter den såkaldte KVIK-model, som også er anvendt som grundlag for dialogen med retterne om ledelsesmodel og ledelsesinformation. KVIK-modellen indeholder en række indsatsområder og en række resultatområder: Ramme for styrelsens udvikling af kvalitet, service og effektivitet 2009-2012 INDSATSER OG NYE INITIATIVER RESULTATER Strategi og planlægning Medarbejderresultater Ledelse Medarbejdere Samarbejdspartnere Bruger/ borgerresultater Arbejdsgange Nøgleresultater Ressourcer Samfundsresultater EVALUERING OG LÆRING Modellen afspejler de væsentlige dimensioner i enhver organisation såvel på indsatssiden som resultatsiden. De indsatser og resultater styrelsen vil prioritere i 2009 fremgår af oversigten nedenfor. 9
Oversigt over indsatser, nye initiativer samt resultater specifikt for Domstolsstyrelsen i 2009 Indsatser og nye initiativer Ledelse: Strategi og planlægning: Arbejdsgange: Resultater Medarbejderresultater: Nøgleresultater: Systematisk prioritering af tid til ledelse Lederudvikling og fortsat opfølgning på ledelses- evaluering Fokus på effektiv udførelse af strategi Fokus på prioritering af opgaver Kvartalsvis opfølgning på ressourcer og opgaver i ledergruppen Bedre tid til at inddrage medarbejderne i strategi- og handlingsplansarbejdet Brugerundersøgelse af Domstolsstyrelsen Medarbejdere: Målrettet og strategisk kompetenceudvikling, der bl.a. understøtter faglig fleksibilitet Løbende opmærksomhed på trivsel, stress og sygefravær hos den enkelte medarbejder Opfølgning på APV og trivselsundersøgelsen Samarbejdspartnere: Gennemførsel af nyt Leanprojekt Fortsat fokus på at forbedre koordinationen mellem enheder i styrelsen Fortsat fokus på delegation af ansvar og kompetencer Fortsat fokus på prioritering af arbejdsopgaver Indførelse af Public 360 Gennemførelse af målinger på servicemålene Optimering af Projektforum Bedre balance mellem opgaver og ressourcer Mere tilgængelige chefer Større delegation af opgaverne Bedre prioritering af opgaver Reduktion af sygefravær til statsligt gennemsnit Bruger/borgerresultater: Implementere e-tinglysning (1. resultatmål) Nedbringe sagsbehandlingstiderne og færdiggøre reform (2. resultatmål) Danmarks Domstole som attraktiv arbejdsplads (3. resultatmål) Fastholde sikker drift Fortsætte det tætte samarbejde og dialog med retterne og Procesbevillingsnævnet Fortsætte udbygning af dialog med interessenter via Samarbejdsforum, Ledelsesforum m.v. Fortsætte tæt dialog med HSU og personaleorganisationer. Sikker drift med høj tilfredshed hos interessenter Realisering af styrelsens servicemål. Ressourcer: Styrke ressourceplanlægningen navnlig i forhold afviklingen af større projekter Samfundsresultater: Understøtte retternes omdømme i samfundet via kommunikation, branding, hjemmeside mv. Retterne og styrelsen har et godt omdømme 10