Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CVR-nr. 24 21 37 14 Weidekampsgade 6 Postboks 1600 0900 København C Telefon 36 10 20 30 Telefax 36 10 20 40 www.deloitte.dk Hørsholm Egns Museum Revisionsprotokollat til årsrapport 2010 Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte Indholdsfortegnelse Side 1. Revision af årsrapporten 139 1.1 Årsrapporten 139 1.2 Revisionens omfang og udførelse 139 1.3 Forhold af væsentlig betydning for vurdering af årsrapporten 140 1.3.1 Manglende funktionsadskillelse m.m. 140 1.3.2 Lønrevision 140 2. Kommentarer til årsrapporten 140 2.1 Resultatopgørelsen 140 2.2 Balancen 142 2.2.1 Varebeholdninger 142 3. Faglig samlingsrevision 142 4. Øvrige oplysninger 143 4.1 Ledelsens regnskabserklæring 143 4.2 Eftersyn af bestyrelsens protokoller og overholdelse af bogføringsloven 143 4.3 Rådgivnings- og assistanceopgaver 143 5. Konklusion på den udførte revision 144 6. Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling 144 7. Erklæring 144
Deloitte 139 Revisionsprotokollat til årsrapport 2010 1. Revision af årsrapporten 1.1 Årsrapporten Vi har afsluttet revisionen af den af ledelsen aflagte årsrapport for 2010 for Hørsholm Egns Museum. Årsrapporten udviser følgende: 2010 2009 t.kr. t.kr. Resultat (111) (590) Aktiver 1.592 1.607 Egenkapital 521 632 1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen er udført i overensstemmelse med reglerne i bekendtgørelse nr. 1510 af 14. december 2006 om regnskab og revision af statsanerkendte museer og har hovedsageligt omfattet de regnskabsposter og de dele af museets registreringssystemer og forretningsgange, hvor risikoen for væsentlige fejl eller mangler er størst. Ved revisionen af årsrapporten har vi overbevist os om, at aktiverne er til stede, at de tilhører museet, og at de er forsvarligt værdiansat. Vi har endvidere overbevist os om, at samtlige de gældsposter og øvrige forpligtelser, herunder eventualforpligtelser mv., der påhviler museet, er medtaget og forsvarligt værdiansat, samt at regnskabsposterne er periodiseret og korrekt præsenteret i årsrapporten. Under vores revision har vi påset, at de modtagne støttemidler er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, og at refusion er udregnet i overensstemmelse med gældende regler. Vi har, under hensyntagen til de økonomiske vilkår for museets drift, sammenholdt de faktiske udgifter og indtægter med de tilsvarende budgetterede til vurdering af, hvorvidt der ved museets drift er taget skyldige økonomiske hensyn. Vi har gennemlæst referater af bestyrelsens forhandlingsprotokol til og med mødet den 17. januar 2011 og herunder påset, at der i det aflagte regnskab er taget hensyn til de beslutninger af regnskabsmæssig karakter, der har været omtalt i protokollen. Vi har foretaget uanmeldt beholdningseftersyn den 29. oktober 2010. Eftersynet har ikke givet anledning til bemærkninger.
Deloitte 140 I henhold til revisionsinstruksen har vi gennemgået museets registreringer og forretningsgange angående samlingerne, jf. afsnit 3 på side 142. 1.3 Forhold af væsentlig betydning for vurdering af årsrapporten Baseret på vores revision skal vi fremhæve følgende særlige forhold, der er af betydning for vurdering af årsrapporten: 1.3.1 Manglende funktionsadskillelse m.m. Som i tidligere år bemærker vi, at vi har fået oplyst, at det af praktiske årsager ikke er muligt at adskille museets kassefunktion og bogføringsfunktion. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Vi er opmærksomme på, at det på grund af museets begrænsede ressourcer ikke umiddelbart er praktisk muligt at etablere funktionsadskillelse på alle områder. Denne bemærkning er fremsat af rent principielle grunde. Den daglige ledelse har over for os oplyst, at ledelsen ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi er ikke under vores revision stødt på forhold, der på nogen måde tyder på forekomsten af sådanne fejl eller mangler, men vi har anset det for vores pligt som revisorer at henlede bestyrelsens opmærksomhed på den interne kontrols svaghed. Vi har drøftet risikoen for besvigelser i museet med museumsinspektøren, der har oplyst, at ledelsen ikke har kendskab til besvigelser. Vi har på bestyrelsesmødet den 8. marts 2011, hvor udkast til årsrapporten for 2010 blev behandlet, forespurgte bestyrelsen om den havde kendskab til besvigelser, påståede besvigelser eller formodninger om besvigelser. Bestyrelsen har oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser. 1.3.2 Lønrevision Vi har som led i vores revision foretaget revision af lønninger. Vi har i den forbindelse konstateret, at museets funktionærer i 2010 har fået nye kontrakter, der angiver, hvilken overenskomst og hvilket løntrin de lønnes efter. Revisionen af lønninger gav ikke anledning til bemærkninger. 2. Kommentarer til årsrapporten 2.1 Resultatopgørelsen Vi har ved vores revision blandt andet foretaget en analyse af resultatopgørelsens poster samt en sammenligning med tidligere år og budgettet, hvilket ikke har givet anledning til bemærkninger.
Deloitte 141 Entréindtægter og indtægter ved salg af bøger/produkter er optaget i årsrapporten på grundlag af bogføringens udvisende. Udviklingen i disse poster har været: 2006 2007 2008 2009 2010 t.kr. t.kr. t.kr. t.kr. t.kr. Entréindtægter mv. 3 1 2 3 4 Indtægter ved salg af bøger etc. 35 54 5 16 10 I hele 2010 havde museet fri entré. Der foretages afstemninger af disse indtægter til bilag samt optælling af bøger etc. til videresalg. Samlede lønomkostninger kan specificeres således: 2010 2009 kr. t.kr. Ledende museumsinspektør 488.245 481 Museumsinspektør (arkæologi) 466.955 460 Museumsinspektør (arkæologi) 329.010 323 Museumsinspektør (arkiv) 439.818 432 Arkæolog 348.333 291 Assistent 172.226 175 Kontorpersonale 231.455 227 Beskæftigelsesordninger 610.999 389 Fastansattes løn i alt 3.087.041 2.778 Pensionsbidrag 244.797 243 Andre sociale ydelser 48.596 48 Feriepenge til fastansatte 10.970 340 Ferietillæg 1.317 41 Overarbejde (29.964) 303 275.716 975 Lønomkostninger konto 22 i alt 3.362.757 3.753
Deloitte 142 2010 2009 kr. t.kr. Arkæologiske undersøgelser 268.529 492 Løn konto 38 i alt 268.529 492 Udstillinger (kustoder) 109.340 190 Ringovnen 1.825 3 Løn konto 50 + 51 i alt 111.165 193 It-tjeneste 17.437 3 Løn konto 55 i alt 17.437 3 Lønomkostninger i alt 3.759.888 4.441 Lønomkostninger konto 22 i alt kan sammenholdelses med personaleomkostninger, jf. konto 22 i årsrapporten på følgende måde: 2010 2009 kr. t.kr. Lønomkostninger konto 22 i alt 3.362.757 3.753 Møde og efteruddannelse 76.767 60 Transport 13.882 17 Forsikring 5.479 7 Personaleomkostninger konto 22 3.458.885 3.837 2.2 Balancen 2.2.1 Varebeholdninger Museets beholdning af varer til videresalg samt samlinger er i lighed med tidligere år ikke optaget i balancen. 3. Faglig samlingsrevision Statsanerkendelsen af Hørsholm Egns Museum giver revisor pligt til at rapportere om håndtering af "Egen samling". Vi har derfor foretaget en gennemgang og vurdering af museets registrerings-, accessions- og protokolprocedurer. Herunder er det undersøgt, om museets egne samlinger og inddeponerede genstande er registreret, og at protokol føres på en entydig måde, således at der er sammenhæng mellem genstand og registrering.
Deloitte 143 Det er ligeledes undersøgt, om Hørsholm Egns Museum har en procedure for registrering af, hvor de enkelte dele befinder sig i huset, ligesom deres fysiske tilstedeværelse stikprøvevist er kontrolleret. Denne gennemgang har ikke givet anledning til bemærkninger 4. Øvrige oplysninger 4.1 Ledelsens regnskabserklæring Som led i revisionen af vanskeligt reviderbare områder har ledelsen afgivet en regnskabserklæring over for os vedrørende årsrapporten for 2010. Alle fejl konstateret under revisionen er rettet. 4.2 Eftersyn af bestyrelsens protokoller og overholdelse af bogføringsloven Vi har foretaget kontrol af, at bestyrelsen overholder de pligter, som den ifølge lovgivningen er pålagt med hensyn til at oprette og føre bøger, fortegnelser og protokoller mv. Endvidere har vi påset, at museet på alle væsentlige områder overholder bogføringsloven. 4.3 Rådgivnings- og assistanceopgaver Siden afgivelsen af vores revisionsprotokollat af 29. april 2010 har vi udført følgende opgaver for museet: Udarbejdelse af årsrapport samt budget- og regnskabsskema for 2010 Assistance vedrørende udregning af splitmoms for 2010 Assistance i forbindelse med momsafregning 4.4 Forsikringsforhold Vores revision har ikke omfattet museets forsikringsforhold. Vi anbefaler, at museet mindst én gang årligt får gennemgået den samlede forsikringsdækning med forsikringsselskabet eller -mægleren med henblik på at vurdere de tegnede dækninger mv., herunder om dækningen på de tegnede forsikringer er tilstrækkelig, og om museet eventuelt mangler at tegne forsikringer på særlige områder. Vi har i forbindelse med regnskabsafslutningen bedt ledelsen bekræfte, at der er tegnet de forsikringer, der under hensyn til museets forhold skønnes tilstrækkelige til at dække museets eventuelle skadessituationer.
Deloitte 144 5. Konklusion på den udførte revision Hvis bestyrelsen godkender årsrapporten i den foreliggende form, vil vi forsyne den med en revisionspåtegning uden forbehold og supplerende oplysninger. 6. Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling I vores protokollat af 29. april 2010 er revisionens formål, omfang og udførelse, revisors rapportering samt ansvarsfordelingen mellem ledelse og revisor beskrevet. Vi skal henvise hertil, ligesom vi anbefaler, at eventuelle nye bestyrelsesmedlemmer får udleveret et eksemplar heraf. 7. Erklæring Ifølge lovgivningen skal vi erklære, at vi opfylder lovgivningens krav til uafhængighed, og at vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. København, den 8. marts 2011 Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Søren Jensen statsautoriseret revisor
Deloitte 145 Fremlagt på bestyrelsesmødet den Bestyrelse Peter Brandi Minna Tidemand-Petersson Jørgen Sevaldsen formand næstformand Thorkild Gruelund Jens Thorkil Hansen Hanne Bødtger Hanne Merete Lassen Gitte Buchard Christian de Jonquières TiT(eh) T:\Data\12\287513\2011\287513rp10-01.docx