Aftenens program: Velkommen ved formanden 1. Valg af dirigent, Bestyrelsens forslag Jørgen Sølling 2. Formandens beretning 3. Udvalgsformændenes beretninger 4. Spisning i pause kl. 19:00 5. Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse 6. Fastsættelse af indskud og kontingent med fremlæggelse af budgetforslag 7. Behandling af forslag fra bestyrelse, ændring af 18 8. Valg af formand (ikke på valg) 9. Valg af bestyrelsesmedlemmer 10. Valg af revisor og revisor suppleant 11. Eventuelt, herunder overrækkelse af Pouls vandrepokal 1. Valg af dirigent: Jørgen Sølling vælges som dirigent. Formalia omkring indkaldelse blev gennemgået, og det blev konstateret at Generalforsamlingen (GF) var rettidig indkaldt via hjemmeside, nyhedsbrev og opslag på Facebook. 2. Formandens beretning: Vores formand Steen Rath aflagde sin beretning, hvor han konstaterede, at vi har haft fremgang med flere medlemmer, flere tur og flere frivillige. Steen konstaterede også, at der igen er flere ture end tidligere år, herunder ikke mindst nye koncepter, som er medvirkende til medlemsfremgang trods et mindre godt år på Vallåsen. Næste del af beretningen var en kort gennemgang af de forskellige udvalgs vigtigste aktiviteter og disses betydning for klubben, herunder dens evne til at fasthold og udbygge medlemsantallet. Herefter fortalte Steen om vores meget aktive rolle i Danmarks Skiforbund, hvor vi er stærkt repræsenteret i både bestyrelsen og de nye udvalg samt deltager aktivt i det nye Kraftcenter. Også samarbejdet med Furesø kommune er i fremdrift med vores tilbud til Åben Skole og nogle ekstra bevillinger til bl.a. knæporte og renovering af vores skur. I forbindelse med arbejdet med kommunen præsenterede Steen flere billeder fra Hangar Projektet, hvor der planer om en multihal med freestyle- bane som ser lovende ud grundet de allerede indsamlede midler læs mere om projektet på www.hareski.dk Formanden fortalte hvorledes indkøbene af knæporte er en satsning på mere porttræning, som en del af at forbedre ski- egenfærdighed i den kommende sæson sammen med fokus på andre glideredskaber (snowboard, telemark etc.). Til slut redegjorde formanden for skiftet af forretningsfører, som heldigvis er forløbet tilfredsstillende, og han sluttede af med at takke alle medlemmer for deres deltagelse på klubbens ture og aktiviteter samt alle frivillige for deres store indsats, hvilket er rygraden i Skiklubben Hareskov. Det fulde referat kan læses på http://www.hareski.dk/wp- content/uploads/2015/09/sh- Formandens- beretning- 2014-15.pdf 3. Udvalgsformændenes beretninger 3.1. Alpinudvalget/skiteamets beretning 1
Jacob Støvring Sørensen (JSS) fremlagde på vegne af Søren Klint beretningen for Alpinudvalget (AU) og Skiteamet, men da Jacob hovedsageligt kender til Skiteamets arbejde koncentrerede han sin beretning om dette. Jacob fortalte om en stor og aktiv forældregruppe på 15 medlemmer, som har fordelt arbejdsopgaverne mellem sig på en effektiv måde. Skiteamet er meget interesseret i at deltagelse ikke skal være en fjern ting for øvrige klubmedlemmer, og er derfor meget glad for bl.a. Kronplatzturen, hvor andre medlemmer også deltager i træningen. På det sidste er handicapudvalget også blevet inddraget med henblik på en bedre inklusion af disse skikøbere, der også ønsker at prøve konkurrencedisciplinen. Skiteamets medlemmer og forældre lægger meget vægt på at modtage alle godt. Per Lützen, som er et mangeårigt medlem af AU, spurgte om AU var nedlagt, eftersom han ikke har hørt noget om møder i dette i lang tid? JSS sagde han ikke kendte til dette. Sten Skjoldborg fortalte, at Søren Klint, som også er bestyrelsesmedlem, har ansvaret for dette. Desuden nævnte Sten, at der har været diskussion i bestyrelsen om, at AU og Skitemaet har mange sammenfaldende opgaver samt, at der med etablering af bl.a. Kraftcentret hos DSKIF er behov for nytænkning. Dette vil blive behandlet i bestyrelsen, og medlemmerne af AU vil i den forbindelse naturligvis blive inddraget. Den fulde beretning kan læses på http://www.hareski.dk/wp- content/uploads/2015/09/alpin- Udvalget s- beretning- 2014-15.pdf 3.2. Handicapudvalgets beretning Visti Lindemann fremlagde på vegne af Anne Gram beretning for udvalgets arbejde, hvor der blev lagt meget vægt på samarbejdet med Dansk Handicap Idrætsforbund, som også har bevilliget midler til indkøb af bl.a. sitski og biski. Visti fortalte også, at søgning via fonde kan være vanskeligt, fordi der ofte er en klausul om, at pengene skal benyttes inden for landets grænser. Visti gik meget op i at fortælle, at en handicappet skiløber ikke adskiller sig meget fra andre skiløbere, når de skal have undervisning eller deltage på ture. Derfor arbejdes der med øget deltagelse på klubbens øvrige ture men også på, at medlemmer kan deltage i ture arrangeret for handicappede, som bl.a. en sommerturnering på rulleski i England, og en tur til Vestergotland i Sverige, hvor der vil være toptrænere fra andre nordiske lande til stede. Læs den fulde beretning på http://www.hareski.dk/wp- content/uploads/2015/09/sh- Handicapudvalget- beretning- 2014-2015.pdf 3.3. Instruktørudvalgets beretning Benjamin fremlagde beretningen fra instruktørudvalget, hvor han fortale om det gode samarbejde med Den Danske Skiskole, der bl.a. sikrer, at vi kan gennemføre reeksamen på flere af vores efteruddannelseskurser for klubbens instruktører. I sæsonen er der blevet gennemført kurser i ugerne 42, 50 og 16. De bliver alle bliver gentaget i den kommende sæson, dog med større fokus på opsætning af porte og instruktion i andet glideredskab (snowboard, freestyle og telemark). Påsætning af instruktører til alle klubbens ture er udvalgets største opgave, hvor specielt uge 7 er vanskelig, dels grundet det stigende behov pga. af mange ture, dels fordi en del instruktører vælger ansættelse på lokale skiskoler i Alperne i flere sammenhængende uger omkring uge 7. Benjamin fortalte, at han er blevet en del af DSKIF s uddannelsesudvalg, hvor fokus bliver at opfylde de behov klubberne har, hvilket tyder på der bliver oprettet flere kurser i opsætning af porte samt kurser i instruktion i andre glideredskaber som snowboard, telemark, rulleski 2
og freestyle. Læs hele beretningen på http://www.hareski.dk/wp- content/uploads/2015/09/instruktørudvalgets- beretning- 2014-15.pdf 3.4. SHS - Seniorudvalget Skiklubben Hareskovs årsberetning Ole Gammelgaard fremlagde på vegne af Anne Gram beretningen for Seniorudvalget, som også kaldes SHS i daglig tale. Udvalget har gennemført 8 vandreture og afholdt en årlig julefrokost i klublokalet samt deltaget i Bedstevolley stævnet i Furesø kommune. Ole nævnte, at de syntes SHS manglede synlighed på forsiden med et link til deres aktiviteter (noteret og rettet /ss). Ole fremhævede at selv om aktiviteterne i udvalget er målrettet de ældre klubmedlemmer (50+), så vil de meget gerne have, at også andre aldersgrupper deltager i arrangementerne der i høj grad er meget sociale. F.eks. bliver det en super naturoplevelse, når de skal på vandretur på ny trædesti ved et moseareal i Elleskoven, og til dansearrangementet Dansens mange verdenshjørner (6 torsdage) i denne sæson har de hyret to instruktør der bl.a. vil byde på både swing, jive, rock n roll, latinamerikanske danse og sluttende af med Les Lanciers. Læs hele beretningen på http://www.hareski.dk/wp- content/uploads/2015/09/skiklubben- Hareskov- Senior- udvalg- beretning- 2014-2015.pdf 3.5. Sponsorudvalgets beretning Jesper Ljungberg fremlagde Sponsorudvalgets beretning, hvor han fortalte om, at udvalgets formål er at samle kræfterne om de mulige reklamesøjler i skiklubben således, at vi kan øge indtægten fra disse og synliggøre mulighederne over for potentielle sponsorer. Tidligere har klubben hovedsageligt haft sponsorer, der har givet præmier eller tilskud/rabat til instruktøruniformer, og ikke sponsorer, der har givet kontante beløb. Dog er skisportsstedet Myrkdalen i Norge en ny kontantsponsor. Udvalget har klarlagt en strategi, og mangler nu at komme i gang med canvas??? af produkter inklusiv aktivitetspakker. I forbindelse med dette skal der også anskaffes nye uniformer, fordi de gamle nu bliver brugt på fjerde år. Læs hele beretningen på (afventer korrektur) 3.6. Vallåsenudvalgets beretning Søren Bank fremlagde Vallåsen udvalgets beretning. Det var et år med ikke specielt gode forhold på Vallåsen, men alligevel deltog mange medlemmer, og det lykkedes at afvikle både klubaftenen og det ene af de to klubmesterskaber. Som noget nyt fik man også indført skileg for de mindste, og Søren roste det nye samarbejdet med Smiths turistfart, der stod for bustransporten. Flemming Steenvinkel gjorde opmærksom på, hvor vigtig Vallåsen- arrangementerne er for tilgangen af nye medlemmer, hvilket man tydeligt kunne se af de statistiker, han lavede da han var forretningsfører. Søren Bank afsluttede med at give Flemming Steenvinkel et par flasker vin, som tak for den støtte han har givet til Vallåsenudvalget, da han var forretningsfører i klubben. Læs hele beretningen http://www.hareski.dk/wp- content/uploads/2015/09/vallåsenudvalgets- beretning- 2015.pdf 3.7. Web- og IT- udvalgets beretning Kristian Rickardt fremlagde beretningen for Web- og IT- valget, hvor han fortalte, at der var etableret en ny samarbejdsplatform til både mail og dokumenter via en lukrativ aftale med Microsoft. Hjemmesiden www.hareski.dk er også blevet lanceret, hvor det skal være muligt 3
for medlemmerne at interagere med hinanden og k, at det ikke fungere optimalt endnu. Der er et par hyldeprodukter under overvejelse, men det er et større arbejde, og kan ikke gå hurtigere end den frivillige arbejdskraft kan følge med. Læs hele beretningen på XXXXX 3.8. Turudvalgets beretning Sten Skjoldborg fortalte om udvalgets mange opgaver bl.a. med godkendelse af tekster og budgetter samt support til turlederne omkring turplanlægningen og lignende samt support af turledere omkring alt fra økonomien, bankadgang og arbejdet med hjemmesiden mv. Alle disse opgaver var sidste år blevet fordelt mellem det nybesatte udvalgs medlemmer, og det viste sig at, dels var procedurerne for langsomme, dels var arbejdsopgaverne for mange i forhold til tidsperioden. Det var derfor et naturligt resultat, at de fleste af disse opgaver fulgte med over i stillingen som forretningsfører. Udvalgets arbejde har i år mest bestået af opgaver som forretningsføreren har udført med turudvalgets formand, Børge Tofte- Jensen som inspirator. Instruktør- tilskuddene til turene er flyttet over til turudvalget, hvor de skal fordeles på en ny måde således, at vi på udvalgte ture kan sikre, at der gennemføres f.eks. undervisning i andre glideredskaber, undervisning af en bestemt målgruppe eller et bestemt tema på turene (snowboard, telemark, freestyle etc.) Dette gøres i håb om at rekruttere nye medlemmer og for at forbedre oplevelserne på udvalgte ture. Hermed er det også forhåbningen, at udvalget fremover kan arbejde mere med det strategiske arbejde og nye koncepter for ture fremfor praktiske supportopgaver til turlederne, og derved kan genopstå som en gruppe. Beretning under udarbejdelse. 4. Spisning Der blev som sædvanligt serveret biksemad fra slagteren med bl.a. spejlæg, rødbeder, rugbrød og drikkevarer. Der blev hygget og snakket meget i pausen. 4. Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse. Kassereren præsenterede regnskabet. Turene har i alle år haft eget regnskab, hvor kun overskuddet bliver bogført i klubregnskabet. Turene er dog forpligtigede til at aflægge regnskab, se note 1. Flere udvalg har i stigende grad benyttet samme procedure, hvilket revisorerne har bemærket. Der blev fra forsamlingens side stillet spørgsmål til dette. Det blev oplyst, at dels skal udvalgene lave eget regnskab, dels fremgår betalingerne for de fleste posteringer via klubbens bankkonto, hvilket giver sikkerhed for, hvorledes pengene benyttes. Det blev konkluderet, at det ville give forholdsmæssigt meget arbejde, og udgifter til at foretage dette arbejde, uden nogen form for værdi for klubben, hvis både ture og udvalg skal have alle poster bogført i klubregnskabet. Alpinudvalget, som har det største forbrug, og handicapudvalget,som har øremærkede fondsmidler, har dog fået deres egne bankkonti, og der vil blive set på om udvalgenes administration af disse skal revurderes. Regnskabet er godkendt og underskrevet af to revisorer. 6. Fastlæggelse af indskud og kontingent med gennemgang af budgettet. Kassereren fremlagde budgettet til gennemsyn. 4
Flemming Steenvinkel fortalte at flere ture til Norge havde haft fordel af en stor kursgevinst, hvilket var medvirkende til det gode turresultat, og derfor var han skeptisk over for en forhøjelse af resultatet fra turene. Kassereren mente, at det forventede resultatet også skyldes bl.a. flere ture end sidste år, og at det er indskærpet over for turlederne, at turene skal budgetteres med at give et mindre overskud. Der blev ikke stillet forslag om forhøjelse af hverken indskud eller kontingent. 7. Behandling af forslag. Bestyrelsen stillede forslag om i 18 at ændre teksten klubbens hjemmeside www.skiklubbenhareskov.dk til teksten klubbens til enhver tid officielle hjemmeside. Se hele forslaget på http://www.hareski.dk/wp- content/uploads/2015/09/sh- GF- 17.09.2015- forslag- om- vedtægtsændring- 18.pdf 8. Valg af formand Formanden Steen Rath er valgt for 2 år, og derfor ikke på valg 9. Valg til bestyrelsen Valg af bestyrelsesmedlemmer for 2 år, herunder valg af 2 bestyrelsessuppleanter for 1 år. Steen Rath viste en tabel over ændringer af rollerne, hvor suppleant Søren Bank stiller op sammen Jacob Støvring Sørensen, som nye bestyrelsesmedlemmer. Omvendt ønsker Lone Bo Jørgensen og Jørgen Lindhoff at overgå til at være bestyrelsessuppleanter. Det blev oplyst, at bestyrelsen har vedtaget at Jesper Ljungberg skal være næstformand, såfremt forslaget bliver vedtaget. Eftersom ingen ønskede at stille op som modkandidater blev den samlede løsning godkendt på rekordtid. 10. Valg af revisorer På samme måde blev der rokeret rundt på revisorposterne, hvor Mette Knudsen bliver ny. revisor i stedet for Peter Vekslund, som bliver revisorsuppleant, hvilket blev vedtaget. 11. Eventuelt Jacob Støvring Sørensen overrakte i år Poul Andersens vandrepokal, som gik til William Roer Madsen. Begrundelsen er både Williams talent og hans hjælpsomhed over for de yngre teamløbere, hvor han ofte tager dem med i bl.a. parken for at give dem andre oplevelser. William har boet i Uvdal siden han blev født. Her har han stået på ski i Uvdal alpinsenter siden han var 2 år. Han begyndte med alpin konkurrence sport da han var 7 år, og senere jibbing som 9-10 åring. Af de resultater han har opnået i den sidste sæson kan nævnes, Dansk Forbunds mester U16 i SL, SSL, SG ( 3. plads i DM senior), samt Dansk junior mester i slopestyle og bigair. Internationalt har han tidligere som U14, en 7 plads i SL i junior FIS løb i Andorra med 26 deltagende nationer. I Norge har han i år en 14 plads i Hovedlands Renn, med 110 af de bedste Norske løbere, i tillæg blev han nr. 3 i de Norske pukkel mesterskaber for U16, på Voss i april i år. Hans målsætning, at blive optaget på NTG Geilo til neste år. Han er for nylig flyttet til Hemsedal med sin familie, for at få et optimalt alpinmiljø for sin satsning. 5
I tillæg til hans konkurrence skiløb, er han en suveræn allround skiløber som mestrer alle former for skiløb, og det er i den forbindelse at de andre teamløbere har haft glæde af hans hjælp og vejledning. Under eventuelt blev der spurgt om muligheden for tøj til klubmedlemmer generelt. Klubbens buff blev selvfølgelig straks lagt frem, så de kunne sælges, men eller oplyste Sten Skjoldborg, at der blev arbejdet med forskellige muligheder i forbindelse med nye uniformer til instruktørerne, som måske også kunne komme klubbens medlemmer til gode. Hvis det bliver til noget vil der komme information på klubbens hjemmeside, i nyhedsbreve og på klubbens Facebookgruppe. Dato: 20. september 2015 Sten Skjoldborg, Referent Note 1 Fra turmanualen om regnskabsaflæggelse 4.7 Regnskab Turlederen skal snarest efter hjemkomsten, udarbejde et regnskab jf. template/master med tilhørende bilag for turen. Regnskabet uploades på sharepoint for turlederer for revision af klubbens kasserer senest 30 dage efter turens afslutning (en længere frist kan på forhånd aftales med forretningsføreren f.eks. begrundet i brug af kreditkort med længere svartid på bilag). Samtlige bilag til regnskabet sendes til kasseren til opbevaring og eventuel revision sammen med underskrevet regnskab. Som udgangspunkt skal der være bilag på alle udgifter. Undtagelser skal aftales med forretningsføreren. Regnskabet skal revideres af kasseren. Alle kopierings-, telefon- og portoudgifter m.v. vedrørende turens arrangement afholdes over turregn- skabet. Eventuelle frirejser fra rejseudbyder indgår i turens samlede regnskab. Eventuelle rabatter, f.eks. på liftkort til instruktører, indgår i turens samlede regnskab. Eventuelt overskud fra turen, inklusiv ubenyttet tillæg til uforudsete udgifter, overføres fra de enkelte turkonti til klubben hovedkonto efter revision af Kasseren. 6