Dato: 27. august 2015 Evaluering af arbejdet med mål og indsatsområder og resultatkontrakt for direktør Hans Jørgen Hansen i kursusåret 2014/2015 Ministeriet har senest i brev af 27. juni 2013 bemyndiget bestyrelsen til at indgå resultatkontrakt med direktøren. Bestyrelsen har jf. bemyndigelsen mulighed for at indgå resultatkontrakt med en basisramme på 90.000 kr. samt en ekstraramme på 70.000 kr. Bestyrelsen har på mødet den 4. september 2014 vedtaget nedenstående mål og indsatsområder for direktørens resultatlønskontrakt i kursusåret 2014 2015. Bestyrelsen har besluttet, at anvende den maksimale ramme på 160.000 kr. i perioden. Kort redegørelse for udviklingen i kursusåret 2013/2014 Institutionens aktivitet udgjorde i 2013 i alt 2.091 årskursister, hvilket er en stigning på 15% i forhold til aktiviteten i 2012. Stigningen på landsplan udgør i samme periode 7%, og VUC Syd har således i 2013, og i lighed med tidligere år, fortsat en vækst væsentligt over landsgennemsnittet. Den fortsatte aktivitetsstigning har medført, at der også i 2013/14 er ansat et stort antal nye medarbejdere, og stigningen i antallet af fuldtidsstillinger udgør i 2013 i alt 15% i forhold til 2012. Fraværet blandt medarbejderne ligger fortsat meget lavt, og udgør ca. 5% inkl. barns sygdom, hvilket er lavt, og lavere end landsgennemsnittet i den kommunale sektor. For at understøtte væksten i antallet af medarbejdere, samt overgang til brug af moderne it- redskaber og digitale materialer i undervisningen, er der også i dette kursusår arbejdet intensivt med kompetenceudvikling i institutionen inden for alle medarbejdergrupper. Der er i kursusåret igangsat et storstilet og ambitiøst materialeudviklingsprojekt i samarbejde med Apple, hvor institutionens egne lærere udvikler materiale både til intern brug og til salg via ibook Store. Institutionen har i september 2013 taget et nyt moderne uddannelsesbyggeri på ca. 9.000 m2 i brug i Haderslev, og byggeriets pædagogiske målsætninger og visioner om en ændrede arbejdsformer i form af GODSprincippet og integration af moderne IT fået stor national og international opmærksomhed, og mere end 12.000 gæster har i året løb besøgt huset. Arbejdet med skabe nye og moderne fysiske rammer har også fyldt meget i årets løb, og fortsætter i 2014/2015, hvor der bl.a. opføres et nyt VUC i Tønder som en del af Campus Tønder på i alt 2.600 m2, og samtidig igangsættes et projekt med om og tilbygning ved afdelingen i Aabenraa med henblik på, at få fordoblet bygningskapaciteten på stedet, og få skabt et tidssvarende undervisningsmiljø for såvel kursister som medarbejdere. Institutionen forventes ved udgangen af 2016 at have investeret ca. 500 mio. kr. i bygningsinvesteringer, og det er fortsat målsætningen, at institutionens langsigtede gæld i 2020 ikke overstiger 100 mio. kr.
Kursusåret 2013/2014 har således igen være et spændende år præget af udvikling og vækst i institutionens aktiviteter. VUC Syd har, også på basis af den ovennævnte positive udvikling, en række særlige udfordringer på såvel kort som langt sigt, som vil kræve en særlig indsats. De er fremført i det efterfølgende, således at de er opdelt i forhold til basisramme og ekstraramme. Udfordringer og mål: Basisramme (90.000 kr.): 1. Etablering af en HRfunktion Udviklingen i antallet af medarbejdere, har de senere året ført til en betydelig stigning i antallet af ansættelser, hvilket medfører behov for en professionalisering og formalisering af institutionens rekrutteringsarbejde. Den styrkede indsats på området omhandler i 2014/2015: a. Etablering af en formel HRfunktion i organisationen, som får til formål at udvikle og formalisere institutionens HR processer inden for alle ansættelsesområder og funktioner. b. Udarbejdelse af et rekrutteringsprogram for institutionen, som fastlægger strategi og målsætninger for rekrutteringsindsatsen. c. En forbedret indsats i forhold til introduktion og kompetenceudvikling af nye medarbejdere. d. At forbedre VUC Syds employer brand, så medarbejdere og ledere tager mere ejerskab til VUC Syd som en innovativ arbejdsplads, der er præget af arbejdsglæde og stolthed. e. Der gennemføres en medarbejdertilfredshedsundersøgelse i foråret 2015, der på signifikante områder skal være forbedret i forhold til den sidste MTU, der blev gennemført i 2013. Etablering af HRfunktion mm.: Der er i 2014 2015 oprettet en formel HRfunktion i organisationen. Afdelingens primære fokusområde har været arbejdet med employer branding og branding af VUC Syd, og der er arbejdet målrettet med strategier og handlingsplaner for: Intern kommunikation Rekruttering og fastholdelse Kompetenceudvikling Organisationsudvikling Employer branding Mediedækning af VUC Syd som institution og arbejdsplads Markedsføring af VUC Events, besøg Formålet er at understøtte VUC Syds udvikling til en endnu bedre arbejdsplads, og at gøre VUC Syd kendt som en god arbejdsplads. HR og kommunikation skal i de kommende år fortsat udarbejde strategi og handlingsplaner samt gennem en kommunikerende evalueringsindsats understøtte den samlede organisation i at blive en endnu bedre arbejdsplads med kursistens læring i centrum, herunder bl.a. at udarbejde rekrutteringsstrategier og implementere disse at kvalitetssikre og forbedre indsatsen for nye medarbejdere at opstille modeller og principper for intern kommunikation, især i forhold til ledernes information og kommunikation med medarbejderne 2
at undersøge muligheder og veje for at medarbejdere i højere grad kan understøttes i en engageret og udviklingsfokuseret arbejdsindsats at opnå en bedre mediedækning af kursisters og medarbejderes indsatser og resultater Afdelingen er desuden ansvarlig for MTU og ETU samt andre kvalitetsmålinger. Medarbejdertilfredshed: Der er i foråret 2015 gennemført en medarbejdertilfredshedsundersøgelse. Undersøgelsen viser, at medarbejdertilfredsheden ved VUC Syd ligger på et middel niveau, og at der ikke er sket væsentlige forbedringer sammenlignet med den sidste undersøgelse i 2013. Det fremgår dog også af resultatet, at der inden for en række områder er en relativ høj medarbejdertilfredshed, og at der er behov for en differentieret indsats inden for organisationen i forhold til arbejdet med medarbejdertilfredshed. 2. Økonomi og anlægsprojekter Institutionens byggeprogram fortsætter frem til udgangen af 2016, og det forventes i perioden 2014 2016, at skulle gennemføres yderligere bygningsinvesteringer på i størrelsesorden ca. 163 mio. kr. Det er bestyrelsens målsætning, at institutionen skal være gældfri senest 10 år efter afslutningen af byggeprogrammet. Det er en væsentlig forudsætning for, at målene for institutionens gældsafvikling kan nås, at der i de kommende fortsat tilvejebringes et likviditetsmæssigt overskud til gældsafvikling. Dette indebærer følgende forudsætninger: a. Overskuddet i 2014 skal minimum udgøre 30 mio. kr. b. Budgetforudsætninger om antal årskursister pr. lærerårsværk skal overholdes. c. Der skal i løbet af 2014/2015 udarbejdes forslag til konkrete anlægsprojekter vedrørende 2. etape af byggeriet i Aabenraa og etablering af innovatorium i Haderslev. Overskud: Regnskabsresultatet for 2014 udgjorde i alt 30,8 mio. kr. og der blev herefter indarbejdet en straksafskrivning på 1,4 mio. kr. vedrørende anlægsprojektet i Aabenraa. Regnskabet udviser herefter et overskud på 29,4 mio. kr. Budgetforudsætningerne vedrørende regnskabsresultatet er således overholdt. Nøgletal: Der er i tabellen nedenfor redegjort for nøgletallene vedrørende årskursister pr. lærerårsværk i kursusåret 2014 2015: Nøgle Årskursister pr. lærerårsværk tal Budget Regnskab Afvigelse AVU 15,80 18,65 2,85 FVU 11,48 12,99 1,51 OBU 2,46 1,82 0,64 HF 12,74 13,98 +1,24 Det fremgår af tabellen, at de budgetmæssige forudsætninger vedrørende antal årskursister pr. lærerårsværk er overholdt på alle uddannelsesområderne med undtagelse af ordblindeområdet. Anlægsprojekter: Der er i årets løb udarbejdet forslag til konkrete anlægsprojekter vedrørende 2. etape af byggeriet i Aabenraa og etablering af innovatorium i Haderslev. 3
Bestyrelsen godkendte forslaget vedrørende etape 2 i Aabenraa på mødet den 30. marts 2015, sag nr. 4, herunder at der blev afsat en anlægssum på 45,8 mio. kr. til gennemførelse af byggeriet. Byggeriet igangsættes i december 2015 med henblik på endelig ibrugtagning i foråret 2017. Bestyrelsen godkendte tilsvarende et forslag til opførelse af et nye byggeri på 1.700 m2 på Havnen i Haderslev på mødet den 30. marts 2015, sag nr. 3. Der blev samtidig afsat en anlægssum på 37,1 mio. kr. til formålet. Byggeriet er gået i gang medio august 2015, og forventes klar til ibrugtagning i august 2016. 3. Studieaktivitet og gennemførsel Målet for 2014/15 er, at antallet af studieaktive i grøn zone forøges med 5 %. Kursister i grøn zone er kursister, der har et fremmøde der minimum er 85%, og som er aktivt studiedeltagende. Opgørelsen laves måned for måned. Samarbejdet med aftagerinstitutioner, såsom erhvervsskoler, erhvervsakademier og de øvrige videregående uddannelsesinstitutioner skal forbedres med henblik på højere overgangsfrekvenser til erhvervs og professionsuddannelser. Det intensiverede samarbejde skal resultere i formaliserede samarbejdsaftaler blandt andet på vejlederniveau, og der skal etableres forsøg med egentlige brobygningsaktiviteter. Studieaktivitet: En sammenligning af antallet af studieaktive kursister i maj måned 2014 med tilsvarende tal for 2015 viser følgende udvikling i studieaktiviteten: Ændring i studieaktivitet i % 14/15 AVU +3,6% HF +3,4% Det fremgår af tabellen, at antallet af studieaktive kursister er øget med 3,6% på AVU og 3,4% på HF. Samarbejdsaftaler: Med virkning fra august 2015 er en ny reform af erhvervsuddannelserne trådt i kraft, og som følge heraf vil en ny gruppe elever have behov for forberedende undervisning, før de kan begynde deres erhvervsuddannelse. Reformen medfører skærpede krav til at blive optaget på en erhvervsuddannelse. Man skal f.eks. som minimum have karakteren 02 i dansk og matematik for at kunne blive optaget på et grundforløb, og man kan højst påbegynde et grundforløb 3 gange. VUC Syd har med virkning fra 1. januar 2015 indgået en partnerskabsaftale med EUC Syd med det mål, at flest mulige unge i de to institutioners dækningsområde i de fire Sønderjyske kommuner, kan påbegynde og gennemføre et grundforløb, der fører frem til en ønsket erhvervsuddannelse. Der er indgået tilsvarende aftale med Social og Sundhedsskolen, samt handelsskolerne i henholdsvis Haderslev, Tønder og Sønderborg med virkning fra 1. august 2015. Endvidere er der indgået en samarbejdsaftale vedrørende brobygningsforløb for hfkursister fra VUC Syd og 2. Semester studerende ved Erhvervsakademiet SV i Sønderborg. Formålet er at øge kendskabet til uddannelserne på EASV og øge overgangsfrekvensen fra hf til EASV i et videregående uddannelsesforløb. Derudover er formålet, at sikre et tilbud om FVU og ordblindeundervisning til studerende på EASV. Endelig er der indgået en partnerskabsaftaler med både Haderslev og Aabenraa Kommune. Partnerskabsaftalerne skal bl.a. understøtte, at der er et kvalificeret udbud af arbejdskraft for kommunens virksomheder, flest muligt unge tager en videregående uddannelse i kommunen, og 4
minimere antallet af unge på offentlig forsørgelse i kommunen. Ekstraramme (70.000 kr.): Der skal i ekstrarammen indgå målsætninger om et målrettet arbejde med prioritering og planlægning af lærernes arbejdstids, så lærerne anvender en større del af deres arbejdstid sammen med kursisterne, samt en målrettet indsats mod frafald. Der er allerede i kursusåret 2013/14 gennemført initiativer, der har ført til, at lærere på hfområdet bruger en større del af deres tid sammen med kursisterne. Omfanget af dette skal fastholdes i 2014/15. På de øvrige lærerområder indføres OK13 med virkning fra 1. august 2014, og der skal på disse områder opnås minimum samme grad af tid sammen med kursisterne, som det allerede er sket på hfområdet. Virkninger og udfordringer i forbindelse med overgangen til nye arbejdstidsaftaler skal i foråret 2015 undersøges af et eksternt konsulentfirma, og der skal på den baggrund iværksættes initiativer, der fremadrettet kan understøtte arbejdet med kvalitetsforbedringer igennem anvendelsen af lærerarbejdstid i forhold til kursisternes læring og resultater. Mål for gennemførsel i 2014/15 er, at gennemførsel for de forskellige uddannelser forbedres med 3 %, hvilket ca. svarer til en reduktion af frafaldet med ca. 10 %. Arbejdstid på lærerområdet: På hf er det i 2014 2015 forudsat, at lærerens tid sammen med kursisterne skal udgøre i gennemsnit 20,1 time pr. uge, hvilket bl.a. sikres via brug af tolærerordningen. Tilsvarende udgør tallet 23,1 time pr. uge for avu, fvu og obu. Dette er en væsentlig forøgelse i forhold til tidligere, hvor tiden sammen med kursisterne gennemsnitligt har udgjort ca. det halve. Lærerens tid sammen med kursisterne er således øget væsentligt sammenlignet med tidligere år. Gennemførsel: Tallene for gennemførsel med eksamen inden for AVU og HF fremgår af tabellen nedenfor: Gennemførsel med 13/14 14/15 eksamen AVU 61% 56% Hf 77% 77% Det fremgår af oversigten at der er en tilbagegang inden for AVU, samt at niveauet er uændret inden for HF. Undersøgelse af virkninger og udfordringer ved overgangen til nye arbejdstidsaftaler: Der er i april 2015 gennemført et udbud med henblik på, at få et eksternt konsulentfirma til at gennemføre en undersøgelse og få belyst de underliggende årsager til, at kursisterne gennemfører eller falder fra deres uddannelsesforløb og samtidig se nærmere på hvilke årsager der er til, at kursisterne har en henholdsvis høj eller lav studieaktivitet. Undersøgelsens overordnede sigte er desuden at se på hvad VUC Syd gør, som støtter kursisterne og hvilke barrierer der eventuelt er for at de ikke gennemfører. Samtidig skal undersøgelsen bidrage til: at forbedre målretningen og ressourceallokeringen af fastholdelsesarbejdet at kunne anvende fastholdelsesarbejdet som grundlag for fælles videndeling 5
at afprøve antagelser om frafald, studieaktivitet og gennemførelse at bidrage til udviklingen af nye tiltag, der skal øge kursisternes gennemførelse og studieaktivitet at afklare kursisternes forventninger og i hvilken udstrækning VUC Syd indfrier kursisternes forventninger. Der gennemføres på denne baggrund i 2015 2016 en tilbundsgående studieaktivitetsundersøgelse, hvor ca. 500 kursister følges fra begyndelsen af deres uddannelsesforløb og helt til slut. En række parametre lægges ind fra det tidspunkt tilmeldingen sker, og følges tæt det følgende studieår. Resultaterne af undersøgelsen vil foreligge medio 2016. Sammenfatning: På baggrund af ovenstående gennemgang af status på arbejdet med mål og indsatsområder for kursusåret 2014/2015 foreslås direktørens resultatlønskontrakt udmøntet således: Basisramme: 90.000 kr. (100%) Ekstraramme: 65.500 kr. (94%) Udmøntning af ekstrarammen med 94% er begrundet i, at gennemførsel med eksamen samlet set ikke er forbedret i forhold til tidligere år. Den samlede kontrakt foreslås således udmøntet med 155.500 kr. svarende til en samlet udmøntningsgrad på 97%. 6